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Gua para la creacin de un


plan de preservacin

Yadira I. Tirado Agosto

@ 2002 Red de Archivos de Puerto Rico (ArchiRED)


Coauspicio: Centro de Investigaciones Histricas, Universidad de Puerto
Rico, Recinto de Ro Piedras
Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto
Correctora: de estilo: Magalis Cintrn Butler

Tabla de contenido
Pgina
Introduccin
Acciones principales para llevar a cabo un programa de
preservacin
Mantenimiento del edificio
Ambiente
Luz
Control de plagas
Limpieza
Proteccin contra el agua
Proteccin contra fuego
Seguridad
Reduccin de riesgos
Almacenamiento general
Poltica de colecciones
Educacin para el personal
Dinero
Prioridades
Consejos
Ejemplo de un plan de preservacin
I-Fecha
II-Objetivos del plan
III-Prevencin
IV-Descripcin fsica y de los recursos
A-Descripcin fsica
B-Aspectos financieros
C-Descripcin de los recursos
V-Organizacin
A-Localizacin
B-Diagrama del personal
C-Mapa de las oficinas, salas, depsitos y otros
D-Delegacin de autoridad
E-Componentes del plan operacional
F-Documentos o materiales que tienen prioridad
para conservarse
VI-Anlisis de las condiciones generales
A-Ambiente

6-11
11-16

16-18
18
19-20

20-21

21-24

25-28

Luz
Contaminantes atmosfricos: polvo
Microorganismos: hongos, insectos, roedores
B-Seguridad
El incendio
Plan de emergencia de desastres internos y un
plan de desalojo
Procesos de reproduccin de los materiales

28-30

VII-Almacenamiento
A-Condiciones de las envolturas y almacenamiento
de los recursos
Colecciones de fotografas
Mapas y planos
Material audiovisual
Diapositivas
Cintas magnetofnicas

30-32

B-Lista de las necesidades para cada coleccin o


recursos
VIII-Restauracin
A-Listado de necesidades de restauracin para los
recursos
IX-Reproduccin del plan

33

X-Actualizacin del plan


XI-Referencias
XII-Apndice
1-Tabla de anlisis de las colecciones y recursos
2-Examen sobre el cuidado, manejo y
almacenamiento de los recursos
3-Manejo de documentos
4-Manejo de libros y libros raros
5-Instrucciones para manejar libros, y libros raros
6-Manejo de fotografas y diapositivas
7-Manejo de material audiovisual: discos, cintas
magnetofnicas, cd, casettes, dvds, vhs entre otros

34
35
36-85
36
37-46

34

34

47
48
49
50
51

8-Manejo de micropelculas, filmillas y microfichas


9-Esquema bsico para la conservacin y
almacenamiento de materiales
10-Prctica de manejo y almacenamiento de los
recursos
11-Formularios
Evaluacin de las instalaciones
Limpieza del aire acondicionado
Registro de medidas de temperatura, humedad
y bacterias
Registro de temperatura y humedad
Limpieza de libros o materiales contaminados
con hongos
Registro de actividades contra las plagas
Insectos o plagas
Informe de trabajos realizados
Programa de limpieza del equipo
Qu tengo que hacer?
Donaciones de colecciones, documentos o
recursos
Informes de colecciones
Informe de colecciones recibidas
Lista de recursos
Lista de materiales utilizados en una coleccin
Evaluacin anual

52
53-55
56-65

66
67
68
69
70
71
72
73
74-75
76
77
78
79-82
83
84
85

Introduccin
Una biblioteca, archivo u otro repositorio dentro de sus objetivos
estn el coleccionar, organizar, preservar y poner al alcance del
pblico los recursos en diversos formatos de tal manera que no se
deterioren y puedan ser consultados. Es decir, dichas instituciones no
tan slo son responsables de rescatar, adquirir, comprar y exhibir los
recursos, objetos y otros si no tambin preservarlos. La preservacin
es parte integral de la misin cultural y de un plan estratgico que
implica una serie de medidas o acciones para corregir el deterioro
fsico-qumico de un recurso. Sin lugar a dudas, es difcil establecer
una poltica para todas las colecciones o recursos puedan gozar de
perfectas condiciones y duren por mucho tiempo, pero, la
preservacin es una de las mayores responsabilidades y hay que estar
consciente de que si no se aplica un ambiente efectivo o seguro de
conservacin, el resultado ser el deterioro de los recursos nicos que
se custodian.
El proceso de deterioro es lento y los recursos o colecciones no
son perpetuos y estn compuestos de materiales orgnicos que se
descomponen fcilmente con el tiempo. De todo lo anterior, se
desprende la idea y la necesidad de elaborar un plan orientado a
6

conservar los documentos y los recursos que se custodian para que las
generaciones futuras satisfagan las mismas necesidades que orientan
hoy a todos los que solicitan su consulta. Es indispensable un plan de
preservacin que presente las necesidades de la institucin y el
cuidado de las colecciones o recursos. En este plan se identifican y
definen las acciones que se requieren para corregir esas necesidades
en el presente y en el futuro. Se establecen los parmetros y
prioridades para operar un programa de preservacin. El plan anuncia
las metas de las colecciones o recursos a custodiarse e indica las reas
a desarrollarse en el futuro. En otras palabras, el plan de preservacin
provee un punto de referencia para tomar decisiones concernientes a
la preservacin y mantiene la continuidad o consistencia en el
programa de preservacin. Por otro lado, se presentan las actividades
y esfuerzos de la institucin en torno a la preservacin. Cada plan es
diferente: corto o largo, complejo o simple. Esto depende de la
cantidad de las colecciones o cun grande es la institucin.
Para realizar un plan de preservacin hay que tomar en cuenta
los siguientes elementos:
Formular una poltica preservacin
Establecer un plan de trabajo de acuerdo a los recursos o
facilidades
7

Planificar la preservacin
Desarrollar un presupuesto inicial para asuntos de
compra de materiales o equipo necesario
Hacer un borrador para que otra persona haga
correcciones
Adiestrar al personal
Proveer mantenimiento a los recursos
Control de ambiente y monitoreo
Control de desastres
Duplicacin de los recursos
Tratamiento de conservacin
Imprimir y distribuir el plan al Director y personal encargado de los
recursos

Adems, hay que tomar en consideracin otros aspectos tales como:


Designar a un oficial o comit de preservacin
Las responsabilidades son:
Coordinar el programa de preservacin
Implementar

medidas

preventivas

de

preservacin
Monitorear las condiciones ambientales
Mantener un registro de temperatura y
humedad
Coordinar los tratamientos, duplicacin,
restauracin, conservacin dentro y fuera
de la institucin
8

Desarrollar

un

inventario

sobre

los

servicios y catlogos de preservacin y


conservacin
Supervisar las tareas de limpieza
Coordinar un programa de seguridad sino
existe
Preparar

buscar

bibliografa

sobre

preservacin
Representar a la institucin en reuniones
profesionales
Planificar e implementar un plan de
desastres
Adiestrar al personal, administradores,
estudiantes, voluntarios, personal nuevo
sobre los procedimientos de preservacin,
prevencin

de

daos,

cuidado

de

almacenamiento, normas, do and dont y


otros
Asistir a seminarios y adiestramientos
Leer sobre preservacin, conservacin y
estar al tanto de los cambios y desarrollo
Estimular

al

personal

participar

activamente en el proceso de preservacin


Organizar reuniones peridicas con el
personal para discutir tpicos e issues sobre
preservacin
9

Involucrar a todo el personal de la institucin


En ocasiones hay que reorganizar el personal y sus
responsabilidades o tareas
Escribir una gua o manual de trabajo
Consultar con otros profesionales
Determinar el tipo de programa mediante el examen de los
recursos y cules son los problemas o necesidades
Por ejemplo, las siguientes preguntas guas:
Qu tipo de recurso tiene el repositorio?
Cules son las condiciones ambientales en el
depsito?
Dnde se almacenan y consultan los recursos?
Se monitorea y registra la temperatura y humedad?
El almacenamiento de los recursos es apropiado?
Existen problemas de filtraciones, inundaciones,
plagas y otros en el edificio?
Cules son las medidas de seguridad en el depsito?
Posee un sistema de fuego, alarmas y otros?
Tiene un plan de emergencia actualizado? El
personal lo ha ledo?
Los usuarios reciben orientacin sobre el uso y
manejo de los recursos?
El personal recibe adiestramiento sobre el uso,
cuidado y almacenamiento de los recursos?
El archivo posee un oficial o profesional de
preservacin?
10

