CASO PRCTICO

EVALUACIN DEL PROCESO DE TESORERA

I.

ALCANCE
La Alta Gerencia de la Compaa ha determinado el proceso de Tesorera
como uno de los procesos crticos para someter a evaluacin el control
interno.

Asimismo, se han definido los siguientes sub-procesos de

Tesorera dentro del alcance de la evaluacin del control interno: Cuentas

por Cobrar y Cuentas por Pagar.
Las observaciones y recomendaciones planteadas en la Matriz de
Evaluacin de Control Interno del presente informe sern reportadas a los
involucrados en los procesos y debern elaborar un plan de accin para
superar las debilidades y/o mejoras identificadas, por lo que la Alta
Gerencia de la Compaa se responsabiliza en implementar las
recomendaciones y realizar el seguimiento respectivo.

II.

DOCUMENTACIN DEL PROCESO

Los sub-procesos han sido documentados en los diagramas de flujo o
flujogramas, en los cuales se identifica: el personal involucrado, las
principales actividades del sub-proceso desde su inicio a fin, los controles
existentes y los posibles riesgos clave durante el flujo del proceso.
Los riesgos y controles han sido identificados en el flujograma de la
siguiente manera:

Smbolo del tringulo de color amarillo que corresponde a la

identificacin de un riesgo y el nmero de riesgo en la matriz de
evaluacin del control interno.

Smbolo del crculo de color verde que corresponde a la

identificacin de un control que se encuentra funcionando
adecuadamente y el nmero de control en la matriz de
evaluacin del control interno.

Smbolo del crculo de color rojo que corresponde a la

identificacin de un control que se encuentra dbil o no est
funcionando adecuadamente y el nmero de control en la matriz
de evaluacin del control interno.
En el caso de que crculo de color rojo no indique un nmero en
su interior, indica que no existe control implementado en la
compaa.

DOCUMENTACIN DEL PROCESO

Tico Electrnicos

Analista Senior Financiero

Analista Financiero

Banco

Factura (Proceso
de Ingresos)

Inicio

Cliente

6
Realiza el pago

Cuentas por
Cobrar en SAP

va Recibe los
o cheques y registra
el pago en SAP

Enva los cheques

a depositar al
banco

SAP actualiza las

cuentas por cobrar

En las oficinas

No

de Tico?

Recibe el pago
transferencia
depsito de
cheque

Verifica el estado 2
de cuenta y
registra el pago en
SAP

Revisa
semanalmente las
cuentas por cobrar

3
Contabilidad

Tesorera

Sub-proceso Cuentas por Cobrar

Leyenda:
Inicio / Fin

Decisin

Actividad

Base de
datos

Conector

Conector
Pgina

Docum
Fsico

Docum
Electrnico

Proceso

DOCUMENTACIN DEL PROCESO

Tico Electrnicos
Asistente de Tesorera

Proveedor

Contabilidad

Gerencias de reas

10

8
Inicio

Tesorero

Orden de Compra
Aprobada en SAP

Contabiliza la
factura por pagar

Procesa el pago y
genera cheque en
SAP

11

10

12

10

10

8
Factura

13

Firman la factura
en seal de
aprobacin

Cuentas por pagar

en SAP

11

14

12

23

16
Gestiona la firma
de los cheques y
transferencias bancarias

21

17
Pago a proveedor

Cheque

Fin
Contabilidad

13

Actualiza saldos
cuentas por pagar

15

Tesorera

Sub-proceso Cuentas por Pagar

Leyenda:
Inicio / Fin

Decisin

Actividad

Base de
datos

Conector

Conector
Pgina

Docum
Fsico

Docum
Electrnico

Proceso

III.

MATRIZ DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

A continuacin se presentan los resultados de la evaluacin del control
interno del proceso de Tesorera.
La Matriz de Evaluacin del Control Interno tiene la siguiente
estructura:

Objetivo: indica el resultado esperado del control.

ID Riesgo: nmero de referencia del riesgo.

Riesgo: posible evento o situacin a ocurrir en caso de que el

control no funcione o exista.

ID Control: nmero de referencia del control.

Control: describe la actividad especfica del control.

