Rangkuman

Mata Kuliah Pengantar Teknologi Informasi

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2003

MUHAMMAD ARIF ABDUL HAKIM (109093000154)

Sistem Informasi (D)
E-mail : cinowino.child@gmail.com
Blog : cinowino19.blogspot.com
1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 2003

Menu Bar
Cell
Formula Tool Bar
Bar

Lembar kerja

Gambar. 02

2. Bekerja dengan Workbook dan Worksheet

Ms. Excel terdiri dari buku kerja (workbook), workbook berisi beberapa
lembar woorkseet. Sedangkan worksheet dapat diibaratkan sebagai satu
lembar kertas yang sangat lebar, satu file berisi satu workbook.

A. WORKSEET
Terdiri atas :
Kolom : Kolom A sampai dengan IV
Baris : 1 s/d 65536
Cell : Pertemuan antara Baris dan Kolom
Contoh : cell A1 (kolom A, Baris 1)
Pointer : Penunjuk sel
Range : Kumpulan beberapa Cell
Cintoh : cell A1:A10 ( terdiri dari cell A1 s/d A10 )
B. Jenis Data Pada Excel
Data teks : data yang tidak mengandung nilai biasanya diawali:
Abjad ( a-z, A-Z, (, ), *, ^, %, $, &,” )
‘ (petik tunggal)
Data Angka : data berupa angka tertentu dan tidak terdapat operasi
matematika
Data Rumus : data yang diawali dengan tanda = (sama dengan)

C. Memindahkan penunjuk sel / gerakan pointer

Tombol Panah : bergerak antar sel
PgUp/PgDn : menggulung satu layer keatas/bawah
Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama
Ctrl +Home : kembali ke kolom A1
Dan masih banyak sekali tombol – tombol yang lainnya…

D. Bekerja dengan cell

- Memperbaiki kesalahan pengetikan dapat dilakukan dengan dua
cara:
- Tekan F2 pada sel yang akan diperbaiki, kemudian lakukan
perbaikan.
- Letakan pointer sel pada sel yang akan diperbaiki, kemudian
ketik ulang pada yang salah tadi.
- Letakan pointer pada sel yang akan diperbaiki, klik pada formula
bar, kemuadian perbaiki.

- Menghapus isi sel

- Tekan delete pada sel yang akan dihapus
- Klik kanan pada sel kemudian klik kanan pilih clear contents
(gambar 03)
 Gambar. 03

- Copy cell ke cell lain

- Klik cell yang akan dicopy, tempatkan pointer mouse pada kotak
kecil pada ujung kanan bawah sel, kemudian drag kebawah.(
langkah ini juga berlaku untuk mengkopi hasil rumus )

FILL
HANDLE

- Klik cell yang akan dicopy, klik kanan pilih Copy, pindahkan ke
alamat sel yang diinginkan klik Paste

- Memasukan serangkaian Data

Yang dimaksud serangkaian data adalah sejumlah data umum yang
berurutan misalnya : angka, bulan, tahun dan bias juga sederetan
angka berdasarkan contoh yang ada secara otomatis. Dengan
menggunakan custom list. Contoh membat urutan bilangan 1, 2 dst
Ketik angka 1 tekan enter
Ketik angka 2 tekan enter, blog kedua bilangan tersebut kemudian
dengan menggunakan fill handle drag kebawah

- Membuat costum list

Costum list adalah sederetan data yang belum dikenal Ms. Excel
misal urutan nama hari dalam bahasa Indonesia.
Caranya :
- Ketik sederetan data yang akan dijadikan costum list
Senin
Selasa
…
…
Minggu
*) langkah diatas dapat juga diketik pada menu dialog costum list
pada kolom list entries

- Blok data tersebut diatas

- Pilih menu Tools, kemudian klik Option
- Klik Costum lists seperti gambar. 04
- Pilih Import
- Pilih Add setelah selesai menginput data melalui list entries
- Klik Ok

Gambar. 04
- Menyisipkan range / sel
- Sorot range atau sel yang akan digeser
- Klik kanan pilih insert

- Menghapus range / sel

- Sorot range atau sel yang akan dihapus
- Klik kanan pilih delete
- Memformat / menempatkan posisi teks pada cell
- Blok sel atau range yang akan diatur posisinya
- Pilih menu format kemudian pilih cells
- Kemudian muncul menu dialog seperti gambar. 05
- Pilih Alignment

Gambar. 05
 Horizontal : Mengatur posisi data / teks secara horizontal
Vertical : Mengatur posisi data / teks secara vertical
Orientation : Mengatur orientasi data dan derajat posisi
kemiringan
Text control : Mengatur posisi data terhadap sel atau
rangenya

E. KOLOM DAN BARIS

- Merubah lebar kolom satu atau beberapa kolom
- Sorot sejumlah kolom
- Pilih menu format, pilih column ( lihat gambar 06 )
Widt : dengan lebar tertentu
Auto fit selection : berdasarkan isi pada sel paling lebar
Standard Width : berdasarkan lebar standar
Hide : menyembunyikan kolom
Unhide : menampilkan kolom

Langkah diatas bisa juga diganti dengan yang lebih mudah, letakan
pointer mouse pada garis batas antara kolom yang akan
diperkecil/diperlebar kemudian drag kekanan, kekilri. Atau juga
double klik langsung.

