Implantación de ERP en Una Empresa

FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS
GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD
IMPLANTACIN DE ERP EN UNA EMPRESA

Trabajo Fin de Grado presentado por Daniel Espejo Garca, siendo el tutor del mismo
D. Rafael del Pozo Barajas.
V. B. Tutor
D. Rafael del Pozo Barajas
Alumno:
D. Daniel Espejo Garca
Sevilla. Mayo de 2014
GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD

FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS
TRABAJO FIN DE GRADO
CURSO ACADMICO [2013-2014]
TTULO:
IMPLANTACIN DE ERP EN UNA EMPRESA
AUTOR:
DANIEL ESPEJO GARCIA
TUTOR:
D. RAFAEL DEL POZO BARAJAS
DEPARTAMENTO:
ECONOMA FINANCIERA Y DIRECCIN DE OPERACIONES
REA DE CONOCIMIENTO:
ECONOMA FINANCIERA Y CONTABILIDAD
RESUMEN:
Este estudio est centrado en la implantacin de un ERP (Dolibarr) en una empresa
(Mister Sport), dedicada a la venta de artculos deportivos, para conseguir una
eficiente gestin interna de la informacin generada en la misma. Este proceso que
comprender desde la instalacin de la herramienta, pasando por la parametrizacin y
su puesta en marcha definitiva, junto a la activa campaa de marketing que pretende
desarrollar la empresa (va redes sociales y creacin de blog propio), sern las dos
claves principales para relanzar este negocio familiar situado en la localidad de
Montilla (Crdoba) y permitir obtener una ventaja competitiva respecto a la
competencia.
PALABRAS CLAVE:
ERP; Mister Sport; Informacin; Clientes; Tecnologa.
NDICE
1. INTRODUCCIN ................................................................................................... 1-6
1.1. OBJETIVO ............................................................................................... 5
1.2. DESCRIPCIN CONTENIDO DE LOS CAPTULOS ............................... 6
2. ANLISIS DE LOS FLUJOS DE DATOS E INFORMACIN ................................ 7-13
2.1. DEPARTAMENTOS .......................................................................... 11-13
2.1.1. Direccin .................................................................................... 11
2.1.2. Departamento Financiero ........................................................... 11
2.1.3. Departamento de Administracin ............................................... 12
2.1.3.1. Finanzas, Tesorera y Contabilidad ................................ 12
2.1.4. Departamento Comercial............................................................ 12
2.1.4.1. Almacn ......................................................................... 13
3. ANLISIS Tics ................................................................................................... 15-16
4. PARAMETRIZACIN DEL ERP ....................................................................... 17-19
5. MTODO DE FUNCIONAMIENTO DEL ERP .................................................... 21-31
6. ANLISIS DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIN DE LOS USUARIOS . 33-36
7. ANLISIS DE LA DISTRIBUCIN DE RESPONSABILIDADES Y TAREAS ENTRE
LOS USUARIOS DE LA APLICACIN .................................................................. 37-38
8. CONCLUSIONES ................................................................................................... 39
9. BIBLIOGRAFA ....................................................................................................... 40
-1-
Espejo Garca, Daniel
CAPTULO 1
INTRODUCCIN
Dentro del campo de los sistemas de informacin, el inters sobre los sistemas ERP
como problema de investigacin es relativamente reciente, los primeros artculos
acadmicos publicados en revistas cientficas son del ao 1998. Gable (1998).
Sin embargo, y acorde al uso creciente de estos sistemas, se ha registrado un
importante desarrollo de este inters acadmico en los ltimos aos. Esteves y Pastor
(2001), determinaron entre el ao 1997 y el ao 2000 un total de 189 artculos en
conferencias y revistas de sistemas de informacin que abordan los sistemas ERP,
esto con una importante tasa de crecimiento que va de 5 artculos en el ao 1997 a 76
artculos en el ao 2000.
Apoyando lo anterior, Al-Mashari (2003) expresa los sistemas ERP estn de forma
reiterativa encabezando las listas de temas en importantes conferencias acadmicas
sobre sistemas de informacin, esto refleja la necesidad de investigacin en este
campo.
Dentro de la literatura se pueden identificar diversas agendas para orientar la
investigacin futura en sistemas ERP. La ms reciente fue confeccionada por AlMashari (2003) y posee tres dimensiones: adopcin del sistema ERP; aspectos
tcnicos de los sistemas ERP; y ERP en la malla curricular de sistemas de
informacin.
Un ERP (Planificacin de Recursos Empresariales) cumple la funcin fundamental
de gestionar los departamentos de una empresa (departamento financiero, ventas,
produccin, distribucin), a travs de la centralizacin de datos, para la accesibilidad
en tiempo real, posterior estudio y anlisis de la informacin almacenada.
Su filosofa ofrece un punto de vista contrario a la de la integracin de aplicaciones,
ya que en el caso del ERP el punto de partida es un sistema de gestin de informacin
general, al que se le van instalando mdulos que se encargan de gestionar
determinados procesos (compras, ventas, CRM, RR.HH., contabilidad, gestin de
caja, impuestos e informes). El tratamiento de la informacin ser siempre unificado,
ya que todos los mdulos utilizan la misma base de datos.
Entre los objetivos que se destacan en la utilizacin de esta herramienta estn:
centralizar la informacin y facilitar su circulacin, tomar decisiones ms rpidas
gracias a esto, facilitar el flujo de informacin tanto interno como externo, utilizar un
nico sistema y as poder eliminar el legado de sistemas costosos e inflexibles. Con
las soluciones que ofrecen, las empresas ganan en productividad.
El sistema ERP como ya hemos mencionado se encarga de registrar toda actividad
que surja dentro de la empresa, estos datos se guardan en una base de datos
centralizada y pueden acceder y ser consultados por cualquier departamento, para un
posterior anlisis y as poder generar informes tanto de resumen como de rendimiento.
La empresa tiende a descentralizarse con el trasiego de colaboradores e individuos
que la componen, pero los datos tienen que ser accesibles en todo momento. Los
sistemas ERP's aportan soluciones a esta descentralizacin, ya que contienen un
repositorio de informacin nico que permiten acceder respetando las normas de
gestin de la compaa.
A modo de resumen podemos indicar que los objetivos principales de esta
herramienta de trabajo son:
-2-
TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa
Optimizacin de los recursos empresariales.

Acceso confiable, preciso y oportuno a la informacin.
Capacidad para compartir informacin entre todas las unidades que conforman
la organizacin, adems de la posibilidad de hacerlo en todo momento y tiempo real.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias.
Reduccin de los costes de los procesos y tiempo empleado para ellos.
Las caractersticas que distinguen a un ERP de otro software empresarial son:
Integral. Controla los procesos de una organizacin, esto se debe a que los
departamentos estn relacionados entre s, y es posible controlar y proteger la
informacin. De no utilizar esta herramienta, tendramos la desventaja de necesitar
varios programas para controlar los procesos. La informacin podra duplicarse,
introducirse errneamente o incluso podra haber malversaciones de ella.
Modular. La gran ventaja de un ERP es su estructuracin en mdulos y la
posibilidad de instalar para cada departamento el ms adecuado.
Adaptable. Los ERP's estn pensados para adaptarse a la empresa, esto se
consigue mediante la parametrizacin o configuracin de los procesos dependiendo
de lo que necesite cada departamento, esta fase es en muchos de ellos la ms
difcil y costosa debido al complejo lenguaje informtico.
Otras caractersticas destacables de estos sistemas son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las
operaciones.
Los datos solo son introducidos una vez y deben ser consistentes, completos y
comunes.
Los mdulos que componen esta herramienta se configuran dependiendo del
rol de cada usuario.
Suele haber un software para cada unidad funcional, pero est todo
relacionado entre s.
La tendencia actual es la de ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas
industrias. Los sistemas ERP's en ocasiones son complejos y difciles de implementar
como ya hemos mencionado debido a las necesidades de cada empresa, ya que se
parte de un software comn y hay que adaptarlo. Estas modificaciones personalizadas
requieren tiempo, y por lo tanto dinero, para el uso concreto que la empresa necesite.
La magnitud de modificaciones que hay que realizar para una compaa que quiere
utilizar esta herramienta vara segn el tamao de la misma, la cantidad de cambios a
realizar y como aspecto fundamental, la voluntad del cliente para adaptarse al nuevo
sistema.
Hay que tener presente que el traslado de datos es una de las partes ms
importantes a la hora de implantar el ERP. Es el ltimo paso que se lleva a cabo en la
implantacin, y debido a las limitaciones de tiempo recibe poca atencin. Sera
interesante seguir una estrategia de migracin como por ejemplo:
Identificar los datos que sern objeto de migracin.
Establecer un intervalo de tiempo para realizar esta tarea.
Generar plantillas de datos.
Seleccionar las herramientas adecuadas para el proceso.
-3-
A la hora de la implantacin de un ERP, la empresa debe analizar el factor costebeneficio, ya que este puede ser muy elevado y no compensar. No obstante, un
sistema ERP tiene muchas ms ventajas que aportan beneficios al usuario en tiempo
y dinero.
Para cerrar la introduccin y dar paso a la breve descripcin del contenido que
albergar cada uno de los captulos desarrollados a lo largo del trabajo y al objetivo
fundamental que tendr el mismo, vamos a destacar las once ventajas que considera
Martnez Fustero (2013) importantes a la hora de implantar un sistema ERP en una
empresa, y que son las siguientes:
1. Mejora el proceso de toma de decisiones.
Tal y como se muestra en el artculo, los sistemas ERP permiten crear una base de
datos compartida con ms informacin y de mayor calidad que los responsables
podrn visualizar en su pantalla en tiempo real agilizando y mejorando el proceso de
toma de decisiones.
2. Planificacin realista de los escenarios futuros.
Al disponer de informacin de mayor calidad es posible realizar estimaciones y
previsiones realistas anticipndonos a los escenarios futuros.
3. Las mnimas duplicidades.
En las empresas que todava no cuentan con una solucin ERP es fcil comprobar
que sus departamentos actan con cierta independencia unos de otros, por lo que
acaban generando registros e informes por duplicado. La integracin que supone el
ERP permitir disminuir drsticamente estas duplicidades.
4. Los sistemas ERP son modulares.
Los ERP estn formados por mdulos. De esta manera podrs implantar los
mdulos que tu empresa necesite en cada momento. Si en el futuro tu empresa
evoluciona y crece tu ERP lo har con ella si incorporas nuevas funcionalidades.
5. Total adaptacin a las necesidades de tu empresa.
Todas las empresas son diferentes. Por ello el proveedor de tu sistema ERP deber
realizar un anlisis previo sobre las necesidades de tu organizacin para garantizar
que la aplicacin se adapta perfectamente a ella. La solucin ERP debe adaptarse a tu
negocio, no al revs.
6. Mayor control y trazabilidad.
Los sistemas ERP facilitan el seguimiento del producto a lo largo de la
organizacin, desde que entra la materia prima hasta la entrega del producto acabado
a los clientes.
7. Integracin con el resto de los miembros de la cadena de valor.
El nuevo concepto ERP supera los lmites de la empresa aadiendo a otros
integrantes de la cadena de valor: clientes y proveedores.
As el proveedor pasa a ser un socio estratgico del que podemos extraer una
ventaja competitiva al participar activamente en el diseo y desarrollo de nuevos
productos aportando su experiencia.
Respecto a los clientes, los ERP permiten contar con ms informacin y de mayor
calidad que permitir ajustar las rdenes de produccin y de compra a sus
necesidades. Por otro lado dispondremos de una base de datos sobre nuestros
-4-
clientes segmentada que nos permitir realizar campaas de marketing orientadas a

