Módulo Organización de Eventos

CONSEJO PROVINCIAL DE EDUCACIN
Direccin General de Nivel Superior

Instituto de Formacin Docente N 10
Subsecretara de Turismo
Ente Provincial de Termas-Neuqun
Municipalidad de Loncopu
Municipalidad de Caviahue Copahue
Municipalidad de El Huec
Tecnicatura en Gestin del Turismo

Zona Termal
Mdulo
Organizacin de Eventos
Lic. Gustavo Yamil Aleuy

0
Presentacin
El mdulo Organizacin de Eventos pertenece al rea modular Campo Profesional y precede al
rea Modular Patrimonial. El desarrollo de este mdulo implica incorporar el conjunto de
capacidades para resolver cuestiones atinentes al perfil profesional. Desde el mdulo se
pretende que los alumnos internalicen y resignifiquen conceptos, normas, mtodos y tcnicas
que le permitan actuar eficazmente en el campo ocupacional y profesional dentro de su
comunidad y rea de influencia. Los contenidos de este mdulo estn referidos al
reconocimiento y aprehensin de las herramientas que hacen a la ingeniera de la organizacin
de eventos, herramientas que permitirn al futuro profesional desempearse
deontolgicamente en diversos mbitos de intervencin, particularmente aquellos donde su
actividad requiera la programacin, planificacin, organizacin y ejecucin de acontecimientos
programados.
1. Referencia al perfil profesional
Las capacidades profesionales que se desarrollan en este mdulo estn vinculadas con:
rea de Competencia 1.- Promover el desarrollo turstico local mediante la programacin y
realizacin de eventos tursticos y recreativos, fortaleciendo la identidad de la zona y
comprometiendo al poblador local en la custodia del patrimonio natural y cultural existente, a
travs de las subreas:
a)
b)
c)
d)
e)
Programar eventos tursticos y recreativos,

Organizar eventos tursticos y recreativos,
Ejecutar eventos tursticos y recreativos,
Fortalecer la identidad cultural de la zona,
Comprometer al poblador local en la custodia del patrimonio existente.
rea de Competencia 2.- Elaborar y comercializar productos tursticos y recreativos con una
visin sustentable del turismo, considerando la calidad del producto como la principal
herramienta estratgica competitiva; proponiendo marcos normativos en virtud del producto, el
servicio y las actividades, a travs de las subreas
a) Considerar a la calidad de los productos y servicios como una herramienta de
competitividad,
b) Proponer marcos normativos en virtud de productos, servicios y actividades.
rea de Competencia 3.- Generar y gestionar micro emprendimientos tursticos y recreativos
identificando oportunidades que puedan derivar en propuestas de negocios y propiciando
formas articuladas y asociativas de proceder; proponiendo marcos normativos en virtud de la
elaboracin y gestin del emprendimiento, a travs de las subreas:
a)
b)
c)
d)
e)
Identificar oportunidades de negocios,

Generar micro emprendimientos tursticos y recreativos,
Gestionar micro emprendimientos tursticos y recreativos,
Propiciar formas articuladas y asociativas de proceder,
Proponer marcos normativos en virtud de los micro emprendimientos.
1
rea de Competencia 5. Participar en equipos multidisciplinarios que requieran del recurso

humano calificado en relevamientos, encuestas, mediciones, controles e informes tursticos,
aplicando los instrumentos y tcnicas disponibles, a travs de las subreas:
a) Participar en equipos multidisciplinarios,
b) Calificar para desempeos en relevamientos, encuestas, mediciones e informes,
c) Redactar informes textuales y estadsticos sobre relevamientos, encuestas y
mediciones.
2. Capacidades
El presente mdulo se propone como resultado el desarrollo de las capacidades que se
identifican en la primera columna del cuadro que sigue. La segunda columna identifica
evidencias que permiten inferir que se han adquirido las capacidades propuestas. Cada equipo
a cargo del desarrollo del mdulo habr de trabajar, profundizar y ampliar esta propuesta de
evidencias en funcin de las caractersticas de los alumnos y el entorno de enseanza /
aprendizaje.
Capacidades
Capacidad de programar,
planificar, organizar y ejecutar
distintos tipos de acontecimientos
programados
Evidencias
Programacin de acontecimientos programados.
Planificacin y organizacin de acontecimientos

programados.
Ejecucin de un evento
Capacidad de obtencin y
procesamiento de informacin
requerida previa a la organizacin
de eventos
Capacidad de liderazgo, de
resolucin de problemas y de toma
de decisiones
Obtencin de resultados positivos en funcin de la

expectativa creada.
Resolucin de conflictos emergentes.
Elaboracin y presentacin de trabajos cuyos
resultados finales contribuyen a:
Anticipar situaciones problemticas futuras y sus
posibles soluciones. (pre-evento)
Detectar oportunidades para un mejor desarrollo
del evento. (pre-evento)
Mejorar los actuales estndares de calidad de los
eventos. (pre y post evento)
Monitorear el nivel de satisfaccin de los asistentes
del evento.
Explorar y desarrollar la capacidad de liderazgo (en
sus variadas formas).
Actuar como Lder de Evento en distintos tipos de
actos y eventos.
Toma de decisiones para la
resolucin de
problemas ante sucesos que exigen rpida
solucin entre escasas opciones.
Actitud de mando y de trabajo en equipo que
contribuya a la unificacin de criterios para
resolucin
de
problemas
en
situaciones
2
imprevistas.
Capacidad creativa e innovadora
Capacidad de pensamiento
analtico-sinttico, de
adaptabilidad y flexibilidad
Recrear y ejecutar escenarios imaginados.
Generacin y aplicacin de acciones para la

resolucin de problemas de forma prctica y
creativa.
Presentacin de esquemas de trabajo
Planteamiento de hiptesis de trabajo
Planteamiento de opciones posibles donde se

vislumbre un mtodo de accin segn se requiera
Presentacin de resultados
3. Actividades formativas
Para desarrollar las capacidades que el mdulo plantea se prevn estrategias didcticas que
integren propuestas de enseanza y aprendizaje vinculadas a la resolucin prctica de
potenciales situaciones laborales. En este sentido se propone combinar:
Metodologa de taller para el abordaje de contenidos conceptuales y tambin para el
aprendizaje de tcnicas y procedimientos.
Implementacin de tcnicas de simulacin y juego de roles en relacin con la dinmica
grupal, situaciones de coordinacin de diversos grupos, etc.
Producciones y elaboraciones grupales.
Armado de proyectos destinados a distintos mbitos de desempeo.
Relevamiento de campo y prcticas de campo.
Programacin, planificacin, organizacin y ejecucin de un acontecimiento programado.
Los criterios a observar para la acreditacin del mdulo comprender:
Alumno Regular
Aprobacin del 100% de los Trabajos Prcticos Obligatorios, con nota

de evaluacin comprendida entre 4 (cuatro) y 6 (seis) inclusive. Los
Trabajos Prcticos podrn ser reelaborados. Esta instancia de
recuperacin contempla hasta un mximo de 2 (dos) entregas para
su aprobacin.
100% de asistencia a los espacios obligatorios de Tutora, y
realizacin de la totalidad de las Actividades de Tutora.
Aprobacin de un Examen Parcial, con
nota de evaluacin
comprendida entre 4 (cuatro) y 6 (seis) inclusive.
Aprobacin de una Actividad Prctica Real, con nota de evaluacin
comprendida entre 4 (cuatro) y 6 (seis) inclusive.
El alumno podr acceder a la Acreditacin Final del Mdulo mediante
la aprobacin de un Examen Final (Escrito u Oral), con nota de
evaluacin comprendida entre 4(cuatro) y 10 (diez).
Aprobacin del 100% de los Trabajos Prcticos Obligatorios, con nota

de evaluacin comprendida entre 7 (siete) y 10 (diez). Los Trabajos
Prcticos podrn ser reelaborados. Esta instancia de recuperacin
contempla hasta un mximo de 2 (dos) entregas para su aprobacin.
100% de asistencia a los espacios obligatorios de Tutora, y

realizacin de la totalidad de las Actividades de Tutora.
Aprobacin de un Examen Parcial, con

nota de evaluacin
comprendida entre 7 (siete) y 10 (diez).
Aprobacin de una Actividad Prctica Real, con nota de evaluacin

comprendida entre 7 (siete) y 10 (diez).
El alumno que haya cumplimentado con la totalidad de los requisitos y
con una nota de evaluacin comprendida entre 7 (siete) y 10 (diez)
accede a la Promocin Final del Mdulo, quedando exento de rendir
un examen final.
Prdida del Cursado: los alumnos que durante el cursado perdieran la
posibilidad de acreditar el Cursado del Mdulo, podrn aspirar a la
Acreditacin Final del Mdulo cumplimentando los siguientes requisitos:
Presentacin del 100% de los Trabajos Prcticos Obligatorios, los

cuales debern ser aprobados con nota de evaluacin comprendida
entre 4 (cuatro) y 10 (diez).
Aprobacin de un Examen Escrito y Oral con nota de evaluacin

comprendida entre 4 (cuatro) y 10 (diez).
Los alumnos que no hayan cursado el mdulo Organizacin de Eventos,
podrn aspirar a la Acreditacin Final del Mdulo cumplimentando los
siguientes requisitos:
Presentacin del 100% de los Trabajos Prcticos Obligatorios, los

cuales debern ser aprobados con nota de evaluacin comprendida
entre 4 (cuatro) y 10 (diez).
Presentacin de un Proyecto para la Organizacin de un Evento real o

ficticio, el cual deber ser aprobado con nota de evaluacin
Aprobacin de un Examen Escrito y Oral con nota de evaluacin

Alumno Promocional
Alumno Libre
4. Contenidos
Esta descripcin presenta aquellos contenidos correspondientes a las Unidades de Contenido
Nro. 1, 2 y 3 que se desarrollarn en el transcurso de las actividades formativas. La misma
indica la secuencia u orden en que sern desarrolladas las unidades:
Unidad 1
Acontecimientos Programados como Unidad de Negocios.

Acontecimientos Programados: concepto y definicin.
Momentos en la organizacin de Acontecimientos Programados.
Programacin, Planificacin y Organizacin de Acontecimientos Programados.
Trabajo Prctico Obligatorio N 1 Acontecimientos Programados
Actividades de Tutora
Unidad 2
Comits de Trabajo: funciones y tareas.

Liderazgo: tipos de liderazgo, trabajo en equipo, tendencias.
Seleccin de Recursos Humanos
Unidad 3
Soporte fsico
Capacidades, usos y equipamiento del soporte fsico.
Relevamiento del Soporte Fsico para acontecimientos programados.
Ficha Tcnica de Relevamiento de Locales.
5. Entorno de aprendizaje
El mbito en el que debe desarrollarse el proceso de enseanza / aprendizaje de este mdulo
tendr en cuenta las caractersticas de los contenidos que se desenvolvern y de las
actividades formativas necesarias para desarrollar las capacidades. Por lo tanto deber
contarse con espacios amplios tales como S.U.M., gimnasios o playones dotados con algunos
equipamientos e instalaciones para la experimentacin de distintas tcnicas propias de esta
disciplina.
El equipamiento requerido es el habitual para este tipo de actividad de capacitacin, un aula
cmoda para la cantidad de alumnos inscriptos, con disponibilidad del mobiliario necesario,
con calefaccin eficiente, con acstica de regular a buena, con buena iluminacin natural y
artificial. El equipamiento de apoyo sugerido es: equipo de sonido con micrfono si fuera
posible inalmbrico-, retro-proyector con pantalla y de ser posible can para proyeccin
de clases.
Para poder implementar observaciones y trabajos de campo debern establecerse convenios
con instituciones sociales, deportivas, culturales, educativas, organismos gubernamentales y
no gubernamentales y empresas de la comunidad a las que el grupo de aprendizaje pertenece.
6. Requisitos
El requisito para cursar, como alumno regular, el Mdulo Organizacin de Eventos, es

tener Aprobado el cursado del Mdulo Protocolo & Ceremonial.
Para acceder al Examen Final del Mdulo Organizacin de Eventos, los alumnos debern
contar con la Aprobacin Final del Mdulo Protocolo & Ceremonial.
Los alumnos que cuenten con la Aprobacin Final del Mdulo Protocolo & Ceremonial al
inicio del Mdulo Organizacin de Eventos podrn aspirar a la Promocin del mismo.
7. Carga horaria
La duracin estimada de referencia del mdulo es de 74 (setenta y cuatro) horas reloj.
8. Bibliografa
BLANCO VILLALTA, Jorge: Ceremonial. Lugar Editorial. Buenos Aires. 1992.

