CAPITULO I

MANUALES ADMINISTRATIVOS TEORIA

QU ES UN MANUAL ADMINISTRATIVO?
Un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un
empleado en una empresa Terry George.
Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica,
informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin poltica y
procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la
mejor educacin del trabajo Galindo Martnez Garca.
Al manual administrativo tambin se le conoce como "el documento que
tiene como finalidad proporcionar informacin referente a: directorio,
antecedentes, legislacin, atribuciones, objetivos, estructura de puestos
o cualquier otra cosa que sea necesaria a las entidades privadas y
pblicas. El manual es un documento elaborado minuciosamente y que
indicar las actividades a ser cumplidas por las personas de un
organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas.
Adems el Manual Administrativo es un documento de fcil manejo, que
concentra informacin referente a la estructura orgnica, funciones,
polticas, normas, sistemas, procedimientos, actividades y tareas que se
desarrollan en una organizacin de manera ordenada y eficiente; que
sirven como medios de comunicacin y coordinacin para mejorar el
desempeo de las tareas empresariales.
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
En

toda

empresa

se

hace

necesario

el

contar

con

Manuales

Administrativos, debido a la complejidad de la estructura que tenga, al

volumen de las operaciones, recursos que se disponga, demanda de

productos o servicios por parte de los clientes, o por la nueva tecnologa
adoptada.
Los manuales representan un medio de comunicacin de las decisiones
de la administracin, concretamente a objetivos, funciones, relaciones,
polticas, procedimientos etc. Son necesarios para todos los miembros
de una empresa, ya que ayudara a tomar decisiones en el momento
apropiado y los trabajadores sabrn que tarea deben cumplir donde es
su rea de trabajo y cul es su jefe superior.
CULES SON LOS OBJETIVOS DE LOS MANUALES?
Los objetivos que se persiguen con la elaboracin de los manuales
administrativos en una organizacin son diversos, entre ellos se
encuentran los siguientes:
Presentar una visin de conjunto de la organizacin individual, grupal o
sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para
definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerrquicos que lo componen.
. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones pues evitan la
repeticin de instrucciones y criterios de actuacin.
. Relacionar las estructuras jerrquicas funcionales con los procesos de
negocio.
Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal.
. Fortalecer la cadena de valor de la organizacin.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras
organizaciones.
Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios, usuarios y clientes.

. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.
. Facilitar el reclutamiento, seleccin, induccin, socializacin,
capacitacin y desarrollo del personal.

VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos por su utilidad brindan las siguientes
ventajas:
Estimulan la uniformidad de criterios administrativos.
Eliminan confusiones en las tareas desarrolladas en la unidad de

trabajo.
Eliminan la incertidumbre y la duplicidad de funciones.
Agilita el estudio de la organizacin
Disminuyen la carga de supervisin. 6
Promueve el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.

Sirven de base para la capacitacin.
Apoyan la realizacin de programas de simplificacin de trabajo y
de control de costos.
Evitan la implantacin de procedimientos incorrectos.
CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos pueden ser elaborados para toda la
organizacin, un rea, una direccin, un departamento, o una unidad,
segn los diferentes requerimientos de estas unidades organizacionales.
Los manuales, de esta forma, se pueden clasificar en diferentes tipos,
segn la informacin que sea requerida, el propsito y la necesidad que
presente la organizacin. Dentro de la variedad existente de los
manuales administrativos podemos encontrar los siguientes tipos:
Por su contenido

El contenido de los manuales depende del asunto que se trata y del uso
que se piensa darle. Se refiere al contenido del manual para cubrir una
variedad de materias, dentro de esta clasificacin se pueden encontrar
los siguientes:
De historia de la organizacin.- Estos manuales son documentos que
refieren la historia de la organizacin, es decir, su creacin, crecimiento,
logros, evolucin, situacin y composicin.
Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visin de la
organizacin y su cultura, lo que facilita su adaptacin y ambientacin
laborales. Adems sirve como mecanismo de enlace contacto con otras
organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y/o usuarios.
La informacin histrica puede enriquecer otros manuales, como el de
organizacin, polticas, contenido mltiple, etctera.
De organizacin.- Estos manuales contienen informacin detallada
sobre los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica,
organigrama,

misin,

funciones

organizacionales.