segmentos especficos.
8. Mejor comunicacin interna.
El ERP suprime las barreras a la informacin entre los distintos departamentos
integrndolos y mejorando la comunicacin interna.
9. Automatizacin de tareas.
Los sistemas ERP permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que
anteriormente se realizaban a mano (generacin de albaranes, facturas etctera).
De ese modo nuestros operarios podrn dedicarse a tareas ms productivas que
realmente son las que nos aportan valor. Pero es ms, al reducirse el componente
humano, caer el nmero de errores (aunque no se eliminar del todo dado que
seguirn siendo necesarias ciertas acciones manuales como la introduccin de datos).
10. Menos costes, ms competitividad.
La mayor eficiencia conseguida, la disminucin en el nmero de errores y la
reduccin de tareas duplicadas permiten disminuir los costes empresariales. La
reduccin de costes nos va a permitir: aumentar nuestro margen de beneficios al caer
el coste unitario, reducir el precio de cada producto al disminuir su coste o ambas.
11. Aumento del rendimiento y del retorno de la inversin en el largo plazo.
Gracias a todas las ventajas anteriores se podr conseguir un incremento de la
rentabilidad y de los beneficios. En otras palabras, el aumento del rendimiento
conseguido con la implantacin del ERP compensa, en el largo plazo, la inversin
inicial realizada.
En conclusin, si bien es cierto que implantar un ERP es un proceso complejo, no
necesariamente debe ser doloroso si se gestiona adecuadamente y se dispone del
equipo adecuado para liderar el cambio. La recompensa la encontraremos en las
enormes ventajas que reportar a la empresa que incorpore esta solucin.
1.1 OBJETIVO
El objetivo de este proyecto es crear un informe sobre el estudio de una posible
solucin de implantacin de un ERP para una pyme familiar de venta de artculos
deportivos, especializados fundamentalmente en el running. Estudiar que solucin se
adapta mejor al sector y a las necesidades de la propia empresa.
Las necesidades ms inmediatas de la empresa se basan en agilizar las relaciones
entre clientes y proveedores siendo bien gestionadas, mejoras tanto en el sistema
financiero como econmico de la empresa, as como la comunicacin y comparticin
de archivos entre los diferentes departamentos, en tiempo real, para evitar duplicidad
de los mismos y por ello incongruencia de datos.
Esto junto al trabajo de marketing realizado en las redes sociales para promocionar
el nombre de la empresa y los productos que oferta, pretendemos que sean los
factores ms determinantes para conseguir llevar en un medio-largo plazo a este
negocio hacia el xito dentro del sector en el que nos encontramos.
Se estudiar un ERP que se utiliza a travs de Internet, un hecho novedoso ya que
en muchos otros casos, se trata de aplicaciones informticas como Eneboo,
Openbravo
-5-
1.2. DESCRIPCIN CONTENIDO DE LOS CAPTULOS

2: Anlisis de los flujos de datos e informacin: previa presentacin de la empresa, se
detallar como afecta la informacin a los diferentes departamentos de la empresa y
las tareas que desempean estos en el transcurso de la misma.
3: Anlisis de las TICs disponibles: este apartado aborda el sistema de
almacenamiento de informacin previo a la implantacin del ERP.
4: Parametrizacin del ERP: aqu se engloba todo el proceso que debemos seguir
para la correcta instalacin de la herramienta y que su puesta en marcha sea
satisfactoria.
5: Mtodo de funcionamiento del ERP: explicaremos mediante capturas de pantalla
del propio Dolibarr, como funcionan los diferentes mdulos que estn integrados en l,
sus carencias en la versin explicada y una breve comparativa con AbanQ.
6: Anlisis de las necesidades de informacin de los usuarios: trataremos sobre como
ofrecer a los usuarios tanto internos como externos, la informacin que nos demandan
y a la inversa, como obtener la mejor informacin una vez realizado ese anlisis.
7: Anlisis de la distribucin de responsabilidades y tareas entre los usuarios de la
aplicacin: describiremos como se utilizar el ERP una vez est perfectamente
instalado y el funcionamiento en el local por todos y cada uno de los empleados de la
entidad.
8 Conclusiones: relativas al trabajo y personales.
9 Anexos
-6-
CAPTULO 2
ANLISIS DE LOS FLUJOS DE DATOS E INFORMACIN
Mister Sport es una empresa familiar creada en 1990 dedicada a la venta de
artculos deportivos, fundamentalmente dirigida a los deportistas que practican el
running.
En sus inicios la actividad empresarial se llevaba a cabo en el garaje de su propia
casa, y ms tarde fue trasladada a un local en la que permanece a da de hoy debido
a sus expectativas de crecimiento.
Figura 2.1. Tienda Fsica

Fuente: Fotografa
Esta empresa est adaptndose a los nuevos tiempos, ya que podemos encontrarla
en redes sociales como Facebook o Twitter (https://twitter.com/MisterSport_), adems
de poseer un blog propio donde se publican novedades en cuanto a productos y
anuncios sobre marcas deportivas que se ofertan en su establecimiento
(http://mistersport.wordpress.com/).
Desde hace dos aos la empresa adems cuenta con un Factory, cuya actividad se
desarrolla en otro local y donde se venden productos de antiguas temporadas o
descatalogados a un precio ms econmico.
Mister Sport tiene unos objetivos claros de crecimiento como se puede observar en
la evolucin de su actividad a lo largo de los aos. Con este estudio y la futura
implantacin del ERP pretendemos que pueda seguir con esa lnea ascendente y se
consolide como una de las tiendas ms importantes del municipio de Montilla
(Crdoba) donde se encuentra ubicada.
Adems se les propuso a los gerentes, los cuales aceptaron, realizar un estudio en
el que se recogieron los principales valores y objetivos que defienden, junto a la misin
y visin de Mister Sport, trabajo realizado para la asignatura de Responsabilidad
Social Corporativa. Ahora queremos dar un paso ms all, ayudndole a implantar un
ERP para que pueda gestionar la empresa de forma mucho ms gil y ordenada.
Previa a la descripcin de todos y cada uno de los departamentos que componen la
empresa y su reflejo en el organigrama que ser adjuntado, vamos a proceder a
analizar los flujos de informacin relativos a una empresa, con las aplicaciones
pertinentes para nuestro caso.
Las empresas no son entes aislados, sino que tienen relaciones con agentes
externos a ellas. Tampoco son atmicas, sino que estn formadas por subsistemas o
departamentos relacionados entre s, formando un todo. Estas relaciones son tanto
internas como externas y en ambos casos, existe un flujo de informacin que es lo que
trataremos en las siguientes lneas.
-7-
En primer lugar nos centraremos en las relaciones de la empresa con el exterior.

Estas no son otras que surgidas con clientes, proveedores, Administracin Pblica,
bancos Las relaciones con clientes se dividen en varios apartados: ventas (cobros y
devoluciones), CRM (Customer Relationship Management o gestin de las relaciones
con el cliente) y en el extremo opuesto tenemos las relaciones con proveedores, que
se basan lgicamente en compras (pagos y devoluciones), aunque previamente hay
que realizar un proceso de seleccin para certificar el cumplimiento de una serie de
normas de calidad y dems requisitos, para ser considerado apto y poder trabajar con
la empresa. Para el caso que vamos a tratar, la empresa trabaja con clientes de todas
las edades y con proveedores de primeras marcas mundiales como las que todos
conocemos (Nike, Adidas, Puma, Quick Silver).
En cuanto a la relacin con la Administracin Pblica, se compone de distintas
documentaciones y trmites que hay que realizar para obtener algn tipo de licencia,
formalizar contratos, realizacin de pagos. Nuestra empresa debi realizar el papeleo
previo para realizar el traslado desde su propia casa al local donde trabaja
actualmente, regularizar los contratos de los empleados
Si mencionamos a las entidades financieras, no solo estamos ante un organismo
que custodia gran parte del dinero sino que tambin puede encargarse de gestionar
recibos mediante la domiciliacin y realizar pagos cuando adquirimos algn artculo
por internet, este es un hecho cotidiano en la empresa que hemos descrito
anteriormente.
Para acabar con el mbito de relaciones externas, tenemos las empresas de
transporte, muy importantes para movilizar mercanca a clientes o proveedores y
hacer posible el intercambio entre dos puntos lejanos en el mapa. Es de vital
importancia ya que actualmente una persona residente en Sevilla puede adquirir
productos de una empresa alemana y le son llevados a su domicilio gracias a estos
mediadores.
Nos centramos ahora en las relaciones internas de la empresa cuyos subsistemas
generan un gran flujo de informacin, que precisamente el ERP en cuestin, se
encargar de gestionar para que todo aquel que tenga acceso a ella pueda
interpretarla y utilizarla llevando a cabo su trabajo.
Podemos mencionar el almacn, encargado de custodiar la mercanca que no tiene
salida inmediata al mercado, controlando su stock en funcin de las ventas que
realiza, compras, plazos de reposicin, ubicacin estratgica y entrada-salida.
El departamento financiero se relaciona fundamentalmente con el de administracin
para que este ltimo registre todas las relaciones que el primero tiene con el exterior
(bancos en concepto de prstamos, administraciones pblicas en concepto de
subvenciones). El de administracin como hemos comentado se encarga de la
contabilidad y generacin de toda la documentacin necesaria relativa a ella, adems
de gestionar la liquidez ms inmediata de la empresa en el apartado de tesorera.
La direccin tambin debe tener acceso a toda la informacin que se genere en la
empresa para poder tomar las decisiones que conducirn el rumbo de la compaa.
De toda esta informacin que generan las relaciones tanto externa como
internamente se encarga el ERP, podemos decir que el concepto clave es
centralizacin de datos y por ello esta medida tiene tanto xito a da de hoy ya que
hace eficiente el trabajo.
Seguidamente vamos a indagar en los flujos de informacin relativos al
funcionamiento rutinario de la empresa, es decir, compras, ventas y relaciones con los
clientes.
-8-
Flujo de informacin de compras.