BLANCO VILLALTA, Jorge: Ceremonial a nivel de relaciones pblicas. Lugar Editorial.
Buenos Aires. 1989.
SOLANA, Ricardo: La estructura organizacional.
PETERS, T y WATERMAN, R: En busca de la excelencia. Grupo Editorial Norma. Buenos
Aires.
SALLENAVE, Jean Paul: La accin empresarial
Alvear Palace Hotel: Manual de Procedimiento Departamento de Banquetes &
Convenciones.
Revista Noticias: Artculo Detrs de la escena Seccin Economa pg. 48, 49 y 50.
Enero 2005. Buenos Aires.
Asoc. Espaola de Ceremonialistas: Manual de Protocolo: los congresos. Madrid.
2002.
ROTARY CLUB INTERNATIONAL: Gua para Seminarios de Rotary para Lderes Jvenes
- RYLA. Rotary International N 694-SP. 2004.
RODRIGUEZ GONZALES, Roberto: Seleccin de Recursos Humanos: Experiencia en
una organizacin. Universidad Central Marta Abreu de Las Villas, Cuba. Ministerio de la
Industria Bsica. Cuba.

Tecnicatura Superior en Gestin del Turismo

Zona Termal
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Mdulo
Organizacin de
Eventos
Ficha de Ctedra
Unidad 1
7
Lic. Gustavo Yamil ALEUY

Acontecimientos
Programados
como
Negocios
Unidad
de
Las 1.000 invitaciones ya salieron. El catering, la luz, el sonido y la orquesta ya

estn contratados pero todava falta la peor parte. Confirmar la asistencia de cada
uno de los invitados, recibirlos en Ezeiza y controlar los ltimos detalles para que
todo salga como estaba previsto. As se preparan en la filial local de una
multinacional para agasajar con una comida de bienvenida a sus colegas
extranjeros que esta vez eligieron a la ciudad de Buenos Aires como sede de su
reunin anual.
Hace algunos aos, un evento as era casi una excepcin. Hoy, la mayor
infraestructura en hotelera y los avances tecnolgicos, que facilitan la tarea, se
suman a empresas que, desde detrs del escenario, brindan un servicio integral.
Segn la Asociacin de Organizadores de Congresos, Ferias, Exposiciones y Afines
de la Repblica Argentina, la actividad de congresos movi en el 2004 unos 430
millones de pesos. Esta cifra contempla los gastos de alojamiento, movilidad,
alimentacin, compras, recreacin y transporte dentro del pas.
No en vano, surgen cada vez
acontecimientos programados.
ms
firmas
que
se
dedican
organizar
En la actualidad se presentan dos modalidades o formas de organizar

acontecimientos programados como por ejemplo un megaevento: llave en mano,
donde la empresa se ocupa de la organizacin integral, o el servicio parcial en
que el cliente se hace cargo de algunos aspectos.
En Argentina la empresa Lisandro de la Torre & Asociados cuenta con la mayor
trayectoria en organizacin de acontecimientos programados bajo la modalidad
llave en mano, alcanzando una facturacin anual que asciende a los 3 millones de
dlares. En una entrevista realizada por la revista noticias el empresario cuenta que
no hacen servicios parciales porque consideramos que al no haber unidad de
mando, existen zonas grises que hacen que, involuntariamente, puedan haber
conflictos que lesionen la imagen de marca del cliente.
Pero la organizacin de acontecimientos programados en nuestro pas tuvo su
origen en los grandes hoteles de Buenos Aires, y an hoy en da varios de lo
principales acontecimientos programados tienen sita all.
Alvear Palace Hotel, el hotel ms lujoso y aristocrtico de la Argentina cuenta con el
saln de eventos ms grande de Argentina, el ROOF GARDEN, con una superficie
cubierta de 1600 metros cuadrados libre de columnas, pudiendo albergar y ofrecer
diversos tipos de servicios hasta un total de 2000 personas. Hoteles recientemente
inaugurados como el Hilton, FAENA, Sheraton Pilar, entre otros, han destinado una
importante suma de dinero para desarrollar la infraestructura y equipamiento
necesario para el desarrollo de todo tipo de acontecimiento programado.
En el caso particular de la hotelera, de este tipo de hotelera, la organizacin de
acontecimientos programados ha podido independizarse del tradicional
Departamento de Eventos Sociales que inclua solo la organizacin de casamientos,
8
fiestas de 15 aos, etc., para convertirse en una Unidad de Negocios y Servicios en

s misma, y cuyos aportes llegan a alcanzar hasta un 30% o 40% del total de
ingresos del establecimiento, particularmente en aquellas pocas correspondientes
a la baja temporada.
Pero la organizacin de acontecimientos programados no solo debe ser observada
como una unidad de negocios para empresas hoteleras y empresas destinadas a la
organizacin de los mismos.
En la actualidad se hace cada vez ms presente la idea de generar destinos
preparados para recibir todo tipo de acontecimiento programado.
No hay que olvidar que como el turismo, la organizacin de acontecimientos
programados es una de las actividades que mayor efecto multiplicador puede tener
en la economa local de una comunidad. Transporte, alojamiento, alimentacin,
compras, recreacin, excursiones, son solo algunos de los servicios consumidos por
los asistentes a congresos, ferias, etc.
En muchos casos, el acontecimiento programado es la primera y tal vez la nica
oportunidad en que un asistente visite un determinado destino, y es esa una razn
importante para mostrar y ofrecer lo mejor del destino y por qu no, de venderlo.
Cualquier localidad puede ser sede de un acontecimiento programado? NO.
Es posible que cualquier comunidad pueda desarrollar una gran cantidad de
eventos anuales, pero ello no significa que esa comunidad est en condiciones de
ser anfitriona de grandes acontecimientos, entendindose por grandes
acontecimientos no solo los que congregan un gran nmero de participantes, sino
tambin aquellos que por su trascendencia pueden llegar a proyectar un lugar a
nivel nacional, regional e internacional.
La escasez o falta de servicios, bajos estndares de calidad, altos costos, falta de
capacitacin son algunas de las variables que contribuyen a decidir si un lugar es
adecuado o no para recibir un determinado acontecimiento programado.
Sin embargo no se debe olvidar que existe una variable que posee gran peso, y es
la calidad y calidez humana que los organizadores y la comunidad anfitriona tiene
para ofrecer a sus huspedes.
Hace falta mucho dinero para organizar un acontecimiento programado? S
Sin embargo es importante tener presente que tipo de acontecimientos
programados resultan de nuestro inters y en funcin de ello relevar que servicios,
equipamiento y tecnologa son requeridos para el desarrollo del suceso.
En el caso particular de comunidades pequeas y que recin comienzan a transitar
el camino de los acontecimientos programados, la accin conjunta y cooperativa de
diversas reas como gobierno, empresas privadas y la comunidad parece ser una
alternativa interesante y efectiva para alcanzar el objetivo.
Slo los centros tursticos pueden ser receptores de acontecimientos
programados? NO
Si bien la gran mayora de los acontecimientos programados se desarrollan en
grandes centros tursticos, en el caso particular de nuestro pas las ciudades de San
Carlos de Bariloche, San Martn de los Andes, Puerto Iguaz, Mendoza, Mar del
Plata, Crdoba, El Calafate, Rosario y Salta son las que cuentan con mayor afluencia
de congresos, ferias, etc.; existen una gran nmero de acontecimientos
9
programados que escala media y pequea que se desarrollan en ciudades donde el

turismo no es una de las principales industrias.
Si bien es cierto que un centro turstico de importancia colabora el desarrollo de un
acontecimiento programado, particularmente en la captacin de pblico, no hay
que olvidar que el asistente se traslada motivado PRINCIPALMENTE
por el
Acontecimiento Programado en S mismo.
Supongamos que para fin ao de desarrolla un Congreso Internacional de
Cardiologa en la localidad de Zapala, y al evento asistir por primera vez, y en
calidad de disertante, la persona ms importante de la medicina cardiolgica del
mundo, seguramente aquellos profesionales de la medicina cardiolgica argentina,
no medirn si Zapala es o no un centro turstico, ya que la motivacin principal
radica en la presencia del mejor mdico cardilogo del mundo. Cierto es tambin
que este caso hipottico no contempla variables propias de una correcta
organizacin.
Pero el hecho particular de la motivacin, tan tratado en turismo, en el caso de los
acontecimientos programados prima las caractersticas generales del evento, su
trascendencia, sus aportes a los asistentes, su reputacin, su estatus, entre otras,
quedando en un segundo plano las caractersticas ambientales del lugar donde se
desarrolla el acontecimiento programado.
Finalmente, la organizacin de acontecimientos programados se presenta como una
interesante oportunidad, en tanto unidad de negocios, que contribuye fuertemente
en las economas locales. La cantidad de servicios bsicos requeridos y a contratar,
contratacin de recurso humano, consumo de servicios adicionales, etc. son solo
algunas de las ventajas que ofrece esta modalidad de servicio.
Los centros tradicionales que concentran la mayor parte de los acontecimientos
programados de nuestro pas se enfrentan a un fuerte desafo reconvertir su
imagen debido a lo trillado que ya resulta para los asistentes a eventos.
Al mismo tiempo se produce un nuevo fenmeno entre organizadores e
instituciones la bsqueda de nuevos destinos capaces de recibir diversos tipos de
acontecimientos programados y satisfacer las necesidades y expectativas de sus
asistentes. Este fenmeno de bsqueda se presenta como una oportunidad para
aquellas comunidades que decidan enfocar seriamente sus esfuerzos hacia la
organizacin de acontecimientos programados como una nueva actividad
econmica que contribuya a la diversificacin de la economa local.
10
Acontecimientos Programados: Concepto y Definicin
Resulta comn y en algunos casos cotidiano, escuchar acerca de la realizacin de

algn tipo de evento, sobre todo en ambientes relacionados al gobierno, a
instituciones intermedias, fundaciones, ONGs, etc.
En la actividad turstica el desarrollo de eventos se presenta como una actividad
peridica como forma para estimular el desarrollo de negocios, fomentar alianzas
comerciales, promover destinos tursticos, etc.
Pero el desarrollo de un evento, o dicho en otras palabras, lo que una persona ve
cuando asiste a un evento es tan solo la punta de un gran tmpano de hielo que
se sustenta en una enorme masa congelada y que ha llevado largas horas de
trabajo y sobre todo de organizacin para lucir durante un breve perodo de tiempo.
Pero antes de adentrarnos especficamente al proceso organizativo de un evento,
resulta importante incorporar algunas definiciones relativas a este tema.
Si bien socialmente hablamos de organizacin de eventos, quienes se
desempean profesionalmente a esta actividad han dejado en desuso este
trmino,
siendo
reemplazado
por
Organizacin
de
Acontecimientos
Programados.
Si bien esta nueva denominacin puede ser observada como un mero juego o
cambio de palabras, resulta importante analizar los mismos para comprender a qu
hace referencia cada uno.
Evento: esta palabra hace alusin a un suceso o hecho que se da de manera

inesperada, una contingencia o problemtica que no ha sido posible prever y
para cuya resolucin operativa no se dispone del tiempo adecuado que permita
evaluar la mejor decisin, sino la que mejor se ajusta en funcin del tiempo y
recursos disponibles.
Bajo este concepto, no es posible ni tan siquiera imaginar en un tiempo inmediato,

la organizacin y ejecucin de algn tipo de acto, conmemoracin o celebracin,
ms an si ste presenta caractersticas particulares como por ejemplo convocar a
un gran nmero de asistentes.
Acontecimiento Programado: esta asociacin de palabras en cambio

presenta grandes diferencias respecto del trmino anterior. La asociacin de la
palabra Acontecimiento a la palabra Programado, nos proporciona la idea de un
suceso planificado y organizado en el tiempo y en el espacio, y con un alto
grado de previsibilidad y certidumbre.
En funcin de lo anterior y comprendiendo la naturaleza del nuevo trmino, vamos

a decir que:
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Llamaremos Acontecimiento Programado a todo

