Anda di halaman 1dari 70

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam

perkembangan

zaman

saat

ini, usaha harus

mengikuti

perekonomian modern yang semakin kompleks dengan tingkat persaingan


yang tinggi dan kemampuan memperoleh laba. Perkembangan perusahaan
disegala sektor sebagai salah satu kemajuan perekonomian modern dalam
berbagai bidang usaha jasa serta usaha-usaha lainnya. Peranan perusahaan
sangat penting karena dapat meningkatkan pendapatan baik negara maupun
masyarakatnya. Perusahaan adalah sebuah organisasi yang beroperasi dengan
tujuan menghasilkan keuntungan dengan cara menjual produk (barang dan
jasa) kepada para pelanggannya. Ditinjau dari jenis usahanya, perusahaan
dibedakan menjadi: perusahaan

jasa, perusahaan dagang dan perusahaan

manufaktur.
Perusahaan dagang (Merchandising Business), perusahaan jenis ini
menjual

produk

(barang

jadi),

akan

tetapi

perusahaan

tidak

membuat/menghasilkan sendiri produk yang akan dijualnya melainkan


memperolehnya dari perusahaan lain.
Untuk mengetahui informasi keuangan pada perusahaan dagang dapat
disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Penelaah mengenai laporan
tahunan kebanyakan perusahaan menunjukan tingginya persentase persediaan
terhadap total aset yang dimiliki oleh perusahaan. Persediaan tersebut

merupakan investasi yang sangat berharga yang nantinya diharapkan dapat


meningkatkan arus masuk kas (cash inflow) sehingga memberi dampak pada
peningkatan laba perusahaan.
Persediaan merupakan aset yang sangat sensitif terhadap keusangan,
penurunan harga pasar, pencurian, pemborosan, kerusakan dan inefesiensi
biaya akibat kurang efektifnya pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan.
Selain itu, persediaan juga membutuhkan investasi yang sangat besar.
Berdasarkan karakteristik persediaan di atas, maka dibutuhkan suatu sistem
pengendalian yang efektif tidak selalu mensyaratkan penyelengggaraan
tingkat persediaan yang rendah semua faktor harus dipertimbangkan dan
diseimbangkan secara wajar. Disatu sisi, perusahaan harus mengembangkan
tingkat persediaan yang optimum (paling ekonomis) dan disisi yang lain juga
harus memperhatikan semua kebutuhan untuk produksi, penjadwalan biaya
dan keinginan konsumen.
PT. Hadji Kalla merupakan departement yang bertugas untuk menjual
dan menyediakan suku cadang (spare parts) produk Caterpillar. Perlu
diketahui bahwa penerimaan kas perusahaan yang paling besar bersumber
dari hasil penjualan spare parts dan di susul oleh penjualan prime product.
Karena itu, persediaan (spare part) harus dikelolah dengan sangat hati- hati.
Ditambah lagi dengan banyaknya jenis spare parts yang tersedia digudang
tentunya membuat pengendalian persediaan semakin kompleks.
Kondisi diatas telah memaksa department parts untuk melakukan upayaupaya guna mengendalikan persediaan sehingga memberikan kontribusi

positif bagi perusahaan. Upaya-upaya inilah yang perlu direalisasikan demi


tercapainya tujuan utama dari departement ini yaitu:
a. Menyediakan suku cadang yang benar (To Provide The Right Parts)
b. Sasaran yang tepat ( At The Right Place)
c. Waktu yang tepat ( At The Right Time )
d. Harga yang kompetitif (At The Right Price )
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mencoba melakukan
penelitian mengenai masalah tersebut dengan mengangkat judul Sistem
Pengendalian Persediaan (Spare Parts) Parts Departement pada PT. Hadji
Kalla Makassar.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah pada
penelitian ini adalah bagaimana sistem pengendalian persediaan parts
department pada PT. Hadji Kalla Makassar sehingga operasional perusahaan
dapat berjalan sesuai yang diharapkan ?

C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengendalian
persediaan parts department pada PT. Hadji Kalla Makassar.

D.

Manfaat Penelitian
1.

Untuk menambah pengetahuan dan pemahaman penulis


mengenai materi yang berkaitan dengan penelitian.

2.

Sebagai

bahan

informasi

bagi

perusahaan

dalam

pengendalian persediaan perusahaan.


3.

Sebagai bahan acuan bagi rekan-rekan mahasiswa yang


akan mengadakan penelitian lanjutan pada objek yang sama.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A.

Pengertian Pengendalian
1. Definisi Pengendalian

Pengendalian merupakan usaha sistematis perusahaan untuk mencapai


tujuan dengan cara membandingkan pelaksanaan sebenarnya (aktual)
dengan rencana yang telah dibuat. Semua kegiatan harus terus-menerus
diawasi jika manajemen ingin terus berada dalam batas-batas yang telah
ditetapkan.
Pengertian pengendalian dikemukakan oleh William K. Carter dan
Milton F. Usry (2002 : 6) yang diterjemahkan Krista menyatakan bahwa
pengendalian adalah usaha sistematik manajemen untuk mencapai
tujuan.
Pengendalian dalam suatu perusahaan dilakukan aktivitas-aktivitas
yang dimonitor secara terus menerus untuk memastikan bahwa hasilnya
berada pada batasan yang diinginkan.
Ikatan akuntan Indonesia dalam Standar Akuntansi Keuangan PSAK
No.12 (2002 : 121) menyatakan tentang pengertian pengendalian sebagai
berikut: Pengendalian (control) adalah wewenang untuk mengatur dan
menentukan kebijakan keuangan dan operasi dari suatu kegiatan usaha
dengan tujuan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan tersebut.

Pengendalian dapat dilakukan secara efektif jika ditunjang dengan


ketersediaan jaringan informasi yang memadai, dimana jaringan informasi
ini berperan sebagai media control. Hal ini dikarenakan pengendalian
merupakan fungsi sistem yang menyajikan pengarahan sesuai rencana
yang diterapkan
2. Prinsip-Prinsip Pengendalian
Menurut Milton F.Usry dan Lawrence H. Hammer sistem dan teknik
pengendalian persediaan harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai
berikut:
a. Persediaan diciptakan dari pembelian
a) bahan baku dan suku cadang,
b) tambahan biaya pekerja dan overhead untuk mengolah bahan
menjadi barang jadi.
b. Persediaan berkurang melalui penjualan dan kerusakan.
c. Prakiraan yang tepat atas skedul penjualan dan produksi merupakan hal
yang esensial bagi pembelian, penanganan dan investasi bahan yang
efisien.
d. Kebijakan manajemen yang berupaya menciptakan keseimbangan
antara keragaman dan kuantitas persediaan bagi operasi yang efisien
dengan biaya pemilikan persediaan tersebut merupakan faktor yang
paling utama dalam menentukan investasi persediaan.
e. Pemesanan

bahan

merupakan

tanggapan

penyusunan rencana pengendalian produksi.

terhadap

perkiraan,

f. Pencatatan saja tidak mencapai pengendalian atas persediaan.


g. Pengendalian bersifat komparatif dan relatif tidak mutlak.
B.

Definisi dan Karakteristik Persediaan


1. Defenisi Persediaan
Persediaan dalam sebuah perusahaan merupakan aset yang cukup
besar

nilainya.

Keberadaannya

dalam

sebuah

perusahaan

juga

mengandung berbagai implikasi dilihat ada dan tidak adanya persediaan


tersebut. Jika persediaan dalam perusahaan ada dan jumlahnya cukup
besar, maka implikasi biaya untuk menjaga keberadaan persediaan tidak
dapat dihindari. Sebaliknya jika persediaan dalam perusahaan tidak
tersedia, maka implikasi ke proses produksi dan penjualan tentu akan
menjadi terganggu. Keberadaan persediaan dalam laporan keuangan
demikian juga, persediaan mempengaruhi neraca dan juga mempengaruhi
laba rugi. Berbagai alasan tentang persediaan tentang keberadaan
persediaan tersebut, menyebabkan persediaan menjadi salah satu perkiraan
terpenting dalam sebuah perusahaan. Namun demikian, kajian managemen
modern yang telah sampai pada konsep just in time, total quality control,
total quality management dan banyak konsep lainnya, cenderung
mengurangi makna keberadaan persediaan.
Perusahaan yang memiliki banyak persediaan dianggap kurang
mampu dalam mengelola produksi dan penjualan. Perusahaan yang baik
dalam mengelola persediaan adalah perusahaan yang tidak memiliki
persediaan barang dagang. Namun jika dilihat dari kenyataan dalam

sebuah perusahan, persediaan merupakan asset yang penting untuk


dipertahankan.
Adapun persediaan menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan
(PSAK) No. 14, persediaan didefinisikan sebagai aktiva :
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.
b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.
c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supply) untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Pengertian persediaan diatas, sangat umum dan berlaku bagi
perusahaan jasa, perusahaan dagang maupun perusahaan manufaktur.
Persediaan juga meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual
kembali. Misalnya barang dagang yang dibeli oleh pengecer untuk dijual
kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali.
Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang
dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan dan termasuk
bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.
2. Karakteristik Persediaan
Persediaan merupakan aset yang sangat penting, pengelolaan
persedian akan sangat berdampak pada arus kas perusahaan. Hal ini di
sebabkan karena karakteristik yang melekat pada persediaan sebagai
berikut:
a. Persediaan merupakan investasi yang sangat besar. Pada perusahaan
pabrikasi, investasi ini dapat mencapai 30 persen dari asset. Semakin

besar jumlah dan proporsi persediaan terhadap total asset, maka


dampaknya pada arus kas pun bertambah besar.
b. Waktu yang diperlukan oleh suatu investasi dalam persediaan untuk
kembali dalam bentuk dana kas dari hasil penjualan produk biasanya
lama.
c. Persediaan merupakan bentuk aset yang mahal dan mengandung banyak
resiko.
C.