Cuando

corresponden a un rea especfica comprenden la descripcin

de

puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la

organizacin.
De polticas.-

Tambin conocido como de normas, estos manuales

incluyen guas bsicas que sirven como marco de actuacin para realizar
acciones,

disear

sistemas

implementar

estrategias

en

una

organizacin, tambin describe en forma detallada los lineamientos

seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
De procedimientos.- Constituye un documento tcnico que incluye
informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones
concatenadas entre s, que se constituye en una unidad ara la
realizacin de una funcin, actividad o tarea especficas en una
organizacin.
Todo procedimiento incluye la determinacin de tiempos de ejecucin, el
uso de recursos materiales y tecnolgicos, as como la aplicacin de

mtodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo

oportuno y eficiente.
La descripcin de los procedimientos permite comprometer mejor el
desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, lo
que propicia la disminucin de fallas u omisiones y el incremento de la
productividad.
De contenido mltiple.- Estos manuales concentran informacin
relativa a diferentes tpicos o aspectos de una organizacin. El objetivo
de agruparla en un solo documento obedece bsicamente a las razones
siguientes:

Que sea ms accesible para su consulta.

Que resulte ms viable econmicamente.
Que tcnicamente se estime necesario integrar ms de un tipo de

informacin.
Que sea una instruccin del nivel directivo.

De gestin de la calidad.- Documentos que describen y consignan los

elementos del sistema de gestin de la calidad , el cual incluye
informacin sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad
(objetivos, y polticas de calidad); responsabilidad y autoridad del
sistema de gestin de la calidad; mapas de procesos; sistemas de
gestin de la calidad; responsabilidades de la alta direccin; gestin de
recursos ; realizacin del servicio o producto ; medicin, anlisis y
mejora, y referencias normativas.
Por su funcin especfica
Los manuales que se encuentra dentro de esta clasificacin se refieren a
una funcin operacional especfica a tratar, dentro de ellos tenemos los
siguientes:
De produccin.- Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos
de produccin en todas sus fases . Constituye un auxiliar muy valioso

para uniformar criterios y sistematizar lneas de trabajo en reas de

fabricacin.
De ventas.-

Es un compendio de informacin especfica para poyar

funcin de ventas: puede incluir:

Definicin de estrategias de comercializacin.

Descripcin de productos a ambos servicios.
Mecanismo de negociacin.
Polticas de funcionamiento.
Estructuras de la fuerza de ventas.
Anlisis de la competencia.
Divisin territorial por responsable, cliente, producto y servicios.
Forma de avaluar el desempeo.

De finanzas.- Manuales que respaldan el manejo y distribucin de los

recursos econmicos de una organizacin en todos sus niveles, en
particular en las reas responsables de su captacin, aplicacin,
resguardo y control.
De personal.- Identificados tambin como manuales de relacin
industriales, de reglas del empleado o de empleo, bsicamente incluyen
informacin sobre:

Condiciones de trabajo.
Organizacin y control de personal.
Lineamientos para:
- El anlisis y avaluacin de puestos.
- Reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin y socializacin
de personal.
Capacitacin y desarrollo.
Normatividad
Higiene y seguridad
Prestaciones

De puestos.- Conocido tambin como manual individual o instructivo de

trabajo.

Precisa

la

identificacin

relaciones,

funciones

responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin.

De tcnicas.- Este documento detalla los principios y criterios
necesarios para emplear las herramientas tcnicas que apoyan la
ejecucin de procesos o funciones.

De operacin.- Estos manuales se utilizan para orientar el uso de

equipos y apoyar funciones altamente especializados o cuyo desarrollo
demanda un conocimiento muy especfico.
De sistemas.- Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de
sistemas

de

informacin,

administrativos,

informticos

organizacin.

CAPITULO II
Grupo La Casita de Chocolate

de

una

MANUAL DE
CONTENIDO
MULTIPLE

NDICE

MANUAL DE HISTORIA
MANUAL DE ORGANIZACIN
MANUAL DE POLTICAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

MANUAL
DE
HISTORIA

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

INTRODUCCIN
En

el

presente

manual

informaremos

al

trabajador

sobre

los

antecedentes de grupo La Casita del Chocolate y las razones por las

cuales fue fundada.
As mismo para el conocimiento de sus logros alcanzados en todo el
tiempo que se encuentra en el mercado a nivel nacional y para saber
cul ha sido su finalidad desde entonces.
Incluiremos

la misin, visin y valores de la organizacin, lo que

realizamos da a da para ser una mejor empresa.

LE DAMOS LA MS CORDIAL BIENVENIDA A NUESTRA FAMILIA!