Este proceso suele iniciarse cuando se detecta que el stock de un producto ha
cado por debajo del nivel deseado debido a una venta ya hecha o pendiente de servir.
Una vez que se ha tomado la decisin de adquirir un producto, es necesario saber
tanto la cantidad (que depender de la poltica de inventario que se tenga) como al
proveedor al que se le va a realizar.
Es posible enviar una solicitud de presupuesto a distintos proveedores o consultar
tarifas y productos en sus catlogos, as como las promociones que se encuentren en
vigor. Una vez seleccionado el presupuesto, se graba en el Sistema de Informacin
implantado.
Ya realizado el pedido (que puede ser que no se mande completo), se recibir la
mercanca junto con el albarn correspondiente, donde estar detallado el estado del
pedido: recibido, parcialmente o pendiente. Estos datos reflejados en el albarn
pueden obtenerse previamente por la empresa para ganar tiempo.
Junto a este documento se enva tambin, la factura y una serie de recibos para
completar el pago del pedido. A su vez es posible obtener los datos previamente y
luego comprobar que son correctos. Todo ello ir al ERP y con los recibos podremos
gestionar los pagos, as como, el control de tesorera.
Flujo de informacin de ventas.
Normalmente las ventas se inician al igual que en el proceso anterior, con la
peticin de un presupuesto por parte de un cliente, hecho que debe ser
convenientemente registrado por la empresa. Sabremos quien es el cliente porque
estar registrado en la base de datos o se le dar de alta en caso de que sea su
primera vez. Tambin estarn debidamente registrados los productos que se
comercializan y sus precios, tarifas, modelos
Se generar el presupuesto mencionado con la toda la informacin correspondiente
y en el caso de que el cliente acepte, realizar un pedido que deber servirse. Una vez
ocurre esto, se informa al almacn de todos los productos necesarios y se pedirn
aquellos que falten. Los productos mediante el proceso inverso a la compra, se le
enviarn al cliente con el albarn adjunto.
En el momento que la mercanca sea entregada, se debe ajustar la cantidad de
dinero perteneciente a la empresa que se tiene a cuenta, pendiente de cobro, y se
informa al departamento de administracin. Para cobrar al cliente se le hace entrega
de la factura (importe total, IVA, IRPF y dems cargos), tambin se pueden generar
recibos indicando el pago, medio de pago, fecha de vencimiento
En ocasiones ser necesario sacar varios albaranes de un mismo producto (esto
significa que se ha servido parcialmente) o agrupar varios pedidos en un mismo
albarn. Tambin ser posible agrupar varios albaranes en una misma factura.
Tras analizar este proceso, vamos a mencionar los datos que sern importantes
gestionar en un cliente: nombre, direccin, CIF, telfono, fax, email Ser vital
conocer datos comerciales como sus cuentas bancarias para futuros cobros o
devoluciones, rappels aplicables Otro aspecto importante y relativo a la contabilidad
a la hora de usar el ERP, ser asignar cuentas contables independientes que nos
lleven directamente al cliente concreto.
Gestin de las relaciones con el cliente (CRM)
Se conoce que el cliente es el sustento principal de toda empresa, puesto que al
final si no se vende, no se obtendr el xito perseguido y el beneficio econmico. Esta
es la mxima de todo negocio y para ello, gestionar positivamente la relacin con los
clientes puede ser un gran paso hacia ese objetivo. Esto se consigue con el
-9-
almacenamiento de datos que provoca el seguimiento individualizado de cada cliente

y poder en el futuro aplicar rappels personalizados, hacer ofertas, mejorar el servicio
de atencin al cliente, detectar clientes potenciales debido a buenas recomendaciones
de los que ya lo son
La idea principal es que si un cliente ha escogido nuestro producto, vuelva a
hacerlo en sucesivas ocasiones, ya que da a entender su preferencia por los
productos, confa en la empresa y a partir de ah, sta se preocupar por conocer
mejor sus necesidades y deseos, con el fin de fidelizarlo. En consecuencia las ventas
se vern incrementadas con un menor coste, ayudando al lanzamiento de nuevas
ofertas y provocando que el plan de marketing sea ms efectivo. Es importante saber
que hay que respetar la Ley de Proteccin de Datos, que exige la conformidad
expresa del cliente para la utilizacin de sus datos.
Este proceso se inicia con el primer contacto del cliente potencial con la empresa.
La empresa debe conseguir el mayor nmero de datos acerca del cliente aunque sin
presionarlo. A partir de entonces, todos los datos que se vayan recabando deben estar
presentes en la relacin que se vaya a establecer con l. Cualquier detalle que nos de
a conocer y que recordemos en posteriores conversaciones, reflejar que nos
preocupamos por el cliente y esto aumentar las probabilidades de que se decante por
nuestra empresa.
La segunda fase consiste en satisfacer sus necesidades lo antes posible y llevar un
seguimiento pormenorizado de todos los contactos realizados, as como de las tareas
pendientes y resolverlas. Caso de mercancas, el proceso es el normal de ventas,
mientras que si se trata de una reclamacin, una atencin personalizada para
subsanarla ser mucho ms til. Una vez conozcamos sus gustos por los productos
que adquiere, podremos proponerle soluciones previas a sus peticiones, como
manuales de instrucciones de sus productos.
Si satisfacemos sus peticiones previas, conseguiremos aumentar nuestras ventas
al proponerle servicios que pueden ser de su gusto. Tambin podemos basarnos en
estadsticas y elaborar ofertas personalizadas o incluso promociones cuando se haya
alcanzado un nivel de ventas de un producto.
Se debe disponer de una buena agenda para gestionar las citas con clientes como
de un buen servicio de reclamaciones, quejas y sugerencias, todo ello permitir a la
empresa crecer.
Como podemos ver justo debajo, se presenta el organigrama de la empresa y
seguidamente la descripcin de todos y cada uno de los departamentos donde
explicaremos las funciones que desempean y aplicaremos la explicacin de los flujos
de informacin a Mister Sport, para conocer como trabajan las relaciones externas y
sobre todo internas.
-10-
Figura 2.2. Organigrama empresa

Fuente: Elaboracin propia
2.1. DEPARTAMENTOS
2.1.1. Direccin
Se encarga de establecer las pautas que han de ir cumpliendo los diferentes
departamentos. Su cometido no es otro que tomar las decisiones que estimen ms
oportunas para garantizar el presente y futuro de la empresa y guiarla
satisfactoriamente hacia los objetivos establecidos. Su objetivo primordial, una vez
analizada toda la informacin y consultado con los diferentes departamentos, es
modernizarse tanto con el Sistema de Informacin como en la oferta de nuevos
productos.
A partir de aqu y en los siguientes departamentos es donde el ERP juega un papel
fundamental para registrar toda la informacin y movimientos que se producen en la
empresa y que deben trasladarse correctamente para evitar errores o duplicidades
como ya hemos visto en la introduccin del estudio.
2.1.2. Departamento Financiero
Encargado de todo lo relacionado con entidades financieras (cuentas corrientes,
ingreso de recibos, pago de facturas, actualizacin del saldo disponible y por supuesto
los vencimientos de todas estas actividades). Adems de las actividades
mencionadas, ser el encargado de solicitar prstamos si son necesarios para la
empresa as como las subvenciones que le puedan ser otorgadas por diferentes
requisitos cumplidos. Para ello contar con un empleado de su confianza con buena
experiencia en el sector bancario. Se encargar tambin de gestionar los pagos
relativos a pedidos, que en la mayora de los casos, se realizan por internet y se
acometen mediante el cargo a la cuenta bancaria de la empresa.
Esta actividad es la llave para acometer la planificacin de las compras por el
departamento comercial, as como poder estudiar las ofertas propuestas por los
proveedores que desean trabajar con esta empresa si tiene suficiente liquidez.
-11-
2.1.3. Departamento de Administracin

El encargado de esta seccin ser un joven con el ttulo de graduado en finanzas y
contabilidad con formacin en el ERP correspondiente y cuya principal labor es
registrar todos esos pagos y cobros que se han generado de los pedidos a clientes y
proveedores, dar de alta a nuevos clientes, actualizar informacin de clientes ya
existentes y para ello estar en continua interaccin con el resto de departamentos.
Trabajar de manera muy estrecha con Dolibarr.
2.1.3.1. Finanzas, Tesorera y Contabilidad
Esta seccin se encarga de gestionar y administrar los recursos econmicos
anteriormente conseguidos de la forma ms eficiente posible.
El departamento realiza las siguientes funciones:
Administrar y controlar la liquidez de la empresa para mantenerla en una situacin
de solvencia y poder disponer siempre liquidez ante un posible imprevisto.
Registrar todas las operaciones contablemente, y elaboracin de todos los estados
contables pertinentes. Las nuevas versiones de Dolibarr permitirn llevarlas a cabo.
2.1.4. Departamento Comercial
Se dispondr de un comercial encargado de la compra-venta de artculos y productos
con el consentimiento de la direccin y de gestionar el almacn con todo aquel
producto que no tenga una salida inmediata al mercado. Se irn clasificando hasta que
se produzca su venta definitiva. Dispone de un amplio almacn por lo que podrn
beneficiarse de la compra de grandes lotes de productos a un precio competitivo.
En el apartado compras deben estudiarse varios aspectos como: ofertas que
recibe, informarse sobre los productos en los que podra estar interesados y
seleccionar con criterio los proveedores con los que va a desarrollar su trabajo. Por
ejemplo el comercial ha sido informado de que se requieren un lote de zapatillas de
baloncesto y este se encarga de ponerse en contacto con los proveedores que ofertan
las principales marcas, solicita y estudia los presupuestos, que presentar a la
direccin y tomarn en consenso la decisin que mejor consideren, y que por
consiguiente sea aceptada positivamente por parte del consumidor.
Por el contrario, el departamento de ventas, previo estudio de mercado, se encarga
de vender productos, estudiar aquellos que tienen una mejor y mayor salida al
mercado, el precio idneo para su comercializacin, ofertas puntuales para
desmarcarse de la competencia etc. Algunas de las tareas que realiza a modo de
resumen son:
Estudio de mercado para conocer necesidades de clientes y productos mas
atractivos.
Diseo de estrategias de ventas una vez realizado el primer paso.