Tujuan Persediaan
Divisi yang berbeda dalam industri manufaktur akan memiliki tujuan
pengendalian persediaan yang berbeda:
1. Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga
menginginkan persediaan dalam jumlah yang banyak.
2. Produksi ingin beroperasi secara efisien. Hal ini mengimplikasikan order
produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk
mengurangi setup mesin). Disamping itu juga produk menginginkan
persediaan bahan baku, setengah jadi atau komponen yang cukup
sehingga proses produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan.
3. Pembelian (purchasing) dalam rangka efisiensi, juga menginginkan
persamaan produksi yang besar dalam jumlah sedikit daripada pesanan
yang kecil dalam jumlah yang banyak. Pembelian juga ingin ada
persediaan sebagai pembatas kenaikan harga dan kekurangan produk.

10

4. Keuangan (finance) menginginkan minimisasi semua bentuk investasi


persediaan karena biaya investasi dan efek negative yang terjadi pada
perhitungan pengembalian aset (return of asset) perusahaan.
5. Personalia (personel and industrial relationship) menginginkan adanya
persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan
PHK tidak perlu dilakukan.
6. Rekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk
mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa.
D. Jenis-Jenis Persediaan
Perusahaan dagang biasanya membeli persediaannya dalam bentuk yang
sudah siap untuk dijual sehingga tampak pada laporan keuangan hanya satu
perkiraan yaitu persediaan barang dagang. Adapun perusahaan manufaktur/
pabrikasi, lazimnya memiliki tiga perkiraan persediaan, yakni : (1) bahan
mentah/baku, (2) barang dalam proses (barang setengah jadi) dan (3) barang
jadi.
Ketiga jenis persediaan tersebut memiliki karakteristik yang berbeda,
sehingga membutuhkan penanganan yang berbeda pula. Oleh sebab itu,
pemahaman atas kerakteristik masing-masing jenis persediaan adalah
merupakan hal yang sangat penting.
1. Persediaan Bahan Baku
Bahan baku adalah persediaan yang dibeli oleh perusahaan untuk
diperoses menjadi barang dalam proses dan barang jadi. Dari sudut
pandang sistem, persediaan ini merupakan input bagi perusahaan untuk

11

kemudian diproses sehingga menghasilkan output. Dalam menentukan


tingkat persediaan bahan baku yang harus dipertahankan, perusahaan perlu
mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini :
a) Lead time (waktu yang dibutuhkan sejak saat pemesanan sampai
dengan barang diterima)
b) Frekuensi (jumlah) pemakaian,
c) Jumlah investasi dalam persediaan, dan
d) Karakteristik fisik dari bahan baku yang dibutuhkan.
Kebutuhan masing-masing bahan baku dalam proses produksi
haruslah dapat dipenuhi,namun pada saat yang sama harus juga
dipertimbangkan faktor biaya, sehingga jumlah modal yang diinvestasikan
dalam persediaan bahan baku tidak terlalu tinggi.
2. Persediaan Barang Dalam Proses
Persediaan barang dalam proses terdiri dari keseluruhan barangbarang yang digunakan dalam proses produksi tetapi masih membutuhkan
proses lebih lanjut untuk menjadi barang yang siap untuk dijual (barang
jadi). Tingkat penyelesaian suatu barang dalam proses sangat tergantung
pada jangka waktu produksi (production cycle) serta kompleksitas proses
produksi dilaksanakan. Semakin panjang production cycle, semakin besar
pula jumlah persediaan barang dalam proses. Hal ini menyebabkan
semakin besarnya biaya persediaan karena modal yang terkait didalam
persediaan semakin besar, dimana besarnya modal ini berkaitan langsung
dengan lambatnya perputaran persediaan. Oleh karena itu perusahaan

12

harus selalu berusaha untuk

memperpendek jangka waktu produksi

tersebut sekaligus mempertahankan jumlah persediaan minimum demi


kelancaran proses produksi.
Proses produksi merupakan suatu bentuk peningkatan nilai, karena itu
dibutuhkan tambahan biaya tenaga kerja, bahan baku lainnya, dan biaya
overhead konsekuensinya, jumlah investasi dalam persediaan meningkat.
Untuk menutup biaya-biaya tersebut, perusahaan harus berusaha
memperbesar tingkat perputaran (turnover) barang dalam proses.
3. Persediaan Barang Jadi
Persediaan barang jadi adalah persediaan barang-barang yang telah
selesai diproduksi oleh perusahaan, tetapi masih belum terjual. Barang jadi
diproduksi berdasarkan antisipasi terhadap volume penjualan sehingga
tingkat persediaan barang jadi sangat ditentukan oleh ramalan penjualan,
proses produksi, serta jumlah investasi dalam persediaan tersebut.
Perusahaan biasanya memiliki safety stock sebagai persiapan untuk
memenuhi tambahan permintaan yang tidak diduga sebelumnya atau
sebagai persediaan bilamana terjadi kemacetan dalam proses produksi.
Usaha-usaha untuk mengoptimalkan persediaan barang jadi akan
dapat tercapai apabila perusahaan dapat membuat estimasi penjualan yang
realistis serta skedul produksi yang baik. Pada tabel 1 berikut ini disajikan
tipe persediaan dan transaksi yang mempengaruhinya serta prosedur dan
sistem akuntansi yang berkaitan.

13

Tabel 1: Tipe Persediaan, Transaksi yang Mempengaruhi, Sistem


dan

Prosedur yang Berkaitan

Tipe persediaan

1.Persediaan
produk jadi

Transaksi

Sistem dan Prosedur yang

Produk

bersangkutan
Prosedur
pencatatan

selesai

harga

diproduksi

jadi

Penjualan

pokok

Prosedur
harga

produk

pencatatan

pokok

produk

jadi yang dijual


Retur penjualan

Prosedur
harga
jadi

pencatatan

pokok
yang

produk
diterima

kembali dari pembeli


Penghitungan

proses

penhhitungan

fisik persediaan
fisik persediaan
Produk
selesai Prosedur
pencatatan

2.Persediaan
produk

Sistem

dalam

diproduksi
Read justment

produk jadi
Prosedur read justment
persediaan

produk

dalam proses
Penghitungan
fisik persediaan
3.Persedian bahan Pembeliaan

Sistem

penghitungan

fisik persediaan
Prosedur
pencatatan

14

baku

harga pokok persediaan


yang dibeli
Retur pembeliaan

Prosedur

pencatatan

harga pokok persediaan


yang

dikembalikan

kepada pemasok

Pemakaian
barang

gudang

(dicatat

sebagai

Prosedur

permintaan

dan

pengeluaran

barang gudang

biaya bahan baku


)

Pengembalian

Prosedur

pencatatan

tambahan harga pokok

barang gudang

persediaan

karena

pengembalian

barang

gudang

Penghitungan

Sistem

penghitungan

fisik persdiaan

fisik persediaan
4. Persediaan
bahan penolong

Pembeliaan

Prosedur

pencatatan

harga pokok persediaan


yang dibeli

15

Retur pembelian

Prosedur

pencatatan

harga pokok persediaan


yang

dikembalikan

kepada pemasok
Prosedur

Pemakaian

permintaan

barang

dan pengeluaran barang

gudang(dicatat

gudang

sebagai

biaya

overhead pabrik
sesungguhnya)
Pengembalian
barang gudang

Prosedur

pencatatan

tambahan harga pokok


persediaan

karena

pengembaliaan barang
gudang

5.Persediaan

Penghitungan

Sistem

fisik persediaan
Pembeliaan

fisik persediaan
Prosedur
pencatatan

penghitungan

bahan habis

harga pokok persdiaan

pakai pabrik,

yang dibeli

persediaan
suku cadang

Retur
pembeliaan

Prosedur

pencatatan

harga pokok persediaan


yang

dikembalikan

16

kepada pemasok

Pemakaian

Prosedur

permintaan

barang gudang

dan pengeluaran barang

(dicatat sebagai

gudang

biaya overhead
pabrik
sesungguhnya,
biaya
administrasi dan
umum,

biaya

pemasaran)
Pengembalian
barang gudang

Prosedur

pencatatan

harga pokok persediaan


karena

pengembalian

barang gudang
Penghitungan
fisik persediaan
Sumber: Mulyadi (2010 : 554)

E. Sistem Pengendalian Persediaan

Sistem

penghitungan

fisik persediaan

17

Sistem adalah suatu yang memiliki bagian-bagian (subsistem) yang


saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian persediaan
bertujuan untuk menyeimbangkan jumlah investasi dan jumlah permintaan.
Di satu sisi, pengendalian persediaan dimaksudkan untuk meminimumkan
persediaan sehingga investasi yang melekat pada persediaan tersebut tidak
terlalu tinggi. Di sisi lain, jumlah persediaan harus dapat memenuhi
permintaan custumer atau kebutuhan produksi, termasuk permintaan yang
tak terduga. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan interaksi antar
subsistem-subsistem yang terkait didalamnya.
Di dalam suatu pengendalian

persediaan satu hal yang harus

diperhatikan adalah adanya pemisahan fungsi antara bagian yang menangani


persediaan secara fisik dengan bagian yang mencatat persediaan. Atas dasar
ini dapat ditarik kesimpulan bahwa pengendalian internal dapat dibagi dua
fungsi yaitu :
1. Pengendalian terhadap fisik persediaan yang mencakup fungsi pembelian,
fungsi penerimaan, fungsi penyimpanan, dan fungsi pengiriman.
2. Pengendalian terhadap pencatatan persediaan yang mencakup sistem
akuntansi biaya dan pencatatan persediaan dengan sistem perpetual.
Berikut contoh sistem permintaan dan pengeluaran barang atau
persediaan beserta prosedur pengendaliannya :

Gambar 1: Flowchart Sistem Permintaan dan Pengeluaran Barang


Gudang (Persediaan)

18

Unit Organisasi Pemakai

Bagian Gudang

Mulai

Mengis
i
BPPBG

1
3

BPPBG
2

Mengisi
Kuantitas

Minta
Otorisa
si

2
1

BPPBG

2
BPPBG

Bersamaan
dengan
penyerahan
barang

2
BPPBG
3

2
Mengisi
Harga
Pokok
Satuan

1
3

BPPBG

Kartu
Gudang

N
Menghitung
& Mengisi
Total Harga

BPPBG

Selesai
Keterangan :
BPPBG : Bukti Permintaan
dan Pengeluaran Barang
1
Gudang

Bagian Akuntansi

Kartu Persediaan

Jurnal Umum

Kartu Biaya

19

Sumber: Diolah Oleh Peneliti, 2013

Berikut prosedur pengendaliannya :


Unit Organisasi Pemakai

20

1.
2.
3.
4.
5.

