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Anotaciones FI

Definir las unidades organizativas para la Gestin financiera es obligatorio, es decir, tiene que
definir estas unidades para poder implementar el componente Gestin financiera.

Unidad organizativa

Definicin

Sociedad GL

Opcional

Sociedad

Obligatorio

Divisin

Opcional

Parametrizacin bsica

Plan de cuentas

Obligatorio

Ejercicio

Obligatorio

Monedas

Obligatorio

Las unidades organizativas son independientes entre s en esta etapa, ejemplos de unidades
organizativas:
Componentes y unidades organizativas

Componente

Unidad organizativa

Comercial

Organizacin de ventas,...

Logstica

Organizacin de compras,...

Gestin financiera

Sociedad,...

Controlling

Sociedad CO,...

Recursos humanos

Grupos de personal,...

El componente de aplicacin Gestin financiera comprende los subcomponentes siguientes:

Libro mayor (FI-GL)


Acreedores (FI-AP)
Deudores (FI-AR)
Contabilidad bancaria (FI-BL)
Contabilidad de activos fijos (FI-AA)
Control presupuestario (FI-FM)
Gestin de viajes (FI-TV)
Ledger especial (FI-SL)

Crear Plan de Cuentas:


Gestin financiera (nuevo) > Contabilidad principal (nuevo) > Datos maestros >
Cuentas de mayor > Tratamiento inicial > Tratar ndice planes de cuentas (OB13)
Al seleccionar y hacer doble click sobre la lnea se puede definir la longitud de los intervalos de
los nmeros de cuenta.

Los grupos de cuentas se definen antes de crear las cuentas de mayor. Para obtener ms
informacin, vase Grupo de cuentas.
El Balance nos permite conocer la situacin financiera de la empresa en un momento
determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe.
La Cuenta de Resultados recoge el beneficio o prdida que obtiene la empresa a lo largo de
su ejercicio econmico (normalmente de un ao).
En el Activo se recogen los destinos de los fondos ARDF y en el Pasivo los orgenes P
ROF.

Vamos a explicarnos: si una empresa pide un crdito a un banco para comprar un camin, el
crdito del banco ir en el Pasivo (es el origen de los fondos que entran en la empresa),
mientras que el camin ir en el Activo (es el destino que se le ha dado al dinero que ha
entrado
en
la
empresa).
Las trminos Activo y Pasivo pueden dar lugar a confusin, ya que pudiera pensarse que el
Activo recoge lo que tiene la empresa y el Pasivo lo que debe. Esto no es correcto, ya que por
ejemplo los fondos propios van en el Pasivo.
Y por qu van los fondos propios en el Pasivo?
La respuesta es porque son orgenes de fondos.

Si, por ejemplo, en el caso anterior se hubiera financiado la compra del camin con
aportaciones de los socios: cul sera el origen de los fondos que entran en la empresa? los
fondos propios aportados por los accionistas.
Vamos a distinguir entre varios Balances, segn el momento en que se obtengan: Balance de
apertura: al comienzo del ejercicio; nos permite conocer con que recursos cuenta la empresa
para iniciar su ejercicio econmico. Balances parciales: a cierre del mes, trimestre, semestre,
o con la periodicidad que se quiera; nos permite conocer la situacin de la empresa en esos
momentos determinados. Balance final: al cierre del ejercicio; nos permite conocer como
queda la situacin financiera de la empresa una vez finalizado su ejercicio econmico
(normalmente el 31 de diciembre, aunque podra ser otra fecha del ao).
Libro Diario
El Libro Diario recoge por orden cronolgico todas las operaciones que se van produciendo en una
empresa. Cada operacin contable origina un apunte que denominamos asiento y que se
caracteriza porque tiene una doble entrada: en la parte de la izquierda ( Debe) se recoge el destino
que se le da a los recursos, y en la parte de la derecha (Haber) el origen de esos recursos.
Debe = Destino de Los recursos = izquierda;

Haber = Origen de los Recursos = derecha

Libro Mayor
El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario.
Cada pgina del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de
la derecha "Haber", que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el
Libro Diario se recoge tambin en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor.
Cuenta:
Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones
realizadas en los diferentes conceptos del activo, pasivo y del capital.