Cul es el presupuesto anual para el programa de


preservacin?
Poseen las colecciones o recursos un expediente o
informe?
Los recursos estn duplicados?
Poseen equipo necesario para consultar ciertos
formatos?
Los objetos originales se exhiben?
Las acciones principales para llevar a cabo un programa de
preservacin estn vinculadas a mejorar los siguientes aspectos:
Mantenimiento del edificio
Examinar o inspeccionar el edificio: elctricas,
drenaje, plomera, aire acondicionado, techo y
otros
Asignar a una persona supervisar los asuntos del
edificio
Hacer reparaciones: ventanas, puertas y otros
Pintar el edificio
Ambiente
Monitoreo de la temperatura y humedad con
hidrmetros
11

Control de la temperatura y humedad sino uso de


deshumidificadores
Cambio de filtros de purificadores
Limpieza de conductos de aire acondicionado
Instalacin de abanicos
Luz
Instalar cortinas, filtros UV o Plexiglass en
lmparas, ventanas, exhibidores
Usar un medidor de la luz
Cambiar los objetos de exhibicin cada cierto
tiempo
Los depsitos no deben tener ventanas
Control de plagas

Remover las plantas naturales dentro del


edificio especialmente en los depsitos

No depositar comida en los zafacones

Prohibir comer o fumar en los depsitos y salas


de estudio

Tener un rea designada para comer y


mantenerla limpia

Botar la basura diariamente

Colocar trampas, cebo y otros


12

Monitorear, dar seguimiento al programa de


control de plagas

La fumigacin debe ser evaluada por un


profesional para que no afecte a las personas y
a las colecciones o recursos

Limpieza

Supervisar la limpieza del rea

Adiestrar al personal de limpieza

Tener aspiradora o paos

Establecer una poltica de limpieza adecuada

Proteccin contra el agua


Estar pendiente a las filtraciones de agua y de
los problemas de humedad
Tener una alarma de agua
El mobiliario debe estar a 4 sobre el piso
Proveer barreras al exterior en caso de
inundaciones
Proteccin contra fuego
Prohibir fumar dentro del edificio

13

Tener y darle mantenimiento a los detectores


de humo, extintores, roceadores y otros
Adiestrar al personal sobre el fuego y los
extintores
Disear un plan de desalojo
Hacer simulacros en caso de fuego
Discutir las prioridades de los recursos en caso
de fuego
Seguridad
Tener personal de seguridad
Instalar cerraduras fuertes en las puertas
Restringir el acceso al rea de los depsitos
Limitar la cantidad de llaves
Mantener puertas y ventanas cerradas
Tener un inventario de las colecciones o
recursos
Tener un sistema de seguridad: cmaras,
alarmas y otros
Instalar luces de emergencias y en el exterior
del edificio
Disear normas de uso y manejo de los
recursos y/o procedimientos de seguridad
Educar

al

personal

sobre

aspectos

de

seguridad
14

Proveer estantes, armarios para los usuarios,


bultos, carteras, pertenencias
Sellar o enumerar los recursos
Reduccin de riesgos
Crear un plan de emergencia y desalojo
Adiestrar al personal en caso de emergencia
Revisar el plan de emergencia
Identificar las prioridades
Tener back ups de catlogos, discos de
computadora y otros
Revisar la pliza de seguro
Almacenamiento general
Tener un mobiliario adecuado para almacenar
los recursos
Proveer

envolturas

apropiadas

para

los

recursos (cajas, cartapacios y otros)


Remover objetos (liguillas, marcadores, grapas,
flores, tarjetitas, cordones, metal y otros) que
contenga el recurso
Separe los negativos y fotografas de los
documentos

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Poltica de las colecciones


Disear una poltica de donacin, compra, adquisicin,
integracin, acceso, catalogacin, uso, exhibicin, cuidado.
Educacin para el personal
Distribuir literatura
Organizar charlas y conferencias
Dinero
Identificar

buscar

recursos

ayudas

econmicas

Prioridades
Luego de que se examinen los recursos y se evalen los
problemas se determinar la prioridad o nivel 1-3 (urgente, pronto,
puede esperar). Algunas consideraciones para determinar las
prioridades pueden ser las siguientes:
Conocer la dinmica de la institucin
Escuchar a los colegas
Cules son las acciones ms importantes, factibles (si las
acciones son fciles de implementar o son imposibles, las
implicaciones financieras) y de mayor impacto (condicin
16

del recurso, el grado de deterioro, el crecimiento o


eficiencia en las actividades de preservacin, el ahorro de
tiempo, energa y dinero)
Urgencia (si puede el recurso esperar porque no causa
problemas o se requiere accin inmediata)
La frecuencia de uso
El valor del recurso:
Qu impacto tendra la destruccin de ese
recurso?
Cul es la importancia de ese recurso?
Es una fuente original?
La informacin que contiene es nica? Existe
un duplicado?
Cmo ese recurso est relacionado con el
repositorio y otros repositorios?
Necesidades fsicas (edad, si tiene estabilidad qumica)
El recurso posee envolturas pobres?

Debe disearse una tabla que contenga lo siguiente:


Tipo

de

Condicin

Evidencia

material

general

daos

carta

regular

roturas

de

17

Evidencia de inestabilidad

Tipo de almacenamiento

acidez,

micas Mylar,

papel frgil

cartapacio buffered y cajas libre


de cido

Consejos
Redactar un informe acerca de las condiciones o
tratamientos a tomarse en las colecciones o recursos
Poner en marcha las acciones recomendadas tomando en
consideracin el presupuesto de la institucin
Presentarlo al jefe para justificar los gastos en materiales,
equipo, duplicacin, mantenimiento, servicios, mobiliarios,
etc. y para la bsqueda de fondos externos
Identificar y buscar ayudas econmicas, obtener guas de
Grants
Aprender a hacer propuestas
Evaluar el progreso de dicho programa mediante la
evaluacin y repaso de las actividades
Preparar un itinerario regular de trabajo
Estar alerta a obstculos tales como que el jefe y/o el
personal no estn de acuerdo o no les interese tener un
programa de preservacin
Involucrar a todo el personal
Buscar ayuda en las organizaciones

18

Ejemplo de un plan de preservacin


I-Fecha de preparacin del plan
II-Objetivos del plan
Proporcionar el anlisis, examen y procedimientos que
permitan al personal conocer cules son las necesidades y
cmo llevar a cabo una poltica de preservacin efectiva para
los recursos valiosos
Conservar la forma fsica de los recursos en la manera ms
intacta posible y utilizable
Minimizar los daos de los recursos a travs del uso
adecuado y reemplazo de materiales (arquival quality) que
contengan unas cualidades o caractersticas no dainas
Tomar con cuidado las decisiones relacionadas con la
conservacin del legado histrico que posee
Conocer y adiestrar al personal sobre la importancia de la
preservacin, el conocimiento de las bases cientficas, las
tcnicas y la composicin qumica de los materiales
Crear un equipo o personal adiestrado y comprometido con
la preservacin de los materiales

19

III-Prevencin: medidas que se llevan a cabo para evitar un evento y


proteger un rea, personas, materiales, objetos y estructura de un
edificio.
Todo el personal de la institucin debe leer o conocer acerca del
plan de preservacin
Reproducir el plan de preservacin y guardarlo fuera del edificio
Designar a una persona encargada de la preservacin
Proveer un sistema de proteccin en los materiales o
colecciones
Microfilmar, digitalizar las colecciones o materiales valiosos sin
desechar el original
Obtener informacin sobre el campo de la preservacin
Identificar los problemas en la institucin
Identificar los recursos disponibles en la institucin: personal,
equipo, organizaciones, entidades, personal de apoyo, recursos
econmicos
Compartir el plan con otras organizaciones externas para
obtener intercambio de ideas e informacin
Obtener

diversos

catlogos

de

materiales

con

calidad

archivstica
IV-Descripcin fsica y de los recursos
Es necesario que el edificio posea algunos de los requisitos de la
conservacin, por ejemplo, materiales de construccin satisfactorios y

