Ms Project 2003
Aplicado a la Construcción
.
Universidad del Bío-Bío
Departamento Ciencias de la Construcción
Asignatura Computación Aplicada II
Profesor: Antonio Molina C.
Manual Microsoft Project 2003
Índice.
Pág.
Introducción. 3.
2. Proyecto. 7.
3. Programación. 8.
4. Costos. 18.
8. Control. 48.
Introducción.
En Microsoft Project los tres factores que conforman cada Proyecto son:
• Dinero: el presupuesto del Proyecto, que se basa en el costo de los recursos, personas,
equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
• Ámbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, así como el trabajo necesario para
realizarlos.
Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del Proyecto. Al ajustar uno de
estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes,
normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el Proyecto.
En esta opción generalmente vienen seleccionados la mayoría de los puntos, por lo tanto
tendremos que modificar o seleccionar lo siguiente:
• Símbolo: $
• Decimales: 0
• Seleccionar la opción “Mostrar números de esquemas”
• Seleccionar la opción “Mostrar tareas de resumen del Proyecto”
De esta seis opciones anteriormente descritas las de mayor importancias son las que están
destacadas, (con rojo), si no se modifican o seleccionas estas opciones Microsoft Project
predeterminara automáticamente los días se que demorará la actividad en función a los
recursos asignados previamente a esta.
Una vez realizados todos los cambios se debe presionar el botón PREDETERMINAR.
Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt cuando se crea un
proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ahí la importancia de guardar
los cambios (con el botón Predeterminar) para no tener que hacerlos nuevamente.
NOTA: El GLOBAL MPT. nos permite almacenar y guardar todos los cambios
realizados predeterminados como también los campos, vistas y tablas creadas.
2. Proyecto.
Inicialmente son dos los pasos a seguir:
En esta opción se selecciona la semana labora, como también los feriados y efectivos.
3. Programación.
Para iniciar la programación se debe digitar el listado de actividades o tareas, la
cubicación, unidad de medida y su duración en la “Tabla de entrada”.
NOTA: La “Tabla de entrada” es aquella que nos muestra Microsoft Project al momento
de abrir una hoja nueva.
NOTA: Las tareas deben ser escritas en función a las siguientes preguntas: ¿Qué hacer?
Y ¿Dónde?. Ejemplo: ¿Qué hacer?: Moldaje y ¿Dónde?: Radier, por lo tanto tenemos la
actividad llamada Moldaje radier.
Microsoft Project nos da la posibilidad de tener varios campos, sin embargo, hay otros que
hay que crearlos como por ejemplo: cantidad y unidad.
NOTA: Si no puedo crear un campo, este lo debo copiar desde otro archivo que si lo
tenga. Para traspasarlo tengo que ir a Menú herramientas + organizador. De esta
manera me ahorro el paso de crear los nuevos campos, en otras palabras los campos se
crean una vez y luego se van traspasando de archivo a archivo. Por ejemplo del archivo
“Proyecto 1” al archivo “Certamen Carlos Bello”.
Los campos creados y los que nos proporciona Microsoft Project se pueden insertar en
cualquier tabla de 2 formas:
• Ir al Menú ver + tablas + mas tablas, luego selecciono la tabla, presiono modificar
e ingreso el campo.
Como regla general de programación primero se debe programar el camino critico (camino
principal) y luego las actividades en paralelo (las confecciones).
Para vincular las actividades se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo:
Trazado y excavación) y se presiona el icono “Vincular tareas”, para desvincular actividades
se presiona el icono “Desvincular tareas” (esta al lado de “Vincular tareas”).
NOTA: Si hay desfase de tiempo entre dos actividades (por ejemplo: entre hormigonado
y retiro de moldaje, para que el hormigón tenga mas tiempo de fraguado) se hace doble
clic en la flecha que une ambas actividades y se anota el tiempo de “posposición” de la
actividad.
Las confecciones tienen restricción de inicio y de término, la restricción de inicio esta dada
por el término de otra actividad o la disponibilidad de recursos, la restricción de término esta
dada por la colocación del elemento. Por ejemplo: Selecciono “confección de moldaje
cimiento”, luego “colocación de moldaje cimiento” y las vinculo. Siempre se selecciona la
confección y luego la colocación.
NOTA: Como sugerencia se debe trabajar en la “Gantt de seguimiento”, ya que esta nos
da los porcentajes de avance del Proyecto.
NOTA: Para aplicar “sangría” se seleccionan las tareas por ejemplo de “obra gruesa” y
luego se presiona el botón “aplicar sangría”
NOTA: Para modificar los días de la semana del “área 2” (sector derecho de la pantalla),
se hace doble clic en los días de la semana, luego se selecciona nivel inferior y donde dice
“etiqueta” se elige el formato (como sugerencia elegir la opción “1,2,3,4……desde el
comienzo”).
4. Costos.
Lo primero que se debe hacer es un listado con todos los recursos que voy a utilizar en mi
Proyecto, este listado se hace en la “Hoja de recursos”, esta se encuentra en el sector izquierdo
de la pantalla. Ejemplo de recursos: Carpintero 1era, pino 2 x 2 x 3,2 mts, carretilla, clavos,
jornal, retroexcavadora, etc.
Es importante señalar que el “área 3” (parte inferior de la pantalla, donde estarán los
recursos de cada actividad) este con la opción “costo del recurso”, esto se verifica haciendo
doble clic en el “área 3”.
• Presupuesto Actual.
• Presupuesto Previsto.