Mengisi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang 3 lembar


Meminta otorisasi dari kepala bagian yang bersangkutan
Menyerahkan 3 lembar BPPBG tersebut ke bagian gudang
Memerima barang dari bagian gudang disertai dengan BPPBG lembar ke-2
Mengarsipkan BPPBG lembar ke-3 menurut nomor urutnya

Bagian Gudang
1. Menerima 3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai
2. Mengambilkan barang dengan jenis dan jumlah seperti yang tercantum
dalam BPPBG
3. Mengisikan kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar)
4. Mencata BPPBG dalam kartu gudang
5. Mendistribusikan BPPBG sebagai berikut :
Lembar ke-1 bagian akuntansi
Lembar ke-2 unit organisasi pemakai bersamaan dengan penyerahan barang
Lembar ke-3 arsip bagian gudang menurut tanggal
Bagian Akuntansi
1. Menerima BPPBG lembar ke-1 dari bagian gudang
2. Mengisi harga pokok satuan barang pada BPPBG berdasar kartu persediaan
3. Menghitung dan mengisi harga pokok total (kuantitas yang dipakai x harga
pokok) pada BPPBG.
4. Mencatat BPPBG dalam kartu persediaan
5. Mencatat BPPBG dalam kartu biaya
6. Mengarsipkan BPPBG menurut nomor urutnya
Adanya pengendalian persediaan yang baik dalam suatu perusahaan
akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Oleh karena itu dapat
dikatakan merupakan suatu keharusan bagi suatu perusahaan untuk
mengadakan pengendalian persediaan tersebut dan harus terus berusaha
memperbaiki sistem pengendalian persediaan yang ada tanpa melupakan

21

pertimbangan antara biaya yang dikeluarkan dengan hasil yang nantinya akan
diperoleh perusahaan.
F. Metode Pencatatan Persediaan
Dalam akuntansi,ada dua macam metode pencatatan persediaan: (a)
metode mutasi persediaan (perpetual inventory method ) dan (b) metode
persediaan fisik ( physical inventory method ). Dalam metode mutasi
persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.
Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari
pembeliaan saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan
karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui
berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual, harus dilakukan
dengan penghitungan fisik sisa persediaan yang masih ada digudang pada
akhir periode akuntansi.
Harga pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok
persediaan yang dibeli selama periode-periode dikurangi dengan harga pokok
pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang dipakai selama
periode akuntansi yang bersangkutan.
Metode persediaan fisik adalah cocok digunakan dalam penentuan biaya
bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan
dengan metode harga pokok pesanan.
G. Metode Penilaian Persediaan
Dalam akuntansi dikenal tiga metode yang dapat digunakan dalam
menghitung besarnya nilai persediaan akhir, yaitu: (a). metode FIFO (first-in,

22

first-out), (b) metode LIFO (last-in, first-out), dan (c) metode rata-rata
(average cost method).
Dengan menggunakan metode FIFO, harga pokok dari barang yang
pertama kali dibeli adalah yang akan diakui pertama kali sebagai harga pokok
penjualan. Dalam hal ini, tidak berarti bahwa unit atau barang yang pertama
kali akan dijual. Jadi, penekanannya disini bukan kepada unit atau fisik
barangnya, melainkan lebih kepada harga pokoknya. Dengan menggunakan
metode FIFO, yang akan menjadi nilai persediaan akhir adalah harga pokok
dari unit atau barang yang terakhir kali dibeli.
Sebaliknya, dengan menggunakan metode LIFO, harga pokok dari
barang yang terakhir kali dibeli adalah yang akan diakui pertama kali sebagai
harga pokok penjualan. Dalam hal ini, tidak berarti bahwa unit atau barang
yang terakhir kali dibeli adalah unit atau barang yang pertama kali akan
dijual. Sama seperti metode FIFO, penekanannya bukan pada unit atau fisik
barangnya, melainkan harga pokoknya. Dengan menggunakan metode LIFO,
yang akan menjadi nilai persediaan akhir adalah harga pokok dari unit atau
barang yang pertama kali dibeli.
Sedangkan dengan menggunakan metode rata-rata, harga pokok
penjualan perunit dihitung berdasarkan rata-rata harga perolehan per unit dari
barang yang tersedia untuk dijual.
Jika harga pokok dari barang yang dibeli adalah tetap sama (stabil), maka
dapat dipastikan bahwa ketiga metode penilaian diatas masing-masing akan
menghasilkan besarnya nilai persediaan akhir yang sama, sehingga

23

pengaruhnya terhadap besarnya harga pokok penjualan, laba kotor,serta laba


bersih juga akan sama. Namun,begitu harga pokok aras barang yang dibeli
berubah, maka maising-masing dari ketiga metode penilaian tersebut diatas
pada umumnya akan menghasilkan besarnya nilai persediaan akhir, harga
pokok penjualan, dan laba kotor,serta laba bersih yang berbeda. Sebagai
perbandingan dari ketiga penilaian diatas mengenai dampaknya terhadap nilai
persediaan akhir, harga pokok penjualan, laba kotor, dan laba bersih.
H. Teknik Pengendalian Persediaan
Ada beberapa teknik khusus yang dapat digunakan dalam melakukan
pengendalian persediaan, antara lain :
1. Analisa Nilai
Analisa nilai biasa juga disebut Analisa ABC Perusahaan yang
menggunakan pendekatan ABC membagi item-item persediaan kedalam
tiga kelompok, yaitu A, B dan C berdasarkan besarnya investasi yang
ditanamkan pada kelompok persediaan tersebut . Dengan membagi item
persediaan ke dalam kelompok A, B dan C maka akan memungkinkan
perusahaan untuk menentukan bentuk dan prosedur pengawasan yang
dibutuhkan. Kontrol untuk item A harus lebih intensif dibandingkan item
B dan C mengingat besarnya modal yang diinvestasikan dalam kelompok
ini. persediaan yang bernilai tinggi digolongkan kedalam kelas A,
persediaan bernilai sedang digolongkan kedalam kelas B, dan persediaan
bernilai rendah digolongkan

kedalam kelas C. Terdapat perbedaan

kebijaksanaan persediaan untuk ketiga kelas ini. Investasi harus ditekan

24

untuk item persediaan kelas A dan B sehingga kebijaksanaan minimasi


ongkos harus dilakukan dengan ketat. Item persediaan kelas C dapat
disediakan agak berlebih dan dengan pengendalian yang longgar untuk
mengurangi resiko kehabisan persediaan.
2.

Penetapan Titik Persediaan Minimum dan Maksimum


Penetapan titik persediaan minimum dan maksimum umumnya
digunakan untuk mengendalikan bahan pelengkap (spare parts). Metode
ini dapat dikembangkan menjadi suatu model untuk menentukan jumlah
tingkat persediaan atau yang optimal dengan biaya terendah atau yang
sering disebut istilah Economic Order Quantity (EOQ). Model EOQ tidak
hanya menentukan jumlah pemesanan yang optimal tetapi yang lebih
penting lagi adalah yang menyangkut aspek financial dari keputusankeputusan kuantitas pemesanan tersebut.
Ada dua jenis biaya yang diperhitungkan dalam model EOQ, yaitu
biaya pemesanan dan biaya pemeliharaan barang. Kedua biaya tersebut
yang di perhitungkan adalah biaya yang bersifat variabel saja.

EOQ = 2DS
H
Dimana :
EOQ

Kuantitas pemesanan paling ekonomis

Pemakaian bahan per tahun

Biaya pemesanan setiap kali pesan

25

3.

Biaya sewa gudang

Inventory Turnover
Inventory

turnover

berfungsi

untuk

mengukur

kecepatan

perputaran (Turnover) persediaan menjadi kas. Semakin cepat


persediaan terjual, semakin cepat investasi perusahaan berubah dari
persediaan menjadi uang kas. Rasio inventory turnover ini dihitung
dengan membagi harga pokok penjualan (HPP) dengan rata-rata
persediaan.
Harga Pokok Penjualan
Inventory

=
Rata-Rata Persediaan

Rasio inventory turnover yang tinggi dapat berarti perusahaan


kekurangan persediaan sehingga tidak dapat memenuhi seluruh
permintaan custumer. Kendati demikian, semakin cepat inventory
turnover juga semakin kecil modal yang harus diinvestasikan dalam
persediaan. Sebaliknya, bila rasio inventory turnover terlalu rendah
dapat berarti perusahaan mempunyai persediaan yang berlebihan
sehingga menimbulkan dead stock atau perusahaan mengalami
kesulitan untuk menjual persediaannya.Oleh karena itu, dalam
melakukan pengendalian persediaan, perusahaan harus memperhatikan
masalah inventory turnover ini.
4.

Pengendalian Budgeter

26

Pengendalian

budgeter

cenderung

mengharuskan

adanya

persediaan yang dikoordinasikan secara lebih erat dengan pemakaian


yang diperkirakan.
I.

