Manual de Procedimientos de La Unidad de Gestion

UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS

Direccin Econmica y Administrativa
FACULTAD DE
CIENCIAS
DIRECCIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA
QUMICAS Y
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FARMACUTICAS
UNIDAD DE GESTIN
Jefe Unidad: Daniel Burgos B.

Autor: John Rebolledo V.
Agosto 2010
ndice
1. Introduccin................................................................................................................................................. 3
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin administrativa ................. 4
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin ................................................................................................ 5
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................................................. 5
3.2 Misin ................................................................................................................................... 5
3.3 Visin .................................................................................................................................... 6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................... 7
3.6 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9
4. Captulo 4: Unidad de Gestin .................................................................................................................. 10
4.1 Misin.................................................................................................................................. 10
4.2 Visin .................................................................................................................................. 10
4.4 Funciones especficas ......................................................................................................... 10
4.5 Personal .............................................................................................................................. 11
5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Gestin ............................................... 12
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 12
5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos ......................................................................... 13
5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 14
5.4 Simbologa Flujogramas ...................................................................................................... 15
6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Gestin ...................................................................................... 17
Adquisiciones menores a 3 UTM (rdenes de compra AUGE) ................................................. 17
Adquisiciones a travs del catlogo electrnico (Convenio Marco) ........................................... 20
Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) .......................................................................... 23
Adquisiciones L1 (Generan contrato) ........................................................................................ 28
Adquisiciones LE (Generan orden de compra) .......................................................................... 36

Adquisiciones LE (Generan contrato) ........................................................................................ 42
Adquisiciones LP (Generan contrato) ........................................................................................ 50
Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan orden de compra) ................................. 59
Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan contrato directo) ................................... 63
Gestin de resoluciones ............................................................................................................ 67
1. Introduccin
El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

versin 1.0 para la Unidad de Gestin perteneciente a la Direccin Econmica y Administrativa
de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile, todo este
trabajo se enmarca en el Proyecto denominado Elaboracin de Manuales de Procedimientos
para la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile elaborado
por el Administrador Pblico de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de
entrega en el mes de agosto del 2010.
El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales
procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado
diferentes herramientas para la recopilacin de informacin necesaria para el levantamiento de
los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad
y Departamentos, recopilacin de documentos e informes anteriores relacionados con el tema.
Cabe sealar que en esta primera etapa solo se recopil la informacin real de cada
Unidad y en ningn caso se llev a cabo un rediseo de actividades, por lo cual la informacin
recopilada en el presente manual corresponde a la informacin entregada por cada Jefatura y
funcionarios de las Unidades.
John Rebolledo Verdejo

Administrador Pblico
Licenciado en Ciencias Polticas y Gubernamentales
Universidad de Chile
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin

administrativa
La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contralora General de la
Repblica de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el
control interno como externo de las actividades que se efectan.
El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales
actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Gestin. No
slo se deben tener en cuenta la realizacin de este tipo de documentos como un mecanismo
de control, tambin se debe tener en cuenta como una herramienta til para la gestin
administrativa debido a los mltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos.
Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de
Gestin se encuentran:
Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas,

ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin

arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas

La Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas fue creada en 1945, sobre la base
de la escuela de Qumica y Farmacia que inici la enseanza de la Farmacia en 1833 en el
Instituto Nacional y que en 1842 se instal junto con la Universidad de Chile.
Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro
carreras universitarias: Qumica y Farmacia, Bioqumica, Qumica e Ingeniera en Alimentos. El
factor comn que distingue a todos sus egresados es la slida formacin en qumica y su
conexin directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioqumica o
industria qumica.
3.2 Misin
La misin de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de
Chile es la generacin, cultivo, integracin y transmisin de la enseanza de la qumica por s
misma y en estrecha vinculacin con las Ciencias Farmacuticas, la Bioqumica y las Ciencias
Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idneos con una slida formacin
cientfica, tica, y con capacidad de gestin en las reas de las Ciencias Farmacuticas,
Bioqumicas, Qumicas y de los Alimentos.
Esta misin se materializa al proporcionar al pas profesionales altamente calificados e
involucrados directamente con el rea de salud (Qumica y Farmacia y Bioqumica) y con el
desarrollo industrial y tecnolgico qumico (Qumica e Ingeniera en Alimentos).
La formacin recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesin en el mbito
laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del pas. Estos profesionales adems tienen la
preparacin necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a
programas de especializacin y/o postgrado.
La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo

reflexivo y crtico a travs de sus funciones fundamentales de docencia, investigacin y
extensin.
Esta misin se logra a travs del trabajo de sus acadmicos en la docencia de pregrado,
posttulo y postgrado, la investigacin bsica y aplicada en las reas que cultiva la Facultad, la
extensin y la permanente preocupacin por los problemas de inters de la comunidad
nacional.
3.3 Visin
Que la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile sea
un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer acadmico la convierta en un centro de
referencia por su formacin docente de pre y postgrado.
Constituirse y mantenerse como lder en Investigacin, creando conocimiento que
sustente su actividad docente; lder en innovacin, creando conocimiento atingente a la realidad
y necesidades de nuestro pas, contribuyendo as a su desarrollo.
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la

