CURSO ADMINISTRAO DO TEMPO

Autor: Jlio Csar Zanluca

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Permitido a reproduo e distribuio - desde que gratuita e citada a fonte e o autor.
INTRODUO
Todos ns possumos a mesma quantidade de tempo diria: 24 horas. Alguns usam estas horas de
forma proveitosa e til, enquanto outros tm dificuldades em coordenar este recurso to limitado e
precioso.
Se tempo dinheiro, importante sabermos aproveit-lo bem, j que no possvel guard-lo,
vend-lo, alug-lo ou fazer qualquer outra coisa, seno somente us-lo.
Vamos aprender, neste curso, as principais tcnicas de utilizar adequadamente o tempo. V em
frente e persista: voc vencer! Quase todos ns somos muito ocupados, mas sempre haver
espao para nos aperfeioarmos e melhorarmos nosso dia-a-dia.
O nico derrotado aquele que desistiu de lutar !

MDULO 1 COMO TER TEMPO?

Para se ter tempo, preciso administr-lo da melhor forma possvel.

PLANO DE AO DIRIO
Voc precisa adotar um plano de ao para o seu dia. Se no o fizer, ir dedicar tempo precioso
quilo que aparecer primeiro na sua mesa de trabalho.
Trabalhe com o que IMPORTANTE e no somente com o que URGENTE. Comece o dia
fazendo um esquema geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria de
realizar. No permite que suas preocupaes dirias lhe impeam de planejar seu esquema.
Exemplo:
(as tarefas mais importantes e prioritrias esto sublinhadas)
8 horas: Ler o jornal
8.15 horas: Ler relatrio da diretoria
8.30 horas: Reunio com chefia
8.50 horas: leitura dos e-mails

9.10 horas: Projeto do novo produto

9.50 horas: Pausa para ginstica
10 horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE
11 horas: Redigir relatrio da visita do cliente
12 horas: Almoo
13.30 horas: Telefonemas e pendncias
14.30 horas: Leitura da correspondncia
15.00 horas: Visita seo de Pesquisa e Desenvolvimento
15.30 horas: Reunio do Departamento Comercial e Marketing
17.00 horas: Reviso final do relatrio de visita do cliente
17.50 horas: Programao geral para o dia seguinte
No incio, talvez seja difcil voc organizar suas tarefas. Compre uma agenda e v incluindo os
horrios e tarefas. A medida que o dia for progredindo, v assinalando o que voc j fez. Isto
representar uma motivao a mais, j que, ao final do dia, voc poder olhar a lista e (certamente)
poder dizer: quanta coisa que eu fiz!
Se voc no gosta de usar agendas prontas, basta copiar o modelo adiante para seu editor de texto, e
preencher diariamente ou imprimir para preencher a caneta ou lpis:

MODELO
(copie a partir daqui)
PLANO DE AO PARA O DIA ....../........../..........
Horrio
Tarefa

Tudo bem? Vamos em frente...

CONCENTRAO!

Efetuada?

A melhor maneira de economizar tempo concentrar-se no que voc faz. No possvel fazer 2 ou 3
coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as foras nela. No interrompa para dar
uma telefonada, ou para bater papo, etc. V AT O FIM! Poucos problemas resistem a um ataque
macio.
Como aumentar sua concentrao? Talvez voc ter que desligar o rdio, ou a TV, ou parar de comer
e beber durante a execuo de suas tarefas... Ler um jornal e ao mesmo tempo tentar redigir um
relatrio tcnico algo extremamente difcil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu relatrio!

CRIE MODELOS!
Uma das formas de conseguir ganhar tempo padronizar certos servios, como relatrios. Guarde
em seu computador modelos ou relatrios que voc j elaborou, e utilize-os para fazer novos
relatrios (bastando s preencher os dados que so solicitados pelo seu relatrio especfico).
Tudo o que voc faz que rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os procedimentos.
Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha eletrnica) para
guardar relatrios e efetuar clculos e controles financeiros dirios.
Outro exemplo: guarde os documentos que voc tem que lidar diariamente em um s lugar (pasta)
para ter acesso imediatamente a qualquer um deles, sem perder tempo em procurar nas gavetas ou
arquivos.
Exerccios do Mdulo 1:
a) Escreva abaixo 2 ou 3 coisas que diariamente voc tem de fazer, obrigatoriamente, no seu
trabalho:
1.............exemplo: ler o relatrio dirio de acompanhamento de clientes

