Metodologa de Implantacin del Entorno

C l b
Colaborativo
ti
de
d Trabajo
T b j en las
l
organizaciones como Sistema de Gestin
d lC
del
Conocimiento
i i t

Autor: Jon Arambarri Basaez

ndice
Descripcin del proyecto
9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo

9 Planteamiento
Pl t
i t del
d l proyecto
t
9 Enfoque del proyecto: Actividades

Introduccin - hiptesis

Establecer
E
t bl
lla metodologa
t d l para la
l correcta
t
Implantacin de un Sistema de Gestin del
Conocimiento, mediante el empleo de los
Conocimiento
Entornos Colaborativos de Trabajo

ndice
Descripcin del proyecto
9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo

9 Planteamiento
Pl t
i t del
d l proyecto
t
9 Enfoque del proyecto: Actividades

A t
Antecedentes
d t
y Objetivos
Obj ti

El objetivo
j
de,, en este proyecto,
p y
, es conseguir
g
un
sistema que permita:
1 Dar salida de forma eficiente a las necesidades
1.
de compartir conocimiento e informacin que,
de forma cotidiana, generan y necesitan los
profesionales de las organizaciones en su
desempeo laboral.

A t
Antecedentes
d t
y Objetivos
Obj ti
Puntos clave:

" El aprovechamiento de las buenas prcticas

existentes: profesionales
de distintas sedes, suman grandes diferencias de desempeo de sus
funciones que resultan incomprensibles, por eso es deseable que se
comparta la informacin desde las sedes ms exitosas al resto,
resto mejorando
la eficiencia y eficacia general de la organizacin.

" La bsqueda de un discurso nico o una forma de actuar comn en

toda la red de oficinas de la organizacin, ya que dada la dispersin
geogrfica hace que existan diferentes idiosincrasias y por lo tanto no hay
una nica forma de actuar. As mismo, se quiere formar a los
profesionales nuevos para que sigan las mismas premisas.

El objetivo fundamental del proyecto de Gestin del

Conocimiento es dotar a las organizaciones de un
sistema tecnolgico que permita incrementar el nmero
de casos de xito y unificar discurso corporativo

Web
Datos
FORMACIN
Documentos

X C
Crear una ventaja
t j
competitiva
X Incrementar el
beneficio econmico
X Aumentar la
divulgacin del
conocimiento

Incremento
casos de xito
Unificar
discurso
corporativo

Personas
7

ndice
Evolucin profesional
p
9 Descripcin CV

Descripcin del proyecto

9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo

9 Planteamiento del proyecto

9 Enfoque del proyecto: Actividades

Gestin de Conocimiento? (1/2)

El conjunto
j
d
de procesos y sistemas
i
que permiten
i
que ell Capital
C i l
Intelectual de una organizacin aumente de forma significativa,
mediante la gestin de sus capacidades de resolucin de
problemas de forma eficiente (en el menor espacio de tiempo
posible), con el objetivo final de generar ventajas competitivas
sostenibles en el tiempo.
tiempo
En funcin de donde resida el conocimiento, ste se puede dividir en:
Conocimiento tcito. Aquel que reside en las personas. Poco se sabe de los
mecanismos a travs de los cuales las personas organizamos el conocimiento.
Conocimiento explcito. Aquel que reside en soportes externos a las personas. Es de
fcil transmisin ya que est almacenado en soportes que lo permiten.


Gestin
Conocimiento?
? (2/2)
Creacin del conocimiento (Nonaka y Takeuchi-1995)
Takeuchi 1995) es un proceso
de interaccin entre conocimiento tcito y explcito que tiene
naturaleza dinmica y continua.

10

Proyecto de Gestin del Conocimiento? (1/7)

Un proyecto de Gestin del Conocimiento es una
serie de actividades de
Construccin de Habilidades y Capacidades,
cuyo fin es hacer
ace SOS
SOSTENIBLE
el propio proceso de Gestin de Conocimiento.
Esas actividades incluyen procesos de
concepcin, generacin, procesamiento,
almacenamiento, transmisin, etc. de conocimiento.