Universidad de Chile:
3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

El rea de Direccin de la DIRECAD cumple con la funcin de ejecutar las labores
directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organizacin ante
todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del seor Decano de la Facultad.
Esta rea se encuentra a cargo del Director de Administracin y Finanzas (Sr. Jaime
Parada Manrquez) el cual depende jerrquicamente del Decano de la Facultad.
En la actualidad el rea de Direccin
se encuentra fsicamente en la Direccin de
Administracin y Finanzas, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.
Direccin.
Secretara de Direccin.
Estafeta de Direccin.
Auxiliar de Direccin
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)
4. Captulo 4: Unidad de Gestin
La Unidad de Gestin nace como una unidad de Staff o apoyo los Departamentos y
Unidades de la Facultad que requieran asesora en materia de administrativa. Es una unidad
altamente especializada y profesional que establece pautas de planificacin en materia de
asesora administrativa, apoyo y ejecucin en los procesos de adquisicin de bienes y servicios
y anlisis institucional de la Facultad.
4.1 Misin
Ser una unidad de apoyo y anlisis institucional de la Facultad promoviendo directrices
para una eficiente administracin de las diferentes unidades administrativas que componen la
Facultad.
4.2 Visin
Ser el aliado estratgico de la Facultad en materia de gestin y eficiencia
administrativa.
4.4 Funciones especficas
Entregar apoyo en materia de gestin a las distintas instancias de la Facultad y

proyectos asociados
Elaborar informes de anlisis institucional y de distintas materias de gestin para la

Facultad
Realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de la Facultad
Entregar apoyo a acadmicos y funcionarios en materia de adquisidores de bienes o

servicios.
10
4.5 Personal
A la fecha la Unidad de Gestin cuenta con 3 personas a cargo de las labores de la
unidad estas son:
Nombre
Cargo
Daniel Burgos
Jefe Unidad de Personal
Sergio Fuenzalida
Analista de Gestin
Daniela Cruces
Secretaria
11
5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Gestin
A continuacin se describir los principales procedimientos de la Unidad de Gestin,

antes se describir cmo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario
levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensin adecuada
permitir tener una visin real de una actividad y adems permitir realizar mejoras o cambios
en el futuro.
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos
Todos los procedimientos descritos en este Manual estn acompaados de una ficha
denominada Formulario de Procedimiento, esta ficha ofrece un esquema para inventariar
secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolucin particular, a continuacin se
detallar en que cosiste cada casilla de este formulario:
Nombre del procedimiento
Identificacin del procedimiento
Cdigo: Folio nico para cada

procedimiento
Fecha: Identificacin temporal en
que se levant el procedimiento
1.Descripcin
Definicin del procedimiento.
2.Objetivo
Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos

institucionales.
3.Alcance
rea en donde transcurre el procedimiento.
4.Periodicidad
Lapso temporal que trascurre el procedimiento.
5.Marco Legal
Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.
12
5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos
A continuacin de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario

Declaracin de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que
comprenden la realizacin de un procedimiento identificado, a continuacin se detallar en que
cosiste cada casilla de este formulario:
6.1 Responsable
Ej.: Unidad
solicitante
6.2 Actividad
Ej.: Enva carta o

solicitud de compra
6.3 Observaciones
Ej.: Siempre y cuando la

Unidad Demandante lo
solicite
6.4 Documentos
Ej.: -solicitud de compra
1. Responsable (cargo): Identificacin del cargo o Unidad responsable de la actividad.

2.
N: Nmero de identificacin de las actividades, sirve para ir sealando el orden de

inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.
3. Actividad: En esta casilla se seala cules son las acciones realizadas en funcin al
procedimiento identificado.
4. Observaciones: Son datos adicionales a la accin realizada en la actividad y que
entregan informacin que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.
5. Documentos: Documentacin asociada a la actividad o procedimiento.
13
5.3 Flujograma de Procedimientos

Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un
Flujograma del procedimiento, este se encuentra en formato vertical, lo que quiere decir que
el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran sealados los
unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operacin se
encuentra en el medio de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha
operacin. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se
encuentra el cdigo de identificacin (3). Al interior del esquema se encuentran smbolos, estos
poseen distintos significados que estn expuestos ms adelante en la seccin Simbologa
Flujogramas (4). Los smbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen
distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qu otra
operacin o Unidad debe seguir el procedimiento (5).
14
5.4 Simbologa Flujogramas
Smbolo
Nombre
Significado
Operacin
Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una

operacin, una operacin se realiza cuando se crea, se
altera, se aumenta o se sustrae algo.
Lo que determina que una actividad sea un
procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida
de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una
operacin especfica (output).
Ej.: Entrada de una solicitud (Input) y la salida de un
permiso (output).
Sub-Operacin
Es una operacin que por sus caractersticas y

desarrollo se debe realizar una observacin especial,
debido a que se encuentra fuera del rea de estudio.
Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de
otras unidades como Secretara Municipal o la Direccin
de Control, que poseen procedimientos propios.
Decisin
Representa la toma de decisin en el procedimiento. La

pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que
salen del rombo muestran la direccin del proceso, en
funcin de la respuesta real.
Ej.: Puede ser la aprobacin o no de una operacin.
Documento
Simboliza el documento resultante de la operacin

respectiva. Significa que en un determinado
procedimiento la aparicin de un documento es el
resultado o entrada de un proceso posterior.
Simboliza que el procedimiento comienza o termina.
Inicio/Termino
Documento
Mltiple
Simboliza que ms de un documento el que interviene

en el procedimiento, el cual esta detallado en el
formulario Declaracin de Procedimientos.
15
Smbolo
Nombre
Datos Externos
Significado
Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un
sistema externo a la Unidad o Departamento.
Ej.: Subir informacin
Universidad.
al
sistema
AUGE
de
la
Subir informacin al sistema Portal Mercado Pblico.
Firma o VB
Control de
Legalidad
Control de
Legalidad
Pgina de
Referencia
Base de Datos
Si un documento en parte derecha aparece este smbolo

en el flujograma, significa que dicho documento o
actividad fue firmado o dado el visto bueno por la
autoridad o responsable a cargo de la actividad
Es la accin de controlar de legalidad un documento
para poder darle atribucin legal a un procedimiento.
Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contralora
Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las
Unidades o Departamentos de la Facultad.
Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro
lugar especfico del Flujograma o pgina, por lo general
va a acompaado de un nmero al interior que simboliza
que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con
el mismo nmero.
Simboliza que la actividad consiste en realizar un
respaldo o archivo de los datos del flujo.
EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrnico.
16
6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Gestin

Adquisiciones menores a 3 UTM (rdenes de compra
AUGE)
Cdigo: UG0001
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son adquisiciones que no superan las 3 UTM por lo cual se excluyen del
del sistema de compras Mercado Pblico. Estas adquisiciones se realizan
a travs del sistema AUGE de la Universidad.
2.Objetivo
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la

Facultad y proyectos asociados, a travs del sistema AUGE y que no
requieran un proceso de licitacin.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestin.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Ley N19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de

Suministro y Prestacin de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Qumicas y
Farmacuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administracin y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Pblico de la Facultad de
Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operacin de Usuario Comprador de la Direccin ChileCompra
Elabor
Fecha de Emisin
Fecha de Actualizacin
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
17
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad solicitante
Enva carta o solicitud

de compra
Secretaria
Recibe solicitud y
verifica si es una compra
menor a 3 UTM.
Secretaria
Si es una compra menor

a las 3 UTM se ingresan
a sistema AUGE.
Secretaria
Se imprimen orden de
compra y se despachan
2 copias a Analista de
Gestin y una a la
Unidad demandante.
-copia orden de compra
Secretaria
Se enva orden de
compra original a jefe de
Unidad de Gestin para
su firma.
-orden de compra
-solicitud de compra
Por lo general las

compras menores a 3
UTM son compras para
adquirir productos de
necesidad habitual de
las unidades.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
18
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
19

Adquisiciones a travs del catlogo electrnico (Convenio
Marco)
Cdigo: UG0002
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Los Convenios Marco vigentes se traducirn en un catlogo, que

contendr una descripcin de los bienes y servicios ofrecidos, sus
condiciones de contratacin, y la individualizacin de los Proveedores a
los que se les adjudic el Convenio Marco. Cada Entidad estar obligada
a consultar el Catlogo antes de proceder a llamar a una Licitacin
Pblica, Licitacin Privada o Trato o Contratacin Directa. (Reglamento de
la Ley 19.886. Articulo 14)
2.Objetivo

Facultad y proyectos asociados y hacer cumplimiento de la Ley 19886 en
relacin a entregar preferencia a la adquisicin de bienes que se
encuentren disponibles en el catalogo electrnico del sistema Mercado
Pblico.
3.Alcance

9001:2008.
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Farmacuticas.
Chile.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
20

