Carta comercial

Definicin
La carta comercial siempre se tiene que comprender como aquel texto que se ocupa de temas
netamente comerciales como por ejemplo las compras, los negocios y las ventas de distintos servicios
y materiales. Se refiere a todos los movimientos en la interna de una compaa y que se refieren
especialmente a sus contratos, compromisos comerciales y a su publicidad.
Una carta comercial puede generarse por diversos motivos: solicitar un listado detallado de
determinados materiales de una seccin, un crdito, una invitacin para una recepcin o tambin una
posible solicitud de reunin para analizar temas concernientes a la empresa.
Caractersticas especiales
Buena organizacin
Cada carta comercial se dirige a un fin especfico o una tarea. Podra ser una solicitud de informacin,
la respuesta a una consulta o la presentacin de una propuesta. El primer prrafo establece el
propsito de la carta. Responde a las preguntas del periodista: quin, qu, cundo, dnde y por qu.
Los prrafos restantes apoyan este propsito con diferentes puntos (cualificaciones, atributos,
caractersticas). El ltimo prrafo reafirma este propsito y define claramente las expectativas del
escritor. El escritor usa frases de transicin apropiadas para asegurar que todas las partes de la carta
fluyan juntas sin problemas.
Claro y conciso
Una buena carta comercial ofrece toda la informacin pertinente de manera clara y concisa. El escritor
usa un tono apropiado y lenguaje. Mantiene el vocabulario sencillo y evita el uso de lenguaje tcnico o
abstracto para impresionar al lector. Vara la longitud de las oraciones, dejando de la do las frases
largas con demasiados detalles. Sin embargo, no se limita a frases cortas y entrecortadas. Siempre
que sea posible, utiliza la voz activa en lugar de la voz pasiva.
Bien estructurado
Cada carta comercial sigue el formato de la empresa y los requisitos de la fuente. En un formato de
bloque, toda la carta est justificada a la izquierda y con espaciado sencillo, excepto por un doble
espacio entre prrafos. El formato de bloque modificado sigue el estilo de bloque, pero posicionando
la fecha y el cierre en el centro. La mayora de las cartas de negocios incluyen la fecha, dentro de la
direccin, saludo, el asunto, el cierre de cortesa, firma y recintos. Si la letra es ms corta o ms larga
que el promedio, el escritor hace los ajustes necesarios en el espacio vertical.

Libre de errores
Antes de enviar cualquier carta, el escritor lee el primer borrador en voz alta. Esta es una excelente
manera de comprobar si hay un lenguaje que suene extrao o antinatural. l usa un diccionario y libro
de estilo de escritura para revisar la ortografa, gramtica y puntuacin. Como alternativa, l puede
usar la comprobacin de ortografa y gramtica de su programa de procesamiento de textos.
Comprueba nuevamente el nombre, el ttulo y la direccin del destinatario.

Forma y disposicin de las cartas comerciales

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben
comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo;
entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la lnea
de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro
horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el Comercio. Este estilo
mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza
dejando una sangra de cinco a diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada
una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin
con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales
identificadoras y la firma.

Estilo de la correspondencia comercial

La carta comercial debe ser redactada en forma clara, precisa, breve, sencilla y de acuerdo con las
normas gramaticales.

A continuacin sealaremos las cualidades fundamentales que se deben tener en cuenta al redactar
una carta.
1. - CLARIDAD: se entiende por claridad la caracterstica que presenta un contenido, por medio del
cual ste se presta slo para una interpretacin, permitiendo as al lector su comprensin inmediata.
2. - PRECISIN: se refiere a la exactitud en la expresin, dejando de lado las palabras innecesarias.
3. - BREVEDAD: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible, pues las comunicaciones
excesivamente largas hacen perder el tiempo al que las escribe y al que deber leerla.
4. - SENCILLEZ: significa redactar en forma espontnea, utilizando palabras de uso normal y de fcil
comprensin, evitando el empleo de trminos vulgares o muy rebuscados.
5. - PROPIEDAD: es el uso de las palabras ms adecuadas, de acuerdo con su real significado.
Ejemplo: inadvertido - desapercibido
6. - CORRECCIN: es el empleo adecuado de los signos y normas gramaticales que le permiten el
uso correcto de nuestro idioma.

