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Unidad 1. MICROSOFT EXCEL (I)

APLICACIONES ESTADÍSTICAS USANDO MS EXCEL ILMER CÓNDOR PRESENTACIÓN

El presente libro tiene por objeto utilizar toda la potencia del programa Microsoft Excel, para resolver problemas de aplicación de la Estadística Descriptiva e Inferencial.

Desde esta perspectiva, no es un libro de Estadística ni tampoco un manual de uso del Excel. Del mismo modo, no se debe entender que sea un compendio de procedimientos ni un recetario que le indica al lector lo que debe hacer sin saber para qué o por qué.

Los principales temas de la estadística son tratados de manera resumida y aplicados usando las funciones o herramientas del Excel y otros procedimientos elaborados por el autor, mediante el uso de lenguaje de aplicaciones (VBA) disponibles en el Excel, a los cuales se recurre en todos los casos a través de archivos creados con en el mismo programa Excel, todos los cuales son parte inherente al presente libro. Todas las figuras e imágenes y muchos de los datos, mostrados en tablas, han sido generados por el autor, en muchos casos con la ayuda de la función aleatorio.entre(…).

Al enfocar cada nuevo tema, hacemos una breve explicación del mismo, no de su fundamentación teórica sino de un breve repaso del mismo, con la finalidad de refrescar dicho tema en el lector, a fin de que sepa cuándo y porqué usar una u otra herramienta estadística y cuáles de esas herramientas dispone el Excel, para resolver su problema.

Por estas razones creemos que el presente libro se deberá convertir en una herramienta obligatoria del estudiante de cualquiera de las estadísticas de una institución superior.

1.1. INTRODUCCIÓN

Tomando como premisa lo dicho en la presentación, en este capítulo nos dedicaremos a realizar una breve exposición del programa MS Excel y de sus principales características, en términos muy generales. Esto lo haremos en la primera sección; en la segunda trataremos de exponer algunas herramientas y funciones del Excel con el propósito de utilizarlos más adelante. En la tercera sección nos dedicaremos al estudio de los macros; en este caso lo haremos con cierto detenimiento por su importancia y por lo poco que se conoce de ella. Del mismo modo, en la cuarta sección nos dedicaremos al estudio del lenguaje Visual Basic apara Aplicaciones (VBA) con la idea de darle potencia y flexibilidad a las macros. En la quinta sección daremos una breve explicación del uso de los controles y los formularios a fin de facilitar el acceso a las

macros y potenciar la interactividad de las hojas de cálculo con el usuario. Finalmente, en la sexta sección, trataremos de resolver ciertos problemas prácticos que sean de utilidad para el lector.

1.2. DESCRIPCIÓN BÁSICA

Nota curiosa:

En Ms Excel 2003

  • - En una celda se puede almacenar datos de tipo texto hasta con longitud

máxima de 32767 caracteres; de los cuales, sólo puede visualizarse los primeros 1024 caracteres (hasta la columna CL) (1024 bytes = Un Kb), siempre que el dato se digite en la columna A y todas las otras columnas de dicha fila, estén vacías

  • - Esta es una forma de comprobar que el máximo número entero que se

puede usar en Excel (y todo programa de computadora) es 32767 y el mínimo es -32768. Números enteros fuera de este rango son convertidos en forma automática a número reales (números de punto flotante usando la notación científica).

En Ms Excel 2007

  • - El número de filas es: 1048576

  • - El número de columnas es: 16384. La última columna: XFD Observación:

Dependiendo de su valor, los datos numéricos pueden tener distintos formatos como números reales hasta con 14 decimales, fecha, monetario, porcentual, lógicos, etc. La representación interna del número es única; las diversas formas de visualizarlo dependen del formato aplicado a dicho número.

El ancho de cada columna puede ser modificada según las necesidades del usuario.

macros y potenciar la interactividad de las hojas de cálculo con el usuario. Finalmente, en la

Del mismo modo, la altura de las filas, se puede aumentar o disminuir.

Celda y rango de celdas

Cada celda de la hoja se define usando la columna y la fila correspondiente a la celda. Por ejemplo las celdas A1, B5, M253, etc.

Un rango de celdas es un conjunto de celdas; es un arreglo rectangular de celdas. El rango se denota nombrando la celda inicial y final, separado por “:”.

Por ejemplo:

A1:A1

Rango formado por una celda;

A5:A12

Rango formado por 8 celdas de la columna A, empezando en la fila 5;

B3:E3

Rango formado por 4 celdas de la fila 3, empezando en la columna B;

C5:E11

Rango formado por 21 celdas desde la celda C5 hasta la celda E11.

Celda y rango de celdas Cada celda de la hoja se define usando la columna y

En la figura 1.2 se muestran estos rangos. En ella hemos puesto la celda inicial y final del rango. Una celda se selecciona haciendo clic en ella con el botón izquierdo.

Se puede seleccionar una celda o rango de celdas. Del mismo modo, se puede seleccionar una o más columnas enteras o una o más filas enteras. Si se desea seleccionar filas o columnas no contiguas se deberá usar la tecla [Ctrl] y hacer clic en aquellas que deben ser seleccionadas.

La celda que está seleccionada

constituye la celda activa. En la figura 2 la

celda activa es la celda C1. Esto se muestra a la izquierda de la barra de

fórmula, éste espacio

recibe el nombre de Cuadro

de nombres. Si

la celda

seleccionada fuera B4, en el cuadro de nombres aparecería B4.

Libros … Hojas

Dijimos que el Excel genera una matriz electrónica muy grande. Cada una de esas matrices constituye una hoja de cálculo, bajo la concepción del MS Excel. Un conjunto de hojas de cálculo, conforman un libro.

De

manera que

cuando se ejecuta el programa Excel,

éste

crea

un

libro

compuesto por un número predeterminado (se puede modificar) de hojas.

Nota:

El número de hojas predeterminadas en las dos versiones que describimos es

3.

En Ms Excel 2003:

  • - El máximo número de hojas que se pueden disponer es de 32.

En Ms Excel 2007

  • - He llegado a insertar 1027 hojas en un libro (claro, mediante macros; dejo esta pequeña curiosidad para el que sepa algo de macros con VBA).

  • - ¿Alguien podría saber cuántas hojas se puede insertar en un libro? Respuesta: 180354.

Cuando se graba el contenido de una hoja, se graba también el contenido (si hubiera) de todas las hojas del libro. Esto implica que lo que se graba es un libro y no una hoja independiente de las otras.

Del mismo modo, cuando se abre un libro, éste se abre con todas sus hojas. Activar y desactivar opciones y demás elementos de una hoja En Ms Excel 2003 Abra el archivo Opciones para indicarle cómo puede activar o desactivar barras de herramientas, opciones, etc. En Ms Excel 2007 Abra el archivo Opciones para aprender el uso de opciones en esta versión.

Dijimos que el Excel genera una matriz electrónica muy grande. Cada una de esas matrices constituye

Es la barra en la cual se visualiza el contenido de la celda activa.

Si la celda contiene un dato, el valor del mismo se visualiza en la celda activa y en la barra de fórmula.

Si el contenido de la celda activa es una fórmula, en la celda se visualiza el resultado de la ejecución de la fórmula mientras que en la barra de fórmula se visualiza el contenido; es decir, la fórmula.

Si el contenido de la celda activa es una fórmula, en la celda se visualiza el

En la figura 1.4, la celda activa es la celda C3, su contenido es la compleja

fórmula que se visualiza visualiza en la celda C3.

en

la

barra de

fórmula y el resultado del

cual, se

Cuadro de nombres

El cuadro de nombres es la casilla en el que se visualiza la celda activa. De manera que si Ud. desea saber cuál es la celda donde se encuentra el cursor, es suficiente que observe esta casilla. Allí se visualiza también el nombre del rango que estuviera seleccionado.

En la forma práctica, podemos usar esta casilla para definir el nombre de un rango. ¿Porqué darle nombre a un rango? Lea la siguiente sección y trate de comprenderla bien. El uso de nombres de rango le da elegancia a toda fórmula que se pueda tener en una hoja de datos y facilita la comprensión de la misma.

Nombre de rango

Si bien todas las celdas de la gigantesca matriz electrónica tienen un nombre, como C1, B125, etc.; cada una de ellas o más aún, un rango de celdas puede tener un nombre particular.

Suponga que C5 contiene la tasa igual a 5%

que

se aplica

a

un

rango de

celdas. Si después de 6 meses, luego de haber trabajado con múltiples hojas, libros y cálculos, Ud. vuelve a revisar la fórmula que contiene a C5, le será difícil recordar qué representa su contenido; pero si dicha celda se llamara “Tasa” le será fácil recordarlo.

Sugerencia:

En lo posible, acostúmbrese a usar nombre de celda o nombre de rango para realizar todas sus operaciones de cálculo en una hoja.

¿Cómo se da nombre a una celda o rango de celdas?

Para dar

nombre

de

rango a

una

celda o rango

de

celdas, use

una de

las

siguientes opciones (hay otras, para nuestros propósitos es suficiente una de

las dos):

Opción 1:

  • - Seleccione la celda o el rango de celdas

  • - Haga clic al interior del [Cuadro de nombres]

  • - Digite el nombre que desea darle a la celda o rango seleccionado

  • - Presione [Enter]

Opción 2:

En Ms Excel 2003

  • - Seleccione la celda

  • - Use la secuencia: [Insertar] - [Nombre] - [Definir]

  • - Digite el nombre que desea

  • - Haga clic en [Aceptar]

En Ms Excel 2007

  • - Seleccionar la celda o rango de celdas

  • - [Ficha Fórmulas] - En el grupo [Nombres definidos] - [Asignar nombre a un

rango] - Digitar el nombre. Si es necesario seleccionar el ámbito. Tome nota de que dicho nombre será válido en todo el libro o sólo en la hoja donde se le definió. Del mismo modo, puede tener el mismo nombre de rango definido en hojas diferentes. Para usarlo al nombre del rango deberá estar precedido el

nombre de la hoja: Por ejemplo: Hoja1!Tasa.