Tipo de Control: los cuales pueden ser:

P Preventivo
D Detectivo
M Manual
S Sistema / Automatizado
Recomendacin: indica la situacin observada con la sugerencia
o recomendacin a considerar para lograr el objetivo del control.
Es importante mencionar que puede darse el caso de que existan varios
controles para mitigar un riesgo o un control que sirva para mitigar varios
riesgos; es decir, un control est asociado a varios riesgos o que un riesgo
a varios controles.

Objetivo
Los cobros
recibidos por Caja
sean
oportunamente
registrados en las
cuentas
bancarias de la
empresa.

ID
Riesgo
1

Riesgo
Los pagos con
cheque u otros
cobros podran no
ser depositados
en las cuentas
bancarias de la
empresa.

ID
Control
1

Las cobranzas
sean registradas
oportunamente
en la contabilidad.

Cuentas por
cobrar
inexistentes
debido a que el
monto adeudado
ha sido cancelado
por el cliente,
afectando la
integridad del
saldo.

Control

Tipo de
Control

Recomendacin

Los cheques son depositados en

el banco el da en el que son
recibidos.

P-M

No se encontraron observaciones.

El Analista Financiero revisa

diariamente los depsitos a las
cuentas bancarias de la empresa
a travs de la consulta por
internet del banco y los coteja
con los voucher de los cheques
depositados.

D-M

Todos los cheques son sellados

No Negociable y son girados a
nombre de la empresa.

P-M

Diariamente, los pagos recibidos

son aplicados a facturas
individuales por el Asistente
Financiero en el Sistema SAP.

P-S

El Analista Financiero Senior

revisa semanalmente el estado
de cuenta de clientes y verifica
los cobros recibidos.

D-M

No se encontraron observaciones.

Objetivo
Las cobranzas
sean registradas
correctamente al
cliente que
corresponde.
Las funciones
para registrar,
aprobar y
conciliar se
encuentren
adecuadamente
segregadas.

ID
Riesgo
3

Riesgo
Cobranzas
registradas
incorrectamente a
otro cliente.

Carencia de una
adecuada
segregacin de
funciones, por lo
que errores
posiblemente no
podran ser
detectados.

ID
Control
5

Control

Tipo de
Control

Recomendacin

El Analista Financiero Senior

revisa semanalmente el estado
de cuenta de clientes y verifica
los cobros recibidos.

D-M

No se encontraron observaciones.

El Analista Financiero registra las

cobranzas en SAP.

P-S

El Analista Financiero realiza

mensualmente el anlisis de las
cuentas por cobrar a clientes.

D-M

El Analista de Finanzas tiene

acceso en SAP a funciones
crticas como: emisin de
comprobantes de pago, registro
de cobros y anlisis de las
cuentas por cobrar, con lo cual
existe una inadecuada
segregacin de funciones.

El Analista Financiero tiene

accesos en SAP para emitir
facturas, notas de crdito y notas
de dbito.

P-S

Se sugiere asignar las labores de

emisin de comprobantes de pago
a otro asistente y el anlisis
mensual de las cuentas por cobrar
debe ser realizado por el Analista
Financiero Senior, a fin de
garantizar la segregacin de
funciones.

Objetivo
El acceso a
facturacin,
cobranzas y
registros crticos
sea permitido
solamente a
personal
autorizado de
acuerdo con sus
funciones.

Procedimientos
sean establecidos
para el adecuado
procesamiento de
las cuentas por
cobrar.

ID
Riesgo
5

Riesgo
El acceso al
sistema SAP
podra no estar
limitado a
personal
autorizado, lo que
podra ocasionar
registros y/o
modificaciones
indebidas.

Las acciones
sobre cobros no
podran ser
realizados
oportunamente.

ID
Control
8

Control

Tipo de
Control

Recomendacin

El acceso a SAP se realiza

mediante la contrasea de cada
usuario, el cual tiene un perfil en
el sistema SAP de acuerdo con
sus responsabilidades y
funciones.

P-S

El Analista Financiero es la nica

persona que tiene acceso al
registro de las cobranzas en
SAP.

Las labores del Analista

Financiero deben ser reasignadas
entre otros recursos del rea, ya
que debe existir una adecuada
segregacin de funciones en el
registro y conciliacin de las
cuentas por cobrar.

P-S

No existen procedimientos para

el sub-proceso de cuentas por
cobrar.