2.............
3.............
b) Muito bem, agora estabelea um horrio determinado para que cada tarefa acima seja executada:
Tarefa
Exemplo: ler o relatrio dirio de acompanhamento de clientes

Horrio dirio

8.15 s 8.50

c) Tudo OK? Agora relacione outras tarefas e aes corriqueiras que voc precisa fazer, para incluir
no seu Plano de Ao Dirio:
Tarefa ou Ao

Tempo necessrio por dia

20 minutos

Exemplo: ler os e-mails

d) Muito bem! Agora organize seu dia, com base nos exerccios b e c anteriores (se necessrio, use o
modelo sugerido nesta lio). Voc consegue!

MDULO 2: PAUSAS E ORGANIZAO...

Uma das nossas tendncias, quando estamos com pouco tempo, tentar fazer tudo ao mesmo tempo,
no mesmo dia, nem que para isso fiquemos trabalhando at as 23 horas...

PAUSAS!
Mas trabalhar durante longas horas, sem fazer um descanso, no bom modo de aproveitar
eficazmente o tempo. A energia acaba e o tdio instala-se, cansao fsico e mental terminam por
sepultar o aproveitamento. Trocar, por alguns minutos, um trabalho mental por um fsico (caminhar,
respirar intensamente, exerccios leves, etc.) ajuda a recuperar o nimo.
No pense que um repouso desperdiar tempo. Ele aumentar a eficincia, beneficiando sua sade,
na medida que alivia a tenso. Tudo o que contribua para manter sua boa sade um bom emprego
do seu tempo!

ORGANIZAO DA PAPELADA...
A pior coisa para perdermos tempo a confuso de papis sobre a mesa. A desordem prejudica a
concentrao, provoca tenso e frustra-nos com a sensao que estamos soterrados.
Sempre que sua mesa esteja se tornando catica, reserve algum tempo para organiz-la: separe os
papis em 4 montes:
1) o que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papis velhos,
anotaes gerais...
2) providncias imediatas
3) prioridade menor
4) para leitura posterior
Arquive somente o que imprescindvel. Arquivar muitos documentos multiplica a necessidade de
espao e tempo para administrar, tanto o espao quanto o arquivamento.
Ao final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguinte comear livre e sem entulhos do dia
anterior.

Arranje 3 pastas de cartolina e coloque os papis em cada pasta (cada pasta deve Ter uma cor
diferente, para facilitar). Exemplo:

Pasta Azul: Para leitura posterior

Pasta Verde: Prioridade menor
Pasta Vermelha: Prioridades imediatas!
Muito bem! Agora voc j sabe o que atacar de frente: a pasta vermelha (prioridades imediatas!). V em frente e voc
obter... uma grande vitria!

AS TAREFAS A LONGO PRAZO...

Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo para entregar, etc.
So tarefas que, nossa tendncia, deixar para o ltimo dia... No faa isto!
Aplique um plano rpido e pequeno para voc vencer uma grande tarefa, com prazo marcado. Veja o
seguinte exemplo:
TAREFA: Escrever o relatrio anual de desempenho de minha seo.
Prazo para entrega: 25 de maro

Distribuio das tarefas menores:

Data

10 de fevereiro
15 de fevereiro
10 de maro
20 de maro
25 de maro

Executar:
Procurar o relatrio do ano anterior para servir de modelo
Pedir para o pessoal escrever, em 10 a 20 linhas, o que acharam que
realizado de importante no ano anterior (novos clientes, treinamento,
nova forma de trabalho, etc.)
Escrever a primeira verso do relatrio, juntando o modelo + o que o
pessoal j escreveu
Reviso e alteraes
Enviar o relatrio para a Diretoria

Viu como fcil?

Use este Modelo:
Nota: aps preencher, coloque na pasta VERDE (prioridade menor), e, perto do prazo da entrega da tarefa, coloque na
pasta VERMELHA (prioridade imediata).