¿Cómo se elimina el nombre de una celda o rango de celdas?

En MS Excel 2003:

  • - Use la siguiente secuencia: [Insertar] - [Nombre] - [Definir]

  • - Seleccione el nombre a ser eliminado

  • - Haga clic en [Eliminar]

  • - Haga clic en [Cerrar]

Nota:

Como habrá visto, la secuencia anterior permite también modificar o cambiar el nombre de una celda o rango de celdas.

Nota:

Los nombres de rango de celda o rango de celdas son válidos en todo el libro. Puede usarlo en la hoja donde lo definió o en cualquier otra hoja que conforma el libro.

En MS Excel 2007:

[Fórmulas] - [Administrador de nombres] - En la ventana que se obtenga seleccionar el nombre que se desea borrar y hacer clic en la pestaña [Eliminar].

¿Cómo se puede obtener la lista de nombres de rango, existentes en un libro?

Simplemente haga clic en el botón del [Cuadro de nombres] (lado izquierdo de la barra de fórmulas). También se accede a la lista de nombres de rango usando F3.

mbres definidos]

  • - Digite el nombre el cuadro correspondiente a Nombre

  • - Haga clic en [Aceptar]

  • - Seleccione las celdas o rango de celdas incluyendo la primer fila o primera columna la cual contiene el nombre que deseamos que tenga dichas celdas.

  • - Haga clic en [Crear desde la selección] del grupo [Nombres definidos].

  • - Si los nombres se encuentran en la primera fila, desactive [Columna

izquierda]. Si los nombres se encuentran en la primera columna, desactive [Fila

superior].

  • - Haga clic en [Aceptar]

Abra el archivo Pago de intereses. Vaya a la hoja Pasiva. Haga clic en la celda B3. En el cuadro de nombres digite TasaBC y presione [Enter].

Ahora vamos a darle nombre al rango C3:C5, pero quisiéramos que su nombre sea el contenido de la celda C2. Para ello

  • - Seleccionamos el rango C2:C5

  • - Hacemos clic en [Crear desde la selección]

  • - Estando activa [Fila superior] hacemos clic en [Aceptar]

Deseamos asignar nombre a las otras columnas. Para ello seleccione el rango D2:I5 y luego haga clic en [ Crear desde la selección] y luego haga clic en [Aceptar].

Observe que en este caso estamos asignando nombres de rango a 7 rangos de celdas a la vez; en este caso, usando [Fila Superior].

Nota:

Observe el nombre asignado a la última columna: El nombre tiene un espacio en blanco y para que éste sea válido, ha insertado un guión bajo. Los nombres de rango no pueden tener espacios en blanco.

Finalmente vamos a darle el nombre Monto

a

la

celda

B7.

Para

ello

seleccionamos el rango A7:B7

y

luego hacemos clic en

[

Crear

desde la

selección]. Observe ahora que la opción activa es [Columna izquierda]. Luego

en [Aceptar]

Uso de la opción [Asignar nombre a un rango]

Esta opción

permite definir el

nombre

de

rango a

un conjunto de celdas

previamente seleccionadas o seleccionadas después de hacer clic en esta opción. En este caso la ventana que se obtiene es la siguiente:

Esta opción permite definir el nombre de rango a un conjunto de celdas previamente seleccionadas o

En esta imagen se dispone del rango seleccionado; ahora se deberá ingresar el nombre del rango y elegir el ámbito. Si hace clic en el cuadro de nombres (ámbito) verá que podemos definir el nombre para ser conocido en todo el libro o en una hoja en particular. Esto implica que podemos usar el mismo nombre en hojas diferentes; pero si va a ser definido en el libro, el nombre será único.

Crear, Editar para Modificar o Eliminar el nombre de un rango

Si se desea crear, modificar o eliminar el nombre de un rango se puede hacer uso del [Administrador de nombres] que se encuentra en el grupo [Nombres definidos].

Al hacer clic en esta opción se obtiene la siguiente ventana:

Como se puede apreciar en la ventana de la izquierda, el libro no tiene ningún nombre

Como se puede apreciar en la ventana de la izquierda, el libro no tiene ningún nombre definido. Sólo está activo el botón [Nuevo], mediante el cual se puede crear nombres de rangos. Al hacer clic en este botón, se obtiene la ventana de diálogo descrito al hacer uso de la opción [Asignar nombre a un rango].

En cambio en la ventana de la derecha, se dispone de los nombres creados en el último ejemplo.

Al seleccionar uno de los nombres, se activan los botones [Editar] y [Eliminar],

lo cual significa que si se selecciona

un

nombre y se

hace

clic

en

[Editar]

obtendremos la ventana de diálogo antes mencionada. Esto permitirá redefinirla.

Del mismo modo, si se selecciona un nombre y se hace clic en [Eliminar] se podrá eliminar dicho nombre.

Ejemplo 02

Eliminar los nombres que hemos creado. Para ello debemos usar [Fórmulas] - [Administrador de nombres], hacer clic en el nombre a ser eliminado y luego hacer clic en [Eliminar]. En la siguiente imagen, luego de seleccionar el nombre Año_2009, se ha hecho clic en [Eliminar], con lo cual se ha obtenido la ventana en la que debemos hacer clic en [Aceptar] si realmente se desea eliminar el nombre seleccionado o hacer clic en [Cancelar] si no se desea eliminarlo.

Combinar celdas

Una o más celdas se pueden combinar para ser tratadas como una celda. Esto es útil en muchos casos sea como título de una tabla de varias columnas o para una mejor presentación de los datos de una hoja.

Procedimiento

Combinar celdas Una o más celdas se pueden combinar para ser tratadas como una celda. Esto

Haga clic en el icono o botón

que permite combinar y centrar. - Si desea

puede alinearlo a la izquierda o derecha o dejarlo centrado haciendo clic en los

botones de la barra de herramienta de formato que se muestra en pantalla. Nota:

En

Excel 2007

Luego

de seleccionar

la

celda

o

rango

de celdas

a

ser

combinadas, debe acceder a la ficha [Inicio]; en ella, en el grupo [Alineación],

se encuentra el icono que permite combinar y centrar. Copiar y Pegar

En Excel se puede copiar valores y fórmulas de una celda o rango de celdas y luego pegarlas en otra celda o rango de celdas. Para ello,

- Seleccione la celda o rango de celdas que se desea copiar;

- Use [Ctrl] + [C] para copiar (puede usar el forma que Ud. desee)

- Haga clic en la celda (o celda inicial del rango) hacia donde desea pegar

- Use [Ctrl]+[V] para pegar lo que se copió al portapapeles (memoria). La ventaja de pegar usando [Ctrl]+[V] o hacer clic en [Copiar] de la ficha [Inicio] le permite disponer de . Más adelante describiremos a este botón.

Uso del portapapeles en MS Excel 2007

En esta versión el uso del portapapeles tiene algunas opciones que deseamos comentarla pues resulta altamente beneficiosa en ciertas situaciones y que optimiza el uso de la hoja de cálculo:

Para acceder al portapapeles debemos usar el grupo [Portapapeles] de la ficha [Inicio]. La imagen siguiente muestra este grupo, en la cual, luego de copiar el contenido de una o más celdas, el icono [Pegar] ha quedado activado.

- Haga clic en la celda (o celda inicial del rango) hacia donde desea pegar -

Como se puede apreciar, después de copiar un cierto rango de celdas y colocar el cursor en donde se desea pegar, al hacer clic en la flecha del icono [pegar], se despliega una lista de opciones de pegado.

A la opción [Pegado especial] se puede acceder también haciendo clic con el botón derecho del ratón.

Si hubiéramos hecho clic en el cuerpo del icono, se habría pegado sin dar paso a estas opciones.

Después de pegar:

Después pegar lo copiado, se visualizará el icono de opciones de pegado, que es lo que se muestra en este caso:

Si

se despliega la

flecha de este icono

se dispondrá de las siguientes

acciones:

 

Mantener formato de origen Mantener tema de destino Coincidir con formato de destino Formato de números y valores Mantener ancho de columnas de origen Sólo formato Vincular celda

Para evitar problemas de pegado de columnas de diferente ancho o amplitud se debe seleccionar la opción Mantener ancho de columnas de origen.

Observación:

El uso del procedimiento anterior no es válido en determinados cálculos, que como se verá a continuación se deberá distinguir entre celdas absolutas y celdas relativas.

Ejemplo 03

Abra el archivo Ejemplo 01. En la Hoja 2. Esto se muestra en la Figura 1.10.

opie los nombres y los precios de los productos del Cuadro 1 al Cuadro 2. b)

opie los nombres y los precios de los productos del Cuadro 1 al Cuadro 2.

  • b) Calcule el Monto de los ingresos para Licuadora. Copie esta fórmula para

obtener el ingreso de los otros productos. Observe y analice la fórmula en cada caso.

  • c) Ahora calcule el nuevo precio (precio proyectado) de Licuadoras para el

año 2006. Copie esta fórmula para los otros productos usando el mismo

procedimiento empleado en el caso b). Observe los resultados.

Solución

  • a) Para copiar los nombres de los productos:

    • - Seleccione el rango A3:A5

    • - Use [Ctrl] + [C] para copiar los nombres

    • - Haga clic en la celda A12

    • - Use [Ctrl] + [V] para pegar lo copiado

Para copiar los precios, seleccione el rango B3:B5, copie y pegue en B12.

  • b) Calcular el Monto de licuadoras

    • - Haga clic en D3

    • - Ingrese la fórmula: =B3*C3

    • - Presione [Enter]

    • - Copie el contenido de D3 hacia D4:D5.

Observaciones:

El contenido de D3 es =B3*C3

Al copiar esta fórmula de D3 a D4, la fórmula cambia a =B4*C4; es decir, al copiar una fila hacia abajo, las filas de las celdas que conforman la fórmula, cambian a 4.

Al copiar de D3 hacia D5, estamos avanzando dos filas, como tal, las filas de la fórmula =B3*C3 también cambiarán a =B5*C5

Esto significa que las fórmulas cambian según la forma cómo se copia.

