RESUMO MASTER DATA VERSAO 6.

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Plano de Conta
Plano de Conta uma variante que contm a estrutura e informaes bsicas das
contas contbeis (G/L Account)
Princpio da variante: Definir o Plano de Conta; definir as propriedades (language;
tamanho do numero das contas; grupo do Plano de Conta) e associar um Plano de Conta
a uma empresa
Plano de Conta uma variante que contm a estrutura e informaes bsicas das
contas contbeis
Definies de um Plano de Conta:
Maintenance Language o idioma em que as contas contbeis so mantidas
O tamanho (length) das G/L account numbers podem ser de 1 a 10 dgitos
Voc pode manter cost types (classe de custo) manualmente ou automaticamente
Voc pode associar um numero de contas de grupo para cada G/L Account. Este
numero utilizado na cross-company code se a company code utilizar o mesmo charts
of accounts.
Um Plano de Conta ainda no completo pode ser bloqueado
Toda Empresa tem que ter um Plano de Conta associado a ela. Um Plano de Conta
pode ser associado a varias Empresas. Por causa do numero e nome da conta mantido
a nvel de Chart of Account, a conta tem sempre o mesmo nome e numero para todas as
company codes
Se uma company code pretender utilizar uma cross-company code controlling, tem
que utilizar o mesmo Chart of Account.

G/L ACCOUNT
* CHART OF ACCOUNT SEGMENT

Um completa G/L Account consiste em dois segmentos: A Chart of Account Segment

e Company Code Segment
O segmento Chart of Account possui informaes que se aplica para todas company
codes.
O segmento do Chart of Account engloba: Account number; Nome das contas (short e
long texts); Controls Fields; Consolidation Fields
O segmento do Chart of Account consiste em several groups of fields (tabe pages),
tais como: Type/Description; Keyword/Translation; Information
Voc pode definir e alterar o layout das tab pages da GL Account Mster Data, de
acordo com seus requerimentos, como: Numero das tabs pages; ttulos da tab pages;
field group que voc requer e a posio das tab pages
* COMPANY CODE SEGMENT
Uma GL Account somente completa uma vez que voc criou no segmento da
company code. Ento voc pode lanar na company code.
O segmento da COMPANY CODE consiste em several groups of fields (tabe pages),
tais como: Control data; Bank/Interest; Information
A company code segmento para a mesma GL Account podem ser diferentes
dependendo do requerimento da company code.

 Alguns campos importantes a nvel de company code: Currency; Taxes;

Reconciliation Account; Line item display; Sort Key; Field Stauts Group; House
Bank; Interest Calculation information

RETAINED EARNINGS ACCOUNT (Conta de Lucro Acumulado)

The Retained Earning Account parte do financial statement. utilizado o campo

P&L Statement Account Type para definir R.E.Account que o balanco transportado.
Voc define uma chave no Custominzing.
(perdas e ganhos)

BALANCE SHEET AND P&L STATEMENT ACCOUNTS

No segmento de Chart of Account, voc especifica se uma conta Balance Sheet ou

Profit and Loss Statement Account, que possuem dois procedimento de fechamento
* Balance Sheet Account: o saldo transportado para a mesma conta (the
balance is carried forward to the same account)
* Profit and Loss Statement Account, o saldo transportado p/um conta de
perdas e ganhos (retained earnings accounts) e a conta de resultado zerada. Uma chave
(Key) associada a conta de resultado no segmento do Chart of Account

ACCOUNT GROUP

um grupo de contas do mesmo tipo (same type) (material, reconciliation, profit and
loss satatement)
Controla o number ranger das Accounts. G/L Accounts a numerao sempre externa
Controla o field status group do dado mestre das contas na company code segment

FIELD STATUS

O field status permite: associar campos que voc no utiliza para status Hidden
Fields que no podem ter valores modificados podem ter o status Display
Fields que tem que ser valorados podem ter o status Required Entry
Fields que podem conter alguma entrada mas no so obrigatrios, podem ter o status
Optional Entry
O campos Account Currency e Field Status Group so campos sempre requeridos
(independentes). Esse status no podem ser trocados
Campos que esto como hidden ainda podem conter valores
Existem duas opes para voc controlar o field status: Account Group-specific e
Transaction-specific
Voce pode controlar o field status utilizando o transao (Display Change Create).
O field status do Account group-specific e da transaction-specific competem entre si.
O field status com maior prioridade (highest priority) aplicado
Ordem prioridade do field status: Hide; Display; Required Entry; Optional Entry
O field de status geralmente controlado pelo account group
Quando voc no quiser utilizar a transaction-specific control, marque o field status
de todos os campos como optional que o nvel mais baixo (lowest priority)

RECONCILIATION ACCOUNT

 Reconciliation Account conecta um subledger para o general ledger em realtime

(automaticamente)
Tipos de Reconciliation Accounts: Accounts Receivable; Account Payable; Assets;
Contract Accounts Receivable and Payable
No se pode criar nenhum novo tipo de conta. Para diferenciar entre eles, somente
alterando a Reconciliation Account
Tpicas reconciliations accounts so Account Payable e Accounts Receivable
Voc no pode lanar diretamente para uma Reconciliation Accounts