La Gerencia de Tesorera debe

realizar revisiones peridicas (p.e.
bimensuales) de los accesos del
personal en SAP, a fin de que los
perfiles se encuentren
actualizados con las funciones del
personal de dicha rea.
La Gerencia de la Compaa debe
definir formalmente
procedimientos que contemplen el
registro, revisin y seguimiento de
las cuentas por cobrar.
El procedimiento debe ser
proporcionado a todo el personal
involucrado a fin de que apliquen
lo estipulado por la Gerencia.

Objetivo
Procedimientos
sean establecidos
para el adecuado
procesamiento de
las cuentas por
cobrar.

Desembolsos
sean realizados
solamente por
bienes y servicios
recibidos.

ID
Riesgo
7

Riesgo

ID
Control

Existencia de
cuentas por
cobrar con
anticuamiento
significativo sin
que sean
detectadas y
monitoreadas
oportunamente.
Desembolsos
podran ser
efectuados por
servicios o bienes
no recibidos.

Control

Tipo de
Control
dem.

No existen procedimientos para

el sub-proceso de cuentas por
cobrar.

10

Todos los desembolsos tienen

una orden de compra autorizada
en el sistema SAP por el gerente
del departamento responsable
de la adquisicin, la cual se
encuentra asociada a
una factura en el sistema.

Recomendacin

P-S

No se encontraron observaciones.

Objetivo
Desembolsos
sean autorizados.

Pagos son
exactos y
registrados
oportunamente
en la contabilidad.

ID
Riesgo
9

10

Riesgo
Desembolsos
podran no
corresponder a
obligaciones de la
compaa.

Carencia de
integridad de los
saldos de las
cuentas por
pagar.

ID
Control
11

12

13

Control

Tipo de
Control

Recomendacin

Las facturas firmadas por la

gerencia que recibi el servicio o
bien se encuentran adjuntas a
los cheques. Todos los pagos a
proveedores son realizados con
cheque. Tico Electrnicos no usa
sistemas electrnicos o servicios
de transferencia bancaria
electrnicas. En el caso de
transferencias bancarias, la firma
de dos personas autorizadas es
requerida en la carta de solicitud.
En el caso de cheques tambin
debe ser firmado por dos
personas autorizadas.

P-M

No se encontraron observaciones.

Para registrar un pago se debe

asociar a una factura que se
encuentre registrada en SAP.

P-S

No se encontraron observaciones.

El sistema SAP no permite

registrar desembolsos por
importes mayores a la factura o
cuenta por pagar contabilizada.

P-S

Objetivo
Asegurar que las
obligaciones sean
pagadas de
manera exacta.

ID
Riesgo
11

Riesgo
Duplicacin de
pagos o pagos en
exceso.

ID
Control
14

13

Procedimientos
sean establecidos
para el adecuado
procesamiento de
las cuentas por
pagar.

12

Incurrir en
intereses o perder
beneficios por
pronto pago.

23

Control

Tipo de
Control

Recomendacin

Cuando una factura es pagada,

automticamente el sistema SAP
la retira de las cuentas por
pagar.

P-S

No se encontraron observaciones.

El sistema SAP no permite

registrar desembolsos por
importes mayores a la factura
contabilizada.

P-S

Finanzas tiene procedimientos

para el proceso de cuentas por
pagar documentado en correo
electrnico, el cual es distribuido
a todo el personal.

P-M

La Gerencia de la Compaa debe

definir formalmente
procedimientos que contemplen el
registro, revisin y seguimiento de
las cuentas por pagar.
El procedimiento debe ser
proporcionado a todo el personal
involucrado a fin de que apliquen
lo estipulado por la Gerencia.

Los desembolsos
sean registrados
correctamente al
proveedor que
corresponde.

13

Pagos registrados
incorrectamente a
otro proveedor.

No existe control.

Las cuentas por pagar deben ser

analizadas y reconciliadas por el
Supervisor de Tesorera, como
mnimo mensualmente, a fin de
verificar su integridad.

Objetivo
Las funciones
para registrar,
aprobar y
conciliar se
encuentren
adecuadamente
segregadas.

El acceso a
registro de
facturas, pagos y
otros registros
crticos sea
permitido
solamente a
personal
autorizado de
acuerdo con sus
funciones.

ID
Riesgo
4

Riesgo
Carencia de una
adecuada
segregacin de
funciones, por lo
que errores
posiblemente no
podran ser
detectados.