Promocin de los productos seleccionados va red social y en el propio
establecimiento.
A la hora de la venta final en la tienda fsica, el dependiente en este caso, debe

proferir al cliente un servicio profesionalizado informndolo de las caractersticas del
producto, sus ventajas y poder as satisfacer la necesidad por la que este acude a la
empresa. El objetivo es ofrecer productos de calidad y un buen servicio para conseguir
que el cliente vuelva al establecimiento cuando necesite de otro producto y fidelizarlo.
-12-
2.1.4.1. Almacn
En este lugar los productos que an no se han sido adquiridos por los clientes estn
perfectamente clasificados segn la marca y la determinada prenda de ropa ante la
que estemos.
Las tareas que se realizan en el almacn son las siguientes:
Registro y control de los productos que entran a formar parte de la compaa.
Control de existencias.
Registro y control de los productos que salen al mercado como ventas.
Gestin y mantenimiento del stock.
Inventario peridico.
-13-
-14-
CAPTULO 3
ANLISIS TECNOLOGA INFORMACIN Y COMUNICACIN
DISPONIBLE (TICs)
La realidad en este contexto coloca a la empresa en una categora de obsolescencia y
el motivo es que solo posee un ordenador desde el que gestiona todos los pedidos a
proveedores. Dependiendo del nivel de stock que va quedando en almacn o
promociones que ofrecen las principales marcas, el gerente se va encargando de
gestionar este apartado.
En cuanto al sistema que utiliza para llevar a cabo las ventas a clientes, sufre el
mismo problema ya que la facturacin de los mismos se ejecuta en papel pero no
tiene registro en un Sistema de Informacin. Ms concretamente, nos cuentan desde
la empresa que existen casos de impagos de clientes recientes y otros de muchos
aos atrs que se han considerado incobrables, aunque le hemos planteado la
solucin de entregar las facturas ms recientes a una empresa de Factoring para que
negocien el pago del importe marcado en la misma con el cliente correspondiente.
Lgicamente esta es una debilidad importante de la empresa y uno de los motivos
fundamentales por lo que se llevar a cabo la implantacin del ERP, para que en el
futuro no se repitan estas conductas.
Otro inconveniente de este tradicional sistema de gestin de facturas y documentos
en formato papel, es el engorro que supone almacenarlo y en muchas ocasiones
propicia el extravo de documentos, o como mencionbamos en el prrafo anterior, el
impago por parte de clientes a los que se les ha otorgado una cierta confianza y que
posteriormente no cumplen con su obligacin frente a la empresa.
Todo ello experimentar un cambio radical gracias a Dolibarr donde, desde el
primer da, se traspasarn los datos propios de la empresa para su configuracin
inicial, que veremos en posteriores apartados y el total de informacin que se tenga
almacenada en el local relativa a datos de clientes, facturas, pedidos, cuentas
bancarias Por supuesto ya se darn de alta los nuevos clientes que accedan a la
empresa, tomndole todos los datos relevantes como analizbamos en los flujos de
informacin.
Todo esto se ejecutar desde el departamento de administracin, hasta que la
empresa se ponga al da y haya conseguido registrar todos los datos que pueda
recabar de los archivos que posee a lo largo de la vida de la misma. Desde aqu se
proceder como ya hemos visto a la elaboracin de la contabilidad de la empresa para
la correcta formulacin de los estados contables pertinentes a final de ejercicio
(Balance, PyG...) y se gestionar tambin la tesorera ms inmediata que tiene la
empresa para acometer el pago de facturas, pedidos a proveedores y dems
operaciones que no impliquen un volumen significativo de efectivo.
La siguiente tarea ser implantar en cada departamento un ordenador con acceso a
Dolibarr, ya configurado inicialmente, para que todos y cada uno de los empleados
puedan utilizarlo y registrar los datos relativos a cada departamento.
An no se ha estudiado la estrategia que seguir la empresa para formar a sus
empleados a la hora de la utilizacin de la herramienta, pero todo apunta a que se
realizar va curso impartido por algn empleado de Dolibarr, que les de las nociones
bsicas de uso y les haga entrega de la gua de uso para completar esta fase de
formacin.
As por ejemplo situndonos en el nuevo marco que vivira la empresa: llega un
cliente a la empresa, el cual ha visto a travs de las redes sociales la nueva promocin
-15-
de ropa trmica que ha ofertado Mister Sport y est interesado en varios productos.
Este es un nuevo cliente, por lo que el paso nmero uno que debe realizar el
dependiente ser la toma de datos para posterior registro en el sistema de gestin
interna, a continuacin le muestra los productos, caractersticas, precio, modelos etc. y
si este decide en ese momento comprar, registrara la compra con la modalidad de
pago correspondiente para seguidamente elaborar la contabilidad (departamento de
administracin) relativa al mismo. De esta forma se va creando el historial
personalizado de cada cliente para que la empresa conozca gustos y preferencias, si
son puntuales a la hora de pagar en caso de que se realice por transferencia
bancaria
Mismo mtodo seguira un pedido va telefnica, previo envo de presupuesto si as
lo solicita el cliente.
En el lado opuesto se presentar una situacin similar, y es que ahora la direccin
har pedidos previo estudio de las necesidades de los clientes y anlisis de la
competencia, en este sentido el comercial ser de gran ayuda para detectar lo que a la
larga pueda suponer una ventaja competitiva. Uno de los objetivos comerciales
importantes que ya se han mencionado y cabe resaltar, es renovarse en cuanto a
productos ofertados y apostar por los ms novedosos que se lancen al mercado y que
mejor cabida tengan entre la clientela.
Esta sera la manera de proceder en la actividad rutinaria de la empresa, a
diferencia del sistema anterior, todo estar ms informatizado, seguir unos pasos
ms concretos y estandarizados dentro de un lmite y en definitiva la gestin se
convertir en un proceso ms eficiente.
La empresa pasar a contar con tres equipos informticos completos, inversin que
supondr un esfuerzo en su afn para seguir creciendo, y que darn por cerrada la
anterior etapa en la que solo se trabajaba con un ordenador en el local, introduciendo
de lleno a la empresa en la era tecnolgica.
Tambin contar con varios telfonos fijos con sus respectivas extensiones
divididas en funcin de los departamentos, as como telfonos mviles, todo el local
estar acondicionado con una red Wi-fi para poder realizar las actividades a travs de
internet en tiempo real, entre ellas el trabajo con Dolibarr, y por ltimo una
fotocopiadora-impresora para escanear e imprimir todos los documentos generados
como consecuencia del intercambio de informacin con clientes, proveedores y dems
stakeholders.
El objetivo fundamental de esta empresa y la tendencia marcada por la era actual
de la tecnologa nos indican, que progresivamente, todos los procesos que tienen
lugar en la entidad se irn informatizando, dejando atrs el formato papel, aunque en
las pymes el proceso ser mas costoso, ms an con la actual situacin de crisis en la
que estamos inmersos.
Esta medida supondr la mayor inversin econmica por parte de la empresa, pero
a la vez ser el pilar fundamental para conseguir el xito empresarial y una mayor
fuente de ingresos que siten a la empresa en una situacin de estabilidad econmica
ante la dificultad y el reto que supone para las pymes este hecho hoy en da.
-16-
CAPTULO 4
PARAMETRIZACIN DEL ERP
En el desarrollo de este trabajo utilizaremos la versin 3.2.2 de Dolibarr, aunque
existen actualizaciones de la misma que incluyen mayor cantidad de mdulos y
actividades, pero en este caso no son seleccionadas debido a que supondra un coste
econmico adquirirlas.
En primer lugar debemos mencionar que la empresa ha de cumplir unos requisitos
de hardware y software para poder instalar correctamente este programa, esto no ser
ningn problema ya que la empresa cuenta con tres ordenadores de ltima generacin
como ya hemos visto que se adaptan perfectamente a las condiciones que a
continuacin enumeraremos.
1. BASE DE DATOS
a. MySQL. 4.1. y versiones posteriores (algunas Opciones Mysql/
parmetros compatibles)
Si se utiliza el modo de opcin = devuelve STRICT algunas
advertencias o errores.
b. PostgreSQL 8.1.4.
c. MSSq (soporte experimental no funciona todava)
d. Necesidad Database cuyo tamao es inferior a 1Mb por 100 clientes/
proveedores
2. PHP
a. Versin 5.0.
b. Soporte de sesiones de usuario debe estar habilitado (es el valor por
defecto en todos PHP).
c. Obras cualquiera que sea
magick_quotes o safe_mode
el
parmetro
register_globals,
d. Configuracin de PHP debe permitir el uso de un mximo de 64 Mb

de memoria (parmetro memory_limit PHP).
3. DISCO DE ALMACENAMIENTO
a.
Los archivos de programa usan menos de 80Mb en los discos

Sin embargo necesitamos ms espacio para almacenar archivos
generados en PDF. El volumen depender de la cantidad y el
tamao de los archivos adjuntos.
4. CPU
a. Si usted tiene ms de 50 usuarios un CPU de 1GHz o ms es lo
recomendable.
A continuacin explicamos los requisitos de instalacin de la herramienta de la
forma ms sencilla para usuarios que nunca han trabajado con l.
El requisito inicial es disponer de Windows. Este proceso solo funciona para los
usuarios de este sistema operativo, en esta versin, si se tienen conocimientos de
Apache, PHP y MySql ser ms fcil de realizar. En nuestro caso, usuarios novatos, lo
mejor es utilizar DoliWamp: distribucin especializada de Windows para Dolibarr que
-17-
permite realizar la instalacin en diferentes pasos.

