Makalah Analisis Dan Desain Sistem Informasi

Analisis Kebutuhan Dan Kelayakan Sistem

Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru SMPN 1 Sidoarjo

Disusun Oleh :
Indra Septya Wicaksono

(111080200142)

Nizar Azmi Rafsanjani

(111080200179)

Derry Is Wahyudi

(1110802001)

Ahmad Alfan

(111080200211)

Irwanto

(111080200134)

FAKULTAS TEKNIK
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO
2014

SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SMP NEGERI 1 SIDOARJO

SMP Negeri 1 Sidoarjo merupakan salah satu sekolah negeri menengah pertama yang ada di
Sidoarjo pertama kali. Selama ini, Sistem Informasi di SMP Negeri 1 Sidoarjo bisa dikatakan
kurang optimal.
Definisi masalah utama
Pada saat proses pendaftaran peserta didik baru masih menggunakan cara manual
memerlukan waktu yang cukup lama dan menyulitkan banyak pihak baik calon siswa
maupun pihak sekolah karena formulir harus di isi dirumah, setelah selesai baru
dikembalikan ke pihak sekolah. Permasalahan yang kedua yaitu antrian pengembalian
formulir yang memakan banyak waktu sehingga membuat informasi yang di perlukan tidak
dapat diperoleh dengan cepat. Permasalahan ketiga, adanya proses seleksi yang sangat
panjang karena tes masuk dilakukan di hari-hari berikutnya sehingga pengumuman
penerimaan peserta didik baru memakan waktu yang lama.
Permasalahan ke empat setelah siswa di nyatakan lulus seleksi, siswa harus mendaftar ulang
kembali ke sekolah sehingga harus mengantri kembali. Dengan sistem pendaftaran yang
masih manual, peserta didik baru tidak bisa melakukan pendaftaran di manapun karena harus
datang ke sekolah, serta tidak bisa mengetahui hasil penerimaan seketika itu juga (one day
service) sehingga perlu sistem informasi pendaftaran siswa baru yang sudah terkomputerisasi
sehingga bisa menyelesaikan permasalahan-permasalahan di atas.
Soulusi Permasalahan
Berdasarakan masalah di atas maka di buatlah sistem informasi penerimaan siswa baru SMP
negeri 1 Sidoarjo. Dengan adanya sistem informasi di harapkan dapat mempermudah para
siswa dalam proses pendaftaran calon siswa baru dan memudahkan guru serta staff dalam
pengambilan keputusan pada saat penerimaan siswa baru dengan efektif dan efisien.

Analisis Permasalahan menggunakan metode pieces

Analisis Performance

Analisis Informasi
Analisis Ekonomi
Analisis Control
Analisis Eficiency
Analisis Service

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM (SYSTEM REQUIREMENT)

Kebutuhan Fungsional Sistem
Kebutuhan ini meliputi Kebutuhan Informasi, Memberikan informasi kepada calon pendaftar
peserta didik baru, calon pendaftar tidak perlu mendatangi sekolah untuk mendaftarkan
dirinya. Kemudian informasi yang diberikan meliputi pengumuman pendaftar yang lulus
maupun tidak lulus, nilai tertinggi dan terendah dalam penerimaan siswa baru yang ada di
SMP Negeri 1 Sidoarjo serta pengumuman-pengumuman penting yang dibutuhkan oleh para
pendaftar. Serta Kebutuhan Pengguna (User), Yaitu administrator.
Kebutuhan Non Fungsional Sistem
Analisis ini berhubungan dengan kebutuhan operasional yang digunakan untuk membangun
dan mengoperasikan sistem. Meliputi Kebutuhan Perangkat Keras yang digunakan untuk
mebangun sistem.