Nombre de la cuenta:
El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que
controla.

Clasificacin de las cuentas:


Las cuantas se clasifican en tres grupos que son:
- Cuentas del activo
- Cuentas del pasivo
- Cuentas del capital

Cargar o debitar: Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta

Abonar o acreditar: Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.

MOVIMIENTOS Y SALDOS:

Movimiento deudor: Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta.
Movimiento acreedor: Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.
Saldo: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos:
Saldo deudor
Saldo acreedor

Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el
acreedor.

Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el
deudor.

Cuenta saldada o cerrada: Una cuenta esta saldada o cerrada cuando sus movimientos son
iguales.

El libro Diario es el que recibe los dbitos y crditos diariamente el Mayor corresponde a las
anotaciones del Diario, pero anotando en cada cuenta el resumen de los asientos del Diario.

Nombre de la Cuenta
Debe
Haber

(puede ser de Activo ,Egresos, Pasivo, Ingresos o Capital)


Cargar o Debitar
Abonar o Acreditar
Destino de Los
Origen
Recursos
de Los Recursos
Aumenta el Activo
Disminuye el Activo
Disminuye el Pasivo
Aumenta el Pasivo
Disminuye el Capital
Aumenta el Capital
Las cuentas de Egresos se tratan
de igual forma que las del Activo
Las cuentas de Ingresos se tratan
de igual forma que las del Pasivo
Las cuentas de Capital se tratan
de igual forma que las del Pasivo

Acreedor = le debo; Deudor = me debe


CUENTAS DE ACTIVO Y DE EGRESO
Se cargan por la cuanta de las existencias iniciales de los elementos patrimoniales que
representan, as como por la cuanta del incremento de valor que experimenten dichos elementos
patrimoniales.
Se abonan por el valor de las disminuciones que experimenten los elementos patrimoniales que
representan.
El incremento de valor de los elementos patrimoniales de activo puede deberse a la adquisicin de
nuevos elementos patrimoniales (mediante su compra, por recibirlo en donacin, etc.) o a un
incremento del valor de los elementos patrimoniales ya existentes debido a una revalorizacin de los
mismos.
Las disminuciones de valor de los elementos patrimoniales de activo pueden deberse a su
enajenacin (por venta, por darlos en donacin, etc.) o por una prdida del valor de los mismos.
CUENTAS DE PASIVO, DE INGRESOS Y DE CAPITAL:
Se abonan por la cuanta de las existencias iniciales de los elementos patrimoniales que
representan, as como por la cuanta del incremento de valor que experimenten dichos elementos
patrimoniales.
Se cargan por el valor de las disminuciones que experimenten los elementos patrimoniales que
representan.
Los incrementos de valor de los elementos patrimoniales del pasivo son consecuencia de un
aumento de las obligaciones que representan y los incrementos de valor de los elementos
patrimoniales del neto son consecuencia de una mayor aportacin del empresario a la empresa (por
realizar ms aportaciones o por no retirar parte de los beneficios).
Las disminuciones de valor de los elementos patrimoniales de pasivo son consecuencia de la
disminucin de las obligaciones que representan. Las disminuciones de valor de los elementos
patrimoniales del neto son consecuencia de la disminucin de la aportacin del empresario a la
empresa, (ya sea por disminuir su aportacin o por retirar parte de los beneficios).
NOTA: no olvidar que la misma cuenta no tiene que recibir en la misma transaccin un cargo y un
abono, en todo caso deben recibir el cargo en una cuenta y el abono en otra.
CUENTAS DE REMANENTE
RESULTADOS PENDIENTES DE APLICACIN

Remanente. Resultados negativos de ejercicios anteriores. Aportaciones de socios para


compensacin de prdidas. Prdidas y ganancias.
Las cuentas de este subgrupo figurarn en el pasivo del balance, formando parte de los fondos
propios, con signo positivo o negativo segn corresponda.
120. Remanente Concepto
Beneficios no repartidos ni aplicados especficamente a ninguna otra cuenta tras la aprobacin de
las cuentas anuales y de la distribucin de resultados. Su movimiento es el siguiente: a) Se abonar
con cargo a la cuenta 129.

