Anda di halaman 1dari 24

Menguruskan Tuntutan Yang Dibuat Oleh Pegawai

Peraturan-Peraturan Yang Diperlu Dipatuhi

1. Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan (surat arahan)

2. Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan dibuat

3. Surat/dokumen perlu diakui sah

4. Tuntutan tidak berulang / bertindih


Proses Kerja – Urusan Tuntutan Perjalanan

Pegawai Seksi Undang-


Bil Proses Kerja Yang Undang
Diluluskan Peraturan

1. Sediakan borang tuntutan perjalanan yang lengkap


kepada pegawai yang membuat tuntutan

2. Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat pada


Lampiran “B”

Muka 1
Nama Pegawai
No. Kad Pengenalan
Gred, kategori, dan jawatan
No. Akaun Bank,Kod Bank
Nama & Alamat bank
Gaji, elaun-elaun
Butir-butir kenderaan
Alamat Pejabat
Alamat Rumah

Muka 2
Tarikh
Waktu bertolak dan sampai
Tujuan/Tempat
Jarak (KM)/Tambang

Muka 3
i. Butir-butir Elaun Perjalanan Kenderaan
ii. Butir-butir tambang pengangkutan jalan
iii. Butir-butir tuntutan elaun makan/harian

Muka 4
i. Butir-butir tuntutan bayaran sewa hotel
ii. Tuntutan pelbagai

Muka 5
i. Tandatangan pegawai
ii. Tandatangan pengesahan Ketua Jabatan
Pegawai Seksi Undang-
Bil Proses Kerja Yang Undang
Diluluskan Peraturan

3. Membuat pengiraan dalam borang


a. Pengasingan baucar mengikut EFT &
bukan EFT
b. 1 kelompok (maksimum 10 tuntutan)
c. Membuat pengasingan jumlah bayaran
mengikut kod objek.

4. Mengisi butir-butir di Daftar Bayaran (eSPKB –


Sistem Perancangan & Kawalan Bajet
Elektronik) :
a. Pejabat Perakaunan
b. No. Invois
c. Tarikh Invois
d. Jab
e. PTJ
f. Tarikh terima bil
g. Amaun
h. Tarikh diperakui
i. Tarikh terima kewangan
j. Bil cek
k. Perihal
l. Ruang-ruang seperti : (Print Out)
- Vot
- Jab
- PTJ
- Prog/Akt/Amanah
- Objek
- Amaun
m. Isi ruang-ruang seperti: ( Print Out)
- No. Kad Pengenalan
- Amaun
- Perihal
n. Isi Senarai Semak (Print Out)
o. Simpan
p. Cop dibelakang kertas tuntutan dan buat
pengesahan
q. Perakuan I & II
Pegawai Seksi Undang-
Bil Proses Kerja Yang Undang
Diluluskan Peraturan

5. Mengisi butir Baucer Bayaran


a. Pilihan kod pindah catat ( EFT / CEK )
b. Simpan
c. Perakuan I & II

6. Semua Penyata Tuntutan dan dokumen-dokumen


berkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat
jemputan, salinan akaun bank, surat akaun bank,
resit pembayaran dan lain-lain hendaklah
disahkan oleh Pengetua.

7. a) Pembayaran melalui EFT terima terus


dalam akaun bank.
b) Pembayaran bukan EFT melalui
cek.Terima cek pembayaran Rekod
butiran cek dalam daftar cek.

8. Edarkan cek kepada penerima.

9. Penyata dan dokumen-dokumen berkenaan


di failkan.
TATACARA
DAFTAR BAYARAN
DAN
BAUCAR BAYARAN
1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan invois tanpa
pesanan tempatan / tuntutan perjalanan / gaji / panjar wang runcit akhir di dalam sistem
eSPKB yang perlu melalui proses berikut :

1.1 peringkat daftar bayaran


1.2 peringkat baucar bayaran

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagai proses pembayaran tanpa pesanan tempatan .

3.0 SINGKATAN

AGO - Pejabat Perakaunan


BB - Baucar Bayaran
DB - Daftar Bayaran
DCS - Sistem Kawalan Data (Data Control System)
eSPKB - Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik
PTJ - Pusat Tanggungjawab
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

PERINGKAT DAFTAR
BAYARAN Mula

1. Terima permohonan Pegawai Penyedia


pembayaran Terima
bekalan/perkhidmatan/kerj dokumen
a
2. Pegawai Penyedia
Sediakan DB.Hantar
dokumen kepada Pegawai Sedia DB
Perakuan 1.
3. Pegawai Perakuan Ubah/Hapus
Semak ketetapan data dan I
buat perakuan 1. Jika tidak
Perakuan
maklumkan dan hantar
I
dokumen kepada Pegawai
Tidak
Penyedia.
4. Ya
Pegawai Perakuan
Semak ketetapan data dan II
buat perakuan II. Jika Perakuan
tidak, maklumkan kepada II
Pegawai Perakuan I dan Tidak
hantar dokumen kepada Ya
Pegawai Penyedia
5. Pegawai
Pastikan transaksi telah Penyedia / Semak Laporan
dikemaskini oleh sistem Pegawai Perakuan
melalui skrin Laporan I & II
Harian BV381.Jika perlu
rujuk Laporan Pilihan
BV341/BV342.
A
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

PERINGKAT BAUCAR
BAYARAN

6 Terima dokumen daftar Pegawai Penyedia


bayaran dari Pegawai Perakuan
II daftar bayaran.

