Introduccin
En este curso veremos cmo emplear Project para hacer programaciones (o calendarizaciones)
comprendidas por tareas y recursos, usando las capacidades de Project para organizar y darle formato a
los detalles del plan, comparar nuestro trabajo real contra el planeado, hacer informes y tomar acciones
correctivas cuando lo real se desapega de la planeacin original.
Project nos ayuda a manejar una gran variedad de proyectos. Ya sea programar una obra de ingeniera
civil, hasta los ciclos de desarrollo de software, el paquete nos ayudar a organizar mejor nuestro plan y
tambin podremos hacer algunas otras cosas tales como:
Crear planes al nivel de detalle adecuado de nuestro proyecto. Trabajar con la informacin ms
elemental (tareas resumen) o abrir un nivel de detalle superior cuando resulte conveniente.
Administrar tareas, costos, trabajo y recursos segn el nivel de detalle apropiado para nuestro
proyecto.
Trabajar con la informacin de nuestro proyecto en una gran variedad de vistas y reportes.
Controlar y administrar nuestra planeacin a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Colaborar y compartir datos con los dems en nuestra organizacin acerca de nuestro proyecto.
Project Standard: la aplicacin ideal con la cual puede crear y modificar planes ($7,799.00 MXN).
Informes: Project 2013 reemplaza los antiguos reportes tabulares con formas completamente
nuevas de visualizar la informacin de su proyecto. Estos nuevos reportes incluyen una mezcla
de tablas dinmicas, grficas, contenido de texto y son ampliamente personalizables.
Una interfaz ms limpia. Lneas horizontales que van de la lista de tareas y pasan hacia el
diagrama de Gantt para mayor claridad.
La interfaz Fluent (la cinta). Ya no hay mens ni submens. Esta interface organiza todos los
comandos que las personas usan ms de una mejor forma, alistndolos en pestaas
rpidamente accesibles.
La vista detrs del escenario. Todas las herramientas relacionadas con los archivos del
proyecto (no con el proyecto) estn accesibles desde una sola ubicacin.
Tareas programadas manualmente. Estas tareas se programan con la informacin que tenga
disponible, y Project no las reprogramar automticamente hasta que usted lo decida. Estas
tareas no se ven afectadas por cambios en duracin, fechas de inicio o finalizacin,
dependencias u otros factores que haran que Project las reprogramara.
Vista Escala de Tiempo. Disea una vista el proyecto en una mirada que incluye slo las tareas
resumen, tareas e hitos que usted escoja. Se puede copiar como una imagen y pegarla en otras
aplicaciones.
Mejor interaccin con Excel y Word. Copie informacin de Project a Excel o Word y conserve los
encabezados de las columnas y la estructura de esquema de su informacin de Project.
Cinta personalizable. Cree sus propias pestaas y grupos para ajustarse a su forma de trabajo.
Campos personalizados. Slo escriba cualquier valor numrico, de datos o una cadena de texto
en la columna ms a la derecha en una tabla, y Project identificar el tipo apropiado de datos.
Mejoras en los autofiltros. Emplee filtros como en Excel, as como ordene y agrupe justo desde
las flechas de autofiltro en los encabezados de las columnas.
Guardar como PDF o XPS. Cree archivos en formato PDF o XPS directamente desde Project.
Vista del Organizador de Equipo (Slo Project Professional). Ejecute acciones como reasignar
una tarea de un recurso a otro con acciones sencillas de arrastrar y soltar en la Vista del
Organizador de Equipo.
Tareas inactivas (Slo Project Professional). Deshabilite (pero no elimine) las tareas
seleccionadas de un plan, para que no tengan efecto en la programacin en general, pero
puedan ser reactivadas despus si las necesita.
Integracin con listas de SharePoint (Slo Project Professional). Publique y sincronice tareas
entre Project y una lista de Microsoft Share Point.
Reportes visuales. Ahora se puede exportar detalles de tareas, recursos o asignaciones a Excel o
Visio en un formato grfico altamente estructurado.
Recursos tipo costo. Asigne este tipo de recurso especial para acumular categoras de costos que
usted quiera rastrear, como entretenimientos o viajes.
Panel del Inspector de Tareas. Este panel le muestra detalles que afectan a la programacin de
la tarea seleccionada.
Deshacer multinivel. Deshaga una serie de acciones cuando lo necesite.
Excepciones de tiempo de trabajo del calendario. No slo registre la fecha, sino tambin una
explicacin de por qu se cuenta con una excepcin en el calendario de tiempo de trabajo de un
recurso.
Qu tareas se deben llevar a cabo, y en qu orden, para producir el entregable del proyecto?
Cundo debe de desempearse cada tarea y cul es la fecha lmite?
Cunto costar?
Qu pasa si unas tareas no se completan conforme a lo programado?
Cul es la mejor manera de comunicar los detalles del proyecto a aquellos que tienen un inters
o una inversin en el proyecto?
Comencemos
A lo largo de este curso, usted ser el administrador del proyecto de la construccin de un conjunto de
casas habitacin para la empresa ACME. De hecho, cada casa constituye su propio proyecto. Nos
enfrentaremos a proyectos que involucran tcnicas o materiales costosos y fechas de entrega agresivas.
Creemos que usted ser capaz de reconocer muchos de los problemas de programacin que los
administradores de ACME encontrarn y transferir sus estrategias y soluciones a sus propias
necesidades de programacin.
Uso de la vista detrs del escenario para compartir y administrar archivos de Project.
En esta seccin tomaremos un tour rpido por Microsoft Project 2013. Si es nuevo en Project, conocer
las caractersticas esenciales y actividades que la vuelven una aplicacin muy poderosa. Aqu, le
presentaremos muchas de las capacidades de Project con las que trabajaremos a lo largo de este curso.
Aparece la pantalla de bienvenida. Aqu podemos rpidamente abrir un proyecto que haya sido
recientemente abierto, abrir un proyecto diferente, o crear uno nuevo basndonos en una plantilla. (Si
la pantalla de inicio no apreci, en la pestaa Archivo presione Opciones, en el cuadro de dilogo de
Opciones del Proyecto d clic en General y bajo Opciones de Inicio, active Mostrar la Pantalla de Inicio
cuando se inicie esta aplicacin).
Presione Proyecto en blanco.
Comando
Grupo
Ayuda
Pestaas
Etiqueta de
Vista o
Reporte
Cinta
Barra de estado
La barra de acceso rpido es un rea personalizable de la interfaz donde usted puede aadir sus
comandos favoritos o ms frecuentemente utilizados.