El acceso al
sistema SAP
podra no estar
limitado a
personal
autorizado, lo que
podra ocasionar
registros y/o
modificaciones
indebidas.

ID
Control
15

16

Control

Tipo de
Control

Recomendacin

El asistente de Tesorera registra

los pagos en SAP.

P-S

El Tesorero gestiona los pagos,

stos son aprobados por
personal autorizado por la Alta
Gerencia, los cuales no tienen
acceso a registrar transacciones
de pagos en el SAP.

P-M

Existe una adecuada segregacin

de funciones; sin embargo, se ha
identificado que no existen labores
de conciliacin. Ver
recomendacin en el punto
anterior.

El acceso a SAP se realiza

mediante la contrasea de cada
usuario, el cual tiene un perfil en
el sistema SAP de acuerdo con
sus responsabilidades y
funciones.

P-S

No se encuentra claramente
identificado el personal que tiene
acceso a transacciones referidas
a las cuentas por pagar.

La Gerencia de Tesorera debe

aprobar previamente los accesos
otorgados al personal asignado a
las transacciones de cuentas por
pagar. Se sugiere solicitar al rea
de Sistemas la relacin del
personal con accesos y privilegios
a dichas funciones en el SAP.
La Gerencia de Tesorera debe
realizar revisiones peridicas (p.e.
bimensuales) de los accesos del
personal en SAP, a fin de que los
perfiles se encuentren
actualizados con las funciones del
personal de dicha rea.

Objetivo
El balance de
caja y bancos se
encuentre
establecido con
exactitud.

ID
Riesgo
14

Riesgo
Carencias de
fondos podran no
ser detectadas y
resultar en una
sobreestimacin
de los saldos de
caja.

ID
Control
17

Control

Tipo de
Control

Recomendacin

Finanzas tiene procedimientos

para el proceso de
administracin de caja y bancos
documentado en correo
electrnico, el cual es distribuido
a todo el personal

P-M

La Gerencia de la Compaa debe

definir formalmente
procedimientos que contemplen el
registro, revisin y seguimiento de
las cuentas por pagar.
El procedimiento debe ser
proporcionado a todo el personal
involucrado a fin de que apliquen
lo estipulado por la Gerencia.
Conciliaciones bancarias deben
ser realizadas mensualmente por
el Contador de la Compaa.

La caja chica es
administrada de
manera
apropiada.

15

Fondos de la
compaa podran
ser utilizados de
manera indebida.

18

19

La caja chica se encuentra en la

caja fuerte de la empresa y cuya
llave se encuentra bajo la
custodia del Tesorero.

P-M

Todos los desembolsos de caja

chica son aprobados
previamente por el gerente del
rea que lo solicita.

P-M

No se encontraron observaciones.

Objetivo
Toda la
documentacin e
informacin
relativa a las
transacciones de
caja se encuentra
disponible.
Todas las
transacciones de
caja y bancos son
documentadas
apropiadamente.

ID
Riesgo
16

17

Riesgo
Falta de
documentacin o
informacin
relativa a las
transacciones de
caja.

Documentacin
ficticia podra ser
creada para las
transacciones de
caja.

ID
Control
20

21

22

Control

Tipo de
Control

Recomendacin

El personal de contabilidad
mantiene el registro de todos los
desembolsos y recibos junto a la
documentacin correspondiente
como facturas, comprobantes de
cheque, cartas de transferencia e
ingresos dentro del SAP.

P-M

No se encontraron observaciones.

Todos los desembolsos tienen

una orden de compra autorizada
en SAP y facturadas firmadas
por los gerentes de rea.

P-S

El personal de Contabilidad debe

conducir revisiones aleatorias
(arqueos) de caja chica. Este acto
debe ser refrendado por el
personal involucrado en dicha
revisin.

El Gerente de rea revisa

mensualmente todos los gastos
realizados por los empleados,
que corresponden a
desembolsos de caja chica.

D-M

CASO GRUPAL: Planillas y Recursos Humanos

Objetivo

ID
Riesgo

Riesgo
Procesamiento de
planilla:

Pago de planilla:

Vacaciones:

Liquidacin/Cese
de personal:

Reclutamiento de
personal:

ID
Control

Control

Tipo de
Control

Recomendacin