7. Sedia BB. Hantar dokumen Pegawai Penyedia


kepada Pegawai Perakuan I. A

8. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan


perakuan I. Jika tidak 1 Terima
maklumkan dan hantar dokumen
dokumen kepada Pegawai
Penyedia.

9. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan Sedia BB


perakuan II. Jika tidak, II
maklumkan kepada Pegawai Ubah/Hapus
Perakuan I dan hantar
dokumen kepada Pegawai Perakuan
Penyedia. Tidak I

10. Cetak baucar bayaran dan Pegawai Penyedia Ya


senarai semak. Failkan
dokumen.
Perakuan
Pastikan transaksi telah II
11. Pegawai Tidak
dikemaskini oleh sistem Penyedia/Pegawai Ya
melalui skrin Laporan Harian- Perakuan I / II
BV352.Cetak BV381 dan
BV340
Cetak dan failkan

Semak Laporan

Tamat
PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan pesanan tempatan di
dalam sistem eSPKB yang melalui proses berikut :

1.1 peringkat nota minta


1.2 peringkat pesanan tempatan
1.3 pesanan tempatan dengan pindaan
1.4 peringkat daftar bayaran
1.5 peringkat baucar bayaran

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan bagi permohonan membeli sesuatu bekalan / perkhidmatan/ kerja
sehingga peringkat pembayaran.

3.0 SINGKATAN

AGO - Pejabat Perakaunan


BB - Baucar Bayaran
DB - Daftar Bayaran
DCS - Sistem Kawalan Data (Data Control System)
eSPKB - Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik
NM - Nota Minta
PT - Pesanan Tempatan
PTJ - Pusat Tanggungjawab
PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Mula
PERINGKAT NOTA
MINTA
Terima
1. Terima permohonan pembelian Pegawai Penyedia permohonan
bekalan/perkhidmatan/kerja.

2. Sediakan nota minta. Hantar Pegawai Penyedia


dokumen kepada Pegawai Sedia nota minta
Perakuan I.
Ubah/Hapus
3. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan I. Jika tidak Tidak Perakuan
1 I
maklumkan dan hantar
dokumen kepada Pegawai
Penyedia. Ya

4. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan Perakuan


perakuan II. Jika tidak, II II
maklumkan kepada Pegawai Tidak
Perakuan I dan hantar Ya
dokumen kepada Pegawai
Penyedia.

5. Cetak NM untuk dikemukakan Pegawai Penyedia


kepada Pegawai Penyedia PT.
Cetak
6. Pastikan transaksi telah Pegawai
dikemaskini oleh sistem Penyedia/Pegawai
melalui skrin Laporan Harian- Perakuan I / II
BV381.
Semak Laporan

A
PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

PERINGKAT PESANAN A
TEMPATAN

7. Terima nota minta yang telah


Pegawai Penyedia Terima NM
dicetak

8. Semak pindaan pada nota Pegawai Penyedia


minta. Jika ada, terus ke proses
D. Pindaan
Ya
9. Sedia PT.Hantar dokumen Pegawai Perakuan D Tidak
kepada Pegawai Perakuan 1. 1
Sedia PT
10. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan I. Jika tidak, II Ubah/Hapus
maklumkan dan hantar
dokumen kepada Pegawai Perakuan
Penyedia. I
Tidak
11. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan II. Jika tidak, II Ya
maklumkan kepada Pegawai
Perakuan I dan hantar Perakuan
dokumen kepada Pegawai Tidak 11
Penyedia.
Ya
12. Cetak 3 salinan ,cop dan
dapatkan tandatangan Pegawai Pegawai Penyedia
Perakuan II atas PT. Cetak
- 2 salinan untuk
Pembekal
- 1 salinan untuk PTJ
Mohon

13. Pegawai Semak Laporan


Pastikan transaksi telah
dikemaskini oleh sistem Penyedia/Pegawai
melalui skrin Laporan Harian- Perakuan I / II
BV381. B
PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

PERINGKAT DAFTAR Terima dan


BAYARAN cop

14. Terima dokumen dan cop Pegawai Penyedia


tarikh terima
Semak
15. Semak dokumen mengikut Pegawai Penyedia
prosedur kewangan yang Tidak
berkuatkuasa.