Las pestaas (sobre la cinta) reemplazan los mens desplegables y barras de herramientas que
eran comunes anteriormente. Las pestaas agrupan reas de inters de alto nivel. La cinta
contiene los comandos que usa para llevar a cabo acciones en Project.
Los grupos son colecciones de comandos relacionados. Cada pestaa se divide en mltiples
grupos.
Los comandos son las caractersticas especficas que usa para ejecutar acciones en Project. Cada
pestaa contiene varios comandos. Algunos comandos ejecutan una accin inmediata, otros
abren un cuadro de dilogo o le formulan alguna pregunta. Usted puede posicionarse sobre un
comando (sin darle clic) para ver una descripcin breve sobre l.
La vista activa aparece en la ventana principal de Project. Project puede mostrar una nica vista
o mltiples vistas en paneles separados.
La etiqueta de la vista aparece a lo largo del borde izquierdo de la vista activa. Project incluye
docenas de vistas, as que este es un buen recordatorio de en qu vista se encuentra.
La barra de estado muestra detalles importantes como el modo de programacin de las nuevas
tareas (manual o automtico) y si se ha aplicado un filtro a la vista activa.
Suelen aparecer mens de atajos o mini barras de herramientas dndole clic al botn derecho
sobre la mayora de los elementos que aparecen en una vista.
Project muestra las opciones para abrir archivos, as como una lista de los archivos recientemente
abiertos.
Nuevo. Le muestra opciones para hacer un proyecto nuevo, ya sea en blanco o basado en una
plantilla.
Abrir, Guardar, Guardar como y Cerrar, son comandos de administracin de archivos estndar.
Imprimir incluye opciones para imprimir un proyecto, as como la vista previa de impresin.
Exportar incluye opciones para generar un archivo en formato Portable Document Format (PDF)
o XPS (XML Paper Specification), y otras opciones para exportar contenido.
Cuenta muestra informacin de los servicios conectados, as como informacin sobre Project,
tal como la versin del programa. Con una cuenta de Microsoft, usted puede usar servicios como
OneDrive. Si usted ha iniciado sesin, su informacin aparece en la esquina superior derecha del
programa.
Opciones. Muestra el cuadro de dilogo de Opciones de Project. Este cuadro de dilogo contiene
varias pestaas que le permiten ajustar un amplio rango de comportamientos de Project, tales
como si quiere que se vea la pantalla de inicio, hasta el tipo de moneda que se usar en su
proyecto.
Para salir de la vista detrs del escenario presione el botn flecha izquierda en la esquina
superior izquierda o pulse Escape en su teclado.
Para concluir este ejercicio, slo guardaremos el archivo con un nombre diferente.
En la pestaa Archivo presione Guardar como. Seleccione Equipo, Examinar, busque el directorio en el
cual se encontraba 01 Casa Habitacin.mpp, y gurdelo como Tour Guiado.mpp.
Las pestaas Tarea y Recurso relacionan la informacin con la que usted trabaja frecuentemente
en Project.
La pestaa Crear un Informe contiene comandos que usted puede usar para ver reportes y
comparar dos proyectos.
La pestaa Proyecto contiene comandos que aplican al proyecto entero, tales como cambiar el
tiempo de trabajo o establecer un la Estructura de Descomposicin del Trabajo.
La pestaa Vista le ayuda a controlar lo que ve en la ventana de Project y cmo aparece esa
informacin.
Las pestaas contextuales, tales como la pestaa Formato (otras pestaas contextuales que
usted podr ver son Diseo y Presentacin) variarn dependiendo del tipo de informacin
mostrada en la vista activa o el tipo de elemento que est seleccionado en ese momento. Por
ejemplo, cuando una vista de tareas est presente, tal como la Vista del Diagrama de Gantt, los
comandos en la pestaa contextual Formato aplicarn a las tareas y a los elementos del
Diagrama de Gantt, como barras de Gantt. El contexto actual de la pestaa formato aparece
sobre su etiqueta de pestaa Herramientas de Diagrama de Gantt, por ejemplo.
Sugerencia: usted puede dar doble clic a una pestaa para colapsar o abrir la cinta. Tambin
puede abrir una pestaa colapsada dando un solo clic en la etiqueta de la pestaa, y luego
seleccionando el comando que desee.
08 feb '15
01 mar '15
22 mar '15
Fin
lun 23/03/15
Casa Habitacin
lun 05/01/15 - lun 23/03/15
Trabajos
Preliminares
lun 05/01/15 -
Ciment
acin
corrida
Primer nivel
lun 09/02/15
- lun
Detalles
mar 24/02/15 - lun
23/03/15
D clic en cualquier parte de la Escala del Tiempo y vea que la pestaa Formato ha cambiado a
Herramientas de Escala de Tiempo. Los comandos de esta pestaa ahora son especficos para esta vista.
Desactive la Escala de Tiempo en la pestaa Vista (la informacin no se borra, slo se oculta).
Ahora demos clic en la pestaa Vista, en el grupo Vistas de recursos, y seleccionemos Hoja de recursos.
La vista Diagrama de Gantt es reemplazada por la Hoja de recursos. Esta hoja muestra detalles acerca de
los recursos en un formato de hileras y columnas (llamado tabla), con un recurso por hilera. Esta vista se
llama Vista de hoja. Dicha Hoja de recursos no le dice nada acerca de las tareas con los recursos
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Esta vista agrupa las tareas a las que est asignado cada recurso y muestra las asignaciones de trabajo
por recurso en la escala del tiempo, ya sea, por ejemplo, diaria o semanalmente. Aqu podemos ver, por
ejemplo qu tareas desempear el ingeniero. Esto se ve por da, y recuerde que puede cambiar esa
escala de tiempo en la pestaa Vista, grupo Zoom, o con el control de abajo a la derecha de Project. La
vista Uso de tareas invierte la informacin: muestra todos los recursos asignados a cada tarea. Pulsemos
el botn Diagrama de Gantt para regresar a la vista original.
Ahora hagamos una vista dividida. Demos clic en cualquier tarea, por ejemplo, Ventanas y puertas. En la
pestaa Vista, en el grupo Vista en dos paneles, active Detalles y ahora estaremos viendo en la seccin
inferior el Formulario de Tareas.
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Ahora tenemos la vista Diagrama de Gantt como vista primaria y el Formulario de tareas en el panel de
Detalles. Los detalles de la tarea seleccionada en la vista del Diagrama de Gantt aparecern en el
Formulario de tareas. Se pueden editar valores en este formulario. Desactive Detalles en el grupo Vista
en dos paneles de la pestaa Vista. En ese mismo lugar usted puede escoger qu vista quiere tener en el
panel de Detalles. Como resumen, es til emplear las vistas para ayudarle a enfocarse en los detalles
especficos que desee.