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Departamento que
posee capacidad
de compra
Mercado Pblico
Ingresan al sistema de
catlogo electrnico de
Mercado Pblico y
realizan la compra y
generan orden de
compra.
Existen departamentos
que poseen sus propias
claves de ingreso al
sistema Mercado
Pblico.
-solicitud orden de
compra
Analista de Gestin
Recibe correo
electrnico con nmero
de solicitud de orden de
compra.
-solicitud orden de
compra
Analista de Gestin
Imprime solicitud orden

de compra.
-solicitud orden de
compra
Analista de Gestin
Verifica el departamento
y el monto de la compra.
-solicitud orden de
compra
Administrativo de
Presupuesto
Verifica si existe
presupuesto para la
compra.
-solicitud orden de
compra
Analista de Gestin
Genera orden de
compra sistema
Mercado Pblico. Enva
copias de orden de
compra por correo
electrnico a
Departamento
Demandante y Jefe de
Unidad de Gestin.
-orden de compra
Jefe de Unidad de
Gestin
Da VB:
- solicitud orden de
compra
- solicitud orden de
compra
-orden de compra
-orden de compra
-correo de autorizacin
-correo de autorizacin
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
21
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
22

Adquisiciones L1 (Generan orden de compra)
Cdigo: UG0003
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100

UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitacin Pblica
a travs del a travs del portal Mercado Pblico. Estas adquisiciones en
su procedimiento generan como producto una orden de compra, entre la
facultad y los proveedores.
2.Objetivo

Facultad y proyectos asociados, a travs del portal Mercado Pblico en
modalidad de Licitacin Pblica.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Farmacuticas.
Chile.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
23

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad
Demandante
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VB
a solicitud de compra.
- solicitud de compra
Direccin
Econmica y
Administrativa
Autoriza o no solicitud
de orden de compra. Si
es autorizada es
firmada.
Jefe de Unidad de
Gestin
Firma solicitud de orden

de compra.
Analista de Gestin
Recibe solitud de
compra y se verifican los
datos.
Analista de Gestin
Se carga licitacin en
Portal Mercado Pblico.
Analista de Gestin
Realiza resolucin de
publicacin. Esta
resolucin es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VB y tambin va a
control a Decanato, y
Vicedecanato y
Contralora Interna.
- resolucin de
publicacin.
Analista de Gestin
Se realiza el periodo de
cierre y se enva por
correo electrnico la
informacin de los
oferentes a la Unidad
Demandante.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
24
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Analista de Gestin
Enva cuadro de
evaluacin ofertas para
que la evalu la Unidad
Demandante.
-cuadro de evaluacin
de oferta
Unidad
Demandante
Da VB al cuadro de
evaluacin de oferta.
de oferta
Analista de Gestin
10
Recibe cuadro de
evaluacin de oferta y se
adjudica a proveedor
con mejor puntaje. Se
imprime certificado de
disponibilidad
presupuestaria y se
sube al sistema Portal
Mercado Pblico.
Analista de Gestin
Analista de Gestin
11
12
La ponderacin de las
evaluaciones se
encuentra predefinida
con antelacin por la
Unidad Demandante.
de oferta
- certificado de
disponibilidad
presupuestaria
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
adjudicacin. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
control de Decanato,
Vicedecanato y
Contralora Interna.
-resolucin de
adjudicacin
Se genera la orden de
compra en sistema
Mercado Pblico
- orden de compra
de oferta
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
25
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
26
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
27

Adquisiciones L1 (Generan contrato)
Cdigo: UG0004
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100

UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitacin Pblica
a travs del a travs del portal Mercado Pblico. Estas adquisiciones en
su procedimiento generan como producto un contrato de servicio, entre la
facultad y los proveedores.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Farmacuticas.
Chile.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
28

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VB
Direccin
Econmica y
Administrativa
es autorizada es
firmada.
Jefe de Unidad de
Gestin

de compra.
Jefe de Unidad de
Gestin
Recibe solitud de
adquisicin y se realiza
reunin con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de
Gestin
Se elaboran con la
Unidad Demandante las
especificaciones
tcnicas de la de
adquisicin.
Jefe de Unidad de
Gestin
Se elaboran con el Jefe

de Unidad de Gestin
las bases de licitacin
Jefe de Unidad de
Gestin
Se carga licitacin al
Portal Mercado Publico.
Jefe de Unidad de
Gestin
Se informa a la Unidad
Demandante los plazos
operativos.
6.4 Documentos
En base a criterios
presupuestarios.
- especificaciones
tcnicas
En base a los formatos

del Portal Mercado
Pblico.
- bases de licitacin
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
29
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestin
- resolucin de
publicacin.
publicacin. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Vicedecano y
Contralora Interna.
Jefe de Unidad de
Gestin
10
Comienza el periodo de
preguntas de los
proveedores en el Portal
Mercado Pblico.
Jefe de Unidad de
Gestin
11
Se sube las respuestas

al sistema Portal
Mercado Pblico y se
cierra el proceso de
licitacin.
Unidad
Demandante
12
Elabora documento:
- especificaciones
tcnicas
Sin son preguntas de
carcter tcnico las
responde la Unidad
Demandante si son
preguntas de carcter
administrativo o tengan
relacin con los
procedimientos de la
adquisicin.
- cuadro de evaluacin
de oferta
de oferta
-servicio post venta