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

OBJETIVO
El objetivo de este manual es que el trabajador conozca la historia de la
organizacin desde su fundacin, su crecimiento hasta posicin en el
mercado y logros en la actualidad.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

HISTORIA

Su inicio se da en el ao de 1983, su fundadora, una extranjera de

nacionalidad norteamericana, decide comprometerse con este tipo de
negocio por la calidad del cacao ecuatoriano que actualmente est en
auge su produccin y comercializacin, adems ste es el principal
ingrediente de su materia prima para la elaboracin de sus productos.
Su representante legal como La Casita de Chocolate", se enfoc a la
produccin de galletas, debido a la diversidad que ofertaba no sinti la
necesidad de aumentar su lnea de productos, pero conforme avanzaban
los aos, aumentaba la competencia y con ello las necesidades de sus
clientes decide ampliar una lnea de productos; los postres, es as que se
dedica a investigar y comparar todo tipo de recetas de tal manera que
su sabor y textura sea incomparable frente a las dems. Con ello se
incrementaron sus ingresos y tambin el entusiasmo de ofrecer ms
alternativas a sus clientes, integrando una lnea ms; los chocolates,
llegando as a satisfacer los paladares ms exigentes, diferencindolo de
la competencia por su variedad de sabores, tamaos y formas.
Con veinte y siete aos en el mercado ha ganado el reconocimiento de
sus clientes- consumidores y a la vez experiencia por sus ideas
innovadoras, por su calidad y su servicio.
Esta empresa ofrece a sus clientes una amplia gama de chocolates
artesanales, galletas y tortas para toda ocasin con caractersticas
insuperables para la competencia.
Una de las principales fortalezas de esta empresa es la flexibilidad que
tiene frente a sus clientes al momento de vender productos no
rutinarios, para ello, se realizan los pedidos bajo sus expectativas,
gustos, y preferencias de modo que se ample la lista de clientes
satisfechos y puedan confiar absolutamente en un trabajo bien hecho.

Actualmente cuenta con tres sucursales con el fin de brindar un mejor

servicio, para lo cual ha buscado situarse en lugares cercanos a hogares
u oficinas, su principal ventaja es estar ubicado en dos centros
comerciales ms visitados y conocidos de Quito: CC El Bosque y
Quicentro Shopping, en donde brinda a sus clientes un lugar acogedor
para disfrutar de sus productos.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

NUESTRA MISIN
La Casita de Chocolate ofrece productos de pastelera y chocolatera
gourmet, satisfaciendo los paladares ms exigentes de todo el pblico
en la ciudad de Quito, poseemos la tecnologa adecuada para el

desarrollo de los procesos de produccin.

Trabajamos con calidad, responsabilidad y oportunidad con el fin de
obtener

un

resultado

eficiente

tiempo.

Contribuimos

la

conservacin del medio ambiente por medio del reciclaje. Creemos en el

crecimiento personal y profesional de la fuerza de trabajo que sumado a
la habilidad de los mismos, permiten entregar un trabajo bien hecho,
alcanzando siempre la satisfaccin del cliente.

NUESTRA VISIN
La Casita de Chocolate para el ao 2015, es una empresa que posee
procesos productivos industrializados, genera ms plazas de empleo con
el incremento de sucursales en los centros comerciales reconocidos de
la ciudad de Quito, alta rentabilidad y expansin de mercado en la lnea
de chocolates en el exterior.

NUESTROS VALORES CORPORATIVOS

Calidad.- Trabajamos bajo los estndares ms altos de calidad en cada
proceso que se realiza en la organizacin, con el fin de optimizar los
recursos tiempo, fuerza de trabajo, dinero, etc.
Responsabilidad.- Cada rea de La Casita de Chocolate cuenta con
sus respectivos planes de accin, de manera que cada miembro conoce
cules son las actividades que le corresponde realizar y hasta dnde
cumple con su responsabilidad.
Oportunidad.- Debido a la optimizacin de los recursos y procesos se
cumplir con un trabajo final a tiempo y en las condiciones requeridas
por el cliente.
Trabajo en equipo.- Los miembros de La Casita de Chocolate
conocen los requerimientos de la empresa, para poder cumplir con la
visin establecida, de manera que se ha genera en ellos la integracin
de esfuerzos para la consecucin de los objetivos.

