LA COMUNICACIN INTERNA,

HORIZONTAL, VERTICAL,
OTRAS OPORTUNIDADES
D. Gabriel Cortina de La Concha

1. La comunicacin interna, importancia y necesidad

2. Objetivos de la comunicacin interna
3. Consolidar el proyecto educativo
4. No es un lujo ni un extra
5. Comunicar = Liderar
6. Remedio contra el rumor
7. Vertical y horizontal
8. Comunicacin vs Informacin
9. Cuestin de presupuesto?
10. Para que todo esto funcione: tres requisitos
11. Plan de comunicacin interna: 15 ideas
12. Revisin de la comunicacin interna: pasamos la ITV?
13. Bibliografa

1. COMUNICACIN INTERNA: IMPORTANCIA Y NECESIDAD

La comunicacin interna constituye una herramienta clave para alcanzar los objetivos
y ayuda a crear cultura de empresa; contribuye a evitar el rumor, propiciando un clima
de confianza y motivacin, y hace que el colegio sea ms competitivo y rentable. Es
decir, sin comunicacin interna no es posible desarrollar un proyecto docente serio.
Una buena gestin de este tipo de comunicacin es una herramienta real para
potenciar al mximo todas las capacidades de los equipos. A la hora de plantear un
proyecto que implique un nmero considerable de gente, es necesario tener en cuenta
la comunicacin entre todos ellos para informar, crear, convencer. Es entonces, la
comunicacin interna se convierte en una necesidad. Una correcta poltica de la
comunicacin en una organizacin, y su posterior planificacin y gestin, solamente es
posible si se comprende en toda su magnitud su alcance e impacto. Tambin se
comprende cuando se suceden los problemas y no se es capaz de solucionarlos.
La comunicacin interna en un colegio es la comunicacin que se hace hacia
adentro. Es la que se realiza entre todos aquellos que, directamente, tienen relacin
con el centro educativo: direccin, personal docente y no docente, padres y alumnos.
Los mensajes van dirigidos a todos estos pblicos ya sea de arriba abajo o entre el
mismo nivel. El objetivo de esta ponencia es, precisamente, ayudar a los directivos de
los centros a mejorar en esta herramienta, detectar fallos y aprovechar oportunidades.
La esencia de la comunicacin interna es contar a la organizacin lo que la
organizacin est haciendo. El objetivo es informar al personal con noticias y
mensajes de lo que sucede en el centro docente. Y para ello, es necesario contar
con la organizacin. Entonces, la definicin pasa a ser que, comunicacin interna, es
contar con la organizacin para lo que la organizacin est haciendo. Esta nocin
implica un avance importante, porque la idea central es la participacin: hacer
partcipes a todos los miembros de los equipos de lo que el centro docente hace,
instndoles a colaborar, a sugerir, a comentar; involucrndoles a todos los miembros
en la tarea conjunta de la comunicacin. De esta manera, el intercambio de
informacin se vuelve bidireccional, de forma ascendente, descendente y horizontal,
facilitando la interaccin por medio del Dilogo -es decir, la participacin de las dos
partes en la comunicacin-, adoptando as un verdadero carcter comunicativo global.

As pues, a partir de esta ltima idea, podramos definir la comunicacin interna como
el intercambio de informacin entre todos los niveles de una organizacin.
La comunicacin interna es un factor clave que tiene que tener en cuenta el colegio, ya
que, debidamente gestionada, permite mejorar el clima laboral y el rendimiento de los
empleados. Esta filosofa gerencia resulta estratgica. Un centro docente es una
empresa, y sta, es accin por definicin; la comunicacin tiene que formar parte de la
accin estratgica de la empresa. Por eso, actuar es una forma de comunicar. Como
afirma Joan Costa, en 15 axiomas para los Dircom, La comunicacin debe dejar de
ser una moda para convertirse en una cultura.
Generalmente en las empresas no existen canales formalizados de comunicacin
ascendente (de abajo a arriba), pero s descendentes (arriba a abajo), que tambin
son necesarios. Sin embargo, estos no estn orientados a los intereses de la
organizacin y no de las personas que se encuentran en la lnea de fuego. Dentro de
una organizacin, la comunicacin interna sirve, adems, para realizar una ordenada
distribucin de la informacin y para dar coherencia al proyecto institucional. Los
empleados, al poder expresar sus opiniones y sentirse escuchados y valorados, se
sienten motivados, alinendose de esta manera a los objetivos del centro docente y de
la institucin.
Slo se podr obtener un verdadero compromiso por parte de los empleados, cuando
stos se sientan plenamente identificados con la realidad del proyecto docente. Para ello,
se deben comunicar correctamente los objetivos a todos los miembros de la organizacin.
La comunicacin interna no solo sirve para alinear la visin-misin de las empresas, sino
que ayuda a mejorar los estilos comunicativos de los lderes ya sean directivos, gerentes o
supervisores. Esto mismo se puede aplicar a los centros de enseanza.
Una ltima idea: la comunicacin y relacin entre los miembros de una compaa
siempre existe y es a priori a la gestin, por eso es muy importante antes de comenzar
a actuar sobre ella conocer como se desarrolla dentro de la organizacin.

