Preservación y Conservación de Documentos Digitales - Articulo

KIPU
Revista: Carrera de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin
Vol. 13 n. 17
Resumen: La realidad supera ampliamente a

nuestra
imaginacin
cuando
tenemos
que
enfrentarnos al reto del almacenamiento y
PRESERVACIN Y
CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS DIGITALES,
EL RETO DEL PRESENTE Y
FUTURO
preservacin
digital
de
los
documentos
analgicos. La preservacin digital, mediante una

poltica adecuada de renovacin de la informacin
grabada y actualizacin de los formatos de datos,
puede garantizar una vida muy larga a los recursos
digitales. Los aspectos tcnicos relativos a la
preservacin digital, como son la obsolescencia y
envejecimiento
de
los
soportes
fsicos,
el
rejuvenecimiento de la informacin digital, la

conversin de formatos y los sistemas de
bsqueda y recuperacin de recursos almacenados
y de definicin de una poltica de preservacin
J. Rogelio Choquehuanca Alanoca1
adecuada que establezca las reglas a seguir y

defina que es lo que debe ser preservado y lo que
no.
Summary:
The
reality
outstrips
our
imagination when we have to face the challenge of

digital preservation storage and analog documents.
Digital preservation, by proper renewal of the
recorded information and update data formats can
ensure a long life to digital resources. The
technical aspects of digital preservation, such as
obsolescence and aging hardware, rejuvenation of
1
Choquehuanca A., Rogelio. Biblioteclogo

Documentalista Titulado de la Universidad Mayor de
San Andrs (2010). Curso estudios de postgrado de
Gestin Documental Integrada de Archivos en la
Escuela de Gestin Pblica del Estado Plurinacional de
Bolivia, Organizacin y Administracin Pedaggica del
Aula en Educacin Superior en Centro Psicopedaggico
y de Investigacin en Educacin Superior-UMSA. Con
ms de 4 aos de experiencia en Organizacin y
Gestin de Archivos y Bibliotecas.
digital information, format conversion and search

systems and resource recovery and stored
definition of a suitable preservation policy
establish rules to follow and define what should be
preserved and what is not.
11
KIPU
Vol. 13 n. 17
Palabras clave: Preservacin / Documento
polticas de preservacin digital a seguir por los
Digital / Almacenamiento Digital / Preservacin
productores.
Digital
Qu es la preservacin digital
Keywords: Preservation / Digital Document
Segn Levy2, la preservacin de la
Storage / Digital / Digital Preservation
informacin digital es un problema difcil y no

muy bien entendido. Mientras que la informacin
Introduccin
en papel y en otros soportes duraderos (por

ejemplo el microfilm) pueden durar cientos, y en
La informacin digital es exclusivamente

ms
fcil
de
alterar
que
las
tecnologas
tradicionales de papel o microfilm. Los soportes

de almacenamiento digital tienen menos esperanza
de vida y requieren de la existencia de unas
tecnologas para acceder a los mismos que
cambian a una velocidad incluso mayor que los
propios formatos. Adems se deterioran ms
fcilmente
haciendo
que
se
pierdan
tecnolgicos, el lapso de tiempo en que se deben

considerar los problemas de preservacin y
conservacin de los documentos digitales se
acorta considerablemente. El tiempo transcurrido
entre la produccin de los documentos y la
necesidad de definir estrategias de preservacin de
los mismos es mucho ms corto en el entorno
electrnico que en el impreso. Por lo tanto, se
plantea la necesidad de definir nuevas guas de
buenas prcticas que satisfagan las necesidades y
sean tiles para todos los grupos implicados en el
de
generacin
distribucin
codificada en formato digital es poco probable que

dure ms de una dcada o dos. Las razones de esto
son bien conocidas: el envejecimiento de los
soportes digitales, la
obsolescencia
de
los
formatos, del software y del hardware, as como la

falta de compatibilidad hacia atrs de los nuevos
sistemas.
los
contenidos. A causa de la rapidez de los cambios
proceso
algunos casos miles de aos, la informacin
Oya Rieger ve la preservacin digital como un

problema organizativo3, y sin duda, las polticas
empresariales respecto a la preservacin digital
son fundamentales para el xito de cualquier
iniciativa al respecto. Segn ella, el problema son
los elementos e infraestructuras tecnolgicos y
empresariales rpidamente cambiantes,
y el
objetivo es mantener la habilidad de localizar,

desplegar y usar las colecciones digitales. En su
opinin, la preservacin digital son las actividades
de gerencia que aseguran el acceso continuo a los
materiales digitales frente a los elementos
de
documentos digitales - electrnicos.