Para ello descargamos la versin correspondiente, ejecutamos el archivo .exe y
seguimos las instrucciones.
El ERP Dolibarr, dispone en su pgina web tanto de una demo, como de varias
versiones completas y actualizadas.
Nos hemos decantado por la versin 3.2.2 para Windows (Doliwamp), ya que su
utilizacin es completamente gratuita, aunque como hemos mencionado
anteriormente, existen nuevas actualizaciones de pago que trataremos de implantar en
la empresa cuando trabajemos con ella. Las dos direcciones de abajo corresponden a
una demo de prueba sobre la herramienta en su pgina principal y a continuacin la
direccin sobre la versin que se ir detallando en el apartado siguiente.
Demo:
http://www.dolibarr.es/demo/
Versin 3.2.2:
http://sourceforge.net/projects/dolibarr/files/Dolibarr%20installer%20for%20Window
s%20%28DoliWamp%29/3.2.2/
Ya hemos mencionado que esta versin es totalmente gratuita y los dos enlaces
que aparecern a continuacin hacen referencia a la tienda que ofrece esta empresa
para adquirir ms mdulos que implantar en el ERP, as como, una gua rpida de
funcionamiento para que cualquier usuario que est interesado, pueda aprender el
mtodo que sigue.
Dolistore:
http://www.dolistore.com/
Gua rpida uso:
http://2byte.gotdns.com/docs/GUIA_USO_DOLIBARR_1_0.pdf
Comentamos ahora el proceso de instalacin que hemos seguido para poner en
marcha el ERP satisfactoriamente, y poder, por fin, empezar a dar uso a esta til
herramienta que nos permitir trabajar muy cmodamente.
Una vez terminado esto, procedemos a instalar dentro de la aplicacin los
diferentes mdulos que permitirn ir registrando da a da la actividad de la empresa.
-18-
Figura 4.1. Instalacin

Fuente: Captura pantalla
Introducimos los parmetros del programa para el servidor y la base de datos. Si se

trata de una primera instalacin se debern especificar algunos parmetros tcnicos,
aunque en este caso como no poseemos un conocimiento muy amplio sobre este
campo, dejamos los que vienen por defecto en cuanto a Servidor SMTP, Puerto
Apache y Puerto MySql.
Seguidamente nos aparece una ventana de alerta de seguridad de Windows
relativa al cortafuegos, as que permitimos que este acceda al programa, para
completar la instalacin de Doliwamp. Introducimos un nombre de usuario y una
contrasea que ser con la cual trabajemos cuando est ya implantado el sistema y
que en este caso para ofrecer los datos de prueba que veremos en el captulo cinco
son: usuario: admin contrasea: 12345.
Hecho esto, el programa est listo para ser ejecutado y proceder a la
implementacin de los mdulos ya sealados para comenzar cuanto antes a utilizar
sus mltiples prestaciones. La pgina principal al acceder por primera vez es la
siguiente:
-19-
Figura 4.2. Imagen inicial ERP

El siguiente apartado trata paso a paso la instalacin de mdulos y muestra ejemplos

de funcionamiento de los ms importantes.
-20-
CAPTULO 5
MTODO FUNCIONAMIENTO DEL ERP
En este captulo nos adentramos en el funcionamiento propiamente dicho de la
herramienta, que contemplar el registro de las situaciones reales que vayan
sucediendo en la empresa y su relacin con el entorno diariamente. Los datos
introducidos son inventados, por lo que no guardan relacin con la empresa,
simplemente se han introducido a modo de ejemplo para mostrar el funcionamiento de
este ERP. Expondremos para cada caso un supuesto que resultara en Mister Sport
para que el lector de este trabajo se haga una idea.
Primeramente procedemos a instalar los diferentes mdulos que nos ofrece el ERP
y que nos servirn para poder gestionar la empresa. Para ello accedemos al ERP con
el usuario y contrasea anteriormente citados y desde la barra de direccin del
navegador: http://localhost/dolibarr/ modificamos los datos de la empresa.
En nuestro ejemplo pondramos el nombre de Mister Sport S.L., la direccin donde
se encuentra: Avenida Andaluca, 6 bajo y los dems datos los mismos que los del
ejemplo ya que se encuentra en la localidad de Montilla.
Figura 5.1. Configuracin inicial.

Hecho esto, activamos todos y cada uno de los mdulos que nos aparecen de forma
gratuita, incluso alguno que probablemente no se utilice habitualmente pero an as
estar disponible por si la situacin requiere de su uso. Entramos en el men mdulos
de la parte izquierda http://localhost/dolibarr/admin/modules.php?mainmenu=home y
activamos todos los principales y complementarios.
-21-
Figura 5.2. Men de mdulos.

La siguiente captura de pantalla que aparecer justo debajo, hace referencia a la

facilidad de uso de la aplicacin, destinada principalmente a personas que no la han
usado anteriormente, con el objetivo de familiarizarse con ella y saber como acceder.
Figura 5.3. Facilidad de uso.

Seguidamente pasamos a explicar como funcionan algunos de estos mdulos y a

registrar algunos datos aleatorios, para que el lector pueda comprender a grandes
rasgos el funcionamiento de la herramienta, pero an no relativos a la empresa
mencionada ya que este estudio se pretende que se haga realidad en el prximo
ejercicio y en una versin diferente.
En esta versin gratuita, el mdulo de contabilidad es bastante escueto y
-22-
prcticamente no se trata, aunque en la empresa Mister Sport implantaremos una

versin ms novedosa que lo incluya y sea ms completa que la utilizada en este
trabajo (3.2.2.)
El mdulo ms importante en nuestra versin es el de facturacin, y seguidamente
vamos a explicar las diferentes operaciones que se pueden llevar a cabo as como el
registro que supone en Dolibarr.
Formas de pago
Las formas de pago se pueden modificar entrando en configuracin, diccionarios y
modos de pago, aunque solo deja modificar el cdigo y el nombre de la forma de
pago y no ninguna especificacin de dicha forma. Aparecen seis formas de pago
predefinidas con unas condiciones para establecer si es al contado o se aplaza un
nmero de das.
Figura 5.4. Formas de pago.

Podemos ver como en la parte superior de la imagen se indica que son pagos
recibidos del cliente, pero son las mismas formas de pago para proveedores.
Si un cliente accede al establecimiento y adquiere una gorra que est presente en la
tienda y que paga con dinero en metlico, cuando el dependiente registre la operacin,
lgicamente la forma de pago seleccionada ser efectivo en el men desplegable,
mientras que si hace un pedido de 50 equipaciones de ftbol y paga a travs del
banco, podr seleccionar transferencia o ingreso a la cuenta asociada del proveedor.
Pedidos a proveedores
Para realizar los pedidos, primero debemos crear los distintos proveedores. Se
procede desde el mdulo Terceros, categora nuevo proveedor. En el caso del
proveedor, seleccionamos que no es cliente ni cliente potencial, y marcamos S en la
pestaa proveedor. Aadimos un cdigo para diferenciarlo, rellenamos los dems
datos y creamos el proveedor.
-23-
Figura 5.5. Creacin proveedores y clientes.

Una vez creado, aparece otra ventana en la que asignamos un nuevo comercial y
creamos la cuenta bancaria para realizar el pago, en la pestaa ficha.
Figura 5.6. Asignacin de comerciales y cuentas bancarias a terceros.

En el apartado cuenta bancaria aparece un error en los nmeros introducidos al igual

que en el NIF de la empresa, debido a que son datos inventados.
Para aadir contacto nos vamos a la pestaa Nuevo contacto, en la que ya
aparece la empresa creada anteriormente.
A modo de ejemplo creamos cuatro proveedores a los que les haremos los pedidos
establecidos.
-24-
Figura 5.7. Listado de proveedores.

Realizamos los pedidos entrando en la ficha de cada proveedor y seleccionando la

pestaa crear pedido.
Para introducir los productos existen dos formas:
- Creando los productos con anterioridad.
- Zona libre en la que se aaden productos sin estar registrados (es la que
utilizaremos).
Figura 5.8. Pedidos a proveedores.

Una vez validado el pedido, aparece una ventana en la que se puede modificar la
fecha de pedido.
-25-
Figura 5.9. Pedidos a proveedores II.

Por ejemplo, este ao la empresa ha establecido relacin con K-Swiss, una marca de
productos para el running nueva y que est teniendo buena aceptacin en el mercado,
este nuevo proveedor deber ser dado de alta, con su sede en Madrid, CP, CIF, tipo
de sociedad, su cdigo correspondiente para identificarla a la hora de realizar pedidos,
elaborar contabilidad y dems asuntos en la herramienta, cuenta bancaria para
realizar los pagos sobre los pedidos que la empresa le har etc.. Tambin tomar los
datos del comercial con el que trabaja para su caso, la forma en la que este cobra y su
historial, el cual entrega la mercanca a travs de la compaa SEUR (entramos aqu
en el flujo de informacin relativo a las compaas de transporte)
El siguiente apartado a explicar son los clientes y los pedidos que estos realizan a
la empresa, como veremos inmediatamente, sigue una mecnica similar a la de
proveedores e ilustraremos con dos capturas de pantalla como se realiza en Dolibarr.
Pedidos de clientes
Se siguen los mismos pasos que al crear un proveedor, pero en este caso en la
pestaa de clientes. En los clientes se deja establecida una forma de pago y se
pueden crear descuentos fijos o relativos.
Figura 5.10. Pedidos de clientes.

-26-
Una vez creados los clientes, realizamos los pedidos de la misma forma que en
proveedores, seleccionando Crear pedido.
Figura 5.11. Pedidos de clientes II.

Normalmente para el caso que estamos tratando, la mayora de compras y

adquisiciones por parte de clientes sern en el propio establecimiento, y lgicamente
se debern registrar y gestionar, con su correspondiente forma de pago, as como los
datos que ya se tenan previamente.
Pero en el caso que el cliente se ponga en contacto con la empresa por telfono
porque ha encontrado un producto que le gusta en el catlogo de Nike, pongamos por
caso, y transmite al dependiente la orden de realizar el pedido, ya debemos tener en
cuenta la informacin bancaria porque probablemente haga el abono por transferencia
a la cuenta de Mister Sport y por supuesto se le deber entregar el producto si as lo
desea mediante la empresa de transporte, cobrndole por ello los portes
correspondientes y entregndole junto a la mercanca, tanto el albarn de entrega
como la factura. Todo este proceso no ser tan simple como la anterior forma de
compra y por ello debe llevarse un registro exhaustivo as como cumplir tanto con los
plazos de entrega, materia de calidad tcnica del producto esto conseguir la
satisfaccin del cliente.
A continuacin se explica el registro tanto de albaranes como de facturas.
Albaranes a clientes y proveedores.
Dolibarr (en esta versin 3.2.2.) al igual que la contabilidad, tampoco contempla la
opcin de crear albaranes y slo deja crear pedidos y facturas, pero la versin que
implantaremos en la empresa si constar de este apartado y podr operar sin
problema con ellos.
En ella ya podremos registrar los albaranes que se generen de la entrada de
productos de proveedores, algunos de los cuales nos informan que los entregan de
forma fraccionada, y de la entrega de la empresa de los pedidos de clientes, que
normalmente se hacen en una nica vez, para as evitar la acumulacin de
informacin que debe posteriormente trasladar al sistema.
-27-
Facturas a proveedores
De cada pedido realizado anteriormente, clicamos en crear factura, aunque
tambin existe la opcin de crear una nueva factura sin haber realizado antes un
pedido.
Figura 5.12. Facturas a proveedores.

