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HOJA DE TRABAJO

Definicin
Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para
el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las
cuentas en las cuales se haya obtenido algn error, a la vez permite analizar los
movimientos en los cargos y abonos.
En otras palabras, la Hoja de trabajo, tambin conocida con el nombre de
Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene
carcter optativo, y adems de ndole interna, que el contador formula antes de
hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de gua para hacer con
seguridad los asientos de ajuste, los de prdidas y ganancias y el cierre del libro
diario, as como los Estados financieros: Estado de situacin y Estado de
resultados en el libro de inventarios y balances
Es una hoja de contabilidad muy grande porque en ella deben aparecer
todas las cuentas del balance de comprobacin en primer lugar, luego una seccin
donde se anotan los ajustes, sigue una seccin donde se hace el balance de
comprobacin despus de los ajustes, continua con una columna para determinar
el costo de venta, y finaliza con la elaboracin del estado de resultados y del
balance general. Es un borrador que se hace para facilitar los ajustes, el cierre y la
presentacin de los estados financieros.
Importancia para la elaboracin de los Estados Financieros
La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los
registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento ms
oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la informacin para
presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la informacin
que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una
organizacin.
Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su situacin

econmica y financiera, y la utilidad o perdida obtenida como resultado de sus


operaciones, dicha informacin consigue la empresa al realizar sus estados
financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y Prdidas
(llamado tambin Estado Resultados); pero normalmente no se toman los datos
directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se utiliza la
llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de trabajo (informal) del cual se
vale el contador para dar sobre seguro y con anlisis previos de los pasos
preliminares para el cierre de los libros y elaboracin de los Estados Financieros.
En fin, la Hoja de Trabajo es importante ya que sirve de gua para hacer con
seguridad los asientos de ajuste, los de ganancias y prdidas y el cierre del libro
diario, as como los Estados financieros: Estado de situacin y Estado de
resultados en el libro de inventarios y balances.
Partes de una Hoja de Trabajo indicando la informacin que contienen
Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseo, comprende varios
pares de columnas que varan en nmero segn la naturaleza de la empresa o
actividad econmica a la cual se dedique. Aqu nos referimos a una hoja de trabajo
estndar para una empresa comercial. Es comn en toda hoja de trabajo un
encabezamiento donde se indica:
- Nombre de la empresa
- El nombre expreso de Hoja de Trabajo.
- El perodo del ciclo contable que cubre.
La estructura de una hoja de trabajo estndar para una empresa comercial,
comprende:
- Una columna para escribir el nmero de la cuenta: Aqu se colocar el
orden ascendente el ordinal respectivo a las cuentas, a fin de que se pueda
comprobar con el total de cuentas que posee la empresa y que han merecido
variaciones durante el perodo contable en estudio.
- Una columna para escribir el nombre de las cuentas: Se colocar los

nombres completos de las cuentas a fin de evitar confusiones o errores con los
nombres de las mismas, se colocar una sola vez el nombre de una misma
cuenta.
- Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes
dbitos y crditos (Debe y Haber), con la siguiente discriminacin:
* Seccin 1: Balance de Comprobacin: Es un documento contable en el cual
se enumeran las cuentas de mayor general que se elaboran al cierre del perodo
mensual o anual, que contiene los movimientos y saldos deudor y acreedor de las
operaciones econmicas que afectan o modifican la informacin financiera de la
entidad.
Se anotan todas y cada una de las cuentas que aparecen en el balance de
comprobacin asegurndonos de registrar los saldos deudores en la columna
Debe y los saldos acreedores en la columna Haber al final se traza una lnea
debajo de los ltimos saldos y se suman los dos totales cuidando que cuadren.
Comprobado el equilibrio se traza una lnea doble debajo de los totales.
* Seccin 2: Ajustes: Una vez realizado el balance de comprobacin revisamos
cada una de las cuentas y sacamos las que necesitan actualizarse ya que
debemos reflejar el monto correcto de las mismas. Es probable que en el proceso
de ajustes se creen nuevas cuentas que no estaban en el balance de
comprobacin inicial. Qu debemos hacer con estas cuentas? Agregarlas al
balance de comprobacin inicial al final despus de la totalizacin de saldos.
En la seccin de ajustes debemos enumerar desde el primer ajuste hasta el
ltimo ajuste y cuidar que la teora del cargo y del abono se cumpla. Al final
totalizamos los saldos del debe y del haber de la seccin de ajustes y se traza una
lnea doble bajo los saldos respectivos.
Los ajustes permiten presentar saldos razonables mediante la depuracin
oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan
valores que puedan ser comprobados y, por ende, no denota la verdadera
situacin y estado actual del negocio o empresa.
Los ajustes se debern registrar tan pronto se evidencie el error, omisin o

