Tabla de contenido
Pgina
Introduccin
Acciones principales para llevar a cabo un programa de
preservacin
Mantenimiento del edificio
Ambiente
Luz
Control de plagas
Limpieza
Proteccin contra el agua
Proteccin contra fuego
Seguridad
Reduccin de riesgos
Almacenamiento general
Poltica de colecciones
Educacin para el personal
Dinero
Prioridades
Consejos
Ejemplo de un plan de preservacin
I-Fecha
II-Objetivos del plan
III-Prevencin
IV-Descripcin fsica y de los recursos
A-Descripcin fsica
B-Aspectos financieros
C-Descripcin de los recursos
V-Organizacin
A-Localizacin
B-Diagrama del personal
C-Mapa de las oficinas, salas, depsitos y otros
D-Delegacin de autoridad
E-Componentes del plan operacional
F-Documentos o materiales que tienen prioridad
para conservarse
VI-Anlisis de las condiciones generales
A-Ambiente
6-11
11-16
16-18
18
19-20
20-21
21-24
25-28
Luz
Contaminantes atmosfricos: polvo
Microorganismos: hongos, insectos, roedores
B-Seguridad
El incendio
Plan de emergencia de desastres internos y un
plan de desalojo
Procesos de reproduccin de los materiales
28-30
VII-Almacenamiento
A-Condiciones de las envolturas y almacenamiento
de los recursos
Colecciones de fotografas
Mapas y planos
Material audiovisual
Diapositivas
Cintas magnetofnicas
30-32
33
34
35
36-85
36
37-46
34
34
47
48
49
50
51
52
53-55
56-65
66
67
68
69
70
71
72
73
74-75
76
77
78
79-82
83
84
85
Introduccin
Una biblioteca, archivo u otro repositorio dentro de sus objetivos
estn el coleccionar, organizar, preservar y poner al alcance del
pblico los recursos en diversos formatos de tal manera que no se
deterioren y puedan ser consultados. Es decir, dichas instituciones no
tan slo son responsables de rescatar, adquirir, comprar y exhibir los
recursos, objetos y otros si no tambin preservarlos. La preservacin
es parte integral de la misin cultural y de un plan estratgico que
implica una serie de medidas o acciones para corregir el deterioro
fsico-qumico de un recurso. Sin lugar a dudas, es difcil establecer
una poltica para todas las colecciones o recursos puedan gozar de
perfectas condiciones y duren por mucho tiempo, pero, la
preservacin es una de las mayores responsabilidades y hay que estar
consciente de que si no se aplica un ambiente efectivo o seguro de
conservacin, el resultado ser el deterioro de los recursos nicos que
se custodian.
El proceso de deterioro es lento y los recursos o colecciones no
son perpetuos y estn compuestos de materiales orgnicos que se
descomponen fcilmente con el tiempo. De todo lo anterior, se
desprende la idea y la necesidad de elaborar un plan orientado a
6
conservar los documentos y los recursos que se custodian para que las
generaciones futuras satisfagan las mismas necesidades que orientan
hoy a todos los que solicitan su consulta. Es indispensable un plan de
preservacin que presente las necesidades de la institucin y el
cuidado de las colecciones o recursos. En este plan se identifican y
definen las acciones que se requieren para corregir esas necesidades
en el presente y en el futuro. Se establecen los parmetros y
prioridades para operar un programa de preservacin. El plan anuncia
las metas de las colecciones o recursos a custodiarse e indica las reas
a desarrollarse en el futuro. En otras palabras, el plan de preservacin
provee un punto de referencia para tomar decisiones concernientes a
la preservacin y mantiene la continuidad o consistencia en el
programa de preservacin. Por otro lado, se presentan las actividades
y esfuerzos de la institucin en torno a la preservacin. Cada plan es
diferente: corto o largo, complejo o simple. Esto depende de la
cantidad de las colecciones o cun grande es la institucin.
