Anda di halaman 1dari 19

BAB I

PENDAHULUAN
A.

Latar Belakang Masalah


Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi

pemrosesan informas terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian


serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah
untuk meminimalkan biaya total memperoleh dam memelihara persediaan,
perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.
Dalam praktiknya ada kekurangan sistem informasi yang digunakan untuk
mendukung aktivitas siklus pengeluaran dapat menciptakan masalah keuangan
yang signifikan bagi sebuah perusahaan. Informasi terkini dan akurat sangat
penting dalam mengelola siklus pengeluaran secara efektif. Untuk itu diperlukan
suatu sistem untuk menunjang aktivitas tersebut.
B. Rumusan Masalah
1.
Bagaimana desain sistem informasi
2.

C.

siklus

pengeluaran

dan

pengendalian dasar yang diperlukan ?


Bagaimana informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola

aktivitas tersebut?
3.
Bagaimana bentuk pengendalian yang diperlukan?
Tujuan Penulisan
1.
Desain sistem informasi siklus pengeluaran dan pengendalian dasar
yang

diperlukan

untuk

memastikan

bahwa

sistem

tersebut

menyediakan manajemen dengan informasi yang andal untuk menilai


2.

efisiensi dan efektivitas operasional.


Informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola aktivitas

3.

tersebut agar dapat dikumpulkan, diproses, dan disimpan.


Pengendalian yang diperlukan untuk memastikan bahwa tidak hanya
keterandalan dari informasi itu, tetapi juga pengamanan sumber daya
perusahaan.

BAB II
PEMBAHASAN
A.

Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis

dan operasi pemrosesan informasi yang terkait yang terus menerus berhubungan
dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. (Figur 13-1).
Barang dan jasa

faktur

Back
order

Siklus Pendapatan

Penerimaan
barang
Kebutuhan
pembelian

Pemasok

Siklus
Pengeluaran
Pesanan
pembelian

Penerimaan barang
Kebutuhan
pembelian
Penerimaan
barang

pembayaran

Pengendalian
persediaan

Berbagai
departemen

Kebutuhan bahan
baku

Sistem buku besar


dan pelapoan

Data
pembelian
danpembaya
ran

Siklus Produksi
Penerimaan
barang

Figur 13-1 diagram konteks dari siklus


pengeluaran

Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan


pemasoknya (vendor).
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total
biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai
layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Untuk mencapai tujuan
tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting bagaimana sebuah
perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang
digambarkan di figur 13-2.
B.

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran


Seperti yang ditunjukkan tabel 13-1, aktivitas-aktititas dalam siklus

pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam


siklus pendapatan. Hubungan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan

aktivitas siklus penjual memeiliki implikasi penting untuk mendesain sistem


informasi akuntansi kedua pihak.
Secara spesifik, dengan menerapkan perkembangan TI baru untuk
merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan mencipytakan peluang
bagi para pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pendapatannya.
Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan sebuah
perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk memodifikasi siklus
pengeluarannya sendiri. Faktanya, perubahan dalam operasi satu perusahaan
mungkin mengharuskan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain
dengan siapa ia berbisnis. Sebagai contoh, para produsen mobil besar dan banyak
pengecer besar, seperti Walmar, mensyaratkan para pemasok mereka untuk
mengirimkan faktur melalui electronic data interchange (EDI), atau mereka tidak
akan berbisnis dengan mereka. Akibatnya, para pemasok tersebut harus
memodifikasi sistem informasi akuntansi mereka untuk menggabungkan
penggunaan EDI.
Tabel 13-1 Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran
Aktivitas Siklus Pendapatan
Aktivitas Siklus Pengeluaran
Entry pesanan penjualan-memproses Pemesanan bahan baku, perlengkapan
pesanan dari pelanggan
dan jasa- mengirimkan pesanan ke
pemasok
Pengirimanmengantar
barang
dagangan atau jasa ke pelanggan Penerimaan- menerima barang atau
(logistic outbound)
jasa dari pemasok (logistic inbound)
Penagihan-menggirim faktur ke Memproses faktur-meninjau dan
pelanggan
menyetujui faktur dan pemasok
Penerimaan
Kas-memproses Pengeluaran
kasmemproses
pembayaran dari pelanggan
pembayaran ke pemasok

