Mdulo MM
Compras
CONTENIDO
1.
Objetivos:
Conceptos Generales
Datos maestros:
3.
Flujograma
ETAPA PRECONTRACTUAL
Seleccin del procedimiento
de contratacin
Solicitud Pedido
ME51N
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Solicitud de
pedido
ETAPA PRECONTRACTUAL
Logistico Grupo Intertdisciplinario / Liberar
(Liberacin de SolP)
ME54N individual
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Solicitud de
pedido/liberacin/Liberacin individual
ZACU Acuerdos
ZAJU Solpe Ajuste Pptal.
ZBIM Compras Bien Inmueble
ZCBM Comodatos Muebles
ZCCS Contratacin Directa
ZCDT Comodatos Inmuebles
ZCME Concurso de meritos
ZCNV Convenios
ETAPA PRECONTRACTUAL
Solicitud de cotizaciones o ingreso de oferentes
(Peticin de Oferta)
ME41
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Pet.
Oferta/Oferta/Peticin Oferta
ETAPA PRECONTRACTUAL
Ingreso de ofertas o cotizaciones
(Oferta)
ME47
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Pet.
Oferta/Oferta/Oferta
ETAPA PRECONTRACTUAL
Comparacin de precios
(Oferta)
ME49
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Pet.
Oferta/Oferta/Oferta
ETAPA CONTRACTUAL
Registro del contrato
(Contrato Marco)
ME31K
Ruta: Logstica/Gestin materiales/Compras
ETAPA CONTRACTUAL
Registro presupuestal del contrato
Pedido 0 Compromiso presupuestal
ME21N
ETAPA CONTRACTUAL
Entrada de mercanca
MIGO
Ruta: Logstica/Gestin de materiales
Ingreso de facturas
Se contabiliza el material
Contabilizacin de de facturas
ETAPA CONTRACTUAL
Entrada de Factura
MIRO
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Verificacin de
facturas logstica/
4.
Etapa Precontractual
4.1
Transaccin:
Ruta
men:
va
funcionamiento y
Este campo no es
para utilizar una Disponibilidad ya existente
Disponibilidad, esto agiliza la elaboracin del
imputacin presupuestal permitiendo cambiar la
textos etc.), adaptndola a sus necesidades.
CDP FUNCIONAMIENTO
Cuando seleccionamos
siguiente cuadro informativo:
el sistema le presenta el
el sistema le presenta el
Descripcin
breve
del
objeto
de
la
Disponibilidad.
Digitar el valor de la Disponibilidad requerida, recuerde
que se deber hacer una Disponibilidad por cada proceso de contraccin que se
quiera realizar.
Campo que sirve para detallar aun ms el objeto.
Tenga presente que los proyectos de inversin estn identificados con un fondo,
centro gestor, posicin presupuestal y elemento PEP (cdigo del proyecto).
Digitar el cdigo de la posicin presupuestaria del proyecto que quiere
ejecutar.
Digitar el cdigo del Centro Gestor del proyecto.
Digitar el cdigo del Fondo del proyecto con el que se pagar.
Digitar el cdigo asignado al proyecto.
Debido a que el campo de texto es muy limitado y no se puede digitar en l el
objeto de la contratacin, el Usuario deber utilizar el Botn
que le permitir
mediante un campo de texto digitar el texto del objeto de la contratacin o pegarlo
de un archivo externo, As:
Una vez estn digitados todos los campos obligatorios se deber verificar el
documento oprimiendo el botn
dinero disponible, el sistema
. Este es el
La fila 2:
Contiene botones que se activan o se desactivan dependiendo de la funcionalidad.
Aplicada.
Botn de confirmacin, intro o enter.
Caja de comandos, es la ruta corta para acceder a
otra transaccin sin pasar por el men principal y la ruta descrita.
Botn para grabar el documento.
Botn de regreso a la funcin inmediatamente anterior.
Botn de finalizar, le permite una vez grabado el documento regresar al men
principal.
Botn de cancelar, le permite salir de la transaccin sin grabar el documento.
para
Fila 3
definida
como la fila de dialogo, que le indica al usuario la transaccin que esta ejecutando.