aquel suceso Programado, Planificado, Organizado y
Ejecutado en un tiempo finito determinado, en un
espacio territorial especfico y cuya ocurrencia resulta
motivante en s mismo para quienes participan del
mismo.
Resulta de inters observar en este momento,
Programado puede ser de tipo nico o Peridico.
que
un
Acontecimiento
nico: llamaremos Acontecimiento Programado nico cuando la ocurrencia del

suceso se dar por una nica vez, como por ejemplo los festejos por el
centenario de una comunidad, la inauguracin de un hotel, etc.
Peridico: llamaremos Acontecimiento Programado Peridico cuando la

ocurrencia del suceso transcurre repetitivamente en el tiempo, como por
ejemplo la realizacin de una fiesta popular, el lanzamiento de una temporada
turstica, festejos religiosos, cambio de autoridades, etc.
Momentos en
Programados
la
organizacin
de
Acontecimientos
La organizacin de un acontecimiento programado puede ser dividida en tres

grandes momentos:
Pre-suceso
Suceso
Post-suceso
Tambin comnmente
denominados
Pre-evento
Evento
Post-evento
Pre-suceso: corresponde a las tareas y acciones desarrolladas con anterioridad

al suceso. La programacin, planificacin y organizacin forman parte de este
momento.
Suceso: es el acontecimiento programado en accin
Post-suceso: es el momento posterior al suceso, donde se realizan los distintos

cierres en funcin de una planificacin dada. Forman parte de este momento los
balances de gestin, anlisis econmico-financiero, cierre de certificaciones,
cierre del acta del suceso, devoluciones y otras.
PrePresuceso
suceso
Suceso
Suceso
PostPostsuceso
suceso
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Programacin
Planificacin
Organizacin
Accin
Balance de gestin
Anlisis econmicofinanciero
Cierre del Acta
Otros
A continuacin se presentan las acciones y tareas comprendidas en cada momento

de un acontecimiento programado
Programacin de un suceso
Corresponde a la etapa inicial o momento cero de un suceso, donde se procede a
definir y responder a la pregunta cundo es el mejor momento para su realizacin?
en funcin de su temtica y pblico objetivo. La programacin de un suceso
comprende entonces la evaluacin de en qu tiempo y/o poca del ao resulta
conveniente desarrollar el mismo, teniendo en cuenta varios factores como por
ejemplo:
Actividad motivante: es la esencia que cualquier suceso, es la razn por la

cual un determinado pblico decide asistir a ese suceso y no a otro.
Climatologa requerida: en funcin de la actividad motivante, programar cul

es la poca del ao que nos proporciona las condiciones climticas adecuadas y
necesarias para desarrollar el suceso. Por ejemplo si pensamos desarrollar la
Fiesta Provincial de la Nieve en Caviahue no existe otra posibilidad que
realizarla en los meses correspondientes al invierno.
Trascendencia del suceso: esto implica reconocer la importancia que el

suceso tiene para sus participantes en relacin a otros sucesos de similares
caractersticas. Por ejemplo si queremos desarrollar la Fiesta Nacional del
Folclore queremos contar con la presencia cantantes famosos, deberemos tener
en cuenta que ya existen dos fiestas nacionales de trascendencia internacional
como Cosqun y Jess Mara, por lo tanto nuestro suceso se encuentra en
desventaja respecto de ellos si la realizacin del mismo fue pensada para la
misma fecha u otra muy prxima.
Asistencia de participantes: resulta de suma importancia al momento de

programar un suceso, evaluar la factibilidad que los asistentes tienen para
asistir al suceso en relacin a sus ocupaciones laborales habituales. Un suceso
sin asistentes es un total fracaso, pero en muchos casos esto se debe a que no
se ha tenido en cuenta el calendario laboral del potencial pblico asistente. Es
por ello que resulta comn la programacin de acontecimientos programados
durante fines de semana largo. Otro aspecto a considerar es la poca del mes
en que realizar el suceso, ya que por ejemplo la fecha de cobro es un
indicador de suma importancia acerca de la posible asistencia de pblico.
Accesibilidad: asociado a la climatologa, resulta de suma importancia evaluar

cual es el grado de accesibilidad al sitio durante la fecha estimada para el
13
desarrollo del suceso. La accesibilidad juega un factor trascendental para un

acontecimiento programado e incluye no solo los medios de transporte por los
cuales sera posible llegar sino tambin evaluar por ejemplo tipo de caminos,
transitabilidad en ciertas pocas del ao, tipo de vehculos que pueden
transitar, operatividad de aeropuertos, etc.
Soporte fsico disponible: todo tipo de acontecimiento programado se

desarrolla en uno o varios soportes fsicos, sean cubiertos o al aire libre. El
relevamiento de los soportes fsicos disponibles es una de las variables
principales a tener en cuenta ya que de algn modo nos permite cuantificar el
nmero de personas que podran asistir el suceso. Este relevamiento no solo
corresponde a los espacios destinados exclusivamente al desarrollo del suceso,
sino tambin a la capacidad que la comunidad anfitriona tiene para atender y
recibir a los asistentes como por ejemplo el nmero de plazas hoteleras y
capacidad de cubiertos en restaurantes.
Soporte fsico especfico o especial requerido: en algunas ocasiones el

tipo de acontecimiento programado requiere de uno o varios soportes fsicos
especficos o especiales, como por ejemplo en la Fiesta de la doma de Jess
Mara, donde el nmero de predios para la estancia de caballos es importante y
significativo. En muchos casos no se cuenta con el tipo de soporte fsico
especfico o especial, lo cual plantea otra problemtica como por ejemplo la
existencia de un predio para su construccin y por supuesto el costo del mismo.
Soporte tecnolgico: en la actualidad no es posible pensar en el desarrollo de

un acontecimiento programado, por mas pequeo que se trate, sin tener que
recurrir al uso de algn tipo de tecnologa como por ejemplo PCs, internet,
impresoras, telefona, fax, proyectores de diapositivas, can, retroproyector,
etc. Es por ello que es de suma importancia la realizacin de un relevamiento
acerca de la disponibilidad en el lugar y/o la posibilidad de importar estos
elementos para el suceso.
Recurso humano: para el desarrollo de cualquier tipo de suceso se requiere

de recurso humano. En funcin del tipo de suceso es posible establecer a priori
con qu tipo y cantidad de personal ser necesario contar, y lo ms importante
an es si ese personal existe en el lugar. En caso de no existir se plantean dos
situaciones: capacitar gente o traer gente de otros lugares, situaciones ambas
que s o s requerirn de erogaciones de dinero.
Fuentes de financiamiento: no es posible realizar ningn tipo de

acontecimiento programado si no se cuenta con una o varias fuentes de dinero.
Es por ello que resulta indispensable relevar exhaustivamente cul o cules
sern las fuentes de ingresos para el desarrollo del suceso. En este sentido
resulta importante considerar que an existiendo la posibilidad de recaudar
dinero una vez iniciado el acontecimiento programado, existe una lista
impresionante de gastos pre-suceso para lo cual ser necesario contar con
dinero suficiente para afrontar los mismos. En la actualidad no existe
acontecimiento programado que no cuente con el apoyo econmico de
sponsors, por lo tanto evaluar quines, cuntos y cunto podran llegar a
aportar estos sponsors es de extrema importancia.
En sntesis, estos son solo algunas de las variables que deben ser tenidas en
consideracin para la programacin de un acontecimiento programado. Si bien es
14
posible incluir otras variables a este listado, las presentadas resultan

indispensables para la programacin de cualquier tipo de acontecimiento.
Planificacin de un suceso
Una vez realizada y finalizada la programacin o momento cero del suceso,

comienza la etapa de planificacin del acontecimiento programado. Esta etapa se
caracteriza por la formalizacin de espacios de trabajo, distribucin de tareas y
responsabilidades.
No es posible llegar a un desarrollo exitoso de un acontecimiento programado si no
se ha desarrollado lo que se denomina la ingeniera del suceso, la que se compone
de un organigrama de trabajo conformado por comits de trabajo. De acuerdo al
tipo de acontecimiento programado, a la envergadura del mismo, a las
caractersticas especiales y las dificultades que puede presentar el mismo, se
desarrolla una estructura organizacional, donde cada elemento, en este caso
comit, desarrolla tareas propias acorde a su funcin y a su vez desarrolla
actividades en constante vinculacin con otros comit de trabajo.
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No existe un comit ms importante que otro ya que la sumatoria del trabajo

realizado por cada uno contribuye a formar un todo el acontecimiento
programado.
Esta etapa se encuentra caracterizada principalmente por un abordaje profundo de
cada aspecto que hace al suceso, es decir que parto de lo general (el suceso) a lo
particular y viceversa. Son elementos distintivos de este momento:
Conformacin de comits de trabajo

Designacin de los responsables de cada comit
Planteamiento de objetivos y actividades a desarrollar por cada comit
Distribucin de recurso humano afectado a cada comit
Elaboracin de cronograma de actividades
Toma de decisiones y ejecucin de acciones
Monitoreo y Retroalimentacin del proceso
Es importante sealar que sta es la etapa o momento donde de algn modo de

define el destino exitoso o no del acontecimiento programado. Una planificacin
deficiente y la toma de decisiones incorrectas, el trabajo deficiente y la displicencia,
la no de comprensin de lo que el suceso representa para sus organizadores y sus
participantes y el hacer propio algo que no nos pertenece, son el general los
aspectos mas frecuentes en acontecimientos programados no exitosos.
Ms adelante trataremos los comit de trabajo bsicos, en qu consiste cada uno,
cules son sus funciones y como se articulan entre s.
Organizacin de un suceso
Hablamos de organizacin de un suceso, al momento comprendido entre la

planificacin y ejecucin del acontecimiento programado. ste es sin dudas el
momento ms crtico previo al desarrollo del suceso. Es el momento donde caen
todas las fichas y la realidad se hace presente con todo lo finalmente alcanzado y
todo lo que no fue ni ser posible desarrollar. La organizacin de un suceso consiste
en la articulacin de lo programado y planificado, y el momento previo a la apertura
del acontecimiento programado. Esta etapa comprende:
El acopio de todo el material que ser entregado a los asistentes

El ordenamiento de todo el material concerniente a los organizadores
El encuentro, traslado, armado e instalacin del soporte tecnolgico
El reclutamiento y entrenamiento final in situ del recurso humano
Armado de escenario
Instalacin de equipos de audio y sonido
Confirmacin de autoridades e invitados
Confirmacin de servicios adicionales
Otros
El momento de organizacin es un tiempo destinado a ejecucin final de acciones

previo al suceso, y sin lugar a dudas es el momento y el espacio donde mayor debe
fluir la creatividad para la resolucin de problemas o imprevistos.
16
En este momento se pone a prueba la capacidad de liderazgo de los coordinadores,

jefes de comit, etc., as como tambin se pone a al luz la capacidad o no de
trabajo en equipo.
Existe una lista interminable de cosas que este momento puede contener, sin
embargo hay que tener en cuenta que ste no es el momento adecuado para
intentar reemplazar la falta de planificacin con acciones poco elaboradas. Pero s
es el momento para que frente a una situacin poco oficiosa, podamos evaluar
creativamente diversos planes de accin, susceptibles de solucionar, o en el peor
de los casos, minimizar una situacin problemtica.
Suceso
Este es el momento donde todo el trabajo, o la falta de l se ponen en exhibicin

ante los asistentes. Sin lugar a dudas el SUCESO es la ACCIN. Si bien explicar lo
que ocurre en este momento puede resultar acotado, ya que se podra inferir que
durante el suceso no podr programarse, planificarse y organizarse ningn tipo de
accin nueva, es necesario tener en consideracin que durante el suceso los
organizadores estn sumergidos en sus funciones. Un acontecimiento programado
solo podr llegar a un final exitoso si cada una de las partes logra alcanzar las
metas planteadas, ya que el suceso es la sumatoria de elementos que componen
un todo. Adems de aspirar a completar la totalidad de las metas planteada en
cada comit, el momento del suceso nos pone en alerta ante cualquier situacin
imprevista que seguramente ha de requerir de nuestra mayor capacidad creativa y
de trabajo.
Post-suceso
Este es uno de los momentos mas esperados por todo organizador luego de tantos
meses de trabajo, y sobre todo luego de haber transitado el camino de la accin del
acontecimiento programado. Si bien despus de tantos meses de trabajo el suceso
pareciera haber durado un instante (o una eternidad), quedando por qu no una
sensacin de vaci, el post-suceso es el momento de conclusiones, evaluaciones,
auto evaluaciones, y por sobre todas las cosas los cierres concernientes a aspectos
tales como:
Balance econmico-financiero
Cierre de Actas del Suceso
Pagos
Cobros
Devoluciones
Entregas de certificaciones del personal
Inventario (de bienes sobrantes o faltantes)
Elaboracin de informes parciales
Elaboracin de Informe Final
Conferencia de Prensa acerca de los resultados.
Existe una gran cantidad de acciones a desarrollar durante este momento, el postsuceso, sin embargo el nmero y la complejidad de acciones a desarrollar tendr
17
estrecha relacin con la envergadura del suceso, el o los patrocinantes, relevancia y

difusin del evento, entre otras.
Tipos de acontecimientos programados
Actos Oficiales, Pblicos o Privados, as como Congresos, Jornadas, Seminarios,

Simposios, Vernissages, Desayunos de Trabajo, etc., requieren de una ingeniera
organizativa para su desarrollo.
En esta seccin se van a presentar algunas tipologas de acontecimientos
programados que resultan ms comunes de observar y desarrollar en cualquier
comunidad y particularmente en distintos mbitos laborales, sobre todo aquellos
relacionados con el turismo.
Congresos
Este tipo de Acontecimientos Programados es uno de los que ms trabajo, esfuerzo

y recursos econmicos y humanos requiere.
Tienen como fin sacar conclusiones y mostrar resultados (avances cientficos). Se
trata de un acto complejo ya que la sumatoria de diversos actos componen el todo
(talleres, conferencias, cenas de gala, etc.) .
Su duracin es extensiva y generalmente supera las 72 hs.
Generalmente estn dirigidos al pblico en general.
Jornadas
Es de menor complejidad que un congreso en su organizacin.