20

adecuados, un sistema de aire acondicionado, un mobiliario


(estanteras), una iluminacin natural y artificial.
A- Descripcin fsica
Ubicacin fsica
Descripcin de la planta fsica y las instalaciones
(depsitos, salas, bibliotecas, oficinas y otros)
Sistema de iluminacin y de aire acondicionado
El espacio disponible para las colecciones o recursos
Equipo o mobiliario disponible
B- Aspectos Financieros
Limitaciones del presupuesto
Quin se encarga y cmo se compran los materiales o
equipo
C- Descripcin de los recursos
Lista de los recursos y cantidades
V-Organizacin
A- Localizacin
Direccin fsica
B- Diagrama del personal
Establecer el orden de jerarqua del personal

21

C- Mapa de las oficinas, salas, depsitos y otros


D- Delegacin de autoridad
Establecer la cadena de mando, por ejemplo, el Director,
Jefe,

Administrador,

la

persona

encargada

de

la

preservacin, archivero o un conservador


E- Componentes del plan operacional
Depender del tamao y recursos de la institucin
El Director debe tomar decisiones, supervisar el plan,
autorizar los gastos
El conservador o archivero se encargar de los
aspectos de la preservacin.
Medir

la

temperatura

instrumentos:

termmetro,

humedad

con

hidrmetro,

sicmetro, etc.
Determinar

la

estabilidad

estructural,

el

deterioro fsico o qumico de los recursos del CIH


Proveer el tratamiento basado en una evaluacin
de las caractersticas del objeto o documento
Diagnosticar y discutir los problemas principales
del deterioro o alteracin de un objeto,
documento, etc
Aconsejar las condiciones apropiadas para
almacenar o exhibir objetos

22

Escribir un informe que contenga la descripcin


de un tratamiento, sustitucin de materiales y el
costo estimado
Hacer una lista o requisicin para la compra de
materiales de calidad archivstica
Secretaria
Mantener

contacto

con

las

organizaciones

profesionales e instituciones
Comprar el material de calidad archivstica
Encargados de los depsitos, bibliotecas, salas y otros
Custodiar los recursos de su rea
Educar al usuario sobre el manejo de los recursos
que custodian
Hacer una lista de los materiales o equipo que se
necesitan en su rea
Trabajar en las colecciones documentales o
proyectos especiales
Responsabilidad en la organizacin, catalogacin
y la conservacin de las colecciones para el uso
pblico
Restaurar el recurso deteriorado

23

F-Documentos o materiales que tienen prioridad para conservarse


Hacer lista de colecciones o recursos nicos en su
gnero, irremplazables o valiosos
Ejemplo:

colecciones documentales
fotografas y negativos
documentos administrativos
mapas y planos originales
material audiovisual
micropelculas
reproducciones
transcripciones

24

VI-Anlisis de las condiciones generales


A- Ambiente
Temperatura
Humedad
Los factores climticos como la temperatura, la humedad, la luz
y los contaminantes atmosfricos, incluyendo el polvo, causan
reacciones degradantes en los recursos que se custodian y la
naturaleza qumica de estas reacciones puede variar segn los
diferentes recursos. Las condiciones de temperatura y humedad
tienen un impacto significativo y duradero en la preservacin de los
recursos. Numerosas pruebas cientficas sugieren que mientras ms
baja sea la temperatura (65-70%) y humedad relativa (35%) ms
larga ser la capacidad de duracin del material. Es decir, con el
control de una temperatura y humedad disminuye el surgimiento de
los ataques biolgicos: hongos y el mal olor y se evita el agrietamiento
y las distorsiones de los recursos. Por eso, no tan slo hay que estar
pendiente de la temperatura y humedad de los depsitos sino tambin
en las salas de lecturas que visitan los usuarios ya que hay que
mantener un lugar adecuado. Por otro lado, las condiciones
ambientales deben ser monitoreadas con equipos de registros
hidrotrmicos confiables y examinar regularmente el rea para notar
los cambios en el ambiente.

25

Temperatura y humedad relativa:


libros y documentos:
68F y 50%
fotografas, negativos y diapositivas:
65F y 35%
micropelculas y microfichas:
65F y 35%
cintas magnetofnicas y material audiovisual:
65F y 45%
Luz
La luz promueve la descomposicin qumica de los materiales
orgnicos y la ultravioleta es la ms daina. Por lo tanto, los niveles de
luz deben mantenerse tan bajos como sea posible en las salas de
almacenamiento, lectura y exhibicin. El efecto de la luz es
acumulativo y provoca la decoloracin y rompimiento del recurso. Las
luces fluorescentes deben tener filtro UV para reducir los daos que
causa la luz en los recursos. El almacenamiento ideal es la oscuridad o
ausencia de la luz solar, y las luces fluorescentes deben tener filtro UV
para reducir los daos que causa la luz en los recursos. Por otro lado,
el nmero de horas de exposicin a la luz de un recurso a exhibirse
26

debe ser controlado cuidadosamente a una intensidad no mayor de 50


lux aunque esto no aplica para todos los recursos ya que a veces
requieren de niveles ms altos de horas lux de exposicin. Esto debe
ser medido con un monitor UV y el estante de exhibicin debe tener
UV Filter o Plexiglass para absorber la luz y proteger el recurso.
Contaminantes atmosfricos: polvo
La contaminacin del aire vara de un lugar a otro y slo puede
ser controlada mediante filtros de aire como parte del sistema de aire
acondicionado. Por eso, es importante cada cierto tiempo limpiar los
conductos del aire acondicionado y dar seguimiento al mismo. Por
otro lado, el polvo es una de las partculas ms grandes
aerotransportadas que contienen contaminantes gaseosos del aire que
generan la acidez en el papel y retienen la humedad. La institucin
debe tener una poltica o norma de prohibir el fumar, comer o ingerir
bebidas dentro del edificio. Las oficinas deben permanecer limpias y
ordenadas.
Micro organismos: hongos, insectos, roedores
Los microorganismos: hongos, insectos, roedores y otros causan
daos serios, y a veces, irreparables a los recursos tales como:
cambios en el color, y a veces, se tornan frgiles. El crecimiento de los
microorganismos depende de condiciones fsicas y qumicas tales
como una elevada temperatura y humedad, condiciones inadecuadas
27

de almacenamiento, polvo y mala circulacin de aire. Estos y otros


factores deben ser controlados para garantizar una proteccin segura
a los recursos que se custodian.
B-Seguridad
En un archivo, biblioteca u otra institucin es importante
planificar la seguridad del edificio para proteger las colecciones o
recursos, y adems, manejar aquellos daos provenientes de desastres
naturales causados por el hombre o por la naturaleza. La prevencin
es la primera medida que se debe tomar. El edificio debe poseer
alarmas, cmaras de seguridad, luces de emergencia. Las ventanas
deben permanecer cerradas, las puertas deben poseer cerraduras y
tener una puerta de emergencia con un sistema de cerradura
automtica.
El incendio
El incendio es uno de los desastres ms graves o comunes ya
que pueden destruirse las colecciones o recursos. La proteccin
adecuada para prevenir un incendio comienza por el diseo
arquitectnico y la construccin por ejemplo, tener espacios abiertos,
puertas adecuadas, cables y servicios elctricos fuera de los
repositorios, salidas de emergencia accesibles y almacenamiento de
material inflamable. Adems, es importante instalar detectores o
alarmas contra incendios para poner en alerta o aviso tanto al
28

personal como al usuario sobre algn incendio en el edificio. El edificio


debe poseer espacios abiertos, puertas adecuadas, extintores de
incendio, detectores de humo, detectores de agua y otros. El personal
debe tener conocimiento sobre el uso y manejo de extintores.
Plan de emergencia de desastres internos y un plan de
desalojo
Para combatir los efectos posibles de desastres es recomendable
disponer de un conjunto de procedimientos para recuperar o
restaurar los materiales deteriorados. La institucin debe tener un
plan de emergencia de desastres internos y un plan de desalojo que
debe ser ledo por la mayora del personal. Por otro lado, es
importante tener un botiqun de primeros auxilios y un bolso con
equipo bsico en caso de un desastre o emergencia (lysol, wax paper,
linterna, bolsas de basura, paos, tijeras y otros). Es recomendable
hacer ejercicios de simulacros de fuego, terremoto y otros.
Procesos de reproduccin de los materiales
Existen riesgos particulares en los procesos de reproduccin de
los materiales, por lo que estas operaciones deben ser controladas y
supervisadas adecuadamente tomando en cuenta los problemas de la
preservacin. La institucin debe decidir si prohibe la reproduccin y
el sacar fuera del edificio los recursos ya que para reproducir este
material valioso se necesita una fotocopiadora especial con tinta libre
29