En el presente artculo describimos a grandes
rasgos el problema de la conservacin de los
objetos digitales y sugerimos estrategias y
Levy, D.M. Heroic measures: reflections on the

possibility and purpose of digital preservation. In:
Proceedings of the third ACM conference on Digital
libraries, Pittsburgh. Pennsylvania: United States ACM Press, 1998.
3
Rieger, O.Y. Projects to Programs: Developing a
Digital Preservation Policy. California USA: Research
Libraries Group, 2000.
12
KIPU
tecnolgicos
empresariales
rpidamente
cambiantes4.
Vol. 13 n. 17
digitales, como la moderacin de la temperatura y

la humedad son dos acciones que se sabe alargan
la
vida
til
de
muchos
soportes
de
Se puede entender por preservacin
almacenamiento pero el sistema de conservacin
digital la preservacin de los artefactos fsicos
de soportes debe tener las capacidades adecuadas
mediante su digitalizacin, pero tambin la
incluyendo:
preservacin de los propios recursos digitales . La
Suficiente capacidad de almacenamiento.
digitalizacin de materiales originales valiosos es,
El sistema debe ser capaz de duplicar los
a menudo, realizada con dos propsitos: brindar
datos a medida que sea requerido sin prdida
un mejor acceso a esos recursos mediante copias
de informacin y manteniendo la consistencia
digitales, y mejorar la preservacin de los
e integridad de los documentos.
originales. En este artculo nos referiremos
Control de errores: dado que los documentos
exclusivamente a la preservacin digital, es decir,
deben ser almacenados por largos perodos y
a la que trata de mantener utilizables e inalterados
a menudo con muy poco uso por parte de
los recursos digitales a travs del tiempo.
personas.
Las opciones disponibles en este momento de

soportes a largo plazo incluyen:
Conservacin de documentos digitales
Disco magntico: con una capacidad

de almacenamiento superior a los 10
El medio fsico en el cual los datos

digitales estn almacenados presenta uno de los
TB
mayores retos a la conservacin del contenido
incremento.
o
digital6. A ello contribuye la enorme variedad de

tipos
de
soportes,
obsolescencia
su
degradacin
fsica.
menudo
vulnerabilidad
Un
la
constante
Cinta magntica: la vida til y la
similar a los discos magnticos.
la
almacenamiento
en
capacidad de almacenamiento es
rpida
ante
(terabytes)
Discos pticos (CD y DVD): permiten un
inadecuado suele ser la razn ms habitual que
acceso aleatorio y en algunos casos la
provoque un fallo prematuro en los medios
modificacin de los datos. Su vida til es

mayor que en los casos anteriores variando
desde los cinco a diez aos.
Ibd.
Bia, Alejandro; Snchez, Manuel. Desarrollo de una
poltica de preservacin digital: tecnologa,
planificacin y perseverancia. Alicante: Biblioteca
Virtual Miguel de Cervantes. En:
http://cervantesvirtual.com Consultado: 25 de
septiembre de 2012.
5
forma
peridica.
Los
sistemas
de
almacenamiento descansan en una segura y

completa rplica de los datos ms que en
The Consultative Committee for Space Data Systems.

Reference model for an open archival information
system (oais): Recommended practice. Washington,
DC, USA: Magenta Book, 2012.
Transferir los datos a nuevos soportes de
alargar la vida til de los soportes.
Por otro lado, tambin pueden ayudar otros

factores relativos al control del medio
13
KIPU
ambiente en que se almacena los objetos,
estndares
podramos sealar los siguientes:
informacin.
o
o
Diferencias entre preservacin y copias
Evitar las oscilaciones rpidas o

de
temperatura
de seguridad
y
No es lo mismo lo que se ha de preservar
Evitar la exposicin a
campos
Prohibir la comida y/o bebida en

de
almacenamiento,
as
Utilizar siempre las cajas originales.
No abrir las cajas que protegen las
Evitar la suciedad.
Mantener los medios en sus cajas
informacin publicada en el servidor (recursos
lado, los recursos digitales en proceso de edicin.
excepto cuando se estn usando.