2. OBJETIVOS DE LA COMUNICACIN INTERNA

Los objetivos de la comunicacin interna se pueden resumir en cuatro. Estas ideas nos
pueden ayudar a desarrollar un plan detallado a la hora de gestionar los equipos y los
proyectos del colegio.
1. Fortalecer relaciones: lo que se busca es establecer una relacin fluida entre
empleados y empleadores (directivos y personal docente y no docente), por medio
de canales adecuados entre todos los niveles del colegio.
2. Generar operatividad: la intencin es facilitar la circulacin e intercambio de
informacin entre todos los niveles, permitiendo, as, un funcionamiento ms gil y
dinmico de las diferentes reas, y una mejor coordinacin entre ellas.
3. Ser fuente de motivacin: el objetivo es motivar y dinamizar la labor de los
miembros de la organizacin, contribuyendo a crear un clima de trabajo agradable,
que redunde en una mejor calidad del trabajo y en la mejora de la productividad y
competitividad del colegio.
4. Refuerzo de actitudes: se intenta obtener la aceptacin y la integracin de todos
los trabajadores a la filosofa, a los valores y a los fines globales de la institucin. Y
tambin se busca crear y mantener una imagen favorable del colegio en los
miembros de la organizacin.

3. CONSOLIDAR PROYECTO EDUCATIVO

El xito de un proyecto educativo, la mejora contante de resultados y su permanencia
en el tiempo responde, entre otros factores, a que se ha desarrollado una ptima
poltica de comunicacin interna. Cuando no hay comunicacin entre los equipos, las
fracturas y divisiones, cuestin siempre presente, har que el proyecto, todo o en
parte, se convierta en un lastre. Todos, en mayor o menor medida, al formar parte de
una agrupacin, hemos tenido esta experiencia.
La razn del xito de los proyectos, es decir, los que de veras son referentes para
vosotros, no se pueden comprender se si no hay una buena poltica de comunicacin,

quizs no muy elaborada y avanzada, pero s puesta en marcha y cuidada, como se

cuida el Ideal, que debe ser fuente y cima de los centros docentes catlicos.
Por lo tanto, nos vamos a concentrar ms en una actitud, una filosofa gerencial, que
necesita de una tcnica. Si se tienen claras unas mnimas convicciones en la
direccin y en los equipos, el resto es ms sencillo de desarrollar. La comunicacin
interna no es un recurso complejo, ajeno a los directivos. Adems, es una herramienta
me atrevo a decir que gratis, pues no tiene apenas coste, como luego veremos.

4. NO ES UN LUJO NI UN EXTRA
En las empresas de cierto tamao, mantener viva una buena comunicacin interna se
vuelve esencial, porque es una respuesta a sus necesidades, para motivar a su
equipo, lograr ser ms competitivos en sus productos y servicios, y retener a los
mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido e incierto.
Es un error pensar que la comunicacin interna es un lujo o un extra, algo exclusivo de
las grandes empresas. En vuestro caso, los colegios son parte de entidades superiores,
muchos de ellos congregaciones religiosas con muchos aos de experiencia y con
numerosos centros expandidos en provincias e incluso pases de todo el mundo. A ms
expansin, ms trabajo, ms oportunidades, pero tambin, ms problemas.
Creo que para los colegios, cuidar esta poltica debe ser uno de los grandes retos
corporativos. Es intencin de esta conferencia el que los propios directivos sean capaces
de ver si en sus centros se desarrolla una adecuada poltica de comunicacin interna que
contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratgicos.
Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con xito a los
cambios, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles
una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la
organizacin. Y es precisamente aqu donde la comunicacin interna se convierte en
una herramienta estratgica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar
el sentimiento de pertenencia de los empleados del colegio, hacindolo extensivo a
padres y alumnos.