de cido y comprar papel libre de cido para que la reproduccin sea


de calidad y dure mucho ms.
VII-Almacenamiento de los recursos

A-Condiciones de las envolturas y almacenamiento de los


recursos
Describir las envolturas y el almacenamiento de los
recursos
Los materiales y equipos de almacenamiento a utilizarse deben
proteger y no provocar daos a los recursos. Los anaqueles
apropiados son aquellos que poseen una capa de esmalte (baked
enamel finished). Adems, todos los recursos deben colocarse dentro
de una envoltura o caja libre de cido sin llenarla demasiado ni
tampoco contener hojas de diferentes tamaos. Aquellos recursos de
gran tamao no deben estar enrrollados o doblados sino se colocan en
planeras, cajas grandes o tubulares.
Las

fotografas,

negativos,

microfichas,

diapositivas

micropelculas usan envolturas non buffered ya que no necesitan


carbonato de calcio para neutralizar los cidos, y tampoco hay que
dejar una reserva medianamente alcalina en este material a fin de que
acte como barrera contra un ataque posterior del cido.

30

Algunas de las necesidades para el material fotogrfico son las


siguientes:
Coleccin de fotografas
Algunas de las necesidades para el material fotogrfico son las
siguientes:
Reemplazar las envolturas por sobres y cartapacios non
buffered
Colocar las fotografas en cajas non buffered o libre de
cido
Dividir en cantidades prudentes las fotografas en las cajas
sin perder el orden que llevan
Identificar y enumerar las fotografas
Reproducir las fotografas muy solicitadas para crear un
catlogo de reproducciones y evitar el contacto directo de
la coleccin
Designar un rea de almacenamiento particular para las
fotografas
Mapas y planos
Los mapas y planos hay que limpiarlos, colocarlos en cajas
tubulares con una interfoliacin de papel non buffered (planos) y papel
buffered (mapas) o colocarlos en la planera.
31

Material audiovisual
El material audiovisual (cassette/video/CD) debe estar en
envolturas adecuadas de polipropileno.
Diapositivas
Las diapositivas hay que limpiarlas, identificarlas y colocarlas en
lbumes con pginas de polipropileno.
Cintas magnetofnicas
Hay que llevarlas a un lugar para que un profesional
especializado las revise y se graben en otro formato. stas deben estar
colocadas en cajas libre de cido.
*Cada material se limpia, restaura y se almacena de manera
particular y diferente de acuerdo a su formato y condicin qumica del
material.
*Lo importante es seleccionar la envoltura adecuada para que
no se deteriore el recurso con facilidad.

32

B-Lista de las necesidades para cada coleccin o recursos


Tener un medidor de temperatura y humedad del
lugar
Continuar con la poltica de la limpieza de
conductos de aire acondicionado
Continuar con la poltica de la limpieza de los
recursos en los depsitos
Comprar equipos especiales: detector de agua,
detector de humo o alarma, luces de emergencia,
rociadores de agua, medidores de luz, ph, papel
de filtro UV para el anaquel de exhibicin (urna)
Llevar a cabo un simulacro de emergencia:
incendio y terremoto
Comprar deshumidificadores y purificadores de
aire para recoger las partculas de polvo y hongos
Hacer una lista de los documentos rotos y
perdidos
Reproducir el material valioso y asegurarlo fuera
del edificio
Continuar con la poltica de prevencin de plagas
Implementar una poltica del manejo de los
recursos tanto para el personal como el usuario

33

VIII-Restauracin bsica de los recursos


A-Lista de las necesidades de restauracin para los recursos
Describir cules recursos necesitan una restauracin
profesional: remocin de cinta adhesiva, pegar los
documentos rotos, limpiar las fotografas, negativos,
microfichas y diapositivas, restaurar las fotografas
deterioradas, encuadernar las portadas de los libros
deteriorados, restaurar los documentos apolillados o
que han sufrido algn deterioro en particular, limpiar
o blanquear aquellos documentos manchados.
IX- Reproduccin del plan
Lugar y personas que tienen copias del plan
X- Actualizacin del plan
Debe revisarse anualmente
Debe reflejar los cambios que transcurran

34

XI- Referencias
Child, Margaret. Technical Leaflet: Preservation Assesment and
Planning. Massachusetts: Northeast Document Conservation
Center, febrero 1999.
Dureau, J. M. y D. W. G. Clements. Conservaplan: Principios para la
preservacin y conservacin de materiales de bibliotecas.
Venezuela: Instituto Autnomo Biblioteca Nacional y de
Servicios de Bibliotecas, 1986.
Odgen, Sherelyn (ed.) Technical Leaflet: What is Preservation
Planning? Massachusetts: Northeast Document Conservation
Center, febrero 1999.
Ritzenthaler, Mary Lynn. Preserving Archives and Manuscripts.
Chicago: The Society of American Archivist, 1993.
Technical Leaflet: Priority Actions for Preservation. Massachusetts:
Northeast Document Conservation Center, mayo 1999.
Technical Leaflet: Preservation Planning. Massachusetts: Northeast
Document Conservation Center, junio 1994.
Technical Leaflet: Priority Actions for Preservation. Massachusetts:
Northeast Document Conservation Center, mayo 1999.
Trinkley, Michael. Preservation Concerns in Construction and
Remodeling of Libraries: Planning for Preservation. South
Carolina: South Carolina Library, September 1992.

35

Apndice
Apndice 1-Tabla: Anlisis de las colecciones y recursos
Tipo

Condicin

Evidencia de

material

general

daos

Santiago

regular

Michelena

mala

Evidencia

de

Tipo

roturas
acidez
de

inestabilidad

almacenamiento

envejecimiento

micas mylar

acelerado

cartapacios y cajas

papeles frgiles

buffered

36

Apndice 2-Examen sobre el


almacenamiento de los recursos

cuidado,

manejo

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


Fecha:
A. Ubicacin de la institucin
1. Ofrecen comodidades a los usuarios.
s____
no____
2. La institucin est en un rea accesible.
s____
no____
3. La salubridad del terreno es seco o ventilado.
s____
no____
4. La institucin est ubicada en un rea llena de ruidos, polvo, etc.
s____
no____
5. La planificacin arquitectnica del edificio es adecuada y los materiales de
construccin son de acuerdo al clima.
s____
no____
B. Servicios
1. Provee servicios sanitarios.
s____
no____
2. La sala de lectura es adecuada.
s____
no____
3. Provee al usuario facilidades para que se lave sus manos antes y despus de
usar el recurso.
s____
no____
4. Posee catlogos o guas sobre los recursos que custodia.
s____
no____
37

5. Tiene un manual de normas o procedimientos para la consulta de los


recursos.
s____
no____
C. Mantenimiento del edificio
1. Inspecciona el edificio frecuentemente (electricidad, sistema de
enfriamiento, drenaje, plomera, stano, etc.)
s____
no____
2. Asigna a una persona formalmente para el mantenimiento y supervisin del
edificio: reparar ventanas, puertas, techos, pintar, etc.
s____
no____
D. Parmetros ambientales
1. Las ventanas del edificio estn selladas o cerradas.
s____
no____
2. Las ventanas de los depsitos estn selladas.
s____
no____
3. Se monitorea la temperatura y humedad del edificio.
s____
no____
4. Tiene deshumidificadores.
s____
no____
5. Tiene purificadores de aire.
s____
no____
6. Cambia los filtros de los purificadores de aire.
s____
no____
7. Posee abanicos de techo, pared o en el piso.
s____
no____
8. La circulacin del aire es adecuada.
s____
no____
38

E. Control de luz
1. Posee filtros uv o plexiglass en los anaqueles de exhibicin:
s____
no____
En las ventanas del edificio:
s____
no____
En las luces fluorescentes:
s____
no____
2. Tiene cortinas u otro sistema para reducir la entrada de luz en el edificio.
s____
no____
3. Posee medidores de luz.
s____
no____
4. Cambia los objetos de exhibicin frecuentemente.
s____
no____
5. Apaga la luz de los depsitos en donde se encuentran los recursos.
s____
no____
6. Permanecen las luces encendidas del edificio despus de las horas
laborables.
s____
no____
F. Control de plagas
1. Tiene puestas trampas para insectos o roedores en el edificio.
s____
no____
2. Fumiga frecuentemente.
s____
no____
3. Bota la basura del edificio todos los das.
s____
no____