data

data

data

Permintaan Permintaa Salinan


pembelian n
pesana
pembelian n
pembel
Salinan pesanan
1.0ian
pembelian

Permintaan
pembelian
Salinan
pesanan
pembelian

Pemesana
n

Pesanan
Pembelian
Back order

Pesanan
pembelian

Persedia
an

Pemasok

2.0
Penerim
aan

Siklus
Pemas
pendapat
ok
an
Penerima
Barang dari slip
an
pengepakan
Barang

Laporan
Penerimaa
n

Pembayaran

Pengiriman
(gudang)

Faktur

Laporan
Penerimaan

3.0
menyetujui
faktur
pemasok
Paket voucher
Utang

Buku besar
umum

4.0
Pengelua
ran kas

Figur 13-2 Diagram Arus Data Tingkat 0 Dai Siklus


Pengeluaran

Pengendalian
persediaan
Pesanan
pembelia
n

Pemasok
Pembel
ian

Pesanan
Pembelia
n

Entri
pesanan
pembelian

Akuntansi
Menyetujui
faktur
pemasok

Progra
m
utang

Permintaa
n
Pembelian
Program
pembelia
n

Data base
terintegrasi
pemasok.perse
diaan, pesanan
pembelian,
laporan
penerimaan

Gudan
g
Tanda
terima
persediaan
Progran
permintaa
n

Pesana
n
Pembe
lian
terbuk
Penerimaan
a

Program
pembey
aran

Memasukan
data
penerimaan

Membuat
pembayara
n
Treasury
FEDI

cek

Faktur

faktur

pemaso
k

Status
persedi
aan

Permintaa
n dan
laporan

bank

pemas
ok

Status
pesana
n
pembel
ian

Berbagai entri
departemen
dan manajer

Statu
s
rekeni
ng
pema
sok

Figur 13-3 ikhtisar desain sistem ERP untuk mendukung siklus


pengeluaran

Proses
Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem ERP.
Figur 13-3 menunjukan porsi dari sistem ERP yang mendukung aktivivitas bisnis
siklus pengeluaran AOE.
Meskipun figur 13-3 menunjukan bahwa departemen pengedalian
persediaan AOE memiliki tanggung jawa utama untuk memastikan kuantitas yang

cukup atas bahan baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan
permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian telah disetujui
sistem akan mencari file induk persediaan untuk mengindentifikasi pemasok yang
cocok untuk barang tersebut. Sistem tersebut kemudian menciptakan sebuah
pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI. Departemen
penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka, sehingga ia dapat
merencanakan

dan

memverivikasi

validitas

pengiriman.

Bagian

hutang

diberitahukan pesanan tersebut sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan


yang tertunda. Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga
diberitahu bahwa permintaannya disetujui.
Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman
datang, yang memungkinkan AOE untuk merencanakan dengan memiliki staf
yang memadai guna memproses pengiriman yang datang ke gudangnya. Ketika
pengiriman tiba, para pekerja dok penerimaan menggunakan sistem pemrosesan
permintaan untuk memverivikasi bahwa sebuah pesanan yang diharapkan dari
pemasok tersebut. Sebagian besar pemasok membeli kode batang atau RFID
(Radio Frequency Indentification) produk-produk mereka untuk memfasilitasi
perhitungan barang. Para pekerja dok penerimaan menginspeksi barang dan
menggunakan sebuah terminal online untuk memasukkan informasi mengenai
kuantitas dan kondisi dari barang yang diterima. Sistemakan mengecek bahwa
data ke pesanan pembelian terbuka, dan setiap ketidaksesuaian dengan segera
ditampilkan pada layar sehingga ketidakcocokkan dapat diatasi. Waktu yang tepat
atas pengiriman juga dicatat untuk membantu mengevaluasi kinerja pemasok.
Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi
perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Bagi para
pemasok yang tidak mengirim faktur, sistem secara otomatis menjadwalkan
sebuah