Copie a partir daqui

PLANO DE EXECUO DO PROJETO/TAREFA:
DATA
EXECUTAR:

Foi feito?

Exerccios do Mdulo 2:
a) Defina um horrio, tanto de manh quanto tarde, em que voc far uma pausa s sua no seu
trabalho e se dedicar a uma rpida relaxada, ou a ginstica leve ou a ler aquele livro guardado
durante anos na sua gaveta...
b) Pratique, diariamente, o que voc estabeleceu no exerccio anterior
c) Verifique agora os papis na sua mesa. Separe-os nos 4 tipos. Jogue o maior nmero possvel no
lixo! Pegue os 3 tipos de papis que sobraram e coloque nas pastas de papelo (se no tiver,
improvise at comprar... marque na agenda para no esquecer!).
d) Ataque, de imediato, a pasta vermelha (ou aquela que voc separou para as PROVIDNCIAS
IMEDIATAS).
e) Muito bem! Pense numa tarefa que voc tem que realizar daqui a um ou dois meses. Escreva
qual esta tarefa: ....................
f) OK. Agora anote quais as aes que voc precisa fazer para conseguir entregar a tarefa:
AES PARA CUMPRIR A TAREFA:
1.
2.
3.
4.
5.
g) Viu como fcil? Agora basta definir as DATAS em que voc ir desenvolver cada tarefa:
DATA

TAREFA:
1.
2.
3.
4.
5.

h) Agora coloque na pasta VERDE (prioridade menor) a relao que voc fez no exerccio g. Ao se
aproximar a data (2 ou 3 dias antes) que voc colocou, transfira para a pasta VERMELHA
(providncias imediatas). Aps cumprir aquela ao, o papel pode voltar para a pasta VERDE, e
assim sucessivamente. VOC VENCER!

MDULO 3 GANHANDO TEMPO POR PARTES

O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO...
Existe diferena entre esforar-se por executar um trabalho timo e empenhar-se para atingir a
perfeio. O primeiro caso alcanvel, produtivo e necessrio. O segundo quase inatingvel.
Por que se esforar para fazer uma carta perfeita, se o seu chefe ir ler apenas os aspectos principais,
para depois jog-la num arquivo qualquer ou mesmo no lixo?
Por que imprimir 10 pginas novamente na impressora ou no xerox, se o erro est apenas na palavra
comecar, que voc esqueceu de colocar o ? mais sensato, econmico e rpido apenas incluir
o sinalzinho abaixo do c!!!!
Raramente os perfeccionistas, aqueles que querem a perfeio em tudo (ou quase tudo) tem tempo
para si, para os outros, ou para serem perfeitos!

DIGA NO !!!
O uso da palavra no uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a recusar, com
educao mas firmemente, qualquer solicitao que no lhe parea imprescindvel para alcanar os
resultados.
Voc pode desculpar-se dizendo que no deseja livrar-se do trabalho, mas dedicar-se melhor naquilo
que realmente considera importante, e assim poder[a Ter chance de livrar-se dos trabalhos
improdutivos.
Quando nossa nica preocupao no ofender aos outros, acabamos entulhados de prioridades
alheias.
Exemplos:
1) Voc foi convidado para estar numa reunio de outro departamento, mas que nada tem a ver com
suas tarefas ou com os clientes. Apenas convidaram voc porque querem valorizar a turma.
Recuse sem hesitao!
2) Voc recebe um telefonema para dar uma opinio de marketing para um conhecido, onde dever
cadastrar seus dados e responder a um questionrio na internet, com 50 perguntas (ou mais...!).
Delicadamente, diga que voc no dispe do tempo necessrio para dar ateno devida ao
assunto e... tchau!

ESTAS TAREFAS ADIADAS...

Um hbito enraizado evitar atacar de frente os problemas, adiando-o at que se torne muito maior
do que realmente . Qualquer um pode mudar seus costumes.
1) Decida iniciar sua mudana assim que terminar este curso, enquanto ainda estiver motivado.
Tomar este primeiro passo imediatamente importante.
2) No tente fazer coisas demais com pressa excessiva. Obrigue-se, apenas, agora mesmo, a fazer
algo que voc esteja adiando. Depois, a partir de amanh de manh, comece cada dia fazendo o
que voc considera mais desagradvel na sua responsabilidade diria. Voc se sentir satisfeito
consigo mesmo ao pensar que, passados apenas 15 minutos do dia, j se livrou do pior que tinha
a fazer.
Discipline-se nas prximas 2 semanas, para no abrir excees a estas regras, e voc triunfar e
conseguir estabelecer suas metas! Isto se tornar um hbito enraizado e permanente, voc ter a
satisfao de mudar e vencer o tempo!