39

4. Prohibe depositar desechos de comida dentro del edificio.


s____
no____
5. Inspecciona el lugar de comer o cocina.
s____
no____
6. Posee un programa de monitoreo de plagas o itinerario de Inspeccin.
s____
no____
7. Algn personal tiene la responsabilidad de manejar el asunto de las plagas.
s____
no____
8. Las reas de trabajo permanecen limpias y organizadas.
s____
no____
G. Limpieza
1. Posee un personal responsable de la rutina diaria de limpieza del edificio.
s____
no____
2. Tiene un programa de limpieza de equipo y mobiliario mensualmente.
s____
no____
3. Limpia regularmente los recursos.
s____
no____
4. Permite usar lquidos o limpiadores comunes y corrientes en el rea de los
depsitos de los recursos.
s____
no____
H. Prevencin de desastres
1. Vigila los filtraciones de agua.
s____
no____
2. Los recursos estn fuera del rea de los paneles elctricos.
s____
no____

40

3. Los recursos estn colocados en el piso y estn a 4 del nivel del piso.
s____
no____
4. Tiene o contrata un personal profesional para evaluar los problemas en las
distintas reas que posee.
s____
no____
5. Tiene un sistema de alarma de agua.
s____
no____
6. Posee una poltica de prohibicin de fumar dentro del edificio.
s____
no____
7. Tiene detectores de humo y los inspecciona regularmente.
s____
no____
8. Tiene un sistema automtico de rociadores y los inspecciona
frecuentemente.
s____
no____
9. Tiene extintores de fuego y los inspecciona regularmente.
s____
no____
10. Los extintores de fuego estn en un lugar accesible.
s____
no____
11. El personal de la institucin tiene conocimientos sobre el uso y manejo de
extintores de fuego.
s____
no____
12. Tiene literatura o guas sobre cmo proteger los recursos en caso de un
desastre o emergencia.
s____
no____
13. Algn profesional ha inspeccionado la seguridad del edificio.
s____
no____
14. Tiene asegurado los materiales voltiles o peligrosos.
s____
no____
41

15. Posee un plan de emergencia y de desalojo.


s____
no____
16. Se hacen simulacros en la institucin.
s____
no____
17. Tiene designado a un Coordinador de Emergencias y monitores en caso de
una emergencia.
s____
no____
18. Posee un sistema de luces de emergencias.
s____
no____
19. Tiene puertas de emergencias accesibles.
s____
no____
I. Seguridad
1. Tiene un personal de seguridad en el edificio.
s____
no____
2. Posee un sistema de seguridad: cmaras, inspeccin de bultos, alarmas, etc.
s____
no____
3. El depsito de los recursos tiene cerradura y se cierra despus de horas
laborables.
s____
no____
4. El rea del depsito de los recursos es restringida.
s____
no____
5. El edificio tiene cerraduras en buenas condiciones y adecuadas.
s____
no____
6. Existe un control de llaves en el edificio.
s____
no____
7. Las ventanas del edificio se mantienen cerradas.
s____
no____
42

8. Tiene un sistema de patrullaje de la polica u otra agencia privada.


s____
no____
9. Tiene procedimientos o normas de seguridad para consultar los recursos:
revisar los materiales despus de que el usuario lo entrega, cantidad de
recursos a prestarse y otros.
s____
no____
10. Provee orientacin al personal sobre la seguridad del edificio.
s____
no____
11. Antes de cerrar el edificio alguien lo revisa.
si____
no____
12. Posee una poltica de tica en los libros raros, manuscritos y colecciones.
s____
no____
13. El personal a cargo de las reas o departamentos tienen la responsabilidad
de la seguridad de los recursos que custodian.
s____
no____
J. Reduccin de riesgos (preparacin en caso de emergencia)
1. Posee un inventario de todos los recursos y equipo.
s____
no____
2. Tiene disponible una lista de telfonos y organizacin del personal.
s____
no____
3. Tiene un comit responsable de la preparacin y respuesta en caso de una
emergencia en la institucin.
s____
no____
4. El personal ha ledo el plan de emergencia y tiene conocimientos donde est
el mismo.
s____
no____

43

5. Tiene una lista de telfonos y direcciones de compaas para comprar o


alquilar equipo en caso de una emergencia (congeladores, generadores
elctricos y otros).
s____
no____
6. El plan de emergencia est reproducido fuera del edificio.
s____
no____
7. Tiene un bolso con artculos en caso de una emergencia ( guantes, esponjas,
papel secante, bolsas de basura, bolsa ziplock, papel encerado, etc.)
s____
no____
8. El plan de emergencia se coteja anualmente.
s____
no____
9. Estn identificadas las prioridades de salvacin de materiales o equipo en
caso de una emergencia.
s____
no____
10. Tiene copia del material valioso de la institucin fuera del edificio.
s____
no____
11. Posee un seguro o pliza en caso de una emergencia o desastre.
s____
no____
12. Tiene una lista de los posibles riesgos o peligros en la institucin.
si____
no____
K. Almacenamiento
1. El lugar de almacenamiento de los recursos es adecuado y cmodo:
espacioso, anaqueles, etc.
s____
no____
2. Los anaqueles o armarios son de metal (baked enamel finish).
s____
no____

44

3. Los recursos estn colocados en envolturas libre de cido (cajas,


cartapacios, sobres, etc.)
s____
no____
4. El tamao de las envolturas es igual o de mayor tamao que el recurso.
s____
no____
5. Los recursos estn colocados de acuerdo a su formato o naturaleza.
s____
no____
6. Los recursos estn doblados.
s____
no____
7. Los recursos estn apretados.
s____
no____
8. Los recursos tienen presillas de metal, marcadores, tarjetas, grapas de
metal, cordones, liguillas y otros.
s____
no____
9. Los libros raros estn segregados y en un rea especial.
s____
no____
10. Reemplaza las envolturas cidas de los recursos.
s____
no____
11. Interfolia con papel buffered o non buffered los recortes de peridicos,
fotografas, mapas, planos, etc.
s____
no____
12. Tiene un lugar o rea para trabajar en la restauracin o conservacin de
los recursos.
s____
no____
13. Tiene segregadas y protegidas las fotografas con material non buffered.
s____
no____

45

14. Tiene separadas en diversas gavetas o archivos las microfichas y


micropelculas.
s____
no____
L. Reproduccin
1. Posee facilidades de reproduccin.
s____
no____
2. Tiene una fotocopiadora especial para libros o documentos.
s____
no____
3. Posee un personal a cargo de la actividad de reproduccin.
s____
no____
4. Tiene papel libre de cido para reproducir los documentos valiosos.
s____
no____
M. Microfilmacin
1. Tiene microlectoras adecuadas y en buenas condiciones.
s____
no____
2. Obtiene y posee publicaciones sobre la microfilmacin.
s____
no____
3. Tiene normas para el uso y manejo de las microlectoras.
s____
no____
4. El personal y el usuario estn adiestrados para utilizar las microlectoras.
s____
no____
5. Tiene un programa para reparar las micropelculas daadas.
s____
no____
N. Programa de restauracin
1. Tiene un personal a cargo de la restauracin de los recursos.
s____
no____
46

2. Tiene manuales, videos, guas o literatura sobre restauracin de materiales.


s____
no____
3. Posee equipo y materiales necesarios para llevar a cabo el proceso de
restauracin.
s____
no____
4. Tiene procedimientos bsicos para restaurar documentos u otro material:
encapsulacin, limpieza, etc.
s____
no____
5. Utiliza otras estrategias para duplicar los recursos tales como digitalizacin,
microfilmacin y otros.
s____
no____
O. Personal/educacin
1. Tiene un conservador en la institucin.
s____
no____
2. Tiene una persona con conocimientos sobre conservacin y todo el
personal tiene conocimientos sobre dicho tema.
s____
no____
3. Se ofrecen seminarios, charlas, talleres sobre la conservacin, manejo de los
recursos, restauracin, manejo de emergencias y otros.
s____
no____
4. El personal tiene claro la responsabilidad y el compromiso de los recursos
que se custodian.
s____
no____
5. La institucin ofrece talleres, charlas o seminarios a otras instituciones
privadas, pblicas o a particulares.
s____
no____
6. La institucin posee literatura o informacin sobre la preservacin,
restauracin, manejo de desastre, etc.
s____
no____
47