Podemos resumir lo siguiente:


Sabemos que el saldo que arroja la cuenta de prdidas y ganancias (129), indica el resultado
habido en el ejercicio econmico de que se trate (beneficio si presenta saldo acreedor, o prdida si
presenta saldo deudor).
a) - La cuenta presenta saldo acreedor, es decir, hay beneficios:
Este saldo ha de distribuirse entre las personas o entidades que tengan el derecho a l, es decir, los
socios o propietarios, y tambin otro tipo de participantes, como los administradores y el personal de
la empresa. En el caso de los socios, pueden optar por retirarlo en efectivo, o bien, dejarlo en la
empresa para reforzar su estructura financiera. En este caso, las cuentas que recogen estos
beneficios no distribuidos se denominan cuentas de reservas.
Las cuentas de reservas recogen los beneficios mantenidos a disposicin de la empresa y no
incorporados al capital
Entre las cuentas de reservas podemos destacar las siguientes:
Cuenta 112 - Reserva Legal
Cuenta 116 - Reservas estatutarias
Cuenta 117 - Reservas voluntarias
Reserva Legal
Establecidas por disposicin legal, y son de obligado cumplimiento por parte de los socios. Un
ejemplo de este tipo de reservas lo encontramos en el artculo 214 de la Ley de Sociedades
Annimas (texto refundido), que establece una cifra igual al diez por ciento del beneficio del
ejercicio se destinar a la reserva legal hasta que alcance, al menos, el veinte por ciento del capital
social.
Reservas estatutarias
Son los beneficios mantenidos a disposicin de la empresa, porque as lo establecen los estatutos
de la sociedad, es decir, las normas por las que se rigen.
Reservas Voluntarias
Son las reservas establecidas libremente por la empresa, y son de libre disposicin.
Por lo que se refiere al dividendo activo a pagar a los accionistas en efectivo, sean definitivos o a
cuenta, se utiliza la cuenta 525 - Dividendo activo a pagar
(Ver asiento n 000010, de reparto de beneficio del caso EXPOSATRES, solucin CONTAWIN,
extrescopi).
b) - La cuenta presenta saldo deudor, es decir, hay prdidas:
La cuenta de prdidas y ganancias no permanece sin saldar indefinidamente, sino que su saldo
ha de pasar a la cuenta 121 - Resultados negativos de ejercicios anteriores. El asiento a
realizar es el siguiente:
Resultados negativos de ejercicios
anteriores (121)
a Prdidas y ganancias (129)
La cuenta 121 Resultados negativos de ejercicios anteriores, segn el vigente P.G.C., tendr
el siguiente movimiento:
a) - Se cargar con abono a la cuenta 129. (asiento anterior)
b) - Se abonar con cargo a la cuenta o cuentas con las que se cancele su saldo.
Las cuentas a que alude la lnea anterior suelen ser cuentas de reservas, incluso la de reserva
legal en los casos en que no existan otros tipos de reservas disponibles y en cantidad suficiente.
Tambin pueden cancelarse con la cuenta de prdidas y ganancias de un ejercicio determinado,
si sta presentara saldo acreedor (existencia de beneficios)
La cuenta 120 - Remanente
Es normal que las empresas dejen una pequea parte del beneficio sin asignar dentro de la
cuenta 120. Remanente, cuya aplicacin puede ser para la compensacin de prdidas de

ejercicios anteriores, para su traspaso a otras cuentas de reservas, o bien para incrementar la
cantidad a distribuir en otros ejercicios posteriores.
Como resumen de todo lo indicado, consideremos el siguiente ejemplo:
La Junta General de Accionistas de la Sociedad W, aprob las cuentas del ejercicio 1.9X6 y la
siguiente distribucin de beneficios:
Beneficio despus de impuestos 5.000 u.m
Compensacin de prdidas de ejercicios anteriores 1.000
Dividendo activo a pagar 3.000
Reserva Legal 500
Reserva voluntaria 400
Remanente 100
El asiento correspondiente a este acuerdo de distribucin sera el siguiente:
5.000 Prdidas y Ganancias (129)
a Resultados negativos de ejercicios anteriores (121) 1.000
a Reserva legal (112) 500
a Reserva Voluntaria (117) 400
a Remanente (120) 100
a Dividendo activo a pagar (525) 3.000
y en el momento de hacer efectivo el dividendo activo:
3.000 Dividendo activo a pagar (525)
a Bancos c/c 3.000