5. COMUNCAR = LIDERAR
El secreto de una buena comunicacin interna es generar una actitud favorable, verdadero
artfice de los resultados. Esto significa que, tanto la direccin como el personal docente y
no docente, padres y alumnos, han de sentirse a gusto e integrados dentro de su
organizacin. Teniendo en cuenta que un colegio es una comunidad heterognea con
tantos intereses como actores, esto slo es posible si todos ellos estn informados,
conocen los diferentes entramados del colegio, su misin, su filosofa, sus valores, su
estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, estn dispuestos a dar todo de s
mismos. En caso de dar prioridad, si tenemos que empezar por algo, lo ms importante
son los profesores. Ellos son quienes pasan ms tiempo con los alumnos y quienes se
hacen responsables de su formacin.
Liderazgo y comunicacin van de la mano. Los expertos afirman que la forma de
comunicar es la forma de dirigir. Si los directivos no saben cuidar a sus equipos,
difcilmente podrn dar respuestas satisfactorias a los de fuera (padres, congregacin,
Administracin Pblica, comunidad local, medios de comunicacin, etc.). Es acertado
afirmar que no hay que empezar a construir la casa por el tejado: hay que dejar de una
vez por todas que la comunicacin interna deje de ser la asignatura pendiente del colegio.

6. REMEDIO CONTRA EL RUMOR

La comunicacin interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor,
un elemento muy peligroso para los colegios, sobre todo aquellos que estn pasando
por situaciones complejas, cambios o problemas de diferente naturaleza. En estos
casos, el rumor es imposible que no se de. La clave es estar atentos, adelantarse en lo
posible, y que lo primero que llegue sea la informacin y que sta sea creble.
No conviene ocultarse en tiempos de crisis, si esta aparece. No hay cosa peor que
atravesar una crisis y ocultarla a todo el mundo. Las empresas, por lo general, tienen
pavor a la palabra crisis y meten la pata cuando piensan que cuanta menos
informacin ofrezca es mejor.
Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro del
colegio, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los empleados, la

direccin y los diferentes departamentos, son algunos de los objetivos que persigue la
comunicacin interna.

7. VERTICAL Y HORIZONTAL
En cuanto a los tipos de comunicacin interna, podemos hablar de dos: vertical y
horizontal.
La comunicacin vertical puede ser ascendente o descendente. La comunicacin
ascendente es la que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama del centro
(del profesor al director); y descendente, la que tiene lugar desde arriba hacia abajo
(de director a profesor). A menudo, se cae en el error de convertir la comunicacin en
algo unidireccional, de direccin al resto de departamentos, donde los trabajadores
son meros sujetos pasivos y reciben mensajes o indicaciones para que sean
conocidos o para que se pongan en prctica.
Otro tipo de comunicacin es la horizontal, es decir, la que se da entre sujetos del
mismo nivel: entre la direccin del centro, entre profesores o entre padres de alumnos.
Debemos recordar un tema esencial: el dilogo entre la direccin y el personal docente
y no docente ha de ser constante. Las respuestas o la capacidad de recibir propuestas
o sugerencias son fundamentales en este tipo de comunicacin. Es lo que se suele
denominar feed-back.

8. COMUNICACIN VS INFORMACIN
Un problema muy importante se da cuando se confunde la comunicacin con la
informacin. Van de la mano, pero no son lo mismo. La diferencia es que, mientras la
informacin consiste en la simple transmisin de mensajes (informes, rdenes, avisos,
notas informativas), la comunicacin necesita una respuesta, una relacin, una
atmsfera (reuniones, encuentros, almuerzos).
Tan importante es la vertical como la horizontal, como hemos sealado anteriormente,
pues ambas forman parte de un todo, y no se puede dar bien una sin la otra. La tentacin

es creer que la vertical (ordeno y mando) es suficiente, o por lo menos, es la que puede
ir tirando hasta que surjan problemas, en tal caso se solucionara con una charla ms o
menos formal. El estilo directivo o liderazgo se manifiesta en esta actitud.