11

Proyecto de Gestin del Conocimiento? (2/7)

Un proyecto de Gestin del Conocimiento
Organizacional debe ser capaz de construir estas
capacidades en fases de implantacin de
actividades destinadas a sensibilizar a las
personas sobre la importancia de estas acciones
del da-a-da y con ello interiorizarlas en la
praxis del trabajo de los individuos y de las
comunidades de prctica que frecuentan.

12

Proyecto de Gestin del Conocimiento? (3/7)

Estas prcticas en muchas ocasiones no estn visibles a
la organizacin
g
o sencillamente no son determinables
mediante un anlisis de la situacin actual.
A as,
An
requieren
i
ser extradas.
t d
Esto se realiza mediante un proceso de determinacin
de observacin de las prcticas de trabajo.
En este sentido, se habla, de que las
mejores prcticas surgen de la praxis del da-a-da
13

Proyecto de Gestin del Conocimiento? (4/7)

La asimilacin deseada de estas prcticas adems de
ampliar
p
el conocimiento,, debe permitir
p
comprender
p
el valor de esas mejores prcticas en el desempeo de
la actividad diaria y sobretodo, debe buscar el
i
incremento
t d
de eficiencia,
fi i
i eficacia
fi
i y efectividad
f ti id d d
de llos
profesionales.
...y,
y, sin dejar
j de lado la capacidad
p
de estos
mismos parmetros, proyectar mejoras en
el mismo conocimiento a futuro.
14

Proyecto de Gestin del Conocimiento? (5/7)

Cualquier estrategia de proyecto de Gestin del
Conocimiento,, requiere
q
conocer:
1. Detalle las mejores prcticas actuales.
2. La frecuencia de patrones de tareas,
3 La
3.
L repetitividad
titi id d y llos iisomorfismos
fi
entre
t ttareas y procesos.

De estos,, y de su pertinencia
p
al futuro de la
organizacin, se extraern las prcticas a ser niveladas
en diferentes estadios de madurez.
15

Proyecto de Gestin del Conocimiento? (6/7)

A partir de un anlisis inicial,
las prcticas a ser introducidas y mejoradas
por el propio uso a imponer, se nivelan en
fases de implantacin,
implantacin
permitiendo as que los profesionales
puedan ir aprendiendo
aprendiendo
nuevas prcticas conforme las va viviendo
(necesitando) en su da-a-da.
da-a-da

16

Proyecto de Gestin del Conocimiento? (7/7)

Para una institucin organizacional,
organizacional muchos
procesos, de amplia y extensa variedad y tipologa,
muchas tareas y actividades,
actividades son eficaces en gran
medida, pero la dispersin y granularidad de
muchas de ellas,, hace que
q
procesos,
p
, tareas o
actividades, aparentemente iguales, parezcan
distintas generando una variedad irreal.
En estos casos, un profesional que sufre esta
dispersin
de procesos,
viendo muchos de ellos similares pero distintos,
crea su propia versin o instancia.
instancia
17

Solucin TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo

(1/3)
La clave del sistema de Gestin de Conocimiento radica en
"colocar" el conocimiento dentro de la herramienta de
gestin adecuada que permita obtener valor.
valor Para ello, el
gestor debe contemplar utilidades que soporten la recogida,
utilizacin y creacin del conocimiento.

Facilitando la conversin de la informacin en inteligencia y conocimiento,

p.e. representado
p
p
g
grficamente las relaciones de las diferentes fuentes
de informacin.

Herramienta que complementa otras utilidades y mtodos que tenga la

compaa. Integrar informacin obtenida de proveedores de contenidos,
herramientas y motores de bsqueda herramientas de inteligencia de
negocio, tecnologa de bsqueda por texto, etc.

Herramienta que integre informacin desde variedad de formatos

electrnicos,
l

papel,
l y ffuentes personales.
l
Bases d
de d
datos corporativas,
proveedores de contenido, servicios on-line, Internet, noticias., etc.