Para realizar un plan de preservacin hay que tomar en cuenta
los siguientes elementos:
Formular una poltica preservacin
Establecer un plan de trabajo de acuerdo a los recursos o
facilidades
7
Planificar la preservacin
Desarrollar un presupuesto inicial para asuntos de
compra de materiales o equipo necesario
Hacer un borrador para que otra persona haga
correcciones
Adiestrar al personal
Proveer mantenimiento a los recursos
Control de ambiente y monitoreo
Control de desastres
Duplicacin de los recursos
Tratamiento de conservacin
Imprimir y distribuir el plan al Director y personal encargado de los
recursos
medidas
preventivas
de
preservacin
Monitorear las condiciones ambientales
Mantener un registro de temperatura y
humedad
Coordinar los tratamientos, duplicacin,
restauracin, conservacin dentro y fuera
de la institucin
8
Desarrollar
un
inventario
sobre
los
buscar
bibliografa
sobre
preservacin
Representar a la institucin en reuniones
profesionales
Planificar e implementar un plan de
desastres
Adiestrar al personal, administradores,
estudiantes, voluntarios, personal nuevo
sobre los procedimientos de preservacin,
prevencin
de
daos,
cuidado
de
al
personal
participar
Limpieza
13
al
personal
sobre
aspectos
de
seguridad
14
envolturas
apropiadas
para
los
15
buscar
recursos
ayudas
econmicas
Prioridades
Luego de que se examinen los recursos y se evalen los
problemas se determinar la prioridad o nivel 1-3 (urgente, pronto,
puede esperar). Algunas consideraciones para determinar las
prioridades pueden ser las siguientes:
Conocer la dinmica de la institucin
Escuchar a los colegas
Cules son las acciones ms importantes, factibles (si las
acciones son fciles de implementar o son imposibles, las
implicaciones financieras) y de mayor impacto (condicin
16
de
Condicin
Evidencia
material
general
daos
carta
regular
roturas
de
17
Evidencia de inestabilidad
Tipo de almacenamiento
acidez,
micas Mylar,
papel frgil
Consejos
Redactar un informe acerca de las condiciones o
tratamientos a tomarse en las colecciones o recursos
Poner en marcha las acciones recomendadas tomando en
consideracin el presupuesto de la institucin
Presentarlo al jefe para justificar los gastos en materiales,
equipo, duplicacin, mantenimiento, servicios, mobiliarios,
etc. y para la bsqueda de fondos externos
Identificar y buscar ayudas econmicas, obtener guas de
Grants
Aprender a hacer propuestas
Evaluar el progreso de dicho programa mediante la
evaluacin y repaso de las actividades
Preparar un itinerario regular de trabajo
Estar alerta a obstculos tales como que el jefe y/o el
personal no estn de acuerdo o no les interese tener un
programa de preservacin
Involucrar a todo el personal
Buscar ayuda en las organizaciones
18
19
diversos
catlogos
de
materiales
con
calidad
archivstica
IV-Descripcin fsica y de los recursos
Es necesario que el edificio posea algunos de los requisitos de la
conservacin, por ejemplo, materiales de construccin satisfactorios y
20
21
Administrador,
la
persona
encargada
de
la
la
temperatura
instrumentos:
termmetro,
humedad
con
hidrmetro,
sicmetro, etc.
Determinar
la
estabilidad
estructural,
el
22
contacto
con
las
organizaciones
profesionales e instituciones
Comprar el material de calidad archivstica
Encargados de los depsitos, bibliotecas, salas y otros
Custodiar los recursos de su rea
Educar al usuario sobre el manejo de los recursos
que custodian
Hacer una lista de los materiales o equipo que se
necesitan en su rea
Trabajar en las colecciones documentales o
proyectos especiales
Responsabilidad en la organizacin, catalogacin
y la conservacin de las colecciones para el uso
pblico
Restaurar el recurso deteriorado
23
colecciones documentales
fotografas y negativos
documentos administrativos
mapas y planos originales
material audiovisual
micropelculas
reproducciones
transcripciones
24
25
fotografas,
negativos,
microfichas,
diapositivas
30
Material audiovisual
El material audiovisual (cassette/video/CD) debe estar en
envolturas adecuadas de polipropileno.