Biaya perolehan Persediaan


Menurut Hans Kartika dalam buku biaya perolehan persediaan (2012 :
291) menyatakan bahwa biaya perolehan adalah penjumlahan seluruh biaya
yang terjadi yang diperlukan untuk membawa persediaan dalam kondisi dan
kelokasi siap untuk dijual atau digunakan. Adapun tiga komponen biaya
sebagai berikut:
1.

Biaya Pembelian
Biaya pembelian persediaan terdiri dari harga pembelian, bea masuk,
dan pajak lainnya (kecuali yang kemudian dapat ditagih kembali oleh
perusahaan kepada kantor pajak), biaya pengangkutan, penanganan dan
biaya lainnya yang secara langsung dapat diatribusikan pada perolehan
barang dagangan,bahan baku dan bahan pelengkap produksi.

2. Biaya Konversi
Biaya konversi adalah biaya yang secara langsung terkait dengan unit
yang diproduksi, misalnya biaya tenaga kerja langsung termasuk biaya
overhead tetap dan variable yang dialokasikan secara sistematis, yang
terjadi dalam proses konversi bahan menjadi barang jadi.
3. Biaya Lain-lain

27

Biaya lain-lain hanya dimasukkan sebagai komponen persediaan


sepanjang biaya tersebut timbul agar persediaan berada dalam kondisi dan
tempat yang siap untuk dijual atau dipakai.
J.

Metode Standar Operasional Prosedur


Menurut document control officer (DCO) PT.Hadji Kalla, standar
operasional prosedur (SOP) adalah tulisan, catatan yang berisi apa yang harus
dilakukan dan larangan yang tidak dilakukan yang menyangkut suatu
kegiatan. Standar operasional prosedur (SOP) merupakan prosedur yang
dibakukan, uraian kegiatan yang harus dilakukan serta peringatan yang harus
diperhatikan, baik yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan
pembuatan produk atau jasa.
Aspek-aspek standar operasional prosedur:
a. Adanya serangkaian langkah
b. Langkah-langkah itu (sudah) dianggap benar dan harus dilaksanakan.
c. Langkah-langkah itu dilaksanakan dengan urutan yang tepat (sistematik)
d. Pelaksanaan langkah-langkah itu adalah untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
e. Semua langkah,urutan dan tujuan yang hendak dicapai sudah dispesifikasi
dan disistematik.
Jenis lain dari rencana jangka panjang adalah standar operasional
prosedur (SOP). SOP lebih spesifik dibanding kebijakan karena prosedur
ini menggaris bawahi langkah-langkah yang harus diikuti dalam situasi
tertentu.

28

Prosedur operasi standar pada umumnya mendeskripsikan suatu


urutan, aktivitas, sementara aturan dan peraturan berfokus pada suatu
aktivitas. Tujuan standar operasional prosedur (SOP) dibuat adalah untuk
menstadardisasikan penyusunan komposisi yang tepat dari semua prosedur
operasi standar yang berlaku dalam perusahaan.
Dari uraian teori diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur
pengelolaan dokumen standar operasional prosedur (SOP) adalah suatu
cara/tata/langkah-langkah suatu tindakan/pengurusan suatu pekerjaan yang
kegiatan

meliputi

perencanaan,

pengorganisasian,

melaksanakan,

pengawasan sampai penilaian dan pemusnahan dokumen standar


operasional prosedur (SOP) harus ada dalam melaksanakan tugas yang
diberikan. Pembuatan sutau dokumen , juga harus menggunakan standar
operasional prosedur (SOP) sehingga dokumen tersebut dapat digunakan
dengan baik. Dokumen SOP tersebut digunakan sebagai pedoman dalam
melaksanakan proses produksi dan pekerjaan lain sehingga pekerjaan yang
dilakukan tidak berubah-ubah tapi berjalan sesuai dengan sistem yang ada.

K. Kerangka Pikir
PT.Hadji Kalla Makassar merupakan perusahaan yang bergerak dealer
mobil toyota, dimana dalam menjalankan aktivitas usahanya maka
perusahaan perlu melakukan pengukuran kinerja perusahaan, hal ini
dimaksudkan untuk menjaga kelangsungan hidup dari perusahaan.

29

Perusahaan yang baik dalam mengelolah persediaan dalam perusahaan


yang tidak memiliki persediaan barang dagang, namun jika dilihat dari
kenyataan dalam sebuah perusahaan, persediaan merupakan aset yang penting
untuk dipertahankan.
Oleh karena itu perusahaan harus memperhatikan tekhnik pengendalian
persediaan yang ada dan diperlukan adanya metode penilaian persediaan
tersebut untuk mempermudah perusahaan dalam meningkatkan struktur
pengendalian persediaan secara efektif.
Untuk mengetahui seberapa efektif perusahaan dalam mengendalikan
persediaan yang ada pada perusahaan dapat dilihat dalam bentuk skema
sebagai berikut:

PT. HADJI KALLA


MAKASSAR

Alur Kerangka Pikir


Pembelian

Pemakaian

Persediaan

Teknik Pengendalian
Persediaan

Metode Penilaian
Persediaan

Paling Efektif

Pengawasan

30

Gambar 2: Kerangka pikir

L. Hipotesis
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka penulis mengajukan
hipotesis sebagai berikut : Diduga bahwa, sistem pengendalian persediaan
parts department pada PT.Hadji Kalla Makassar sudah efektif.

BAB III
METODE PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian


Dalam penelitian ini peneliti memilih PT.Hadji Kalla Makassar yang
bertempat di Jl.Sultan Alauddin No.76 Makassar sebagai objek penelitian.
Sedangkan waktu penelitian yang di butuhkan untuk memperoleh dan
menyusun data selama kurang lebih dua bulan.

B. Jenis dan Sumber Data


1. Jenis data
Jenis data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah:
a. Data kuantitatif yaitu data yang diperoleh dari perusahaan yang diteliti
dalam bentuk angka-angka dan dapat digunakan untuk pembahasan
lebih lanjut.
b. Data kualitatif yaitu data yang diperoleh dari hasil perusahaan baik
dalam bentuk informasi secara lisan maupun tertulis.
2. Sumber data
Adapun sumber data yang digunakan penulis adalah berupa:
a. Data primer yaitu data yang diperoleh dengan mengadakan pengamatan
serta wawancara secara langsung dengan pimpinan PT.Hadji Kalla
Makassar dan beberapa pegawai sehubungan dengan data yang
dibutuhkan untuk penyusunan proposal.

31

32

b. Data sekunder yaitu data yang diperoleh dengan cara mengumpulkan


dokumen-dokumen serta sumber lainnya berupa informasi.

C. Tehnik Pengumpulan Data


Tehnik pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data-data
dan informasi yang diperlukan dalam penelitian ini yaitu melalui penelitian
lapangan (field research) dan penelitian pustaka (Library Research)
1. Penelitian lapangan (field research)
Tehnik penelitian ini dilakukan langsung pada objek penelitian.untuk
itu penulis melakukan pangamatan langsung terhadap objek penelitian
yang dilakukan dengan cara:
a. Pengamatan(observation)
Dalam hal ini penulis mengadakan pengamatan terhadap kegiatan
dalam perusahaan dan sistem akuntansi perusahaan serta mencatat dan
mengidentifikasikan masalah-masalah yang di jumpai.
b. Wawancara (interview)
Dalam hal ini penulis mengadakan Tanya jawab secara langsung
dengan orang-orang atau bagian yang relevan untuk dimintai
keterangan mengenai data yang berhubungan dengan penelitian.
2. Penelitian Pustaka (library research)
Penelitian

pustaka

adalah

penelitian

dari

sumber-sumber

perpustakaan. Penelitian ini dimaksudkan untuk mendapatkan landasan


teori yang memadai.dalam hal ini data dan keterangan dikumpulkan dari

33

beberapa sumber seperti buku, artikel, materi perkuliahan serta data dan
informasi lainnya yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas dan
mendukung penelitian ini.

D. Defenisi Operasional Variabel


Defenisi operasional adalah suatu defenisi yang diberikan pada suatu
variabel dengan cara memberikan atau mengspesifikasikan kegiatan ataupun
memberikan suatu operasional yang diperlukan untuk mengukur variabel
tersebut, (Nasution,1998). Untuk menghindari terjadinya interpretasi yang
berbeda-beda terhadap judul penelitian ini, maka ada beberapa kata yang
dianggap untuk diberikan pengertian. Proposal ini berjudul Sistem
Pengendalian Persediaan Suku Cadang pada PT. Hadji Kalla Makassar.
1.

Pengendalian adalah wewenang untuk mengatur dan


menentukan kebijakan keuangan dan operasi dari suatu kegiatan usaha
dengan tujuan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan tersebut.

2.

Persediaan adalah sejumlah barang atau bahan yang


dimiliki oleh perusahaan yang tujuannya untuk dijual atau diolah kembali.
Dari defenisi operasional variabel diatas, dapat disimpulkan bahwa
sistem pengendalian

persediaan suku cadang pada PT.Hadji Kalla

Makassar dapat berjalan sesuai yang diharapkan.

34

E. Metode Analisis
Analisa data dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif kualitatif
yaitu dengan cara menguraikan sifat-sifat dan keadaan yang sebenarnya dari
objek penelitian serta mengumpulkan, mengolah, dan menginterpretasikan
data yang diperoleh kemudian selanjutnya akan diseleksi dan dianalisis
kerelevanannya sehingga memberi keterangan yang benar dan lengkap untuk
pemecahan masalah yang dihadapi.