pembayaran

berdasarkan

syarat

yang

disetujui

ketika

pesanan

ditempatkan. Petugas bagian utang memasukkan informasi dari pemasok yang


mengirimkan faktur EDI, dan terkadang faktur kertas. Sistem tersebut kemudian
membandingkan faktur pemasok dengan informasi yang terkandung dalam
pesanan pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan ketepatan dan

validitas. Bagi pembelian perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak melibatkan
pesanan pembelian dan laporan penerimaan, faktur dikirimkan ke penyelia yang
sesuai untuk persetujuan. Faktur pemasok sendiri juga dicek untuk keakuratan
mateematis. Sistem secara otomatis menjadwalkan faktur untuk pembeyaran
dengan tanggal jatuh temponya.
AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch
untuk membayar pemasoknya. Setiap hari, para bendahara menggunakan sistem
pemrosesan inquiry untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui
pembayarannya. AOE membuat pembyaran ke beberapa pemasok yang lebih
besar menggunakan financial electronic data interchange (FEDI), tetapi masih
tetap mencetak cek kertas bagi banyak pemasoknya yang lebih kecil. Ketika
sebuah pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek
dicetak, sistem tersebut memperbarui file utang, faktur terbuka, dan buku besar
umum. Untuk setap pemasok, total dari seluruh voucher dijumlahkan dan jumlah
tersebut dikurangkan dari kolom saldo dalam catatan file induk pemasok tersebut.
Pesanan pembelian yang relevan dan laporan penerimaan yang ditandai untuk
menendai bahwa transaksi tersebut belum dibayar. Faktur yang dibayar kemudian
dihapus dari file faktur terbuka. Sebuah nota pengiriman uang (remittance advice)
disiapkan untuk setiap pemasok, yang dicantumkan setiap fakturyang dibayarkan
dan jumlah diskon atau potongan yang diambil. Untuk pembayaran yang dibuat
dengan EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai
bagian dari paket FEDI. Untuk pembayaran yang dibuat dengan ce, nota
pengiriman uang tercetak akan menyertai cek yang telah ditandatangani. Setelah
seluruh transaksi pengeluaran telah diproses, sistem tersebut menghasilkan sebuah
entri jurnal ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas, serta posting entri
tersebut ke buku besar umum.
Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan
kemudian menandatanganinya. Cek-cek tersebut adalah sejumlah tertentu yang
juga memerlukan tanda tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang
berwenang. Kasir tersebut kemudian mengirimkan cek yang telah ditandatangani

dan nota pengiriman uang ke pemasok. Transaksi EFT juga dijalankan oleh kasir
dan ditinjau oleh bendahara.
Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memungkinkan
manajer untuk mengawasi kinerja secara dekat. Meskipun demikian, kualitas
terhadap keputusan tergantung pada keakuratan dari informasi di dalam database.
Ancaman Dan Pengendalian
Seluruh aktivitas siklus pengeluaran tergantung pada database terintegrasi
yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan, dan aktivitas pembelian.
Oleh karena itu, ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau
tidak valid.
Untuk menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak
valid adalah menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data dan penting
untuk membatasi akses data induk siklus pengeluaran dan mengonfigurasi sistem
sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data
induk ,ini mensyaratkan perubahan konfigurasi dasar atas peran pegawai dalam
sistem ERP untuk secara tepat memisahkan tugas-tugas yang tidak kompatibel.
Sebuah pengendalian detektif yang penting adalah untuk secara teratur
menghasilkan sebuah laporan atas seluruh perubahan untuk data induk dan
meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database tetap akurat.
Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan
yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif. Salah satu cara untuk
menanggulangi resiko atas ancaman ini adalah untuk mengkonfigurasi sistem
tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa
yang dapat menampilkan informasi seperti itu. Selain itu, data sensitif seharusnya
dienkripsi dalam penyimpanan.
Ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan
kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi
resiko ini adalah menggunakan backup dan prsedur pemulihan bencana. Sebuah
praktik terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERP sebagai tiga kejadian
terpisah. Kejadian yang pertama, disebut sebagai produksi, digunakan untuk

memproses

aktivitas

harian.