Jefe de Unidad de
Gestin
13
Recibe cuadro de
evaluacin de oferta y
Se adjudica a proveedor
con mayor puntaje. Se
disponibilidad
presupuestaria y se
Mercado Pblico.
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
de oferta
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
30
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestin
- resolucin de
adjudicacin
14
adjudicacin. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
control de Decanato, y
Vicedecanato
Contralora Interna.
- especificaciones
tcnicas
cuadro de evaluacin de
oferta
Jefe de Unidad de
Gestin
15
Elabora el contrato entre

la facultad y el
proveedor de servicio o
suministro.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
16
Enva contrato a Unidad

Demandante para que
realice las
consideraciones
pertinentes al contrato.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
17
Se recibe el contrato
revisado por la Unidad
Demandante y es
enviado al proveedor
para que integre los
datos que hacen falta y
firme el contrato.
Jefe de Unidad de
Gestin
18
Enva el contrato para la

firma del Decano.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
19
firma de contrato. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
control de Decanato y
Vicedecano, y
Contralora Interna.
-resolucin de firma de
contrato
En esta etapa el
proveedor debe entregar
toda la informacin
necesaria que debe
integrar el contrato
(Representante legal,
cargo, identificacin
personal, entre otras).
-contrato
-contrato
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
31
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestin
20
Se informa al proveedor
que debe venir a retirar
el contrato. Adems Se
informa a la Unidad
Demandante plazos y
ejecucin del contrato.
-contrato
Unidad
Demandante
21
Recibe carta informativa

y copia resolucin firma
de contrato.
-copia -resolucin de
firma de contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
22
Se gestiona la ejecucin
de los contratos.
Un contrato de
suministro o de servicio
genera una serie de
rdenes de compra que
deben ser supervisados
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.
-contrato
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
32
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
33
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
34
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
35

Adquisiciones LE (Generan orden de compra)
Cdigo: UG0005
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecucin inmediata o en el

tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su
monto deben pasar por un proceso de Licitacin Pblica a travs del
portal Mercado Pblico. Estas adquisiciones en su procedimiento generan
como producto una orden de compra, entre la facultad y los proveedores.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Farmacuticas.
Chile.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
36
6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VB
Direccin
Econmica y
Administrativa
es autorizada es
firmada.
Jefe de Unidad de
Gestin

de compra.
Jefe de Unidad de
Gestin
Recibe solitud de
reunin con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de
Gestin
Se elaboran con la
especificaciones
tcnicas de la de
adquisicin.
Jefe de Unidad de
Gestin

de Unidad de Gestin
Jefe de Unidad de
Gestin
Jefe de Unidad de
Gestin
operativos.
Jefe de Unidad de
Gestin
publicacin. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.
6.4 Documentos
En base a criterios
presupuestarios.

del Portal Mercado
Pblico.
- resolucin de
publicacin.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
37
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestin
10
preguntas de los
Mercado Pblico.
Jefe de Unidad de
Gestin
11

al sistema Portal
Mercado Pblico y se
licitacin.
Unidad
Demandante
12
Elabora documento:
6.4 Documentos

carcter tcnico las
responde la Unidad
Demandante si son
relacin con los
adquisicin.
de oferta
de oferta

Jefe de Unidad de
Gestin
13
Recibe cuadro de
disponibilidad
presupuestaria y se
Mercado Pblico.
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
de oferta
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
38
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestin
- resolucin de
adjudicacin
14
adjudicacin. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.
-acta de adjudicacin
-carta que informa el
puntaje
de oferta
-Certificado de
inscripcin en Chile
proveedores
- orden de compra
Jefe de Unidad de
Gestin
15
Se genera la orden de
compra en sistema
Mercado Pblico.
-orden de compra
39
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
40
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
41

Adquisiciones LE (Generan contrato)
1.Descripcin
Cdigo: UG0006
Fecha: 06/06/2010

tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su
monto deben pasar por un proceso de Licitacin Pblica a travs del
portal Mercado Pblico. Estas adquisiciones en su procedimiento generan
como producto un contrato, entre la facultad y los proveedores.
Se deben diferenciar:
Contrato de servicio: Es una prestacin de servicio con ejecucin en el
tiempo que entrega el proveedor.
Contrato de suministro: Es una provisin que entrega el proveedor
referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.
2.Objetivo