BAB IV
GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

A. Sejarah Singkat PT. Toyota Hadji Kalla


PT. Toyota Hadji Kalla Makassar merupakan salah satu perusahaan
yang bergerak dibidang penjualan mobil merek Toyota, didirikan di Makassar
pada tanggal 18 Oktober 1952 berdasarkan akte pendirian nomor 31
dihadapan akte notaris Master Jan Philipus De Korte, yang bertindak selaku
pengganti dari Bruno Ernast Diezt, berdasarkan keputusan menteri Djustisi
tertanggal 17 Oktober 1950 Nomor J.P.21/29/16. Naskah pendirian tersebut
kemudian diperbaiki kembali dihadapan notaris yang sama dengan akte
nomor 36 tertanggal 18 Maret 1953 serta disahkan oleh Menteri Kehakiman
Republik Indonesia yang mengeluarkan surat nomor J.A.5/28/4 tertanggal 27
Maret 1953. Pengesahan dilakukan lewat berita acara Endang Soelianti
dengan akte nomor 34 tanggal 26 mei 1997. Berdasarkan akte tersebut PT.
Toyota Hadji Kalla menjalankan aktivitas usahanya.
Pada awal kegiatan usaha yang dilakukan perusahaan ini adalah sebagai
distribusi sandang pangan.disamping usaha pengangkutan darat. Sesuai
dengan akte pendiriannya, perusahaan ini telah menetapkan kegiatan
usahanya dalam bidang-bidang berikut ini:
1. Perdagangan hasil-hasil bumi dan hutan
2. Perdagangan umum lainnya, terutama dalam hal ekspor dan impor
3. Melakukan usaha perindustrian

35

36

4. Melakukan usaha pengangkutan.


Pada tahun 1960-an, perusahaan ini berkembang menjadi perusahaan
perdagangan umum yang meliputi usaha-usaha perdagangan ban mobil,
alat-alat tenun sepeda. Kemudian pada tahun 1968 perusahaan mulai
memperdagangkan kendaraan beroda empat merek Toyota, Daihatsu dan
Nissan.
Usaha pengembangan perusahaan senantiasa dilakukan oleh pimpinan
perusahaan, hal ini terlihat dengan usaha-usaha yang dikembangkan
meliputi kegiatan - kegiatan berikut ini:
1. Tahun 1953, banyak bergerak sebagai importer umum, khususnya
bahan-bahan / alat-alat bangunan hingga kini.
2. Tahun 1953-1954, mulai bergerak dalam bidang pengangkutan darat.
3. Tahun 1969, sebagai dealer kendaraan merek Toyota untuk daerah
pemasaran Sulawesi-Selatan hingga kini.
4. Tahun 1974, sebagai dealer traktor merek Kubota hingga kini.
5. Tahun 1980, sebagai distributor Genzet (Mitsubishi MHI) hingga
sekarang.
Dengan adanya laju perkembangan yang pesat,maka pada tahun
1973, NV.Hadji Kalla membuka Kantor utama yang terletak dijalan
H.O.S. Cokroaminoto No.27 Makassar.

37

Produk utama yang diperdagangkan oleh PT. Toyota Hadji Kalla


sampai saat ini adalah mobil merek Toyota dan merupakan salah satu
dealer dari PT. Toyota Astra mobil yang berkedudukan di Jakarta.
PT. Toyota Hadji Kalla hingga kini telah mempunyai cabang /
perwakilan tersebut adalah sebagai benkut:
1.

Cabang Jakarta, menangani pembelian mobil ciasis, karosen, dan


pengiriman ke Makassar.

2.

Cabang Pare-Pare, mengkoordinir pemasaran Sulawesi-Selatan


bagian utara, yaitu Sidrap, Barru, Pinrang, dan sekitarnya.

3.

Cabang Palu, mengkoordinir pemasaran Sulawesi Tengah.

4.

Cabang Kendari, mengkoordinir pemasaran Sulawesi Tenggara.

5.

Perwakilan Sidrap.

6.

Perwakilan Pinrang.

7.

Perwakilan Sengkang ( Wajo ).

8.

Perwakilan Soppeng.

9.

Perwakilan Polmas.

10. Perwakilan Palopo.


11. Perwakilan Tana Toraja.
Sejalan dengan kemajuan yang diraihnya PT. Toyota Hadji
Kalla di Makassar telah melebarkan sayapnya dengan membuka
berbagai anak perusahaan, yaitu:

38

1.

Tahun 1971, didirikan PT. Bumi Karsa yang berkedudukan di


Makassar yang bergerak dalam bidang korstruksi dan perlen

2.

Tahun 1973, didirikan PT. Bhakti Centre Baru Makassar yang


bergerak dalam bidang percetakan, penjilidan, dan toko buku.

3.

Tahun 1975, dididrikan PT. EMKL Hadji Kalla Raya yang bergerak
dalam

4.

bidang ekspedisi muatan kapal laut.

Tahun 1977, didirikan PT. Bukaka Agro yang bergerak dalam usaha
pengadaan makanan ternak, makanan ikan, makanan udang.

5.

Tahun 1979, didirikan PT. Bukaka Meat di Makassar yang bergerak


dalam bidang pemotongan hewan.

6.

Tahun 1980, didirikan PT. Bukaka Teknik Utama di Jakarta yang


bergerak dalam bidang pembuatan alat-alat berat, seperti trailer,
konstruksi bangunan,aspal mixing plan, dan lain-lain.

7.

Tahun 1984, didirikan PT. Bumi Rama Nusantara di Makassar yang


bergerak dalam bidang pemecahan batu ( stone cruser ).

8.

Tahun 1985, didirikan PT.Makassar Raya Mobil di Makassar yang


bergerak dalam bidang penjualan mobil merek Daihatsu, Isuzu dan
Nissan Truck.

9.

Tahun 1990, didirikan PT. Bumi Nusantara Timur yang bergerak


dibidang pelayaran ( angkutan kapal laut).

39

10. Tahun 1991, didiriksn PT. Kalla Lines yang bergerak dalam bidang
pengangkutan penumpang kapal laut.
11. Tahun 1992 , tanggal 27 Mei, didirikan PT. Baruga Asri Nusa bergerak
dibidang developer.
12. Tahun 1993, tanggal 16 Juni, didirikan PT. Sahid Jaya Hotel Makassar
bergerak dalam bidang perhotelan.
13. Tahun 1995, tanggal 9 Juni, didrikan PT.Kalla Inti Karsa ( KIK )
bergerak dibidang kontraktor developer, dan real astate mendirikan
bangunan pusat perbelanjaan.
14. Tahun 1996, didirikan PT. Kalla Electrical System yang bergerek dalam
bidang transformator.
15. Tahun 1996, didirikan PT.Intim Utama Mobil yang bergerak dalam
bidang penjualan mobil merek Timor.
Unit-unit usaha yang didirikan :
a) Tahun 1952, didirikan Usaha Pengangkutan Darat Cahaya Bone
b) Tahun 1992, didirikan Unit Perdagangan Aspal (aspal drum).
Yayasan pendidikan, meliputi :
a) Tahun 1984, tanggal 27 April, didirikan Yayasan Perguruan Islam
Athira.
b) Tahun 1988, didirikan Yayasan Pendidikan dan Pangembangan
Manajemen atau Lembaga Manajemen Makassar (LMM). Sejalan
dengan prospek usaha yang dikelola oleh N.V. Hadji Kalla, maka
pada tahun 1997 berubah dari NV. Hadji Kalla menjadi PT. Toyota
Hadji Kalla yang sesuai dengan Akte Notaris Endang Soelianti,
sarjana Hukum dengan No.34.

40

B. Visi dan Misi Perusahaan


1. Visi Perusahaan
Menjadi panutan dalam pengelolaan usaha secara profesional berlandaskan
keimanan dan ketakwaan kepada Allah SWT.
2. Misi Perusahaan
a. Mewujudkan kelompok usaha terbaik dan unggul
b. Berperan aktif dalam mewujudkan ekonomi nasional.
c. Berperan aktif mewujudkan kesejahteraan masyarakat demi kemajuan
bersama.

C. Struktur Organisasi Perusahaan


Untuk memperlancar kegiatan perusahaan dalam proses pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan, maka perlu adanya pembagian tugas yang jelas. Hal ini
dilakukan untuk menghindari terjadinya pelaksanaan tugas yang tumpang
tindih maupun ketidakjelasan wewenang dan tanggung jawab dari para
pelaksana organisasi usaha. Oleh karena itu, perlu diusahakan terciptanya
suatu team kerja yang kompak, saling membantu dan saling menunjang satu
sama lainnya dalam pelaksanaan pekerjaan sebagai upaya pencapaian tujuan
dari perusahaan.
PT. Toyota Hadji Kalla di Makassar memiliki struktur organisasi yang
cukup kompleks, karena mempunyai bidang usaha atau kegiatan yang berbedabeda. Dalam hal ini perusahaan dan anak perusahaan serta unit usaha yang
tergabung didalamnya.