En esta imagen pulsaramos encima de Crear factura, para originar la misma relativa
al pedido que aparece en pantalla. Una vez creada la factura, debe ser validada. Para
ello se hace click en la parte inferior derecha de la imagen, botn Validar.
Figura 5.13. Facturas a proveedores II.

Al igual que en el apartado de pedidos, las facturas siguen el mismo proceso para
proveedores y clientes, es decir, la operativa del programa es la misma solo
diferencindose la categora en la que nos encontramos. No adjuntamos la imagen
porque el men desde donde se opera es el mismo con la nica diferencia de que en
este caso estamos tratando con un cliente y no con un proveedor.
Cuando se d el caso en el que la empresa debe enviar un producto a travs de la
compaa de transporte, como el pedido se ha ido registrando en Dolibarr, se genera
la factura como ya hemos visto y se adjunta impresa al paquete mediante la
fotocopiadora que se encuentra en el local, de igual forma, cuando se recibe un pedido
-28-
de proveedores con su factura y albaranes, para ser registrada en la herramienta, se

puede proceder a escanearla y adjuntarla directamente en el ERP para agilizar el
proceso de registro de datos en ambos casos.
El siguiente apartado que vamos describir hace referencia a las facturas devueltas,
tanto de clientes como de proveedores y los diferentes estados en los que se
encuentran las mismas a la fecha de devolucin.
Facturas devueltas clientes
Para devolver la factura de un cliente en su totalidad o en una parte, debe
seleccionarse dicho cliente y crear una nueva factura, pero en lugar de seleccionar
tipo estndar como en las anteriores, seleccionamos Abono para corregir la factura:
y elegimos dicha factura a corregir, incluyendo el tipo de producto y la cantidad a
devolver por el cliente.
Como podemos ver en la siguiente imagen, la factura devuelta de clientes
aparecera as:
Figura 5.14. Facturas devueltas clientes.

Facturas devueltas proveedores

A diferencia de las facturas devueltas de clientes, Dolibarr (en esta versin) no
permite la opcin de devolver facturas de proveedores con un abono que anulara la
totalidad o parte de una factura.
Se proceder de igual forma que con clientes en la versin que se implantar en el
prximo ejercicio.
El siguiente apartado a explicar en la facturacin de la empresa es la emisin de
pagos a proveedores y clientes.
Pagos recibos proveedores y clientes
Para emitir pagos tanto de clientes como de proveedores, debemos entrar en la
ficha de alguno de nuestros clientes o proveedores y seleccionar una factura. Luego
seleccionamos emitir pago, y nos aparece una pantalla con todas las facturas
pendientes de cobro (clientes) o pago (proveedores), donde realizaremos los pagos
que nuestra empresa realiza en cada fecha.
-29-
Figura 5.15. Emisiones de pagos.

Ejemplo: se ha recibido una partida de bikinis para la campaa de verano por parte de
Quick Silver que an no se ha pagado, han pasado dos semanas, y el proveedor
informa que necesita el ingreso del pedido, as que la empresa ejecuta el pago va
transferencia bancaria y en este apartado la tarea que realiza es la de emitirlo, con la
fecha correspondiente, a la cuenta que se la ha facilitado para hacerlo y as se anular
total o parcialmente ese recibo, dependiendo si se paga ntegramente o se fracciona.
Simplemente se introduce la cantidad que se va a abonar y Dolibarr automticamente
actualiza la informacin acerca del recibo.
Devoluciones de recibos proveedores y clientes
Para devolver el recibo de un proveedor o cliente, seleccionamos una de las
facturas que no estn pagadas en su totalidad, y emitimos un nuevo pago de dicha
factura pero en este caso con signo negativo para que se pueda realizar la devolucin.
Contabilidad e informes.
El ERP Dolibarr para esta versin, como ya hemos mencionado anteriormente, no
dispone de un mdulo de contabilidad para realizar los asientos propuestos.
Por el contrario, si realiza pequeos informes como el listado de pagos de clientes,
de cobros de proveedores y la emisin de pedidos y facturas tanto para clientes como
para proveedores.
En la nueva versin ya se podr llevar una contabilidad completa y personalizada de
cada cliente y se podrn seguir generando informes ms completos que ayuden a la
empresa en su relacin con la Administracin Pblica, en este caso, con el
Ayuntamiento de la localidad, cuando este requiera informacin sobre cualquier
trmite llevado a cabo en la pyme.
Antes de pasar al apartado siguiente relativo a las necesidades de informacin de
los diferentes usuarios que se ven afectados por la empresa y el entorno que le rodea,
podemos establecer una comparativa entre el ERP que se ha escogido para la
realizacin de este estudio (Dolibarr) y AbanQ (ERP utilizado en la asignatura de
Sistemas Informacin para las Finanzas y la Contabilidad), las mostramos en la tabla
siguiente.
-30-
Mdulos
AbanQ
Dolibarr
M. Facturacin
SI
SI
M. Almacn
SI
SI
M. Informes
SI
SI
M. Contabilidad
M. RRHH
M. Gestin Proyectos
SI
NO
NO
NO
SI
NO
Moneda
Varias
Mono
Empresas
Varias
Mono
Formas de pago
Albaranes
Pedidos y facturas
Flexible
SI
SI
Fija
NO
SI
Otros datos inters
Figura 5.16. Tabla comparativa entre AbanQ y Dolibarr.

Fuente: Elaboracin propia
Como podemos ver la comparacin es fundamentalmente entre mdulos, destacando