3.Alcance

9001:2008.
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Farmacuticas.
Chile.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
42
6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VB
a solicitud de
adquisicin.
Direccin
Econmica y
Administrativa
de adquisicin. Si es
autorizada es firmada.
Jefe de Unidad de
Gestin

de compra.
Jefe de Unidad de
Gestin
Recibe solitud de
reunin con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de
Gestin
Se elaboran con la
especificaciones
tcnicas de la de
adquisicin.
Jefe de Unidad de
Gestin

de Unidad de Gestin
Jefe de Unidad de
Gestin
Jefe de Unidad de
Gestin
operativos.
Jefe de Unidad de
Gestin
publicacin. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.
6.4 Documentos
- solicitud de adquisicin
En base a criterios
presupuestarios.

del Portal Mercado
Pblico.
- resolucin de
publicacin.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
43
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestin
10
preguntas de los
Mercado Pblico.
Jefe de Unidad de
Gestin
11

al sistema Portal
Mercado Pblico y se
licitacin.
Unidad
Demandante
12
Elabora documento:
6.4 Documentos

carcter tcnico las
responde la Unidad
Demandante si son
relacin con los
adquisicin.
de oferta
de oferta

Jefe de Unidad de
Gestin
13
Recibe cuadro de
disponibilidad
presupuestaria y se
Mercado Pblico.
Jefe de Unidad de
Gestin
14
adjudicacin. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
de oferta
- resolucin de
adjudicacin
puntaje
de oferta
-certificado de inscripcin
en Chile proveedores
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
44
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestin
15

la facultad y el
suministro.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
16

Demandante para que
realice las
consideraciones
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
17
Demandante y es
firme el contrato.
Jefe de Unidad de
Gestin
18

firma del Decano.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
19
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.
- resolucin firma de
contrato
informa a la Unidad
Demandante plazos y
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
20
Unidad
Demandante
21
En esta etapa el
toda la informacin
necesaria que debe

de contrato.
-contrato
-fotocopia del contrato

- resolucin de
adjudicacin
-carta informativa
-carta informativa
-copia resolucin firma
de contrato.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
45
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestin
22
de los contratos.
Un contrato de
genera una serie de
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.
6.4 Documentos
-contrato
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
46
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
47
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
48
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
49

Adquisiciones LP (Generan contrato)
1.Descripcin
Cdigo: UG0007
Fecha: 06/06/2010

tiempo, que se encuentran sobre las 1000 UTM debido a su monto deben
pasar por un proceso de Licitacin Pblica a travs del portal Mercado
Pblico. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto
un contrato, entre la facultad y los proveedores.
Se deben diferenciar:
Contrato de servicio: Es una prestacin de servicio con ejecucin en el
tiempo que entrega el proveedor.
Contrato de suministro: Es una provisin que entrega el proveedor
referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.
2.Objetivo

3.Alcance

9001:2008.
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Farmacuticas.
Chile.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
50
6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VB
a solicitud de
adquisicin.
Direccin
Econmica y
Administrativa
de adquisicin. Si es
autorizada es firmada.
Jefe de Unidad de
Gestin
Firma solicitud de
adquisicin.
Jefe de Unidad de
Gestin
Recibe solitud de
reunin con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de
Gestin
Se elaboran con la
especificaciones
tcnicas de la de
adquisicin.
Jefe de Unidad de
Gestin

de Unidad de Gestin

del Portal Mercado
Pblico.
Comisin
Evaluadora
de adquisicin.
Considera la
instauracin de una
comisin evaluadora,
caractersticas de la
comisin: tiene que ser
integrada por tres
funcionarios pblicos
internos o externos del
servicio, tambin
integrada por persona
puede ser integrada por
personas externas pero
estos deben ser menos
que los funcionarios
pblicos.
6.4 Documentos
En base a criterios
presupuestarios.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
51
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestin
La licitacin debe estar

mnimo 20 das
reducible a 10.
Jefe de Unidad de
Gestin
operativos.
Jefe de Unidad de
Gestin
10
publicacin. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.
Jefe de Unidad de
Gestin
11
preguntas de los
Mercado Pblico.

carcter tcnico las
responde la Unidad
Demandante si son
relacin con los
adquisicin.
Jefe de Unidad de
Gestin
12
Se solicita a
proveedores boleta de
garanta por seriedad de
la oferta.
Los montos
comprendidos en estas
boletas se entregan una
vez adjudicada la
propuesta y solo se
retiene la boleta del
ganador, a su vez el
proveedor ganador debe
adjuntar una nueva
boleta, de fiel y oportuno
cumplimiento del
contrato y por las
obligaciones laborales y
sociales de los
trabajadores, esa boleta
se entrega una vez
elaborado el contrato.
6.4 Documentos
- resolucin de
publicacin.
- boleta de garanta por

seriedad de la oferta
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
52
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestin
13

al sistema Portal
Mercado Pblico y se
licitacin.
Unidad
Demandante
14
Elabora documento:
6.4 Documentos
de oferta
de oferta

