Administrao
A palavra Administrao vem do latim, ad que significa direo, tendncia
para, e minister que significa subordinao ou obedincia, ou seja, quem
realiza uma funo sob comando de outra ou presta servio a outro.
Aps a observao por partes de diversos estudiosos, principalmente da
prtica administrativa, chegou-se concluso baseada nos estudos de
Fayol que Administrao o processo de planejar, organizar, dirigir e
controlar o uso de recursos com a finalidade de alcanar os objetivos das
organizaes.
Segundo Maximiano (2007), administrar um trabalho em que as pessoas
buscam realizar seus objetivos prprios ou de terceiros (organizaes) com
a finalidade de alcanar as metas traadas.
O planejamento, a organizao, a liderana, a execuo e o controle so
considerados decises e/ou funes, sem as quais o ato de administrar
estaria incompleto.
Administrar muito mais do que exercer controle sobre um grupo de
pessoas: ensinar, ajudar, compreender e delegar tarefas.
Organograma um grfico que representa a estrutura formal de uma
organizao. Os organogramas mostram como esto dispostos os rgos ou
setores, a hierarquia e as relaes de comunicao existentes entre eles.
4.1 Administrar
Administrar dirigir recursos humanos, financeiros e materiais, reunidos em
unidades organizadas, dinmicas e capazes de alcanar os objetivos da
organizao e, ao mesmo tempo, proporcionar satisfao queles que
obtm o produto / servio e queles que executam o trabalho.
4.2 Planejar
estabelecer os objetivos da empresa, especificando a forma como sero
alcanado, desenvolvendo um plano de aes para atingir as metas
traadas.
operacionalizao
primeira
das
das
outras
funes,
que
servir
funes. Planejamento
de
um
base
processo
4.3 Organizar
ou
materiais,
alocando-os
da
melhor
forma
segundo
significa
agrupar,
estruturar
integrar
os
recursos
4.4 Coordenar
Coordenar organizar, encorajar, orientar e dirigir, alm de desenvolver o
trabalho de tarefas rotineiras e burocrticas, orienta crescimento dos
profissionais da empresa e mediaes externas e internas.
4.5 Controlar
O controle visa alcanar duas finalidades: corrigir as falhas ou erros
existentes e prevenir a ocorrncia de novas falhas ou erros no futuro. Para
eficiente e eficaz, o controle precisa possuir as seguintes caractersticas:
orientao estratgica para resultados, compreenso, orientao para as
excees, flexibilidade, autocontrole, natureza positiva e incentivadora e
clareza e objetividade.
Atravs desta funo, o administrador assegura que a organizao e seus
planos estejam na trilha certa O controle algo universal: todas as
atividades humanas quaisquer que sejam sempre fazem uso do controle,
consciente ou inconscientemente. Ele consiste basicamente em um
processo que guia a atividade exercida para um fim previamente
determinado. Sua essncia reside em verificar se a atividade controlada
est ou no alcanando os resultados desejados.
Administrao do tempo
Toda reunio deve ter uma agenda prvia que orientar os participantes, na
qual deve se estabelecer o tempo de incio e trmino, e principalmente, o
tempo que ser dispensado para cada item.
2. Liderana estratgica
No pode haver reunio sem lder e este tem que ter uma viso estratgica
para que a reunio no perca sua finalidade. Deve ser capaz de conduzir os
assuntos sem permitir a luta pelo poder, no influenciando o grupo,
encorajando a discusso de pontos contrrios, principalmente aos seus e
direcionando todos estes argumentos para que cheguem a um denominador
comum, mantendo sempre uma atitude de convergncia.
3. Propsitos claros
As reunies devem ser convocadas com antecedncia, para que os
participantes tenham tempo hbil para se prepararem. E os objetivos da
convocao devem ser claros e importantes, de forma que os membros da
reunio se comprometam com eles.
4. Discusso focada
O foco da discusso no deve se desviar dos itens da agenda, a menos que
de ltima hora aparea um assunto igualmente importante que merea ser
discutido dentro da reunio convocada e que dever ser administrado pelo
lder.
5. Ambiente encorajador
Por mais importante e srio que o assunto possa ser, o ambiente deve ser
completamente livre de tenses, isso far com que os participantes sintamse encorajados a contribuir significativamente. Todos os componentes de
uma reunio devem ouvir atentamente uns aos outros, acolher todas as
idias e ao fazer crticas estas devem ser construtivas.
6. Gerenciamento de conflitos
Embora seja tarefa do lder cuidar para que os conflitos no ultrapassem os
limites de uma discusso sadia, cada participante deve se portar de modo
que as diferenas de opinies no interfiram no desempenho do grupo.
7. Delegao de tarefas
Uma vez que as decises foram tomadas e aceitas pelos
participantes, preciso nomear os responsveis pelas prximas
aes, estabelecendo prazos e atribuies.
Planejamento da Reunio
1. H um propsito claro e importante que justifique a convocao dos
participantes?
Precisamos deixar de realizar reunies apenas porque so hbitos
organizacionais. Aquela reunio que acontece sempre no mesmo dia
e hora, mas que no tem uma finalidade real no tem razo de ser.
2. Quais os propsitos da reunio?
Liste os propsitos e enumere-os por ordem de importncia. Isso nos d
condies de convocar somente aqueles que precisam efetivamente estar
presentes alm de racionalizar os pontos a serem discutidos.
3.
Prepare a agenda
Lder da Reunio
1.
Inicie na hora;
Pea contribuies;
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Participante
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Objetivos obscuros;
2.
3.
4.
5.
Falta de liderana;
6.
7.
8.
9.
Interrupes;
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
2.
A.
C.
E.
A.
ANTES DA REUNIO:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
B.
DURANTE A REUNIO:
1.
2.
3.
4.
5.
6.