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Vea que si selecciona la grfica tiene las pestaas Diseo y Formato, y si selecciona la tabla tiene las
pestaas Diseo y Presentacin. Si desea ver el diseo general del reporte, presione la pestaa Diseo,
de la pestaa Herramientas de Informes.
Cierre el archivo.
Puntos Clave
La vista detrs del escenario es la ubicacin central para administrar archivos y personalizar
Project.
La cinta incluye varias pestaas. En cada una de ellas, los comandos estn agrupados para su
acceso rpido.
El espacio de trabajo principal en Project es una vista. A la vez se pueden mostrar una o dos
vistas. La vista predeterminada es la Gantt con Escala del Tiempo.
Los informes incluyen una gran variedad de elementos, tales como grficas y tablas para
ayudarlo a tener en cuenta los detalles de la programacin con un formato competitivo.
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Turno de noche: cubre un turno programado de la noche del lunes hasta la maana del sbado
de 11 p.m. hasta 8 a.m., con un descanso de una hora cada da.
Estndar: los das y semanas tradicionales de trabajo: lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m., con
una hora de descanso por da.
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En este cuadro de dilogo, para el calendario Estndar, escribamos en la pestaa Excepciones, debajo
de donde dice Nombre: Asueto extraordinario; en comienzo, escojamos el da 5/6/15. De tal forma
habremos avisado a Project que tal da habr un asueto. Aunque no hay necesidad de ponerle nombre a
las excepciones, resulta conveniente por motivos de orden y claridad. Ahora veamos que la fecha
aparece subrayada y marcada como Da de excepcin. Pulsemos Aceptar. Dmonos cuenta que en el
Diagrama de Gantt tal da aparece sombreado de color gris, indicando que ese da no habr labores.
En nuestra obra de construccin, por ejemplo, podemos considerar el Da de la Santa Cruz (3 de mayo)
como no laborable, o al menos cambiar las horas de trabajo a slo medio da. Aqu slo hemos hecho un
da especfico no laborable. Otros ejemplos de utilizacin de este cuadro de dilogo son:
Festividades recurrentes, u otras fechas que sigan un patrn conocido, tal como semanalmente,
mensualmente o anualmente. Para establecer tiempos no laborables recurrentes presione el
botn Detalles.
Variar las horas de trabajo por semana. Para establecer semanas personalizadas vaya a la
pestaa Semanas laborales, establezca un rango de fechas, presione el botn detalles y luego
establezca los ajustes de tiempo que usted requiera.
Horas de trabajo nicas para un recurso (esto lo veremos despus).
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En este cuadro de dilogo escriba el ttulo del proyecto, su asunto, su nombre en Autor y Administrador,
su Organizacin y algunos comentarios.
Con esta informacin Project escribir sus datos correctos cuando genere informes.
Presione Aceptar para salir del cuadro de dilogo y guarde el archivo.
Puntos clave
Debe anotar las propiedades de su archivo para que se empleen a la hora de generar informes
e impresiones.
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Las tareas son los bloques de construccin ms bsicos de cualquier proyecto. Las tareas representan el
trabajo a ser efectuado para alcanzar los objetivos del proyecto. Las tareas describen el trabajo en
trminos de dependencias, duracin y requerimientos de recursos. En Project hay varios tipos de tareas.
Estas incluyen tareas resumen, sub-tareas e hitos. Ms ampliamente, a lo que llamamos tareas en Project
se le conoce como actividades o paquetes de trabajo.
Use cortas frases con verbos que describan el trabajo a ser hecho, tal como Descimbrar losa.
Si las tareas se organizarn en una estructura de esquema, no repita los detalles de la tarea
resumen en el nombre de la sub-tarea a menos que aada claridad.
Si las tareas tienen recursos asignados a ellas, no incluya los nombres de los recursos en los
nombres de las tareas.
Por supuesto que posteriormente puede editar los nombres de las tareas, as que no se preocupe si luego
cambia de opinin. Pero s intente tener frases concisas y descriptivas que comuniquen el trabajo
requerido y tengan sentido para usted y los dems que lleven a cabo el trabajo o revisen el proyecto. Si
es necesario se pueden agregar notas a las tareas, como veremos ms adelante.
En ACME tenemos las tareas bsicas para construir una casa. No tenemos todos los detalles necesarios
para terminar el proyecto pero al menos contamos con los necesarios para comenzar.
Partiremos desde el ltimo archivo, 02 Ejemplo sencillo.mpp. Presione la celda debajo de Nombre de
tarea en la tabla de la vista Diagrama de Gantt. Escriba Permisos de Construccin y luego pulse la tecla
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Ahora que revisamos las tareas, nos damos cuenta que olvidamos una. La queremos poner entre las
tareas ID 2 e ID 3. Coloqumonos sobre Estudios Previos y en la pestaa Tarea en el grupo Insertar
seleccionemos Tarea. Project inserta una hilera para la nueva tarea y renumera las tareas subsiguientes.
Se le da el nombre <Tarea nueva>. Con eso seleccionado escribamos Charla con Inversionistas y
pulsemos Entrar. La nueva tarea se agrega a su programacin.
Para eliminar una tarea se debe dar clic con el botn derecho sobre ella y luego seleccionar Eliminar
Tarea (se debe borrar toda la hilera, no solo la celda con suprimir).
Los proyectos deben de tener como objetivo dar un entregable. El entregable puede ser un producto
tangible, o un servicio o evento. Definir las tareas apropiadas para crear el entregable es una habilidad
bsica para el administrador de proyectos. La lista de tareas que usted cree en Project debe describir
todos los trabajos necesarios y slo los requeridos para completar este proyecto exitosamente, es decir,
conseguir el entregable.
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Al estimar las duraciones de las tareas hay que tomar en cuenta dos cosas: la duracin general del
proyecto (que se suele relacionar con la duracin de las tareas individuales) y enfocarse en las duraciones
de las tareas al menor nivel de detalle necesario para cada quien, es decir, no ser extremadamente
detallista en cosas innecesarias, lo cual slo complica el control del proyecto. Algunas fuentes
importantes para estimar duraciones son: informacin histrica de proyectos parecidos anteriores,
estimados de las personas que completarn las tareas, el juicio experto de las personas que han
desarrollado proyectos similares y las normas de los profesionales que llevan a cabo proyectos similares
al suyo. Tambin se puede considerar la regla 8/80. Ella sugiere que las tareas que duran de entre 8 a 80
horas se dimensionan adecuadamente. Lo que es menor puede ser muy variable, y lo que es mayor
puede demorar ms de lo estimado para ser administrado correctamente. Las duraciones imprecisas son
una fuente de riesgo para la conclusin de los proyectos a tiempo.