Jefe de Unidad de
Gestin
15
Recibe cuadro de
evaluacin de oferta. Se
disponibilidad
presupuestaria y se
Mercado Pblico.
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
de oferta
Comisin
Evaluadora
16
Adjudica contrato a
proveedor y genera un
informe tcnico de
adjudicacin.
- informe tcnico de
adjudicacin
Jefe de Unidad de
Gestin
17
adjudicacin. Esta
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.
- resolucin de
adjudicacin
puntaje
de oferta
-certificado de
inscripcin en Chile
proveedores
Jefe de Unidad de
Gestin
18

la facultad y el
suministro.
-contrato
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
53
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestin
19
Recibe boleta de
garanta de fiel y
oportuno cumplimiento
del contrato entregada
por el proveedor.
Jefe de Unidad de
Gestin
20

Demandante para que
realice las
consideraciones
Jefe de Unidad de
Gestin
21
Demandante y es
firme el contrato.
Jefe de Unidad de
Gestin
22

firma del Decano.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
23
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.
- resolucin firma de
contrato
informa a la Unidad
Demandante plazos y
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
24
Si el proveedor en el
lapso que trascurre el
contrato no realice u
omita alguna actividad o
punto establecido en el
contrato, le entregar el
derecho a la Facultad de
poder cobrar dicha
boleta de garanta.
6.4 Documentos
-boleta de garanta de
fiel y oportuno
cumplimiento del
contrato
-contrato
En esta etapa el
toda la informacin
necesaria que debe
-contrato
-fotocopia del contrato

- resolucin de
adjudicacin
-carta informativa
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
54
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
25
Jefe de Unidad de
Gestin
26

de contrato.
de los contratos.
6.4 Documentos
-carta informativa
-copia resolucin firma
de contrato.
Un contrato de
genera una serie de
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.
-contrato
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
55
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
56
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
57
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
58

Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan
orden de compra)
Cdigo: UG0008
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben

realizarse sin un proceso de licitacin. Los criterios en los cuales deben
ser aprobadas este tipo de adquisicin deben ser los expresados en la ley
y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en
este procedimiento. El producto de esta adquisicin es una compra de
trato directo entre la Facultad y el proveedor.
2.Objetivo

Facultad y proyectos asociados, que debido a una situacin extraordinaria
deben realizarse sin un procedimiento de licitacin pblica.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Farmacuticas.
Chile.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
59

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad
Demandante
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VB
La argumentacin debe
realizarse en base a los
que seala el art. 10 de
la Ley de Bases sobre
Contratos
Administrativos de
Suministro y Prestacin
de Servicios.
Jefe de Unidad de
Gestin
Recibe documentacin y
remite carta de
autorizacin y
documentacin de
respaldo y despacha a la
Direccin de
Administracin y
Finanzas para autorizar
la compra.
- carta argumentativa
-documentos de
respaldo
- carta argumentativa
-documentos de
respaldo
Jefe de Unidad de
Gestin
Una vez autorizada la

solicitud de compra se
realiza resolucin de
compra trato directo.
-resolucin de compra
trato directo
Jefe de Unidad de
Gestin
Esta resolucin es
enviada al Jefe de
Unidad de Contabilidad
para su VB y tambin
va a control de
Decanato, y Contralora
Interna.
trato directo
Sube orden de compra

Portal Mercado Pblico,
la Unidad Demandante
baja la orden de compra
del sistema.
-orden de compra
directa
Jefe de Unidad de
Gestin
-orden de compra
directa
-carta argumentativa
-documentos de
respaldo
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
60
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestin
Sube resolucin de
compra trato directo
controlada de legalidad
a Portal Mercado
Pblico.
trato directo
Jefe de Unidad de
Gestin
Informa a Unidad
Demandante que el
procedimiento est
controlado de legalidad y
se procede a archivar
documentacin.
trato directo
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
61
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
62

Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan
contrato directo)
Cdigo: UG0009
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben

realizarse sin un proceso de licitacin. Los criterios en los cuales deben
ser aprobadas este tipo de adquisicin deben ser los expresados en la ley
y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en
este procedimiento. El producto de esta adquisicin es un contrato directo
entre la Facultad y el proveedor.
2.Objetivo

Facultad y proyectos asociados, que debido a una situacin extraordinaria
deben realizarse sin un procedimiento de licitacin pblica.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Farmacuticas.
Chile.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
63