41

Pimpinan dalam menjalankan tugas atau dalam mengelola perusahaan


dibantu oleh pejabat lini dan staf. Pejabat lini ini terdiri dari Manajer Divisi
Toyota, Manajer Divisi Keuangan, Manajer Divisi Perdagangan Umum serta
Manajer Divisi Administrasi Umum dan Personalia. Pejabat staf terdiri dari
bagian perencanaan perusahaan dan pengawasan intern ( Corporate Planning
and Internal Audit ) serta sekertaris perusahaan.
Disamping itu, tiap-tiap divisi dilengkapi pula dengan bagian-bagian
sebagai berikut :
1. Divisi Toyota,terdiri dari 3 departemen:
a. Departemen Toyota Sales
b. Departemen Toyota Part
c. Departemen Toyota Servis
2. Divisi Keuangan, terdiri dari 3 departemen :
a. Departemen Keuangan
b. Departemen Pembukuan / Akuntansi
c. Departemen Credit ( utang piutang )
3. Divisi Perdagangan Umum / Alperkost terdiri dari 2 departemen :
a. Departemen Perdagangan umum / Alperkost ( alat-alat pertanian
dan konstruksi)
b. Departemen. Ekspor / Impor
4. Divisi

Administrasi

Umum

dan

Personalia,

terdiri

dari

departemen:
a. Departemen Administrasi Umum.
b. Departemen Personalia,
c. Departemen Rumah Tangga.
Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi perusahaan dapat dilihat
dalam skema.II

42

43

D. Tugas Pokok
Dengan melihat skema struktur organisasi PT. Toyota Hadji Kalla tersebut
berikut ini penjelasan singkat mengenai tugas, wewenang, dan tanggung
jawab masing-masing bagian tersebut yaitu:
1. Direktur Utama / Wakil Direktur:
a. Memimpin dan dan menentukan kebijaksanaan perusahaan.
b. Mengurus dan menjaga perusahaan,rnenetapkan tata tertib serta
menjalankan perusahaan.
c. Mengusahakan hubungan yang baik antara perusahaan dengan
pemerintah serta masyarakat setempat
d. Mengesahkan rencana anggaran pendapatan dan belanja tahunan
perusahaan.
e. Membuat kebijaksanaan mengenai pemasaran dan penjualan mobil
yang akan dijual.
f. Wakil direktur sebagai kuasa usaha yang mengurus dan menjaga
perusahaan serta tugas lain direktur utama apabila direktur tidak
berada ditempat.
2. Pejabat Staf
a. Staf mempunyai hubungan kerja yang bersifat konsultatif serta tugas
yang sifatnya tidak tetap. Staf harus selalu mempunyai data yang ada
hubungannya dengan kebijaksanaan perusahaan, kewajiban, dan
wewenang.

44

b.

Pejabat Staf berkewajiban memberikan informasi pada pimpinan baik


diminta maupun tidak diminta olen pimpinan perusahaan dalam
penentuan kebijaksanaan perusahaan, baik didalam maupun diluar
perusahaan:

c.

Pejabat staf, bukanlah pelaksana langsung, tetapi alat pikir bagi


manajemen dan bersifat khusus atau dalam hal-hal tertentu.

3. Coorporate Planning.
Merupakan staf ahli yang bertugas membantu direksi dalam hal:
a.

Perencanaan dan pengembangan perusahaan.

b. Evaluasi dan analisa operasional perusahaan.


c.

Membina dan mengarahkan jalannya perusahaan.

d. Sebagai perhubungan kegiatan dan koordinasi antar perusahaan.


4. Perusahaan dan pengawasan / pemeriksaan intern :
a.

Membantu manajemen dalam penentuan standar dari keinginan untuk


mengukur ketetapan dari rencana manajemen.

b.

Membantu

manajemen

dan

divisi

lain

dalam

perencanaan

keuangan.
c.

Membantu manajemen dalam mengembangkan pasar.

d.

Membantu

manajemen

dalam penentuan

tujuan / sasaran

perusahaan dan dalam memperbaiki kondisi perusahaan serta rencana


lainnya yang sifatnya menyeluruh.
e.

Menilai dan meninjau sistem internal control, serta melindungi harta


milik perusahaan.

f.Memimpin dan
sistematis,

rnengadakan

melaporkan

pemerikasaan

kesimpulan dan

( audit ) secara
rekomendasi

kepada

45

manajemen (direksi).
g.

Disamping itu, direksi juga menunjuk internal auditor untuk


melakukan

tugas

atau

pemeriksaan

terhadap

hal-hal

yang

dianggap perlu oleh manajemen / direksi.


5. Sekretaris Perusahaan:
a.

Bertanggung jawab atas segala izin yang menyangkut perusahaan.

b.

Mengambil alih semua tugas yang tidak dikerjakan divisi lain.

c.

Mengatur jadwal direksi, termasuk tamu-tamu dan karyawan yang


harus diterima oleh direksi.

d.

Menginformasikan kepada direksi tentang waktu, tanggal, dan hari dari


undangan

pertemuan, seminar, dan lain-lain baik

intern maupun

ekstern perusahaan
6. Pejabat Lini.
Pejabat lini mempunyai tugas operasional menjalankan kegiatan
perusahaan dengan wewenang yang mengalir dari atas kebawah dalam
struktur organisasi. Pejabat lini terdiri dari empat manajer divisi, dimana
tiap divisi dilengkapi bagian-bagian. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari divisi perdagangan umum, keuangan, administrasi dan
personalia, dan Toyota adalah sebagai berikut:
a. Divisi Perdagangan Umum, terdiri dari dua departemen :
1. Departemen ekspor dan impor bertanggjng jawab menangani ekspor
tetes, impor alat-alat berat, aspal drum, mesin-mesin dan sebagainya.
2. Departemen Perdagangan Umum bertanggung jawab menangani
dealer Kubota ,dealer pelumas pertamina, penyewaan mobil dan
sebagainya.

46

b. Divisi Keuangan. terdiri dari tiga departemen:


1. Departemen keuangan, bertanggung jawab menangani pengeluaran
dan penerimaan keuangan perusahaan beserta administrasinya.
2. Departemen pembukuan, bertanggung jawab menangani rnasalah
akuntansi dan pencatatan kegiatan ( jumal ) serta dokumentasi
operasional perusahaan
3. Departemen kredit, bertanggung jawab menangani masalah kredit
penjualan mobil merek Toyota, Daihatsu, Nissan, dan Spare Parts
serta menangani penagihan piutang anak perusahaan.
c. Divisi Administrasi Umum dan Personalia, terdiri dari tiga departemen:
1. Departemen Administrasi Umum, bertanggung jawab menangani
masalah administrasi dan keperluan rumah tangga perusahaan.
2. Departemen Personalia, bertanggung jawab menangani hubungan
industrial pengangkatan, mutasi pemecatan, kesejahteraan pegawai.

3.

Departemen Humas dan Pengembangan sumber Daya


Manusia bertanggung jawab menangani hubungan masyarakat dan
instansi, serta pengembangan sumber daya manusia.

d. Divisi Toyota terdiri dari tiga departemen:


1. Departemen Toyota Sales, bertugas menangani penjualan mobil merek
Toyota.
2. Departemen Toyota Service, bertugas menangani pemberian /
pelayanan jasa service mobil dan mesin Toyota.
3.

Departemen Toyota Parts, bertugas menangani


penjualan Spare Parts ( suku cadang ) Toyota.

Tugas Umum dari Divisi Toyota yaitu :


1.

Perencanaan, bertugas menangani pemasaran, order


kendaraan, dan promosi.

2.

Koordinasi, bertugas menangani tata hubungan


horizontal (intern) dan vertikal cabang maupun perwakilan; hubungan
dengan instansi pemerintah, perorangan, bank dan lain-lain; fleet
buyer, calon prospect, antar dealer.

3. Administrasi, bertugas menangani Report surat , telex. register, umum.


arsip agenda, dan administrasi hubungan antar cabang.
4.

Quality, Quantity gudang, Delivery dan Control,


bertugas menangani pengawasan umum kendaraan, perlengkapan,
penyerahan, pengecekan jumlah alat-alat dan kendaraan yang siap
jual, serta mengatasi hambatan penyerahan .

47

48

5. Marketing analisis, bertugas menganalisa Competitor dan market


buyer, permintaan dan penawaran dan perkembangan pasar secara
umum.
Divisi Toyota dipimpin oleh seorang Manajer. Adapun tugas dan
tanggung jawab Manajer Divisi Toyota adalah :
1.

Mengkoordinir semua kegiatan penjualan antar


departemen, cabang, dan perwakilan.

2. Mengatur promosi dan pendistribusian material, promosi kepada


semua cabang dan perwakilan guna meningkatkan daya saing dan
merebut pasar yang lebih luas.
3. Mengelolah penjualan dan mengatur sistem penjualan.
4. Membantu direksi dalam menetapkan harga luas.
5. Menyusun neraca penjualan dan mengamat keadaan pasar.
6. Membina dan memelihara langganan dalam rangka sales retention.
Tugas-tugas departemen Toyota sales terbagi dalam tiga bagian yaitu :
Salesman, counter, dan administrasi penjualan Dalam mengkoordinir
cabang dan perwakilan manajer divisi Toyota dibantu oleh koordinir
cabang dan perwakilan.
Wewenang dari koordinator cabang dan perwakilan adalah sebagai
berikut:
1) Memberikan tugas dan petunjuk kepada supervisi perwakilan.
2) Memonitor penjualan cabang / perwakilan.
3) Mengatur stock atau permintaan cabang / perwakilan

49

Tugas koordinator cabang dan perwakilan adalah sebagai berikut:


1) Bertanggung jawab sepenuhnya atas bagian Toyota Sales
2) Bertanggung jawab pada Manajer Divisi Toyota
3) Mengelolah penjualan secara keseluruhan.
4) Menyusun rencana penjualan dan rencana stock.
5) Mengatur tugas salesman dan counter.
6) Menandatangani kontrak, SPK, dan DO.
Sedangkan tugas dan wewenang dari masing-masing seksi yang ada
dalam divisi ini adalah sebagai berikut:
1)

Seksi salesman dipimpin oleh seorang supervisor


Bertugas mengkoordinir, memberikan saran - saran kepada
salesman untuk peningkatan penjualan; mengatur keuntungan
salesman; dan melaporkan kegiatan salesman.

