PROCEDIMIENTO COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS

COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS

1. OBJETIVO.
Asegurar la confiabilidad y oportunidad de los servicios o bienes requeridos en la
empresa.
2. ALCANCE / POLTICAS.
Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes o servicios adquiridos de
acuerdo a las necesidades propias de cada empresa del grupo MLG.
Las polticas a tener en cuenta son:
2.1. Toda compra de un bien o servicio debe ser soportada por una Orden de
compra de Bien o servicio.
2.2. Todas las compras de bienes o servicios que se realicen requieren un
mnimo de (2) cotizaciones, a excepcin de la contratacin de conductores
y/o contratistas.
2.3. Todas las compras que sean por daos de infraestructura, mantenimientos
o que se consideren de prioridad Alta sern aprobadas por la Gerencia
financiera, Subgerencia Financiera o Jefe Financiera.
2.4. No se pueden aprobar compras a proveedores que no se encuentren creados
en el sistema contable de la empresa.
2.5. La Matriz de Compras puede ser actualizada y revisada por los lderes de
cada proceso de Gestin Operativa, Jefe Financiero y responsable del
proceso de Medicin y Control. La aprobacin est a cargo del Gerente
General.
2.6. La evaluacin de proveedores ser realizada por los cargos establecidos en la
Matriz de Compras.
2.7. Las compras relacionadas con papelera operativa del proceso Gestin
Operativa Agenciamiento Aduanero debern ser desarrolladas segn el
Procedimiento de Administracin y Control de Papelera Operativa.
2.8. Para ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Agencia de
Aduanas Merco S.A. Nivel 1 debe consultarse el Procedimiento de
Solicitud de Servicios.
2.9. Para ampliar detalles relacionados con las compras operativas de
Servitransa S.A. debe consultarse el Instructivo Planificacin del
despacho y contratacin del vehculo.

2.10. Para ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Merco
Cargo S.A. puede tomarse como referencia la Gua para compras
operativas Embarcador Internacional.
2.11. Para Opermerc Andinos S.A.S, las compras operativas mayores a
$150.000.oo pesos sern autorizadas por el Gerente Operativo. En caso de
presentarse algn imprevisto que impacte gravemente la prestacin del
servicio, la Gerencia Financiera podr autorizar compras por montos mayores
desembolsadas de la caja menor.
3. DEFINICIONES
Solicitud de Compra: Documento en el que los usuarios o reas
solicitantes, especifican los artculos o servicios que requieren, indicando
su justificacin de compra y prioridad.
Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual se le
comunica al Proveedor la intencin de compra de un bien contratacin
de un servicio.
Prioridad de Compra ALTA: corresponden a todas aquellas compras de
bienes o servicios requieren de 1 a 3 das para su adquisicin o ejecucin.
Prioridad de Compra MEDIA: corresponden a todas aquellas compras que
tengan un rango de espera de 4 a 10 das para su adquisicin o ejecucin.
Prioridad de Compra BAJA: corresponden a todas aquellas compras que
tengan un rango de espera de 11 a 20 das para su adquisicin o
ejecucin.

4. PROCEDIMIENTO
ETAPA

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Seleccionar
Proveedor

Se selecciona el proveedor,
segn los criterios establecidos
en la matriz de compras.

Cargos
Responsables
Matriz de
Compras

Creacin de
Proveedor en
Sistema

Si el proveedor no se encuentra
en el listado de Proveedores se
debe crear en el sistema.

Asistente
Contable

Una vez confirmada la no

existencia de un bien, se
diligencia la Solicitud de
Compra en el cual se describen
las diferentes cotizaciones de
cada proveedor.

Generar
Solicitud de
Compra

En ella se determina el nivel de

prioridad de la compra para el
proceso solicitante.
Las prioridades se determinan
as: ALTA, MEDIA y BAJA. (Ver
Definiciones).
La
Solicitud
debe
estar
revisada por el lder del
proceso, quien ha recibido
respuesta de la no existencia
del bien en inventario por parte
de la Gerencia Administrativa.

REGISTRO
Registro de
proveedor
Verificacin
Datos
conductores
Listado de
Proveedores
Fomplus

Sistema
SYSCOM
Compras Generales
(Puede aplicar a las 4 empresas)
Solicitud de
Compra
Cargo Solicitante
Solicitud de
Servicios
Agencia de Aduanas Merco S.A.
Nivel 1
Solicitud de
servicio, Correo
Gerente o Jefe
electrnico o
Operativo de
comprobante de
Sucursal
entrega de
mercancas al
transporte
Merco Cargo S.A.
Gerente
Instrucciones de
Comercial o
Embarque/
Auxiliar
Reserva
Operativo
Servitransa S.A.
MUC, Orden de
Jefe Operativo / Carga (cuando
Jefe de
sea aplicable)
Seguridad
Solicitud de
Compra
Opermerc Andinos S.A.S

Asistente
Administrativo
Las compras sern aprobadas
dependiendo
del
tipo
de
compra y de su urgencia (Ver
polticas).

Aprobacin de
Compra
Si existen acuerdos previos
formales obtenidos con los
proveedores, este paso puede
ser
obviado,
realizando
directamente la orden.

Orden de
Compra

Una vez autorizada la Compra

por el Cargo Responsable se
genera la Orden de Compra de
Bien o Servicio, se enva al
proveedor especificando las
instrucciones.