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad
Demandante
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VB
a solicitud de
adquisicin.
La argumentacin debe
realizarse en base a los
que seala el art. 10 de
la Ley de Bases sobre
Contratos
Administrativos de
Suministro y Prestacin
de Servicios.
-solicitud de adquisicin
Jefe de Unidad de
Gestin
Recibe documentacin y
remite carta de
autorizacin y
documentacin de
respaldo y despacha a la
Direccin de
Administracin y
Finanzas para autorizar
la compra.
Jefe de Unidad de
Gestin
Realiza borrador de
contrato para que sea
revisado por el
proveedor una vez
realizada todas las
observaciones se
procede a realizar el
contrato que es firmado
por el proveedor y el
Decano.
Jefe de Unidad de
Gestin
Una vez autorizada la

solicitud de adquisicin
se realiza resolucin de
-documentos de
respaldo
-solicitud de adquisicin
-documentos de
respaldo
Los contratos entre la

Facultad y un tercero en
este caso un proveedor
debe ser firmado solo
por el Decano quien es
el representante legal de
la Facultad.
-contrato
-resolucin de contrato
directo
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
64
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestin
contrato directo. Esta
resolucin es enviad a al
Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Vicedecanato y
Contralora Interna.
-resolucin de contrato
directo
-copia del contrato

-documentos de
respaldo
Jefe de Unidad de
Gestin
Se sube rdenes de
compra una vez
comenzado el contrato
cuando la resolucin ha
sido controlada de
legalidad a Portal
Mercado Pblico
-rdenes de compra
generadas por el
contrato
Jefe de Unidad de
Gestin
Informa a Unidad
Demandante que el
procedimiento est
controlado de legalidad y
se procede a archivar
documentacin que el
proveedor puede venir a
retirar el contrato.
trato directo
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
65
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
66
Cdigo: UG0010
Gestin de resoluciones
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Es la expresin legal de las decisiones que se llevan a cabo en la

actividad administrativa y son aceptadas por la autoridad.
2.Objetivo
Gestionar las resoluciones envindolas a las autoridades de control y

subirlas posteriormente al Portal Mercado Pblico.
3.Alcance

9001:2008.
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Farmacuticas.
Chile.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
67

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestin
Confecciona resolucin.
Tambin Analista de
Gestin si procede
confecciona resolucin.
- resolucin
Secretaria
Recibe resolucin y saca

tres copias y enva
resolucin original a
control.
- resolucin
Secretaria
La resolucin es envida
al Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Vicedecanato y
Contralora Interna.
- resolucin
Secretaria
Recibe la resolucin
controlada, se escanea
resolucin y se sube al
sistema Portal Mercado
Pblico
- resolucin
Secretaria
Archiva resolucin en el
archivo de la Unidad
- resolucin
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
68
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
69
70

Manual de Procedimientos de La Unidad de Gestion

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UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS

DIRECCIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA

Jefe Unidad: Daniel Burgos B.

Adquisiciones LE (Generan orden de compra) .......................................................................... 36

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

John Rebolledo Verdejo

2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin

La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas,

Auxilian en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal.

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin

Determina en forma ms sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.

3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin

3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas

La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la

3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

se encuentra fsicamente en la Direccin de

3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

4. Captulo 4: Unidad de Gestin

Entregar apoyo en materia de gestin a las distintas instancias de la Facultad y

Elaborar informes de anlisis institucional y de distintas materias de gestin para la

Realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de la Facultad

Entregar apoyo a acadmicos y funcionarios en materia de adquisidores de bienes o

Jefe Unidad de Personal

5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Gestin

A continuacin se describir los principales procedimientos de la Unidad de Gestin,

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

Cdigo: Folio nico para cada

Definicin del procedimiento.

Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos

rea en donde transcurre el procedimiento.

Lapso temporal que trascurre el procedimiento.

Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.

5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos

A continuacin de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario

Ej.: Enva carta o

Ej.: Siempre y cuando la

Ej.: -solicitud de compra

1. Responsable (cargo): Identificacin del cargo o Unidad responsable de la actividad.

N: Nmero de identificacin de las actividades, sirve para ir sealando el orden de

5.3 Flujograma de Procedimientos

5.4 Simbologa Flujogramas

Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una

Es una operacin que por sus caractersticas y

Representa la toma de decisin en el procedimiento. La

Simboliza el documento resultante de la operacin

Simboliza que ms de un documento el que interviene

Subir informacin al sistema Portal Mercado Pblico.

Si un documento en parte derecha aparece este smbolo

6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Gestin

Nombre del procedimiento

Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la

Durante todo el ao.

Ley N19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO

Enva carta o solicitud

Si es una compra menor

-copia orden de compra