Diapositivas
Las diapositivas hay que limpiarlas, identificarlas y colocarlas en
lbumes con pginas de polipropileno.
Cintas magnetofnicas
Hay que llevarlas a un lugar para que un profesional
especializado las revise y se graben en otro formato. stas deben estar
colocadas en cajas libre de cido.
*Cada material se limpia, restaura y se almacena de manera
particular y diferente de acuerdo a su formato y condicin qumica del
material.
*Lo importante es seleccionar la envoltura adecuada para que
no se deteriore el recurso con facilidad.
32
33
34
XI- Referencias
Child, Margaret. Technical Leaflet: Preservation Assesment and
Planning. Massachusetts: Northeast Document Conservation
Center, febrero 1999.
Dureau, J. M. y D. W. G. Clements. Conservaplan: Principios para la
preservacin y conservacin de materiales de bibliotecas.
Venezuela: Instituto Autnomo Biblioteca Nacional y de
Servicios de Bibliotecas, 1986.
Odgen, Sherelyn (ed.) Technical Leaflet: What is Preservation
Planning? Massachusetts: Northeast Document Conservation
Center, febrero 1999.
Ritzenthaler, Mary Lynn. Preserving Archives and Manuscripts.
Chicago: The Society of American Archivist, 1993.
Technical Leaflet: Priority Actions for Preservation. Massachusetts:
Northeast Document Conservation Center, mayo 1999.
Technical Leaflet: Preservation Planning. Massachusetts: Northeast
Document Conservation Center, junio 1994.
Technical Leaflet: Priority Actions for Preservation. Massachusetts:
Northeast Document Conservation Center, mayo 1999.
Trinkley, Michael. Preservation Concerns in Construction and
Remodeling of Libraries: Planning for Preservation. South
Carolina: South Carolina Library, September 1992.
35
Apndice
Apndice 1-Tabla: Anlisis de las colecciones y recursos
Tipo
Condicin
Evidencia de
material
general
daos
Santiago
regular
Michelena
mala
Evidencia
de
Tipo
roturas
acidez
de
inestabilidad
almacenamiento
envejecimiento
micas mylar
acelerado
cartapacios y cajas
papeles frgiles
buffered
36
cuidado,
manejo
E. Control de luz
1. Posee filtros uv o plexiglass en los anaqueles de exhibicin:
s____
no____
En las ventanas del edificio:
s____
no____
En las luces fluorescentes:
s____
no____
2. Tiene cortinas u otro sistema para reducir la entrada de luz en el edificio.
s____
no____
3. Posee medidores de luz.
s____
no____
4. Cambia los objetos de exhibicin frecuentemente.
s____
no____
5. Apaga la luz de los depsitos en donde se encuentran los recursos.
s____
no____
6. Permanecen las luces encendidas del edificio despus de las horas
laborables.
s____
no____
F. Control de plagas
1. Tiene puestas trampas para insectos o roedores en el edificio.
s____
no____
2. Fumiga frecuentemente.
s____
no____
3. Bota la basura del edificio todos los das.
s____
no____
39
40
3. Los recursos estn colocados en el piso y estn a 4 del nivel del piso.
s____
no____
4. Tiene o contrata un personal profesional para evaluar los problemas en las
distintas reas que posee.
s____
no____
5. Tiene un sistema de alarma de agua.
s____
no____
6. Posee una poltica de prohibicin de fumar dentro del edificio.
s____
no____
7. Tiene detectores de humo y los inspecciona regularmente.
s____
no____
8. Tiene un sistema automtico de rociadores y los inspecciona
frecuentemente.
s____
no____
9. Tiene extintores de fuego y los inspecciona regularmente.
s____
no____
10. Los extintores de fuego estn en un lugar accesible.
s____
no____
11. El personal de la institucin tiene conocimientos sobre el uso y manejo de
extintores de fuego.
s____
no____
12. Tiene literatura o guas sobre cmo proteger los recursos en caso de un
desastre o emergencia.
s____
no____
13. Algn profesional ha inspeccionado la seguridad del edificio.
s____
no____
14. Tiene asegurado los materiales voltiles o peligrosos.
s____
no____
41
43
44
45
C. Mantenimiento del
edificio
1. s
2. s
3. s
4. no
5. s
1. s
2. s
B. Servicios
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
D.