9. CUESTIN DE PRESUPUESTO?
Uno de los problemas ms difciles a los que se enfrenta un directivo es el de justificar
una inversin para un plan de comunicacin con los empleados, ya que supone un
coste para el colegio y no tiene un efecto claro y visible de carcter inmediato.
El coste de realizar acciones de comunicacin a nivel interno se puede justificar y
defender vinculndolo directamente al coste que implicara el no comunicar, o bien,
comunicar de forma ineficiente, incoherente o defectuosa. En muchas ocasiones, el coste
que implica comunicar, a nivel de recursos monetarios asignados en presupuesto, es
inferior al coste que se tendra por no comunicar, a nivel de funcionamiento.
Se debe convencer a la direccin de la organizacin de la importancia y de la
rentabilidad que puede tener realizar una comunicacin activa y eficiente a nivel
interno, ya sea en cuestiones de funcionamiento interno, mejora de las relaciones
internas entre los miembros de la organizacin, como tambin de los resultados
econmicos que se puedan derivar de ese mejor funcionamiento (mayor productividad,
menores defectos, mayor calidad, etc.). De esta manera, la comunicacin interna se
observara como inversin de recursos -humanos, de tiempo y monetarios-, para el
mejoramiento de los resultados y del funcionamiento de la empresa.

10. PARA QUE TODO ESTO FUNCIONE: TRES REQUISITOS

Lo primero que hay que sealar es que para poder llevar a cabo unas estrategias que
mejoren la comunicacin interna se deben disponer de los resultados de una
evaluacin de clima laboral. Vamos a dar por supuesto que el clima laboral es, a priori,
positivo, o cuando menos, que no sufre una serie de defectos importantes. Si el clima
laboral no es positivo, no tendr efecto poner en marcha una poltica de comunicacin
interna; conviene, por lo tanto, hacer un juicio crtico serio sobre esta cuestin en cada
uno de los centros.

Para que los miembros de la organizacin participen activamente en un plan de

comunicacin interna, deben darse tres condiciones bsicas:
1. Que los empleados confen en los directivos, no slo a nivel de relaciones
laborales, sino que los consideren como interlocutores vlidos para intercambiar la
informacin necesaria para llevar adelante las tareas que se tengan que realizar.
2. Que los empleados tengan capacidad para tomar decisiones en su nivel de
responsabilidad, con lo cual, el colaborador se sentir til, se crear un sentimiento
de respeto a su capacidad y se lograr una satisfaccin en cuanto a sentirse
partcipe de los xitos de la organizacin.
3. Que los empleados tengan la creencia de que sus opiniones sern escuchadas. Si
el personal considera que sus comentarios o sugerencias sern tenidas en cuenta
por la direccin, se generar una corriente de comunicacin hacia arriba y una
mayor participacin.

11. PLAN DE COMUNICACIN INTERNA

Cmo podemos implementar con xito una poltica de comunicacin interna? Antes
de responder a esta pregunta, me gustara que hicieras un alto en el camino y
recordaras cmo entraste t a trabajar en el colegio donde ests ahora: qu
recuerdas de esos momentos?, cmo te lleg la oferta?, qu impresin te dio el
tabln de anuncios?, tuviste una reunin de bienvenida?, te dieron un manual
corporativo?, tenas fcil acceso a la direccin? Estas respuestas te ayudarn ver si
en tu centro hay una poltica de comunicacin interna ms o menos desarrollada.
Recuerda que lo ms importante de la comunicacin interna es la actitud de la direccin
hacia ella. Si hay una voluntad resuelta en ello, luego habr que definir una serie de
problemas a resolver u objetivos, configurar mensajes y el medio de lanzarlos. Para ello,
se pueden utilizar unas cuantas herramientas. Bien utilizadas, estos medios pueden
otorgar una gran ventaja competitiva. Vamos a ver un total de quince iniciativas sencillas
que se pueden poner en marcha en los colegios. El siguiente paso sera escoger aquellas
que se crea ms convenientes y que sean realistas a la hora de implementarlas:

1.

Manual de bienvenida

2.

Folleto corporativo

3.

Tabn de anuncios

4.

Circulares

5.

Jornadas de puertas abiertas

6.

Buzn de sugerencias

7.

Revista del colegio

8.

Red social (Facebook, Twitter)

9.