2)

Salesman
Bertugas mencari order sebanyak-banyaknya; mengadakan
kunjungan door to door, mencari informasi pasar dan menutup
transaksi; memelihara hubungan baik dengan pelanggan; follow
up costumer, dan mengetahui keadaan juga kegiatan kompetitor

3)

Counter
Bertugas

menerima

dan

melayani

calon

sebaik-baiknya; melakukan penjualan; membantu


melaksanakan

pembeli
pembeli

dan menyiapkan administrasi penjualan;

menyiapkan dan rnenyerahkan kendaraan dalam keadaan

50

lengkap beserta peralatannya; mencari informasi tentang harga harga bersaing, dan menghubungi kembali pelanggan juga
memelihara hubungan baik dengan mereka.
4) Administrasi Penjualan
Bertugas mengatur administrasi penjualan ; menyiapkan
semua keperluan salesman maupun counter dalam menjalankan
tugasnya termasuk memberikan informasi stock dan sebagainya;
mencatat dan menyimpan kegiatan penjualan, dan mengatur
SPK, kontrak, dan DO (delivery order).
5)

Bagian surat-surat
Bertugas mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan
penyelesaian dan penyimpanan faktur; melakukan pemeriksaan
dan pengawasan terhadap faktur; melakukan pemeriksaan dan
pengawasan terhadap faktur ; membuat BPKB dan SINK serta
surat-surat lainnya

6) Bagian Gudang
Bertugas mengkoordinir mengawasi dan mengevaluasi
hasil kerja bawahan; mengatur dan rnengawasi penyimpanan
serta bertanggung jawab atas kelengkapan StDk ; melaksanakan
administrasi persediaan stok barang dan menandatangani berita
acara penerimaan barang maupun penyerahan barang dan DO;
menyampaikan laporan persediaan stok digudang.

BAB V
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. HASIL PENELITIAN
1. Persediaan pada Perusahaan
PT. Toyota Hadji Kalla merupakan salah satu perusahaan yang
bergerak dibidang penjualan mobil merek Toyota. Salah satu produk
yang terdapat pada perusahaan tersebut adalah suku cadang (spare parts)
yang merupakan barang pelengkap. Daftar persediaan spare part dapat
dilihat pada lampiran. Tingkat persediaan spare parts (maksimum dan
minimum) ditentukan oleh estimasi penjualan dan besarnya investasi
yang melekat pada persediaan.
2. Sistem Pengendalian Persediaan
Teknik pengendalian persediaan yang di terapkan oleh perusahaan
adalah dengan cara penetapan jumlah persediaan maksimum dan
minimum.dengan menggunakan max-max sistem, max-max sistem
dibagi menjadi dua yaitu: max-min adalah inventory control, order
penggantian stok terjual dilakukan hanya ketika jumlah stok mencapai
standar minimum, mengakibatkan order partai besar dan safety stock
level terlalu tinggi sedangkan max-max adalah inventory control, order
penggantian stok terjual dilakukan setiap saat terjual, mengakibatkan
safety stock efisien dan mengurangi inventory di dealer dan distributor.
Sistem pengendalian persediaan perusahaan terdiri dari :

51

52

1.

Proses penerimaan suku cadang (receiving parts)

2.

Proses pemesanan suku cadang (order parts)

3.

Proses pemesanan kembali (back-order parts)

4.

Proses pengembalian suku cadang (return parts)


Berikut akan dijelaskan sistem pengendalian persediaan pada

perusahaaan :
2.1 Proses Penerimaan Suku Cadang (Receiving Parts)
Parts tiba di gudang
Wrong
Cek kondisi box, jumlah dengan
document dan kondisi parts correct

Simpan di tempat yang tepat

Simpan di lokasi
persediaan

Ambil tindakan
penyelesaian

Simpan ditempat
sementara

Gambar 4 : Proses Receiving Parts


2.2

Proses Order Parts


Proses order dimulai dengan menyeleksi Custumer Purchase
Order (PO) dan Nomor Identitas Custumer (ID). Kemudian
informasi tersebut akan secara otomatis akan masuk kedalam
sistem sebagai berikut :

53

a.

Nama dan alamat Custumer

b.

Mata uang yang digunakan (Rp atau US$)

c.

Cara pembayaran (Tunai atau kredit)


Bila identitas custumer belum di setup ke dalam sistem, maka

diperlukan persetujuan dari Branch Managers. Branch Manager


juga memiliki otoritas untuk menentukan status kredit custumer.
Setelah itu, counter membuat shipping list untuk dikirim ke
custumer. Parts yang dipesan oleh custumer akan diberikan setelah
kas diterima ( penjualan tunai). Counterman harus memastikan
bahwa parts yang diberikan sesuai dengan permintaan custumer
sehingga tidak terjadi return.
2.3

Proses Back-Order Parts


Back-Order artinya pesanan customer yang belum terpenuhi
seluruhnya karena terjadi kekosongan barang. Hal ini sering terjadi
pada perusahaan. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk
memenuhi back-order customer tergantung dari lead timenya.

2.4

Proses Return Parts


Parts return tidak terjadi dengan serta merta. Ada beberapa hal
yang melatar belakangi terjadinya parts return, yaitu :
1. Salah order
2. Salah supply
3. Terlambat supply
4. Parts book yang salah

54

5. Fishik parts tidak sesuai


6. Kelebihan order quantity
7. Parts tidak diperlukan lagi
8. Offset outstanding custumer
Keputusan untuk menerima atau tidak parts yang di return
merupakan otoritas dari Branch Manager. Bila di terima, maka
segera dilakukan penyesuaian (Adjustment) atas parts tersebut.
Pada perusahaan terdapat aplikasi yang digunakan untuk
sistem pengendalian persediaan part agar dapat memudahkan
dalam mengontrol persediaan. Berikut beberapa contoh tampilan
pada aplikasi yang digunakan beserta fungsi dari masing-masing
sebagai berikut :
1.

Part Stock Maintenance


Pada menu part stock maintenance berisikan tentang item

yang digunakan untuk memberikan identitas pada suku cadang


yang merupakan langkah awal untuk menginput data pada semua
suku cadang agar dapat ditcari dengan mudah dan membedakan
dari suku csdang yang lain. Adapun item yang terdapat pada menu
ini seperti: nomor suku cadang (PART NO), nama suku cadang
(PART NAME), kelas suku cadang (F), harga suku cadang per
satuan (Price), dll. Berikut tampilannya di bawah ini.

55

2.

Proses Penerimaan Suku Cadang (Receiving Process)


Pada bagian ini, semua part yang tiba di gudang setelah di cek
kondisinya dan layak di simpan di gudang akan di input ke dalam
aplikasi sistem

TASS. Pada tampilan receiving process terdapat

kolom PO. NO yang berisi nomor pesanan suku cadang, kemudian


PART NO berisi nomor suku cadang lalu kolom PART NAME berisi
nama suku cadang. Untuk kolom PO QTY diisi dengan jumlah

56

pesanan suku cadang dan RCV. QTY diisi dengan jumlah yang
diterima. Berikut dapat dilihat di bawah ini tampilannya.

3.

Part Order Suggestion (Max-Max)


Pada menu ini terdapat 2 bagian yaitu part order planning dan
part order purchasing. Pada bagian part order planning berisikan
semua pesanan suku cadang yang akan diinput yang memungkinkan
parts logistik mengalir identik dengan karakter permintaan pelanggan.
Setelah diinput akan ditampilkan pada bagian part order purchasing

57

yang berisikan nomor suku cadang (Part No), nama suku cadang (Part
Name), persediaan (Stock), jumlah pesanan suku cadang (PO Qty), dll.
Lihat pada tampilan dibawah ini:

4.

Perbaikan suku cadang (Parts Good Issue)


Pada tampilan ini berisikan tentang perbaikan suku cadang oleh
pelanggan

yang terdapat pada perusahaan yang memudahkan

perusahaan mencari identitas pelanggan. Menu utama pada tampilan


ini terdiri dari item service order yang digunakan untuk mencari
identitas pelanggan secara cepat. Lihat tampilan dibawah.

58

3. Prosedur/mekanisme proses input/output


a.

Pemesanan part customer Telpon / Datang


Customer menelpon ke gudang suku cadang
1.

Partman mengangkat telepon

2.

Partman menyapa customer

3.

Customer menanyakan ketersediaan part

59

4.

Partman mengecek ketersediaan part pada sistem TASS


b. Jika tersedia,partman

mengkomfirmasi

customer

dan

menyuruh customer untuk datang langsung kegudang part


c. Jika tidak tersedia, partman mengkomfirmasi eta dan harga
part
a) Jika setuju, partman membuat form urgen tipe 1 untuk
selanjutnya melakukan pemesanan ke depo
b) Jika tidak setuju, maka customer closing
Customer datang ke gudang suku cadang
1. Customer datang ke loket suku cadang
2. Partman menyapa customer
3. Customer menanyakan ketersediaan part
4. Partman mengecek ketersediaan part pada sistem TASS
a) Jika

tersedia,

partman

mengkomfirmasi

customer

dan

mengarahkan customer membayar dikasir untuk selanjutnya


mengambil part di SA
b) Jika tidak tersedia, partman mengkomfirmasi eta dan harga
part
1.

Jika setuju, partman membuat form urgen tipe 1 untuk


selanjutnya melakukan pemesanan ke depo

2.
b.

Jika tidak setuju, maka customer closing

Pemesanan part customer booking


Customer menelpon ke bagian PIC booking

60

1)

PIC booking mengangkat telepon

2)

PIC booking menyapa customer

3)

Customer menanyakan waktu booking dan estimasi biaya


service

4)

PIC booking mengkonfirmasi waktu booking dan estimasi


biaya service

5)

PIC booking mengkonfirmasi ketersediaan part ke


partman
a.

Jika tersedia, PIC booking mengkonfirmasi customer dan


selanjutnya mencetak W/O booking

b.

Jika tidak tersedia, PIC booking mengkonfirmasi eta da harga


part.
1.

Jika setuju, PIC booking konfirmai ke partman untuk


selanjutnya dibuatkan form urgen tipe 1 dan melakukan
pemesanan ke depo.

2.
c.

Jika tidak setuju, maka customer closing

Pengambilan Part
Teknisi datang ke loket part
1. Teknisi membawa part order ke loket
2. Teknisi menyerahkan PO kepada part man
3. Part man menerima PO dan mengecek ketersediaan part
a.

