PROCEDIMENTOS E ROTEIRO DE UMA REUNIO

(Sistematizao de Elias Arajo, com base em Elementos da Teoria da Organizao de

Clodomir Santos de Maraes)
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Pressupostos e procedimentos: ou os Dez Mandamentos para uma Reunio Produtiva e

Eficaz
1.1 Toda reunio deve ser precedida de convocao, feita com antecedncia mnima de 24 horas
a todos os que se pretende como participantes, de forma escrita;
1.2 O ato convocatrio da reunio especificar, necessariamente, data, hora, tempo de durao,
local, pauta da reunio, o(a) coordenador(a), o(a) secretrio(a) e o (a) cronometrista(a);
1.3 No prprio ato convocatrio dever constar para cada item da pauta, incluindo a leitura e
aprovao da mesma, os respectivos tempos que, uma vez aprovados, s podero ser
alterados mediante deliberao ao fim da apreciao de cada item, ressalvando-se que o
tempo alterado em um item ter que se descontado de outros em pauta, de modo a no
alterar o tempo geral da reunio;
1.4 Os materiais a serem discutidos na reunio, especialmente os que sejam objeto de
deliberao, s sero apreciados se tiverem sido reproduzidos e distribudos previamente,
com antecedncia mnima de 24 horas, de modo a garantir que todos tenham as mesmas
acesso a todas as informaes necessrias e em condies de participar dos debates e
deliberaes, ressaltando-se tambm que os participantes da reunio no devero ser
surpreendidos com assuntos includos de ltima hora na pauta, o que feriria o princpio
democrtico da reunio;
1.5 Os materiais a serem distribudos na reunio devem ser preparados cuidadosamente pela
coordenao dos trabalhos e, numa empresa pblica ou privada, devero ser: i) O Informe e
Balano Crtico (IBC); ii) O Plano de Trabalho (ver anexos). Para melhor encaminhamento
do processo de discusso e deliberao, recomenda-se que os pargrafos do IBC e as
atividades do Plano de Trabalho sejam numeradas, de modo a facilitar o pedido de destaque;
1.6 Em cada item de debate e deliberao, os participantes que quiserem se manifestar ou que
forem instados a tanto devero observar o tempo mximo de 2 minutos. Um tempo maior
que este s poder ser utilizado com autorizao dos demais integrantes da reunio, cabendo
ao cronometrista(a) dos trabalhos indicar o encerramento do tempo previsto para a
interveno. Este pressuposto objetiva, em primeiro lugar, garantir que todos tenham
oportunidade de participar do processo de apreciao; em segundo lugar, que cada
participante da reunio prepare de forma sucinta e objetiva sua interveno, mantendo o
foco no objeto de discusso, e evitando consideraes excessivas ou desnecessrias; e em
terceiro lugar, visa manter a disciplina individual e do conjunto dos participantes, condio
bsica para o exerccio da democracia com responsabilidade, pois, cada minuto perdido ou
mal utilizado por um, vai fazer falta para as intervenes dos demais e para o resultado final
da reunio;
1.7 As intervenes, quando feitas sobre o Plano de Trabalho executado ou em execuo,
devero basicamente se restringir ao cumprimento ou no das atividades previstas no
mesmo, o porqu ou um como que merea destaque e sirva capacitao do coletivo;
quando sobre a nova proposta de Plano de Trabalho, devero ser restringidas a propostas
objetivas de supresso (parcial ou total), adio ou modificao de atividades, com as

respectivas justificativas sucintas, claras e objetivas, de preferncia por escrito; quando

sobre o IBC, as intervenes devero limitar-se a propor algum item no incluso, a
supresso (parcial ou total), a adio ou modificao dos itens constantes, com as
respectivas justificativas, quando necessrias. Em ambos os casos (o Plano de Trabalho e o
IBC), s sero discutidos os itens que forem objetos de pedido de destaque durante a leitura;
1.8 O necessrio exerccio permanente da crtica, individual ou coletiva, ser feito sempre de
forma aberta, e construtiva, exclusivamente nas reunies, devendo constar no IBC, de modo
a contribuir para o crescimento e aperfeioamento do grupo, ressaltando-se que as crticas
realizadas fora da reunio podem dar origens a fofocas, animosidades e formao de
faces, que certamente levaro destruio de dois dos principais pilares de sustentao de
qualquer empresa: a Unidade e a Disciplina;
1.9 Cada participante da reunio dever ter em mos as propostas de Planos de Trabalho e de
IBC, registrando nas mesmas as deliberaes da reunio (aprovada, rejeitada, alterada), de
modo a garantir, desse modo, a imediata vigncia e os encaminhamentos necessrios ao fiel
cumprimento das decises coletivas.
1.10 O tempo de uma reunio normal de trabalho no dever ultrapassar uma hora de durao.
As reunies de avaliao e planejamento de unidades de uma empresa normalmente so
realizadas ao fim de cada semana. A Diretoria ou coordenao geral tambm deve promover
uma reunio entre os coordenadores das unidades, de modo a consolidar os instrumentos de
planejamento, execuo, avaliao e controle (Plano de Trabalho e IBC), e apresent-los, no
caso de organizaes autogestionrias, assemblia geral dos scios.
Roteiro da Reunio
1.1
1.2
1.3
1.4

Data:
Local:
Tempo de durao: 1 hora
Pauta:
Leitura e aprovao da pauta: 04 minutos
Leitura e aprovao do IBC: 16 minutos
Leitura e Aprovao do Plano de Trabalho: 30 minutos
Encaminhamentos: 10 minutos
1.5 Coordenador(a):
1.6 Secretrio(a):
1.7 . Cronometrista:
Braslia DF, julho de 2006