  • c) Precio proyectado para el 2006, vemos que el precio se incrementa en

5%

  • - En el caso de Licuadoras, en C12 ingrese la fórmula: =B12*C10.

  • - Copie esta fórmula hacia el rango C13:C14.

Según el problema, en C13 debiera estar la fórmula =B13*C10; sin embargo, aparece la fórmula =B13*C11. Si hace clic en C14 verá que el contenido de C14 es =B14*C12, lo que también no es correcto. Como es lógico, al avanzar una fila hacia abajo, la fórmula que se obtiene no es correcta. Las fórmulas deben ser: En C12: =B12*C10; en C13: =B13*C10 y en C14:

=B14*C10. Esto nos sugiere conocer algo más sobre celdas.

Celdas relativas y celdas absolutas

Como la celda C10 no debe cambiar, debemos fijarla de alguna manera. Esto

se hace usando el concepto de celdas absolutas. Una celda absoluta toma la

forma $C$10. En este caso, al copiar a cualquier lugar

la fórmula que

lo

contiene, la celda C10 permanecerá fija; es decir, no cambia la fila y no cambia la columna. Al usar $C10 se podrá copiar a la izquierda o derecha permaneciendo fija la columna C. Por el contrario si C$10 se copia hacia arriba o abajo la fila 10 permanecerá fija.

La celda C10 constituye una celda relativa. Cuando se copia la fórmula que la contiene, cambiará relativamente al copiado, como lo vimos en el caso a) y b) del ejemplo anterior.

Luego ingrese en C12 la fórmula =B12*C$10 o también =B12*$C$10. Y copie. La figura 1.11 muestra las fórmulas que se usan para los cálculos respectivos.

Según el problema, en C13 debiera estar la fórmula =B13*C10; sin embargo, aparece la fórmula =B13*C11.

Modificar la altura de una fila Si desea modificar la altura de una fila, ejecute el siguiente procedimiento:

  • - Seleccione la (s) fila (s) a la (s) cual (es) desea modificar su altura

-

[Formato] - [Fila] - [Ancho]

 

-

Digite el ancho deseado

 

-

[Aceptar]

Nota:

 

También puede usar

el

ratón para

modificar la altura

de

una fila.

Para

ello

ubique el puntero del ratón en la división de la etiqueta de la fila cuya altura

desea modificar y la siguiente fila.

Haciendo

clic

con

el

botón izquierdo,

arrastre hacia arriba (para reducir) o hacia abajo para aumentar la altura.

Nota:

Si desea modificar ancho de columnas no adyacentes, haga clic en la etiqueta de la primera columna cuyo ancho desea modificar, presione [Ctrl], luego haga clic en las que desee modificar y luego use la secuencia: [Formato] - [Columna] y modifique de acuerdo a su criterio.

Nota:

Para modificar la altura de filas no adyacentes, seleccione la etiqueta de la primera fila a ser modificada, presione la tecla [Ctrl] y luego haga clic en cada una de las filas a ser modificada y luego use la secuencia: [Formato] - [Fila] y modifique de acuerdo a su criterio.

En el MS Excel 2007

Para

el

uso

de los atributos

de

una

celda

o

rango

de ellas,

use

la opción

[Formato] del grupo [Celdas] de la ficha [Inicio].

Ejercicio 01

Abra el archivo Ejemplo 01. En la Hoja1 calcule las ventas proyectadas para el 2006 en el cual las ventas del 2005 se incrementan en el 5%. Use celdas absolutas. Luego grabe los resultados como REj01.xlsx

Ventaja en el uso de nombre de celda o rango de celdas

Solución para el caso c) del ejemplo 1, usando nombre de celda:

  • - Que la celda C10 se llame Tasa. Para ello, haga clic en C10; digite en el cuadro de nombres la palabra Tasa y presione [Enter].

  • - Ahora en C12 digite la fórmula: =B12*tasa

  • - Copie el contenido de C12 hacia el rango C13:C14.

  • - Observe los resultados.

  • - Grabe el libro como con el mismo nombre.

Nota:

Cuando ingrese una fórmula, use nombre de celda en lugar de la celda misma. Ejercicio 02

Estando abierto el archivo Ejemplo 01.xls, haga que la celda C1 se llame Incre y vuelva a resolver el ejercicio 1 usando el nombre de C1. Vuelva a grabar el archivo con el mismo nombre.

Las hojas de un libro

Como ya hemos dicho, en Excel un libro está compuesto de un conjunto de hojas. El número de hojas habilitadas cuando se abre un libro nuevo, puede ser diferente en una instalación. Cada usuario define el número de hojas que debe tener un libro nuevo.

Para definir cuántas hojas debe tener un libro cuando se crea, use la secuencia:

  • - [Herramientas] - [Opciones] - [General]

-

Haga

clic

en

el

botón de [Número

de

hojas en

un

nuevo libro] para

seleccionar el número de hojas deseadas. Si lo desea, digite la cantidad.

Esta opción no modifica el número de hojas en el libro activo; tendrá efecto cuando se vuelva a ejecutar el Excel.

En cada hoja se pude colocar diferente tipo de información, aunque los datos de uno pueden servir para hacer cálculos en las otras hojas.

- Haga clic en el botón de [Número de hojas en un nuevo libro] para seleccionar

Para pasar de una hoja a otra, hacer clic en su nombre o etiqueta de hoja.

Para seleccionar una hoja, haga clic en la etiqueta o nombre de la hoja

Para agrupar o seleccionar varias hojas, use la siguiente secuencia:

  • - Seleccione la primera hoja

  • - Presione la tecla [Ctrl]

  • - Haga clic en cada una de las hojas a ser seleccionadas

Para desagrupar hojas, use una de las siguientes opciones:

  • - Botón derecho sobre una de las hojas agrupadas y luego [Desagrupar]

  • - Clic en la etiqueta de cualquier hoja no agrupada (no seleccionada)

Para insertar una nueva hoja

  • - Use la secuencia: [Insertar] - [Hoja de cálculo]

Otra forma:

  • - Haga clic con el botón derecho sobre la hoja donde desea insertar

  • - Seleccione la opción [Insertar]

  • - Seleccione [Hoja de cálculo]

Si desea mover una hoja

Para cambiar de nombre a una hoja use una de las siguientes opciones:

  • - Haga doble clic en el nombre actual y digite el nombre deseado

  • - Haga doble clic con el botón derecho y seleccione [Cambiar nombre]

  • - Use la secuencia: [Formato] - [Nombre] - [Cambiar nombre]

Para eliminar una hoja haga clic con el botón derecho sobre la hoja, clic en [Eliminar] y luego [Aceptar]. Si fueran varias, antes seleccione a todas ellas.

Para ocultar una hoja, use la secuencia: [Formato] - [Hoja] - [Ocultar]

Para mostrar una hoja oculta, use la secuencia: [Formato] - [Hoja] - [Mostrar] a continuación, seleccione la hoja a ser mostrada y luego clic en [Aceptar].

Para cambiar el color de la etiqueta de hoja

  • - Botón derecho sobre la etiqueta de hoja, [Color de etiqueta], seleccionar un determinado color y luego [Aceptar].

  • - [Formato] - [Hoja] - [Color de etiqueta], seleccionar un color, [Aceptar].

Para insertar una imagen de fondo, use [Formato] - [Hoja] - [Fondo], seleccione una imagen o fondo de pantalla y luego clic en [Aceptar].

En MS Excel 2007 Para insertar una nueva hoja:

  • - Ubíquese en la hoja a cuya izquierda desea insertar la nueva hoja.

  • - Use la siguiente secuencia: [Inicio] - [Celdas] - [Insertar] - [Insertar hoja]

Para copiar, mover, ocultar hoja Haga uso de la opción [Formato] del grupo [Celdas] de la ficha [Inicio]. Llenado automático de rango de celdas

Hay dos formas de rellenar un rango de celdas a partir de una o más, que contienen los datos iniciales, a partir de los cuales se genera la serie.

- Botón derecho sobre la etiqueta de hoja, [Color de etiqueta], seleccionar un determinado color y

Hay dos formas de rellenar un rango de celdas a partir de una o más, que contienen los datos iniciales, a partir de los cuales se genera la serie.

  • a) Usando el ratón

Supongamos que la celda A3 contiene “Enero”. Si deseamos rellenar las celdas A4:A14 con los siguientes meses, basta con copiar esta celda hacia el rango solicitado usando (necesariamente) el ratón. Para ello, ubique el puntero del ratón en la esquina inferior derecha del cuadro que se forma en la celda activa. En la figura de la derecha (Figura 1.13) al llevar el puntero del ratón a la esquina inferior derecha, éste se ha convertido en “+”. En estas condiciones, arrastre hacia abajo hasta cubrir la celda A14.

Haga lo mismo si desea ingresar los nombres de los días; para el cual debe ingresar en la celda inicial, el nombre del primer día.

En general, todo texto que termina en número e ingresado en una celda, puede servir para generar una serie de valores secuenciales. Por ejemplo, Tienda 1, Tienda 2, etc.

En MS Excel 2003

  • b) Usando la secuencia [Edición] - [Rellenar] - [Series]

Esta secuencia permite generar series numéricas que siguen determinado patrón. Se puede generar series lineales, geométricas, cronológicas o de autor relleno.

Supongamos que la celda A3 contiene “Enero”. Si deseamos rellenar las celdas A4:A14 con los siguientes

Al usar la secuencia anterior, obtendrá la siguiente ventana (Figura 1.14)

Según esta ventana, puede generar series en filas o columnas. Puede fijar activar tendencia o fijar un incremento.

En el caso de activar [Tendencia] el incremento es unitario o la diferencia entre las celdas iniciales con datos. Si hubiera más de dos celdas con datos, calcula la tendencia con ellos.

Si selecciona [Lineal], los datos se incrementan según lo especificado.

Si se usa la opción [Geométrica], la diferencia entre los datos iniciales se usa para generar una serie geométrica: Por ejemplo: 2, 5, 15, 45, 135,…

Si elige [Cronológica] los datos deben tener formato de fecha. El llenado se hace según la tendencia o el incremento.

