Abril 27 de 2007

PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE BIENES ENTRE UNIDADES DEL MDN QUE

SE ENCUENTRAN EN SILOG Y LOS MOVIMIENTOS ENTRE ESTAS Y LAS QUE NO
ESTN EN EL SILOG
Ante las observaciones presentadas por los contadores del Ministerio de la Defensa, Comando Fuerza Area, Armada Nacional y de la DIRAF Polica Nacional en el sentido de los efectos contables producto de los
movimientos automticos que se generan con el sistema de informacin SAP R/3 implementado por el Grupo SILOG para los traspasos intersociedades y que en tiempo simultneo afecta las cuentas en las dos unidades se explica el detalle del procedimiento actual.
Responsable:

Aprueba:

El procedimiento que se encuentra establecido en la actualidad para el

manejo de los traslados de bienes entre unidades del MDN que estn en
lnea con el sistema SILOG bajo la plataforma SAP/R3 est configurado
de la siguiente manera:

Gerencia General
SILOG - CNMC MDN

1. ELEMENTOS DE CONSUMO: SITUACION ACTUAL

Mdulo Logstico

Editorial
El sistema SAP R/3 maneja la
informacin en tiempo real, es
decir, desde el momento que se
ingresa un dato al sistema, la
informacin se actualiza en toda
la plataforma y queda disponible
de manera inmediata para todos
los usuarios del sistema. Esto
significa que hay que ser muy
cuidadosos en registrar de manera oportuna y precisa los movimientos en el sistema pues en el
caso de los movimientos intersociedades la informacin que se
ingresa al sistema afecta sociedades financieras distintas. En
este nmero se explica el traslado de bienes entre diferentes
sociedades FI, por lo que se
requiere que en cada unidad se
revise el procedimiento y se definan polticas que aseguren la
calidad de la informacin registrada en el sistema.
Se espera que la informacin de
este BOLETN sea divulgado a
todos los funcionarios que participen del proceso de traslados
de bienes entre unidades.

Con la figura de intersociedades a travs de un pedido de traslado, la

unidad que enva contabiliza de manera inmediata a la unidad que
recibe, afectando las cuentas de inventarios respectivas, dejando ese
inventario en la unidad que recibe bajo una condicin especial que se
denomina inventario en trnsito. Hasta tanto fsicamente los elementos no hayan llegado a la unidad y sean incorporados logsticamente
(Cantidades) al almacn que corresponda, cambiando la condicin
del inventario en trnsito a disponible, lo cual no genera ningn documento financiero pues no tiene afectacin contable, esto sin tener en
cuenta si la entrega se hace directamente a un responsable o se
hace a travs de envo hacia otra unidad a travs de un encargado.
1.0. ALTERNATIVAS DE TRASPASO DE INVENTARIOS CON SAP R/3

1.1. La unidad considera que la afectacin contable de las dos sociedades que se genera en tiempo real cuando una Unidad a travs del
sistema SAP R/3 despacha material mediante un pedido de traslados
no tiene ningn tipo de implicacin, toda vez que financieramente
siempre se va a tener el control de estos movimientos intersociedades, se puede aplicar esta funcionalidad estndar generando en primera medida un pedido de traslado y con base en este pedido generar la salida de mercancas con clase de movimiento 351. Esta funcionalidad garantiza que el inventario de la Unidad que despacha
siempre va a estar con las cantidades reales fsicamente y la trazabilidad durante todo el ciclo logstico.
As mismo, a travs de la transaccin ZMB5T las reas logstica y
financiera de la Unidad que esta pendiente por recibir el bien y que
contablemente ya fue afectada, puede llevar el control del material
exigiendo al almacenista correspondiente que monitoree de forma
permanente, la ubicacin de su material.
contina en la pgina 2

Bogot, Base Area CATAM - Telfono 425 50 50

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1.2. Si la unidad considera que el movimiento contable debe ser realizado una vez la
Unidad que recibe el bien confirme el recibido a satisfaccin de los elementos enviados,
la responsabilidad sobre esos bienes sigue
siendo del almacenista que enva, y siguen
figurando en los inventarios de la unidad
bajo una condicin especial que se denomina material facilitado a un proveedor. El sistema genera un documento de salida en
donde se indica la descripcin de los elementos con toda su informacin logstica,
pero con valor cero teniendo en cuenta que
la responsabilidad tanto logstica como financiera sigue siendo de la Unidad que despacha el material. En cualquier caso el sistema
permite manejar la funcionalidad.