Intranet

10. Mensajes mviles, SMS

11. Pgina web del colegio (foros y chats)
12. Almuerzo de equipo
13. Entrevista personal
14. Telfono de informacin
15. Caf con padres
1. Folleto corporativo
El folleto corporativo sirve como instrumento para mostrar el proyecto docente, el
colegio, sus caractersticas ms relevantes, el equipo, la historia, las ventajas
competitivas. Es el tpico catlogo que nos encontramos a la entrada del colegio, en las
oficinas de Administracin, Secretara y Direccin. Esta publicacin va orientada, sobre
todo, a los padres y sirve como propuesta comercial de venta de servicios. Conviene
contar, por lo tanto, con la opinin de los padres (ej. APA) para ayudar resaltar unos
aspectos ms que otros. El folleto corporativo debe ser el resultado de consultas, ideas y
propuestas. Los equipos pueden dar consejos acertados. Cuanta ms participacin en la
recogida de ideas, mejor resultados se obtendr, pensando ms bien en matices que lo
puedan enriquecer. Si el colegio cambia, el folleto debe cambiar, es decir, debe ser el
espejo del centro docente.
2. Manual de bienvenida
Cmo fue tu primer da de trabajo en el colegio? Recuerdas si te dieron toda la
informacin que necesitabas? Descubriste zonas del colegio que no conocas? El
manual de bienvenida debe servir para introducir y orientar al nuevo empleado, ya sea
personal docente / no docente. Debe mostrar lo que es el colegio hoy en da y todo lo
que se ha comentado en la entrevista de seleccin para dar a conocer lo que es el
colegio. El tono ha de ser cordial y motivador. Un plano del colegio ayuda a orientarse en
los primeros das y la estructura organizativa permite conocer mejor los equipos. El
manual de bienvenida puede entregarlo el director del colegio, para darle el mximo de

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relevancia. En cuanto a la forma, pueden ser unas pginas de texto impresas con lo ms
relevante y no hace falta que sea un folleto de imprenta. Ideas, propuestas y temas para
mejorar el anterior deben venir de los diferentes quipos. Es muy importante que el
documento est siempre actualizado.
3. Tabln de anuncios
El tabln de anuncios es un espacio que sirve para informar y anunciar, por lo tanto, solo
debe de haber anuncios que informen. No se puede convertir en una seccin de
anuncios por palabras, un lugar donde todo el mundo pone de todo. No pasa nada si
hay das que no hay papeles puestos. Lo ms importante: debe de estar actualizado.
Puede dividirse en varias secciones, o bien dedicar uno a cada grupo: profesores,
alumnos, padres Asimismo, debe estar bien localizado: entrada del colegio,
Administracin, comedor de profesores, entrada de la capilla, etc. Podemos aprovechar
para informar que el colegio dispone de intranet, de pgina web y de perfil en redes
sociales. De esa forma conseguimos que las diferentes acciones de comunicacin
interna alimenten al resto de herramientas y espacios de comunicacin interna.
4. Circulares
Sirven para informar y anunciar. Conviene no abusar. Si se entregan a los alumnos es
posible que se conviertan en aviones de papel a la salida del colegio y que no lleguen a
los padres. Las circulares pueden remitir a la pgina web o al intranet, de esa forma
vamos se va creando el hbito de consultar el intranet, si el colegio dispone de l. Por
esa razn, las circulares pueden ser on-line, es ms directo y ahorra costes de
reprografa y papelera. Han de estar bien redactadas, firmadas y fechadas, y que se
entienda lo que se quiere decir, que no den pie a confusin. Antes de imprimir conviene
revisarla: mejor cuatro ojos que dos. Si hay dudas a la hora de recibirla por su contenido
confuso, conviene tener en cuenta el tiempo perdido en explicaciones posteriores
multiplicado por el nmero de padres que llamarn para pedir aclaraciones por una
redaccin deficiente.
5. Jornadas de puertas abiertas
Se trata de una actividad que ha de estar muy bien preparada. Para ello, a la hora de su
diseo y elaboracin, es fundamental contar con todos los equipos. Aunque sea una
actividad externa, el objetivo es informar a los padres para convencerles del proyecto
docente y lograr aumento de nuevas matrculas, y su xito depender de su organizacin
previa: su contenido y elaboracin es interna. Siguiendo la dinmica del boca-boca,
quienes mejor podrn hablar del colegio son los actuales padres y los antiguos alumnos;
por esa razn hay que comunicar bien lo que va a tener lugar para que se logre convocar
a amigos y conocidos de los padres, ex-alumnos y profesores.