Respeto.- Consideracin a los derechos personales de todos los

miembros de la empresa.
Transparencia.-Trabajamos con personas honestas y conscientes en la
organizacin, quienes facilitan el manejo de toda la gestin.
tica.- Cada uno de los miembros de la organizacin, debe dirigirse con
respeto, amabilidad y tolerancia hacia los clientes externos y clientes
internos, de manera que las relaciones interhumanas permitan mejorar
la comunicacin y dar soluciones oportunas dentro de un buen clima
organizacional.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

CONCLUSIN

Esperamos que este manual sea de gran utilidad para su pronta

adaptacin e integracin a nuestra empresa que a partir de ese
momento pasara a formar parte de nuestra familia. Estamos seguros
que con toda la informacin que ofrecimos se sentir ms motivado a
trabajar y dar el 100% en sus actividades diarias y de igual manera se
encuentre a gusto en su nuevo trabajo. Ahora que sabe la historia y
filosofa de nuestra empresa ya debe de estar ms en confianza y
dispuesto a trabajar eficaz y eficientemente para as mismo con su
ayuda seguir obteniendo ms logros.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

MANUAL
DE
ORGANIZACIN

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

INTRODUCCIN
Los productos de La Casita de Chocolate estn elaborados para toda

clase de eventos. Su amplia gama conlleva tortas, galletas, chocolates,

bocaditos de dulce o de sal, adems ofrece productos para clientes
especiales que no pueden consumir altos niveles de azcar (diabticos),
personas no tolerantes a la lactosa.
Como valor agregado para los productos se ofrece variedad en los
materiales de empaque, los mismos que van con el producto tal es el
caso de: cajas de cartulina de diferentes modelos, formas y colores,
lazos, cintas, canastillas, papel de colores, etc. Con el fin de hacerlos
llamativos y que estn de acuerdo a la decoracin del evento.
En la investigacin que se llev a cabo para elaborar el presente trabajo,
se busc los antecedentes histricos de Grupo La casita de chocolate,
como organizacin y su establecimiento aqu en Quito, la misin y la
visin; adems se muestra la estructura legal y administrativa. El
objetivo del trabajo es buscar sentar las bases para el Auto desarrollo
sostenible que posibilite elevar la calidad de los productos para los
clientes, proporcionando empleo, capacitacin y servicios de calidad a
precios justos.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

OBJETIVO GENERAL

Comprender y analizar el comportamiento particular de la empresa La

Casita de Chocolate sobre la base de estudio de un marco conceptual y
de la observacin de herramientas gerenciales para la comprensin de
los procesos organizacionales de dicha empresa.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS

GERENTE GENERAL

 Designar todas las posiciones gerenciales.

Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las
funciones de los diferentes departamentos.
Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con
objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas
para la aprobacin de los gerentes corporativos.
Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los
registros y sus anlisis se estn ejecutando correctamente.
Realizar la toma de decisiones para mejorar a la organizacin.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN

Transformacin de la materia prima.

Diseo y control de los procesos productivos.
Mantenimiento.
Distribucin de la planta.
Control de Calidad.
Diseo del producto.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Realizacin de presupuesto.
Llevar el registro y control de la contabilidad que se lleva a diario
en la empresa.
Pagar ante las instituciones gubernamentales los impuestos para
evitar multas y recargos.
Realizar proyectos de inversin para generar ms utilidades para
la empresa.
Recabacin y registro de todos los costos en que incurre la
organizacin.

 Control de inventarios.
Auditoria interna y operacional.
Determinar polticas de estrategia y operacin del sistema
financiero de la empresa.
Anlisis de resultados operacionales y de gestin de la empresa.
Dirigir las decisiones financieras de la empresa, que aseguren el
mejor rendimiento de los recursos de la empresa.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Se encarga en la seleccin de los proveedores, entre todas las
empresas susceptibles de trabajar para la compaa, as como la
negociacin de las condiciones con stos, constituye la segunda
gran responsabilidad de la Seccin de Compras.
Surgida del consumo de los materiales almacenados y de la
obligatoriedad de su reposicin para mantener el ciclo productivo
Control de las compras. Cuando el proveedor ha servido la
mercanca solicitada, justificndolo con un albarn de entrega, y
despus de que sta ha pasado los controles de calidad
establecidos, Almacn enva a Compras
GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE
el recibo sellado o firmado, en seal de conformidad, junto a la

copia del pedido.

En base a Las necesidades de materia prima y servicios del

departamento de produccin realiza su presupuesto.

Los clculos realizados por el personal de la gestin de stock y de
almacn. Realizar la adquisicin de materia prima y de todos los
elementos que son esenciales para que la empresa cumpla con los
objetivos establecidos.
Con una buena gestin de compras la empresa obtiene beneficios
debido a la reduccin de costes.
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Investigacin de Mercados.
Asesora al cliente.
Generacin de ideas publicitarias.