LINE ITEM DISPLAY

O Line Item Display s contm informaes relevantes de um account view

Voc pode visualizar os seguintes line itens para uma G/L Account: Open Item;
Cleared Item; Noted Item; Parked Item; All Items
controlado pelo segmento da Company Code
Accounts sem (without) line item display, somente as trasanction figures (transaes
de exibio) so atualizadas quando os documentos so lanados. S pode ser visto o
saldo da conta
Accounts com (with) line item display, pode-se ver o saldo e as partidas individuais
(individual line item)
No deveria (pode) ativar o line item display para as seguintes contas: Reconciliation
Accounts; Revenue Accounts; Material Stock Accounts; Tax Accounts
(You should not activate the Line Item Display for Reconciliation Accounts; Revenue Accounts; Material Stock Accounts;
Tax Accounts)

OPEN ITEM MANAGEMENT

Items de uma conta com Open Item Management so especificados como Abertos
(open) ou Compensados (cleared)
Um saldo de uma conta com open item management sempre o saldo das contas com
Open Items (partidas em aberto)
Contas administradas como Open Item tem que ter line item display ativado
(Accounts with open item management must have line item display activated )

Voc pode visualizar open e cleared items separadamente

Voc pode ativar ou desativar open item management se a conta tem saldo zero (zero
balance)

ACCOUNT IN LOCAL CURRENCY

Voc pode escolher uma das Account Currencies: Local Currency ou Foreign
Currency
Na criao de uma conta, o standard prope a Local Currency como Account
Currency
Se uma account currency Local Currency, a conta pode ser lanada para qualquer
moeda
Transaction Figures (visualizao) so gerenciadas para cada moeda. Isto se aplica
independentemente se o Line Item esteja ativado.

ONLY BALANCE IN LOCAL CURRENCY

 Se check box do mster record estiver marcado como Only Balance in Local
Currency, as transaction figures sero somentes gerenciadas para valores convertidos
para local currency
No tem que marcar para reconciliation accounts de fornecedor e cliente
Geralmente (usually) indicado marcar para balance sheet account que no so
gerenciadas em foreign currencies e no gerenciadas como open item basis.

ACCOUNT FOREIGN CURRENCY

Accounts with a foreign currency as the account currency can only be posted to in this
foreign currency (contas com moeda estrangeira s podem ser lanadas em moedas
estrangeiras)

METHODS FOR CREATING G/L ACCOUNTS

Manually: dois passos: Chart of Account Segment; Company Code Segment

Copying: Copying de uma individual G/L Account com reference; Copy the entire
copany code segment; Copy the entire chart of account segment
Data Transfer: transferir um novo chart of account de um sistema externo

COLLECTIVE PROCESSING

Voc pode alterar o mster data do segmento do chart of account; company code ou os
nomes de vrias G/L Accounts ao mesmo tempo. A G/L Account pode ser (can be) de
diferentes chart of account

GROUP CHART OF ACCOUNT

Internal purpose
The group chart of account tem ser (must be) associado para cada operational chart
of account. Depois disto, Group Account Number field do Chart of Account segment
do Operational Chart of Account torna-se requerid entry field
Diferentes contas de um operational chart of account pode (can) referir a mesma
group account
Voc tem (must) utilizar um financial statement version for de group chart of account
Porque as company-codes utilizam diferentes operational chart of account, voc no
pode executar cross-company code controling

COUNTRY CHART OF ACCOUNT

External report
A relao de contas entre o country chart of account e o operational chart of account
de 1 para 1
Todas as company code utilizam os mesmo operational chart of account
Alternative account number entrada para toda company code segment
Porque todas as company codes utilizam o mesmo operational chart of accounts para
lanamento, voc pode executar um cross company code controlling

CUSTOMER / VENDOR

Um completo Customer Account consiste em trs segmentos: General Data a nvel de

Client; Company Code Segment; Sales Area Segment
Um completo Vendor Account consiste em trs segmentos: General Data a nvel de
Client; Company Code Segment; Purchase Area Segment
Um Account Number associada para o Customer a nvel de Client. Isto assegura que
o Account Number igual para todas as Company Codes e Sales Areas

CENTRALIZED VERSUS DECENTRALIZED MAINTENANCE

A manuteno costumer/vendor pode ser separadamente (FI) ou centralmente

(SD/MM)

COMPARE MASTER DATA

Voc pode previnir (prevent) a criao de contas duplicadas como segue: utilizar o
matchcode antes criar uma nova conta; Ativar o automatic duplication check