Fila 4
aparecen los siguientes botones de activacin:
donde
Release: 4.7
Clase de documento
Con la clase de documento seleccionamos el tipo de proceso de contratacin a
seguir, los cuales son:
ZCNV - Convenios
ZCPU - Convocatoria Pblica cuantas entre 100
y 1000 SMMLV
ZLIC
- Licitacin Pblica cuanta superior a
1000 SMMLV
ZCCS - Licitacin Concesin sin afectar
presupuesto
ZOPS - Servicios Docentes exclusivos para la
Secretara de Educacin
ZPSP - Prestacin de Servicios Personales
(Prest.Srv.Personales)
ZCDT - Comodato Bienes Inmuebles
ZCBM - Comodato Bienes Muebles
ZBIM - Compra de Bienes Inmuebles
ZCME - Concurso de Meritos
Resumen de posiciones
Se incluyen los siguientes campos:
Bienes (material):
Se despliega el matchcote
y se elige el
material, el cual debe ser previamente creado por la dependencia responsable
de la creacin de los datos maestros de bienes y servicios.
Bienes:
Blanco o normal
Es necesario aclarar que para el 2005 se hizo una reorganizacin del maestro de
materiales ajustndolo al plan de compras, implicando con ello la desactivacin de
los cdigos antiguos de los materiales, dando paso a un nuevo sistema de
codificacin que a diferencia con los antiguos (cinco dgitos) consta de seis dgitos
comenzando con enumero1 como se muestra a continuacin:
Texto breve:
Cantidad:
Solicitante:
Equivale a la dependencia
solicitante de la compra del bien o servicio.
adscrita
la
Secretara
Nmero de necesidad:
Este campo es utilizado de acuerdo a la
necesidad de cada dependencia: Nmero de Acta Comit Asesor o Interno,
).
Release: 4.7
vistas a saber:
seleccionarla
el
sistema
le
propone
el
siguiente
cuadro:
Posteriormente el sistema le copia todas las columnas en una tabla Excel as:
El usuario podr eliminar o ajustar las columnas que desee en el informe, al igual
que guardar en un archivo independiente que podr servir para incluirlo en los
trminos de referencia o en los pliegos de condiciones como anexo a las
especificaciones tcnicas.
Detalle de posiciones
Se encuentra compuesta por una serie de pestaas, las cuales indican el detalle
de cada una de las posiciones descritas en el Resumen de posicin, de las
cuales enunciaremos las ms relevantes dentro del proceso de solicitud de
pedido, as:
Pestaa de Valoracin
En esta pestaa se encuentran los siguientes campos:
Precio valor:
Cuenta de mayor:
Numeracin establecida por la Contadura General de la
Nacin para efectuar los asientos contables de las compras de bienes o
servicios, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pblica (PGCP).
En la solicitud de pedido no se afectan las cuentas contables, sin embargo el
sistema se prepara desde esta funcionalidad para efectuarlos.
Pestaa de Status
Logstica/Gestin Materiales/Compras/SolPed/liberar/colectiva o
individual.
Lnea de comando:
ME54N o ME55.
Terminar con
(Enter) y
la opcin
, donde le muestra todos los archivos que
estn vinculados al documento. Solo basta con dar un doble click al documento
que se quiere visualizar y automticamente podr acceder a l.
El Usuario podr adjuntar tantos archivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso.
Una vez este terminada la solicitud de pedido se debe diligenciar el modulo de
procesos de contratacion, transaccin ZMM_LIC, etapa precontractual, para que
sta pueda ser liberada. Manual de Procesos de Contratacin.doc
Transaccin: ME52N
Ruta
men:
En la fila tres se indica al usuario la actividad que est realizando, en este caso,
modificar Solicitud de Pedido
Transaccin: ME54N
Ruta
men:
El usuario autorizado para liberar, una vez revisado el contenido del documento
procede a activar el botn
ubicado en la pestaa de Estrategias de
Liberacin. El sistema le presenta esta pantalla
indicndole que la liberacin fue realizada satisfactoriamente y puede grabar el
documento
puede liberar el documento hasta que el responsable del proceso actualice este
modulo.