CORTE!
H inmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo sobre futebol, na hora do
trabalho, falar ao telefone alm do imprescindvel, remeter um e-mail sobre coisas corriqueiras, que
no precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele monto de malas diretas que chegam a sua
mesa diariamente....
Estabelea horrios em que atender telefonemas de marketing direto (se que voc quer atender
este tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo queles que desejam interromper suas atividades
para serem breves e diretos. No se trata de m educao, mas de conduta apropriada para vencer as
responsabilidades que voc tem!
Ah! Mas ento eu no posso mais conversar sobre futebol com meus colegas? Claro que pode! Mas
utilize o tempo do almoo!

DELEGAR:
Ns precisamos saber distinguir entre aquilo que ns temos que fazer e aquilo que podemos deixar
outros executar, por delegao direta. Delegar quer dizer incumbir, entregar uma tarefa a outrem,
transmitir permisso de executar em meu lugar.
O que voc poder deixar que seus subordinados faam? Faa uma revista de suas tarefas dirias, e
verifique que parte delas dispensa sua ao direta!
Se voc delegar corretamente, Ter mais tempo para assumir (novas) tarefas, mais complexas e de
acordo com sua competncia, fazendo-o progredir profissionalmente!
Exerccios do Mdulo 3:

1. Voc um perfeccionista? Responda cada uma das perguntas com um nmero, segundo a
seguinte escala:
0 (zero) para NUNCA
1 para DE VEZ EM QUANDO
2 para QUASE SEMPRE
3 para SEMPRE:
( ) Se voc erra ao escrever um bilhete, ao invs de riscar o erro, voc escreve tudo de novo, em outra folha.
( ) Voc revisa um relatrio, a procura de erros, mesmo aps de j o ter entregue.
( ) Voc enfeita (coloca colorido, desenhos, etc.) seu trabalho, sempre que possvel, para agradar a quem o recebe.
( ) Um amigo lhe pede uma opinio sobre um assunto, em que voc um especialista. Voc d sua opinio, mas se
estende nos detalhes, e fala por pelo menos 10 a 15 minutos.
( ) Numa reunio, voc precisa votar num assunto. Alm de votar, voc faz questo de explicar aos outros por que
votou daquela maneira.
( ) Voc passa a limpo seus rascunhos, para uma nova folha, antes de digitar ou de redigir o texto definitivo.
Some seus pontos aqui: .......
Vamos aos resultados:
De zero a 5: parabns! Voc, certamente, no um perfeccionista!
De 6 a 10: est na mdia, mas lembre-se que o perfeccionismo no significa, necessariamente, melhor qualidade no
trabalho...
Acima de 10: voc tem um estilo perfeccionista. Quanto lhe custa isto? Vale a pena?
2) Lembre-se de 2 coisas que voc PRECISA dizer no e no tem coragem. Agora, anote-as e tome a deciso de dizer
NO assim que for solicitado a fazer!
Preciso
dizer
NO
para
a
seguinte
pessoa:
..........
que
me
convidou
para
fazer
o
seguinte: .......................................................
Tambm preciso dizer NO para o .............. (coloque o nome da pessoa) que quer que eu me responsabilize
por ...............................................

3) Pense em uma tarefa que voc vem adiando, adiando... Escreva aqui esta tarefa: ................
4) Com base na sua resposta anterior, possvel:
a)
b)
c)
d)

Delegar esta tarefa para algum? Se sim, quem? Ento delegue-a!

Cancelar esta tarefa, sem prejuzo para voc, sua empresa, seus clientes? Se sim, cancele-a imediatamente!
Repartir esta tarefa com algum? Se sim, quem? Ento, o que voc est esperando?
Fazer a tarefa imediatamente, agora? Se sim, execute-a!