Parmetros
ambientales
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
E. Control de luz
1. s
s
s
s
2. s
3. s
4. s
5. no
6. s
48
F. Control de plagas
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
1. s
2. s
3. s
4. no
1. s
2. s
3. no
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
9. s
10. s
11. s
12. s
13. s
14. s
15. s
16. s
17. s
K. Almacenamiento
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. no
7. no
8. no
9. s
10. s
11. s
12. s
13. s
14. s
I. Seguridad
G. Limpieza
H. Prevencin
desastres
18. s
19. s
de
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
9. s
10. s
11. s
12. s
13. s
J.
Reduccin
riesgos
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
9. s
10. s
11. s
12. s
L. Reproduccin
de
1. s
2. s
3. s
4. s
M. Microfilmacin
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
N.
Programa
restauracin
de
1. s
45
2. s
3. s
4. s
5. s
O. Personal
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
9. s
10. s
11. s
12. s
46
47
Apndice 4-
48
Apndice 5-Instrucciones
49
Manejo de fotografas y
diapositivas:
Apndice 6-
50
Apndice 7-Manejo
Apndice 8-
Material
envoltura
papel
plstico
soporte
almacenamiento
mylar, cartapacio
polietileno
o buffered
polipropileno
interfoliacin
con
caja buffered
papel buffered
libro
libro raro
interfoliacin
caja buffered
buffered
de caja
libre
de caja buffered
caja buffered
buffered o cajitas
individuales
(Pamphlet Files)
peridico
recortes
caja buffered
buffered
de plstico mylar
peridicos
cartapacio
caja buffered
buffered o sobre
libre de cido
tarjetas
o plstico
mylar
o cartapacio
caja
buffered
53
invitaciones
mapas,
planos, plstico
dibujos
oversize
mylar cartapacio
o oversize
interfoliacin
con unbuffered
papel unbuffered
lbum
fotografas
de pgina
interfoliacin
con
papel unbuffered
fotografas
plstico
mylar, cartapacio
polietileno
caja unbuffered
o unbuffered
polipropileno,
sobres unbuffered o
interfoliacin
con
papel unbuffered
negativos
plstico
polipropileno
o divisor libre de
cido
diapositivas
o cido
archivo
polipropileno
micropelculas
cassettes
caja de polipropileno
Cds o DVDS
caja de polipropileno
VHS
caja de polipropileno
cintas
magnetofnicas
microfichas
sellos
sobre unbuffered
divisor
caja
unbuffered
archivo
unbuffered
sobres de cartas
pgina o bolsa de
polipropileno
cido
certificados,
dlares
o polipropileno
cido
monedas,
bolsa
metales
Intercept Bags
cido
objetos
bolsa de polietileno
ropa
interfoliacin
caja buffered
Corrosion
con
papel unbuffered
Anotacin:
buffer- material que se aade al objeto para neutralizar o contrarestar la
acidez durante el proceso de desacidificacin (prevenir la acidez).
libre de cido- que tiene un ph de 7.0 o ms.
55
Recomendaciones o sugerencias sumistradas por Ana Rosa Cordero Agosto, Charla: Cuidado y Manejo de
Recursos Bibliogrficos, Biblioteca Jos M. Lzaro, Universidad de Puerto Rico, Ro Piedras, abril 1998. Care,
Handling and Storage of Books, Preservation Directorate, Library of Congress, s.f.
56
57
3. Objetos:
a. Los objetos se almacenarn de acuerdo a su categora y del mismo
tamao.
b. Nunca se colocarn objetos pesados con livianos.
c. Se colocarn en cajas libre de cido.