Publicidad.
Control de fuerza de ventas.
Relaciones Pblicas.
Diseo de empaque.
Distribucin, entrega de productos. Promociones.
Fijacin de precios.
Medicin de la satisfaccin del cliente.
Elaborar pronsticos de venta.
Establecer precios.
Realizar publicidad y promocin de ventas
Llevar un adecuado control y anlisis de las ventas.
El departamento de ventas debe mantener una relacin directa
con el almacn a fin de contar con suficiente inventario para cubrir
la demanda.
GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

Los vendedores deben tener una relacin estrecha con el

departamento de crditos para evitar vender a clientes morosos,
conocer las lneas de crdito, as como el saldo de cada cliente.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Conseguir y conservar un grupo humano de Trabajo.

Cumplir con el objetivo de las empresas.
Reclutamiento y seleccin de personal Contratacin de personal.
Induccin al nuevo elemento.
Capacitacin y desarrollo.
Sueldos y salarios.
Anlisis y descripcin de puestos.
Seguridad e higiene.
Seguridad social.
Prestaciones.
Promociones de personal.
Seguridad de los edificios.
Generar indicadores que evalen al desarrollo de la empresa

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

CONCLUSIN
Con la informacin proporcionada en este manual cada trabajador de
cada rea realizara sus funciones que le corresponden y de igual forma
conocer que es lo que tiene que hacer y no hacer ningn otro trabajo
que no le corresponda. Este manual ayudara al personal en no
involucrarse con los dems departamentos para evitar la generacin de
conflictos, lo que puede ocasionar que no se cumplan los objetivos
departamentales ni los generales. Cada departamento debe tener
organizadas

todas

sus

actividades

asignarlas

con

sus

reas

correspondientes para que de esta forma cumpla con su objetivo y la

organizacin pueda salir adelante y no irse en bancarrota.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

MANUAL
DE
POLTICAS

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

INTRODUCCIN

Este manual proporcionara al personal las polticas que deben cumplir al

pie de la letra y de igual forma se dar a conocer el reglamento interno
de la organizacin La casita de chocolate. El reglamento interno
contendr informacin sobre el tiempo de trabajo, das de descanso,
horas extras, vacaciones, permisos, sanciones y das de descanso, esta
informacin le servir al empleado a conocer cules son sus derechos y
obligaciones y hacerlos valer. Tambin en este manual se presentara las
condiciones bajo las cuales el trabajador realizara sus actividades y no
surjan problemas posteriores que retrasen sus dems funciones.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar al personal las reglas que deben seguir y cumplir para la

realizacin de sus actividades y de esta manera no surjan problemas
que interrumpa la realizacin de sus tareas y se cumpla con los objetivos
organizacionales de La casita de chocolate.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

POLTICAS DE PERSONAL

Asistir puntualmente a la hora de trabajo establecida.

Portar el uniforme completo y adecuado.
No se aceptaran visitas de familiares de los trabajadores.
Respetar el rea de trabajo de cada individuo.
No se contratara personal sin experiencia.
No se contratara personal familiar de trabajadores.
Hacer uso correcto de las herramientas de trabajo.
No se permitirn relaciones sentimentales entre trabajadores.
La informacin de cada rea de trabajo no transcender a
terceras personas.
Respetar los tiempos establecidos para cada actividad.
Si el trabajador falta un da sin pedir permiso se le descansara
otro da sin goce de sueldo.
La empresa no se har responsable de los accidentes de los
trabajador es fuera de los horarios de trabajo.
La empresa no se har responsable de accidentes ocasionados
por falta del uso de material de seguridad.
Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus
solicitudes y reclamos que ellos tengan.
Definir por escrito, el tiempo mximo de respuesta de todo
requerimiento interno o externo, es responsabilidad de cada una
de las reas.
Todos los integrantes de la empresa deben mantener un
comportamiento tico.
Ningn trabajador podr negarse a cumplir una actividad para la
que est debidamente capacitado.
Por seguridad de la empresa todo trabajador deber presentar
sus antecedentes no penales obligatoriamente.
El empleado deber registrar en el reloj electrnico su hora de
entrada y de salida, tanto de la jornada de trabajo como de sus
horas de comida en una tarjeta de asistencia que se le otorgar.
Todo trabajador deber tener una presentacin limpia, formal,
agradable y mantener la pulcritud en todo momento, no
importando el rea en el que trabaje, ya que es parte de la
imagen de la empresa.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