Liberacin Colectiva ME55
Transaccin: ME55 colectiva
Ruta
men:
primero
es
definir
el
cdigo
de
liberacin
efectuar
de
acuerdo
la
Definidas
las
dos
variables
se debe activar el botn
y
ejecutar.
El sistema le mostrar los documentos que estn pendientes por liberar segn el
Grupo de Compras seleccionado, as:
Para revisar el documento que desea liberar basta con dar un click al nmero del
documento y el sistema lo llevar inmediatamente a l
4.7
Peticiones de Oferta
Transaccin: ME41
Ruta
men:
Las peticiones de oferta son las mismas invitaciones que se hacen a los
proveedores a cotizar un grupo de materiales o servicios definidos en una Solicitud
de Pedido. Para acceder a este paso del proceso, las Solicitudes de Pedido deben
estar liberadas totalmente por las personas responsables. Toda Peticin de Oferta
se debe crear con referencia a una o varias Solicitudes de Pedido liberadas.
Al acceder a la transaccin el sistema le presenta una ventana con unos campos
obligatorios que deben ser llenados completamente:
Las posiciones que se desean cotizar debern ser marcadas una por una
haciendo Clic en el inicio de la fila correspondiente:
El usuario puede ajustar la fecha de entrega de todas las posiciones con el fin de
poder continuar con el proceso de creacin.
Una vez verificadas las fechas el sistema le presenta la Peticin de Oferta de la
siguiente manera:
Una vez digitado y confirmado con un intro el sistema le trae la informacin del
Proveedor de la base de datos con el fin de verificar el nombre y sus datos bsicos
Release: 4.7
Se procede de igual manera con todos los proveedores que desea invitar teniendo
en cuenta que debe anotar los nmeros asignados por el sistema.
Una vez que los proveedores entreguen las cotizaciones en la fecha y hora fijada,
se debern actualizar los precios en las ofertas creadas en el sistema, mediante la
transaccin ME47. Al ejecutarla el sistema le pedir inmediatamente que digite el
nmero de la oferta que quiere actualizar, por eso es necesario que el Usuario
tenga precaucin y anote los nmeros al grabar las ofertas.
Este nmero puede ser consultado por el usuario con la transaccin ME48 de
visualizacin de oferta. Digita un de los nmeros de las ofertas actualizadas y
finaliza con intro
Seleccione el botn
.
El botn de
le permite al usuario abrir una ventana de ayuda
en la parte izquierda de la pantalla donde se ubicaran los documentos que
servirn de referencia para la creacin y modificacin de los Pedidos. Al activar
este botn el sistema le presenta el siguiente cuadro:
Al activar el botn
El botn
El botn
le permite al usuario guardar parcialmente un Pedido sin que aun
no se haya terminado de definir.
El botn
le permite al usuario verificar el estado del proceso de creacin. El
sistema le informa mediante mensajes preventivos como va el proceso de
creacin y lo que le hace falta para terminarlo satisfactoriamente.
Los botones
procesos de impresin fsica de los Pedidos.
los
El botn
El botn
de Pedido.
El botn
es la canastilla de compras, que sirve de deposito de los documentos
o posiciones que son arrastrados del con el Mouse desde la ventana que se crea
cuando se activa el botn
En el campo
el sistema propone un men de opciones en
donde el usuario debe escoger el tipo de Pedido que quiere crear segn el bien o
servicio que se esta contratando. El men que se despliega oprimiendo el botn
es el siguiente, teniendo en cuenta que los parametrizados para el Municipio de
Medelln son los que inician con la letra Z:
En el campo
proveedor asignado.
El resumen de posiciones
que tiene en su interior
informacin abreviada o resumida de todas la posiciones que componen un
Pedido:
El detalle de posicin
que tiene en su interior pestaas que
contienen informacin especifica de una posicin determinada:
.
campo ubicado en la
le presenta el men
para materiales y
para
En cualquiera de las dos opciones el usuario una vez digitado el nmero deber
terminar con el botn
que le indica al sistema que debe ejecutar la seleccin.