Integracin de estas herramientas en los sistemas ya implantados para

que se aproveche
h las
l iinversiones
i
realizadas
li d con anterioridad.
t i id d
18

Solucin TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo

(2/3)

19

Solucin TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo

(3/3)

El Interfaz de usuario debe ser usable y amigable, presenta una vista

unificada del almacn de conocimiento de la organizacin.

El Gestor de accesos es la herramienta que regula el acceso a los

usuarios autorizados a travs de los correspondientes permisos
permisos.

El Motor de bsqueda es la herramienta que permite buscar y acceder

de una forma directa a la informacin requerida.

El mdulo de Alerta monitoriza almacenes internos de documentos

sobre una informacin especfica. Realiza la actividad de estar al da en
los desarrollos relevantes al trabajo
j del empleado.
p

Los Robot trabajan directamente sobre el entorno en busca de

contenidos ("data-mining).

A travs
t
de
d la
l gestin
ti d
de perfiles
fil cada
d usuario
i d
define
fi
su iinters
t en llas
distintas materias, y el gestor le har llegar noticias sobre dichas reas.

El Indexador permite automatizar la categorizacin.

El Almacn de Conocimiento constituye el repositorio de la informacin

explcita intercambiada.

20

ndice
Descripcin del proyecto
9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo

9 Planteamiento
Pl t
i t del
d l proyecto
t
9 Enfoque del proyecto: Actividades

21

Caractersticas del sistema de

d Gestin del
Conocimiento
El sistema de Gestin del Conocimiento, cumplir las siguientes premisas:
1.

Que garantice la continuidad del flujo de informacin sin imposiciones,

implicando al profesional destinatario y a la propia organizacin interna en la
aportacin de informacin y en su uso como herramienta de trabajo til y eficaz

2.

Que el mantenimiento sea mnimo y que permita la retroalimentacin de las

aportaciones de los propios profesionales;

3.

Que motive suficientemente la participacin ordenada de todos sus destinatarios

(p.e., mediante practice boards) lo que garantizara contenidos futuros y su
aprovechamiento y utilizacin ptimos;

4.

Que permita su gestin con transparencia hacia sus destinatarios, pero con el
control y supervisin de una figura interna responsable del filtrado de la
informacin;

5.

Que se trate de una herramienta de utilizacin y mantenimiento sencillos,

sencillos
adems de estar abierta a desarrollos y ajustes futuros;

6.

Que utilice medios activos que permitan al profesional destinatario verse

verse en ella
22

Caractersticas del sistema de

d Gestin del
Conocimiento
El sistema de Gestin del Conocimiento, cumplir las siguientes premisas:
1.

Que garantice la continuidad del flujo de informacin sin imposiciones,

implicando al profesional destinatario y a la propia organizacin interna en la
aportacin de informacin y en su uso como herramienta de trabajo til y eficaz

2.

Que el mantenimiento sea mnimo y que permita la retroalimentacin de las

aportaciones de los propios profesionales;

3.

Que motive suficientemente la participacin ordenada de todos sus destinatarios

(p.e., mediante practice boards) lo que garantizara contenidos futuros y su
aprovechamiento y utilizacin ptimos;

4.

Que permita su gestin con transparencia hacia sus destinatarios, pero con el
control y supervisin de una figura interna responsable del filtrado de la
informacin;

5.

Que se trate de una herramienta de utilizacin y mantenimiento sencillos,

sencillos
adems de estar abierta a desarrollos y ajustes futuros;

6.

Que utilice medios activos que permitan al profesional destinatario verse

verse en ella
23

Una red de conocimiento es un grupo de profesionales que

se asocian con un objetivo comn sin correspondencia con la
estructura organizativa
g
de la empresa
p

Una Red de Conocimiento es...

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Que se agruparn voluntariamente con un objetivo comn.