desactualizacin; sin embargo, algunos prefieren ajustar las cuentas en bloque, es


decir al fin de mes o a fin del ao, como prerrequisito importante para elaborar los
estados financieros.
Se registra en forma de asiento, el cual cumplir todos los requisitos
tcnicos requeridos en esta frmula, exigiendo documentacin fuente o al menos,
hojas de clculo o referencia tcnica y documentales relativas al asiento.
El sustento legal y tcnico para justificar los asientos est dado en leyes
tributarias, societarias y sus reglamentos, as como en normas y conceptos que
regulan el clculo, presentacin y exposicin de los ajustes.
Los ajustes ms comunes son por:
Omisiones
Errores
Usos indebidos
Prdidas fortuitas
Prepagados y precobrados
Gastos y rentas pendientes de pago y cobros, respectivamente.
Desgaste (Depreciacin) de propiedad, planta y equipo
Provisiones para posibles incobrables
Amortizacin de cargos diferidos, y ms
* Seccin 3: Balance de Comprobacin Ajustado: Se elabora mediante el cierre
de saldos deudor y acreedor, de las cuentas del balance de comprobacin con los
ajustes obtenidos durante un perodo ya sea anual, mensual y cuyo objetivo es
demostrar el saldo real de las cuentas.
Aqu vamos a trasladar todas las cuentas del balance de comprobacin
inicial que no necesitaron ajustes, pero, hay que tener especial cuidado con las
cuentas que fueron ajustadas. Por ejemplo: si la cuenta tiene saldo deudor y en el
ajuste tiene saldo acreedor deben restarse las cantidades y colocarse el saldo
resultante, que puede ser deudor o acreedor dependiendo del monto mayor. Por
supuesto si la cuenta tiene saldo deudor y en ajuste tambin es deudora, ambas
cantidades se suman. Y se coloca el total deudor. Lo mismo sucede con el caso

contrario.
Debemos cuidar que todas las cuentas ajustadas y no ajustadas pasen a la
seccin del balance ajustado, para ello podemos utilizar una regla para verificar
lnea por lnea. Al final sumamos los totales del debe y los totales del haber que,
como siempre deben estar equilibrados y trazamos una raya doble bajo los saldos
finales.
* Seccin 4: Costo de Ventas: En esta seccin se debe calcular precisamente
ese monto. Sacamos paso por paso siguiendo la frmula del costo de venta:
CV = I.I + G.C D.R.D.C I.F
Donde:
CV: Costo de Venta
I.I: Inventario inicial
G.C: Gastos sobre compras
D.R.D.C: Devoluciones, rebajas y descuentos sobre compras
I.F: Inventario final
Cada una de estas cuentas la traemos de la seccin del balance ajustado y
la colocamos con sus debidos saldos en la seccin de costo de venta. Aqu el total
de los dbitos debe ser mayor al total de los crditos, ese monto es el costo de
venta. Pero este monto debe colocarse en la columna de los crditos para que al
sumar con el total acreedor sea igual al total deudor. Una vez copiados el saldo
deudor y el saldo acreedor iguales se traza una lnea doble al final despus de los
saldos.
* Seccin 5: Estado de Ganancias y Prdidas: para esta seccin se van a
trasladar todas las cuentas nominales que aparecen en el balance ajustado, es
decir todos los egresos e ingresos registrados en dicha seccin. Tambin se debe
sumar el costo de venta en la columna del debe (es un egreso y tiene saldo
deudor). Al hallar los totales del debe con el haber, siempre habr una diferencia
que viene a ser la ganancia o la prdida del periodo evaluado. Para que haya
ganancia el total de los crditos debe ser mayor que el total de los dbitos.
Una vez determinada la ganancia o la prdida se toma este total y se suma

en la columna que falta para establecer el equilibrio Luego se totalizan las dos
columnas y se traza una lnea doble bajo los totales.
* Seccin 6: Balance General: En la ltima seccin correspondiente al balance
general se van a pasar todas las cuentas reales, es decir, las cuentas de activo,
pasivo y capital as como la utilidad o la prdida obtenida en la seccin anterior. Si
es una utilidad se coloca en la columna de los crditos, si fue una prdida se anota
en la columna de los dbitos.
Despus se totalizan las dos columnas y aqu los dos totales (debe y haber)
tienen que ser iguales. De lo contrario, hubo un error en los clculos de las
secciones anteriores y habr que revisar una por una las anotaciones hechas
desde la primera seccin.