principalmente la ausencia del mdulo de contabilidad en la versin 3.2.2. de Dolibarr
y el trabajo con una sola empresa principal y moneda, esto como ya hemos dicho se
ha corregido en versiones siguientes, mientras que AbanQ se caracteriza por ser un
programa muy completo pero algo obsoleto.
-31-
-32-
CAPTULO 6
ANLISIS DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIN DE LOS
USUARIOS
En opinin de Arquero, Jimnez y Ruiz (2009), Toda empresa u organizacin tiene
relacin con diferentes usuarios, internos y externos, que estn interesados en sta
por la informacin que genera, y que les sirve de conducto para tomar decisiones de
uno u otro tipo.
Hablamos de usuarios como gestores, trabajadores, acreedores, proveedores,
clientes, Administracin Pblica, competidores y todos los stakeholders que
interactan con la empresa. Vamos a tratar las necesidades que mueven a cada uno
de estos grupos y que tipo de informacin les puede interesar para el caso que
estamos tratando a lo largo del trabajo.
Gestores: su inters en la informacin es vital ya que se trata de la llave para
planificar, gestionar y controlar la empresa. Dependiendo de las conclusiones
extradas tomar unas decisiones de compra-venta u otras, seleccionar a
determinados proveedores para establecer alianzas y como veremos ms adelante,
elaborar mtodos para captar las principales necesidades tanto de clientes
potenciales como los que tiene en cartera y de esta manera poder ofertarles los
productos, promociones y servicios que ms se aproximen a sus gustos y
preferencias.
Para ello la gerencia con ayuda del departamento comercial se nutrir de toda la
informacin relevante que consideren para conseguir lanzar al mercado las mejores
ofertas.
Trabajadores: evalan la viabilidad y expectativas futuras de la empresa, dado que
su empleo y posibilidades de promocin o cambio a un trabajo en una compaa ms
importante dependen de la situacin actual de la empresa donde desarrollan su
actividad. Estn interesados por supuesto en los datos econmicos de la empresa ya
que si estos son positivos, y la empresa incrementa tanto su patrimonio como sus
beneficios, existe la posibilidad de experimentar un incremento en su sueldo o recibir
algn tipo de incentivo. En el caso de Mister Sport, como en el de muchas empresas,
el comercial recibir incentivos econmicos en funcin de las ventas mensuales que
realice.
Acreedores: su inters principal radica en la capacidad de la empresa para
reembolsarles el importe de las deudas y satisfacer los intereses estipulados en el
contrato. As por ejemplo, el banco a la hora de otorgarle un prstamo a nuestra
empresa, pedir informacin sobre los pagos que realiza sta, para comprobar si son
buenos pagadores o por el contrario se demoran, adems de pedir un aval y dems
procedimientos que se siguen para entregar la cantidad de dinero solicitada.
Proveedores: buscan estimar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus
compromisos de pago como acreedores que son, esta informacin les ser til para
fijar precios, volumen de crdito, rappels etc. a la empresa con la que trabaja. Tambin
tienen inters en la situacin patrimonial de la empresa para valorar la continuidad que
puede tener en el futuro y decidir si establece relaciones con ella.
Clientes: el inters ms inmediato se centra en el precio, calidad y plazos de
entrega para decantarse por una tienda u otra. El cliente a la hora de comprar, realiza
comparaciones entre el mismo producto en diferentes compaas para comprobar cual
ofrece un precio ms econmico o un mayor descuento y proceder tras el anlisis a la
compra final. Al disponer de una conexin a internet puede acceder al mismo producto
-33-
en infinidad de empresas y poder elegir la que ms confianza le de, mejor oferta posea
o menos costes de transporte le cobre
Competidores: la informacin financiera publicada por una empresa puede contener
seales que revelen a sus competidores tanto puntos fuertes como dbiles y el
atractivo del sector. En el caso con el que vamos a trabajar y ubicndonos en una
poblacin de unos 23.000 habitantes, conocemos los puntos dbiles y fuertes no por
esta informacin financiera sino por el simple hecho del boca a boca, por el que llega a
las diferentes empresas si sus ms inmediatos competidores estn atravesando una
crisis, o han incorporado una promocin de productos interesante...
Administracin pblica: su inters no es otro que referente a la elaboracin de los
estados contables y sus declaraciones de impuestos. Se incluyen en esta categora la
concesin de ayudas. En este caso el Ayuntamiento les ha otorgado en cursos
anteriores ayudas para el patrocinio de eventos deportivos en la localidad tales como
campeonatos de pdel o torneos de ftbol de verano.
Todos estos usuarios requerirn peridicamente informacin para tomar decisiones,
mantener o intensificar sus relaciones con la empresa (seguir consumiendo
habitualmente en la empresa en cuestin o cambiar a la competencia por ejemplo).
Los usuarios internos utilizan la informacin para llevar a cabo la planificacin,
gestin y control de la empresa. El buen desarrollo de esta depende, en buena
medida, de que este tipo de usuarios dispongan de la informacin necesaria y diseen
un buen sistema para conseguir los objetivos propuestos.
Los usuarios externos no suelen tener poder para influir decisivamente en el diseo
del sistema de informacin al que hemos hecho referencia. Por ello la mayor parte de
la informacin que necesitan la obtienen de los estados contables que la empresa est
obligada a elaborar y divulgar. Otra fuente de informacin es la obtenida de las
relaciones inmediatas que tienen con la empresa, as por ejemplo a los proveedores
les interesa la capacidad para hacer frente a los pagos futuros.
Una vez analizadas las necesidades de informacin de usuarios internos y
externos, nos centramos en el mtodo que seguir la organizacin para captar y
extraer estas necesidades en los clientes potenciales y habituales, para poder
entregar el producto o servicio final que estos desean.
Mtodos para el estudio de las necesidades de informacin.
Nos centraremos en dos enfoques claros: directo e indirecto de acuerdo con Abad
Garca (1997) y Bustelo Ruesta (2001).
Mtodos directos: utilizan tcnicas que consiguen informacin directa del o sobre el
usuario. Podemos poner como ejemplos las entrevistas y los cuestionarios o la
observacin de los hbitos de bsqueda y uso de la informacin. Tambin se engloba
en esta categora la tcnica del incidente crtico.
Mtodos indirectos: anlisis de documentos ya sean producidos por los usuarios de
forma directa o como resultado de la interaccin de estos con el SI. El anlisis de
documentos es un ejemplo.
Vamos a explicar brevemente los ejemplos de cada uno de estos mtodos y la
aplicacin que podra tener en Mister Sport.
En primer lugar tenemos los cuestionarios, que no es mas que un conjunto de
preguntas, preparadas previamente con mucha intencin, sobre aspectos que puedan
interesarnos en una investigacin que estemos llevando a cabo y con el objetivo de
que la poblacin o una muestra elegida contesten a dichas cuestiones.
Un ejemplo aplicable a nuestra empresa podra ser relativo a las zapatillas de
correr, ya que es especialista en este apartado, y en el cuestionario se podran incluir
-34-
preguntas del tipo precio, marca, diseo de la zapatilla, accesorios para ponernos
en contacto con los proveedores adecuados y entregar al cliente el producto que est
solicitando con la contestacin de ese cuestionario.
Dentro de los cuestionarios, diferenciamos dos tipos: el autoadministrativo y la
entrevista.
El primero es el cuestionario clsico, el encuestado previa lectura del documento
contesta a las preguntas que se le formulan de manera independiente. Por el contrario
la entrevista se realiza mediante personas reclutadas y preparadas para esto, expertas
en la materia, para conseguir obtener la mayor informacin posible del usuario al que
se le somete a entrevista. Este proceso se puede hacer personalmente o bien por
telfono.
La diferencia fundamental entre los dos, radica en que para la entrevista el propio
entrevistador forma parte del instrumento de obtencin de informacin y no es tan
estandarizado como el autoadministrativo.
Para nuestro estudio utilizaremos ambos, pero el autoadministrativo ser realizado
con mayor asiduidad una vez se hayan establecido una serie de cuestiones que
permitan a la empresa captar las necesidades ms inmediatas de los clientes para
satisfacerlas con los mejores productos posibles y un buen servicio.
Siguiendo dentro de los mtodos directos, encontramos la observacin que tambin
se ha mostrado eficaz para la realizacin de investigaciones y se trata de observar a la
persona en el contexto en que desarrolla su actividad de forma cotidiana, para
comprender cuales son los aspectos ms significativos y poder as recopilar datos.
No solo es realizable sobre sujetos sino tambin sobre el ambiente donde
desarrollan las actividades y supone otra forma de obtener informacin muy ejercida e
imposible de obtener a travs de otros medios.
Esta observacin puede ser de tres tipos segn Gonzlez Teruel (2005):
1. Participante: el observador en cuestin puede integrarse en la empresa objeto
de investigacin con la misin de entender que se est realizando. Por ejemplo
un empleado que tiene el cometido de conseguir informacin sobre los pedidos
de baadores que hace la competencia para esta temporada ilustrara un claro
ejemplo de la empresa con la que estamos tratando.
2. Abierta: los miembros del grupo saben que estn siendo observados y conocen
el papel del observador, esto les puede llevar a cambiar de opinin acerca de
la compra de un producto, al sentirse observados o por el contrario no provocar
ningn efecto en la compra final.
3. Encubierta: en este caso el observador se identifica ms como un espectador y
por ejemplo estudia la marca de chndal que compran con mayor asiduidad los
jvenes varones que acuden al establecimiento pero sin la inmersin del tipo
anterior.
Para un estudio de necesidades de informacin, la observacin abierta parece ser
la ms indicada.
Por ltimo para terminar con los mtodos directos, tenemos la tcnica del incidente
crtico, mediante la cual se ponen en marcha procedimientos llevados a cabo para
obtener informacin directa relativa al comportamiento de individuos, que puedan en el
futuro solucionar problemas prcticos. Se recogen por tanto incidentes especiales.
Son incidentes tan importantes como para poder realizar inferencias y que han
resultado muy exitosos o fracasos. Podemos poner como ejemplo una campaa de
-35-
publicidad donde se ofertaban prendas de importantes marcas a un precio muy inferior

al normal durante un periodo de tiempo acotado y que, a pesar de ser muy atractivo a
priori, no tuvo el efecto deseado sobre el cliente, de ah que se plantee si no se
publicit bien o si no gustaban los productos ofertados, o cualquier otra circunstancia
que provoc el fracaso de tal promocin.
Se trata de recoger y clasificar informacin relativa a los incidentes e inferenciar de
acuerdo con la informacin obtenida. Esta informacin suele obtenerse mediante
cuestionarios y entrevistas, aunque tambin se recurre a la observacin.
El mtodo en s, consiste en realizar a un grupo de individuos unas cuestiones
referentes a la ltima ocasin en la que al realizar el hecho que se est tratando,
necesitaron informacin adicional sobre la que ya disponan. Una vez situado el
entrevistado, las preguntas van enfocadas a revelar las necesidades que tuvieron para
buscar esa informacin y si lo hicieron ellos mismos o delegaron en alguien para
conseguirla, as como, las fuentes obtenidas y el grado de xito conseguido.
Por ejemplo, reunimos a un grupo de personas que practican ftbol y que antes de
comprar sus botas acudieron a diferentes webs para ver que material y que tipo de
tacos son los adecuados dependiendo del terreno donde juegan y a partir de ah
nuestra investigacin se centra en conocer esa bsqueda adicional a la informacin
que ya conocan sobre los productos previamente, las pginas de las diferentes
marcas consultadas y foros donde puedan encontrar respuestas y si en definitiva el
producto tuvo el xito esperado gracias a tales recomendaciones, o si por el contrario
el individuo no acert con su compra por el motivo que fuese.
En resumen un incidente crtico de un solo usuario no proporciona apenas
informacin pero un conjunto de un buen nmero de usuarios permite conseguir un
buen grado de conocimiento de sus necesidades.
Los mtodos indirectos por su parte tambin son utilizados con asiduidad pero en
nuestro caso y para el sector en el que se desenvuelve la empresa del estudio tendrn
menos influencia a efectos prcticos que los mtodos directos, entre los que
utilizaremos fundamentalmente los cuestionarios seguidos de las entrevistas.
-36-
CAPTULO 7
ANLISIS DE LA DISTRIBUCIN DE RESPONSABILIDADES Y
TAREAS ENTRE LOS USUARIOS DE LA APLICACIN
Como hemos mencionado anteriormente, la intencin de poner en marcha este
estudio, de acuerdo con la empresa, sera el ejercicio 2015. Habiendo analizado la
situacin de las dems empresas dedicadas a la venta de artculos deportivos
ubicadas en Montilla (Crdoba), hemos llegado a la conclusin que junto a la campaa
publicitaria va redes sociales y la creacin del blog, herramientas con las que
trataremos de ofrecer al cliente los mejores productos existentes en el mercado y
promociones que permitan diferenciarse en su sector, la implantacin de un ERP
permitir una perfecta gestin interna y as evitar el gran problema de multitud de
pymes relativo a la cantidad de papel almacenado y que con frecuencia suele
extraviarse. Esta doble medida es la apuesta para conseguir el xito empresarial y que
con gran esfuerzo y dedicacin se convertir en realidad.
La herramienta ser utilizada por todos y cada uno de los empleados de la empresa
y, dependiendo del departamento en el que desempeen su trabajo, se centrarn en
un mdulo u otro, por lo cual debern tener un completo conocimiento del sistema.
Para poder afrontarlo con total garanta debemos seguir una serie de pasos a los que
vamos a hacer referencia inmediatamente.
En primer lugar, se deben acometer una serie de medidas para acondicionar el
local, formar a los empleados en el uso de Dolibarr y realizar un estudio relativo a la
captacin de necesidades de informacin de los usuarios, que hace referencia al
apartado cinco, para dar una nueva identidad a la empresa y hacerla reconocible de
cara al pblico a la mayor brevedad posible.
Explicamos ahora como se desarrollar el trabajo en cada departamento y los
mdulos que trabajarn cada uno de los empleados.
Direccin: encargada de suministrar como primera tarea toda la informacin de la
etapa anterior en formato papel a la administracin para que proceda a su registro en
Dolibarr. Podr consultar en todo momento la base de datos para comprobar cualquier
informacin, acceder a la contabilidad o la tesorera y en definitiva supervisar como
funciona la empresa. Pero su actividad principal consistir en establecer la nueva lnea
de negocio, acometer los pedidos de nuevos productos, dar salida a otros que ya se
encontraban en el establecimiento, y tomar las decisiones estratgicas que guen a
Mister Sport hacia su objetivo. Para esta ltima tarea centrada en el marketing contar
con la ayuda del departamento comercial con quin tambin gestionar la promocin
en redes sociales.
Departamento financiero: se encargar de obtener la financiacin necesaria y de
solicitar las subvenciones que puedan ser concedidas, as como toda actividad que
guarde relacin con las entidades bancarias, registrando la informacin en Dolibarr y
dando parte al departamento de administracin (contabilidad & tesorera) para que
registre adecuadamente toda la informacin recibida en el mdulo de contabilidad.
Departamento de administracin: ser el empleado que tenga ms peso en el uso
de la herramienta implantada, ya que se encargar tanto del registro de datos iniciales
para la configuracin, suministrados como hemos visto por parte de la direccin y una
vez realizada esta primera tarea, se encargar del mdulo de facturacin, que implica
el registro de clientes y todas las actividades que tengan relacin con l, controlar el
almacn para informar cuando sea necesario al departamento comercial sobre un
producto del que se agota el stock, elaborar la contabilidad en el mdulo
correspondiente, que ya estar implantado en la versin aplicada a Mister Sport, se
-37-
encargar de controlar en el mdulo de recursos humanos toda la informacin relativa