Puede ser más útil la primera forma pues en muchos casos se requiere de una lista de meses, días, semanas, años o de una lista de texto pero enumerada. En todos estos casos ingrese el primer valor en la primera celda y luego copie.

En MS Excel 2007

El auto relleno se efectúa usando la siguiente secuencia: [Inicio] - [Modificar] - [Rellenar]. Con lo cual se obtiene la imagen de la izquierda. Al hacer clic en la flecha de [Rellenar] se obtiene las opciones que se muestran en la imagen de la derecha.

Si elige [Cronológica] los datos deben tener formato de fecha. El llenado se hace según la

Dando formato a los datos de una hoja

Los datos contenidos pueden tener dos tipos de formatos: Formato de texto o formato numérico.

En el caso de Formato de texto, hablamos de poner en negrita, subrayado, estilo de fuente, tamaño, etc. En el caso de Formato numérico estamos hablando del número de decimales, millares, porcentaje, signo monetario, etc.

Al usar la secuencia [Formato] - [Formato de celdas] se obtiene la ventana mostrada en la figura 16.

Dando formato a los datos de una hoja

Los datos contenidos pueden tener dos tipos de formatos: Formato de texto o formato numérico.

En el caso de Formato de texto, hablamos de poner en negrita, subrayado, estilo de fuente, tamaño, etc. En el caso de Formato numérico estamos hablando del número de decimales, millares, porcentaje, signo monetario, etc.

Al usar la secuencia [Formato] - [Formato de celdas] se obtiene la ventana mostrada en la figura 16.

En MS Excel 2007

Haga clic en el icono de [más opciones] (flecha de la esquina inferior derecha) del grupo [Número] de la ficha [Inicio]. La ventana que se obtiene es similar a la que se muestra.

Mediante esta opción se puede acceder también a la diversidad de opciones de modificación de los atributos y formatos de celdas y rango de celdas.

Al usar la secuencia [Formato] - [Formato de celdas] se obtiene la ventana mostrada en la

Esta ventana contiene un gran número de formatos que se puede usar en una hoja, clasificadas según el tipo de dato y formato que se desea usar. Para ello dispone de 6 fichas o pestañas. Para todas ellas se ingresa usando [Inicio] - [Celdas]

Use [Formato] - [Formato de celdas ] - [Número]

Para dar formato a las celdas que contienen datos numéricos, sea sin formato (General), con decimales, monetario, fecha, hora, porcentaje, etc.

Un caso particular es el uso de la opción [Personalizada]. Permite definir un formato de acuerdo a las exigencias del usuario, siempre que sean válidas para el Excel.

Use [Formato] - [Formato de celdas ] - [Alineación]

Para alinear el

contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda,

a

la

derecha o centrarlo. Puede también alinearlo verticalmente siempre que la

altura de la celda lo permita.

Use [Formato] - [Formato de celdas ] - [Fuente]

Para dar a los caracteres que conforman el dato contenido en las celdas seleccionadas como tamaño, negrita, subrayado, estilo de fuente, etc.

Use [Formato] - [Formato de celdas ] - [Bordes]

Para ponerle cierto seleccionadas.

tipo

de

borde

a

los

datos

contenidos en las celdas

Use [Formato] - [Formato de celdas ] - [Tramas]

Para definir el color de la fuente, de fondo de las celdas, etc., a las celdas

Use [Formato] - [Formato de celdas ] - [Proteger]

Para desactivar el bloqueo que las celdas tienen activadas por omisión. Al estar desactivada una celda y estando protegida la hoja, se puede modificar el contenido de las celdas desbloqueadas. Esto es útil si en el uso posterior de la hoja se desea modificar ciertos datos y proteger otros, fundamentalmente las que contienen fórmulas o datos que no deben cambiar.

Nota curiosa:

  • - Si se hace doble clic en la línea que separa las etiquetas de columna, logrará que el ancho de la columna izquierda se ajuste automáticamente al contenido de mayor longitud.

  • - Si desea colocar un texto en más de una línea, pero dentro de la misma celda, después de digitar una parte del texto, presione [Alt]+[Enter] y siga

digitando. Luego presione [Enter]. En MS Excel 2007

Esta versión dispone de los grupos [Fuente], [Alineación] y [Número] de la ficha [Inicio], para formatos de texto y número así como para alineamiento tanto horizontal como vertical.

Formato condicional

Así como podemos asignarle diversos tipos de formato a una celda o rango de celdas, así también podemos definir un determinado formato para una o más celdas pero de manera condicional.

¿Y qué uso tiene esta forma de dar formato?

Por ejemplo, si en una lista de aspirantes a 5 puestos de trabajo, quisiéramos resaltar a los que aprobaron las calificaciones, usando [Formato condicional] podríamos poner en azul las notas de los probados y en rojo a los reprobados.

Ahora suponga que

en

la columna

C

tenemos las fechas de

inicio de

un

conjunto de proyectos y en la columna E las fechas de finalización de los

mismos. Usando [Formato condicional] podríamos saber los proyectos que terminan en una fecha, o podríamos saber los proyectos que terminan en un año y cuyo costo sea menor que una cantidad.

Podríamos también usar [Formato condicional] para agrupar una lista ordenada que satisface determinados rangos.

Ejemplo 04

Abra el archivo Ejemplo 02. Calcule el promedio sumando todas las notas y dividiendo entre 4. Que el promedio tenga dos decimales. Luego use Formato condicional para hacer que

  • a) Nota 1, Nota 2, Nota 3 y Nota 4 estén en azul las aprobadas y rojo las

desaprobadas.

b)

El promedio esté en rojo las notas por debajo de 11.00; en verde las notas

mayores o iguales a 11.00 pero menores que 15 y, en azul, de tamaño 12 y

subrayadas, las

notas

mayores

o iguales

a

15. Grabe

el

archivo

como

REj02.xlsx.

 

Solución

En MS Excel 2003

Primero calcule el promedio. En F6 digite: = (B6+C6+D6+E6)/4. Luego copie.

Seleccione el rango de los promedios: F6:F33.

 

Use [Formato] - [Celdas…] - [Número] y haga que tenga 2 decimales.

 

a)

Use el siguiente procedimiento:

 
  • - Seleccione el rango B6:E33

  • - Use la secuencia: [Formato] - [Formato condicional]

  • - Complete la ventana de diálogo según se muestra en la figura 1.17

El primer cuadro de lista debe estar en [Valor de celda]; en el segundo se debe

El primer cuadro de lista debe estar en [Valor de celda]; en el segundo se debe seleccionar “Menor que”; digitar 11 (para los desaprobados)

-

-

Haga clic en [Formato] para definir

el color

que debe tener

las notas

menores que

11.

En

este caso

seleccione

rojo

en [Color];

luego clic

en

[Aceptar].

Como debemos poner en azul las notas aprobadas, debemos definir una segunda condición. Por ello haga clic en [Agregar].

-

Seleccione “Mayor o igual a”; digite 11; haga clic en [Formato]; seleccione el color azul; haga clic en [Aceptar]

-

-

Haga clic en [Aceptar]

 

b)

Procedimiento:

-

Seleccione el rango F6:F33

 

-

Use la secuencia: [Formato] - [Formato condicional]

 

-

Seleccione [Menor que]; digite 11; clic en [Formato]; [Color] Rojo; [Aceptar]

  • - Clic en [Agregar].

  • - Seleccione [Entre]; Digite primer valor, 11; el segundo valor, 14. Clic en [Formato]; seleccione color Verde; clic en [Aceptar].

  • - Clic en [Agregar] (Sólo se puede definir 3 condiciones)

  • - Seleccione “Mayor o igual que”; clic en [Formato]; seleccione Azul [Subrayado] y elija [Simple], luego [Aceptar]

y

  • - Clic en [Aceptar]

En MS Excel 2007

En esta versión el Formato condicional es mucho más completo.

a)

  • - Calculamos la columna Promedio

  • - Seleccionamos el rango B6:E33.

  • - Hacemos clic en [Formato condicional] del grupo [Estilos] de la ficha [Inicio] para desplegar la diversidad de opciones de formato condicional.

  • - Haremos clic en [Resaltar reglas de celdas] - [Es mayor que]

  • - En el cuadro que se emite ingresamos 10 (para los aprobados].

-

En

el

cuadro

personalizado]

[con]

desplegamos la lista y seleccionamos [Formato

  • - En la siguiente ventana seleccionamos [Color] Rojo y hacemos clic en [Negrita]

  • - Luego de hacer clic en [Aceptar] volvemos a usar el formato condicional

pero ahora elegimos [Es menor que] digitando 11 y seleccionando Color: Rojo en la opción [Formato personalizado].

b)

  • - Seleccionamos el rango F6:F33

  • - En formato condicional, seleccionamos la opción [Resaltar reglas de celda] - [Entre]

  • - En el recuadro ingresamos 11 y 14.

  • - En [Con] seleccionamos [Formato personalizado] y en [Color] elegimos [verde] para luego hacer clic en [Aceptar]

  • - A continuación elegimos [Es mayor que] de [Resaltar reglas de celda] y seleccionamos el color Azul

  • - Finalmente seleccionamos [Es menor que] de la misma opción y elegimos el

color rojo. En todos los casos usamos Negrita a fin de resaltar el color de fuente

Ejemplo 05

Abra el archivo Formato condicional y resuelva lo que allí se pide usando el procedimiento que se indica tanto en MS Excel 2003 como en el MS Excel 2007. Guarde la modificación al archivo.

Ejercicio 03

Abra el archivo Ejemplo 02 y vaya a la hoja cuya etiqueta es “Hoja2”. Tomando en cuenta la columna de duración, haga que se liste en rojo los proyectos que tienen

  • a) una duración mayor de un año

  • b) un costo entre $ 100,000 y $ 400,000

  • c) costo menor que $ 100,000; en rojo; entre $ 100,000 y $ 400,000, azul y

verde los proyectos que tienen un costo mayor o igual a $ 400,000. Grabe el libro como REj02.xls

Ejercicio 04

Abra

el archivo Ejemplo 03. Resuelva

cada

una

de

las

preguntas que se

plantean en la hoja llamada Primera. Grabe el archivo como REj03.xls.