Cuyas acciones colectivas tendrn impacto significativo tanto en
el rendimiento de la empresa como en el de los individuos.
y interaccin continua les proporciona
p p
un sentido de
Cuya
pertenencia, as como un mecanismo especfico para la tutora y
el desarrollo personal.
Quienes se identificarn a s mismos como miembros de esta
comunidad que cuenta con unos criterios de admisin definidos
comunidad,
y pblicos.
Cuya relacin se espera se prolongue por un tiempo indefinido y
p y en propsitos
p p
y relaciones comunes,, en lugar
g de
se apoye
responder slo a una necesidad puntual.
Quienes se comprometern a una serie de actividades
programadas y regulares, tales como reuniones, seminarios o
c alq ie ot
cualquier
otro
o tipo de inte
interaccin.
accin
24

El buen funcionamiento de una Red de Conocimiento

requiere la asignacin de cuatro roles esenciales
Lder (Capacidades)

Desarrollar y recopilar conocimiento

Fomentar la formacin sobre metodologa a
seguir para conseguir el funcionamiento de la
Red de Conocimiento
Ser propietario de la metodologa y asegurar
capacidades

Equipo de Capital
Intelectual

Equipo Motor
(Grupo Experto)

Identificar fuentes de conocimiento

Mantener la metodologa
Revisar material
Actualizar la Base de Datos

Identificar las reas de negocio que sern

abordadas por la Red de Conocimiento
Aportar experiencia y foco en crecimiento
Seleccionar los componentes del resto de
los equipos
Facilitar las actividades de la Red de
Conocimiento

Profesionales

Desarrollar y recopilar los materiales

Desarrollar e impartir conferencias
Aportar experiencia a las investigaciones
Participar en las actividades de la Red de
Conocimiento

25

Modelo de entorno colaborativo propuesto

Unidad Formativa

Comunicacin
Simulador


Contenidos de los
programas formativos

Ficha
tcnica

Web

Agenda

Foros

Correo

Telfono

Chat

Ficha del producto

Caso Prctico

Recursos Adicionales

Evaluacin

TODAS LAS
POSIBILIDADES

Unidad Informativa

Lecciones aprendidas

Mejores prcticas

Casos relevantes

Actores

Preguntas frecuentes
sobre el producto

Organizacin

Informacin de contacto
del empleado

RESPONSABLE DE TIs

Consultas
y Tutoras

RESPONSABLE DE FORMACIN

RESPONSABLE TCNICO

Comentarios personales
de empleados

26

El modelo desarrollado y establecido utilizando el

Entorno Colaborativo de trabajo facilita, potencia e
impulsa que el usuario participe :
1.
2.
3
3.
4.
5.
6
6.
7
7.

Facilitar el contacto entre los distintos actores participantes en

el entorno
Fomentar la cooperacin y la reciprocidad: la gestin de
conocimiento como esfuerzo colectivo
Considerar al participante como centro del proceso del que
participa activamente
Estimular y potenciar la comunicacin e interaccin continua
entre los actores
Inculcar que el proceso de aprendizaje implica y exige
dedicacin temporal y esfuerzo
U
Usar
lla motivacin
ti
i como estmulo
t
l constante
t t para que ell
participante perciba que los resultados esperados estn a su
alcance
P
Personalizar
li
ell conocimiento,
conocimiento
i i
teniendo
i d en cuenta las
l
diferencias entre participantes y sus diversas formas de
adquirirlo

27

ndice
Descripcin del proyecto
9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo

9 Planteamiento
Pl t
i t del
d l proyecto
t
9 Enfoque del proyecto: Actividades

28

Implantacin
del Sistema de Gestin
de Conocimiento

Recopilado de
la informacin
tcita
Profesionales de distintas
oficinas y de central
poseen la informacin
tcita
Suponemos tres opciones
no excluyentes para
recopilar esa informacin:
1. De forma abierta y voluntaria
mediante un foro de sugerencias
2. Mediante procedimientos de
trabajo obligando a los
profesionales a enviar informes
peridicos al coordinador.
3. A p
peticin del coordinador de
estudios

T t i t y
Tratamiento
conversin de la
informacin
tcita
El coordinador recibe la
informacin y discierne
entre informacin crtica y
fatal.
Una vez filtrada, convierte
la informacin a un
formato ms asequible a
travs de los diferentes
apartados del punto de
informacin, como pueden
ser:
1. Casos relevantes
2. Lecciones aprendidas
4. Preguntas ms comunes