- Menyisipkan kolom
- Sorot satu atau beberapa kolom
- Klik kanan kemudian insert

- Menghapus kolom
- Sorot satu atau beberapa kolom
- Klik kanan kemudian delete
 Gambar. 06

- Merubah lebar, menyisipkan, menghapus dan menyembunyikan

baris satu atau beberapa baris pada prinsipnya sama dengan
perintah/langkah-langkah pada kolom.

F. WORKBOOK
File excel disebut karena dalam satu file dapat berisi lebih dari satu
worksheet, setiap worksheet didalam excel secara default deberi nama
sheet1, sheet2 dst. Kita juga dapat mengganti, memberi warna,
mengatur penempatan, bahkan menyembunyikannya.

1. Mengganti nama worksheet

Ada tiga cara untuk mengganti nama sheet:
- Doble klik pada sheet yang akan diganti kemudian ganti nama
baru
- Sorot sheet yang akan diganti, kemudian klik kanan pilih rename
 - Pilih menu format, pilih sheet, klik rename
Silahkan pilih cara yang paling mudah..
2. Memberi warna worksheet
Ada dua cara untuk memberi warna pad asheet
- Sorot sheet yang akan diganti warna, kemudian klik kanan pilih
Tab Color
- Pilih menu format, pilih sheet, Tab color
3. Mengatur penempatan/urutan shet
- Tempatkan pointer mouse pada sheet, kemudian drag sesuai
dengan keinginan anda.
4. Menyembunyikan dan menampilakan worksheet
Ada 2 cara untuk menyembunyikan dan menampilkan sheet
- Sorot sheet yang akan disembunyikan, kemudian klik kanan pilih
hide, untuk menampilkan pilih Un Hide.
- Pilih menu format, pilih shet, hide dan un_hide untuk
menampilkan.
5. Membuat Background pada sheet
- Sorot menu format, pilih sheet klik background

Gunakan klik kanan untuk

merubah sheet

Gambar. 07
Membuat Rumus – Rumus Sederhan
Perhitungan dalam worksheet dapat dilakukan hanya dengan menulis rumus
dalam sebuah sel. Apabila rumus yang dibuat lebih banyak dapat dilakukan
dengan menyalin sebuah sel rumus ke sel yang lain, untuk tujuan tersebut kita
harus membuat sebuah rumus satu saja supaya apabila dicopy memberikan
hasil yang benar.

“RUMUS DALAM EXCEL SELALU DIAWALI TANDA = ( sama dengan )”

“PENGETIKAN RUMUS DAPAT DIKETIK PADA SEL ATAU PADA FORMULA
BAR”
“PEMBUATAN RUMUS BISA JUGA MENGGUNAKAN MENU INSERT →
Function”

Contoh sebuah rumus :

=10*5 ( sebuah rumus tetapi tidak bisa dicopy)
=A2*5 (sebuah rumus dan bisa dicopy )

A. OPERATOR DALAM RUMUS

1. Operator Matematika
* : Perkalian
^ : Pangkat
/ : Pembagian
+ : Tambah
- : Pengurangan
2. Operator Logika
= : sama dengan
<> : Tidak sama dengan
< : Lebih Kecil
<= : Kurang dari sama dengan
>= : Lebih dari sama dengan
B. Sifat Alamat sel dalam rumus
1. Relatif : Apabila dicopy akan berubah sesuai posisi kolom dan
baris
2. Absolut : Apabila dicopy tetap

C. Menggunakan Function Wizard

Caranya :
Tempatkan pointer pada sel tertentu kemudian tekan tanda =
Pilih menu Insert kemudian function

Toolbar
function

function

Gambar. 08
D. Beberapa fungsi yang sering digunakan
1. Fungsi statistic
=SUM(RANGE) : menghitung nilai total dalam range
=AVERAGE(RANGE) : menghitung nilai rata-rata dalam range
=MAX(RANGE) : mencari nilai tertinggi
=MIN(RANGE) : mencari nilai terkecil
=COUNT(RANGE) : mencari jumlah data
=SUMIF() : mencari jumlah berdasar criteria tertentu
=COUNTIF() : mencari jumlah data tertentu dengan syarat

2. Fungsi Logika
=If(kondisi;pernyataan benar;pernyataan salah)
=and(kondisi1;kondisi2;…)
=or(kondisi1;kondisi2;…)
=not(kondisi)

3. Fungsi Tabel
Vlookup dan Hlookup
Fungsi membaca table bantu untuk mengisi table utama
=Vlookup(field kunci;range table;kolom ke..;false)
=Hlookup(field kunci;range table;baris ke..;false)
- Field kunci : sel data untuk patokan pencarian dalam table
- Range table : daerah table bantu tidak termasuk judul table
- Kolom/ baris : nomor posisi kolom/baris pada table bantu
-
4. Fungsi Text
=left(text;jumlah)
=right(text;jumlah)
=mid(text;posisi awal;jumlah)
 5. Fungsi Tanggal
=date(tahun;bulan;hari)
=year(data tanggal)
=month(data tanggal)
=day(data tanggal)
=now()