Tienen por objeto tratar un tema especfico y sacar conclusiones.
Generalmente esta a cargo de un solo disertante.
Es un acto complejo ya que se desarrollan distintas actividades como talleres,
debates, ponencias, etc.
Su duracin es acotada (24 a 48 hs.).
Seminarios
Presenta inferior complejidad que las Jornadas en su organizacin.

Tienen por objeto tratar un tema especfico y sacar conclusiones.
Esta a cargo de uno a tres disertantes.
Es un acto complejo ya que se desarrollan distintas actividades como talleres y
debates.
Su duracin es acotada (24 hs.).
18
Simposios
Presenta similar complejidad que las Jornadas en su organizacin.

Tienen por objeto tratar un tema especfico.
Esta a cargo de varios disertantes.
Es un acto complejo ya que se pueden desarrollar distintas actividades como
talleres, presentaciones de trabajos.
Estn dirigidos exclusivamente a personas de una misma actividad profesional.
Desayunos de Trabajo
Presenta bajo nivel de complejidad en su organizacin

Tiene por objeto dar inicio a reuniones de negocios, as como tambin dar inicio a
una visita oficial o a algn tipo de acto oficial.
Se encuentra siempre a cargo del anfitrin o patrocinante, pero convergen varios
disertantes ya que todas las personas sentadas a la mesa incurren en charlas,
presentaciones, presentacin de informes, firmas de acuerdos, etc.
talleres, presentaciones de trabajos, etc..
Estn dirigidos a personas relacionadas laboral y comercialmente (acto privado).
Vernisagge
Vernisagge es un tipo especial de acto, el cual puede corresponder tanto a la

esfera de Acto Pblico como de Acto Privado, dependiendo fundamentalmente de
quin auspicia y/o patrocina el mismo.
Presenta bajo nivel de complejidad, aunque requiere se cierto equipamiento que
permita un correcto desarrollo del mismo, como iluminacin, soporte para las obras,
soporte fsico con sectores pblicos y privados, entre otros.
Tiene por objeto la presentacin de obras pictricas, presentacin de libros,
muestras escultricas, muestras fotogrficas y todo tipo de expresin artstica
realizada por un autor.
Este tipo de acto generalmente es auspiciado por galeras de arte, museos y en
algunos casos, sobre todo en el interior del pas, por la Direccin de Cultura local.
Esta organizado para un autor (y no ms de tres simultneamente), y la invitacin
es extendida a un nmero limitado de personas (amigos, prensa, clientes, crticos,
etc.).
Forma parte de un Vernisagge la realizacin de un cocktail que debe incluir variedad
de vinos y servicio gastronmico. Este ltimo siempre debe ser planificado para ser
servido y consumido de pie.
Cenas de Gala
Presenta bajo a medio nivel de complejidad en su organizacin

Tiene por objeto conmemorar, celebrar, agasajar, estimular la camaradera, etc.
Se encuentra siempre a cargo del anfitrin, patrocinante o dueo de casa
presentacin de nmeros artsticos, baile, y demostraciones gastronmicas.
Estn dirigidos a personas con un cierto grado de relacin (acto privado).
Fiestas Populares
19
Puede presentar de bajo a alto nivel de complejidad en su organizacin

Tiene por objeto conmemorar, celebrar, estimular la camaradera, mostrar, etc.
Se encuentra siempre a cargo del anfitrin, patrocinante o dueo de casa
presentacin de nmeros artsticos, baile, demostraciones gastronmicas,
presentaciones comerciales, destrezas, etc.
Estn dirigidos al pblico en general.

Tecnicatura Superior en Gestin del Turismo - Zona Termal

Mdulo: Organizacin de Eventos
Trabajo Prctico Obligatorio N 1

Acontecimientos Programados
Fecha de entrega: 15 al 18 de agosto de 2005.
Tipo de prctico: Grupal (mximo 5 integrantes por grupo)
Objetivos
Que el alumno identifique, reconozca y proponga acontecimientos programados de su
comunidad que contribuyan a la identidad local y formen parte de su patrimonio cultural.
Actividades
1) Identifica cules son los acontecimientos programados que se desarrollan actualmente
en tu comunidad y rea de influencia. Realiza una ficha tcnica de relevamiento de cada
uno de ellos.
2) Investiga acerca de acontecimientos programados de tu comunidad y rea de influencia,
que hayan ido desapareciendo a travs del tiempo y forman parte del patrimonio cultural
de misma. Realiza una ficha tcnica de relevamiento de cada uno de ellos.
3) Propone el desarrollo de al menos un nuevo acontecimiento programado para tu
comunidad, que contribuya a la construccin de la identidad local. Realiza una ficha
tcnica sobre el mismo.
Ficha tcnica
Nombre
denominacin:
Localidad:
Tipo:
Fecha habitual:
Duracin:
Fiesta Nacional del Cordero

Puerto Madryn - Chubut
Peridico - Complejo
Enero
7 das
20
Dirigida a:
Lugar:
Actividades:
Trabajador rural y pblico en general

Barracas Pujol Campo de Doma Gimnasio Municipal
Doma, presentacin de productos y servicios, gastronoma
temtica, presentacin y venta de maquinarias, nmeros
artsticos, presentacin compra venta de ganado, desfile de
carrozas, eleccin de la reina
Actividades diurnas y nocturnas. Barracas Pujol y Campo de
Doma entrada gratis. Gimnasio Municipal entrada con costo.
La realizacin anterior convoc a ms de 100.000 personas y
100 stands. Participaron empresas locales, regionales,
nacionales e internacionales.
Otros:
Comentarios:


Actividad de Tutora N 1
Protocolo & Ceremonial
Tipo de actividad: Individual
Fecha de entrega: 15 al 18 de agosto de 2005
Objetivo
Que el alumno internalice a travs de la lectura y la prctica de casos, los aspectos ms
significativos del Protocolo & Ceremonial abordadas en el mdulo correlativo anterior.
Actividades
A partir de la lectura de la ficha de ctedra Introduccin a Protocolo & Ceremonial:
1.
2.
3.
4.
Elabora una definicin acerca de qu es Protocolo y Ceremonial.

Realiza un cuadro sintetizando en qu consiste el Protocolo Estructural, de Gestin y de
Atencin o Asesoramiento Personal.
Realiza un cuadro sinttico donde expliques en qu consisten las Leyes de la Derecha y
de Alternancia.
A partir de los pases dados, ordnalos alfabticamente utilizando las leyes de la
Derecha y de Alternancia. No olvides ubicar la bandera neuquina segn corresponda y
justifica brevemente el por qu la localizaste en esa posicin.
Argentina
Francia
Portugal
Chile
Espaa
Neuqun
Bolivia
Ecuador
Inglaterra
Colombia
Panam
Argentina
Neuqun
Mxico
21
Neuqun
Brasil
Per
Argentina
Chile
Canad
Colombia
Francia
Espaa
Dinamarc
a
Alemania
Holanda
Portugal
Grecia
Chile
Israel
Corea del
Sur
Corea del
Norte
Honduras
Chipre
Japn


Protocolo Epistolar
Fecha de entrega: 15 al 18 de agosto de 2005
Objetivo
Que el alumno internalice a travs de la prctica, los aspectos ms significativos del
Protocolo Epistolar y los aprehenda como una herramienta de trabajo profesional.
Actividades
A partir de la lectura de la Ficha de Ctedra Protocolo Epistolar:
1. Cartas
Realiza tres cartas para cada una de las personas que se consignan a continuacin. En cada
carta debers solicitar empleo como Tcnico en Turismo para la Temporada de Verano 20052006 en la Oficina de Informes de cada localidad. Cada carta deber contener un texto
distinto. Recuerda que toda carta de solicitud de empleo acompaa la presentacin de un
Currculum Vitae, por lo tanto el texto de cada carta deber hacer mencin de ello. A los
efectos de facilitar tu trabajo, recurre al uso del diccionario de sinnimos. Con cada sinnimo
empleado elabora un vocabulario con el significado real de cada palabra. Las personas a las
que debes dirigir las cartas son:
Licenciada Gabriela Gmez. Directora de la Direccin Municipal de Turismo de

Caviahue.
Tcnico en Planeamiento Urbano Roberto Prez. Secretario de Turismo de Villa La
Angostura.
Licenciada en Turismo Susana Martnez. Directora a cargo de la Direccin Provincial de
Turismo de Las Grutas Ro Negro.
2. Currculum Vitae
22
Elabora un Currculum Vitae Sinttico Americano, el cual acompaar la carta de solicitud de

empleo.
3. Invitaciones
Como parte del equipo tcnico de la Secretara de Turismo de tu localidad, debers
encargarte de realizar las tarjetas de invitacin al Lanzamiento de Temporada de Verano
2005-2006. El Acto de Apertura se realizar el da 21 de Diciembre de 2005. La hora
estimada de inicio del acto ser las 22.30 horas y el lugar previsto es la Discoteca El Cielo.
Dado que se espera contar con la participacin del Seor Gobernador y otros Funcionarios
se ha programado una velada de gala por lo que los invitados debern asistir vestidos de
gala.
Elabora dos tarjetas de invitacin para cada una de las personas a las que les enviaste una
carta (punto 1.). A los efectos de facilitar tu trabajo, recurre al uso del diccionario de
sinnimos. Con cada sinnimo empleado elabora un vocabulario con el significado real de
cada palabra.