No tocar la superficie
soportes,
por
ejemplo
Sin embargo La preservacin digital salvaguarda
de los
la
cara
grabable de los CD.
parte
superior
utilizando
marcadores adecuados.
futuro. Un ejemplo claro de esta diferencia lo
interesa hacer copia de seguridad de las imgenes

JPG (comprimidas con prdida de calidad) que
colgamos en el servidor, pero sin embargo nos
No dejar los soportes en los aparatos

de visualizacin cuando no se estn
usando.
redundancia
los recursos digitales que necesitaremos en el
tenemos en el caso de las imgenes graficas: nos
Los CD deberan marcarse slo en la
de
digital son, bsicamente, dos cosas: por un lado la
digitales ms informacin de catalogo) y, por otro
Polticas
de datos por apagones, por ejemplo). Lo que se

guarda como copia de seguridad en una biblioteca
cintas.
Las copias de seguridad son una proteccin contra

eventos catastrficos (rotura de un disco o prdida
Almacenar los medios de forma

vertical.
que lo que se ha de guardar como copia de

seguridad7.
como el fumar.
incluir
Mantener la humedad relativa en
lugares
deben
la
datos a partir de soportes daados.
magnticos y a fuentes de humos.
planes
de
los 20 C.
humedad.
Los
tecnologas
situaciones hipotticas de recuperacin de
prolongadas
o
las
Mantener una temperatura en torno a
torno al 40%.
o
en
Vol. 13 n. 17
interesa hacer copias de preservacin de las

imgenes de alta calidad que han dado lugar a las
JPG pero que no publicamos por su mayor tamao
copias
de
seguridad: almacenar copias en diferentes
y lentitud de transmisin. En otras palabras, en el

servidor nos interesa usar imgenes comprimidas
lugares es un requisito bsico.
Planificacin contra los posibles desastres:

deben disearse planes de recuperacin de
datos tras una situacin de fallo que son
Mc Cray, A.T., Gallagher, M.E. Principles for Digital

Library Development. s.l.: Communications of the
ACM, 2001
14
KIPU
Vol. 13 n. 17
de menor calidad pero que tarden menos en
tiene muy poca esperanza de vida debido a su
transmitirse, mientras que nos interesa preservar
rpido deterioro y que las tecnologas para acceder
imgenes de la mayor calidad posible para usos
a ellos de forma rpida. A esto contribuye una
futuros como puede ser el caso de la produccin
falta de legislacin que regule y ampare estos
de CD-ROMs que no poseen las mismas
procesos.
limitaciones de velocidad que la Internet, o para el

uso en redes de mayor ancho de banda que la
Estrategias y polticas de preservacin
Internet actual.
digital
En ambos casos, se utilizan mecanismos de

control de la integridad de los datos al momento
de hacer las copias, mediante algoritmos de
redundancia que verifican que los datos se
mantienen tal como han sido grabados.
15
Si bien se
han propuesto
muchas
estrategias de preservacin digital, ninguna de

ellas es apropiada para todos los tipos de datos,
situaciones
instituciones.
continuacin
hacemos una descripcin de los puntos bsicos a

seguir, comenzando por un vocabulario de
trminos a tener en cuenta9.
Medios de almacenamiento digital
Conservacin. Es la parte de la gestin de

documentos digitales que trata de preservar
Por otro lado, ninguno de los medios
tanto el contenido como la apariencia de los
digitales de hoy en da garantiza la duracin de la
mismos. Nuevas versiones de bases de datos,
informacin. Los medios magnticos tienen una
hojas de clculo y procesadores de texto se
vida
discos
pueden esperar al menos cada dos o tres aos,
compactos son ms estables pero no se puede
con correcciones y actualizaciones incluso
predecir su duracin, que depende en buena
ms a menudo. En general, preservar la
medida de la calidad de los mismos. Si no se
apariencia de un documento digital es difcil
toman medidas gran parte de la informacin se
cuando se trata de texto, pero es casi
sorprendentemente
corta.
Los
perder en unas pocas de dcadas .
Los
medios
la
imposible cuando se trata de entornos
obsolescencia
un
hecho
que
se
interrelacin
entre
hay
una
intensa
hardware/software
software. Los soportes de almacenamiento digital
Bia, Alejandro; Snchez, Manuel. Ob. Cit.
Copias de seguridad. Se refiere al proceso