Analisis Kebutuhan
Analisis Kebutuhan dalam pembuatan Sistem Informasi Siswa Baru di SMPN Negeri 1
Sidoarjo, antara lain:
1. Perangkat Lunak (Software)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Sistem Operasi Windows 7, atau yang di atasnya

Windows 7 ultimate sebagai server
Macromedia Dreamweaver 8
Google chrome/Mozilla
Microsoft Office 2007
Notepad++
Xampp

2. Perangkat Keras (Hardware)

A. Perangkat Keras
SERVER
Proseccor Core i3 atau yang diatasnya
RAM 8 Gb
HDD 1 Terra
CD RW untuk backup data
Monitor, Keybord, Mouse, Printer
LAN Card

CLIENT
Proseccor Core i3 atau yang diatasnya
RAM 2 Gb
HDD 500 Gb
CD Rom
Monitor, Keybord, Mouse, Printer
LAN Card

B. Perangkat Keras Lainnya yang Digunakan:

- Kabel Utp
- Ups
- Switch Hub
- Konektor
- Paketan Modem speedy per Bulan dengan kecepatan 3 Mbps

C. Perangkat Pikir (Brainware)

- Teknisi
Teknisi dibutuhkan untuk memelihara perangkat keras dan perangkat lunak yang
mendukung aplikasi, merawat dari kerusakan perangkat keras.
-Admin
Admin mengatur pengolahan data yang dibutuhkan oleh aplikasi meliputi proses input
data

Teknik Pengumpulan Kebutuhan Sistem :

Sistem pengumpulan data
Hasil wawancara
Hari / Tanggal : Rabu, 11 Juni 2014
Narasumber : Kepala staff tata usaha SMPN 1 Sidoarjo
Lokasi : Ruang Staff tata usaha SMPN 1 Sidoarjo

1. Bisa bapak jelaskan bagaimana proses pendaftaran calon peserta didik baru yang
sudah berjalan di SMPN 1 Sidoarjo ini?
2. Apakah ada rencana untuk membuat sistem baru secara online, agar mempermudah
proses penerimaan calon peserta didik baru secara terkomputerisasi?
3. Menurut bapak, apakah terdapat kelemahan dalam sistem penerimaan calon peserta
didik baru yang telah berjalan selama ini?
4. Dalam periode penerimaan calon peserta didik baru, bagaimana sistem pembayaran
administrasinya?

Jawab:
1. Melakukan observasi di luar sekolah dengan membagikan selebaran brosur/ formulir
tentang SMPN 1 Sidoarjo

2. Menunggu kedatangan calon pendaftar langsung ke sekolah

3. Lambatnya dalam sistem penerimaan calon peserta didik baru seperti calon pendaftar
yang membutuhkan banyak waktu hanya untuk proses pendaftaran dan pembayaran.
4. Sistem pembayaran administrasi di SMPN 1 Sidoarjo :
a. Pendaftar membayar lunas (cash) biaya administrasi, dan dimasukkan ke dalam
buku pendaftaran di buku besar.
b. Pendaftar diberi kwitansi (bukti pembayaran)
c. Pembayaran juga bisa di lakukan dengan cara di angsur (dengan ketentuan yang
berlaku)

Dari wawancara di atas, dapat di simpulkan bahwa kelemahan sistem penerimaan peserta
didik baru di SMPN 1 Sidoarjo meliputi :
1. Sosialisasi terhadap calon pendaftar masih terbilang kurang efektif , misalnya hanya
dengan menyebarkan brosur atau formulir pendaftaran saja, tanpa memanfaatkan
teknologi modern yang ada, misalnya melalui internet,dll
2. Waktu yang dibutuhkan kurang efisien (terlalu banyak membuang waktu).
3. Sistem pendaftaran dan pembayaran masih dilakukan secara manual, dan rentan
terhadap kesalahan teknis (human error).
4. Proses Tes masuk SMPN 1 Sidoarjo yang lama masih terlalu rumit jika dilakukan
secara bersamaan, mengingat petugas/ panitia pendaftaran peserta didik baru masih
terbatas jumlahnya, dan akan memakan waktu yang lama dan juga membutuhkan
tempat yang tidak sedikit untuk menampung calon pendaftar yang ingin melakukan
tes/ seleksi.
Solusinya adalah dengan membangun sistem penerimaan peserta didik baru
secara online, baik dari proses pendaftaran, maupun proses tes IQ dan wawancara
juga bisa dilakukan secara online, hingga cara mengetahui hasil tes juga bisa dilihat
melalui situs yang di terbitkan oleh pihak sekolah.