Kedua

digunakan

untuk

pengujian

dan

pengembangan. Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai backup online


terhadap sistem produksi untuk menyediakan pemulihan secara realtime.
Investasi yang dapat diukur atas modal kerja, laporan yang membantu
mengelola persediaan sangat berharga. Sebuah ukuran kunci untuk mengevaluasi
menajemen persediaan adalah perputaran persediaan, yang merupakan rasio dari
harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan di tangan.
Para akuntan perlu untuk memahami bagaimana aktivitas bisnis dijalankan
dalam rangka untuk mendesain laporan lain yang dapat membantu manajemen
mengelola persediaan dengan lebih baik.
C.
1.

Aktivitas bisnis utama siklus pengeluaran


Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa
Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah

memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Figure 13-4 menunjukan bahwa
pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan
berapa banyak yang dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana untuk
dibeli.
2.

Mengidentifikasikan apa, kapan, dan berapa banyak pembelian


Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan

bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntan dan system professional perlu
memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.
Proses, pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga
sto yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika
persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok
terlambat dalam pengiriman.
Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order
quantity karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan
optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan dan
kehabisan stok.

Aplikasi yang sebenarnya dari pendekatan EOQ berbeda-beda berdasarkan


jenis barang. Formula EOQ digunakan untuk menghitung berapa banyak untuk
memesan. Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk
memesan.
Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning - MPR )
berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan
meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan
lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.
Sistem persediaan just in time (JIT) berupaya untuk meminimalkan tetapi
tidak mengeliminasi secara total persediaan barang jadi dengan membeli dan
memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjual actual, nukannya
yang diperkirakan.
Sebuah perbedaan besar antara MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi.
Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang
diperkirakan, sehingga membuat kuantitas optimal pada persediaan barang jadi.
System JIT menjadwalkan produksi sebagai respons terhadap permintaan
pelanggan, sehingga secara virtual mengeliminasi persediaan barang jadi, tetapi
perlu menyimpan bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk
menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respons terhadap permintaan
pelanggan. Baik sitem MRP maupun JIT dapat mengurangi biaya dan
meningkatkan efesiensi.
Dalam penggunaan 2 sistem tadi tergantung pada jenis produk yang dijual
perusahaan. System MRP lebih efektif digunakan dengan produk yang memiliki
pola permintaan yang dapat di prediksi seperti bahan pokok konsumen.
Sedangkan system JIT berguna bagi produk yang relative memiliki siklus hidup
yang pendek dan permintaannya tidak dapat diprediksi dengan akurat.
Ancaman Dan Pengendalian
Salah satu ancaman yang melibatkan pembelian barang adalah
melambungnya harga. Oleh karena itu perusahaan harus berjuang mengamankan
harga terbaik bagi barang-barang yang mereka beli. Beberapa prosedur dapat
membantu perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk produk tertentu.

Daftar harga barang yang sering dibeli seharusnya disimpan dalam komputer dan
dikonsultasikan ketika pesanan dibuat. Harga dari barang berbiaya rendah dapat
langsung ditentukan dari katalog. Tawaran kompetitif dan tertulis seharusnya
diminta untuk produk berbiaya tinggi dan khusus. Pesanan pembelian seharusnya
ditinjau untuk memastikan bahwa kebijakan ini telah didikuti. Selain itu, dengan
membuat anggaran, juga membantu dalam pengendalian biaya pembelian.
Dalam upaya untuk mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman
lainnya adalah membeli produk berkualitas inferior. Produk di bawah standar
dapat menghasilkan penundaan produksi yang mahal. Terlebih biaya scra dan
pengerjaan ulang sering menghasilkan biaya total produksi yang lebih tinggi
dibandingkan jika bahan baku berkualitas tinggi dan lebih mahal yang telah dibeli
sebelumnya. Melalui pengalaman, para pembeli bisa mempelajari pemasok mana
yag menyediakan barang berkualitas terbaik pada harga yang kompetitif.
Pengetahuan

informal

tersebut

harus

digabungkan

ke

dalam

prosedur

pengendalian formal dengan menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan


diketahui menyediakan barang dengan kualitas yang dapat diterima. Pesanan
pembelian seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok
yang disetujui yang digunakan. Selain itu, sistem informasi akuntansi harus
mengumpulkan data kualitas produk yang detail. Kemudian manajer pembelian
seharusnya secata teratur meninjau data tersebut untuk memelihara dan merevisi
daftar pemasok yang disetujui. Akhirnya, manajer pembelian harus dimintai
pertanggungjawaban untuk total biaya pembelian yang menyertakan tidak anya
harga pembelian, tetapi juga biaya kualitas yang berhubungan dengan pengerjaan
ulang dan scrap.
Potensial masalah lainnya adalah kinerja yang tidak dapat diandalkan oleh
pemasok. Salah satu cara mengurangi risiko ketergantungan pemasok adalah
mensyaratkan pemasok agar memiliki sertifikasi dengan dengan memenuhi
standar kualitas internasional, seperti ISO 9000. Meskipun demikian, sistem
informasi akuntansi seharusnya juga didesain untuk menangkap dan melacak
informasi mengenai kinerja pemasok.

Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi dapat menghasilkan


beberapa masalah diantaranya barang mungkin akan berkualitas inferior atau
dihargai mahal bahkan mungkin pembelian dapat menyebabkan masalah hukum.
Sehingga untuk mengantisipasi beberapa masalah tersebut sistem ERP harus
dikonfigurasikan untuk mencegah penerbitan pesanan pembelian ke pemasok
yang tidak di dalam file induk yang disetujui. Seluruh pesanan pembelian
seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui
yang digunakan.
Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur
pengendalian tambahan dan askses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan
dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata sandi (password,
ID pengguna, matriks kontrol akses dan pengendalian akses fisik. Prosedur untuk
memverifikasi dan mengautentikasi transaksi EDI juga diperlukan.
Penyuapan (kickbacks), yang merupakan hadiah dari pemasok ke agen
pembelian untuk tujuan mempengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok
adalah ancaman lainnya. Untuk mencegahnya, perusahaan harus melarang agen
pembelian menerima segala hadiah dari pemasok potensial atau yang sudah ada.
Kebijakan ini seharusnya menerapkan tidak hanya terhadap hadiah barang
berwuju, tetapi juga jasa. Melatih pegawai untuk merespon hadiah yang tidak
didinginkan dari pemasok juga penting. Selain itu, rotasi pekerjaan adalah
pengendalian penting lainnya untuk mengurangi risiko atas penyuapan. Dan yang
tidak

kalah

penting

adalah

agen

pembelian

harus

disyaratkan

untuk

menandatangani konflik tahunan atas pernyataan kepentingan mengungkap setiap


kepentingan keuangan yang mungkin mereka miliki dalam pemasok. Penyuapan
sangat sulit dicegah, sehingga pengendalian detektif juga diperlukan.
3.

Penerimaan
Aktivitas bisnis lain dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan

penyimpanan atas barang yang dipesan. Departemen penerimaan bertanggung


jawab menerima pengiriman dari pemasok, melapor ke manajer gudang,
kemudian melapor ke wakil direktur manufaktur. Sedangkan departemen

penyimpanan persediaan juga melapor ke manajer gudang yang bertanggung


jawab untuk penyimpanan barang.
Proses
Ketika pengiriman tiba, petugas membandingkan nomor pesanan
pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan
pembelianterbuka untuk memverivikasi bahwa barang dipesan. Kemudian
menghitung kuantitas barang yang dikirimkan. Sebelum melakukan rute
persediaan ke gudang atau pabrik, petugas penerimaan juga harus memeriksa
setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas.
Laporan penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail
mengenai suatu pengiriman. Laporan ini juga berisi ruang untuk mengidentifikasi
orang yang menerima dan menginspeksi barang serta untuk penjelasan mengenai
kualitas barang yang diterima. EDI dan teknologi satelit juga menyediakan cara
lain untuk meningkatkan efisiensi logistik ke dalam (inbound).
Diagram arus data tingkat 1: Penerimaan

Ancaman dan Pengendalian


Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya
terkait dengan pembongkaran, penyimpanan dan pengembalian barang tersebut.

Pengendalian terbaik adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk


menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.
Itulah mengapa departemen penerimaan perlu akses untuk membuka file pesanan
pembelian.
Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang
diterima.