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Significa
Se ve en el Diagrama
de Gantt como
Ejemplo
Colar, despus de haber
puesto las cimbras.
En las vistas del Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las relaciones de las tareas aparecen
como lneas que conectan tareas.
En tablas, como la tabla de Entrada, los nmeros de ID de las tareas predecesoras aparecen en
los campos de predecesoras o sucesoras.
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Tareas programadas manualmente. Las tareas capturan rpidamente los detalles pero no se
programan. Es como hacer un espacio para poner una tarea sin afectar el resto del plan. Es como
si slo sabemos que hay una tarea que debemos poner, pero no tenemos suficiente informacin
sobre ella como para programarla en el proyecto.
Tareas programadas automticamente. Aqu Project se encarga de poner los detalles que falten
y adems programa la tarea.
Con la programacin automtica, Project actualiza los valores de duracin, fechas de comienzo y fin
automticamente en respuesta a los cambios del proyecto. Cambios en las restricciones, relaciones de
tareas y calendarios tambin hacen que el programa recalcule el proyecto.
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21 jun '15
05 jul '15
Fin
jue 09/07/15
Como se aprecia en la imagen, podemos ver su fecha de comienzo y fin (si la escala del tiempo no
aparece, vaya a la pestaa Vista, y en el grupo Vista en dos paneles active Escala de tiempo).
Pero cunto dura el proyecto? Vamos a la pestaa Proyecto, grupo Propiedades y pulsemos Informacin
del Proyecto.
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Veamos que la duracin actual es de 28 das y ya tenemos algo que decirle a quien nos pregunte la
duracin del proyecto. La duracin es el nmero de das de trabajo (no naturales) que hay entre la fecha
de comienzo y fin del proyecto. Ya que hay tiempo laborable y no laborable, la duracin de una tarea no
necesariamente ser la misma que el tiempo natural transcurrido).
La otra forma de ver esta informacin es por medio de la tarea resumen del proyecto. Regrese a la vista
Diagrama de Gantt. Pulse la pestaa Formato (de Herramientas de Diagrama de Gantt) y en el grupo
Mostrar u ocultar active Tarea de resumen del proyecto.
Vea que aparece una nueva hilera con ID 0. Aqu veremos la misma duracin y fechas de comienzo y fin
del proyecto, as como una barra en el diagrama de Gantt que abarque todo el proyecto.
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Aceptar. Aparece el icono en la columna de Indicadores. Si damos clic al icono iremos al sitio web
mencionado. Usted puede eliminar notas, hipervnculos o formato seleccionando la tarea, y en la pestaa
Tarea, en el grupo Edicin, seleccionando el Borrador y luego escogiendo lo que desee borrar.
Puntos clave
Buenos nombres de tarea deben contener cortas frases con verbos que hagan sentido para
aquellos que revisen el proyecto o lo lleven a cabo.
Las tareas se pueden programar manual o automticamente. En las manuales nosotros ponemos
la informacin que tengamos o queramos sin afectar la programacin general del proyecto. En
las automticas Project se encarga de su programacin.
Usted puede documentar detalles adicionales del proyecto insertando notas o hipervnculos.
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Estableciendo Recursos
En esta seccin veremos como:
Establecer la informacin bsica de los recursos para las personas que trabajarn en los
proyectos.
Microsoft Project soporta tres clases diferentes de recursos, a saber, recursos tipo trabajo, recursos tipo
material y recursos tipo costo. Brevemente describimos cmo pensar acerca de cada uno de ellos:
Recursos tipo trabajo. Incluyen a las personas y equipo necesario para completar las tareas en
la planeacin de un proyecto.
Recursos tipo costo. Representan los costos financieros asociados con una tarea que usted debe
tomar en cuenta en el plan. Por ejemplo, viajes, entretenimiento, viticos, etc.
Recursos materiales. Son consumibles que usted emplea conforme transcurre el proyecto. Por
ejemplo, un proyecto de construccin puede requerir de varillas de refuerzo o bultos de
cemento durante la elaboracin del proyecto.
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Cul es el costo esperado total del proyecto basado en la duracin de las tareas y las
asignaciones de los recursos?
Est la organizacin usando recursos caros para hacer trabajo que otros recursos ms
econmicos podran desempear?
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Se est gastando el dinero a una tasa que se pueda sostener durante la duracin del proyecto?
En Project usted puede establecer tasas estndar y costos por uso para los recursos de trabajo y
materiales, as como tasas de horas extras para los recursos tipo trabajo.
Cuando un recurso tipo trabajo tiene una paga estndar y se asigna a una tarea, Project calcula el costo
de la asignacin. Esto se logra multiplicando el tiempo de trabajo por la tasa de pago por trabajo del
recurso. Luego puede ver el costo del recurso, por asignacin o por tarea.
Si un recurso recibe horas extra, Project le empezar a pagar con la Tasa de horas extra.
Adems de tener las tasas de costo, un recurso puede tener una cuota por uso, cada vez que se emplee
el recurso (por ejemplo, si comprar bultos de cemento involucra un flete, y ese flete cuesta, es racional
aadir el costo del flete cada vez que compremos cemento). Esto se llama Costo por uso. Este costo no
vara con la duracin de las tareas o la cantidad de trabajo que los recursos ejecuten en la tarea. Esto se
ingresa tambin en la Hoja de recursos.
Regresemos a nuestro proyecto. En ACME, los albailes trabajan diferente y en lugar de ir de lunes a
viernes al trabajo, van slo de lunes a jueves, pero trabajan 10 horas diarias en lugar de 8. Ntese que
estas dos horas ms no son tiempo extra. Tambin ya sabemos lo que le pagaremos a las personas. As
que se lo queremos poner a nuestro archivo de Project.
En la hoja de recursos ingresemos en la columna Tasa estndar los siguientes valores: para Ingeniero
200; para Arquitecto 1200/d, para los albailes (500% de capacidad mxima), 40000/me, para el cliente
0, para el Contratista 150 y para el abogado 75. Ahora pongamos las tasas por horas extra. Ingeniero
(250), Arquitecto (200), Albailes (250), Cliente (0), Contratista (200) y Abogado (125). Si todos los
recursos ganan lo mismo esto se puede establecer en Archivo / Opciones / Avanzado / Opciones
generales para este proyecto, Agregar automticamente nuevos recursos y tareas y configurar los
valores pertinentes.