Zona Termal
________________________________________________________________________
Mdulo
Organizacin de
Eventos
23
Ficha de Ctedra - Unidad 2

Comits de Trabajo
Comits de Trabajo
Como hemos visto hasta aqu, un acontecimiento programado requiere de un

importante trabajo previo, particularmente durante el Pre-suceso.
Si bien no es posible asegurar que un acontecimiento programado ser plenamente
exitoso, esta cuota de incertidumbre es posible minimizarla a partir de una buena
organizacin que contribuya a materializar lo que nosotros soamos, a travs del
trabajo concreto y real.
Es importante tener en consideracin que SIEMPRE el tiempo es escaso y que los
recursos humanos y econmicos son limitados. A los efectos de maximizar tanto el
tiempo como los recursos, y no desperdigar esfuerzos, la opcin ms conveniente
es la conformacin de Comits de Trabajo.
Qu es un Comit de Trabajo?
Segn el diccionario, un comit es una comisin de personas cuya vinculacin est
dada por un inters comn.
En el caso particular de los acontecimientos programados vamos a definir a un
Comit de Trabajo como una clula operativa, con un alto grado de autonoma,
cuyas tareas y funciones
contribuyen a la construccin de un todoel
acontecimiento programado.
Si bien cada comit de trabajo presenta un alto grado de autonoma, es importante
mencionar que todas las acciones desarrolladas se condicen con una idea o patrn
general del acontecimiento programado.
El organigrama de un comit de trabajo es de tipo piramidal, es decir que existe un
Jefe de Comit que tiene a su cargo un equipo de trabajo.
El Jefe de Comit no solo tiene la responsabilidad de conducir las tareas a
desarrollar por su equipo de trabajo, sino que adems es el interlocutor entre la
Conduccin General del acontecimiento programado y el recurso humano.
24
En la organizacin de un acontecimiento programado SIEMPRE se requiere de

Comits de Trabajo.
La cantidad de comits no es fija, y por el contrario se desarrollarn tantos comits
como sean requeridos. El nmero de comits de trabajo puede aumentar en funcin
de varios factores como:
Complejidad del acontecimiento programado
Disponibilidad de recursos econmicos y humanos
Tiempo disponible
programado
para
la
organizacin
del
acontecimiento
Complejidad de acontecimiento programado: esta dada en el tamao del

suceso, su temtica, la disponibilidad de soporte fsico, componentes del programa
de actividades.
Disponibilidad de recursos econmicos y humanos: la disponibilidad
econmica es un gran limitante en la organizacin de un acontecimiento
programado, por lo que la incorporacin de recurso humano se encuentra en parte
acotada a la capacidad de pago de sueldos establecida y asignada para tal fin. No
obstante el recurso humano presenta otra dificultad, y esta radica en la
disponibilidad de personal capacitado para desempearse en el acontecimiento
programado. Cuando en el lugar donde se ha de desarrollar el acontecimiento
programado la disponibilidad de recurso humano capacitado es escasa se plantean
dos situaciones: capacitar el personal existente en el lugar o importar personal, en
ambos casos se plantea la necesidad de recursos econmicos adicionales.
Tiempo disponible para la organizacin
Organizacin Solidificada: cuando el tiempo disponible para la organizacin

de un acontecimiento programado es extenso, se recomienda el uso de pocos
comits de trabajo ya que minimiza el nmero de unidades de mando y facilita
el consenso general entre los organizadores.
Organizacin en Red: cuando el tiempo disponible es escaso, por el contrario

de recomienda ampliar el nmero de comits con el objeto de distribuir la mayor
cantidad posible de tareas, conformando una red de trabajo, y donde cada
comit tiene a su cargo metas alcanzables en un espacio muy breve de tiempo.
La dificultad que presenta esta modalidad de trabajo es el exhaustivo trabajo
que demanda la toma de decisiones y la coordinacin general del suceso.
Organizacin Mixta: una tercera posibilidad de trabajo muy utilizada consiste

en la combinacin de las formas anteriores donde existe una primera etapa de
trabajo bajo la modalidad organizacin en red y a medida que se van
cumpliendo las metas programadas, el organigrama de ajusta a la modalidad
organizacin solidificada.
A continuacin abordaremos un modelo de estructura organizativa que se estima

imprescindible en todo acontecimiento programado.
25
Estructura Organizativa de un Acontecimiento Programado
Presidente de Honor
Comit de Honor
Presidente del
Acontecimiento Programado
Comit Ejecutivo
Secretara General
Direccin
Administrativa
Servicios
Temporales
Relaciones
Pblicas
Eventos
Especiales
Personal
Locales
Informacin
Cena de Gala
Contratacin
Alojamiento
Prensa
Acto Apertura y
Clausura
Finanzas
Transporte
Protocolo
Otros
26
Presidencia de Honor
Una Presidencia de Honor es un acto simblico que suele realizarse cuando al

acontecimiento programado va a asistir una personal relacionada con la temtica
del suceso cuando se espera contar con la presencia de una figura importante
que si bien no tiene relacin directa con la temtica del suceso, su sola presencia
jerarquiza acontecimiento programado, como por ejemplo contar con la presencia
del Excelentsimo Seor Presidente de la Nacin. Por tratarse de un cargo honorario,
esta persona no tiene ingerencia alguna en el proceso de construccin del
Comit de Honor
Siempre es encabezado por el Presidente de Honor, y del que suele formar parte,
como vicepresidente una primera autoridad en la materia o bien resulta adecuado
participar a Autoridades Locales o Regionales. El Comit de Honor puede o no
ejercer alguna funcin especfica. Por ejemplo en el caso de congresos cientficos, el
Comit de Honor tiene como funcin seleccionar el mejor trabajo presentado para
su posterior publicacin en revistas de inters cientfico, as como tambin hacer
entrega de premios a miembros que por sus caractersticas merecen menciones
especiales.
Comit Ejecutivo
Est dirigido por el Presidente del Acontecimiento Programado y formado por los
interesados en su organizacin. De tal Comit dependen directamente las
comisiones de trabajo, que preparan y coordinan las sesiones y tareas propias del
suceso. Mayoritariamente los acontecimientos programados pertenecen a una
institucin que recurre a nuestro servicio para su organizacin. Esto resulta muy
importante de tener en cuenta y sobre todas las cosas nunca olvidar que en estos
casos EL ACONTECIMIENTO PROGRAMADO NO ES NUESTRO SINO DE LA
INSTITUCIN QUE LO PATROCINA. Por lo que de aqu se desprende que es el
Comit Ejecutivo el que impone la lnea y el perfil del acontecimiento programado y
no nosotros. Por ello es muy importante mantener varias entrevistas previas con los
patrocinadores del suceso a los efectos de poder evaluar si el perfil buscado por los
patrocinadores guarda relacin con nuestro propio perfil, caso contrario el proceso
de construccin del acontecimiento programado ser complicado, llegando en
algunos casos a tener que dar un paso al costado, lo que por supuesto repercutir
negativamente sobre nosotros y nuestra reputacin, ya que como profesional no
pudimos advertir esta situacin con la suficiente antelacin. Finalmente el comit
ejecutivo se presenta como el eslabn entre lo que el patrocinante desea y lo que
nosotros como profesional podemos llegar a lograr. Esta relacin SIEMPRE
presentar situaciones muy buenas, buenas, regulares, tensas y muy malas, pero
solo quien tenga la capacidad profesional de superarlo ser un buen profesional.
27
Secretara General
Este comit podra decirse que pertenece plenamente a la estructura interna de

la organizacin del acontecimiento programado, estructura que asume toda la labor
de direccin administrativa del suceso y la responsabilidad de coordinar los comits
de trabajo. Peor no slo se encarga de la coordinacin de los comits, sino que
adems es quien asiste a las necesidades de la Presidencia y Comit Ejecutivo.
Direccin Administrativa
De este comit depende todo el personal fijo que va a trabajar en el acontecimiento

programado, as como tambin la contratacin de medios humanos y materiales y
las finanzas. En algunos casos la actividad de finanzas se presenta como un comit
en s mismo.
Servicios Temporales
Este comit es el encargado de asegurar el o los soportes fsicos requeridos para el

acontecimiento programado en s mismo, pero tambin es el facilitador de servicios
para los asistentes al suceso. Respecto al soporte fsico, resulta de inters
mencionar que rara vez es posible desarrollar un acontecimiento programado en un
mismo predio. Habitualmente esto es posible en grandes ciudades donde existen
complejos preparados a tal efecto. En general los organizadores deben realizar un
relevamiento de todo el soporte fsico disponible en la comunidad anfitriona y en
algunos casos resulta necesario recurrir al uso de soluciones porttiles como es el
caso del armado de globas.
En lo que respecta a los servicios para asistentes, es de vital importancia realizar un
relevamiento de todo lo disponible particularmente en los servicios de alojamiento,
transporte y alimentacin. ste ltimo mayoritariamente no forma parte obligatoria
de la organizacin, es decir que no necesariamente se debe realizar una
identificacin de restaurantes y confiteras.
Sin embargo, y en funcin de la experiencia es muy importante poder contar con la
informacin acerca de este servicio, y ms an si la localidad anfitriona no cuenta
con muchos establecimientos que aseguren una calidad de servicio estndar.
El servicio de alojamiento s forma parte obligatoria de un acontecimiento
programado, ya que indudablemente los asistentes han de requerir un lugar para
descanso. El relevamiento de la capacidad de alojamiento nos permite adems
poder cuantificar cuntas personas pueden llegar a la comunidad anfitriona con
motivo del suceso, ms an si por el perfil de los asistentes se ha de requerir
alojamiento de categora superior.
El servicio de transporte es tambin de inters en este comit. Indagar acerca de la
variedad de medios por los cuales pueden arriban los asistentes, as como los
horarios, tiempo de viaje, tipo de servicio, trasbordos, entre otras, resulta de suma
importancia ya que esta informacin nos permite prever a que hora habrn de estar
la totalidad de los asistentes, qu horarios estipular para el inicio y cierre de las
28
actividades y sobre todas las cosas poder brindar esta informacin a los asistentes
en su lugar de origen.
Este comit se encarga adems de aspectos materiales mobiliarios recurridos para

el desarrollo del acontecimiento programado. Mesas, sillas, escritorios, atriles,
pantallas, escenografas, etc. son slo algunos de los elementos que sern
necesarios conseguir, trasladar, armar, colocar, desarmar, trasladar y devolver. Sin
lugar a dudas el comit de servicios temporarios es la clula de trabajo con mayor
desarrollo de tareas, las que se extienden a lo largo de los tres momentos de un
acontecimiento programado (pre-suceso, suceso, post-suceso). En virtud de ello es
tambin el comit con mayor carga de recurso humano a cargo y por ende la
planificacin sobre el recurso humano de este comit resulta muy importante para
asegurar el correcto desarrollo del acontecimiento programado.
Relaciones Pblicas
Este comit es el encargado de hacer circular la informacin, la prensa y el

protocolo & ceremonial del suceso. Si bien en comparacin al comit servicios
temporales aparenta tener menor carga laboral, las relaciones pblicas pueden
llevar al xito o al fracaso de un acontecimiento programado. La emisin de
informacin anticipada y de calidad puede contribuir a estimular a los potenciales
asistentes a decidir su participacin.
Dentro de un acontecimiento programado existen distintas modalidades de
informacin, por lo que su tratamiento requiere un estricto manejo. Por ejemplo
informar acerca de la presencia de una personalidad convocante que an no est
confirmada, puede contribuir a generar un gran malestar entre los asistentes si ste
no se presenta. El proceso de envi de informacin comprende un contacto
peridico con los potenciales asistentes, y este contacto puede realizarse bajo el
medio tradicional (postal) o bajo soporte digital que adems de ser instantneo
resulta sumamente econmico.
En ambos casos es de vital importancia asegurar la correcta direccin del potencial
asistente a los efectos de no incurrir en gastos sin sentido.
La comunicacin debe ser planificada en tres etapas, la primera destinada a
informar y estimular la presencia de asistentes hasta ese momento potenciales.
Una segunda etapa consiste en fortalecer el contacto peridico con aquellas
personas que han asegurado su presencia mediante el sistema de inscripcin
anticipada, de esta manera resulta importante incrementar el nmero de contactos
a medida que se acerca la fecha del suceso. La tercera etapa se realiza a modo de
cuenta regresiva, y slo es posible de realizarlo mediante soporte digital. La
estrategia consiste en fijar un perodo de tiempo como por ejemplo 7 das, durante
los cuales se estimula en el asistente el sentido de pertenencia y pertinencia con el
En todos los casos la informacin no debe ser extensa, sino por el contrario muy
medida. En lo que respecta a la prensa, sobre todo local, es de suma importancia
establecer una buena conexin que permita publicar peridicamente notas referidas
a los avances en el proceso de construccin del acontecimiento programado. De
ms est decir que cuanta mayor sea la publicidad mayor ser el inters que
despertar el suceso, lo que redundar por ejemplo en la captacin de sponsors.
29
El rea de protocolo & ceremonial cumple un papel fundamental en este comit, ya