7. Se presentan exhibiciones regularmente.


s____
no____
8. Se ofrecen reuniones peridicas con el personal.
s____
no____
9. Provee material educativo al usuario sobre desastres, conservacin, etc.
s____
no____
10. Pega afiches educativos en los tablones de edictos o paredes de la
institucin.
s____
no____
11. La institucin pertenece a una o varias organizaciones profesionales.
s____
no____
12. El personal de la institucin tiene adiestramiento sobre CPR (Resucitacin
Cardiopulmonar) o primeros auxilios.
s____
no____
Contestaciones:
A. Ubicacin de la
institucin

C. Mantenimiento del
edificio

1. s
2. s
3. s
4. no
5. s

1. s
2. s

B. Servicios
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s

D.
Parmetros
ambientales
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s

8. s
E. Control de luz
1. s
s
s
s
2. s
3. s
4. s
5. no
6. s

48

F. Control de plagas
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s

1. s
2. s
3. s
4. no

1. s
2. s
3. no
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
9. s
10. s
11. s
12. s
13. s
14. s
15. s
16. s
17. s

K. Almacenamiento
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. no
7. no
8. no
9. s
10. s
11. s
12. s
13. s
14. s

I. Seguridad

G. Limpieza

H. Prevencin
desastres

18. s
19. s

de

1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
9. s
10. s
11. s
12. s
13. s
J.
Reduccin
riesgos
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
9. s
10. s
11. s
12. s

L. Reproduccin
de

1. s
2. s
3. s
4. s
M. Microfilmacin
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
N.
Programa
restauracin

de

1. s
45

2. s
3. s
4. s
5. s
O. Personal
1. s
2. s
3. s
4. s
5. s
6. s
7. s
8. s
9. s
10. s
11. s
12. s

46

Apndice 3-Manejo de documentos:

* Un buen manejo ayuda a proveer una larga vida.


* Un procedimiento de pobre manejo causa daos irreparables.
Mantener sus manos limpias y no olvide de lavrselas
antes y despus de consultar los documentos.
Los dedos de las manos contienen aceites que con el
tiempo causan daos fsicos al papel.
No remover las envolturas plsticas de los documentos, a
menos que sea para reproducir.
No mojar los dedos para pasar las pginas.
Cuando consulte un documento debe utilizar un lpiz y
no use bolgrafo ya que la tinta mancha los papeles.
El documento se maneja por los bordes.
No colocar libros u objetos encima del documento.

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

47

Manejo de libros y libros raros:

Apndice 4-

* Un procedimiento de pobre manejo causa daos irreparables.


* Los libros se almacenan de acuerdo a su categora y tamao,
de lo contrario, crea un dao fsico potencial.
Mantener sus manos limpias y no olvide de lavrselas antes y
despus de ingerir alimentos.
No deben estar apretados en el anaquel.
Utilizar sujetadores de libros que no contengan moho.
Se agarran por el lomo y no se halan bruscamente.
Los libros deteriorados o de gran tamao se colocan en forma
horizontal.
Los libros raros se colocan en cajas libre de cido o rare boxes con
una interfoliacin de papel buffered o volara polyethylene foam.
No colocar presillas, cordones, liguillas, etc. en los libros.
Recuerde advertirle al usuario lo siguiente:
No colocar marcadores, tarjetas dentro del libro (cerca de la
costura del libro) sino colocarlas en los bordes del libro.
No mojar los dedos para pasar las pginas.
No doblar las pginas o hacer pliegues al libro.
Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

48

Apndice 5-Instrucciones

para manejar libros, y


libros raros

No colocar marcadores, tarjetas dentro


del libro (cerca de la costura del libro)
sino colocarlas en los bordes del libro.
No mojar los dedos para pasar las
pginas.
No doblar las pginas o hacer pliegues al
libro.

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

49

Manejo de fotografas y
diapositivas:

Apndice 6-

* Un buen manejo ayuda a proveer una larga vida.

Mantener sus manos limpias y no olvide


de lavrselas antes y despus de ingerir
alimentos.
Las fotografas no se sacan de la
envoltura de plstico que poseen.
Nunca tocar la superficie de la
fotografa sino manejar por los bordes.

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

50

Apndice 7-Manejo

de material audiovisual: discos,


cintas magnetofnicas, cds, dvds, cassette, VHS y
otros:

* Un buen manejo ayuda a proveer una larga vida.

Mantener sus manos limpias y no olvide de


lavrselas antes y despus de ingerir
alimentos.
Remover de la envoltura un solo recurso a la
vez.
Guardar el recurso en su envoltura cuando no
lo est utilizando para evitar de que se
contamine con polvo.
Nunca tocar la superficie sino manejar por los
bordes.
No colocar los recursos en estibas mayor de
tres.
Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto
51

Manejo de micropelculas, filmillas


y microfichas:

Apndice 8-

* Un buen manejo provee una larga vida.


* Los dedos de las manos contienen aceites y sal que
con el tiempo causan daos fsicos a las micropelculas,
filmillas o microfichas.

Mantener sus manos limpias y no olvide de


lavrselas antes y despus de ingerir
alimentos.
Nunca tocar la superficie sino manejar por
los bordes.
Guardar el recurso en su envoltura cuando
no lo est utilizando para evitar de que se
contamine con el polvo.
Utilice o rebobine la micropelcula con
cuidado. Es un material frgil.
Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto
52

Apndice 9-Esquema bsico para la conservacin y almacenamiento de


materiales
Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

Material

envoltura

papel

plstico

soporte

almacenamiento

mylar, cartapacio

polietileno

o buffered

polipropileno

interfoliacin

con

caja buffered

papel buffered
libro

bolsa de polietileno cartapacio


o marveseal

libro raro

interfoliacin

caja buffered

buffered
de caja

libre

de caja buffered

foam de polietileno o cido


caja libre de cido
(rare box)
revista
panfleto

o bolsa de polietileno, cartapacio


mylar o marveseal

caja buffered

buffered o cajitas
individuales
(Pamphlet Files)

peridico

bolsa de polietileno cartapacio


o mylar

recortes

caja buffered

buffered

de plstico mylar

peridicos

cartapacio

caja buffered

buffered o sobre
libre de cido

tarjetas

o plstico

mylar

o cartapacio

caja

buffered

53

invitaciones

sobre libre de cido

buffered o sobre lbum libre de cido


libre de cido

mapas,

planos, plstico

dibujos

oversize

mylar cartapacio
o oversize

interfoliacin

caja tubular buffered


o planera

con unbuffered

papel unbuffered
lbum
fotografas

de pgina

de divisor libre de caja buffered

polipropileno o bolsa cido


marveseal

interfoliacin

con

papel unbuffered
fotografas

plstico

mylar, cartapacio

polietileno

caja unbuffered

o unbuffered

polipropileno,
sobres unbuffered o
interfoliacin

con

papel unbuffered
negativos

plstico

sobre unbuffered caja unbuffered

polipropileno

o divisor libre de
cido

diapositivas

plstico o sobre de divisor libre de caja libre de cido y


poliacrileno

o cido

archivo

polipropileno
micropelculas

caja libre de cido

etiqueta libre de archivo


cido

cassettes

caja de polipropileno

caja libre de cido


54

Cds o DVDS

caja de polipropileno

caja libre de cido

VHS

caja de polipropileno

caja libre de cido

cintas

caja libre de cido

magnetofnicas
microfichas
sellos

sobre unbuffered

divisor

caja

unbuffered

archivo

bolsa o pgina mylar

unbuffered

lbum o caja libre de


cido

sobres de cartas

pgina o bolsa de

lbum o caja libre de

polipropileno

cido

certificados,

sobre o pgina mylar

lbum o caja libre de

dlares

o polipropileno

cido

monedas,

bolsa

lbum o caja libre de

metales

Intercept Bags

cido

objetos

bolsa de polietileno

caja libre de cido

ropa

interfoliacin

caja buffered

Corrosion

con

papel unbuffered
Anotacin:
buffer- material que se aade al objeto para neutralizar o contrarestar la
acidez durante el proceso de desacidificacin (prevenir la acidez).
libre de cido- que tiene un ph de 7.0 o ms.