Tal vez la informacin de pagos resulte confidencial y no se le proporcione al administrador de proyectos,
lo cual limitar su capacidad. Si s se proporciona, puede ser recomendable proteger con contrasea el
archivo para evitar que cualquier persona que lo tenga pueda ver lo que los recursos ganan. Para poner
contrasea vaya a Archivo / Guardar como, escoja la ubicacin y nombre y pulse Herramientas /
Opciones generales en el cuadro de dilogo Guardar como.
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Luego seleccionemos Viernes y escojamos la opcin: Establecer das como perodo no laborable.
Aceptar, aceptar. Ahora los albailes trabajarn hasta ms noche, pero los viernes no. Ya que como
quiera tenemos de base al calendario estndar, podemos agregar otro asueto, y esto se ver reflejado
en el calendario de los albailes, as como sus excepciones particulares.
Si tiene que hacer cambios parecidos para muchos recursos, quiz sea ms conveniente que les genere
su propio calendario base.
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Puntos clave
Recabar informacin sobre los recursos en su proyecto le ayuda a tener un mejor control sobre
quin hace qu trabajos, cundo los hace y cunto cuesta.
Los recursos tipo costo toman en cuenta los tipos de gastos en los que usted pueda incurrir
durante el transcurso de un proyecto.
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Ya hemos creado tareas y recursos. Ahora estamos listos para asignar recursos a las tareas. Una
asignacin es el proceso de emparejar un recurso a una tarea para que haga trabajo.
El hecho de asignar recursos nos permite responder, como administradores del proyecto, a preguntas
como:
Esperamos que un recurso trabaje en una tarea cuando no est disponible para trabajar (por
ejemplo, cuando alguien est de vacaciones)?
Le hemos asignado demasiadas tareas un recurso de tal forma que hayamos excedido su
capacidad de trabajo en otras palabras, hemos sobre-asignado al recurso?
Veremos cmo asignar recursos tipo trabajo a las tareas y determinaremos cundo la asignacin de
recursos deber de afectar la duracin de las tareas y cundo no. Despus asignaremos un recurso tipo
costo y veremos qu efecto tiene en una tarea.
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53 das y costo de $0.00 MXN. Cerrar. Despus de que asignemos recursos, revisaremos este cuadro de
dilogo de nuevo.
Vayamos a la pestaa Recurso, del grupo Asignaciones pulsemos Asignar recursos.
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Aqu vemos una tarea de 5 das. La desempea un recurso, quien trabaja 40 horas. Si aadimos otro
recurso, el trabajo ser el doble (80 horas) y la duracin la misma (5d). Eliminemos el segundo recurso.
Las tareas condicionadas por el esfuerzo funcionan de la siguiente manera: el trabajo es el mismo as
como asigne o desasigne recursos (40 horas). Pero mientras ms recursos se aadan, la duracin
disminuir (2.5 das para dos recursos), y el trabajo se mantendr constante (40 horas), slo que se
distribuir entre los recursos asignados (20 horas + 20 horas).
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Seleccionemos la tarea ID4: Charla con inversionistas. Del cuadro de dilogo Asignar recursos
seleccionemos Ingeniero y pulsemos Quitar. Hemos quitado recursos. Vayamos a la Lista de Acciones. Ya
que la junta durar lo mismo con o sin el Ingeniero, optemos por Reducir la cantidad de trabajo y
mantener la misma duracin (ahora slo har trabajo en esa actividad el recurso Arquitecto).
Vayamos a la actividad ID29: Acabados. Aqu tenemos que esa tarea siempre slo se llevar a cabo por
el Contratista. El hecho de quitar al recurso Albailes implica que el Contratista solo tardar ms tiempo
en terminar la misma actividad. Quitemos el recurso Albailes de la misma manera. Pero ahora
optaremos por Aumentar la duracin y mantener la misma cantidad de trabajo.
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Cunto costar?
Para muchos proyectos, estas respuestas variarn comnmente conforme el tiempo transcurra. Por ello
es habitual que la organizacin solicite informes mensuales o semanales sobre el estado del proyecto, y
debemos de ser capaces de reportarlo rpidamente.
Recordemos que la Escala de tiempo nos muestra las fechas de comienzo y finalizacin del proyecto. Sin
embargo, ella no nos dice la duracin de ste. Para eso podemos activar la Tarea Resumen del Proyecto
(ID0). Actualmente el proyecto dura 62.25 das. Veamos ahora cunto cuesta nuestro proyecto. Vayamos
a la pestaa Vista, en el grupo Datos, seleccionemos Tablas y luego Costo. Veremos que la tarea resumen
del proyecto nos informa un costo total de $208,400.00 MXN. Este valor de costo es la suma de las
asignaciones de recursos tipo trabajo ms la asignacin del recurso tipo costo que hicimos anteriormente
(faltan los recursos tipo material, que contribuyen grandemente al costo de las casas, as como terrenos
y otros elementos varios). De igual forma, esta tabla muestra los costos de las sub-tareas.
Otra forma de ver los valores de las asignaciones es por medio de un Informe. En la pestaa Crear un
Informe seleccione el grupo Ver los informes, seleccione Recursos, y luego Visin General de los
Recursos. En este informe podemos ver dos grficas y una tabla que contienen detalles de las
asignaciones de los recursos. En la grfica de arriba a la izquierda podemos ver los valores de trabajo
asignados para cada recurso. Slo se muestra Trabajo restante porque no hemos reportado ningn
trabajo real an.
Finalmente vayamos a ver las estadsticas del proyecto en el cuadro de dilogo Estadsticas del Proyecto.
En la pestaa Proyecto, en el grupo Propiedades, d clic en Informacin del Proyecto y luego en el botn
Estadsticas. Aqu tambin podemos ver los valores actualizados de duracin, trabajo, costo, y fechas de
comienzo y finalizacin del proyecto.
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Puntos clave
En Project, una tarea tiene normalmente trabajo asociada con ella, despus de que un recurso
tipo trabajo ha sido asignado a la tarea.
Usted debe asignar recursos a las tareas antes de que pueda registrar el progreso o costo de los
recursos.
La Lista de Acciones aparece despus de que efecte ciertas acciones en Project, tales como
asignar recursos adicionales a una tarea. Usted puede usar la Lista de Acciones para rpidamente
cambiar el efecto de su accin en algo diferente al efecto predeterminado.
Al asignar recursos tipo costo puede asociar costos financieros con una tarea, mas que costos
derivados del trabajo o los recursos materiales.
Utilizando el cuadro de dilogo Estadsticas del Proyecto podemos ver indicadores clave tales
como las fechas de comienzo y finalizacin, duracin, trabajo y costo del proyecto.
