BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2

01/12/2015

Matlamat :
Bengkel ini bertujuan mendedahkan kepada peserta cara mengimport data luar ke dalam pangkalan
data dan seterusnya mengabungkan kesemua data untuk tujuan penganalisisan.
Objektif:
Pada akhir bengkel ini, peserta seharusnya dapat:
1. Mengimport data luar berbentuk hamparan data MS Excel.
2. Mengabungkan semua data menggunakan fitur Append Query
3. Melakukan analisis data menggunakan objek Query.

1. Penyediaan Pangkalan Data Baru (New Blank Database)
1.1 Sediakan folder baru bernama “Cawangan07”.
1.2 Memulakan program MS Access dan pangkalan data baru menggunakan templat
yang kosong (blank template).

Browse

1.3 Namakannya sebagai “WakilCawangan.accdb”
1.4 Klik butang “Browse” untuk memilih lokasi penyimpanan data. Save pangkalan data
dalam folder Cawangan07”.
1.5 Klik butang “create”.
1.6 Berikutlah paparan skrin yang seterusnya:

1.7 Pada menu bar, pilih HOME > View > Design View:

SUMITRA F.K. KAN

1

1.11. SUMITRA F. 4. 2. KAN 2 . 1. 6. 3. Pada medan “No_KP”. Batalkan status medan “ID” sebagai Primary Key dengan mengeklik kanan tetikus untuk dapatkan drop down table.9 SediakanTable Design View sediakan sebuah pangkalan data baru yang mengadungi ruang medan yang berikut: Terima medan (Field Name) pertama sebagai “ID” dan jenis datanya “AutoNumber”. Medan (Field Name) Cawangan Nama No_KP Kaum Jantina Jawatan Model_Kereta Jenis Data (Data Type) Text Text Text Text Text Text Text Catatan Primary Key 1.8 Anda diminta menyimpan Table. Klik butang “OK”. 5. 1.10. klik kanan tetikus untuk dapatkan drop down table. 7.BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015 Pilih Design View 1. Klik “Primary Key” supaya hilang warna kuning. masukkan butiran yang berikut: Bil. klik “Primary key” untuk mengaktifkannya. namakan table “Wakil Cawangan”.K. Untuk medan-medan yang seterusnya.

2.12.xls SUMITRA F. Pilih tab External Data >Group Import > Excel. Import data luar (External Data) 2. Save table anda.K. Tutup table.BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015 Anda seharusnya mendapat hasil yang berikut: 1. 2. klik butang “Browse…” untuk mendapatkan folder Cawangan07 dan pilih fail AH.2 Pada dialog box yang terpapar. KAN 3 .1 Pada menu bar.

2. 2.xls. klik butang “Open”.K. KAN 4 .4 Klik pada butang “Append a copy of the records to the table:” Klik butang “OK”. SUMITRA F.3 Pilih AH.5 Dialog box Import Spreadsheet Wizard terpapar.BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015 2. Klik butang NEXT.

xls.8 Table Wakil Cawangan sekarang sudah dimasukkan data daripada AH.6 Terima setting yang sedia ada dan klik “Finish”. SUMITRA F. KAN 5 .K.7 Tidak perlu Save import step.BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015 2. 2. 2.

KAN 6 .BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015 2.K. terpapar dialog “Show Table”. 3. Kemudian klik butang “Close” 3.9 Save table dan Close table.10 Ulangi proses ini untuk import data daripada BP. 2.11 Save Table.xls.3 Table Wakil Cawangan akan terpapar dalam ruang kerja. 2. SUMITRA F. JB.xls.1 Menu Bar > klik tab Create > pilih group Other > klik butang Query Design: 3.xls dan PTN. pilih “Wakil Cawangan” dan klik butang “Add”.12 Close Table. 2. Pencarian Maklumat (Query) 3. KLG.xls.2 Dalam Query Design.

KAN 7 .BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015 3.K.5 Hasilnya SUMITRA F.4 Highlight setiap medan (kecuali medan “ID”) dan klik dua kali untuk memilihnya supaya dimasukkan dalam parameter yang terpapar di ruang di bawah: 3.

Save Query anda dengan nama “Query1-lelaki” dan klik butang “OK”. group “Results” klik butang “! Run” 3. Objek “Query1-lelaki” terpapar pada ruang Navigation di sebelah kiri.K. KAN 8 .8 Keputusan carian maklumat terpapar. taip “ =”L” “ 3. 3.7 Pada tab “Query Tools: Design”.6 Pada medan “Jantina”. baris “Criteria”.9 Save Query dan tutup query.BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015 3. SUMITRA F.

Penyediaan Laporan 4.BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015 3. SUMITRA F. ii. iii. Medan Kriteria Nama Query 1 Jantina =”P” Query2-perempuan 2 Kaum =”Melayu” Query3-Melayu Kaum =”Cina” Query4-Cina Kaum =”India” Query5-India Jawatan =”Pengarah” Query6-Pengarah Jawatan =”Akauntan” Query7-Akauntan Model_Kereta =”Ford” Query8-Ford Model_Kereta =”Toyota” Query9-Toyota 3. Cuba carikan maklumat yang berikut: wakil Perempuan daripada cawangan Johor Bahru wakil lelaki daripada cawangan Pontian wakil lelaki yang membawa kereta model Nissan wakil lelaki yang membawa kereta model Honda wakil yang memegang jawatan Pengarah. 4.1 Rujuk kepada ruang Navigation di sebelah kiri. 4. KAN 9 .K.11 i. v. tab Create > group Reports > klik butang Report. Save Query dengan nama yang sesuai dan tutup query selepas itu.2 Pada Menu bar. Anda perlu highlight Query yang diperlukan untuk menjana Report. 4.3 Save laporan anda. iv.10 Ulangi proses yang sama untuk mendapatkan maklumat yang berikut: Bil.