traspaso con clase de movimiento 542 el

cual devuelve los elementos nuevamente
al inventario, dejandolos como inventario
en libre utilizacin con las mismas series y
toda la informacin logstica respectiva,
por ello es muy importante que simultneamente a este movimiento el almacenista que despach el material genere en el
sistema el pedido de traslado intersociedades y finalmente realice la respectiva
salida de materiales con referencia a un
pedido y con clase de movimiento 351,
para evitar que estos mismos elementos
sean considerados para otro movimiento u
otra utilizacin dentro del sistema, con la
novedad que estos ya no estn fsicamente.

PROCEDIMIENTO

Esta situacin podra generar riesgo toda

vez que el almacenista en un momento
dado si se presenta algn faltante en su
almacn podra pensar en hacer un movimiento de esta naturaleza para justificar
sus movimientos y saldos, en el caso de
presentar alguna revista o pruebas selectivas de inventario, por lo que habra que
pensar en la forma de contrarrestar este
evento efectuando continuo seguimiento a
la informacin del sistema y los soportes
legales que los respalden.

Se requiere realizar en el sistema transacciones adicionales por parte del almacenista, primero un movimiento de traspaso
con clase de movimiento 541, salida de
almacn, para dejarlo como material facilitado a un proveedor que en este caso ser el nombre del almacenista de la unidad
a donde se trasladan los elementos, en
esa condicin los elementos no se encuentran disponibles para cualquier otra
unidad o movimiento que se requiera.
Cuando la otra unidad confirma el recibo
de los elementos a travs de un correo
electrnico, un oficio o su equivalente el
almacenista de la Unidad que despach el
material debe realizar un movimiento de

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1.3. Cuando se trate de movimientos de traslado entre unidades fuera de SILOG se seguirn realizando como hasta ahora con clases de movimientos Z08 y Z10 RESPECTIVAMENTE, AQU NO HAY NINGUNA MODIFICACIN.

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2. ACTIVOS FIJOS: SITUACION ACTUAL

Cuando el almacenista genera la salida del
activo, debe cambiar en el Dato Maestro del
Activo Fijo el campo supranmero a travs
de la transaccin AS02 o ZMODIAM.
Se daran dos situaciones:
Cuando se hace el traslado a una unidad
fuera de SILOG a travs de la transaccin
ZF92, en este caso no se requiere cambiar
responsable, supranmero, ni centro de costo.
Cuando el traslado se realiza entre unidades
que se encuentran en SILOG: transaccin
ZABT1, en este caso si se requiere cambiar
el responsable y el supranmero como tambin el centro de costo.
Para ver los activos que se encuentran bajo
esta condicin, el usuario ingresa por la transaccin AR01 crea una variante en la cual
se contempla el supranmero el cual corres-

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ponde al NIT de la unidad a donde se envan

los ACTIVOS FIJOS.
Es de aclarar que para aquellos casos en
que hay un responsable que viene y recoge
los elementos y firma la salida del almacn
respectivo, se sigue aplicando el procedimiento inicialmente planteado con efecto
multisociedad.
3. RECOMENDACIN
HAY QUE TENER EN CUENTA QUE CUANDO SE
HAGA EL CAMBIO DEL RESPONSABLE ASIGNNDOLO A UN NIT DE UNA UNIDAD O DE OTRA
FUERZA, SE DEBE VERIFICAR CON LOS DOCUMENTOS SOPORTES QUE AVALEN EL RESPECTIVO
MOVIMIENTO POR LA TRANSACCIN AR01.
EN CUALQUIERA DE LOS CASOS EL SISTEMA PUEDE SOPORTAR LA NECESIDAD DEL USUARIO, ESTA
SITUACIN ES NETAMENTE PROCEDIMENTAL. AL
INTERIOR DE CADA FUERZA SE DEBE ESTABLECER
LA POLTICA EN MANEJO DE LOS BIENES Y SU
CONTROL.