4. Papel:2
a. Separar el papel de calidad inferior, por ejemplo, los clippings para
evitar la migracin de cido.
b. Almacenar en cajas libre de cido y cartapacios buffered en forma
vertical.
c. El cartapacio deber ser de igual tamao a la caja.
d. Lo ideal es colocar de 10 a 15 documentos por cartapacio.
e. Los documentos frgiles se colocarn de forma horizontal.
5. Materiales de gran tamao:
a. Las gavetas o cajas debern ser de igual o mayor tamao que el
material.
b. Se colocarn en gavetas o cajas en forma horizontal, se utilizarn
cartapacios libre de cido y sin lignina y/o una interfoliacin de papel
buffered para mapas, y papel non buffered para planos y dibujos.
c. No se colocar el material frgil o amarillento en las cajas tubulares.
Papers and its Preservation. Enviromental Controls, A National Preservation Program Publication, Library
Congress, Preservation Leaflet 2, October 1983, no. ISSN 0160-9297. Preserving Works on Paper: Manuscripts,
Drawings, Prints, Posters, Maps, Documents, Preservation Directorate, Library of Congress, s. f., 2 pp.
58
Preserving Newspapers, Preservation Leaflet no. 5, The Library of Congress, junio 1995.
59
8. Fotografas: 4
a. Las fotografas se colocarn de forma horizontal.
b. Se usarn cajas y cartapacios non buffered y del mismo o mayor
tamao de la fotografa.
c. Las fotografas de diferentes tamaos no se almacenarn en una misma
caja.
d. Si se almacenan las fotografas de forma vertical necesitar un soporte
(cartapacio non buffered).
e. Fotografas de gran tamao que estn colocadas en marcos debern
tener cardboard libre de cido.
f. Cada fotografa deber tener una envoltura de papel non buffered.
g. Nunca utilizar envolturas PVC.
h. Los materiales para almacenar fotografas o negativos debern pasar
por la prueba de P.A.T.
i. Alternativas: usar un lbum libre de cido y pginas de polipoprileno.
j. Las fotografas podrn encapsularse excepto las fotos de color y de
pobre calidad.
k. Para almacenar las fotografas usar sobres libre de cido o de
polister y nunca almacenar en cajas de cartn de zapatos, cigarros, etc.
60
61
George Saqqal, How to Preserve Stamps and Covers, The American Philatelist, s. f., 1-3 pp.
62
Guidelines for the Care of Textiles, The Textile Museum Conservation Department, Washington, s. f.
63
Recomendaciones o sugerencias sumistradas por Ana Rosa Cordero Agosto, Charla: Cuidado y Manejo de
Recursos Bibliogrficos, Biblioteca Jos M. Lzaro, Universidad de Puerto Rico, Ro Piedras, abril 1998.
64
65
Apndice 11-Formularios:
Evaluacin de las instalaciones
Realizado por: _______________________________________
Oficina o dependencia: _______________________________________
Fecha: ___________________________
Evaluacin:
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
________________________________________________
Recomendaciones o sugerencias:
1. ____________________________________________________________________________
2. ____________________________________________________________________________
3. ____________________________________________________________________________
4. ____________________________________________________________________________
Anotaciones:
Hora
Temperatura Humedad
Firma
_____ severo
_____ inactivo
anotaciones:
70
_____ grave
______ polilla
_____mosquitos
Fecha de deteccin:
Lugar de deteccin:
Cantidad de deteccin:
Tareas programadas o procedimientos para combatir la infestacin:
12Tareas que no se pudieron completarse:
1Qu aspecto (s) funcion (aron) y lo que no funcion para combatir la plaga:
Anotaciones:
Insectos o plagas
Nombre del
insecto, roedor
o plaga
Fecha de
deteccin
Lugar de
inspeccin
Cantidad
Fecha
para
limpiar:
viernes
primero
de cada
mes
1- computadoras:
enero
teclado-pasar aspiradora febrero
pantallas-pasar limpiador marzo
abril
especial
mayo
printer **
mobiliario-pasar un pao junio
julio
con lysol
agosto
bordes de la
septiembr
computadora-pasar pao
e
seco One Wipe
octubre
**La persona que cambie el noviembre
cartrige del printer deber diciembre
limpiarlo con el algodn o
aparato que tiene adjunto al
cartrige.