Sedia DB. Hantar dokumen Sedia DB


16. Pegawai Penyedia
kepada Pegawai Perakuan 1.

17. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan Ubah/Hapus


perakuan I. Jika tidak, I
maklumkan dan hantar Perakuan
dokumen kepada Pegawai Tidak I
Penyedia.

18. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan Ya


perakuan II. Jika tidak, II
maklumkan kepada Pegawai
Perakuan I dan hantar Perakuan
dokumen kepada Pegawai 11
Penyedia. Tidak

19. Pastikan transaksi telah Pegawai Penyedia/ Ya


dikemaskini oleh sistem Pegawai Perakuan
melalui skrin Laporan Harian- I / II
BV381.
Semak Laporan

C
PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

PERINGKAT BAUCAR
Terima
BAYARAN
dokumen
Terima dokumen dari Pegawai Pegawai Penyedia
20. Perakuan II daftar bayaran
Sedia BB
Sedia BB. Hantar dokumen
21. kepada Pegawai Perakuan I. Pegawai Penyedia
Ubah/Hapus
Semak ketepatan data dan buat
22. perakuan I. Jika tidak, Pegawai Perakuan Perakuan
maklumkan dan hantar I I
Tidak
dokumen kepada Pegawai
Penyedia..

Semak ketepatan data dan buat


23. Pegawai Perakuan Perakuan
perakuan II. Jika tidak, 11
maklumkan kepada Pegawai II Tidak
Perakuan I dan hantar
dokumen kepada Pegawai
Penyedia. Ya

Cetak Senarai Semak dan Pegawai Penyedia


24. baucar bayaran.Failkan Cetak
dokumen.

Pastikan transaksi telah Pegawai


25. dikemaskini oleh sistem Penyedia /Pegawai
melalui skrin Laporan Harian- Perakuan I/II
BV381.Cetak BV381 dan
BV340 Semak Laporan

Tamat
PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN
TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

PERINGKAT PESANAN D
TEMPATAN DENGAN
PINDAAN
Terima maklumbalas
7. Terima maklumbalas Pegawai Penyedia dan NM
berkenaan dengan pindaan
beserta NM yang telah
diluluskan.

Sedia PT dengan pindaan. Sedia PT


8. Pegawai Penyedia
Hantar dokumen kepada
Pegawai Perakuan I.
Ubah/Hapus
9. Semak ketepatan data dan buat Pegawai Perakuan
perakuan I. Jika tidak, Perakuan
I Tidak I
maklumkan dan hantar
dokumen kepada Pegawai
Penyedia. Ya

Semak ketetapan data dan buat Perakuan


10. Pegawai Perakuan 11
perakuan II. Jika tidak, II Tidak
maklumkan kepada Pegawai
Perakuan I dan hantar
dokumen kepada Pegawai Ya
Penyedia.

Cetak 3 salinan, cop dan Pegawai Penyedia


11. dapatkan tandatangan Pegawai
Perakuan II atas PT. Cetak
– 2 salinan untuk
pembekal
- 1 salinan untuk PTJ Ya
Mohon
Semak Laporan
Pastikan transaksi telah Pegawai Penyedia/
12. dikemaskini oleh sistem Pegawai Perakuan
melalui skrin Laporan Harian- I / II
BV381.
B
MAKLUMAT
PEMBEKAL
PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PEMBEKAL

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujud dan mengemaskini maklumat pembekal yang
digunakan di dalam sistem eSPKB.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat pembekal telah wujud dan dikemaskini
dalam pangkalan data eSPKB.

3.0 SINGKATAN

AGO - Pejabat Perakaunan


eSPKB - Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik
PTJ - Pusat Tanggungjawab
PT - Pesanan Tempatan
EFT - Electronic Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1. Terima permohonan untuk Pegawai Penyedia Mula


mewujud / mengubah
maklumat pembekal
melalui borang JANM06 Terima
permohonan
2. Wujudkan / kemaskini Pegawai
maklumat pembekal Penyedia/Pegawai
Perakuan II Wujud/ kemaskini
maklumat
3. Failkan borang JANM06 Pegawai Penyedia pembekal

Failkan borang
JANM06

Tamat
BORANG JANM06
(Pindaan No. 0/1 Ogos 2003)

BORANG PERMOHONAN PENGWUJUDAN/UBAH MAKLUMAT PEMBEKAL SISTEM eSPKB

Kepada : (alamat Pejabat Perakaunan / PTJ) Daripada : (nama PTJ/Pusat Kos)

No. Faks : No. Telefon :

* * No Nama Pembekal Alamat Pembekal No. No. No. eMail No. Daftar No. Daftar
Pembekal Rujukan Telefon Faks Telex Perniagaan Daftar Tamat
Kem.
Kew.