ANALISIS KELAYAKAN SISTEM

Analisis kelayakan sistem perlu dilakukan untuk mengetahui sejauh mana sistem yang akan
dibuat benar-benar diperlukan. Analisis kelayakan meliputi beberapa segi, antara lain :
Analisis Kelayakan Teknologi

Untuk mendukung kelayakan teknologi, sistem baru ini menggunakan teknologi internet. Jadi
bagi calon pendaftar yang akan melihat informasi pada sistem berbasis website ini harus
terkoneksi dengan internet. Untuk admin, sistem yang dibangun berbasis website yang dalam
pelaksanaannya membutuhkan suatu komputer yang terhubung dengan jaringan internet
secara online. Jadi seorang admin tinggal menuangkan informasi yang ada kedalam website
yang meliputi input data, update data dan deleted data.
Analisis Kelayakan Operasional
Adanya beberapa pegawai yang mengerti di bidang teknologi informasi serta guru pengajar
komputer di SMP Negeri 1 Sidoarjo, maka penerapan sistem baru ini tidak akan menjadi
suatu kendala untuk bisa mengoperasikan sistem baru tersebut. Jadi sistem ini layak untuk
dibangun.
Analisis Kelayakan Hukum
Dalam hal ini, tentu sistem yang dibangun tidak bertentangan dengan hukum yang berlaku
dan ditetapkan. Yang perlu diperhatikan dalam kelayakan hukum yaitu legalitas dan ilegalitas
dalam pembuatan sistem. Hal ini berkenaan dengan software yang digunakan.
Analisis Kelayakan Ekonomi
Faktor ini menyangkut keuntungan yang didapat secara ekonomi apabila menggunakan
sistem yang baru. Karena diharapkan dengan menggunakan sistem baru akan meningkatkan
pelayanan kepada para calon pendaftar mengenai informasi yang mereka butuhkan dan
inginkan.

Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi seperti berikut :

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Windows 7 profesional
Windows 7 ultimate sebagai server
Microsoft Office 2007
Google chrome/Mozilla
Notepad++
Xampp

Rp.1.800.000
Rp.2.300.000
Rp.700.000
Rp.0
Rp.0
Rp.0

7. Macromedia Dreamweaver 8

Rp.4000.000,

Total Perangkat LunakRp.8.800.000

A. Perangkat Keras
Jenis

Harga

1.Processor corei3(server)

Rp.2.500.000,

2.Processor corei3(clinet)

Rp.2.500.000,

3. RAM 4gb(server)

Rp. 170.000,

4. RAM 2gb(client)

Rp. 140.000,

5.Space Harddisk 1tera(server)

Rp. 800.000,

6.Space Hardisk 500gb(client)

Rp. 300.000,

8. Monitor,keyboard,mouse (server)

Rp.

500.000,

9. Monitor,keyboard,mouse (client)

Rp.

500.000,

10.Printer

Rp.

500.000,

11.Ups

Rp.

600.000,

12.Switch/Hub

Rp. 1.000.000,

13.Kabel+konektor

Rp.

400.000,

14.Modem speedy per Bulan dengan kecepatan 3 Mbps Rp.

300.000,

Total Perangkat Keras

Total Pengadaan Keseluruhan

Analisis Biaya
A.Biaya-biaya
1.Biaya
Pengadaan
a.Perangkat
Lunak
b.Perangkat
Keras
Total Biaya
Pengadaan
2.Biaya

Tahun 0

Rp. 8.800.000
Rp.10.210.000
Rp.19.010.000

Tahun 1

Rp.10.210.000,
Rp. 19.010.000,

Tahun 2

Tahun 3

Penerapan Sistem
a.Biaya Pelatihan
Personal
b.Biaya
Perawatan
Perangkat Lunak
c.Biaya
Perawatan
Perangkat Keras
Total Biaya
Penerapan
Sistem
3.Biaya
Pengembangan
Sistem
a.Biaya
Pemrograman
b.Total biaya
projek
Total Biaya
Pengembangan
Total BiayaBiaya
Manfaat-manfaat
Sistem
1.Manfaat
berwujud
a.Pengurangan
biaya operasi
b.Peningkatan
informasi
2.Manfaat tak
berwujud
a.Peningkatan
kinerja pegawai
b.Peningkatan
citra perusahaan
Total Manfaat
Selisih Total
Biaya