a los empleados de la empresa (sueldo, datos personales) y por ltimo elaborar los
informes que permite Dolibarr y que le sean solicitados por la direccin o por cualquier
usuario involucrado en el empresa. Por tanto el trabajo que desarrollar este
empleado ser fundamental para el buen funcionamiento tanto de la empresa como
del sistema de gestin interna.
Departamento comercial: como ya hemos mencionado, el comercial planificar
junto a la direccin la campaa de marketing va redes sociales y se encargar de
captar nuevos clientes, realizando alianzas con proveedores simultneamente. Esta
informacin ser llevada al departamento de administracin para su correcto registro
en Dolibarr. En el establecimiento fsico el dependiente debe conocer el uso de la
herramienta para registrar y gestionar aquellas compras que se realicen en la tienda,
sean nuevos clientes (toma de datos) o clientes ya habituales. Otra de sus tareas ser
suministrar informacin al departamento de administracin sobre el almacn, para que
este la registre debidamente y a su vez informe a la direccin sobre la situacin de
stock de productos, donde se planificar y tomarn las decisiones oportunas en este
apartado.
Una vez realizado esto, la empresa empezar a funcionar con su nueva dinmica, y
los productos que haba previamente a esta remodelacin irn teniendo salida en el
mercado previa rebaja, o sern enviados al Factory que la empresa habilita para dar
salida a productos de otras temporadas y que an son muy aprovechables por el
pblico.
-38-
CAPTULO 8
CONCLUSIONES
La realizacin de este estudio me ha permitido primeramente aprender el manejo de
una importante herramienta de trabajo a da de hoy como es un ERP, cuyo uso en la
actualidad est muy extendido en las grandes empresas y cada vez ms en las
pymes, con el objetivo fundamental de llevar una eficiente gestin interna en relacin a
la informacin con la que trabaja la empresa.
El segundo punto que puedo mencionar, es la posibilidad de ayudar a una empresa a
implantar esta herramienta para conseguir que su negocio sea ms exitoso, y
completar el estudio que ya hicimos en la asignatura de Responsabilidad Social,
donde la dimos a conocer y propusimos algunas medidas que fueron adoptadas, como
el reciclaje del material que resulta de la actividad habitual de la empresa, o el
patrocinio de eventos deportivos en la localidad en la que se encuentra.
Este trabajo supone un paso ms para que Mister Sport consiga hacer su trabajo de
forma eficiente y a la vez entre de lleno en la era tecnolgica en la que nos
encontramos. Pero no solo eso, sino que gracias a esta poca, puede acometer una
interesante poltica de marketing, con el objetivo de estimular al cliente y conocer sus
necesidades ms inmediatas para poder surtirlo de los productos ms adecuados en
materia deportiva y mediante un servicio individualizado y profesional.
Pretendemos que las medidas propuestas a lo largo del estudio se implanten en el
prximo ejercicio (2015), esto no es ms que un guin de trabajo que puede sufrir
modificaciones, y de hecho as ser pues la intencin tanto de la empresa como la
propia, es implantar una actualizacin del ERP Dolibarr que complemente las
carencias que la versin 3.2.2. llevada a cabo en el trabajo, como por ejemplo en el
mdulo de contabilidad, y que las posteriores versiones ya contemplan (aunque son
de pago).
En cuanto al mbito puramente empresarial, la intencin de la pyme es renovarse, en
lo que respecta a la oferta de productos novedosos, ya que por la falta de tiempo de
los gerentes, ha quedado algo obsoleta tiempo atrs, de ah su deseo de llevar a cabo
esta novedosa reforma que vuelva a traer consigo una importante fuente de ingresos,
dando salida a esos productos de temporadas pasadas en el local donde realizan su
Outlet (Factory).
Por ltimo quiero destacar que la asignatura donde se imparte el aprendizaje sobre
esta herramienta (Sistemas para la Informacin y la Contabilidad), me parece una de
las ms ricas del Grado en Finanzas y Contabilidad, ya que a lo largo del mismo la
teora impera sobre la prctica y en esta materia se permite conocer una aplicacin
con la que podremos desarrollar un trabajo en el futuro. Me gustara que en el futuro el
grado cambiara un poco esa tendencia y se impartieran ms asignaturas de este tipo,
aunque obviamente es importante tener una buena base de conocimientos tericos
para poder aplicar a la prctica.
En conclusin, me ha parecido un estudio bastante interesante y no descarto seguir
formndome en el uso de este tipo de herramientas ya que es un trabajo potencial de
cara al futuro.
-39-
Bibliografa
Garca Sarasa, J (2002): Integracin ERP-CRM factor clave de xito Anales de mecnica y
electricidad, ISSN 0003-2506, Vol. 79, Fasc. 6, 2002 , pgs. 24-26.
http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=718015
Martnez Fustero, E (2013): Las 11 ventajas de implantar un ERP en tu empresa bilib.es 8
octubre. http://www.bilib.es/recursos/articulos-tecnologicos/articulo-tecnologico/doc/las-11ventajas-de-implantar-un-erp-en-tu-empresa/.
ERP Noticias (2013): 10 consejos para implementar ERP engenium.com 15 Junio.
http://www.engenium.com.mx/10-consejos-para-implementar-erp.
Al-Mashari, M. (2003): Enterprise resource planning (ERP) systems: a research agenda,

Industrial Management and Data Systems, vol. 103, n 1, pp. 22-27
Arquero Montao, J.L., Jimnez Cardoso, S.M., Ruiz Albert, I. (2009): Introduccin a la
contabilidad financiera. Ediciones Pirmide, Grupo Anaya S.A., Madrid, 20-24.
Abad Garca, Francisca. Investigacin evaluativa en Documentacin: Aplicacin a la
Documentacin Mdica. Valencia : Universidad de Valencia, 1997.
Gable, G. (1998): Large Package Software: a Neglected technology, Journal of Global
Information Management, vol. 6, n 3, pp. 3-4.
Bustelo Ruesta, Carlota ; Amarilla Iglesias, Raquel. Gestin del conocimiento y gestin de la
informacin. Boletn del Instituto Andaluz de Patrimonio Histrico n 34, 2001, p. 226-230.
Esteves, J ; Pastor, J. (2001): Enterprise Resource Planning Systems Research: An
Annotated Bibliography, Communications of AIS, vol. 7, n 8, pp. 1-52.
Gonzlez Teruel, Aurora. Estudios de necesidades y usos de la informacin, Los fundamentos
y perspectivas actuales. Valencia : Universidad de Valencia, 2005.
Ramirez Correa, P ; Garca Cruz, R (2005). Revista de Gesto da Tecnologia e Sistemas de
Informao Journal of Information Systems and Technology Management Vol. 2, No. 3,
2005, pp. 245- 273.
Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal.
-40-

Implantación de ERP en Una Empresa

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Implantación de ERP en Una Empresa

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS

GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD

IMPLANTACIN DE ERP EN UNA EMPRESA

D. Rafael del Pozo Barajas

D. Daniel Espejo Garca

Sevilla. Mayo de 2014

GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD

Espejo Garca, Daniel

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Optimizacin de los recursos empresariales.

Espejo Garca, Daniel

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

clientes segmentada que nos permitir realizar campaas de marketing orientadas a

Espejo Garca, Daniel

1.2. DESCRIPCIN CONTENIDO DE LOS CAPTULOS

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Figura 2.1. Tienda Fsica

Espejo Garca, Daniel

En primer lugar nos centraremos en las relaciones de la empresa con el exterior.

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Flujo de informacin de compras.

Espejo Garca, Daniel

almacenamiento de datos que provoca el seguimiento individualizado de cada cliente

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Figura 2.2. Organigrama empresa

Espejo Garca, Daniel

2.1.3. Departamento de Administracin

Diseo de estrategias de ventas una vez realizado el primer paso.

A la hora de la venta final en la tienda fsica, el dependiente en este caso, debe

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Espejo Garca, Daniel

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Espejo Garca, Daniel

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

d. Configuracin de PHP debe permitir el uso de un mximo de 64 Mb

Los archivos de programa usan menos de 80Mb en los discos

Espejo Garca, Daniel

permite realizar la instalacin en diferentes pasos.

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Figura 4.1. Instalacin

Introducimos los parmetros del programa para el servidor y la base de datos. Si se

Espejo Garca, Daniel

Figura 4.2. Imagen inicial ERP

El siguiente apartado trata paso a paso la instalacin de mdulos y muestra ejemplos

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Figura 5.1. Configuracin inicial.

Espejo Garca, Daniel

Figura 5.2. Men de mdulos.

La siguiente captura de pantalla que aparecer justo debajo, hace referencia a la

Figura 5.3. Facilidad de uso.

Seguidamente pasamos a explicar como funcionan algunos de estos mdulos y a

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

prcticamente no se trata, aunque en la empresa Mister Sport implantaremos una

Figura 5.4. Formas de pago.

Espejo Garca, Daniel

Figura 5.5. Creacin proveedores y clientes.

Figura 5.6. Asignacin de comerciales y cuentas bancarias a terceros.

En el apartado cuenta bancaria aparece un error en los nmeros introducidos al igual

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Figura 5.7. Listado de proveedores.

Realizamos los pedidos entrando en la ficha de cada proveedor y seleccionando la

Figura 5.8. Pedidos a proveedores.

Espejo Garca, Daniel