Solución

Pregunta 01:

En MS Excel 2003

  • - Use la secuencia: [Herramientas] - [Opciones] - [Ver]

  • - Desactive la opción [Líneas de división]

  • - [Aceptar]

En MS Excel 2007

  • - Hacer clic en la ficha [Vista]

  • - En el grupo [Mostrar u ocultar] hacer clic en [Líneas de cuadrícula]

Las siguientes preguntas serán resueltas usando MS Excel 2007

Pregunta 02:

Usando la secuencia anterior, desactive [Encabezado de fila y columna]

Pregunta 03.

  • - En la celda A3 digite Ene y presione [Enter]

  • - Ahora copie usando el ratón y arrastrando hasta Diciembre que debe ser

Dic.

Pregunta 04

  • - En la celda C30, digite Precio; presione [Alt] + [Enter]; luego digite Unitario.

  • - Haga lo mismo con Monto de; presione [Alt]+[Enter]; luego digite la Venta.

  • - Seleccione A30:D30; clic en el tarro de pintura; seleccione el color Verde lima y que el texto esté resaltado; es decir, en negrita.

  • - Haga que cada una de estas celdas tenga Borde de cuadro grueso.

  • - Seleccione el rango A31:A37; elija el color Azul pálido; Borde de cuadro grueso.

  • - Repita lo mismo con las columnas B, C y D, del mismo rango; use color Canela para unas de las columnas y Borde de cuadro grueso.

Pregunta 05.

  • - Haga clic en [Insertar] - [Formas]; luego seleccione [Flechas de bloque] y elija la que corresponde; luego píntelo de amarillo.

Pregunta 06.

  • - Seleccione el rango D31:D37; presione la tecla [Supr]

  • - En D31 digite: =B31*C31

  • - Copie esta fórmula hacia el rango D32:D37

Pregunta 07.

  • - Seleccione el rango D31:D37; copie por el método que sepa o use [Ctrl]+[C]

  • - Presione el botón derecho del ratón; seleccione [Pegado especial]

  • - Seleccione de la lista [Valores]; luego haga clic en [Aceptar]

Pregunta 08.

Estando en la hoja Primera, posicione el puntero del ratón en la división de las etiquetas de columna A y B. Cuando logre convertir el puntero en presione el botón izquierdo y observe el ancho de la columna. Debe obtener 30.0; en el caso de la columna A de la hoja Segunda, obtendrá 10.71.

Para darle el ancho pedido, arrastre hacia la izquierda o derecha hasta obtener la medida indicada.

Seleccione el rango A20:D27 de la hoja Primera; presione [Ctrl]+[C] para copiar. Luego haga clic en la celda A5 de la hoja Segunda y use [Ctrl]+[V] para pegar.

Funciones básicas

=Raíz(A2)

El siguiente segmento de hoja contiene el uso de algunas de estas funciones:

Algunas funciones matemáticas

=Entero(A2)

Devuelve la parte entera de A2, truncando la parte decimal (si tuviera).

=Redondear(A2,n)

Devuelve el valor de A2 con “n” decimales redondeando al inmediato anterior o siguiente.

 

Devuelve el residuo de dividir A2 por

=Residuo(A2,B2)

B2.

=Potencia(A2,2)

Devuelve la raíz cuadrada de A2

=Potencia(A2,p)

Devuelve como resultado el valor del contenido en A2, elevado a “p”.

=Potencia (64,1/3)

devuelve la raíz cúbica de 64; esto es, 4.

=Pi()

Devuelve el valor de pi :

3.14159265358979

=Exp(-B2)

Devuelve como resultado de elevar a –B2 el número “e”.

 

=Log10(A2)

Devuelve el logaritmo decimal de A2

=Abs(A2)

Devuelve el valor absoluto de A2

 

Devuelve un número aleatorio entre

=Aleatorio()

0 y 1.

 

Devuelve un número aleatorio entero

=Aleatorio. Entre (a, b)

entre a y b.

Observación: En el libro Formto condicional, hemos usado esta función para ver el efecto

 

=Fact(B8)

Devuelve el factorial de B2. En este caso 5! = 120

=Combinat(B2,B8)

Devuelve el número de combinaciones de B2 tomados de B8 en B8

=MMult(MatrizA,MatrizB,…)

Devuelve el producto matricial de sus

argumentos

=MDeterm(Matriz)

Devuelve el determinante de una matriz cuadrada

=MInversa(MatrizA)

Devuelve la inversa de la MatrizA

 

Devuelve la suma de todos los

=Suma(Dato1,Dato2,…)

argumentos

=Subtotales(n,d1,d2,…)

Devuelve el promedio, suma, producto, de d1,d2,… según el valor de “n”

=Log10(A2) Devuelve el logaritmo decimal de A2 =Abs(A2) Devuelve el valor absoluto de A2 Devuelve unFormto condicional , hemos usado esta función para ver el efecto =Fact(B8) Devuelve el factorial de B2. En este caso 5! = 120 =Combinat(B2,B8) Devuelve el número de combinaciones de B2 tomados de B8 en B8 =MMult(MatrizA,MatrizB,…) Devuelve el producto matricial de sus argumentos =MDeterm(Matriz) Devuelve el determinante de una matriz cuadrada =MInversa(MatrizA) Devuelve la inversa de la MatrizA Devuelve la suma de todos los =Suma(Dato1,Dato2,…) argumentos =Subtotales(n,d1,d2,…) Devuelve el promedio, suma, producto, de d1,d2,… según el valor de “n” " id="pdf-obj-35-91" src="pdf-obj-35-91.jpg">

Ejemplo 06

En el siguiente segmento matrices. de hoja se dan los datos de dos vectores y dos
En el siguiente segmento
matrices.
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hoja se
dan
los
datos de
dos vectores y dos

Vamos a realizar algunas operaciones con los vectores y matrices Antes de realizar algún tipo de operación, vamos a darle nombre de rango a los vectores y matrices. Que el rango B4:B9 se llame A. El rango C4:C9 se debe llame B Que el rango F4:I8 se llame P. Que el rango L4:O7 se llame Q y C12:H12, Bt.

Nota importante:

Para ejecutar una operación matricial debe presionar [Ctrl]+SHIFT]+[ENTER]

En cada caso seleccionar el rango de celdas que recibirá el resultado de la operación.

Ejemplo 06 En el siguiente segmento matrices. de hoja se dan los datos de dos vectores

Funciones matemáticas de uso frecuente en la Estadística

Además de casi todas las funciones vistas anteriormente usados en todo tipo de aplicaciones, el Excel dispone de otras funciones matemáticas de intensa aplicación en el campo de la Estadística. A continuación describiremos su sintaxis, una breve explicación y un ejemplo de aplicación de algunas de estas funciones matemáticas.

Función SumaProducto Su sintaxis:

=SumaProducto(Arg1, Arg2,…, Argk)

Devuelve la suma de los productos de todos los argumentos. Si los argumentos fueran matrices, multiplica elemento por elemento y luego devuelve la suma de ellos.

Ejemplo 07

  • a) Aplicado a celdas o datos constantes

El uso de la fórmula: =SumaProducto (4,5,3,2) da como resultado 120

Si A2 = 5; A3 = -2; A4 = 4; A5 = 3; la fórmula:

=SumaProducto (A2,A3,A4,A5) devuelve como resultado: -120

Tomemos en cuenta el segmento de hoja que se muestra en la figura 18.

  • b) Función SumaProducto aplicado a dos vectores

Si en la celda B24 se digita la fórmula (Recuerde que A y B son nombres de rango)

=SumaProducto(A, B)

  • c) En la celda Q24 digite la fórmula (aquí también A es nombre del rango

(matriz):

=SumaProducto (MInversa (Q)),Q) ¿qué obtiene?

Se obtiene como respuesta: -3.337912088 Ejemplo 08 Dado el siguiente segmento de hoja. Haga que el rango de datos del cuadro de

c) En la celda Q24 digite la fórmula (aquí también A es nombre del rango (matriz):

créditos otorgados se llame Préstamo y el cuadro de las tasas, se llame Tasa. Use matrices para responder a las siguientes preguntas:

¿Cómo puede obtener el cuadro “Ingreso mensual por sector”? Respuesta: Seleccione el rango y digite: =Préstamo*Tasa ¿Cómo puede obtener el “ingreso total recaudado al final del año? Respuesta: Haga clic en N23 y digite: =SumaProducto (Préstamo, Tasa) Función Sumar.Si

Su sintaxis: =Sumar.Si (RDatos, Cond, SCol)

Devuelve la suma de todos aquellos valores ubicados en las filas de la columna SCol, que satisfacen la condición especificada en el argumento Cond, que actúa sobre la primera columna de RDatos.

Ejemplo 09 Dado el segmento de hoja que se muestra en la figura 1.21,

Devuelve la suma de todos aquellos valores ubicados en las filas de la columna SCol, que

La fórmula que permite obtener la cantidad de “Equipo sonido” vendido durante los 15 días es: =Sumar.Si(B2:B11,F3,C2:C11). Esto fórmula se ha digitado en G3.

El primer argumento (columna B) contiene los nombres de los productos.

El segundo argumento (celda F3) contiene el nombre: “Equipo sonido”. Este es el criterio.

El tercer argumento (columna C) contiene los valores que se deben sumar si el valor del criterio se encuentra en el rango de los datos. En G3 debe tenerse como resultado: 13.

Observe que el rango de datos (primer argumento) usado para calcular los montos de venta por cada día de la semana, incluye otras columna que no intervienen en la suma.

Nota 1

En cuanto al criterio, se pudo haber digitado “Equipo sonido” en lugar de F3. Pero ello no habría servido para copiar la fórmula hacia abajo.

La primera columna del rango de datos que constituye el primer argumento, debe contener valores sobre los que actúa el criterio.

Nota 3

Si el rango de datos (argumento 1) contiene a los datos que se van a sumar, no será necesario el uso del tercer argumento.

Nota curiosa:

Puedo usar la función suma con mayores recursos (o potencia) que la función Sumar. si(…)?