MDULO 4: VENCENDO A FALTA DE TEMPO

As orientaes apresentadas nesta lio nem sempre sero teis para voc. Mas certamente podero
lhe ajudar a encontrar meios de administrar melhor seu tempo:
1) COMO LER UM LIVRO
Andando de nibus: o tempo que voc usa no transporte coletivo pode ser usado para ler aquele
livro que h anos voc est tentando concluir. Depois que tiver o hbito, voc ler normalmente.
Sero dezenas de livros por ano!
Mas, se voc no quer, definitivamente, ler no nibus, ento leia... na frente da TV! Isto mesmo,
enquanto est assistindo a TV, tenha um livro aberto. Assim que soar o plim plim da propaganda...
comece a ler seu livro! Em um ano, voc ter lido pelo menos dois a trs livros mdios, dependendo
do tempo de voc assiste TV...
2) INTERNET E FILA DE BANCO
Fila de banco? Nunca mais! Se voc tem internet, faa (quase) todas as transaes via internet. A
economia chega a 3 ou 4 horas por ms (fora o tempo de deslocamento at a agncia bancria). Fale
com seu gerente! (H outras opes tambm, como dbitos automticos de gua, luz e telefone,
conhea-as, utilize-as e ganhe tempo!)
3) NO TRNSITO...
impossvel prever o desperdcio de tempo no trnsito. Mas este sempre haver, pois cada dia as
estradas ficam mais cheias. Se voc se desloca de veculo, que tal combinar com um colega que
mora na mesma regio que a sua e tentar dividir a conduo? Assim, de 2 em 2 dias voc ser o
passageiro, e poder: ler um livro, escrever um relatrio, aprender ingls (CD porttil)... gostou?
4) SUPERMERCADO:
Faa sempre uma lista de compras, ANTES de ir ao supermercado. Assim, voc no perder tempo
imaginando o que deveria comprar, e tendo que retornar depois para completar a compra... (voc vai
economizar tambm combustvel e ir evitar de comprar aquelas ofertas inteis...).
5) VENDEDORES... PESQUISADORES E OUTRAS DORES....
Tem um monto de gente querendo disputar seu tempo. Talvez o telemarketing ativo (quando o
pessoal fica ligando para voc para vender qualquer coisa chamada de lanamento, com inmeras
vantagens da promoo...) seja o mais moderno e sutil meio de gastar seu tempo, dinheiro e
pacincia.
S h um jeito de eliminar estas dores: diga no imediatamente! Se voc no gosta de dizer no,
ento diga: me telefone no ms que vem, at l vou pensar no assunto... Pelo menos voc ganhou
um ms de liberdade...

6) CURSOS
Pare de fazer cursos caros, demorados e ineficientes! Procure fazer os cursos intensivos, rpidos ou
on-line (como este que voc est fazendo). Voc economiza: transporte, estacionamento e... claro,
tempo!
7) MALA DIRETA, E-MAILS E OUTROS ENTULHOS
Mais de 50% de toda correspondncia postal e eletrnica verdadeiro entulho propagandstico ou
desperdcio de comunicao e recursos. Delete os e-mails de contedo publicitrio ou que nada tem
a ver com suas metas, imediatamente. Coloque no lixo as malas diretas e nem perca tempo abrindo
um envelope! Aps abrir milhares de malas diretas, ainda no achei um cheque ou cdula de
dinheiro vivo nelas...
8) CELULAR?
A maravilha do celular tambm um incmodo que rouba nossa concentrao e toca nas horas mais
desagradveis. Desligue-o! Mantenha-o ligado somente quando puder atend-lo.
9) DESCULPE, POR FAVOR E GENTILEZA...
Quando algum nos aborda e comea a falar ininterruptamente (inclusive nosso chefe), o que fazer?
Utilize as palavras mgicas: desculpe, eu preciso voltar ao trabalho..., por favor, posso dar
ateno a voc em outra oportunidade...? e gentileza, estou me lembrando de algo que preciso
fazer agora.... Falta de educao roubar tempo dos outros...!
PARABNS! Voc completou este curso, e agora poder praticar o que aprendeu. O que achou? No esquea de indicar
este curso para seus amigos e colegas!