* untuk diisi oleh Pejabat Perakaunan / PTJ yang mewujudkan maklumat pembekal

TANDATANGAN : …………………………………………………..

NMA : …………………………………………………...

JAWATAN : …………………………………………………..

Sila gunakan HURUF BESAR semasa mengisi borang


MAKLUMAT
PENERIMA
INDIVIDU
PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENERIMA
BAYARAN PERSEORANGAN / INDIVIDU

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujudkan dan mengemaskini maklumat penerima bayaran
perseorangan / individu di dalam sistem eSPKB

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat penerima bayaran perseorangan / individu
dalam PTJ telah wujud dan kemaskini dalam pengakalan data sistem eSPKB.

3.0 SINGKATAN

AGO - Pejabat Perakaunan


DBA - Pentadbir Pangkalan Data (Database Administrator)
eSPKB - Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik
PAY - Pusat Tanggungjawab
EFT - Elektronik Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB


Bil Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1. Terima permohonan untuk Pegawai Penyedia Mula


mewujud / mengubah
maklumat penerima
bayaran Terima
perseorangan/individu permohonan
melalui borang JANM07

2. Wujudkan / kemaskini Pegawai


maklumat penerima Penyedia/Pegawai Wujud/ kemaskini
bayaran Perakuan II maklumat penerima
perseorangan/individu bayaraan

3. Failkan borang JANM07 Pegawai Penyedia


Failkan borang
JANM07

Tamat
SENARAI TUGAS

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR RENDAH


GRED : N11
NAMA :

- Bertanggungjawab kepada Pengetua, Penolong Kanan Satu, Penolong Kanan HEM, Penolong
kanan Koku, Ketua-ketua Bidang dan Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir N9.

Senarai Tugas :

1. Merekod surat keluar dan menyelenggara daftar stem pos.


2. Membuat pesanan pembelian stem pos apabila perlu
3. Menyediakan dan membuat baucar melalui sistem eSPKB bagi tuntutan
perjalanan dan lain-lain elaun.
4. Menyemak Tuntutan Elaun POL dan membuat baucar.
5. Merekod dan menyediakan Penyata pendapatan dan Borang EC setiap
pegawai dan kakitangan untuk Lembaga Hasil Dalam Negeri Borang E
(Lembaga Hasil Dalam Negeri) pada selewat-lewatnya bulan Mac setiap tahun.
6. Memastikan semua laporan-laporan yang diterima dari Jabatan Akauntan
Negara disimpan dan difailkan ke dalam fail yang khas.
7. Merekod setiap cek-cek tuntutan yang diterima daripada AG ke dalam buku
rekod cek.
8. Menaip sijil berhenti pelajar, surat akuan pelajar, surat pengesahan
majikan,borang tukar sekolah pelajar.
9. Memastikan keadaan komputer dan mesin taip manual dalam keadaan baik
setiap hari.
10. Menyediakan dan menaip surat-surat iringan “Cover Letter” untuk dihantar.
11. Lain-lain tugas yang diarah oleh Pengetua dan pegawai atasan dari masa ke
semasa.
PESANAN PEMBELIAN STEM

1. Memastikan supaya bekalan stem cukup.


2. Buat pesanan melalui Pembantu Tadbir melalui baucar
bayaran.
3. Beli stem mengikut beklan yang mencukupi/diperlukan.
4. Rekod stok stem dalam buku Daftar keluar.

PROSES KERJA BAGI PESANAN PEMBELIAN STEM


Seksi Undang-
Pegawai Yang
Bil Proses Kerja undang
Diluluskan
Peraturan

1. Memastikan stok stem mencukupi

Pengetua
Membuat pesanan mengikut
2.
keperluan

Ketua Pembantu
Pesanan hendaklah dibuat melalui
3. Tadbir
Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir akan menyediakan


4. baucar bayaran, L.O dan cek kepada
POS Malaysia Berhad

Daftar stok stem dalam buku Daftar


5.
surat

NORMA KERJA : PESANAN PEMBELIAN STEM

Bil Jenis Kerja Masa Jumlah Unit Yang


Boleh Dijalankan
Diambil
Dalam Seminggu

1. Membuat pesanan stem

Pembantu tadbir membuat baucar bayaran


2. 30 minit Jika diperlukan
dan membuat cek

3. Daftar surat menyurat keluar 30 minit

4. Rekod stem 30 minit

CARTA ALIRAN – PESANAN PEMBELIAN STEM

Pastikan stem mencukupi


Pesanan mengikut keperluan

Serahkan kepada Pembantu Tadbir bilangan Yang


diperlukan

Membuat baucar bayaran L.O dan cek

Beli stem di Pejabat POS

Rekod stok stem dalam buku Daftar surat keluar