Todas las personas que laboren dentro de la empresa sin importar
el nivel jerrquico portaran su gafete en un lugar visible en el que
se deben de incluir: (fotografa, nombre completo y firma, puesto,
departamento, nombre y logotipo de la empresa, firma del
director general.)
Queda prohibido realizar cualquier tipo de acto que perjudique o
dae la imagen y prestigio de la empresa
El vocabulario que se maneje dentro de la empresa, deber ser
cordial y respetuoso, quedando estrictamente prohibida cualquier
palabra altisonante, tanto para el trato entre los empleados como
entre mandos superiores.
Todos los empleados sin importar el nivel jerrquico debern tener
un comportamiento tico dentro de las instalaciones de la
empresa.
No se permite ocasionar o seguir ningn tipo de pleito verbal y
mucho menos alguna pelea, en cualquiera de las reas dentro de
la empresa.
Por ningn motivo y bajo ninguna circunstancia, se permitir
ningn tipo de difamacin hacia cualquier miembro de la
empresa.
Cualquier miembro de la empresa tiene estrictamente prohibido
aceptar algn tipo de soborno, sin excepcin alguna, no
importando la sencillez o gravedad del asunto que se le propicie.
No se permitir en las instalaciones de la empresa a ningn
empleado en estado de ebriedad o bajo efecto de alguna droga,
siendo esta actitud causa de despido del empleado.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

REGLAMENTO INTERNO
CAPITULO I
REGLAMENTO INTERNO
ART. 1 El presente reglamento interno de trabajo prescrito por la
empresa La casita de chocolate domiciliada en la ciudad del Distrito
Metropolitano de Quito, a sus disposiciones quedan sometidos tanto la
empresa como todos sus trabajadores a cumplir este reglamento de
forma adecuada.
CAPITULO II
TIEMPO DE TRABAJO
ART. 2 La jornada de trabajo tendr el horario de 10:00 am a 19:00 o
20:00 pm. Segn se especifique en los horarios de los trabajadores y sus
das establecidos para su descanso.
ART. 2.1 La tolerancia de la hora de entrada ser de 10 minutos.
CAPITULO III
CALENDARIO ANUAL
ART. 3 La empresa deber hacer cada ao un calendario laboral. De
igual forma, deber exponer un ejemplar de este calendario en un lugar
visible de cada centro de trabajo para que toda la plantilla pueda
conocerlo.
ART. 4 Al elaborar el calendario laboral, se debe tener en cuenta el
horario de trabajo y la distribucin anual de los das laborables y los
festivos, descanso semanales, o entre semanas, puentes (si los hubiere)
y otros das no laborables. Todo ello de acuerdo con lo establecido en la
empresa.
CAPITULO IV
HORAS EXTRAORDINARIAS
ART. 5 Se consideraran horas extraordinarias cada hora de trabajo que
sobrepase la duracin mxima de la jornada habitual de trabajo.
ART. 6 La persona que las trabaje deber exigir el pago de todas las
horas extraordinarias que realice y, adems, que en la nmina aparezca
la cantidad pagada por realizarlas.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

ART. 7 La empresa deber comunicar, cada mes, a la autoridad laboral
correspondiente y a los representantes de los trabajadores las horas
extraordinarias que se hayan realizado.
ART. 8 Legalmente no se pueden hacer ms 80 horas extraordinarias al
ao.
Hacer horas extraordinarias por encima del tope ser considerado como
una falta grave del empresario.
ART. 9 No se tendrn en cuenta, las horas extraordinarias utilizadas
para prevenir o reparar siniestros o accidentes.
ART. 10 Mediante el contrato individual de trabajo, se elegir entre
pagar las horas extraordinarias en la cantidad que se fije (que en ningn
caso podr ser inferior al valor del precio la hora ordinaria) o
compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido.
CAPITULO V
VACACIONES
ART. 11 La duracin de las vacaciones ser dependiendo de los aos
que el trabajador tenga prestando sus servicios a la empresa.
ART. 12 El tiempo de vacaciones no puede cambiarse por salario.
ART. 13 El tiempo de disfrute de las vacaciones no puede reducirse en
el caso de que el empresario haya impuesto una sancin a la persona
que debe disfrutarlas. ART. 14 Por acuerdo entre empresario y
trabajador y de conformidad con lo establecido en el contrato sobre
planificacin de vacaciones, puede ser en un solo periodo o se podr
dividir o fraccionar el periodo de disfrute de las vacaciones en varios
periodos
ART. 15 Cuando no hay acuerdo con el empresario sobre el tiempo de
disfrute de las vacaciones, la persona afectada podr pedir asesoras al
sindicato de dicha empresa.
ART. 16 En la empresa se fijar un calendario de vacaciones que deber
contener el periodo o periodos de disfrute de las mismas, de acuerdo
con la planificacin anual de las vacaciones que establezca su respectivo
contrato individual, en caso de que ste las regule.

GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE

ART. 17 El trabajador deber conocer las fechas que le correspondan
para escoger las vacaciones, como mnimo, un meses antes del
comienzo de las mismas.
ART. 18 La retribucin durante las vacaciones debe ser la misma que
recibe cada persona durante los meses anteriores a dichas vacaciones.

CAPITULO VI
PERMISOS DE SALIDA Y AUSENTISMO
ART. 19 Los permisos de salida sern por motivos personales muy
urgentes y por cuestiones de salud.
ART. 20 No se darn ms de 5 permisos al ao por persona. En caso de
que falta ms de 5 ocasiones se descontaran parte de su sueldo.
ART. 21 El trabajador deber justificar su falta con los respectivos
documentos. ART. 22 Los permisos podrn ser de 3 horas, medio da o
un da completo.
ART. 23 Si un trabajador falta sin pedir permiso se le descansara otro
da sin goce de salario
CAPITULO VII
SANCIONES
ART .24 Toda persona que llegue despus de los 10 minutos se le
descontara un salario mnimo.
ART. 25 En el contrato de trabajo se estipulan que las sanciones
debern ser reportadas a los administradores que correspondan para
que tengan conocimientos de las mismas.
ART. 26 En caso de que el empleado reciba una sancin por un error
este tiene el derecho de acudir a talento humano para que este tome las
medidas necesarias.
ART. 27 Todo trabajador que cometa un delito dentro de la empresa ser
inmediatamente despedido.

ART. 28 Todo trabajador que no respete la normas de seguridad y sufra

un accidente laborar la empresa no se har responsable por los daos
causados.
GRUPO LA CASITA DE CHOCOLATE
CAPITULO VIII
DERECHOS Y OBLIGACIONES
ART. 29 Todo trabajador tiene los siguientes derechos: Recibir un trato
justo de sus superiores. Los trabajadores tienen el derecho de reclamar
las prestaciones que la empresa les ofrece. Los trabajadores tienen
derecho a los beneficios que marca la ley.
ART. 30 Todo trabajador de la empresa tiene las siguientes obligaciones:
Asistir puntualmente a los horarios de trabajo establecidos. Portar el
uniforme completo y limpio. Cumplir con todas las actividades y
responsabilidades para las que est capacitado.

CONCLUSIN

La informacin presentada en este documento ayudara a la organizacin

a controlar a todo el personal que se encuentre laborando dentro de la
misma. Ya que muchas veces el personal no respeta ciertas reglas y es
por ello que se sancionara a dicha persona. Es muy importante que
exista un rgimen que cuente dichas polticas las cuales los abstendr
de cometer actos malos que puedan ocasionar la prdida de su trabajo.
Una vez que dicho personal conoce las reglas de la organizacin se
aplicara con todo vigor para mantener controlado el personal, pero no
solo las reglas son para los actos, sino tambin para que el personal
conozca sus derechos para que de esta forma se motive y realice sus
actividades satisfactoriamente.

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MANUAL
DE
PROCEDIMIENTO
S

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INTRODUCCIN
En este manual se describen los procedimientos que realizan todos y
cada uno de los encargados de cada departamento de la empresa. Esto
es muy importante dentro de la empresa ya que por medio de esto se
limita la responsabilidad y las actividades que va a realizar cada
encargado de la empresa. A su vez este comprende lo que son
flujogramas de cada proceso que se realizan dentro de la empresa, ya
que en estos se resumen todas las actividades de la empresa. Por ello,
constituye un excelente documento para la formacin del personal y
para entregar a cualquier parte interesada que desee conocer la
actividad y el funcionamiento general de la organizacin.

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OBJETIVO

Que el personal de la empresa por medio de este documento conozca el

lmite de las actividades de cada departamento o rea, y a su vez que
conozca las actividades de todos y cada uno de las reas ya que en
nuestra empresa todos los departamentos van de la mano.