Partes Principales de la Carta Comercial

Membrete - Identifica la oficina, organizacin o empresa donde se origina el documento y debe incluir:
Nombre de la "empresa"

Direccin postal o fsica

Telfonos comerciales y fax

Direccin de correo electrnico.

Fecha - todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.

En espaol se escribe da (cifra), mes (en minscula) y ao. Ejemplo: 19 de noviembre de

2011

No se le coloca punto final.

Destinatario y direccin - consta de tres o cuatro lneas, las cuales se escriben a espacio sencillo.
Por esttica las lneas deben mantener el mismo largo horizontal. Es importante comenzar con el
ttulo de cortesa abreviado o puesto que ocupa, luego la direccin. Se escriben a cuatro espacios de
la fecha.

Saludo - representa una cortesa del remitente y no debe abreviarse. Las reglas para el saludo son:

No se abrevia el ttulo de cortesa o posicin del destinatario

El titulo o posicin debe coincidir con el colocado en el rea de envo

En los casos en que la comunicacin no est dirigida a una persona y s a una compaa el
saludo debe ser en plural. El estilo antiguo era escribir "A quien pueda interesar", pero
esa expresin en la actualidad NO se utiliza. Puede utilizar: Estimados seores, Estimados
seores y seoras

Si la comunicacin est dirigida a un hombre y una mujer, el saludo puede ser: Estimado seor
Rivera y seora Rosa o Estimados seor y seora Rivera.

Se escribe solo en mayscula:

o

la primera palabra del saludo

nombre y apellidos

nombre, cargo o entidad que sustituya al nombre

Texto de la carta - debe constar con tres prrafos como mnimo, donde indique el mensaje lo ms
corto, preciso y claro posible. Los prrafos se deben distribuir de esta manera:

Primer prrafo - es de introduccin donde indica la idea central del mensaje. Se expone el
problema o situacin por la cual se enva la comunicacin. La frase "Por este medio" NO se
utiliza debido a que el medio es la carta. Siempre recuerde mantener un tono respetuoso,
cordial, formal y profesional. En este prrafo se atrae la atencin del lector, as que no
convierta el prrafo en una sola oracin ya que las oraciones muy largas dificultan
la comprensin de la lectura y debemos recordar que una oracin no compone un prrafo. Se
recomienda dividir el pensamiento en varias oraciones, que se entrelacen por su pensamiento.

Segundo prrafo o prrafos intermedios - se utilizan para que desarrolle, detalle y abunde sobre
la situacin o problema expuesto.

Tercer prrafo o ltimo - es conocido como el prrafo de cierre o conclusin. Aqu se brindan
las posibles soluciones de lo que se espera, de acuerdo al planteamiento que se haya realizado
en la comunicacin.

Despedida - representa una cortesa de parte del remitente hacia el destinatario. Se escribe a dos
renglones verticales despus del ltimo prrafo. Se escribe en mayscula la letra inicial, solamente.
La despedida no se abrevia en ningn momento.

Ejemplo de despedidas: Atentamente,

Cordialmente.

Firma - es el nombre completo y ttulo o posicin que ocupa la persona responsable de

la comunicacin

Se escribe a cuatro renglones verticales de la despedida. Las recomendaciones

son:

Se escribe en mayscula la letra inicial de cada nombre y ttulo o posicin que ocupa.

El ttulo o puesto que ocupa lo puede mecanografiar al lado del nombre, sino es muy largo. De
lo contrario se escribe debajo de la firma mecanografiada.

En la firma no se escribe la abreviatura de ttulo de cortesa y acadmico antes del nombre. Sin
embargo, puede escribir el ttulo acadmico abreviado despus del nombre y apellido,
antecedido por una coma. Ejemplo: Ral Fuentes Cruz, CPA

Cuando el ejecutivo no se encuentra y el Asistente Administrativo debe mecanografiar una carta

que debera estar firmada por el, se recomienda que el Asistente Administrativo firme con el
nombre del ejecutivo y:
o
o

al lado o debajo escriba sus iniciales

debajo coloque su firma, con la posicin que ocupa.