La función Sumar.si, le permite sumar las celdas un rango que cumple con alguna condición expresada en la misma columna o por lo general en otra columna. Como vimos en la figura 21, podemos sumar los montos de las ventas de los lunes solamente, de los jueves, etc.; del mismo modo podemos sumar las ventas de un determinado tipo de artículo; pero cómo podemos sumar las ventas del artículo: Equipo de sonido, pero sólo de los jueves?

Aquí está la solución:

=Suma((A2:A11=”Jueves”)*(B2:B11=”Equipo de sonido”)*D2:D11)

Qué le parece?

Ahora veamos el siguiente problema:

¿Cómo obtener el total de las ventas del lunes, correspondiente a la tienda Mega Plaza?.

Supongamos que: El rango O2:O12 se llama Tienda;

P2:P12 se llama Día

Q2:Q12 se llama Zona

R2:R12 se llama Total

Respuesta: =Suma((Tienda=”Mega Plaza”)*(Dia=”Lunes”)*Total

Y cómo

tendría que ser

la fórmula

si

deseamos copiar para tener los otros

totales?

Respuesta: =Suma((Tienda=$T3)*(Dia=U$2)*Total)

¿Cómo obtener el total de las ventas del lunes, correspondiente a la tienda Mega Plaza?. Supongamos

Función Sumar.Si.Conjunto

No puede ser !!!

Han creado otra función !!!. Ya no sirve lo que mi pobre cerebro hizo con la función Suma.

En efecto: Mediante la función Sumar.Si.Conjunto podemos realizar operaciones de suma condicional mucho más complejas, como en el caso descrito líneas arriba con la función suma, solo que ahora de una forma mucho más elegante y sencilla de entender y usar.

Su sintaxis:

=Sumar.Si.Conjunto(SCol,RDatos1,Cond1,RDatos2,Cond2,…)

En esta sintaxis se puede apreciar que la secuencia del Sumar.Si ha cambiado. Ahora la columna que se debe usar para sumar está como primer argumento. Y los siguientes argumentos se usan por pares: El rango de datos que contiene uno o más elementos que coinciden con el valor del criterio dado (RDatos1) y el criterio mismo (Cond1). Esta pareja se repite una o más veces, según lo que se requiera.

Nota:

Esta y otras similares pero que están en las funciones estadísticas, pertenecen al MS Excel 2007.

Ejemplo 10

Abra el archivo Estadist Ventas. Como puede apreciar, en la hoja Semana1 se dispone de las ventas de una semana, correspondientes a cinco productos, realizadas en varias tiendas, de una cierta zona, de un distrito y en un día determinado de la semana. Se desea obtener las estadísticas que se muestran en la hoja llamada Estadísticas.

  • a) Complete el primer cuadro de la hoja Estadísticas

  • b) Complete el tercer cuadro de la misma hoja

Solución:

Antes de resolver las preguntas vamos a darle nombre de rango a cada una de las columnas de los datos de la hoja Semana1. Para ello seleccione todos los datos; es decir, el rango A2:J597. A continuación, use la siguiente secuencia

para asignar los nombres de la primera fila a cada una de las columnas de

datos:

[Formulas] - [Crear desde la selección]. En la ventana que sale

asegúrese

que

solo quede

activada [Fila superior]

y

luego

haga

clic

en

[Aceptar]. Verifique.

  • a) En la celda B3 de la hoja Estadísticas, debemos obtener la venta total

realizadas en la tienda “Mega Plaza” correspondiente a la Zona “Este”. La primera condición es Tienda = “Mega Plaza” y la segunda Zona = “Este”. En

consecuencia la función a ser digitada en B3 es:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Total,Tienda,$A3,Zona,B$2)

A continuación copie hacia abajo y a la derecha. Se ha usado $A3 de forma que cuando se copie a las otras columnas, se mantenga fija la columna A; del mismo modo, cuando se copie hacia abajo, la fila 2 debe permanecer fija, por ello se tiene la celda B$2.

Podrá apreciar que sólo hay ventas en “Lago Plaza”, las otras son cero.

  • b) En este caso se trata de sumar la columna Total, tomando en cuenta tres

condiciones: En B29 se debe digitar:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Total,Dia,$A29,Zona,B$28,Distrito,B$27)

Observación:

Como puede apreciar, en B27, C27, D27 y E27 hemos digitado “Lima”, pero sólo se ve el contenido de C27. Habrá otra forma de resolver este problema? Lo dejamos para Ud.

Ejercicio 05:

Complete el segundo cuadro de la hoja Estadísticas.

Nota:

Las siguientes sumatorias las veremos mediante ejemplos más adelante. Función Suma.Cuadrados

Nota: Las siguientes sumatorias las veremos mediante ejemplos más adelante. Función Suma.Cuadrados Sintaxis: =Suma.Cuadrados(Dato1,Dato2,…) Devuelve la

Sintaxis:

=Suma.Cuadrados(Dato1,Dato2,…)

Devuelve la suma de los cuadrados de cada uno de los argumentos. Estos pueden ser valores, celdas con valores numéricos o matrices.

Función SumaX2masY2

Nota: Las siguientes sumatorias las veremos mediante ejemplos más adelante. Función Suma.Cuadrados Sintaxis: =Suma.Cuadrados(Dato1,Dato2,…) Devuelve la

Sintaxis: =SumaX2masY2(Dato1,Dato2)

Devuelve la suma de los cuadrados de los dos argumentos. Esta función se diferencia de la anterior en que sólo tiene dos argumentos. Los argumentos pueden ser valores elementales o arreglos (matrices).

Función SumaXmenosY2 Sintaxis: =SumaXmenosY2

Devuelve la suma del cuadrado de la diferencia de X e Y. Estos pueden ser valores elementales o arreglos (matrices).

En la siguiente figura se dispone de un ejemplo de estas funciones.

Previamente definir los rangos A2:A9 como X, B2:B9 como Y, C2:C9 como Z Nota: Todas las

Previamente definir los rangos A2:A9 como X, B2:B9 como Y, C2:C9 como Z

Nota:

Todas las funciones que usemos en las fórmulas, serán empleadas sin el auxilio del Asistente de funciones. Las ingresaremos directamente. En el ingreso de los argumentos de las funciones obtendremos la sintaxis de dicha función.

El Excel dispone de muchas funciones estadísticas, algunas de las cuales se muestran en la siguiente tabla. Además de éstas y de las que no las mencionamos, el Excel dispone de las llamadas herramientas estadísticas que caen en el terreno del Análisis de Datos. Esta es una opción que se encuentra en la ficha [Datos].

Algunas funciones estadísticas de uso frecuente o de uso general

=Contar(D1,D2,…)

Devuelve el número de celdas con valores numéricos en el rango. Si

hay texto no cuenta.

=ContarA(D1,D2,…)

Devuelve el número de celdas no vacías en el rango

=Contar.Si(Rango,Criterio)

Devuelve el número de valores en Rango que cumplen con Criterio

=Var(Dato1,Dato2,…)

Devuelve la varianza de los valores incluidos en el rango o lista

=DesvEst(Dato1)

Devuelve la desviación estándar del rango. Es la raíz cuadrada de la varianza

=Max(Dato1,Dato2,…)

Devuelve el valor máximo del conjunto de los datos o de la lista

=Min(Dato1,Dato2,…)

Devuelve el valor mínimo del conjunto de los datos o de la lista

Observación:

Hemos limitado esta lista a funciones de uso común. Estas funciones y

las

herramientas de Análisis de Datos serán extensivamente desarrolladas en el

resto del libro. Pero desarrollemos cuatro de estas funciones, de la misma forma que desarrollamos la función Sumar.si y Sumar.si.conjunto.

Página inicial Unidad 1. MICROSOFT EXCEL (XX)

El Excel dispone de muchas funciones estadísticas, algunas de las cuales se muestran en la siguiente tabla. Además de éstas y de las que no las mencionamos, el Excel dispone de las llamadas herramientas estadísticas que caen en el terreno del Análisis de Datos. Esta es una opción que se encuentra en la ficha [Datos].

Algunas funciones estadísticas de uso frecuente o de uso general

=Contar(D1,D2,…) Devuelve el número de celdas con valores numéricos en el rango. Si hay texto no cuenta.

=ContarA(D1,D2,…) Devuelve el número de celdas no vacías en el rango =Contar.Si(Rango,Criterio) Devuelve el número de valores en Rango que cumplen con Criterio =Var(Dato1,Dato2,…) Devuelve la varianza de los valores incluidos en el rango o lista =DesvEst(Dato1) Devuelve la desviación estándar del rango. Es la raíz cuadrada de la varianza

=Max(Dato1,Dato2,…)

de la lista

Devuelve el valor máximo del conjunto de los datos o

=Min(Dato1,Dato2,…) Devuelve el valor mínimo del conjunto de los datos o de la lista

Observación:

Hemos limitado esta lista a funciones de uso común. Estas funciones y las herramientas de Análisis de Datos serán extensivamente desarrolladas en el resto del libro. Pero desarrollemos cuatro de estas funciones, de la misma forma que desarrollamos la función Sumar.si y Sumar.si.conjunto.

Función Contar.si

Devuelve el número de elementos de un rango de datos que coinciden con un determinado criterio.

Su sintaxis: =Contar.si(RangoDatos,Criterio)

El primer argumento hace referencia a un rango de datos, algunos de cuyos elementos contienen el valor mostrado en el segundo argumento.

Por ejemplo: =Contar.si(RangoDia,”Lunes”). Si RangoDia es un rango de celdas que contienen los nombres de los días de semana, esta función devuelve el número de veces que la palabra “Lunes” se repite en dicho rango.

Función Contar.Si.Conjunto

Esta función devuelve el número de elementos en los que rango de datos (primer argumento) son iguales al valor indicado por el criterio (segundo argumento) , el rango de datos del tercer argumento coinciden con el valor del criterio del cuarto argumento, etc.

Su Sintaxis: =Contar.Si.Conjunto(Rango1,Crit1, Rango2,Crit2, …)

Observe que los rangos y criterios van en pareja; es decir, el valor de cada criterio debe estar contenido o no, en el rango respectivo.