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6. Buzn de sugerencias
Como su propio nombre indica, ha de ser un buzn y ha de ser nicamente de
sugerencias. Deseo insistir en esto, pues en ocasiones no cumple dicha funcin y se
convierte en una cosa que est en la pared; incluso nadie sabe dnde est la llave
porque hace mucho que no se ha abierto. Debe estar bien localizado y su ubicacin ha
de estar anunciada. Hay que revisarlo de forma peridica e informa de su contenido a los
equipos correspondientes. Conviene animar a padres y alumnos a utilizarlo para
canalizar sus comentarios, crticas, mejoras o sugerencias. Esto se puede lograr si en las
circulares en la intranet se comenta su existencia, ubicacin y funcionalidad. Conviene
comunicar el contenido de las sugerencias para que los profesores tengan conocimiento
de las demandas, as como para generar el hbito de su utilizacin. Si nunca se ha
utilizado el buzn de sugerencias el colegio tiene un serio problema.
7. Revista del colegio
La revista es un instrumento muy eficaz en donde se deben incluir todos los pblicos
(alumnos, profesores, antiguos alumnos, APA, etc.) quizs con una seccin, o la
posibilidad de que participen de forma puntual. Aqu nos interesa en tanto cuanto aporta
y consolida la comunicacin interna del colegio. En este sentido, la revista deber servir
para informar, crear y motivar, as que conviene tener esto en cuenta a la hora de
elaborar contenidos. Para la elaboracin de estos contenidos debe contar con la
participacin de todos ellos. Ofrecemos en los anexos

unas cuantas ideas para su

elaboracin. Las publicaciones que se hagan deben responder a estas cinco

caractersticas:
1. Que ofrezca informacin general sobre el colegio
2. Que ofrezca informacin de ltimas novedades
3. Que est abierto a la opinin y colaboracin
4. Que est bien elaborado
5. Que transmita fiabilidad, credibilidad
8. Redes sociales
Las pginas webs se han convertido en la primera puerta de acceso a las empresas,
sean del tamao que sean. Para los colegios, tener un portal de contacto y escaparate
es la puerta de entrada a la institucin, los equipos, los profesores, el proyecto docente.
Las redes sociales tienen gran difusin, utilizacin y eficacia. Las generaciones ms
jvenes han crecido con ellas, as que estn ms habituados a la pantalla que a los
papeles y circulares. Aprovechemos este potencial con todas las posibilidades.
Efectivamente, llegada a una edad, se puede confirmar que todos los alumnos tendrn
un perfil en red social; tambin muchos padres, as como profesores y personal no
docente. Pensando en los antiguos alumnos creo que se trata de una herramienta

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excelente para ir creando un espacio de encuentro fecundo y positivo entre amigos y

conocidos de diferentes generaciones, lo que permite enormes posibilidades.
En ocasiones las redes sociales ser el reflejo de la puerta del colegio para escuchar
inquietudes, crticas o sugerencias. Conviene tener muy claro su uso, diferenciando su
utilidad como medio para informar o anunciar. No son recomendables los foros y chats.
Es adecuado aprovechar las enormes posibilidades de difusin de material grfico, para
subir fotos y vdeos: campeonatos deportivos, fiestas, jornadas de puertas abiertas,
excursiones del grupo de montaa, actividades pastorales, campamentos, etc. Es
necesario enlazar la pgina web del colegio con las redes sociales. De esa forma se crea
una accin conjunta y una alimenta a la otra, logrando un buen producto con eficaces
resultados. Si se dispone de boletines, revista o tabln de anuncios conviene informar de
la puesta en marcha de estas redes sociales.
9. Intranet
La intranet permite contacto directo con todos los pblicos, en nuestro caso los padres y
los profesores. Si funciona es muy efectivo y genera un canal de comunicacin eficaz.
Llevar tiempo hasta que la gran mayora, especialmente los padres, se hayan habituado
a consultarlo. Un tema a tener en cuenta: repetirn si, efectivamente, cumple las
expectativas en cuanto a cantidad y calidad de informacin. Antes de ponerlo en marcha
hay que informar y motivar, creando un ambiente favorable. Llevar tiempo hasta que se
consolide; por eso, es necesario crear la necesidad e insistir en su uso y consulta
continuada. Mover a los padres a utilizarla, remitir los temas a la intranet: lo que
estamos hablando est en la intranet. Consultarlo permite ganar tiempo y que los
profesores no tengan que repetir lo mismo a los padres. Como tienden a hacer todo tipo
de preguntas a la entrada o salida de clase, especialmente en infantil y primaria, los
profesores pueden tener unas sencillas octavillas donde se explica el modo de acceder a
la intranet, y de paso, aparece un mensaje diciendo que es voluntad del colegio el
generar una buena comunicacin con los padres, y que esa es la razn para consultar la
intranet. Resulta una herramienta til y barata.
10. Mensajes a telfonos mviles, SMS
Todo el mundo tiene telfono mvil. Enviar mensajes es una accin directa y 100%
efectiva. Conviene no saturar con mensajes sms. Ha de reservarse exclusivamente
para ocasiones que la urgencia lo justifique. Los mensajes no permiten textos largos, por
eso hay que saber concentrar y definir bien lo que se desea comunicar. Para que no sea
una accin costosa, conviene consultar precios con proveedores de mensajes masivos.
Los mensajes deben de ir firmados, pues muchos no tendrn el nmero guardado en su
agenda y no sabrn quin lo enva. Es posible que se reciban contestaciones al