Plan de Cuentas SAP


En el rea del plan de cuentas de un registro maestro de cuenta de mayor se encuentra la
informacin siguiente:

El plan de cuentas

El nmero de cuenta y el nombre de la cuenta (texto explicativo y texto breve)

El indicador que especifica si la cuenta es una cuenta de balance o una cuenta de


beneficios.
Al inicio de un nuevo ejercicio, el saldo de una cuenta de balance se arrastra al mismo
saldo. Para las cuentas de beneficios, hay que especificar la cuenta a la cual se arrastran
los resultados al final de un ejercicio.

El grupo de cuentas
Mediante el grupo de cuentas, se agrupan las cuentas similares y se controla la creacin y
modificacin de registros maestros. Controlan:
o

El intervalo de nmeros de cuenta en el que se debe encontrar el nmero de


cuenta.

El formato de pantalla para crear cuentas de mayor en el rea especfica de la


sociedad. Esto significa que puede definir si los campos requieren una entrada,
pueden tener una entrada o se ocultan al crear o modificar un registro maestro en
el rea especfica de la sociedad.

Los grupos de cuentas se definen antes de crear las cuentas de mayor. Para obtener ms
informacin, vase Grupo de cuentas.

Gestin financiera (nuevo) > Contabilidad principal (nuevo) > Datos maestros >
Cuentas de mayor > Tratamiento inicial > Definir Grupo de Cuentas (OBD4)

Al seleccionar la lnea y hacer doble click sobre ella se entra la parte de forma de creacin de
cuentas.
Los intervalos de nmeros para grupos de cuentas de mayor pueden solaparse. En
consecuencia, para las cuentas de mayor que no desee asignar a una rea funcional en
concreto, se puede crear un grupo de cuentas separado cuyo intervalo de nmeros est ya
contenido dentro de otro grupo de cuentas. El intervalo de nmeros de un grupo de cuentas se
puede modificar posteriormente. Para obtener ms informacin, vase Modificacin del grupo
de cuentas.
Gestin financiera y la contabilidad de costes/ingresos comparten el plan de cuentas. Las
partidas de un plan de cuentas pueden ser cuentas de gastos o de ingresos en Gestin
financiera, o clases de coste o de ingresos en contabilidad de costes/ingresos.
Tipo de Moneda en la cuenta
Al crear la cuenta puede dejarse opcional el registro de la moneda, si no se define al momento
de crear la cuenta el tipo de moneda a registrarse los movimientos el sistema la toma de la
moneda definida en la sociedad FI.

Cuentas de Compensacin
Las clases de coste primario CO son las cuentas de prdidas y ganancias (P&L = profit and
loss en ingls), las clases de coste secundario slo existen en CO y no existen en FI. Las
contabilizaciones CO que traspasan los lmites entre sociedad o divisin, y que contienen
costes primarios y/o secundarios, se deben pasar a FI. Slo entonces es posible elaborar una
cuenta de prdidas y ganancias reconciliada y un balance.

Para crear cuentas de compensacin, utilice el acceso va mens Finanzas Gestin


financiera Libro mayor Datos maestros Crear.
Entiendo que las cuentas de compensacin son aquellas que reciben todas las variaciones
definidas en la condicin original, esto cambios pueden deberse a la variacin en tipos de
cambio al momento de efectuar la orden de compra y el momento de la recepcin de la factura,
variaciones por pronto pago, diferencial cambiario, etc.
Indicador saldos slo en moneda local para las cuentas de compensacin. No fije este
indicador para las cuentas asociadas A/P A/R.
Debe fijar el indicador para las cuentas siguientes:

Cuentas de compensacin de descuento por pronto pago

Cuentas de compensacin para entrada de mercancas y recepcin de facturas

El indicador se fija generalmente para las cuentas de balance siguientes:

Cuentas sin gestin de partidas abiertas en las que no se gestionan monedas


extranjeras

Definicin de "Gestin de partidas abiertas (indicador)


Si fija el indicador "Gestin de partidas abiertas" en el registro maestro para una cuenta, las
partidas individuales de esta cuenta se marcan como abiertas o se compensan.
Utilice la gestin de partidas abiertas para las cuentas bancarias de compensacin, las
cuentas de compensacin para entrada de mercancas y recepcin de facturas, y las cuentas
de compensacin de nminas.
Sin embargo, las cuentas bancarias no utilizan la gestin de partidas abiertas.
Si define posteriormente la gestin de partidas abiertas para una cuenta de mayor, esta entrada
slo ser vlida para las partidas contabilizadas despus. En el momento de la modificacin, la
cuenta tiene que visualizar un saldo cero.
Al cancelar este indicador, el saldo tambin debe ser cero. Por lo tanto, se deben compensar
las restantes partidas abiertas antes de efectuar la modificacin en el registro maestro.

Definicin de "Visualizacin de partidas individuales"


Si fija el indicador "Visualizacin de partidas individuales" en el registro maestro para una
cuenta, se visualizan todas las partidas individuales que se han contabilizado en esta cuenta si
no se han archivado.
no se debe utilizar la visualizacin de partidas individuales para las siguientes cuentas:

Cuentas asociadas (para obtener informacin detallada, vase la contabilidad auxiliar)

Cuentas de ingresos (para obtener informacin detallada, vase el mdulo de


aplicacin Comercial)

Cuentas de material (para obtener informacin detallada, vase el mdulo de


aplicacin "Gestin de materiales")

Cuentas de impuestos (no se necesita informacin detallada, ya que los datos fiscales
aparecen y se verifican en el documento).

Mtodo de costes de ventas


Objetivo
Se puede crear la cuenta de prdidas y ganancias de una empresa con dos procedimientos
diferentes:

Mtodo de costes totales

Mtodo de costes de ventas

Gestin financiera (nuevo) > Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo) > Libros
> Ledger > Activar mtodo de costes de ventas
Verificar esquemas de Clculo (impuestos)
Secuencia de Acceso
Definir Clase de Condicin
Definir esquemas

Ver libro y apuntes de esquemas de clculo


La Tabla TSTC contiene todos los cdigos de transaccin, con la SE16 puede encontrarse la
ruta.
Valuation class = Categora de Valoracin
Valuation Area = Area de Valoracin, es el nivel de valoracin. (ej. centro, almacn, sociedad)
Company Code = Sociedad Fi
Server = Mandante
FM Area = Financial Management, Gestin de Fondos. Para la utilizacin del control del
presupuesto. Es fundamental para el registro de valores y el compromiso real en efectivo de
Gestin Presupuestaria y Gestin de Fondos.
Business Area o rea de Negocio = La finalidad es crear estados financieros, de prdidas y
ganancias bajo una sociedad FI. Reportes financieros por divisin, reportes de segmento.
Pudeden ser duplicadas utilizando Profit Center Accounting, obtener un reporte de profit center
accounting puede ser difcil pero no imposible. Para integrar las sociedades FI. Error comn:
es querer mantener la relacin 1 a 1 entre la sociedad FI y el rea de Negocios, teniendo la

relacin de 1 a 1 se desvirta el concepto de rea de Negocio. El propsito del rea de