que es el encargado de realizar las comunicaciones ms formales del
acontecimiento, encargndose de realizar invitaciones oficiales, confirmacin de
asistentes, captacin de sponsors, organizacin general del protocolo de los
distintos eventos a desarrollarse durante el acontecimiento programado, etc. Si bien
la cantidad de trabajo puede llegar a ser sensiblemente ms bajo que en otros
comits, la importancia del mismo radica en acceder a instituciones y funcionarios a
los cuales solo ser posible llegar mediante el ms formal tratamiento, por ejemplo
asegurar la asistencia del Seor Gobernador.
Eventos Especiales
Este comit es el encargado de desarrollar los momentos ms delicados del
acontecimiento programado, como por ejemplo la organizacin de los actos de
apertura y clausura, cocteles, cenas de camaradera y de gala, entrega de premios
y honores, entrega de la llave de la ciudad, etc. en funcin de su actividad
especfica resulta obvio su estrecha relacin con Protocolo & Ceremonial.
Si bien como ya se mencion la actividad es acotada, este comit es el encargado
de construir en la mente de los asistentes el recuerdo del suceso, la idea de
sofisticacin, calidad de servicio, calidad y calidez humana, diversin, etc.
Liderazgo
El mayor problema de la sociedad, yace en la falta de direccin, planeacin,

ejecucin y control de actividades que pretendan el desarrollo de un grupo y
el logro de unas metas en comn. El meollo, del asunto se encuentra bsicamente
en la falta de liderazgo y de personas con talento para la administracin y
potencializacin del talento humano. Es ah donde se hace necesario, que surjan
personas capacitadas y motivadas para facilitar procesos de cambio y
desarrollo social. Este trabajo brinda algunas herramientas que pueden ser
tiles para aquellas personas que deseen guiar a otros, motivarlos y convencerlos
en pro de una causa justa y comn. Adems de recopilar unos conceptos y
fundamentos tericos indispensables para la prctica.
Liderazgo
Habilidad que tiene una persona para lograr que sus seguidores se
comprometan con el logro de unos objetivos comunes.
Chiavenato, Idalberto (1993), Destaca lo siguiente:
"Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situacin, dirigida a travs
del proceso de comunicacin humana a la consecucin de uno o diversos
objetivos especficos".
Persona a la que un grupo sigue reconocindola como jefe u orientadora.
La corriente seguidora del alemn Max Weber, considerado el fundador de la
sociologa moderna, distingue tres tipos de liderazgo que se refieren a otras
tantas formas de autoridad: El lder carismtico, al que sus seguidores le
atribuyen condiciones y poderes superiores a los de otros dirigentes; el lder
tradicional, que hereda el poder, ya sea por la costumbre de que ocupe un cargo
destacado o porque pertenece a un grupo familiar que ha ostentado el poder desde
30
hace mucho tiempo, y el lder legal, que asciende al poder por los mtodos
oficiales, ya sean las elecciones o votaciones, o porque demuestra su calidad de
experto sobre los dems. Esta figura se reconoce comnmente en el campo de la
poltica y de la empresa privada.
31
Caractersticas de un lder
Entendemos el lder por las siguientes caractersticas.
El lder debe tener el carcter de miembro, es decir, debe pertenecer al grupo

que encabeza, compartiendo con los dems miembros los patrones culturales y
significados que ah existen.
Conocimiento y habilidad, debe ser una persona capacitada.
Preocupado, trata a la gente como personas, como un talento que hay que
potenciar.
Tiene visin, objetivos; horizonte fijo, sentido de direccin.
Abierto al cambio
Proactivo: La proactividad consiste en el desarrollo autoconsciente de
proyectos creativos y audaces para la generacin de mejores oportunidades.
Se trata de tomar un sueo y realizar todas las acciones que sean necesarias
para que se pueda cumplir. El Proactivo influye y dinamiza su entorno, se
arriesga, busca soluciones, crea caminos si es necesario y acta en la
incertidumbre,
es
decir,
no
se
pasma
frente
a
ella.
Para el Proactivo no basta con proponer ideas, hay que convertirlas en acciones
reales, romper la barrera esttica del imaginar y el soar, e ir hacia el actuar.
Es sumar accin e imaginacin de manera continua y simultnea.
La primera significacin del lder no resulta por sus rasgos individuales nicos,
universales (estatura alta, baja, aspecto, voz, etc.
Cada grupo elabora su prototipo ideal y por lo tanto no puede haber un ideal
nico para todos los grupos.
El lder debe organizar, vigilar, dirigir o simplemente motivar al grupo a
determinadas acciones o inacciones segn sea la necesidad que se tenga. Estas
cuatro cualidades del lder, son llamadas tambin carisma.
Por ltimo, otra exigencia que se presenta al lder es la de tener la oportunidad
de ocupar ese rol en el grupo, si no se presenta dicha posibilidad, nunca podr
demostrar su capacidad de lder.
DIFERENCIAS ENTRE UN JEFE Y LDER
JEFE
LDER
Existe por la autoridad.

Considera la autoridad un privilegio de
mando.
Inspira miedo.
Sabe cmo se hacen las cosas.
Le dice a uno: Vaya!
Maneja a las personas como fichas.
Llega a tiempo.
Asigna las tareas.
Existe por la buena voluntad.

Considera la autoridad un privilegio de
servicio.
Inspira confianza.
Ensea como hacer las cosas.
Le dice a uno: Vayamos!
No trata a las personas como cosas.
Llega antes.
Da el ejemplo.
Diferencias
32
Importancia del liderazgo

1. Es importante por ser la capacidad de para guiar y dirigir.
2. Una organizacin puede tener una planeacin adecuada, control y
procedimiento de organizacin y no sobrevivir a la falta de un lder
apropiado.
3. Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u organizacin.
4. Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeacin deficiente y
malas tcnicas de organizacin y control han sobrevivido debido a la
presencia de un liderazgo dinmico.
5. Unificar habilidades de los miembros del grupo.
Factores que inciden en los estilos de liderazgo
El liderazgo implica interrelacin de los siguientes elementos:

1. Las cualidades, habilidades y necesidades del lder
2. Las necesidades y expectativas del grupo
3. Las exigencias o requisitos de la situacin
Esa interrelacin, sugiere que ningn estilo de liderazgo sirve perfectamente para
todas las situaciones. El mejor estilo es aquel que es considerado el ms apropiado
a una situacin en particular
El liderazgo trata de atender las necesidades y las expectativas genuinas del grupo,
realizando las funciones exigidas. De ste modo, el liderazgo se relaciona con la
situacin, es decir, depende principalmente de las exigencias de la tarea que se ha
de realizar.
El estudio del liderazgo como un proceso, y no como resultado de caractersticas
individuales, puede ayudarnos a reconocer las dos partes principales en el proceso
de liderazgo: a) Orientacin por la tarea b) Orientacin por las relaciones.
Tipos de liderazgo
EL LDER AUTCRATA
Un lder autcrata asume toda la responsabilidad de la toma de decisiones,

inicia las acciones, dirige, motiva y controla al subalterno. La decisin y la gula se
centralizan en el lder. Puede considerar que solamente l es competente y capaz
de tomar decisiones importantes, puede sentir que sus subalternos son incapaces
de guiarse a s mismos o puede tener otras razones para asumir una slida posicin
de fuerza y control. La respuesta pedida a los subalternos es La obediencia y
adhesin a sus decisiones. El autcrata observa los niveles de desempeo de sus
subalternos con la esperanza de evitar desviaciones que puedan presentarse con
respecto a sus directrices.
33
34
EL LDER PARTICIPATIVO
Cuando un lder adopta el estilo participativo, utiliza la consulta, para practicar el

liderazgo. No delega su derecho a tomar decisiones finales y seala directrices
especficas a sus subalternos pero consulta sus ideas y opiniones sobre muchas
decisiones que les incumben. Si desea ser un lder participativo eficaz, escucha y
analiza seriamente las ideas de sus subalternos y acepta sus contribuciones
siempre que sea posible y prctico. El lder participativo cultiva la toma de
decisiones de sus subalternos para que sus ideas sean cada vez ms tiles y
maduras.
Impulsa tambin a sus subalternos a incrementar su capacidad de auto control y los
insta a asumir ms responsabilidad para guiar sus propios esfuerzos. Es un lder
que apoya a sus subalternos y no asume una postura de dictador. Sin embargo, la
autoridad final en asuntos de importancia sigue en sus manos.
EL LDER QUE ADOPTA EL SISTEMA DE RIENDA SUELTA O LDER LIBERAL
Mediante este estilo de liderazgo, el lder delega en sus subalternos la autoridad

para tomar decisiones Puede decir a sus seguidores "aqu hay un trabajo que hacer.
No me importa cmo lo hagan con tal de que se haga bien". Este lder espera que
los subalternos asuman la responsabilidad por su propia motivacin, gua y
control. Excepto por la estipulacin de un nmero mnimo de reglas, este estilo de
liderazgo, proporciona muy poco contacto y apoyo para los seguidores.
Evidentemente, el subalterno tiene que ser altamente calificado y capaz para que
este enfoque tenga un resultado final satisfactorio.
Tendencias del liderazgo
A medida que cambian las condiciones y las personas, cambian los estilos de
liderazgo. Actualmente la gente busca nuevos tipos de lder que le ayuden a lograr
sus metas. Histricamente han existido cinco edades del liderazgo (y actualmente
estamos en un periodo de transicin hacia la sexta). Ellas son:
Edad del liderazgo de conquista.
Durante este perodo la principal amenaza era la conquista. La gente buscaba el

jefe omnipotente; el mandatario desptico y dominante que prometiera a la gente
seguridad a cambio de su lealtad y sus impuestos.
Edad del liderazgo comercial.
A comienzo de la edad industrial, la seguridad ya no era la funcin principal de

liderazgo la gente empezaba a buscar aquellos que pudieran indicarle como
levantar su nivel de vida.
Edad del liderazgo de organizacin.
Se elevaron los estndares de vida y eran ms fciles de alcanzar. La gente

comenz a buscar un sitio a donde "pertenecer". La medida del liderazgo se
convirti en la capacidad de organizarse.
35
Edad del liderazgo e innovacin.
A medida que se incrementa la taza de innovacin, con frecuencia los productos y

mtodos se volvan obsoletos antes de salir de la junta de planeacin. Los lderes
del momento eran aquellos que eran extremadamente innovadores y podan
manejar los problemas de la creciente celeridad de la obsolencia.
Edad del liderazgo de la informacin.
Las tres ltimas edades se han desarrollado extremadamente rpido (empez en la

dcada del 20). Se ha hecho evidente que en ninguna compaa puede sobrevivir
sin lderes que entiendan o sepan como se maneja la informacin. El lder
moderno de la informacin es aquella persona que mejor la procesa, aquella que
la interpreta ms inteligentemente y la utiliza en la forma ms moderna y creativa.
Liderazgo en la "Nueva Edad".
Las caractersticas del liderazgo que describiremos, han permanecido casi

constante durante todo el siglo pasado. Pero con la mayor honestidad, no
podemos predecir qu habilidades especiales van ha necesitar nuestros lderes en
el futuro. Podemos hacer solo conjeturas probables. Los lderes necesitan saber
como se utilizan las nuevas tecnologas, van ha necesitar saber como pensar para
poder analizar y sintetizar eficazmente la informacin que estn recibiendo, a
pesar de la nueva tecnologa, su dedicacin debe seguir enfocada en el individuo.
Sabrn que los lderes dirigen gente, no cosas, nmeros o proyectos. Tendrn que
ser capaces de suministrar la que la gente quiera con el fin de motivar a quienes
estn dirigiendo. Tendrn que desarrolla su capacidad de escuchar para describir lo
que la gente desea. Y tendrn que desarrollar su capacidad de proyectar, tanto a
corto como a largo plazo, para conservar un margen de competencia.
36
SELECCIN DE RECURSOS HUMANOS