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mensaje, as que conviene tenerlo en cuenta para responderlos o no, o bien remitir al
telfono de informacin o el de secretara.
11. Pgina web del colegio
Nos interesa en tanto en cuanto ayuda a alcanzar los objetivos de comunicacin interna.
La Web es una herramienta con gran capacidad de contenido, impacto y alcance. Debe
estar siempre actualizada. Se puede estructurar en diferentes secciones: informacin
corporativa e institucional, agenda, noticias, xitos y logros alcanzados (deportivo,
acadmico), APA, antiguos alumnos, etc. Puede ser una puerta de acceso a la
intranet. Se puede insertar un e-mail genrico que sea consultado diariamente; en ese
caso es importante que las respuestas no tarden en llegar, pues funcionara como un
telfono de atencin. Es recomendable evitar foros y chats.
12. Almuerzo de equipos
El almuerzo permite consolidar e integrar a los equipos y es aqu donde interviene el
estilo de liderazgo del directivo. El tiempo genera rutina y los problemas de gestin que
se suceden pueden generar distanciamientos y roces, cosa normal en toda comunidad
que trabaja en un proyecto comn. Conviene reservar fecha peridica (Ej. un da al
mes). El director puede aprovechar para estar con cada equipo y compartir inquietudes.
Esto le permitir conocer mejor a la gente y ser una buena oportunidad para mejorar
muchos temas. De esa forma, en tanto en cuanto es comunicacin interna, esta
dinmica permite reforzar el trato humano, tratar problemas y compartir sugerencias.
14. Entrevista personal
La entrevista personal permite un acercamiento y relacin excepcional. Se trata de
estar con la gente. Dirigir es comunicar, as que el factor humano, el trato, es esencial.
Muchas veces el encuentro no tendr un objetivo concreto, pero permite conocerse
mejor y ayuda a solucionar problemas. Por eso, las entrevistas personales ayudan a
liderar, y liderar ayuda a dirigir personas. Conviene favorecer un clima de confianza,
tratar temas profesionales y ser una puerta para asomarse a los temas personales.
Como la experiencia demuestra, muchos problemas se comprender mejor con un caf o
un paseo, dedicando tiempo y escuchando. Es aconsejable que sea peridica, ms o
menos, como las tutoras con los padres. Es momento para escuchar sugerencias.
Motivar, crear y convencer necesita un clima de confianza y entendimiento mutuo. Es
aqu donde se puede mejorar enormemente la comunicacin interna del colegio.
14. Telfono de informacin
Si el colegio dispone de telfono de atencin, debe de ser conocido y anunciado con
antelacin. Tambin conviene que aparezca en todos los materiales editados por el
colegio (folleto, pgina web, comunicado interno, etc.). Si hay un telfono de informacin