55

Apndice 10-Prctica de manejo y almacenamiento de los recursos


Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

Los materiales se almacenan de acuerdo a su categora y tamao, de lo


contrario, crea un dao fsico potencial.
1. Libros: 1
Un procedimiento de pobre manejo causa daos irreparables.
a. Buena circulacin de aire en el rea de almacenamiento.
b. Si se almacena en un armario deber observar la humedad que se
desarrolla.
c. Evitar colocar en los anaqueles o libreros libros de diferentes tamaos
y en todo caso colocar sujetadores de libros.
d. No debern estar apretados en el anaquel o librero.
e. Los libros se colocarn de manera vertical.
f. Libros de gran tamao o deteriorados se colocarn en forma horizontal.
g. Utilizar sujetadores de libros que no contengan moho.
h. Los libros no se colocarn en pilas y en caso de hacerlo no debern
exceder de tres libros.
i. El libro se coger por el lomo y no se halar bruscamente.
j. No doblar o har pliegues al libro.

Recomendaciones o sugerencias sumistradas por Ana Rosa Cordero Agosto, Charla: Cuidado y Manejo de
Recursos Bibliogrficos, Biblioteca Jos M. Lzaro, Universidad de Puerto Rico, Ro Piedras, abril 1998. Care,
Handling and Storage of Books, Preservation Directorate, Library of Congress, s.f.

56

k. Los libros con carpetas de cuero debern aislarse y se colocarn en


cajas o una hoja de polister entre los libros.
l. Los libros no se amarrarn con liguillas o cordones.
m. Remover de los libros marcadores, tarjetas, papeles, presillas y otros.
n. Libros con lomos rotos se colocarn en estuches apropiados y de
acuerdo al tamao o grosor del libro.
o. Para marcar los libros no se colocarn tarjetas o papel en el borde del
libro y nunca se colocarn objetos gruesos para marcar las pginas ya
que contribuye al desprendimiento.
p. No mojar los dedos para pasar las pginas.
q. No usar sellos o marcas que perforen sino utilizar lo necesariamente
posible y fuera del rea escrita.
r. El sello ideal ser de 1 1/2 a 5/8 de dimetro.
s. Los libros no debern reproducirse a menos que sea una fotocopiadora
especial donde el libro se abra solo a 90 y no se presionar el lomo del
libro.
2. Libros raros:
a. Los libros de cuidado especial o raros se colocarn uno por caja.
b.Los libros raros no se identificarn directamente en el libro sino se
escribir y colocar una tarjeta libre de cido.
c. Los libros raros no se encuadernan sino se colocarn en sus respectivas
cajas de igual dimensin y se colocar el libro en papel buffered o volara
polyethylene foam.

57

3. Objetos:
a. Los objetos se almacenarn de acuerdo a su categora y del mismo
tamao.
b. Nunca se colocarn objetos pesados con livianos.
c. Se colocarn en cajas libre de cido.
4. Papel:2
a. Separar el papel de calidad inferior, por ejemplo, los clippings para
evitar la migracin de cido.
b. Almacenar en cajas libre de cido y cartapacios buffered en forma
vertical.
c. El cartapacio deber ser de igual tamao a la caja.
d. Lo ideal es colocar de 10 a 15 documentos por cartapacio.
e. Los documentos frgiles se colocarn de forma horizontal.
5. Materiales de gran tamao:
a. Las gavetas o cajas debern ser de igual o mayor tamao que el
material.
b. Se colocarn en gavetas o cajas en forma horizontal, se utilizarn
cartapacios libre de cido y sin lignina y/o una interfoliacin de papel
buffered para mapas, y papel non buffered para planos y dibujos.
c. No se colocar el material frgil o amarillento en las cajas tubulares.

Papers and its Preservation. Enviromental Controls, A National Preservation Program Publication, Library
Congress, Preservation Leaflet 2, October 1983, no. ISSN 0160-9297. Preserving Works on Paper: Manuscripts,
Drawings, Prints, Posters, Maps, Documents, Preservation Directorate, Library of Congress, s. f., 2 pp.

58

d. Podrn agruparse de 4 a 6 materiales de igual tamao en las cajas


tubulares y colocar papel buffered para mapas y papel non buffered
para planos.
e. Se sujetarn los materiales enrrollados en cajas tubulares con cinta
adhesiva de algodn o polister.
f. Las cajas tubulares se almacenarn de forma horizontal.
6. Peridicos: 3
a. No ser prctico desacidificar el peridico ya que continuar su
deterioro de forma rpida, se tornar amarillento o brilloso y perder
flexibilidad.
b. Separar el peridico de los otros materiales utilizando envolturas de
polister.
c. Las opciones para no utilizar el peridico original son la reproduccin y
la microfilmacin en papel buffered y de poca lignina.
7. Folletos o panfletos:
a. Se colocarn en cajas y cartapacios libre de cido.
b. Se colocarn de igual tamao y en forma horizontal si son varios en
forma vertical.
c. Consultar con un especialista sobre las ventajas y desventajas de los
sujetadores comerciales.
d. Nunca deber adherir los sujetadores directamente.

Preserving Newspapers, Preservation Leaflet no. 5, The Library of Congress, junio 1995.

59

8. Fotografas: 4
a. Las fotografas se colocarn de forma horizontal.
b. Se usarn cajas y cartapacios non buffered y del mismo o mayor
tamao de la fotografa.
c. Las fotografas de diferentes tamaos no se almacenarn en una misma
caja.
d. Si se almacenan las fotografas de forma vertical necesitar un soporte
(cartapacio non buffered).
e. Fotografas de gran tamao que estn colocadas en marcos debern
tener cardboard libre de cido.
f. Cada fotografa deber tener una envoltura de papel non buffered.
g. Nunca utilizar envolturas PVC.
h. Los materiales para almacenar fotografas o negativos debern pasar
por la prueba de P.A.T.
i. Alternativas: usar un lbum libre de cido y pginas de polipoprileno.
j. Las fotografas podrn encapsularse excepto las fotos de color y de
pobre calidad.
k. Para almacenar las fotografas usar sobres libre de cido o de
polister y nunca almacenar en cajas de cartn de zapatos, cigarros, etc.

Abright, Gary, Almacenamiento y manipulacin de fotografa, Technical Leaflet, Northeast Document


Conservation Center, 1996., Care of Photograph, Technical Leaflet, Northeast Document Conservation Center, s.
f.

60

9. Micropelculas: un buen almacenamiento y manejo provee una larga


vida.5
Es esencial la educacin sobre el manejo adecuado de la micropelcula,
microficha o negativo para que puedan durar.
a. Control la tempertura y la humedad del depsito (40-50%).
b. Los originales se guardarn en condiciones especiales de un mximo de
65F y 35% de humedad.
c. Separar la micropelcula original de las copias.
d. Limpiar regularmente con aspiradora o detergente sin amonia el rea
o el lugar donde estn almacenadas las micropelculas.
e. Si se pintan las paredes del lugar de almacenamiento deber remover
las micropelculas y usar abanicos durante tres meses antes de
acomodarlas en su lugar.
f. Los archivos o gaveteros en madera no se usarn.
g. Las micropelculas se almacenarn en archivos de metal con capa de
esmalte (baked enamel finished).
h. Las micropelculas Diazo, Vesssicular y negativos de Silvergelatin no
debern estar colocados en la misma envoltura y debern estar en
diferentes archivos o gavetas.
i. Las micropelculas se colocarn en cajas individualmente y se colocar
un paper tag libre de cido para sujetarlas. Nunca se utilizarn liguillas o
cordones.
j. Colocar las micropelculas en cajas libre de cido, buffered, ligning-free
o preferiblemente neutral o non buffered.

Como almacenar y conservar el microfilm, CENADEM, s. f. Reformating Microfilm amd Microfiche,


University Products, no. 001-0007.