2- telfonos
enero
febrero
pasar un pao con lysol o
marzo
desinfectante
abril
mayo
junio
julio
agosto
septiembr
e
octubre
noviembre
diciembre
Personal a cargo *
123456789101112-
123456789101112-
74
3- anaqueles o mobiliario
pasar un pao One Wipe o
pasar aspiradora
4- filtros de purificadores de
aire
cambiar el filtro
lavar con agua el pre-filtro
enero
febrero
marzo
abril
mayo
junio
julio
agosto
septiembr
e
octubre
noviembre
diciembre
enero
febrero
marzo
abril
mayo
junio
julio
agosto
septiembr
e
octubre
noviembre
diciembre
enero
12345678910111212345678910111212-
Qu pas?
76
) Privada, Individual o
_______________________________
Firma del donante
___________________________________
Recibido por
Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto
77
Informe de colecciones
Informe escrito por:
Fecha:
Coleccin:
Fecha en que trabaj:
Persona que trabaj en la coleccin:
1Tiempo invertido en la coleccin:
Tareas realizadas:
12345678Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto
78
Escrito por:
Fecha:
Nombre de la coleccin:
Encargado de la coleccin:
Fecha en que se recibi:
Donado por:
Circule la prioridad o urgencia para conservar o restaurar la coleccin:
1- inmediatamente
2- pronto
3- puede
esperar
Tipo de material o recursos que contiene la coleccin:
Marque (X) lo que aplique:
____ libros
____ libros grandes
____ folletos
____ planos
____ revistas
____ recortes de revistas
____ peridicos
____ recortes de peridicos
____ documentos manuscritos
____ documentos fotocopiados
____ documentos mecanografiados
____ microfichas
____ mapas
____ negativos o filmillas
____ lbumes de fotografas
____ fotografas
____ objetos
____ diapositivas
____ afiches
____ cassettes
____ videocasetes
____ cds
____ cintas magnetofnicas
____ otros:
79
Condicin de la coleccin:
I. Describa brevemente una impresin preliminar que ofrece el estado fsico
de la coleccin por ejemplo, superficie sucia, limpia, deteriorada,
decolorada, etc.
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
____________________________________________________
II. Luego del examen exhaustivo del estado fsico de la coleccin, evale lo
siguiente haciendo una marca (X) en lo que aplique:
___ daos de acidez
___ decoloracin
___ manchas
___ crecimiento obvio de hongos
___ hongos muertos
___ picaduras de insectos o roedores
___ heces fecales de insectos o roedores
80
____ planera
____ archivo
____ gavetero o gabinete
81
Ambiente:
Marque (X) lo que aplique:
____ temperatura apropiada
____ temperatura inapropiada
____ exceso de luz
____ control de luz o depsito cerrado
____ exceso de polvo o contaminacin
____ control de polvo o contaminacin
____ humedad apropiada
____ humedad inapropiada
tipo de luz:
____ artificial
____ natural
limpieza:
____ buena
____ regular
____ pobre
Lista de recursos
Coleccin:
Escrito por:
Fecha:
Recursos
lbumes de fotografas
Cassettes
Discos compactos
Certificados
Cintas Magnetofnicas
Correspondencia
Diapositivas
Discos
Filmillas
Fotografas
Libros
Mapas
Microfichas
Micropelculas
Negativos
Pelculas
Peridicos
Planos
Recortes de peridicos
Revistas
Tarjetas
Telegramas
Cantidades
83
cantidad
___ revistas
___ libros
___ ponencias
___ filmillas
___ micropelculas
___ microfichas
___ otro material:
precio
total
Preparado por:
Fecha:
Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto
84
Evaluacin anual
Fecha:
I- Plan de preservacin
_____________________________
julio ____________________
agosto ___________________
septiembre _______________
octubre.__________________
noviembre ________________
diciembre ________________
julio ____________________
agosto ___________________
septiembre _______________
octubre.__________________
noviembre ________________
diciembre ________________
85