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alguien tiene que atenderlo y atenderlo correctamente. Tengamos en cuenta que la voz
que atiende al pblico es reflejo de la institucin. Establecer un horario ayuda a
concentrar las llamadas, as que convienen ponerlo junto al nmero de telfono. Esta
herramienta nos permite dejar un mensaje en el contestador que sea claro y completo
(nombre, telfono, e-mail) para aquellos momentos en los que se esperan muchas
llamadas, por ejemplo el perodo de matriculacin de alumnos, donde se pregunta lo
mismo, por lo general. Es buena oportunidad remitir a la pgina web del colegio o al
intranet.
15. Caf con padres
El caf con padres es una accin de comunicacin interna que permite un trato directo y
distendido con los padres, para lograr cercana, entendimiento mutuo, transparencia y
confianza por ambas partes. Es aconsejable reunir una muestra de todo tipo de perfiles,
no nicamente a los ms comprometidos, los que siempre estn en la puerta de la clase
o del colegio. Cuanta ms variedad mejor. En cuanto a la asistencia, conviene no pasar
de 8 personas, pues con ms gente no se lograr crear un clima de confianza que
permita cumplir con los objetivos. Establecer da, lugar y hora de inicio y de fin, para
ayudar a organizarse con los trabajos (ese da los padres pueden informar que llegarn
tarde a la oficina). Hacerlo a primera hora de la maana permite que acudan los padres y
madres que trabajan, por lo tanto, conviene evitar que sea en la sobremesa. Para que la
organizacin sea ms efectiva, se recomienda invitar con tiempo y mediante una carta
personalizada.
Al inicio del desayuno debe hacerse una breve introduccin e invitar a los padres que se
expresen con confianza. Es importante motivar en los aspectos que ms interese.
Adelantar y dar explicaciones a ciertos temas, evitar posteriores rumores negativos.

Estas quince acciones son una ayuda para poder desarrollar con eficacia una poltica
de comunicacin interna en el colegio. En funcin de los objetivos planteados, la
situacin de los equipos, el desarrollo del proyecto docente y las capacidades,
conviene poner en marcha unas u otras. Es mejor partir de pocas acciones pero que
estn muy bien ejecutadas, con un calendario detallado.

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12. REVISIN DE LA COMUNICACIN INTERNA, PASAMOS LA ITV?

A continuacin exponemos una serie de valoraciones para conocer el nivel de
comunicacin interna existente, en funcin de las herramientas de comunicacin
interna se estn utilizando. Valoracin: 1 muy bajo / 5 muy alto

Folleto corporativo (catlogo, dossier)

Manual de bienvenida

Tabln de anuncios

Circulares

Jornadas de puertas abiertas

Buzn de sugerencias

Reuniones informativas

Convenciones anuales

Revista del colegio

Videoconferencia

Intranet

Mensajes mviles, SMS

Pgina web del colegio (opcin de foros y chats)

Almuerzo de equipo (informal)

Reunin semanal de equipo (formal)

Entrevista personal

Telfono de informacin

Reuniones con la direccin

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Preguntas
Existe una poltica de comunicacin interna?
Qu valor se le da la el equipo docente al rumor frente a la informacin oficial
del colegio? Existe el rumor?
Existe gestin interna de la marca-colegio?
Existe una definicin clara de la poltica a seguir en la comunicacin interna?
Quin se encarga de la comunicacin interna?
Existe un plan de comunicacin interna? En caso negativo, cundo se tiene
previsto realizarlo?
Qu actitudes son las ms valoradas en el personal del colegio?
El sentido de pertenencia de los empleados al colegio es
Qu se debera mejorar en la poltica de comunicacin interna?
Los empleados tienen conocimiento de los objetivos de la empresa?
Se conocen en profundidad los cambios organizativos del colegio /
congregacin?
Se suelen comunicar los motivos de la rotacin del personal?
Todos los departamentos actan igual y al unsono en poltica de
comunicacin interna?
Qu duracin suelen tener las reuniones de trabajo?
Los resultados con xito, cmo se comunican?
Cmo se informa del futuro y tendencias del mercado a los empleados?
Existen los diferentes manuales de procesos de trabajo?

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Reflexin del equipo directivo

Nivel del predominio en la cultura corporativa del nosotros frente al yo.

Propuesta de soluciones
Breve informe de cmo nos gustara ver el departamento de comunicacin interna
dentro de un ao.

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Bibliografa
Muiz, Rafael, Marketing en el siglo XXI. 3 Edicin, Centro de Estudios
Financieros (CEF)
ADECEC, El libro prctico de las relaciones pblicas, ADECEC, Madrid, 1996
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Salas, Carlos, Las once verdades de la comunicacin, LID Editorial, 2010
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Huete, Luis, Construye tu sueo, Lid Editorial, 2006
Martn, Francisco, Comunicacin de crisis, Lid Editorial, 2009
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