Rp.1.500.000
Rp.1.000.000

Rp.2.000.000

Rp.1.000.000

Rp.2.000.000

Rp.2.300.000

Rp.1.500.000

Rp.2.000.000

Rp.4.000.000

Rp.2.300.000

Rp.5.000.000

Rp. 510.000

Rp. 510.000

Rp.4.000.000

Rp.3.500.000

Rp.3.500.000

Rp.9.000.000

Rp.4.010.000

Rp.4.010.000

Rp.29.510.000

Rp.6.010.000

Rp.8.010.000

Rp.1.750.000

Rp.1.850.000

Rp.2.500.000

Rp.3.400.000

Rp.3.500.000

Rp.4.350.000

Rp.5.800.000

Rp.5.900.000

Rp.8.000.000

Rp.12.750.000

Rp.24.150.000

Rp.16.600.000
Rp.10.590.000

Rp.23.800.000
Rp.15.790.000

Rp.33.550.000
Rp.31.250.000

Rp.29.510.000

Rp.2.300.000

Analisis ROI (Return Of Investment)

Perhitungan persentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem dibandingkan dengan
biaya pengadaan.

Biaya perhitungan sistem :

Biaya tahun 0:

Rp. 29.510.000,

Biaya tahun 1:

Rp. 6.010.000,

Biaya tahun 2:

Rp. 8.010.000,

Biaya tahun 3:

Rp. 2.300.000,(+)

Total Biaya

Rp.45.830.000,

Biaya Keuntungan yang di dapat:

Manfaat tahun 0:

Rp.

Manfaat tahun 1:

Rp.16.600.000,

Manfaat tahun 2:

Rp. 23.800.000,

Manfaat tahun 3:

Rp.33.550.000,(+)

Total Manfaat

Rp.73.950.000,

ROI= Total Manfaat-Total Biaya x100%

Total Biaya
= 73.950.000 - 45.830.000

x100%

45.830.000
=61,35 % (layak)
Sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke-3 sebesar 61,35 % dari biaya
pengadaan sehigga sistem ini layak digunakan.

PEMODELAN PROSES (DFD)

Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian dan pengumpulan data, maka dapat
digunakan sebagai referensi dalam menyusun aplikasi web database yang digunakan pada
sistem pendaftaran siswa baru online. Data tersebut untuk selanjutnya dapat diolah dalam
pembuatan analisis sistem.

Pembuatan aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran peserta didik baru dimulai dengan
perancangan sistem. Perancangan sistem ini bertujuan untuk menentukan rancangan aplikasi
PPDB ini. Perancangan dimulai dengan perancangan CD (Context Diagram), DFD (Data
Flow Diagram), dan ERD (Entity Relationship Diagram).
1. Context Diagram (CD)
Identitas

Calon Siswa

Data Calon
Siswa

1
Sistem Informasi
PPDB

Hasil

Admin
Validasi Data
Dan Nilai

DFD lvl 0
Identitas
Kartu
Pendaftaran

Calon Siswa

Biodata Siswa

Pendaftaran
2

Validasi
Calon Siswa
Siswa
Diterima
Admin

ID
Pendaftaran

Data Siswa
Masuk

Siswa
Diterima

Nilai

2
Penyeleksian Dan_
Validasi

Piagam Siswa

Data Piagam
Data Nilai
Daftar Siswa

3
Pengumuman

Data
Piagam

Data Siswa
Mundur
4
Penarikan
Pendaftaran

DFD lvl 1 Pendaftaran

Nilai
Daftar Siswa

Calon Siswa

Formulir dan
data siswa
Kartu
Pendaftaran

Proses Pengisian
Formulir Secara
Online

Admin

Kartu
Pendaftaran

Data Siswa

Dikelola

Formulir Dan
Data Siswa

DFD lvl 2 Penyeleksian

Calon Siswa

ID
Pendaftaran

Admin

Proses Seleksi Nilai

Data Seleksi

File Data Siswa

2
Data Seleksi
Siswa
Proses Hasil
Seleksi

Proses
Pengumuma
n

DFD lvl 3 Pengumuman

Data Siswa
Hasil Seleksi
Admin

Proses Validasi
Validasi
Siswa

Proses
Pengumuman
Siswa Diterima

Calon Siswa

ERD.