Inmediatamente el sistema le presenta el documento en la ventana de
.
El botn
copiar le permita al usuario transportar el documento seleccionado
al Pedido que esta creando, copiando la informacin del documento referencia al
nuevo Pedido. Esta funcin tambin la puede realizar marcando el documento y
arrastrndolo con el Mouse (Clic sostenido) soltndolo en la canasta de compras.
El botn
El botn
le permite buscar un nmero especfico de documento en la ventana
de resumen de documento activo.
Los botones
y
le permiten cambiar la disposicin o presentacin de la
informacin en la ventana.
Cuando el Usuario selecciona una Peticin de Oferta como documento referencia,
la informacin del pedido se puede catalogar como completa, es decir toda la
informacin que el sistema necesita en el pedido la hereda de la peticin de
muestra todos los archivos que estn vinculados al documento. Solo basta con
dar un doble Clic al archivo que quiere visualizar y el sistema lo lleva
inmediatamente a l.
El Usuario podr adjuntar tantos archivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso.
Una vez este terminada la solicitud de pedido se debe diligenciar el modulo de
procesos de contratacion, transaccin ZMM_LIC, etapa contractual, para que sta
pueda ser liberada. Manual de Procesos de Contratacin.doc
4.10
Modificacin de Pedido
Transaccin: ME22N
Ruta
men:
Se puede observar que la fila tres indica que el usuario esta en la transaccin de
modificar Pedido.
y el sistema
Transaccin: ME31K
Ruta
men:
Al ingresar esta informacin el sistema le crea un cuadro donde se crean los datos
de cabecera del contrato marco:
Release: 4.7
La
marcacin
se
realiza
haciendo
un
Clic
al
inicio
de
la
posicin
4.12
Liberacin de Pedido
El Usuario autorizado para liberar, una vez revisado el contenido del documento
procede a activar el botn
ubicado en la pestaa de Estrategias de
el
sistema
le
emite
un
aviso
de
rechazo
que
dice
Este cuadro le permitir tamizar los documentos pendientes por liberar segn el
perfil definido, es decir cada Secretario de Despacho liberar los documentos
inherentes a su Secretara, definida por un cdigo llamado grupo de compras.
Release: 4.7
Lo
primero
es
definir
el
cdigo
de
liberacin
efectuar
Definidas
las
dos
seleccionando el que le
variables
se deber activar el botn
y
ejecutar. El
sistema le mostrar los documentos que estn pendientes por liberar segn el
perfil descrito as:
Para revisar el documento que desea liberar basta con dar un Clic al nmero del
documento y el sistema lo llevar inmediatamente al l
Transaccin: MIGO
Ruta
men:
El campo
el sistema le
Al digitar el nmero del Pedido el sistema le trae los materiales que hacen parte
del Contrato.
En el campo
el Usuario deber hacer referencia expresa
de la factura que acompaa la respectiva entrega. No se deben recibir mercancas
que no estn debidamente facturadas.
Posteriormente se le debe definir al sistema las entradas respectivas: si se
recibieron todas las unidades del material basta con hacer un Clic al campo
. Si la entrega es parcial, adems del Clic en el campo
se
debern digitar las unidades recibidas en el campo respectivo
, para ingresar la descripcin de los materiales o servicios que se reciben se hace
clic en el botn
, se abre la siguiente pantalla y el campo texto se
digita el nombre del material o servicio, tambin se puede copiar de la pantalla
anterior txt breve mat.
y escoger en el
correspondiente
el numero de documento que desea anular. Al digitarlo
el sistema le traer el documento, indicando que nicamente se puede confirmar
la anulacin de toda la cantidad recibida por posicin
va
Digitar en la caja de comandos
El paso siguiente es hacer un doble Clic en cualquier parte de los textos negros
,
mostrando
la
pantalla:
, para cambiar el
hay que definir la impresora que realizara la
seleccionando
y se activa el botn de
del
la opcin 4.
men
Definida la clase de mensaje el usuario deber llenar el campo de idioma con las
iniciales ES que significan espaol.
y los
proceso