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Personalizar un Informe.
Copiar capturas de pantalla de vistas e informes a otras aplicaciones.
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Abra el archivo 06 Formato Inicio.mpp. Cambie el formato del Diagrama de Gantt: cambie las
combinaciones de colores, para ello vaya a la pestaa Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt,
y escoja el Estilo de diagrama de Gantt que ms le guste. Recuerde que los de la primera seccin
diferencian entre tareas programadas manualmente o automticamente y la segunda seccin no.
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Project ha agregado nuestras tareas a la Escala de tiempo. Si la escala del diagrama de Gantt tiene mucho
zoom, se presentar una ventana en la Escala del tiempo que podremos arrastrar para desplazarnos en
el tiempo del proyecto. Tambin podemos jalar los bordes verticales de la ventana verde para cambiar
el zoom.
Ahora cambiaremos la apariencia de estas tareas. Por ejemplo, fijmonos en la tarea Levantar los muros.
Evidentemente no cabe, as que resulta conveniente mostrarla como una llamada. Dmosle clic
derecho y seleccionemos Mostrar como llamada, que como beneficio tiene que se muestra completo el
nombre de la tarea. Ahora agregaremos otro elemento a la Escala de tiempo. Vayamos a la tarea ID25.
Dmosle clic derecho y escojamos Agregar a escala de tiempo. Tambin hay un botn en la Cinta en la
pestaa Tarea, grupo Propiedades: Agregar a escala de tiempo.
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Aqu controlaremos cmo Project copiar los detalles de la programacin al portapapeles. Las primeras
dos opciones generan una imagen y controlan el tamao y la resolucin del Diagrama de Gantt que copie.
La tercera le permite usar el formato GIF. Luego se le permite copiar todo lo que se ve o slo las filas
seleccionadas. Finalmente se le permite configurar la copia de la escala temporal. Demos Aceptar.
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Vayamos a algn otro programa donde podamos pegar imgenes, como Microsoft Word. Pulsemos Ctrl
+ V y veamos el resultado.
Otra vista que podemos copiar es la Escala de Tiempo. Demos clic dentro de ella. En la pestaa Formato
en el grupo Copiar, seleccionemos Copiar escala de tiempo. Experimentemos con las diferentes opciones
disponibles. Seleccionemos algunas de ellas y peguemos los resultados en Microsoft Word.
Levantar los muros
jue 09/07/15 - mar 14/07/15
14 jun '15
Comienzo
lun 01/06/15
Trabajos Preliminares
lun 01/06/15 - lun
29/06/15
05 jul '15
Cime
ntaci
n
Primer
nivel
jue
26 jul '15
16 ago '15
Detalles
mi 22/07/15 - jue 27/08/15
Fin
jue 27/08/15
lun 29/06/15
Arriba se muestra la copia para correo electrnico. Ella disminuye el ancho de los cuadros. Abajo se
demuestra la copia de tamao completo.
Podemos reducir el detalle de la vista Escala de tiempo en la pestaa Formato, grupo Mostrar u ocultar:
Escala de tiempo detallada.
Tambin podemos copiar informes. Vamos a la pestaa Crear un informe, grupo Ver los informes, Panel,
Informacin general del trabajo. Pulsemos de la pestaa Diseo de Herramientas de Informes, grupo
Informe: Copiar informe. Pegumoslo en otra aplicacin.
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En algunos programas se podrn mostrar opciones adicionales al momento de pegar: en Word se pueden
hacer ediciones ligeras, mientras que si pega por ejemplo en Paint, la informacin se pegar como una
imagen.
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En la parte izquierda, primero seleccionemos una impresora. En funcin de la impresora estarn los tipos
de papel disponibles para imprimir. Luego configuremos qu queremos imprimir: todo el proyecto?, o
de una cierta fecha hasta otra? Despus se selecciona qu hojas se quieren imprimir, la orientacin de
las pginas y el tamao del papel. Como se ve en la imagen anterior, mucho espacio se imprimir con
hojas sin tareas o barras de Gantt. Si no deseamos imprimir eso, vayamos a Configurar pgina debajo de
donde se escoge el tamao del papel. En la pestaa Vista desactive Imprimir pginas en blanco.
Entre otras cosas que puede editar en este cuadro de dilogo se encuentran: la orientacin de las
pginas, la escala, el tamao del papel, el nmero de la primera pgina. Los mrgenes, los encabezados,
los pies de pgina, la leyenda (la franja de simbologa que aparece debajo, donde podemos optar que
aparezca en cada pgina, en su pgina dedicada (pgina de leyendas) o que no aparezca); tambin
podemos definir qu columnas se impriman en la pestaa Vista (todas, slo las primeras X columnas),
las notas y algunos otros detalles. Predeterminadamente, Project intentar imprimir todas las columnas
que se vean en la pantalla, as que es preponderante usar la barra vertical que divide la tabla del diagrama
en la vista Diagrama de Gantt para mostrar slo las columnas que se deseen imprimir.
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Puntos clave
Use los estilos predefinidos de Diagrama de Gantt para darle formato rpidamente a su vista.
Puede cambiar el formato de una barra individual de Gantt o de todas yendo a Formato, grupo
Estilo de barra: Barra (para una) o Estilo de barra (para todas).
Agregue las tareas seleccionadas a la vista Escala de tiempo cuando necesite mostrar una
representacin grfica simplificada de su proyecto.
Utilice la caracterstica Copiar imagen para crear una captura de pantalla de la vista activa y
copiarla al portapapeles. Tambin puede copiar la Escala de tiempo dando clic derecho sobre
ella / Copiar escala de tiempo.
Los informes son una combinacin de datos tabulares y grficas que se enfocan en aspectos
clave de su proyecto. Usted puede personalizar los elementos de sus informes.
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Guardar los valores de la programacin actuales de un proyecto como una Lnea base.
Registrar el progreso en las tareas para una fecha en especfico.
Hasta ahora nos hemos enfocado en la fase de planeacin de nuestro proyecto desarrollar y comunicar
los detalles del proyecto antes de que empiece el trabajo real. Cuando el trabajo comienza, as empieza
la siguiente fase de la administracin de proyectos: el seguimiento del progreso. Seguimiento significa
registrar detalles como quin hizo qu trabajo, cundo fue hecho el trabajo y a qu costo. Estos detalles
se conocen como Reales.
El seguimiento de los valores reales es una habilidad bsica de la administracin apropiada de proyectos,
en contraposicin de slo planearlos. El administrador del proyecto debe saber qu tan bien se est
desempeando el equipo del proyecto y cundo tomar acciones correctivas. Ahora seremos capaces de
resolver preguntas como:
Estn las tareas comenzando y terminando como se planearon? Si no, qu impacto tendrn
en la fecha de finalizacin del proyecto?