de hacer duplicados exactos del objeto digital.
produce
continuamente, tanto en hardware como en
donde
contenidos.
tecnolgica
Es
multimedia,
Cornell University Library. Digital preservation

management: implementing short-term strategies for
long-term problems, 2003. En:
http://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/
Consulto: 25 de septiembre de 2012.
KIPU
Aunque es un componente esencial de todas
preservacin del entorno tcnico que hace
seguridad en s mismas no son una tcnica de
funcionar el sistema, incluyendo sistemas
mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa
operativos, software de aplicaciones original,
exclusivamente con la cuestin de prdida de
controladores de medios, etc. En cierta forma
datos debido a un fallo de hardware, bien
se trata ms de un tipo de estrategia de
debido a causas normales, bien a desastres
recuperacin despus de un desastre de
naturales bien a destruccin malintencionada.
objetos digitales que no han estado sometidos
Las
a una conservacin adecuada.
copias
de
seguridad
deberan
ser
Migracin. Se utiliza para copiar o convertir

datos desde una tecnologa a otra, tanto si se
efmeros
trata
con
menos
valor
que
de
hardware
como
de
software,
dispongamos.
conservando las caractersticas esenciales de
Integridad digital. Algunas de las posibles
los datos. Se trata de un conjunto de tareas
causas de defectos en la informacin digital o
organizadas
perdida de datos son: errores de gestin y
transferencia peridica de materiales digitales
negligencia, fallos tcnicos y mecnicos,
desde una generacin tecnolgica a la
errores del operador, virus, cambios no
siguiente. El propsito de la migracin es
autorizados
preservar la integridad de los objetos digitales
obsolescencia
no
documentados,
incompatibilidad
destinadas
conseguir
la
del
y mantener la posibilidad por parte de los
software, perdida de programas, metadatos
usuarios de recuperar, visualizar y utilizarlos
incompletos,
en una perspectiva de constante cambio
envejecimiento
de
la
tecnolgico.
Actualizacin. Se refiere a la copia de

informacin
16
mnima para incluso los materiales ms
informacin.
Preservacin de la tecnologa. Se basa en la
las estrategias de preservacin, las copias de
consideradas la estrategia de mantenimiento
Vol. 13 n. 17
digital
que la utilizacin de estndares es al software
almacenamiento a largo plazo a otro del
lo que los soportes perdurables son al
mismo tipo, sin ningn cambio en los
hardware. Se trata de buscar una forma de
documentos (por ejemplo, la copia de un
codificar y formatear los objetos digitales
viejo CD-RW a otro nuevo).
adhierndose a estndares reconocidos y
Metadatos. Los metadatos de conservacin
favorecindolos
describen los medios para proporcionar
esotricos y menos soportados. Presupone
acceso a los datos, junto con aquellos
que tales estndares perdurarn y que los
elementos de metadatos requeridos para
problemas de compatibilidad que resulten de
gestionar los procesos de conservacin. La
la
informacin que se necesita para compilar
(aplicaciones,
unos
solventados debido a la continua necesidad de
conservacin.7:
un
soporte
Utilizacin de estndares. Se puede afirmar
de
metadatos
de
destinados
la
evolucin
en
del
lugar
entorno
sistemas
de
los
ms
informtico
operativos)
sern
KIPU
acomodar la norma dentro de los nuevos

entornos.
Almacenamiento. La solucin ms comn a

este problema de cambiar los medios de
almacenamiento es la migracin a nuevos
sistemas de almacenamiento. Esto es caro y
siempre est presente el problema de la
prdida de datos o problemas con la calidad
cuando se realiza la transformacin..
Poltica adecuada. Arms
10
sugiere unos
simples pasos para favorecer la duracin de la