EXPERIENCIA EN UNA ORGANIZACIN.
Roberto Rodrguez Gonzlez*
Alexei Garca Lpez**
Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas, Cuba
Ministerio de la Industria Bsica. Empresa Elctrica Camagey, Cuba
La Gestin de Recursos Humanos tiene importancia vital en la consecucin e las

metas de la organizacin. Una de sus tareas lo constituye proporcionar las
capacidades humanas requeridas por la organizacin y desarrollar habilidades y
aptitudes del individuo para hacerlo ms satisfactorio a s mismo y a la colectividad
en que se desenvuelve. Elementos que pueden en gran medida garantizarse con el
diseo de un sistema de seleccin de Recursos Humanos que nutra a la
organizacin del material humano que necesita, brindando a la par, posibilidades de
desarrollo y satisfaccin personal al mismo. Un proceso de seleccin eficiente, que
permita cubrir los puestos de trabajo de manera que la organizacin pueda ser
operada de manera competente tanto en el presente, como en el futuro, puede ser
la clave para el cumplimiento de la misin organizacional.
Por la importancia que la seleccin de recursos humanos tiene en el desarrollo
organizacional la presente investigacin abarcar desde el punto de vista
psicolgico las cuestiones relacionadas con la seleccin de recursos humanos, para
el puesto de trabajo cajero-vendedor en los puntos de venta y kioscos de una
cadena de supermercados. Con el objetivo de realizar el anlisis del puesto de
trabajo cajero-vendedor en los puntos de venta y kioscos tomados en la muestra y
crear el perfil de dicho puesto de trabajo basado en el anlisis del mismo; y a partir
de este perfil disear un sistema de seleccin de Recursos Humanos, que incluya el
diseo de tcnicas de reclutamiento efectivas y de un grupo de exmenes
(entrevistas, pruebas psicolgicas y reconocimiento mdico) a aplicar a los
solicitantes de las plazas para el puesto de cajero vendedor de los puntos de ventas
y kioscos de la cadena de supermercados estudiada.
Para enfrentar sus actividades las organizaciones se dividen en departamentos,
divisiones, sectores y sesiones; sin embargo, un examen minucioso muestra que no
son estos los componentes reales de un sistema. Considerar la organizacin como
un sistema implica preocuparse ms por los objetivos, por las misiones, por las
tareas o actividades, y no simplemente por la divisin interna del trabajo.
La concepcin de la organizacin como sistema parte del reconocimiento de que
todo sistema est compuesto por partes interconectadas de una forma compleja, en
evolucin permanente bajo la accin del universo exterior
El enfoque de una organizacin desde el punto de vista sistmico lleva a identificar
cinco recursos bsicos (Chiavenatto, 1992): Recursos materiales de produccin:
conformado por los edificios, fbricas, maquinaria, equipos, materiales,
instalaciones, materias primas, as como por el proceso productivo y la tecnologa.
Recursos financieros constituidos por el capital, la facturacin, las inversiones.
Prstamos, financiacin y crdito. As como tambin los aspectos contables y
presupustales, tesorera y valoraciones bancarias. Recursos de mercadotecnia:
37
nombrados, en ocasiones recursos comerciales, incluyen es su consideracin ms

amplia las ventas, la promocin, propaganda, distribucin, la asistencia tcnica, las
relaciones con el mercado y la investigacin de mercadeo. Recursos administrativos
que integran las distintas partes y elementos de la organizacin entre s, as como
la de integrar esta a su entorno, incluye todos los subsistemas de tomas de
decisiones y de comando de la organizacin. Recursos Humanos (RH) que incluyen
a todos los miembros de la organizacin, en todos sus niveles y subsistemas.
Lo que diferencia a una organizacin que tiene xito de otra que no lo tiene, es,
ante todo las personas, su entusiasmo, su creatividad; todo lo dems se puede
comprar aprender o copiar.
El destino de la organizacin depende en gran parte de sus RH, si sus miembros son
capaces, pueden enfrentarse con xito a la competencia y aprovechar al mximo
los recursos tcnicos y materiales de que se dispone, lo cual es vlido para
cualquier tipo de organizacin, entonces esta podr lograr sus objetivos.
Presente en todos los subsistemas de la organizacin los RH, constituyen un
elemento esencial dentro de sta, el factor humano no ha sido considerado de la
misma forma a lo largo del presente siglo, consecuentemente los tericos y
prcticos que de l se han ocupado no lo han valorado de igual modo. Actualmente,
cuando parece estar lejos la concepcin del factor humano como factor de
produccin minimizando su costo, se intenta considerarlo como un recurso "motor"
que permite incrementar la competitividad de la empresa, logrando sinergia entre
lo econmico y lo social. En fin como un "capital humano" en el cual se invierte
cada da ms.
El desarrollo y evolucin de los recursos humanos dentro de la organizacin ha sido
abordado desde diversos enfoques. Aceptada su trascendencia, resulta de vital
importancia la gestin de los RH, por tanto es esencial su estudio. La gestin de RH
es la accin o efecto de administrar o dirigir los RH; es la encargada de lograr la
visin a travs de una gestin estratgica de los RH en su propia rea. Dirigir es el
proceso de influir sobre las personas para que estas se esfuercen en lograr las
metas organizacionales. Administrar es una actividad esencial que asegura la
coordinacin de esfuerzos individuales para el logro de metas grupales (Koontz,
1990).
Por tanto la gestin de los RH conforma un sistema de distintas actividades o
subsistemas interdependientes estrechamente relacionados, aspecto que hace que
cualquier alteracin que ocurra en uno, provoque influencia sobre los dems, los
que provocan nuevas influencias en otros y as sucesivamente. Es tambin un
sistema abierto, ya que son influidos y dependen en gran medida del entorno, de
ah su carcter contingencial o situacional, o sea, dependen de la situacin
organizacional: del ambiente, de la tecnologa empleada por la organizacin de las
polticas y directrices vigentes, de la filosofa administrativa preponderante, de la
concepcin que existe en la organizacin sobre el hombre y su naturaleza y sobre
todo de la cantidad y calidad de los RH disponibles.
Dentro de los subsistemas de gestin RH, se destacan las descritas por Chiavenatto
(1992): Subsistemas de alimentacin de RH: que incluye la investigacin del
mercado, la mano de obra, el reclutamiento y la seleccin. Subsistema de
aplicacin de RH; que incluye el anlisis y descripcin de los cargos, integracin o
induccin, evaluacin del mrito o del desempeo movimiento del personal (tanto
en el sentido vertical como el horizontal o diagonal. Subsistema de mantenimiento
38
de RH. La remuneracin (administracin de salarios) planes de beneficios sociales,

higiene y seguridad en el trabajo, registros y controles del personal. Subsistema de
desarrollo de RH; que incluye el entrenamiento y los planes de desarrollo personal.
Subsistema de control de RH; que incluye banco de datos, sistemas de informacin
de RH y auditoria.
En ocasiones las actividades de gestin de RH son agrupadas bajo el nombre
genrico de integracin, como una funcin ms de la administracin.
Una integracin apropiada facilita la tarea de direccin y de control (Koontz 1990).
La funcin administrativa de integracin se define, entonces, como la tarea de
llenar puestos de una estructura organizacional para, luego de identificar los
requerimientos de la fuerza de trabajo, hacer un inventario de sta, reclutar,
seleccionar, ubicar, promover, evaluar, recompensar y capacitar el personal.
Resulta claro que la integracin debe estar estrechamente relacionada con la
organizacin, es decir, con la fijacin de una estructura intencional de papeles y
puestos (Estrada, Gonzlez 1997).
Debemos agregar que al hablar de integracin es necesario tener en cuenta
tambin diversos factores dinmicos entre los que podamos sealar las edades de
las personas que ocupan los diferentes puestos, el aumento o reduccin de las
cantidades de puestos y la velocidad con que el personal abandona la empresa
cuando se jubilan o por otras razones, as como los factores externos que influyen
en sta, tales como el nivel de educacin las actividades prevalecientes en la
sociedad (como la actitud ante el trabajo), las numerosas leyes y reglamentos que
afectan de forma directa a la empresa, las condiciones econmicas y la
disponibilidad y demanda del personal.
El subsistema de alimentacin de RH es que posibilita la investigacin y anlisis del
mercado de recursos humanos (determina las fuentes y tcnicas de reclutamiento)
facilita los criterios de seleccin y las pautas de calidad y el grado de
descentralizacin de las decisiones sobre la seleccin de personal, as como
tambin proporciona a los funcionarios la orientacin para la perfecta integracin
de los candidatos a la organizacin y al grupo, entrenamiento y perfeccionamiento
para el buen desempeo de sus funciones y desarrollo de sus carreras, adems de
oportunidades para el perfeccionamiento tcnico, cultural, social, funcional y
econmico.
Reclutar el mejor potencial humano disponible en la localidad, seleccionar
adecuadamente, teniendo en cuenta no solo el ajuste a la funcin inmediata, sino
tambin, teniendo en cuenta especialmente el aprovechamiento humano en un
proceso dentro de las diversas reas de la organizacin y proporcionar los planes y
mecanismo (centralizados y descentralizados) de integracin de los nuevos
participantes de la organizacin, son funciones primordiales del subsistema de
alimentacin de RH.
La seleccin de candidatos es una tarea compleja y de su correcta realizacin
depende la eleccin del candidato adecuado.
Al abordar la conformacin del proceso de seleccin existen mltiples criterios entre
los autores que plantean que la dependencia de los procesos de reclutamiento y
seleccin es de gran importancia, por cuanto la eleccin de la persona adecuada
para un puesto concreto es garanta que las tareas a l encomendadas sern
correctamente ejecutadas. El proceso se inicia cuando en algn lugar de la
39
estructura organizativa se produce una solicitud para contratar a alguien que cubra
un puesto vacante o un puesto de nueva creacin, implica una serie de pasos
especficos destinados a decidir sobre bases objetivas cules solicitantes tienen
mayor potencial para el desempeo de un puesto y posibilidades de un desarrollo
futuro tanto personal como de la organizacin, a fin de realizar su contratacin.
El anlisis de la demanda incluye el examen de las caractersticas del puesto a
cubrir, el tipo de contratacin a realizar (si es temporal, con remuneracin,
formacin, etc.), la definicin del puesto y las posibles opciones de contratacin.
Contempla los procesos de reclutamiento y seleccin, el reclutamiento comienza
cuando se inicia la bsqueda de candidatos y termina cuando se reciben las
solicitudes de empleo; la seleccin, cuando una persona solicita empleo y finaliza
cuando se produce la decisin de contratar a uno de los solicitantes. (Werther y
Davis, 1992)
Puede concluirse que el proceso de seleccin de RH es un proceso tcnico mediante
el cual la organizacin busca, evala y escoge a las personas que necesitan.
Comprende desde el reclutamiento hasta la contratacin. Consiste en un conjunto
de tcnicas y pasos que nos permiten escoger entre los candidatos reclutados
aquellos ms adecuados a los cargos existentes en la organizacin, con miras a
mantener o aumentar la eficiencia y el desempeo personal, tomndose como
punto de partida para el diseo del sistema de seleccin de personal, el anlisis del
puesto de trabajo y la determinacin de su perfil. El anlisis est basado en la
determinacin de los requerimientos que la ejecucin de la tarea laboral le exige al
trabajador y en el estudio de las condiciones externas de trabajo. El perfil se crea a
partir de los resultados obtenidos en el anlisis y constituye la base para el diseo
de la metodologa a emplear en los pasos posteriores del Sistema de Seleccin de
Recursos Humanos.
Bibliografa
Chiavenatto, I. (1992). Administracin de Recursos Humanos. Mxico: Mc Graw-Hill.

Estrada Marn, A.; Gonzlez Blanco, S. (1998). Seleccin del personal. Proyecto de Curso./ G.
Mesa Contreras. Tutora (Indito), UCLV, Cuba.
Koontz, H. (1990). Elementos de administracin. ?
Werther, W.B. (1992). Administracin de Personal y Recursos Humanos. Mxico: Mc Graw-Hill.
Zayas, P. (1996). Cmo seleccionar al personal de la empresa?. La Habana: Academia.
40



Acontecimiento Programado: Comit de Trabajo
Fecha de entrega: 12 al 15 de Septiembre de 2005
Objetivo
Que el alumno, a partir de la lectura de la Ficha de Ctedra N 2 Comits de Trabajo,
internalice las funciones y tareas de cada comit y pueda descubrir en funcin de sus
capacidades aptitudinales y actitudinales cul es el que mejor se ajusta a su persona.
Actividades
DIARIO EL DESPERTAR DE LONCOPU
El da 12 de noviembre de 2005 se realizar en la localidad de Loncopu la I Feria de
Artesanas de la Zona Termal. Dicho suceso convocar a artesanos de la Zona Norte de la
provincia del Neuqun y estar patrocinado por la Tecnicatura Superior en Gestin del
Turismo Zona Termal -, dependiente de la Direccin de Nivel Superior del Consejo
Provincial de Educacin de esa provincia. El acontecimiento programado se realizar en
instalaciones del Gimnasio Municipal de Loncopu y abrir sus puertas a las 16:00 horas. A
los efectos de fomentar un desarrollo exitoso de la feria, se ha decidido realizar por
intermedio del Mdulo Organizacin de Eventos, un llamado a concurso entre los
estudiantes de la Tecnicatura para cubrir los distintos puestos vacantes de cada comit de
trabajo. Los requisitos para acceder a un puesto se detallan a continuacin. Resulta
importante mencionar que el Jurado estar conformado por los docentes de los Mdulos
Organizacin de Eventos, Poltica Turstica, Estadstica Descriptiva y Legislacin
Turstica.
41
Los requisitos son:

1) Presentar una Carta de Solicitud de Empleo consignando a qu comit/s se candidatea,
realizando una breve justificacin.
2) Presentar un Currculum Vitae Sinttico Americano.
3) Elaboracin de un escrito donde presente ideas y propuestas que considere de inters
para desarrollar desde el comit elegido.
4) En el caso particular de aspirantes a ingresar al comit de Protocolo & Ceremonial,
debern presentar una tarjeta de invitacin a la feria, la cual deber contener los datos
presentados en el artculo del diario EL DESPERTAR DE LONCOPU.
5) En el caso particular de los aspirantes a ingresar al comit de Esparcimiento, debern
presentar un escrito acerca de propuestas recreativas a desarrollar con los nios
asistentes a la feria, para los cules se dispondr de un rea de entretenimiento.