Jika tersedia, part man menginput pesanan part ke dalam


sistem (TASS)

61

b.

Jika tidak tersedia, part man melakukan order ke depo

4. Final check qty part yang dipesan


5. Part man mengeprint picking slip
6. Part man mengambil dan membawa pesanan part ke loket dan
memberikannya ke teknisi
7. Teknisi mengecek semua part pesanan
a. Jika sudah lengkap, teknisi menandatangani picking slip
b. Jika belum lengkap, teknisi konfirmasi ke part man
8. Menyimpan picking slip warna putih kemudian membawa pesanan
part ke stall service untuk digunakan
d. Penginputan part non TGP
Teknisi datang ke loket part
1. Teknisi membawa service order ke loket
2. Teknisi menyerahkan SO kepada part man
3. Part man menerima SO dan mengecek permintaan spare part (non
TGP)
4. Part man menginput stock part non TGP pada sistem sesuai jumlah
permintaan
5. Final check Qty part sebelum cetak picking slip
6. Part man mengeprint picking slip dan menyerahkan ke teknisi
7. Teknisi membawa picking slip warna putih kemudian duserahkan
ke petugas material
e.

Penerimaan Part

62

Part man di area penerimaan part


1.

Petugas depo datang membawa pesanan part dengan kendaraan

2. Petugas depo membuka box penyimpanan part


3. Part man mengangkat dan membawa part ke area receiving
4. Petugas gudang memberikan invoice kepada part man
5. Part man menghitung dan mencocokkan jumlah serta nomor part
yang ada di invoice dengan part yang datang
a.

Jika sesuai, part man menginput pesanan part ke dalam sistem


(TASS)

b.

Jika tidak tersedia, part man mengkonfirmasi depo lewat


telepon

6. Part man mengangkat dan membawa part ke lokasi penyimpanan


part
7. Part

man

mengangkat

part

sesuai

dengan

nomor

lokasi

penyimpanan
8. Part man menyimpan invoice di tempat penyimpanan
f.

Pemesanan special order part


Customer datang ke counter service
1. SA menyambut customer dan menanyakan keperluan customer
2. Customer menanyakan ketersediaan part yang dibutuhkan
3. SA mengecek ketersediaan di bagian suku cadang lewat telepon
atau datang langsung ke loket suku cadang
SA menanyakan ketersediaan part

63

1.

SA datang ke loket suku cadang

2.

SA menanyakan ketersediaa suku cadang

3.

Part man mengecek ketersediaan part di TASS


a.

Jika tersedia, part man mengkonfirmasi ke SA mengenai


ketersediaan dan harga part
1) SA mengkonfirmasi ke customer mengenai ketersediaan
part dan harga part
a) Jika setuju, SA membuat order dan mengkonfirmasi
part man untuk membawa part ke counter service
b) Jika tidak setuju, customer closing
2) Part man menginput pengeluaran part pada sistem TASS
3) SA

mengarahkan

customer

untuk

melakukan

pembayaran di kasir
4) Costomer melakukan pembayaran di kasir
b.

Jika tidak tersedia, part man mengecek ketersediaan part di


depo
1) Jika tersedia, part man mengkonfirmasi ke SA
mengenai ketersediaan, harga dan eta
a) SA

mengkonfirmasi

ke

customer

mengenai

ketersediaan, harga dan eta


1) Jika setuju, SA mengkonfirmasi ke partman
2) Jika tidak setuju, customer closing

64

b) Part man membuatkan form urgen tipe 1 dan


melakukan pemesanan ke depo
c) Depo men supply part ke cadang
2) Jika tidak tersedia, part man mengecek ketersediaan
pada TAM dan mengkonfirmasi ke SA mengenai
ketersediaan dan eta
SA melengkapi berkas SOP
1.

SA mengkonfirmasikan ke customer mengenai harga dan eta


a.

Jika setuju, SA membuat SO yang sudah ditandatangani oleh


kabeng, BON pesanan dan kwitansi DP

b.

Jika tidak setuju, customer closing

2.

SA memeriksa dan melengkapi VIN number

3.

SA mengupdate back order follow up control board

4.

Partman membuat form emergency dan memesan part ke depo

5. Depo melakukan pemesanan ke TAM untuk selanjutnya dikirim ke


cabang
6. Partman memrima part dan konfirmasi ke SA mengenai kedatangan
part
7. SA melakukan follow up kedatangan part dan melakukan
perjanjian pengambilan part

4. Standar Operasional Prosedur suku cadang pada perusahaan


Adapun sop pada PT. Hadji Kalla Makassar yaitu

65

a.

Part man melakukan klasifikasi SOP berdasarkan kwitansi /


besaran DP yang telah dibayar oleh customer

b.

Part man melakukan pemisahan part berdasarkan DP

c.

Part man melakukan relokasi terhadap SOP tersebut

d.

Part man membuat report ke HO dan depo

5. Diagram Siklus Bagian Suku Cadang

Pemesanan part customer


telepon/datang

Pemesanan special order


part

Pemesanan part
customer booking

Penanganan part SSC

Pengambilan part

Penginputan part non TGP

Penerimaan Part

Update ICC
Gambar 5 : Diagram Siklus Bagian Suku Cadang

66

B. PEMBAHASAN
Dari hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya dapat diketahui bahwa
sistem pengendalian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan adalah
dengan cara penetapan jumlah persediaan maksimum dan minimum. Atau
dikenal dengan Max-Max Sistem yang dibagi menjadi 2 yaitu Max-Min dan
Max-Max. Dengan Max-Min inventory control, order penggantian stok terjual
dilakukan hanya ketika jumlah stok mencapai standard minimum,
mengakibatkan order partai besar dan safety stock level terlalu tinggi.
Sedangkan dengan Max-Max inventory control, order penggantian stok
terjual dilakukan setiap saat terjual, mengakibatkan safety stock efisien dan
mengurangi inventory di dealer dan distributor. Adapun sistem pengendalian
persediaan perusahaan terdiri dari

: proses penerimaan suku cadang

(receiving parts), proses pemesanan suku cadang (order parts), proses


pemesanan kembali (back-order

parts) dan proses pengembalian suku

cadang (return parts). Dari sistem pengendalian persediaan yang diterapkan


tersebut, operasional pada perusahaan dapat berjalan sesuai yang diharapkan.

BAB VI
SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan
Sistem pengendalian persediaan (spare parts) perusahaan di mulai sejak
barang diterima melalui stock order, pemesanan (order) barang oleh
custumer, back-order, hingga terjadi parts return. Keempat proses tersebut
dikontrol dengan baik, termasuk adanya otorisasi dari Branch Manager dalam
hal persetujuan kredit dan return barang. Sistem tersebut semakin baik dengan
penerapan

teknik

penetapan

minimum-maksimum

persediaan

dan

pengendalian inventory turnover sehingga dapat memelihara keseimbangan


(balance) yang wajar antara investasi persediaan dengan jumlah permintaan
customer. Namun, sistem pengendalian persediaan yang diterapkan
cenderung mengabaikan masalah banyaknya jenis spare parts. Seluruh jenis
spare parts yang ada umumnya dikendalikan dengan tingkat intensivitas yang
hampir sama. Ini dimaksudkan agar persediaan tidak kurang dan tidak lebih
sehingga

dapat

memenuhi

kebutuhan

menyebabkan kelebihan stok di gudang.

67

pelanggan.

Selain

itu,

tidak

68

B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba untuk mengajukan
beberapa saran guna meningkatkan efektivitas

sistem pengendalian

persediaan, antara lain :


1. Perusahaan sebaiknya tetap mempertahankan sistem pengendalian
persediaan yang telah diterapkan sebelumnya.
2. Cobalah untuk mengklasifikasikan spare parts dengan menggunakan
pendekatan analisis nilai (analisis ABC) sehinnga dapat di tentukan bentuk
dan prosedur pengawasan yang tepat.

DAFTAR PUSTAKA

Alexander Hamilton Institute. 2003. Panduan Mengelola Arus kas yang efectif
(terjemahan).PT Elex Media Komputindo, Jakarta.
Alwi, syafaruddin. 1994. Alat-Alat Analisis dalam Pembelanjaan, Edisi Revisi,
Andi Offset, Yogyakarta.
Hamizar. 2011. Intermediate Accounting.Edisi Revisi. Jakarta: Lentara Ilmu
Cendikia.
Kusuma, Hendra. 2009. Manajemen Produksi Perencanaan dan Pengendalian
Produksi, Andi Offset, Yogyakarta.
Kartikahadi, Hans dkk. 2012. Akuntansi Keuangan berdasarkan SAK berbasis
IFRS, Salemba Empat, Jakarta.
Kieso, dan Wweygant. 2005. Akuntansi Interediate (terjemahan), Jilid Satu, Edisi
ke-7,Cetakan I, Binarupa Aksara, Jakarta.
Mulya, Hadri. 2010. Memahami Akuntansi Dasar, Edisi 2, Mitra Wacana Media,
Jakarta.
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi, Edisi 3, cetakan kelima,
Jakarta.

Salemba Empat.

Nuh, Muhammad. 2011. Accounting Principles. Cetakan Pertama. Jakarta:


Lentara Ilmu Cendekia.
Rudianto. 2012. Pengantar Akuntansi Konsep dan Teknik Penyusunan Laporan
Keuangan, Erlangga, Jakarta.
Rudianto. 2008. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Erlangga.

69

70

Syamsuddin, Lukman. 2001. Manajemen Keuangan Perusahaan : Konsep dan


Aplikasi dalam Perencanaan, Pengawasan, dan Pengambilan
keputusan, Cetakan ke-6, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta.
Wilson, James D, dan John B. 2005 Campbell, Controllership : Tugas Akuntan
Manajemen ( terjemahan), Edisi ke-3 Erlangga, Jakarta.