Estn los recursos gastando ms o menos tiempo que el planeado para completar las tareas?
Estn incrementando el costo general del proyecto algunas tareas ms caras de lo anticipado?
Cuando planeemos proyectos similares en el futuro, seremos capaces de determinar cun bien
estimamos proyectos anteriores?
Sugerencia: as como vayamos ingresando valores de duracin, comienzo o trmino, usted podr
observar los mismos elementos pero que usted program, y podremos compararlos.
Project maneja varias formas de hacer el seguimiento del progreso. Su eleccin del mtodo de
seguimiento deber depender del nivel de detalle o control requerido por usted, su patrocinador del
proyecto y otros inversionistas. Los niveles de detalle del seguimiento comprenden:
Registrar el trabajo del proyecto como programado: esto funciona si todo va conforme a lo
planeado.
Registrar la fecha de comienzo real, la de trmino real, el trabajo real, y la duracin real y
restante de cada tarea o asignacin.
Registrar el trabajo a nivel asignacin por periodo de tiempo. Este es el ms detallado nivel de
seguimiento. Aqu usted registra los valores reales de trabajo por da, semana u otro intervalo.
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Dejaremos todo como est y pulsemos aceptar. Ahora ya registramos la lnea base del proyecto. Si un
proyecto ya tuviera una lnea base guardada, a la hora de querer hacer una nueva, aparecera la fecha
en la que se guard.
Vayamos a la pestaa Tarea, y donde escogemos las vistas seleccionemos Hoja de tareas. Es igual que la
vista Diagrama de Gantt, pero sin el diagrama (slo la tabla). Ahora cambiemos la tabla: pestaa Vista,
grupo Datos, Tablas: Variacin. Para cambiar de tabla puede dar clic derecho en la celda a la izquierda
de los encabezados o arriba de los IDs de las filas. Veamos que cmo no ha habido introduccin de valores
reales, no hay variaciones. Lo previsto es igual a lo de la lnea base.
Si nos queremos ir comparando en el Diagrama de Gantt contra la Lnea Base, en la pestaa Formato
podemos de Herramientas de Diagrama de Gantt, grupo Estilos de barra podemos activar alguna Lnea
base.
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Cuando registra el progreso para cierta fecha en particular, Project calcula la duracin real, la duracin
restante, los costos reales y otros valores hasta la fecha que haya ingresado. Esta manera de tratar el
problema puede resultar adecuada, an si el trabajo real y los costos generados por Project no coinciden
exactamente con lo que sucedi en el mundo real, pero estn lo suficientemente cerca para nuestros
propsitos de seguimiento.
Otra forma de indicar que ciertas tareas (no todas) han sido terminadas conforme a lo programado es
utilizar el comando Actualizar segn programacin (pestaa Tarea, grupo Programacin). Dicho
comando aplica slo a las tareas seleccionadas y las marca como terminadas hasta la fecha de estado
(hay que poner la fecha de estado en la pestaa Proyecto, grupo Estado, Fecha de estado).
En ACME ya ha transcurrido algo de tiempo desde el comienzo del proyecto. Algunas tareas ya se han
terminado, y debemos de registrar eso en Project, para que grabe los valores reales.
Vayamos a la pestaa Proyecto, grupo Estado, y demos clic en Actualizar proyecto. Seleccionemos
Actualizar el trabajo completado al: 23/06/2015, por porcentaje completado. Presione Aceptar.
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Utilice los botones 0%, 25%, 50%, 75% y 100% completado en la pestaa Tarea, grupo
Programacin.
Agregue la columna % completado a una tabla en una vista de tareas e ingrese el nmero que
desee (d clic derecho al encabezado de una columna de una tabla y seleccione Insertar
columna, luego % completado. El valor que ingrese aqu ser conforme a lo programado).
Ingrese cualquier valor de porcentaje en el cuadro de dilogo Actualizar tareas (pestaa Tarea,
grupo Programacin, a la derecha de Actualizar segn programacin d clic en la flecha y escoja
Actualizar tareas).
Use el ratn para establecer el progreso en las barras de Gantt (para una barra que ya lleva
progreso, slo jale el fin del progreso; si no lleva progreso, jale desde la vertical izquierda de la
barra).
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Usted tambin puede poner el porcentaje completado al apuntar con el cursor a una barra de
progreso dentro de la barra del Diagrama de Gantt. Cuando el cursor cambie a un smbolo de
porcentaje y flecha derecha, arrastre el cursor de izquierda a derecha dentro de la barra de
Gantt. Conforme lo haga, vea que el valor de fecha Completado al se va cambiando, y suelte
cuando vea la fecha que desee.
Si puede registrar la fecha real de comienzo de una tarea, es una buena costumbre registrar la
fecha de comienzo real y luego registrar un porcentaje de completamiento.
Si no desea que las barras de Gantt pasen por los das no laborables, lo puede configurar dando
clic derecho en el diagrama de Gantt, seleccionando Perodo no laborable, y luego Dibujar:
Delante de las barras de tareas. As, el color de da no laborable se pinta sobre las barras de
Gantt y se tiene la sensacin de que no hay trabajo los das no laborables.
Para tareas simples, como listas a hacer, puede resultar conveniente usar los botones 0%, 50%
y 100% completado: 0% significa que la tarea no ha comenzado, 50% indica que ya se ha
comenzado y 100% que ya se ha terminado.
Cuando usted pone la fecha de comienzo real de la tarea, Project mueve la fecha de comienzo
programada para que coincida con la fecha de comienzo real.
Cuando pone la fecha de fin real, Project mueve la fecha de fin programada para que coincida
con la fecha de fin real y establece el porcentaje de completamiento al 100%.
Cuando pone el valor de trabajo real de una tarea, Project calcula el trabajo restante, si es que
hay.
Cuando ingresa la duracin real de una tarea, si es menos que la duracin programada, Project
resta la duracin real de la duracin programada para determinar la duracin restante.
Cuando ingresa la duracin real de una tarea, si es igual que la duracin programada, Project la
pone 100% completada.
Cuando ingresa la duracin real de una tarea, si es mayor que la duracin programada, Project
ajusta la duracin programada para que coincida con la duracin real y establece la tarea 100%
completada.
Ya que su proyecto se actualizar con valores reales, su programacin cambiar. De cualquier forma, el
plan grabado en la Lnea base no se altera.
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Puntos clave
Antes de registrar el trabajo real de un proyecto, usted debe establecer una Lnea base. Esto le
da una captura de su plan inicial.