6. Fungsi jam
=Time(jam;menit;detik)
=Hour(data jam)
=Minute(data jam)
=Second()

3. Mengelola database
Salah satu pekerjaan yang sering dilakukan adalah mengelola daftar data
(database). Pada database kegiatan yang kita lakukan antara lain mencari
data berdasarkan syarat tertentu, menyaring data yang memenuhi syarat
dan mengurutkan isi data.
A. Mengurutkan Data
- Sorot seluruh data beserta judulnya ( kecuali nomor urut )
- Pilih menu Data klik SORT

Gambar. 09
 - Sort By : Pilih kolom yang akan diurutkan
Ascending : Urut naik
Decending : Urut turun
- Then By : Boleh dipilih apabila pada pilihan pertama banyak data
yang kembar
- Pilih Header Row apabila table yang disorot termasuk judul
- Pilih No Header Row apabila table yang disorot tidak termasuk judul
- Pilih Tombol Options

Gambar 10.

- First key sort order mengurutkan berdasarkan mode custom list

tertentu
- Case sensitive membedakan huruf besar dan kecil
- Sort topto bottom mengurutkan dari atas ke bawah
- Sort left to right mengurutkan dari kiri ke kanan

B. FILTER
Filter adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk menampilkan data
yang sesuai dengan criteria sedangkan data yang tidak memenuhi syarat
disembunyikan untuk sementara sampai ada perintah filter yang baru.
- Auto Filter

nce

Gambar 11

- Sorot sorot range atau table yang berisi database

- Pilih menu data kemudian pilih filter
- Klik auto filter seperti gambar

*) MENAMPILKAN DATA SESUAI KRITERIA TERTENTU

- Klik pada kolom yang akan dijadikan

criteria
- Pada dafta criteria akan tampil seperti
gambar disebelah
- All menampilkan selurh data
- Top 10 urutan 10 besar
- Custom menampilkan record yang
memenuhi criteria tertentu
- Blanks menampilkan record yang
kosong
- No Blanks menampilkan record yang tidak kosong pada kolom
riteria
 - Advanced Filter
Filter data dimana kita harus menyiapkan criteria pada range tertentu
Seperti contoh :
Gol Status
A B
Kriteria diatas untuk mencari data untuk golongan = A dan Status =
B

Gambar 12

4. Mencetak Hasil Pekerjaan

a. MENENTUKAN UKURAN KERTAS
- Pilih menu File – Page Setup

Gambar 13
 - Pilih Page
Orientation
Portrait : Cetakan dalam bentuk mendatar
Landscape : Cetakan dalam bentuk vertikal
Scaling
Adjust to n : Skala hasil cetakan
Fit to n1 page(s) wide by n2 tall : dicetak n1 halaman ke kanan
n2 halaman ke bawah
Piper size : Ukuran kertas
Print Quality : Resolusi printer
First Page Number : Nilai awal nomor halaman

b. MENENTUKAN MARGIN CETAKAN

- Pilih menu File – Page Setup
- Pilih Margin
- Kemudian muncul menu dialog

Gambar 14
c. PILIHAN PENCETAKAN
- Pilih menu File – Page Setup
- Pilih Sheet

Gambar 15

- Print Area : Menentukan range

- Print Title : Menentukan range yang akan selalu
tercetak pada setiap halaman (diluar
Print Area)
- Row to Repeat at Top : Menentukan baris yang akan dijadikan
Print Title
- Column to Repeat at Left : Menentukan kolom yang akan
dijadikan Print Title
- Print : Tambah cetakan
- Gridlines : Mencetak garis pembantu
- Notes : Mencetak catatan sel pada akhir
halaman
- Draft Quality : Mencetak dengan lebih cepat
 - Black and white : Mencetak seluruh obyek dengan
warna hitam diatas putih
- Heading Row And Column : Mencetak ke kanan baru ke
bawah

- Page Order : Urutan pencetakan

- Down then Over : Mencetak ke bawah kemudian baru
sebelah kanan
- Over then Down : Mencetak ke kanan baru ke bawah

d. MULAI MENCETAK
- Sorot range yang akan dicetak
- Pilih menu File – Print

Gambar 16

- Print What : Mencetak area yang dicetak

- Selection : Mencetak range yang disorot
- Selected Sheet(s) : Mencetak sheet yang dipilih
- Entire Workbook : Mencetak isi buku kerja
- Copies : Jumlah copy tiap halaman
- Page Range : Pilihan halaman
- All : Seluruh halaman
- Page(s) from n1 To n1 : Mulai halaman n1 sampai n2

Jika merk printer belum cocok pilih Print setup, jika tidak terdapat
printer yang cocok pilih Program Manager - Control Panel – OK.

TERIMA KASIH