Negocio es poder reportar lo que sucede entre sociedades FI. Este error puede incidir en
muchos problemas de reconciliacin ya que las reas de Negocio no estn relacionadas con
las sociedades FI en la configuracin estndar. Las reas de Negocio se asignan segn la
naturaleza de las actividades del negocio que se deseen monitorear, por ejemplo ropa, equipo,
servicios extremos.
Las reas de Negocio pueden ser enlazadas a los siguientes:
Plant/Valuation Area es decir a nivel de centro.
Plant & Divisin es lo mismo que el anterior, se utiliza cuando en MM no se utilizan las reas
de valoracin.
Area de Ventas si est dividido en reas especficas de venta.
Centro de Costo, dependiendo del diseo de los centros de costo que se tenga.
Activos Fijos, una vez que se activa la parte Balances a Nivel de Divisin, las reas de
negocio se convierten en obligatorias en el mdulo de Activos Fijos.
Consolidacin de reas de Negocio, se utiliza la consolidacin en SAP pueden agruparse
diferentes reas de negocio en una sola.
Actual Costing
An actual amount paid or incurred, as opposed to estimated cost or standard cost. In
contracting, actual costs amount includes direct labor, direct material, and other direct charges.
Actual Costing = es el mismo concepto de costeo real, el Costeo Real es lo calculado al final
del perodo donde se sabe con certeza los costos en los que se para fabricar o realizar el
producto
Contabilidad Avanzada (validaciones, de libro sybex pg 88 acrobat)
Las validaciones se pueden utilizar en muchas de las reas de finanzas y controlling. Son
utilizadas para verificar disposiciones y verificar condiciones de registro que cunado no
cumplen retornan un mensaje.
Es importante recordar este orden en la creacin: Validacin, rea de aplicacin y el calllup
point. Este ltimo determina cuando debe utilizarse la validacin.
Se deben definir los prerrequisitos, utilizar condiciones booleanas (>,<,<>,=) la condicin debe
estar entre comillas simples .
Seleccionar el mensaje a aparecer.
Luego hay que activar los mtodos de validacin en la transaccin GGB4, la ruta est en el
libro de Sybex pag. 89 acrobat.

rea funcional es lo que sera un departamento de la empresa, Fabricacin, Gestin, Ventas,


Investigacin y desarrollo. Sirve para segregar los diferentes tipos de costo dentro de la
compaa, en lugar de utilizar una cuenta especfica para cada gasto, se puede segregar las
reas con sus cuentas. Se puede reportar tanto del lado de FI como de lado de las Utilidades
del Centro de Costo, (Porfit Center).
Los elementos organizacionales del rea funcional son los que se delimitan por cada rea
organizacional a la que se desee llevar el control. Ver ruta en el libro sybex pag.91 acrobat.
Substitucin del rea funcional, debe crearse para capturar la informacin contable por rea
funcional sin que el usuario intervenga, deben seguirse los pasos correctos para evitar errores.
Siempre debe verificarse
Como saber que campos utilizar en las condiciones y las substituciones?

Set son utilizados para agrupar conjuntos de nmeros para un campo especfico pueden
crearse en la parte de sistemas info no en el IMG.
Existe tambin la validacin y la substitucin avanzada.
Populate data = pasar datos de una tabla a otra
Los centros de costo se utilizan para costos y para capturar todos los datos de pasar datos a
las reas funcionales.
Posting: The process of transferring entries from a journal of original entry to a ledger book.
Posting en espaol es contabilizacin.
Deben activarse las reas de substitucin para cada sociedad.
Conexin con RH
Transaccin FS00 para crear cuentas de GL
Transaccin OBYG para efectuar el mapeo de las cuentas simblicas y las cuentas de GL.
Tcode: OBYG (Balance sheet accounts)
Tcode: OBYE (Expense Accounts)
Tcode: OBYU (Vendor Accounts).

Facturacin Electrnica
Rgimen optativo de facturacin electrnica FACE para la autorizacin, emisin, transmisin,
conservacin, almacenamiento y control de facturas y notas de crdito y dbito por medios
electrnicos y el resguardo de electrnico de copias de facturas, notas de crdito y dbito
emitidos en papel.
SAP PI, significa, definicin de SAP mediante, Process Integration, o en nuestro querido
idioma espaol Integracin de procesos (y podemos agregar de Datos), anteriormente en la
versin previa era llamado SAP XI o eXchange Infrastructure.
Cryptographic Library for SNC Secure Network Communications (SNC) Personal Security
Environment (PSE).

Cuentas Reales: se tratan activos, pasivo y capital = Cuentas de Balance


Cuentas Nominales: partidas de ingresos y de gastos = Cuentas de Prdidas y Ganacias