Despus de registrar el progreso de su proyecto, usted puede comparar su plan como est
programado actualmente contra su Lnea base. Esta es una buena forma de determinar si su
proyecto se va desarrollando conforme a lo planeado.
Cuando se registra el progreso en un plan, usted tiene un rango de opciones, que van desde
registrar todo como se program, por porcentaje completado, o por valores de trabajo, duracin
o fecha de comienzo o fin reales.
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Ruta crtica
La ruta crtica es una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de finalizacin del
proyecto. Si una de ellas se retrasa, sta impactar a la fecha de finalizacin del proyecto.
Supongamos que tiene la siguiente programacin:
Nombre de la tarea
Predecesoras
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 1
Tarea 3
Tarea 4
Tarea 5
Tareas 3 y 4
Tarea 6
Tarea 2
Tarea 7
Tarea 8
Tareas 6 y 7
Tarea 9
Tarea 5
Tarea 10
Tarea 5
Y todas las tareas tienen una duracin de 5 das, comenzando un lunes cualquiera (01/06/2015).
El hecho de tener una secuencia de tareas, generar el siguiente detalle: sabemos que nuestro proyecto
de arriba dura 4 semanas. Sin embargo, si una de las tareas se llegase a demorar podran suceder dos
cosas: (1) que no pase nada y el proyecto de cualquier forma termine el da planeado (eso resulta de
demorar la fecha de finalizacin de una tarea no crtica), o (2) que la duracin del proyecto se incremente.
Si nuestro caso es el segundo, estaramos hablando de una tarea crtica: si ella se demora, el proyecto
completo se demorar en terminar. Para ver las tareas crticas en Project, en la vista Diagrama de Gantt,
pulse Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt, y en el grupo Estilos de barra, active Tareas
crticas. Ellas se marcarn de color rojo.
De igual forma, puede activar Demora, que indica el tiempo que una tarea no crtica se puede tardar de
ms, hasta volverse una tarea crtica, de la cual dependa la fecha de finalizacin del proyecto.
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Aqu usted define el cdigo para cada tarea. Todo est en funcin del nivel de esquema de las tareas. As
por ejemplo, en este caso, todas las tareas comienzan con el prefijo PRO-. Despus de ese valor,
aparecer un nmero de dos caracteres: 01 para la actividad 1, 02 para la actividad 10. Despus de ese
nmero va un separador -. Para las actividades PRO-01-, luego van 3 caracteres, que debemos definir
en la vista del Diagrama de Gantt: en la columna EDT aparecer PRO-01-***. Demos clic en esa
columna y escribamos los 3 caracteres que deseemos: AC2 (para actividad 2); AC3 (para actividad 3), y
as sucesivamente. Despus de nuestros tres caracteres desordenados aparecer el separador +;
posteriormente, si es que hay un nivel de esquema, se nombrara con dos maysculas (ver actividades 4,
5, 6, 8 y 9), y si hay ms niveles de esquema se usar el separador . Finalmente, lo que quede se
numerar como si no hubiramos definido ninguna EDT: 1, 1.1, 1.1.1, etc. (ver actividad 6).
A manera de resumen: con el EDT definimos el cdigo que tendr una tarea. As, podemos buscar en un
libro de cdigos: PRO-01-AC3+AB.1 y sabremos que nos estamos refiriendo a un paquete de trabajo en
concreto.
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La curva S
La curva S representar el porcentaje de avance de una obra contra el tiempo. Es decir, a los 0 das de
iniciada una obra, el porcentaje de avance es 0. A cierto nmero de das, el porcentaje vale algo, y el da
que se finalice el proyecto, el porcentaje de avance ser del 100%.
Entonces, el problema radica en estimar qu porcentaje de completamiento tendremos para una fecha
en particular. Para ello, podemos activar la tarea resumen del proyecto e ingresar la columna %
completado. Ahora, cambiemos la fecha de estado del proyecto y pulsemos Actualizar segn la
programacin. Tal informacin la registramos en Excel y hacemos la grfica.
Ejemplo. Abra el archivo C Curva S Inicio.mpp. Tenemos un proyecto cualquiera. Supongamos que se
nos pide hacer la curva S de l. Nos interesa tener detalle cada semana. Entonces, veamos que el
proyecto comienza el primero de junio de 2015. Debemos reportar el porcentaje de completamiento
estimado para: 01, 08, 15, 22 y 29 de junio de 2015.
En Microsoft Excel hagamos una tabla con las fechas y con los % completados. Slo debemos ahora
obtener los % completados. Para el primero de junio an no comienza el proyecto entonces pongamos
0% (si pedimos el % completado a esa fecha, Project nos dar el % completado al final del da (no al
inicio), entonces el porcentaje completado no ser 0%, pero por orden establezcmoslo como 0%).
Vayamos a la pestaa Proyecto y pulsemos Actualizar proyecto, en el grupo Estado. Optemos por:
actualizar trabajo completado al: 8/6/15, dejemos todas las opciones como estn y pulsemos aceptar.
Veamos que la tarea resumen del proyecto indica un 47% de % completado. Registremos ese valor en
Excel. Ahora hagamos lo mismo para todas las dems fechas de actualizacin del proyecto. Tendremos
una tabla como la siguiente:
Fecha
% Completado
01/06/2015
0
08/06/2015
47
15/06/2015
72
22/06/2015
86
29/06/2015
100
08/06/2015
15/06/2015
22/06/2015
29/06/2015
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Conclusin
En este breve curso hemos visto algunas de las caractersticas ms importantes de Microsoft Project
2013.
An la mejor herramienta de administracin de proyectos en el mundo no ser capaz de reemplazar su
buen juicio como administrador. Sin embargo, Project puede ayudarle a lograr lo siguiente:
Registrar toda la informacin que obtenga sobre el trabajo, la duracin y los requisitos de los
recursos para su proyecto.
Visualizar la planeacin de su proyecto en formatos estndar y bien definidos.
Intercambiar informacin del proyecto con las partes interesadas, de una diversa cantidad de
maneras.
Comunicarse con recursos y partes interesadas teniendo un control supremo en sus manos
como administrador del proyecto.
En los captulos de este libro se le presentaron las poderosas funcionalidades de Project en un contexto
realista: administrar un proyecto desde su concepcin hasta su finalizacin. Tal vez no todo lo que viene
en este libro puede servir a sus necesidades, y probablemente tendr otras dudas que no hayan sido
resueltas. Sin embargo, esperamos que despus de terminar este tutorial est lo suficientemente
animado para comenzar una gran carrera, al lado de Project.
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