Zona Termal
________________________________________________________________________
Mdulo
Organizacin de
Eventos
42
Ficha de Ctedra
Unidad 3
Soporte fsico
Sin lugar a dudas el soporte fsico es el elemento fundamental e indispensable para

la organizacin de cualquier tipo de acontecimiento programado.
Cines, teatros, gimnasios, predios feriales, fbricas, barracas, estadios, escuelas,
construcciones militares, salones, centros de convenciones, etc. son solo algunos de
los tipos de soporte fsico utilizados en la organizacin de un acontecimiento
programado.
Pero no todo soporte fsico es el adecuado para la organizacin de un
acontecimiento programado, ya que es el soporte fsico una de las variables que
condicionan entre cosas el nmero mximo de asistentes en simultneo que podrn
asistir a un suceso.
Si bien existe una gran variedad de tablas referidas especficamente a la cantidad
de superficie requerida (en metros cuadrados) por una persona para desarrollar una
actividad, en esta seccin veremos las proporciones ms utilizadas principalmente
en soportes fsicos estndar.
Es importante tener en cuenta que el soporte fsico debe ser evaluado en su
totalidad y no solamente en el espacio a utilizar primordialmente. Es decir que
resulta necesario saber otros aspectos que nos permita definir si ese soporte fsico
se ajusta o no a lo que el acontecimiento programado requiere. Entre estos
aspectos se encuentran:
Localizacin: es importante que el local se encuentre bien localizado, en una

zona segura, de fcil acceso no solo en vehculo particular sino tambin que
sea accesible por transporte pblico de pasajeros.
Servicios Sanitarios: resulta muy comn encontrar con locales adecuados

para el desarrollo del suceso, pero al momento de evaluar su capacidad e
instalacin sanitaria encontramos que los mismos presentan un estado
deplorable o que los mismos son insuficientes. Es importante tener en cuenta
que el servicio sanitario es muy importante para los asistentes, ya que a ellos
no les ser posible volver a su casa ante una urgencia, adems hay que tener
en consideracin que en algunos casos la actividad del suceso es prolongada,
por lo que el uso del servicio sanitario ser intensivo en determinados
momentos del da. Que un sanitario se encuentre en buenas condiciones
43
implica que cuente con todos sus artefactos y en buenas condiciones de

funcionamiento. Los inodoros deben contar con su provisin de agua en
perfecto estado de funcionamiento, sin prdidas ni conexiones rotas, adems
de contar con tu tabla y tapa. Es importante relevar si el gabinete del inodoro
cuenta con un soporte para colgar indumentaria y/o accesorios (sacos,
carteras, maletn, etc.). En cuanto a los lavabos es importante verificar el
buen funcionamiento de su grifera y si el servicio cuenta con agua caliente y
fra solo fra. Si se tratan de piletas con columna hay que verificar la
instalacin y su solidez, en el caso de mesadas revestidas con cermicos
verificar que no hayan roturas e higiene de las juntas.
Tanto el sanitario de hombres como de mujeres debemos asegurar la
existencia de espejos sobre mesada y de ser posible uno de cuerpo entero.
Durante el desarrollo del suceso se debe asegurar el suministro de papel
sanitario, toallas de papel y jabn (lquido o pastilla). La iluminacin es un
elemento importante por lo que todos los locales sanitarios deben contar con
una iluminacin.
Un aspecto importante a evaluar si el local cuenta con sanitarios para
personas con capacidades restringidas.
Servicio de calefaccin y refrigeracin: evaluar la climatizacin del aire

en un local donde se prev realizar un acontecimiento programado es de
suma importancia. Asegurar una temperatura agradable tanto en invierno
como en verano contribuye positivamente en el desarrollo del suceso. En caso
que este tem presente dificultades es conveniente tratar de descartar el local,
de no ser posible se deber evaluar la forma de subsanarlo al menos con
equipos mviles.
Oficinas: durante el desarrollo de un acontecimiento programado se realizan

una gran cantidad de actividades internas y privadas del suceso, para lo cual
se requiere contar con un espacio lo suficientemente amplio. Esta oficina debe
contar con la posibilidad de ser cerrada con llave cuando es utilizada ya que
por lo general se tiene documentacin importante del suceso. NUNCA debe
utilizarse este local para el guardado de dinero.
Seguridad: sin lugar a dudas un tem que no es negociable es el de la

seguridad. TODO LOCAL DONDE SE VAYA A REALIZAR UN
ACONTECIMIENTO PROGRAMADO DEBE CONTAR CON TODAS LAS
MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Esto es importante tenerlo en consideracin ya que en el caso de ocurrir un
siniestro, las empresas aseguradoras no reconocen el pago del seguro si el
local no contaba con las medidas de seguridad.
Salidas de emergencia, apertura de puertas, matafuegos, mangueras
extinguidotas, etc., son solo algunas de las posibilidades de seguridad para un
local.
44
Superficies y usos
A continuacin se presentar una tabla que forma parte de una ficha tcnica para
el relevado de locales. Estas dimensiones corresponden a las ms utilizadas,
principalmente en hoteles y salones de eventos. No obstante como ya se
mencion anteriormente existe una gran variedad de modelos susceptibles de
adoptar.
La tabla presenta la superficie mnima promedio que requiere una sola persona de
acuerdo a la actividad que realiza.
Actividad
Superficie
mnima
Banquetes
Banquetes con
baile
Cocktail
Escuela
Auditrium
1,68
2,13
0,80
4,57
1,60
Ficha Tcnica de relevamiento de locales

Una ficha tcnica para el relevamiento de locales se caracteriza por contener dos
tipos de datos:
Datos sobre dimensiones, usos y capacidad mediante el uso de tablas y

planos).
Informacin especfica sobre las caractersticas generales del local (texto e
imgenes).
45
Esta herramienta no solo permite tener informacin para el organizador, sino que
tambin es una herramienta muy utilizada por hoteles y salones de eventos para la
promocin del mismo.
A continuacin se presentarn algunos modelos de ficha tcnica pertenecientes a
hoteles de la Repblica Argentina.



Acontecimiento Programado: Soporte Fsico
Tipo de actividad: Grupal
Fecha de entrega: 10 al 13 de Octubre de 2005
Objetivo
Que el alumno identifique los soportes fsicos disponibles en su localidad, susceptibles de
recibir acontecimientos programados.
Actividades
1) Realiza un relevamiento de todos los soportes fsicos existentes en tu localidad,
susceptibles de recibir acontecimientos programados diurnos y nocturnos. El
relevamiento debe incluir tanto espacios cubiertos como al aire libre.
2) En funcin de los datos relevados, elabora una ficha tcnica de cada soporte fsico.
46


Organizacin de un Acontecimiento Programado
Tipo de actividad: Grupal
Fecha de entrega: a definir
Objetivo
Que el alumno recupere los conocimientos adquiridos durante el cursado de los ocho
primeros Mdulos de la Tecnicatura Superior en Gestin del Turismo Zona Termal-,
aplicndolos en la organizacin de un Acontecimiento Programado.
Actividades
Desarrolle las actividades correspondientes al Comit de Trabajo al que pertenece.
Las actividades sern especficas para cada Comit de Trabajo.
47
48

Módulo Organización de Eventos

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Módulo Organización de Eventos

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CONSEJO PROVINCIAL DE EDUCACIN

Direccin General de Nivel Superior

Tecnicatura en Gestin del Turismo

Lic. Gustavo Yamil Aleuy

Programar eventos tursticos y recreativos,

Identificar oportunidades de negocios,

rea de Competencia 5. Participar en equipos multidisciplinarios que requieran del recurso

Programacin de acontecimientos programados.

Planificacin y organizacin de acontecimientos

Obtencin de resultados positivos en funcin de la

Capacidad creativa e innovadora

Recrear y ejecutar escenarios imaginados.

Generacin y aplicacin de acciones para la

Presentacin de esquemas de trabajo

Planteamiento de hiptesis de trabajo

Planteamiento de opciones posibles donde se

Los criterios a observar para la acreditacin del mdulo comprender:

Aprobacin del 100% de los Trabajos Prcticos Obligatorios, con nota

Aprobacin del 100% de los Trabajos Prcticos Obligatorios, con nota

100% de asistencia a los espacios obligatorios de Tutora, y

Aprobacin de un Examen Parcial, con

Aprobacin de una Actividad Prctica Real, con nota de evaluacin

Presentacin del 100% de los Trabajos Prcticos Obligatorios, los

Aprobacin de un Examen Escrito y Oral con nota de evaluacin

Presentacin del 100% de los Trabajos Prcticos Obligatorios, los

Presentacin de un Proyecto para la Organizacin de un Evento real o

Aprobacin de un Examen Escrito y Oral con nota de evaluacin

Acontecimientos Programados como Unidad de Negocios.

Comits de Trabajo: funciones y tareas.

El requisito para cursar, como alumno regular, el Mdulo Organizacin de Eventos, es

BLANCO VILLALTA, Jorge: Ceremonial. Lugar Editorial. Buenos Aires. 1992.

CONSEJO PROVINCIAL DE EDUCACIN

Tecnicatura Superior en Gestin del Turismo

Lic. Gustavo Yamil ALEUY

Las 1.000 invitaciones ya salieron. El catering, la luz, el sonido y la orquesta ya

En la actualidad se presentan dos modalidades o formas de organizar

fiestas de 15 aos, etc., para convertirse en una Unidad de Negocios y Servicios en

programados que escala media y pequea que se desarrollan en ciudades donde el

Acontecimientos Programados: Concepto y Definicin

Resulta comn y en algunos casos cotidiano, escuchar acerca de la realizacin de

Evento: esta palabra hace alusin a un suceso o hecho que se da de manera

Bajo este concepto, no es posible ni tan siquiera imaginar en un tiempo inmediato,

Acontecimiento Programado: esta asociacin de palabras en cambio

En funcin de lo anterior y comprendiendo la naturaleza del nuevo trmino, vamos

Llamaremos Acontecimiento Programado a todo

nico: llamaremos Acontecimiento Programado nico cuando la ocurrencia del

Peridico: llamaremos Acontecimiento Programado Peridico cuando la

La organizacin de un acontecimiento programado puede ser dividida en tres

Pre-suceso: corresponde a las tareas y acciones desarrolladas con anterioridad

Suceso: es el acontecimiento programado en accin

Post-suceso: es el momento posterior al suceso, donde se realizan los distintos

A continuacin se presentan las acciones y tareas comprendidas en cada momento

Actividad motivante: es la esencia que cualquier suceso, es la razn por la

Climatologa requerida: en funcin de la actividad motivante, programar cul

Trascendencia del suceso: esto implica reconocer la importancia que el

Asistencia de participantes: resulta de suma importancia al momento de

Accesibilidad: asociado a la climatologa, resulta de suma importancia evaluar

desarrollo del suceso. La accesibilidad juega un factor trascendental para un

Soporte fsico disponible: todo tipo de acontecimiento programado se

Soporte fsico especfico o especial requerido: en algunas ocasiones el

Soporte tecnolgico: en la actualidad no es posible pensar en el desarrollo de

Recurso humano: para el desarrollo de cualquier tipo de suceso se requiere

Fuentes de financiamiento: no es posible realizar ningn tipo de