Según la sintaxis de la función, se puede usar para un número indeterminado de condiciones de conteo condicional.

Función Promedio.Si

A diferencia de la función Sumar.si o Contar.si, esta función viene a ser el cociente entre Sumar.si dividido por Contar.si.

Su sintaxis: =Promedio.Si(RangoDatos,Criterio,RangoPromedio)

Devuelve el promedio de todos los datos de RangoPromedio para todos los

casos en los cuales RangoDatos contiene el valor del criterio segundo argumento.

dado

en

el

Observe

que

el

rango

a

ser usado

para

el promedio está

en

el

tercer

argumento.

 

Función Promedio.Si.Conjunto

Esta función devuelve el promedio de los datos contenidos en el primer argumento, en los que, los valores de cada criterio se encuentran en su correspondiente del rango de datos.

Su sintaxis: =Promedio.Si.Conjunto(RangoProm,Rango1,Crit1,Rango2,Crit2,…)

Ejemplo 11

En el siguiente segmento de hoja, Figura 1.25 se muestran los datos y algunas tablas:

  • a) Completar la primera tabla:

Puesto que se trata de contar el número de ventas de la tienda Lago Plaza, debemos usar la función Contar.Si usando como rango de datos, $J$4:$J$23 y como valor de criterio, la celda P6. En consecuencia la fórmula a ser digitada en Q6 es: =Contar.Si($J$4:$J$23,P6). Compruebe que hay 4 ventas.

  • b) Completar la segunda tabla:

En este caso, en Q11, se trata de saber cuántas ventas se realizaron en la tienda Plaza Norte, correspondiente a la zona Norte.

En este caso la fórmula es:

=CONTAR.SI.CONJUNTO($J$4:$J$23,$P11,$L$4:$L$23,Q$10)

Compruebe que los resultados son diferentes a lo que se muestra.

En este caso, en Q11, se trata de saber cuántas ventas se realizaron en la tienda
  • c) Completar la siguiente tabla:

Ahora se trata de usar la función Promedio.Si

La fórmula a ser digitada en Q18 es:

=PROMEDIO.SI($K$4:$K$23,P$18,N4:N23)

  • d) Completar la última tabla:

Según la tabla, en la celda Q24 debemos hallar el promedio de todas las ventas realizadas el día jueves en el Distrito de San Borja. Esto se logra con la fórmula:

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(N4:N23,$K$4:$K$23,$P24,$M$4:$M$23,Q$23)

Funciones lógicas

Función Si

Su sintaxis: =Si(Condición, Expr_SiEs_Verdadera, Exp

._

SiEs_Falsa)

Devuelve el resultado de ejecutar la expresión dada en el segundo argumento si la evaluación de Condición resulta verdadera; en caso contrario, devuelve el resultado de ejecutar la expresión que se da en el tercer argumento.[

Esta función puede ser tan compleja dependiendo del problema.

Cuando sea posible, use la función Contar.si, Sumar.si, etc. en lugar de usar la función Si.

Ejemplo12

=Si(14]12,12*5+8,12+5*8)

12.

Devuelve 68 ya que 14 es mayor que

=Si(14[12,”Tarde”,”Mañana”) Como la condición que se compara es falsa, devuelve la palabra Mañana.

Ejemplo 13

Suponga que A5 = 15; A6 = 08, A7 = 12, la función

=Si(A5]A6,A7*10,A7/10)

En este caso devuelve 120

=Si(A5[=(A6+A7),A7*10,A7/10)

15)

Aquí devuelve 120.

(A6+A7 = 20; A5 =

=Si(Promedio(A5:A7)]10.5,”Aprobado”,”Desaprobado”)

Aprobado

Función Y

Devuelve

Sintaxis: =Y(Condicion1,Condicion2,…)

Devuelve VERDADERO si todas las condiciones son verdaderas y devuelve FALSO si una de ellas o más, es falsa.

Ejemplo 14

Suponga que A5 = 15; A6 = 08,

A7 = 12, la función

=Y(A5]10,A7]10)

Devuelve VERDADERO ya que A5 y A7 son mayores a 10

=Y(A5]10,A6]10,A7]10)

Devuelve FALSO ya que A6 no es mayor que 10

Función O

Sintaxis: =O(Condicion1,Condicion2,…)

Devuelve VERDADERO si por lo menos una de las condiciones que se compara resulta VERDADERO. Esta función devuelve FALSO sólo cuando todas ellas resultan FALSAS.

Suponga que A5 = 15; A6 = 08,

A7 = 12, la función

=O(A5]10,A6]10,A7]10)

Devuelve VERDADERO.

Ejemplo 16

Dado el siguiente segmento de hoja, mostrado en la figura 1.26, la nota final (columna F), se debe obtener de la siguiente manera: Si el promedio de las tres primeras notas es aprobatoria, este promedio es la nota final; en caso contrario, el promedio final se debe obtener tomando en cuenta la cuarta nota pero eliminando la nota más baja.

Tomar en cuenta que el promedio debe considerar el medio punto a favor del alumno.

Suponga que A5 = 15; A6 = 08, A7 = 12, la función =O(A5]10,A6]10,A7]10) Devuelve VERDADERO.

Funciones de Texto

Estas funciones tienen efecto sobre una cadena de caracteres sea para convertirlas en mayúscula, minúscula, extraer una parte de ella, concatenar una con otra, etc.

A continuación desarrollaremos algunas funciones más conocidas y de uso común.

=Mayusc(Texto)=Minusc(Texto)=Limpiar(Texto)

Funciones de texto más conocidas

 

Devuelve a Texto en mayúscula

 

Devuelve a Texto en minpuscula

 

=NomPropio(Texto)

 

Convierte en mayúscula la primera letra de cada

palabra que conforma Texto

=Largo(Texto)

Devuelve el número de caracteres de Texto

=Concatenar(Text1,Text2

)

Concatena Text1 con Text2, etc

=Izquierda(Texto,n)

Extrae los primeros n caracteres de Texto

=Derecha(Texto)

Extrae los últimos n caracteres de Texto

=Extrae(Texto,Inic,n)

Extrae los n caracteres a partir del caracter Inic

 

Devuelve la posición a partir de la cual se inicia

=Encontrar(Text_Buscado,En_Texto,iniciar)

 

Text_Buscado en En_Texto, empezando

en

 

[Iniciar].

=Espacios(Texto)

 

Elimina los espacios en blanco en exceso. Separa

cada palabra con un espacio.

Quita

de

Texto

todos

los

caracteres

no

imprimibles.

 

Ejemplo 17

En el siguiente segmento de funciones. hoja se muestra el uso de algunas de estas
En el siguiente segmento de
funciones.
hoja
se
muestra el
uso
de
algunas de estas

Las funciones que se han usado en cada caso son las siguientes:

En G3: =CONCATENAR(A3," ",B3,", ",C3) En G7: =IZQUIERDA(A7,ENCONTRAR(" ",A7)-1) En G11: =ESPACIOS(A11) Funciones de búsqueda en tablas

Función BuscarV

]Sintaxis: =BuscarV(Dato_Buscado,Rango_Tabla,NCol,Tipo)

Devuelve el valor ubicado en la columna NCol, cuya fila contiene el dato que se busca en la tabla Rango_Tabla. Tipo puede ser VERDADERO si la tabla está ordenada o FALSO si no lo está.

Esto se puede entender también que con FALSO o 0 se pide una coincidencia exacta y con VERDADERO o 1, una coincidencia aproximada.

Función BuscarH

Sintaxis: =BuscarH(Dato_Buscado,Rango_Tabla,NFila,Tipo)

Devuelve el valor ubicado en la Fila NFila, cuya columna contiene el dato que se busca en la tabla Rango_Tabla. Tipo puede ser VERDADERO si la tabla está

ordenada o

FALSO si

no

lo está.

Esto se

puede entender también

que con

FALSO o 0 se pide una coincidencia exacta y con VERDADERO

o

1,

una

coincidencia aproximada.

Ejemplo 18

El siguiente segmento de hoja, estas funciones

Figura

1.28, contiene un ejemplo de uso de

Antes de calcular las celdas en blanco, démosle nombre a cada tabla:

Rango A2:D15 se llamará TabProd

Rango G2:J3 se llamará TabDes

Para obtener el precio del primer producto:

Digitar en B19: =BuscarV(A19,TabProd,2,0)

Esto devuelve 200

Para obtener el Monto del descuento: Primero extraemos el Tipo de descuento de la tabla TabProd. A continuación, usamos este resultado para buscarlo en la segunda tabla TabDes; cuando lo encuentre, extrae de la segunda fila el porcentaje del descuento. Este porcentaje multiplicado por el Precio, constituye el Monto del descuento.

Digitar en C19: =BuscarH(BuscarV(A19,TabProd,4,0),TabDes,2,0)*B19.

Digitar en C19: =BuscarH(BuscarV(A19,TabProd,4,0),TabDes,2,0)*B19. El Monto Neto es: =B19-C19 Copie el rango B19:D19 para los otros

El Monto Neto es: =B19-C19 Copie el rango B19:D19 para los otros productos, hacia el rango B20:D21. Funciones de Fecha y Hora La siguiente lista muestra algunas de las funciones relacionadas con fechas y hora.

Funciones de fecha y hora más utilizadas

=Hoy()

=Ahora()

=Dia(número_Serie)

=Mes(Número_Serie)

=Año(Número_Serie)

=Fecha(Dia,Mes,Año)

=DiaSem(Número_Serie,Tipo)

=Dias.Lab(F_inicial,F_final,Festivos)

=Dias360(F_inicial,F_final.Método)

Ejemplo 20 Abra el archivo Fechas y estudie y analice el manejo de diversas funciones de

Ejemplo 20

Abra el archivo Fechas y estudie y analice el manejo de diversas funciones de fecha que se han utilizado en la hoja curiosidades.

Noten cómo se puede saber el día que se debe volver de un descanso, cómo se manejan los feriados y del mismo modo, la forma de hacer el seguimiento de los días de descanso.