Penting untuk menghitung dengan benar kuantitas barang. Ini

memastikan bahwa perusahaan membayar hanya barang yang benar-benar


diterima. Banyak perusahaan mendesain sistem pemrosesan permintaan sehingga
ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, para pekerja dok penerimaan tidak
melihat kuantitas yang dipesan. Petugas penerimaan masih mengetahui kuantitas
barang yang diharapkan karena pemasok biasanya menyertakan sebuah slip
pengepakan dengan setiap pesanan. Akibatnya ada godaan untuk hanya
melakukan perbandingan visual kilat atas kuantitas yang diterima dengan yang
didindikasi dalam slip pengepakan untuk dengan cepat rute barang ke tempat
dimana barang dibutuhkan. Oleh karena itu perusahaan harus dengan jelas
berkomunikasi pada petugas penerimaan akan pentingnya menghitung cermat dan
akurat seluruh pengiriman. Komunikasi efektif adalah mensyaratkan petugas
penerimaan untuk tidak hanya mencatat kuantitas diterima, tetapi juga
mendatangani laporan penerimaan atau memasukkan nomor ID pegawainya
dalam sistem. Beberapa perusahaan juga menawarkan bonus, bagi petugas
penerimaan untuk menangkap ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan
kuantitas aktual yang diterima sebelum orang yang mengirim pergi. Di manapun
laya, penggunaan kode barang dan label RFID dapat mengurangi kesalahan yang
tidak disengaja dalam perhitungan secara signifikan. Terakhir, sistem ERP harus
dikonfigurasikan secara otomatis untuk menandai ketidaksesuaian antara hitungan
penerimaan dan kuantitas pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah
ditentukan sebelumnya sehingga dengan segera dapat diselidiki.
Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan
penyelia yang sesuai agar bertanggungjawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan
departemen tersebut. Biaya aktual versus biaya yang dianggarkan seharusnya
secara rutin dibandingkan dan setiap ketidaksesuaian diselidiki.

Untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa dengan pengendalian


detektif juga diperlukan. Salah satu teknik yang efektif adalah bagi fungsi audit
internal untuk menjalankan tinjauan mendetail secara periodik atas kontrak bagi
jasa, termasuk audit catatan pemasok.
Pencurian persediaan adalah ancaman lainnya. Prosedur pengendaliannya
adalah, persediaan seharusnya disimpan dalam lokasi yang aman dengan akses
terbatas. Selain itu, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan seharusnya
didokumentasikan. Dan juga menghitung persediaan di tangan secara periodik dan
merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan persediaan.
Pada akhirnya, pemisahan tugas yang tepat dapat lebih membantu
meminimalkan risiko pencurian. Tidak satupun pegawai yang bertanggung jawab
atas penyimpanan persdiaan maupun yang diotorisasi untuk menyesuaikan catatan
persediaan seharusnya bertanggung jawab untuk fungsi penerimaan atau
pengiriman.
4.
Menyetujui Faktur Pemasok
Proses
Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran.
Sebuah kewajiba hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang
diterima.
Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok,disebut sebagai sistem
nonvoucher atau vousher. Dalam sebuah sistem nonvoucher, tiap-tiap faktur yang
disetujui diposting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian
disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika sebuah cek dituliskan untuk membayar
sebuah faktur, paket vousher dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai
dibayar dan kemudian paket voucher disimpan dalam file faktur dibayar.
Dalamsebuah sistem voucher, sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai
voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujuiuntuk
pembayaran. Voucher pencaran mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur
yang beredar dan mengindikasikan jumlah bersih untuk dibayarkan setelah
dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.

Proses utang mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan


laporan penerimaan adalah kandidat utama untuk otomatisasi.
Ancaman dan Pengendalian
Ancaman yang ada meliputi kesalahan dalam faktur pemasok, seperti
ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga yang actual yang
dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Akibatnya, ketepatan
maematis dari faktur pemasok harus diverifikasi dan harga serta kuantitas yang
dicantumkan di sana dibandingkan dengan yang diindikasikan pada pesanan
pembelian dan laporan penerimaan. Untuk pembelian kartu pengadaan, para
pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti dan memverifikasi
ketepatan atas laporan bulanan. Mengadopsi pendekatan ERS mengeliminasi
potensi atas kesalahan dalam faktur pemasok karena perusahaanmembayar dengan
mencocokkan perhitungan dari apa yang mereka terima dengan harga yang
dicantumkan ketika barang dipesan. Meskipun