File Data Siswa

Seleksi
Data Siswa
Hasil Seleksi

Bahasa_indo

Nilai

Matematika
Id_daftar
IPA

Nama_siswa

Jnis_klamin
Mempunyai
No_ijasah

Tempat_lahir

Tgl_lahir

Alamat_siswa

No_piagam

Id_daftar

Calon_Siswa

Sekolah

Nilai_pinjam
Mempunyai

Agama

Telp

Nama_ortu

Alamat_Ortu

Total_nilai

Perancangan Database& Relation

Piagam
T ingkat

1. Perancangan Tabel
a. Tabel Daftar Siswa
Digunakan untuk menyimpan data calon siswa yang akan mendaftar di formulir
pendaftaran.
Primary Key : id_daftar
Tabel Tabel Calon Siswa
Field
id_daftar

Type
Varchar

Panjang
5

Keterangan
Kode calon siswa
waktu mendaftar
Sekolah asal
Nomor Ijazah calon

Sekloah
No_ijazah

Varchar
Varchar

15
15

Nama_siswa
Jenis kelamin
Tempat_lahir
Tgl_lahir
Agama
Alamat_siswa
Telp
Nama_ortu
Alamat ortu

Varchar
Varchar
Varchar
Date
Varchar
Text
Int
Varchar
Text

30
1
20

Total_nilai

Double

9
15
30

siswa
Nama Calon Siswa
Jenis kelamin
Tempat lahir
Tanggal lahir
Agama
Alamat
Nomor telepon
Nama orang tua/wali
Alamat
orang
tua/wali
Total nilai

b. Tabel Nilai
Digunakan untuk menyimpan data nilai calon siswa yaitu nilai 3 mata pelajaran yang
menjadi persyaratan penilaian pendaftaran.
Primary Key : id_daftar

Tabel Nilai.
Field
Id_daftar
Bhs_indonesia
Ipa
Matematika

Type
Int

Panjang
5

Keterangan
Kode calon siswa

Double

waktu mendaftar
Nilai Mapel bahasa

Double
Double

indonesia
Nilai mapel IPA
Nilai
mapel
matematika

c. Tabel Piagam
Digunakan untuk menyimpan data piagam calon siswa apabila mereka mempunyai piagam
berdasarkan kejuaraan yang diikutinya.
Primary Key : id_standar_piagam
Tabel Standar Nilai Piagam
Field
Id_daftar
No_piagam
Nama_piagam
Nilai_piagam

2. Relationship

Type
Int
Varchar
Varchar
Double

Panjang
5

Keterangan
Kode calon siswa

10
20

waktu mendaftar
Nomor piagam
Nama piagam
Nilai Piagam

Perancangan Desain
Berikut ini merupakan rancangan desain aplikasi program pendaftaran siswa baru di
SMP N 1 Sidoarjo.
1. Halaman Utama
Tampilan Desain Rancangan Halaman Utama Pengguna disajikan dalam tabel di
bawah ini.

2. Halaman Formulir Pendaftaran

Tampilan Desain Rancangan Halaman Formulir Pendaftaran Pengguna disajikan dalam tabel
di bawah ini.

3. Halaman Data Siswa Terima

Tampilan Desain Rancangan Halaman Data Siswa Terima disajikan dalam Gambar di bawah
ini.

4. Halaman Pendaftaran Ulang

Tampilan Desain Rancangan Halaman Penarikan Pendaftaran disajikan dalam Gambar di
bawah ini.

5. Halaman Login Admin

Tampilan Desain Rancangan Halaman Login Admin disajikan dalam gambar di bawah ini.

6. Halaman Utama Admin

Tampilan Desain Rancangan Halaman Utama Admin disajikan dalam Gambar di bawah ini.

7. Halaman Data Siswa Baru (Admin)

Tampilan Desain Rancangan Halaman Data Siswa Admin disajikan dalam Gambar di bawah
ini.

8. Halaman Data Siswa Terima (Admin)

Tampilan Desain Rancangan Halaman Data Siswa Terima Admin disajikan dalam Gambar di
bawah ini.

9. Halaman Data Penarikan Pendaftaran

Tampilan Desain Rancangan Halaman Penarikan Pendaftaran Admin disajikan dalam Gambar
di bawah ini.