Uso
U d
de un simulador
i
l d
para la creacin de Fichas
de Mejores Prcticas

Difusin
eficiente de la
informacin
Los profesionales
accedern a unas Fichas
de Mejores Prcticas
donde podrn consultar
tanto sus generalidades
como la informacin de
valor recopilada
p
en el
paso anterior
Asimismo esta
informacin estar ligada
a los programas
f
formativos
como parte d
de
su formacin
Complementariamente,
se formar a los
profesionales sobre cmo
consultar eficientemente
las fichas.

Recepcin de
la informacin

Se propone un plan
de seguimiento para
estimar el grado de
uso de la informacin
de valor, lo que
permitir calcular la
eficiencia sistema de
gestin de la
informacin

29

Aproximacin al sistema de Gestin de Conocimiento segn

Nonaka-Takeuchi

30

LLa combinacin
bi
i de
d objetos
bj t
d aprendizaje
de
di j proporciona
i
un modelo
d l formacin
f
i
rentable, que diseado eficazmente, consigue elevar el resultado educativo al
estadio en el que La organizacin que aprende
Estudio de un
modelo de
Mejores Prcticas
de referencia

Estudio de situaciones reales

(Simuladores de escenarios)
Verificacin del aprendizaje:
Comprensin de las situaciones.
Recogida de experiencias reales
d llos profesionales.
de
f i
l
Aplicacin de lo aprendido en el
da a da.

Propagacin de mejores prcticas

en la organizacin
Nominacin de mejores
profesionales
Publicacin de mejores prcticas
Implantacin de medida de
eficacia
Actualizacin y crecimiento del
Capital Intelectual

Anlisis de las respuestas

Identificacin y registrado de
mejores prcticas
Identificacin de profesionales
con experiencia
Feedback al profesional
Mejora de la accin del da a
da

31

Esquema
q
del modelo ((1/2))

P
*
* *
Oficinas

Lder

v
Equipo
Capital
Intelectual

Modelo de
gestin


Fichas de
Buenas
prcticas

Punto
formativo
32

Enfoque del proyecto: Actividades

Anlisis de la
situacin actual

Consensuar objetivos del

modelo de gestin de
conocimiento dinmico
Revisin del modelo de
f
formacin
i actual
t l para
aprovecharlo como base del
modelo de gestin del
conocimiento dinmico
Revisin de fuentes de
informacin usadas
actualmente
Revisin de los actores
participantes
Revisin de organizacin y
procesos significativos
(interacciones)
Identificacin de facilitadores
e inhibidores
i hibid
Tratamiento de la informacin
e informe de situacin de
partida

Diseo del
sistema de
gestin de
conocimiento
Elaboracin del modelo
de colaboracin.
Diseo de la
organizacin,
procedimientos,
di i t
infraestructura tecnolgica
y plan de seguimiento
Aprovechamiento del
sistema actual de
formacin (Si lo hubiera)
hacia un sistema de gestin
del Conocimiento
Creacin del manual de
procedimientos y de
gestin
Uso de un simulador
para la creacin de Fichas
d Mejores
de
M j
Prcticas
P ti
Diseo de fichas de
productos (como mejores
prcticas)
Gua de estilo

Plan de
implantacin

Aplicacin del modelo

a las reas seleccionadas
como prioritarias
Enlace de la
i f
informacin
i esttica
tti y
dinmica proveniente de
distintas fuentes (punto
formativo...) con las
fichas de Mejores
Prcticas
Plan de comunicacin
Formacin del
coordinador de la gestin
dinmica del
conocimiento.

Despliegue y
Seguimiento

Seguimiento y control
de usuarios en las
tareas de aportacin y
lectura de informacin
Soporte
S
t llogstico
ti
entorno virtual
Revisin del modelo
para su optimizacin y
plan de medidas
correctoras (plan
gestin de cambio)
Reflexin y
conclusiones primera
etapa

33

Fin Documento

34