Solicitud de
Compra /
Servicio

Gerente
Financiera
Subgerente
Financiera
Jefe Financiero

Solicitud de
Compra con
Visto bueno

Gerente
Operativo
(Opermerc)
Compras Generales
(Puede aplicar a las 4 empresas)
Orden de
Compra Bien
Asistente
y/o Servicio, o
Administrativa
Solicitud de
Servicios,
Contrato
Agencia de Aduanas Merco S.A.
Nivel 1

Gerente o Jefe
de sucursal

Solicitud de
servicio, o
Correo
electrnico o
comprobante de
entrega de
mercancas al
transporte

Merco Cargo S.A.

Gerente
Operativo

Instrucciones de
Embarque/
Reserva

Servitransa S.A.
MUC, Orden de
Carga (cuando
sea aplicable)
Jefe Operativo
Orden de
Compra de Bien
o servicio
Opermerc Andinos S.A.S

Asistente
Administrativo

Orden de
Compra Bien o
Servicio,
Contratos.

Compras Generales
(Puede aplicar a las 4 empresas)
Responsable del
Proceso o el
Solicitante

Verificar el
Bien o
Servicio
comprado

Los artculos servicios son

verificados de acuerdo a lo
solicitado
mediante
el
documento que soporta la
compra del bien o servicio.

Remisin o
factura
Firma de
recibido y sello

Merco Cargo S.A. y Agencia de

Aduanas Merco S.A.
Orden de
compra y
Ejecutivo de
servicio o
Cuenta
documento
soporte valido
Servitransa S.A./ Multitransa
Jefes Operativos
Control de
Rutas, Remisin
Contabilidad
Opermerc Andinos S.A.S
Remisin,
Contratos,
Facturas
Asistente
Firma de
Administrativo
recibido y sello
Jefe de
Mantenimiento

Tratamiento al
Producto no
conforme
cuando aplique.

Segn
los
criterios
de
evaluacin, al hacer entrega
del bien o del servicio se
evaluar el desempeo de
proveedor en las rdenes de
Compra siempre y cuando
estos incumplan con alguno de
dichos criterios y se registrara
como Producto/Servicio No
Conforme con su respectivo
tratamiento.
7

Trimestralmente se analizaran
Evaluacin
los resultados y se ponderar
del Proveedor
de acuerdo a lo establecido en
la poltica de Evaluacin de
Proveedores.

Gerencia
General
Gerente
Financiero
Subgerente
Financiera
Jefe Financiero

Asistente
Administrativa

10

De acuerdo a los resultados

obtenidos en la evaluacin se
Gerente General
le notificar al proveedor su
desempeo y si amerita tomar
Notificacin
Subgerente
acciones de mejora.
de Evaluacin
Financiero
Si el caso corresponde a toma
de acciones el proveedor ser
reevaluado.
Segn listado de cuentas por
pagar
se
efecta
la
programacin
de
los
Programacin
proveedores, de acuerdo a
de pago
vencimiento. Se enviar a las
agencias la autorizacin por
fax o mail.
Una
vez
elaborada
la
programacin de pago se
proceder a pagar las facturas
Ejecucin del
autorizadas
por
Gerencia
pago
Financiera, por los diferentes
medios de pago asignados
(cheques, electrnicos).

Evaluacin de
ProveedoresConductores

Gerente
Operativo

Cuando sea solicitud del

cliente se realizaran auditoras
anuales a los proveedores
crticos,
para
verificar
el
Jefe de Sistemas
cumplimiento de las normas,
de Gestin
aspectos legales, laborales, de
control y Seguridad, HSE y
dems requisitos solicitados
por nuestros clientes.

Evaluacin de
Proveedores

Jefe financiero

Programa de
Ejecucin de
Auditorias
Plan de
Ejecucin de
Auditoria
Informe de
Auditoria
Correo de
Felicitacin o
Acta de
Reevaluacin

Gerente
Financiero
Subgerente
Financiero

Programacin
firmada

Tesorera
Asistente
Financiero/
Tesorera

Egresos/
Relacin del
pago electrnico

Los cheques para entrega

personal sern entregados a la
Auxiliar
Administrativa
y
Financiera con su respectiva
relacin los cuales debern ser
reclamados por las personas
autorizadas por el proveedor.

11

Al final del da de pago los

cheques no entregados se
Entrega de los
devolvern a la Subgerente
medios de
Financiera
debidamente
pago
relacionados.
Los cheques para consignar
sern seleccionados por la
Tesorera para ser entregados al
mensajero con la consignacin
debidamente diligenciada y con
relacin de entrega firmada por
l para su seguimiento contra
consignaciones.

Tesorera/
Asistente
Financiera/
Auxiliar
Administrativa y
Financiera

Egresos
firmados /
transferencia

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Confirmacin Informacin al proveedor y/o

de pagos a
Sucursal del pago realizado por
proveedores los diferentes medios de pago.

Tesorera

Consignacin o
transferencias

13

Los egresos debern contener

el respectivo soporte del pago
(Firma de quien recibe el pago
o volante de consignacin)
antes de ser enviado al
departamento de archivo.

Tesorera

Relacin de
Egresos

Archivo

5.
6. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Solicitud de Compra
Orden de Compra de Bien o Servicio
Instructivo Planificacin del despacho y Contratacin de vehculos
Gua para compras operativas Embarcador Internacional
Procedimiento de Solicitud de Servicios.
Listado de Proveedores Aprobados.
Instrucciones de Embarque
Manifiesto nico de Carga (MUC)
Remesa de Transporte (RMT)
Orden de Carga
Contratos

Solicitud de Servicio (Especifica por ciudad y para Agencia de Aduanas

Merco S.A. Nivel 1)
Barranquilla: Formato de Solicitud de servicio
Cartagena: Formato de SPRC, TERMINAL MARITIMO MEB, CONTECAR
Bogot: Carta solicitud de Servicio al depsito
Ipiales: Carta solicitud de Servicio al depsito