PAGES OF THE CUSTOMER / VENDOR ACCOUNT

Tab Pages General Data (Adress; Control Data; Payment Transactions; Texts)
Tab Pages Company Code (Accounting Information; Payment Transaction;
Correspondence; Insurance; Withholding Tax; Texts)
Importante campos General Date: Search terms (nome abreviado customer/vendor);
Corportate Group (um Group Key definido pelo usurio); Accounting Clerk
(disponibilizar o nome do contador para impresso na correpondence);
Texts: disponvel em todos os segmentos
Line item display e Open item management so configurados como standard para
todos os forncedores / clients (vendor / customer)
possvel criar um novo customer / vendor com referencia. Somente os dados que
no se refere diretamente ao customer / vendor so copiados (no adress information)

IBAN (INTERNATIONAL BANK ACCOUNT NUMBER)

um nmero de identificao nica, reconhecido internacionalmente, por

determinada conta bancria. Tem a finalidade de facilitar transaes de pagamento
internacional (international payment transaction). O IBAN contm no maximo 34
alfanumericos caracteres e estruturado diferentemente em todos os pases. Geralmente
contm country code, bank key, account number. configurado como parte de detalhe
no mster data customer / vendor e ainda, no House Bank

ACCOUNT GROUPS FOR CUSTOMERS / VENDORS

Numerao de ranger das contas (pode ser externo ou interno)

Field status do master record ( a nvel de client; company code; sale/purchase rea)
Determina se a conta one-time customer/vendor

NUMBER RANGES FOR CUSTOMERS / VENDORS

 Existem separados number rangers para customer / vendor.

Number rangers must not overlap (no podem ser subescritos)
Poder ser interno (sistema determina) ou externo (pode ser alfanumrico)
Cada number range pode ser associado a um ou mais account group

NORMAL ACCOUNT OR ONE-TIME ACCOUNT

Para os customers/vendors que raramente fazem negcio, voc pode criar um especial
customer/vendor mster record que o one-time account
Ao contrrio de outros customer/vendor mster data, one-time account no contm
nenhuma informao especfica customer/vendor. Consequentemente, determinados
campos devem ser hidden
Voc entra com especficos dados customer/vendor no documento, durante o
lanamento

CONTROLLING FIELD STATUS

Account group-specific control: geralmente controlado pelo account group

Transaction-specific control: o field status pode ser dependente da mster data
transaction (create; change; display). Ex. Reconciliation Account no pode ser alterado
depois de criado. Ento na transao de change, colocar o status deste campo como
display
Company code-specific control: voc tem a opo de controlar o field status a nvel
de company code segment para costumer/vendor atravs da company code-specific
screen layout
Se voc no quiser utilizar o transaction-specific e company code-specifi, marque-os
como optional, porque a prioridade mais baixa.

DUAL CONTROL PRINCIPLE

Voc pode definir um campo do customer/vendor como sensitive. Se este campo for
alterado, o customer/vendor bloqueado para pagamento. O bloqueio removido por
uma segunda pessoa com autorizao de confirmar ou rejeitar a alterao

CUSTOMER / VENDOR CLEARING

Se um customer tambm um vendor, ou vice-versa, o payment e dunning program

pode compensar uma partida em aberta (can clear open item)

ALTERNATIVE PAYER / PAYEE

A nvel de client e company code, voce pode entrar com payer/payee

A entrada na company code segment tem prioridade maior (higher priority) do que a
nvel de client
Se voc marcar a opo Individual Entries na criao da fatura, voc pode entrar
informao de um payer/payee
O payer/payee tem que ser um existente customer/vendor. Ento voc associa a uma
account number customer/vendor
Se voc entrar com um payer/payee, a fatura ser paga para um alternative payer

HEAD OFFICE/BRANCH

possvel centralizar os pagamentos da branch (filial) na matriz (head office). Todos

os itens lanados na branch account so automaticamentes transferidos para a head
office. Geralmente, dunning notice vai para head office, que faz e recebe pagamentos.
Entretanto, se o campo Decentralized Processing selecionado na head office
mster record, the dunning e payment programs utilizam branch account.

BANK MASTER RECORD

Todo banco utilizado no sistema, tem que criar um bank mster record.
Todo record identificado pelo bank country e bank key
Bank mster record (a nvel de client) inclui: address data e control data, assim como
SWIFT Code
Bank mster data pode ser criado de 04 maneiras:
* quando entra no bank information no customer/vendor mster record ou no
customizing no house bank
* No menu, utilizando Creat Bank Transaction do Accounts Receivable/Payable
* Bank directory pode ser importado de um disco ou programa
* Customer que utilizam lockbox

BANK MASTER DATA (HOUSE BANK)

Banks que sua company code utiliza so definidos como HOUSE BANK
House Bank contm bank mster data, informaes de pagamentos eletrnicos, bank
account por house bank, general ledger account por bank account

BANK ACCOUNT

Para cada combinao de House Bank ID e Account ID, voc entra com uma G/L
Account que representa um Bank Account
Para todas Bank Account, uma G/L Account tem que ser criada. Ambas as contas tem
que ter a mesma Account Currecy