demikian penggunaan ERS

membuatnya penting untuk mengendalikan akses terhadap file induk pemasok dan
mengawasi seluruh perubahan yang dibuat terhadapnya karena file induk pemasok
sekarang berisi informasi mengenai harga dari berbagai barang yang dibeli.
Kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok menghasilkan
kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja, pada akhirnya yang
dapat berkontribusi pada pembuatan keputusan yang buruk. Pengendalian entri
data dan pemrosesan untuk memastikan inegritas pemrosesan.
5.

Pengeluaran Kas

Proses
Kasir, orang yang melapor ke bendahara, nertanggungjawab untuk membayar
pemasok. Hal ini memisahkanfungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari
fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen
pembelian dan utang. Pembayaran dbuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah
paket voucher. Meskipun bayak pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunaan
EFT dan FEDI semakin meningkat.

Ancaman dan Pengendalian


Kegagalan ntuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat
waktu dapat menjadi mahal. Pengajuan yang yang tepat dapat mengurangi resiko
secara signifikan pada ancaman ini. Faktur yang disetujui harus didesain untuk
melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak daftar seluruh faktur yang
beredar secara periodic. Sebuah anggaran arus kas yang mengindikasikan arus kas
masuk yang diharapkan dan komitmenyang luar biasa juga dapat membantu
perusahaan berencana untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.
Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah sumber.
Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima.
Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah membandingkan
kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dengan kuantitas yang
dimasukkan oleh pihak pengndalian persediaan yang menerima transfer atas
barang-barang tersebut dari departemen penerimaan.
Pembayaran duplikat dapat terjadi untuk berbagai alasan. Ini mungkin menjadi
faktur duplikat yang dikirimkan setelah cek perusahaan telah ada disurat, atau ini
mungkin telah perpisah dari dokumen lain dalam paket voucher.
Beberapa prosedur yang terkait akan dapat menanggulangi ancaman ini. Pertama,
faktur seharusnya disetujui untuk pembayaran hanya saat disertai dengan paket
voucher lengkap. Kedua, hanya salinan asli pada faktur harus dibayarkan. Ketiga,
ketika cek untuk membayar faktur yang telah ditandatangani, faktur dan voucher
harus dibatalkan dalam cara yang akan mencegah pengiriman ulang.
Kemungkinan besar ancaman serius dikaitkan dengan fungsi pengeluaran kas
adalah pencurian atau penyalahgunaan dana. Dikarenakan kas adalah asset yang
mudah dicuri,akses ke kas, cek kosong, dan mesin penandatanganan cek harus
dibatasi. Cek dinomori secara urut dan secara periodik dihitung oleh kasir.
Terakhir, penting untuk merencanakan dan mengawasi pengeluaran untuk
menghidari masalah arus kas. Sebuah anggaran kas adalah cara terbaik untuk
menanggulangi ancaman ini.

BAB III
KESIMPULAN
Aktivitas bisnis dasar yang dijalankan dalam termasuk memesan bahan
baku, perlengkapan, dan jasa; menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa,
menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran ; serta membayar barang dan jasa.
Efisiensi dan efektivitas dari aktifitas ini dapat secara signifikan mempengaruhi
kinerja keseluruhan sebuah perusahaan.
Teknologi informasi dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas
dengan aktifitas siklus pengeluaran yang dijalankan. Secara khusus, EDI, kode
batang, RFID, dan EFT dapat secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang
terkait dengan pemesanan, penerimaan, dan pembayaran untuk barang. Prosedur
pengendalian yang tepat, terutama pemisahan tugas, diperlukan untuk
menanggulangi berbagai ancaman, seperti kesalahan dalam menjalankan aktifitas
siklus pengeluaran dan pencurian persediaan atau kas.

DAFTAR PUSTAKA
Romny, Marshall B & Paul Jonh Steinbart. 2014. Sistem Informasi Akuntansi.
Jakarta: Salemba Empat