v

Section 6: Creating a single tagged Adobe PDF document from multiple documents
Why to combine multiple documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Inserting, replacing, and deleting pages within an Adobe PDF document in Acrobat. . . . . . . . . . . . . . 33
Plan ahead to reduce changes to the tag tree and reading order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Combining files from multiple authoring applications while converting to Adobe PDF. . . . . . . . . . . . 34
Finishing the Adobe PDF document for accessibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Section 7: Creating tagged Adobe PDF documents from web pages

What to expect when converting web pages to tagged Adobe PDF documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
How to convert web pages to tagged Adobe PDF documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Finishing the Adobe PDF document for accessibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Section 8: Making Adobe PDF forms accessible

Characteristics of accessible Adobe PDF forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Workflows for creating forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Which Adobe tools are you using? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
What is your starting point? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Tips for working with forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Designing the form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Writing form field descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Setting and testing the tab order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Using LiveCycle Designer to create accessible Adobe PDF forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
The LiveCycle Designer workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Using Acrobat 7.0 Professional to make Adobe PDF forms accessible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Step 1: Add fillable form fields and descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Step 2: Set the tab order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Step 3: Tag the form (if it isnt already tagged). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Step 4: Finish the Adobe PDF document for accessibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Using Adobe PDF Forms Access to tag Adobe PDF forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
How Adobe PDF Forms Access helps with accessibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Tagging Adobe PDF forms by using Adobe PDF Forms Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Section 9: Adding tags to Adobe PDF documents

What to do before you tag a document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Reviewing the document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Creating links for URLs in the document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Adding tags to an untagged document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Reading the Add Tags Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Retagging a document, if needed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Finishing the Adobe PDF document for accessibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51