informacin digital. El primero es almacenar
la
informacin
en
formatos
que
sean
ampliamente usados hoy en da. Esto aumenta
Vol. 13 n. 17
http://cervantesvirtual.com Consultado: 25 de
septiembre de 2012.
Cornell University Library. Digital preservation
management: implementing short-term strategies
for
long-term
problems,
2003.
En:
http://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/
Consulto: 25 de septiembre de 2012.
,m
Levy, D.M. Heroic measures: reflections on the
possibility and purpose of digital preservation. In:
Proceedings of the third ACM conference on
Digital libraries, Pittsburgh. Pennsylvania: United
States - ACM Press, 1998.
Mc Cray, A.T., Gallagher, M.E. Principles for
Digital
Library
Development.
s.l.:
Communications of the ACM, 2001
la probabilidad de que cuando un formato se

vuelva obsoleto an existan programas para
su conversin. Por ejemplo XML, HTML y
Rieger, O.Y. Projects to Programs: Developing a

Digital Preservation Policy. California USA:
Research Libraries Group, 2000.
PDF. Otra interesante sugerencia es crear un

archivo que contenga las definiciones de los
formatos, estndares de metadatos, protocolos
y
otros
elementos
constructivos
fundamentales de las bibliotecas digitales. Si

los formatos y los esquemas de codificacin
son preservados, la mayora de la informacin
puede ser descifrada posteriormente
BIBLIOGRAFA
Arms, W. Digital Libraries. Massachusetts: MIT
Press, Cambridge, 2000
Bia, Alejandro; Snchez, Manuel. Desarrollo de
una poltica de preservacin digital: tecnologa,
planificacin y perseverancia. Alicante: Biblioteca
Virtual
Miguel
de
Cervantes.
En:
10
Arms, W. Digital Libraries. Massachusetts: MIT

Press, Cambridge, 2000
The Consultative Committee for Space Data

Systems. Reference model for an open archival
information system (oais): Recommended
practice. Washington, DC, USA: Magenta Book,
2012.
17

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enfrentarnos al reto del almacenamiento y

analgicos. La preservacin digital, mediante una

rejuvenecimiento de la informacin digital, la

J. Rogelio Choquehuanca Alanoca1

adecuada que establezca las reglas a seguir y

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Choquehuanca A., Rogelio. Biblioteclogo

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Palabras clave: Preservacin / Documento

polticas de preservacin digital a seguir por los

Digital / Almacenamiento Digital / Preservacin

Storage / Digital / Digital Preservation

informacin digital es un problema difcil y no

en papel y en otros soportes duraderos (por

La informacin digital es exclusivamente

tradicionales de papel o microfilm. Los soportes

tecnolgicos, el lapso de tiempo en que se deben

codificada en formato digital es poco probable que

formatos, del software y del hardware, as como la

contenidos. A causa de la rapidez de los cambios

algunos casos miles de aos, la informacin

Oya Rieger ve la preservacin digital como un

objetivo es mantener la habilidad de localizar,

documentos digitales - electrnicos.

Levy, D.M. Heroic measures: reflections on the

Revista: Carrera de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin

digitales, como la moderacin de la temperatura y

Se puede entender por preservacin

almacenamiento pero el sistema de conservacin

digital la preservacin de los artefactos fsicos

de soportes debe tener las capacidades adecuadas

mediante su digitalizacin, pero tambin la

preservacin de los propios recursos digitales . La

Suficiente capacidad de almacenamiento.

digitalizacin de materiales originales valiosos es,

El sistema debe ser capaz de duplicar los

a menudo, realizada con dos propsitos: brindar

datos a medida que sea requerido sin prdida

un mejor acceso a esos recursos mediante copias

de informacin y manteniendo la consistencia

digitales, y mejorar la preservacin de los

e integridad de los documentos.

originales. En este artculo nos referiremos

Control de errores: dado que los documentos

exclusivamente a la preservacin digital, es decir,

deben ser almacenados por largos perodos y

a la que trata de mantener utilizables e inalterados

a menudo con muy poco uso por parte de

los recursos digitales a travs del tiempo.

Las opciones disponibles en este momento de

Conservacin de documentos digitales

Disco magntico: con una capacidad

El medio fsico en el cual los datos

mayores retos a la conservacin del contenido

digital6. A ello contribuye la enorme variedad de

Cinta magntica: la vida til y la

similar a los discos magnticos.

Discos pticos (CD y DVD): permiten un

inadecuado suele ser la razn ms habitual que