• Presupuesto Real.
• Presupuesto Resumen.
Es importante tener claro previo al diseño de las tablas los siguientes conceptos:
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1).
- Unidad (Texto 1).
Los campos destacados con rojo deben ser creados (personalizados), los demás los
proporciona Microsoft Project.
Es importante señalar que el campo “Unitario Actual (Costo 1)” lleva formula, esta se hace
en Menú herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo “Unitario Actual
(Costo 1)” + formula. Su formula es la siguiente:
Costo.
Autor: Carlos Bello 24
Cantidad (Numero 1).
Manual Microsoft Project 2003
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1).
- Unidad (Texto 1).
- Unitario Previsto (Costo 2).
- Costo Previsto.
Es importante señalar que el campo “Unitario Previsto (Costo 2)” lleva formula, esta se
hace en Menú herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo “Unitario
Previsto (Costo 2)” + formula. Su formula es la siguiente:
Costo Previsto.
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1).
- Unidad (Texto 1).
- Unitario Real (Costo 3).
- Costo Real.
Es importante señalar que el campo “Unitario Real (Costo 2)” lleva formula, esta se hace
en Menú herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo “Unitario Real (Costo
3)” + formula. Su formula es la siguiente:
Costo Real.
• Presupuesto Actual.
• Presupuesto Previsto.
• Presupuesto Real.
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1).
- Unidad (Texto 1).
- Unitario Previsto (Costo 2).
- Costo Previsto.
- Unitario Real (Costo 3).
- Costo Real.
- Unitario Actual (Costo 1).
- Costo.
- Costo Restante.
NOTA: Para poder ver cualquiera de las tablas creadas, Menú ver + tablas, luego
seleccionar la tabla que quiero ver.
Esta tabla se hace en base al “Presupuesto Previsto”, por lo tanto tendremos seguir la
siguiente secuencia para crearla:
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1).
- Unidad (Texto 1).
- Unitario Previsto (Costo 2).
- Costo Previsto.
- % Completado (en la tabla debe tener el siguiente nombre: “% avance”).
- % Físico completado (en la tabla debe tener el siguiente nombre: “% avance real”).
Autor: Carlos Bello 33
Manual Microsoft Project 2003
De todos estos campos nombrados algunos llevan formulas, algunas de estas ya fueron
descritas (cantidad (numero 1), unidad (texto 1), unitario previsto (costo 2)), las formulas para
los campos restantes son las siguientes:
100
100
NOTA: Es importante señalar que todas estas tablas y campos señalados anteriormente,
ya sean de presupuesto, estado de pago, o cualquier otro, pueden ser copiados desde un
archivo a otro, de esta forma creo solamente una vez mis tablas y campos para luego ir
traspasándolas de archivo a archivo (menú herramientas + organizador + seleccionar las
tablas + copiar). Las tablas y campos deben ser traspasados de archivo a archivo (por
ejemplo del archivo “Proyecto 1” al archivo “Proyecto 2”), solamente se traspasaran al
Global MPT., del computador personal de uno, de esta forma evito dejar las tablas y
campos creados en el lugar de trabajo y solo yo tendré acceso a ellas.
Nos permite llevar un control de los tiempos de cada actividad, además nos permite realizar
la comparación entre nuestro comienzo y fin previsto con nuestro comienzo y fin real.
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1).
- Unidad (Texto 1).
- Duración.
- Comienzo previsto.
- Fin previsto.
- Comienzo real.
- Fin real.
• Modificar las celdas de nuestro nuevo formato, este deberá quedar de la siguiente
manera:
• Comienzo = CE.
• Fin = TE.
• Costo previsto = CP.
• Costo real = CR.
• Demora permisible = Holgura.
• Duración = Duración.
Todos estos campos pueden variar de acuerdo a lo que uno quiere que muestre la caja, es
decir de acuerdo a nuestras necesidades. Por ejemplo en ves de seleccionar “Costo previsto” y
“Costo real” selecciono “Limite de comienzo” (CL) y “Limite de finalización” (TL).
• Tareas críticas.
• Tareas no críticas.
• Tareas de resumen críticas.
• Tareas de resumen no críticas.
Autor: Carlos Bello 44
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Para pode ordenar las cajas creadas en el diagrama de red, se debe hacer lo siguiente:
Una vez que tengo todas mis tablas listas estoy en condiciones de “guardar línea base”, al
guardar línea base se nos llenaran todos nuestros campos previstos, ya sean estos de numero,
texto, fecha, costo, etc.
Es importante decir que línea base se gurda cuando mis tablas de presupuesto están
diseñadas, es decir unos días antes de entregar la propuesta al mandante. Así la propuesta ira
con todos sus campos previstos (es lo que le ofrezco al mandante) completos, además línea
base se guarda una sola vez y no todas las veces que abro mi archivo o veo mi Proyecto.
8. Control.
Es importante señalar que previo a realizar el primer control de mi obra debo verificar si se
ha “guardado línea base” (de todas maneras si nos ganamos la propuesta lo mas probable es
que se halla guardado línea base, ya que si no se hubiera realizado este paso no nos
hubiéramos ganado la propuesta), unas vez verificado se estamos en condiciones de realizar
nuestro control.
• Control de tiempos.
• Control de costos (recursos).
Este nos permite llevar un seguimiento de todas las actividades, en otras palabras el avance
de cada actividad.
• Ingresar fecha de control, esto se hace en: menú Proyecto + información del
Proyecto, luego donde dice “fecha de estado” ingreso mi fecha de control.