Ejercicio 06

Ingrese en la celda A1 de una hoja vacía la función =Ahora().

Luego complete la siguiente tabla:

 

Celda

Se desea visualizar

Fórmula o función

Valor

A2

Año (con 4 dígitos)

A3

Mes (el nombre del mes)

A4

Día (el nombre del día de la semana)

A5

Hora

A6

Minutos

Funciones financieras

De la gran cantidad de funciones financieras que dispone el Excel, la siguiente lista presenta algunas de las más comunes.

El archivo Ejemplo de funciones financieras.xlsx contiene algunas funciones que se describen en las siguientes líneas.

Función Pago

Sintaxis: =Pago(Tasa,Nper,Va,[Vf],Modo)

Calcula el monto que se debe pagar en cada período por un préstamo realizado a una Tasa (en períodos), por el número de períodos Nper, al inicio del período (Modo = 0) o al final del período (Modo = 1).

El valor actual Va representa el monto del préstamo. El valor futuro es el saldo que queda al final de los pagos amortizados. Lo usual es que si se amortiza una deuda, el pago se completa en el último período y por tanto Vf = 0.

Función Tasa

Sintaxis: =Tasa(Nper,Pago,Va,[Vf],Modo)

Calcula la tasa que se debe pagar por período por un préstamo (Va), que se amortiza mensualmente (Pago) al inicio o final del período.

Función NPer

Sintaxis: =NPer(Tasa,Pago,Va,[Vf],Modo)

Devuelve el número de pagos periódicos que se debe efectuar por un préstamo (Va) a una tasa (Tasa) periódica.

Función Va

Sintaxis: =Va(Tasa,Nper,Pago,[Vf],Modo)

Devuelve el valor actual de una inversión o préstamo. Es igual a la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro, durante los NPer períodos.

El siguiente segmento de hoja, Figura 1.30, muestra el uso de estas funciones:

Función Va Sintaxis: =Va(Tasa,Nper,Pago,[Vf],Modo) Devuelve el valor actual de una inversión o préstamo. Es igual a

Nota:

Los archivos: Funciones financieras.doc y Funciones financieras.pdf contienen abundante información respecto de la mayoría de las funciones financieras contenidas en el MS Excel. Sugerimos que lo revisen.

Ejercicio 07

Abra el archivo Funciones de búsqueda y complete el cuadro de la hoja Ejemplo 1 usando los datos de la hoja Tablas.

Ejercicio 08

Usando el mismo archivo complete la tabla que se muestra en la hoja Ejemplo 2 usando los datos de la hoja BdPostulantes.

Primero resuelva para la lista de los códigos que aparecen en la columna J y luego modifique sus fórmulas a fin de que la consulta se haga para todos los postulantes.

1.3 ALGUNAS HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS DEL EXCEL

MS Excel dispone de una gran variedad de procedimientos y herramientas que, complementados con las funciones, potencian la utilidad del mismo.

A continuación desarrollaremos de manera simplificada, el procedimiento de Ordenar y Filtrar datos así como diseñar Informes de tablas dinámicos. La herramienta Análisis de Datos será desarrollado extensivamente más adelante.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos puede ser entendida de manera simple como un conjunto de datos debidamente organizados. El hecho que estén “debidamente organizados” implica que poseen una estructura. Esta estructura puede ser del tipo jerárquica o relacional.

Una hoja electrónica como el Excel utiliza arquitectura de bases de datos del tipo relacional. Desde la óptica del Excel, un conjunto de datos, contenidos en una hoja constituye una base de datos, si cada una de sus filas representa a un elemento (registro) de la base de datos y cada una de sus columnas (campos) describe a dicho registro. En resumen, las filas identifican a los registros y las columnas constituyen los campos del registro. En el siguiente segmento de hoja se muestra una parte de una base de datos.

Este segmento muestra una parte de una gran base de datos de empleado en la que

Este segmento muestra una parte de una gran base de datos de empleado en la que cada fila identifica a un empleado y cada columna describe los atributos de dicho empleado. Cada campo tiene nombre o cabecera de columna.

En la siguiente figura 1.32 se muestra dos tablas relacionadas por el código de empleado de tal forma que se puede ingresar a una de ellas y extraer datos de un determinado empleado, mediante la clave de conexión, que en MS Access se denomina clave principal.

Este segmento muestra una parte de una gran base de datos de empleado en la que

Desde el punto de vista del MS Access y otros gestores de datos, una base de datos es un repositorio de una o más tablas, relaciones, informes, formularios, etc. La versión 2007 del Excel utiliza este concepto de base de datos y le da el concepto de tabla a lo que en las versiones anteriores lo usaba como base de datos.

Si tuviéramos una tabla de postulantes a la Universidad de San Marcos o, si por otro lado se tratara de tabla de los clientes de un banco, estaríamos pensando en una gran masa de datos. En ese caso la recuperación de datos y las

consultas representan un gran problema. De allí la importancia del buen tratamiento que debemos darle a los datos.

Por lo general, los dos grandes problemas que se tienen con una base de datos o simplemente tabla, son las operaciones de búsqueda y consulta. Buscamos un registro que cumpla con ciertos criterios, con la intención de extraer y copiar aquellos que cumplen dichos criterios; del mismo modo, consultamos por un determinado registro con la idea de informarnos. Por estas razones es importante el ordenamiento de los datos.

A continuación usaremos dos procedimientos del Excel: Ordenar y Filtrar datos.

Ordenar datos usando MS Excel 2003

Abra el archivo Relación de personal

Observe que cada fila constituye un registro el cual contiene los datos de un empleado, cada uno de los cuales es mostrado en una columna.

  • a) Se desea ordenar por Departamento.

Use el siguiente procedimiento:

o

Haga clic al interior de los datos

o

Use: [Datos] - [Ordenar].

Complete la ventana según se muestra en la figura 1.33. Luego clic en [Aceptar]

o

consultas representan un gran problema. De allí la importancia del buen tratamiento que debemos darle a
  • b) Ahora deseamos ordenarlo por Departamento, Sección y luego por

Nombres Complete los datos según se muestra en la figura 1.34.

b) Ahora deseamos ordenarlo por Departamento, Sección y luego por Nombres Complete los datos según se

Limitación de la versión 2003:

Según se

muestra

la imagen

de

la

figura

1.34, en

el

MS Excel 2003

sólo

podemos ordenar nuestros datos hasta por tres niveles o categorías. Como veremos a continuación, en la versión MS Excel 2007 esta limitación no existe.

Ordenar datos usando MS Excel 2007

  • - Abra el archivo Relacion de Personal.xls

  • - Seleccionamos todo el rango de datos (En esta versión es suficiente dejar el cursor al interior de los datos).

  • - Hacemos clic en [Ordenar y filtrar] del grupo [Modificar], de la ficha [Inicio]

  • - A continuación hacemos clic en [Orden personalizado], con lo cual se obtiene la siguiente ventana:

b) Ahora deseamos ordenarlo por Departamento, Sección y luego por Nombres Complete los datos según se
  • - En [Ordenar por] seleccionar Departamento y dejar [Criterio de ordenación]

en A a Z para que ordene alfabéticamente de A a Z

Para resolver la parte b): Haga clic en [Agregar nivel] luego seleccione Seccion de la lista de [Ordenar por]. Vuelva a [Agregar nivel] y seleccione Apellidos. Finalmente haga clic en [Aceptar]

Ejercicio 09

Abra el archivo Balance mal consolidado. Podemos apreciar que los datos que se tienen en la hoja Consolidado, no se encuentran ordenados por meses: la columna B contiene el balance de Abril, cuando debiera contener el balance de Enero. Usando el comando [Datos], ordene esta hoja de manera adecuada.

Sugerencia para MS Excel 2007:

Primero seleccione el rango B3:M43. Al

ingresar

a

la

opción

[Orden

personalizado] use [Opciones] para cambiar de columna a fila (De izquierda a derecha) como Opciones de ordenamiento y luego despliegue la lista de [Criterio de ordenación] y seleccione la opción [Lista]; finalmente seleccione la opción que se adecúe a los datos.

Filtrar registros

El Filtro automático sólo lo explicaremos debido a su sencillez.

Este procedimiento permite visualizar todos los registros que cumplen ciertos criterios al cual se conoce como filtrado de registros. El filtrado lo hace en la misma tabla, ocultando los que no cumplen con los criterios.

En MS Excel 2003 Usando el mismo archivo, Relación de Personal.xls, use la secuencia:

[Datos] - [Filtro] - [Autofiltro]

A continuación tendrá un conjunto de botones al costado de los nombres de campos, como se muestra en la figura 1.36.

Haga clic en la fecha del campo [Departamento], de la lista, seleccione Mercado. ¿Qué resultado obtiene?

Haga clic en la fecha del campo [Departamento], de la lista, seleccione Mercado. ¿Qué resultado obtiene?

  • - Para restablecer todos los registros se debe usar: [Datos] - [Filtro] - [Mostrar

todo]. Esto permite deshacer el filtrado y volver a utilizar todos los registros.

  • - Si ahora se desea tener a todos los empleados de Diseño y que pertenecen a la sección Fax, ¿qué debemos hacer? En la lista de [Departamento] seleccione Diseño; luego despliegue la lista de [Sección] y seleccione Fax.

En MS Excel 2007

Dejando el cursor luego [Filtro].

al

interior de los datos, haga

clic en [Ordenar

y filtrar]

y

También puede acceder a filtro automático usando la secuencia: [Datos] - [Filtro]

Ejercicio 10

Usando el mismo archivo, resuelva las siguientes cuestiones:

  • a) Todos los empleados cuyo sueldo anual es mayor a 30,000 y menor que

80,000

  • b) Todos los empleados del Departamento de Administración, cuyo sueldo

sea mayor que 30,000 y menor que 80,000

  • c) Todos los empleados que ingresaron después de 1990

  • d) Todos los empleados que ingresaron a partir del 10 de Octubre de 1985,

pertenecen al departamento de administración o Ingeniería, pertenecen a la sección Copiadoras y su sueldo se encuentra por debajo de 30,000 o por encima de 90,000.