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SIMBOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS

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ORGANIGRAMA

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PROCESO 1

Resolucin de problemas internos

El gerente manda una circular convocando al personal de la
empresa
Explicar los temas que se trataran en el transcurso d la reunin de
la reunin
Se comentaran los problemas e inconformidades
Por medio de eso ver si se detect el problema
Explicar las pasibles solucion3es de cmo se llevaran a cabo las
mismas
Comunicar las diferentes estrategias a utilizar
Aplicar la toma de decisiones
Comunicarlo al dems personal.

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PROCESO No. 1

Compra de materia prima

El departamento de produccin manda el pedido de acuerdo a la materia
prima que requiere.
El departamento de compras recibe el pedido y a su vez hace sus
cotizaciones en base a los proveedores que tenga en su cartera de
proveedores.
De acuerdo a lo anterior hace el pedido a sus proveedores.
El proveedor realiza su proceso.
Compras recibe la materia prima que pido al proveedor
Realiza un chequeo de toda la materia prima
Firma las respectivas facturas.
Manda las facturas a archivo.
Manda los materiales a produccin.
Produccin firma de recibido.
Compras manda el documento a archivo.

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PROCESO No. 2

Cartera de proveedores
Es necesario que el departamento de produccin o de cualquier otro
departamento haga un pedido de materia prima o cualquier otro
material que se necesite dentro de la empresa.
Valorar las diferentes opciones que se tienen de acuerdo al tipo de
material que se tiene que comprar.
Hacer cotizaciones para ver a cul de los proveedores le conviene
comprar .
Entre esas opciones elegir al proveedor que ms haya convencido.
Hacer el o los pedidos necesarios para la adquisicin de la materia
prima.

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Proceso No. 1

Venta de mercancas
Recibe la orden del pedido expedida por el cliente
Ventas manda el pedido al almacn para ver si hay mercanca suficiente
para cubrir el pedido del cliente.
Recibir respuesta del jefe de almacn. Y a su vez imprime la factura con
la mercanca y los datos correspondientes al pedido expedido.
Ventas recibe la mercanca y firma de recibido.
Manda la mercanca al cliente.
El cliente recibe respectivamente su pedido.
Firma la factura expedida por ventas y a su vez verifica que la mercanca
sea la correcta.
Ventas manda la factura a archivo.

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Promocin de productos

a. Tener las especificaciones del producto a ofertar.

b. De acuerdo a eso especificar a qu tipo de consumidores se va
dirigido.
c. Dar informacin a los vendedores de las caractersticas del
producto a ofertar
d. El vendedor va hacia los clientes y a su vez da informacin del
producto que est ofertando.
e. El cliente decide comprar el producto.

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Reclutamiento y seleccin

a. Ya que el departamento que necesita un nuevo elemento haya hecho

su solicitud al departamento de RRHH, esta ve las caractersticas que
debe de tener la persona que vaya a tener la persona.
b. Avisa al personal de la empresa para ver si alguna de las personas
que trabaja dentro de la empresa cumple con las caractersticas que
requiere el puesto.
c. Se apoya de anuncios en televisin, peridico, puertas de calle para
atraer a las personas interesadas a ocupar el puesto.
d. Las personas acuden a la empresa para llenar su solicitud.
e. Al llegar a la empresa la recepcionista entrega la solicitud para que la
llenen respectivamente.
f. La empresa revisa las solicitudes de empleo y a su vez verifica las
caractersticas de cada uno de los elementos.
g. Llama al elemento que ms cumpli con las caractersticas para
ocupar el puesto.
h. Realiza pruebas de conocimientos, habilidades, psicolgicas,
psicomtricas y las entrevistas necesarias para que puedan contratar al
nuevo elemento.

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Proceso 2

Fuentes de reclutamiento
a. Recursos humanos requisita la informacin de las caractersticas que
requiere el puesto, ya que esta
b. Obtiene datos acerca de las fuentes de reclutamiento.
c. Llama a la radiofusora, y a la empresa de peridicos para que les
delos datos que va a llevar el anuncio.
d. Confirma los datos que le dio la empresa.

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Proceso 1.

Registro de operaciones financieras

a. Obtener todas las entradas y salidas de la empresa ya que estas son
muy importantes para la elaboracin de los estados financieros.
b. Pasar las operaciones a plizas de diario.
c. Clasificar las cuentas en la pliza de pases a mayor.
d. Clasificar las cuentas en activo y pasivo.
e. Posteriormente pasar esa clasificacin al balance general.
f. Realizar balanza de comprobacin.
g. En caso de que sea necesario hacer ajuste.