61

k. La micropelcula que se moja o humedece a causa de algn desastre se


le aplicar el siguiente procedimiento:
1) Remover inmediatamente de la envoltura.
2) Nunca congelar o secar al aire libre.
3) Llevar la micropelcula a un laboratorio para secarla.
4) Si no puede llevar al laboratorio inmediatamente la sumerjir
en un cubo de agua destilada.
5). Si la micropelcula tiene hongos se limpiar con un pao lint-free
hmedo.
10. Microfichas
a. Los dedos contienen aceites y sal que causan dao a la micropelcula o
microficha lo cul debern usar guantes y slo remover de su envoltura
una micropelcula o microficha a la vez.
b. La microficha podr colocarse en plsticos de polister, politileno o
polipropileno y nunca en PVC.
c. Las microfichas y las micropelculas se colocarn inmediatamente en su
envoltura despus de su uso.
d. Los divisores para las microfichas debern ser libre de cido.
11. Sellos: 6
a. Deber tener un control del calor y humedad.
b. Estar alerta a la presencia de plagas y cotejar el rea de
almacenamiento.
c. Nunca almacenar en ticos ni stanos.
6

George Saqqal, How to Preserve Stamps and Covers, The American Philatelist, s. f., 1-3 pp.

62

d. Usar guantes latex para utilizar los sellos.


e. Usar envolturas de polister (mylar), lbumes libre de cido, pginas,
esquineros, tarjetas y interfoliacin de papel non buffered.
f. Nunca exhibir los sellos sin un filtro UV.
g. Si va a lavar los sellos deber estar seguro de que el papel sea libre de
cido y buscar la recomendacin de un especialista para llevar a cabo el
proceso de lavado.
12. Telas: 7
a. Cuidar de los factores ambientales: luz, tempertura, humedad, polvo,
insectos, y almacenamiento inadecuado.
b. Proveer un cuidado general y limpieza para mantener en buenas
condiciones y deber consultar con un especialista, por ejemplo, pasar
aspiradora suavemente si la tela no est frgil.
c. Se lavar las manos antes de tocar la tela.
d. Almacenar las telas en un lugar seco y fresco.
e. Colocar las telas en cajas libre de cido y con una interfoliacin con
papel buffered.
f. Si coloca la tela en gavetas de madera deber pasar un barnis a la
madera y envolver la misma en papel buffered.
g. No usar plsticos o bolsas de vinyl para guardar las telas.
13. Recursos no impresos (discos compactos, discos, cassettes, pelculas,
diapositivas, negativos, micropelculas, negativos y otros):
a. Utilizar guantes blancos de algodn y manejar por los bordes.
7

Guidelines for the Care of Textiles, The Textile Museum Conservation Department, Washington, s. f.

63

b. Nunca se tocar la superficie del material.


c. Colocar los materiales de manera vertical, sueltos y no apretados.
d. No colocar objetos sobre el material ni estibar los materiales.
e. Guardar el material en su estuche o envoltura y la cerrar cuando no
lo utilice para evitar que se llene de polvo.
f. El sellado deber ser mnimo.
g. No escribir o sellar el material dentro de la envoltura ni borrar
sobre el material.
h. No almacenar papeles dentro de las cajas de pelculas.8
Referencias:
Abright, Gary, Almacenamiento y manipulacin de fotografa, Technical
Leaflet, Northeast Document Conservation Center, 1996.
Care of Photograph, Technical Leaflet, Northeast Document Conservation
Center, s. f.
Care, Handling and Storage of Books, Preservation Directorate, Library of
Congress, s.f.
Como almacenar y conservar el microfilm, CENADEM, s. f.
Cordero Agosto, Ana Rosa, Charla: Cuidado y Manejo de Recursos
Bibliogrficos, Biblioteca Jos M. Lzaro, Universidad de Puerto Rico,
Ro Piedras, abril 1998.

Recomendaciones o sugerencias sumistradas por Ana Rosa Cordero Agosto, Charla: Cuidado y Manejo de
Recursos Bibliogrficos, Biblioteca Jos M. Lzaro, Universidad de Puerto Rico, Ro Piedras, abril 1998.

64

Guidelines for the Care of Textiles, The Textile Museum Conservation


Department, Washington, s. f.
Papers and its Preservation. Enviromental Controls, A National
Preservation Program Publication, Library Congress, Preservation
Leaflet 2, October 1983, no. ISSN 0160-9297.
Preserving Works on Paper: Manuscripts, Drawings, Prints, Posters, Maps,
Documents, Preservation Directorate, Library of Congress, s. f., 2 pp.
Reformating Microfilm amd Microfiche, University Products, no. 001-0007.
Ritzenthaler, Mary Lynn, Storage Archival Materials, Technical Leaflet,
Northeast Document Conservation Center, s. f.
Saqqal, George, How to Preserve Stamps and Covers, The American
Philatelist, s. f., 1-3 pp.
Storage Methods and Handling Practices, Northeast Document Conservation
Center, s. f.
Preserving Newspapers, Preservation Leaflet no. 5, The Library of Congress,
junio 1995.

65

Apndice 11-Formularios:
Evaluacin de las instalaciones
Realizado por: _______________________________________
Oficina o dependencia: _______________________________________
Fecha: ___________________________
Evaluacin:
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
________________________________________________

Recomendaciones o sugerencias:
1. ____________________________________________________________________________
2. ____________________________________________________________________________
3. ____________________________________________________________________________
4. ____________________________________________________________________________

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


66

Limpieza del Aire Acondicionado


Informe escrito por:
Fecha:
Departamento u Oficina que vino a ofrecer la limpieza:
Personas involucradas en la limpieza:
12Lugar a llevarse a cabo la limpieza:
Tiempo invertido en la limpieza:
Tcnica o productos utilizados:
Tareas programadas o procedimientos implementados:
123Tareas que no se pudieron completar:
123Aspectos que funcionaron y los que no funcionaron al limpiar el aire
acondicionado:

Anotaciones:

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


67

Registro de medidas de temperatura, humedad y bacterias


Informe escrito por:
Fecha:
Departamento u oficina que vino a ofrecer el muestreo:
Personas involucradas:
12reas a llevarse a cabo el muestreo:
12Tiempo invertido en el muestreo:
Tcnicas o productos utilizados:
12Niveles de temperatura registrada:
depsito:
depsito:
Porciento de humedad registrada:
depsito:
depsito:
Colonias de bacterias registradas:
depsito:
depsito:
Recomendaciones o sugerencias:
12Anotaciones:

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


68

Registro de temperatura y humedad


Fecha

Hora

Temperatura Humedad

Firma

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


69

Limpieza de libros o materiales contaminados con hongos


Informe escrito por:
Fecha:
Personas involucradas en la limpieza:
123Lugar a llevarse a cabo la limpieza:
Tiempo invertido en la limpieza:
Tcnica utilizada:
Evaluacin de hongos:
____ parcial
____ semiparcial
Tipo de hongo:
_____ activo

_____ severo

_____ inactivo

Tareas programadas o procedimientos para combatir el hongo:


123Tareas que no se pudieron completar:
12Aspectos que funcionaron y los que no funcionaron al limpiar los hongos:

anotaciones:

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

70

Registro de las actividades contra las plagas


Informe escrito por:
Fecha:
Servicios contratados por:
Telfonos:
Prioridad de la fumigacin: 1
2
Costos o gastos efectuados:
Tiempo invertido para la fumigacin:
Tipo de pesticida o tcnica utilizada:
Evaluacin de las plagas:
_____ parcial
_____ semiparcial
Tipo de plaga:
_____ cucaracha _____ ratones
otro:

_____ grave
______ polilla

_____mosquitos

Fecha de deteccin:
Lugar de deteccin:
Cantidad de deteccin:
Tareas programadas o procedimientos para combatir la infestacin:
12Tareas que no se pudieron completarse:
1Qu aspecto (s) funcion (aron) y lo que no funcion para combatir la plaga:

Anotaciones:

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


71

Insectos o plagas
Nombre del
insecto, roedor
o plaga

Fecha de
deteccin

Lugar de
inspeccin

Cantidad

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


72

Informe sobre trabajos realizados


Informe escrito por:
Fecha:
Departamento u Oficina que intervino:
Personas involucradas:
123Lugar a llevarse a cabo:
Tiempo invertido:
Tecnicas o productos utilizados:
Tareas o procedimientos implementados:
12345Tareas que no pudieron completarse:
12Anotaciones: recomendaciones, notas, etc.

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


73

Programa de limpieza del equipo


Equipo

Fecha
para
limpiar:
viernes
primero
de cada
mes
1- computadoras:
enero
teclado-pasar aspiradora febrero
pantallas-pasar limpiador marzo
abril
especial
mayo
printer **
mobiliario-pasar un pao junio
julio
con lysol
agosto
bordes de la
septiembr
computadora-pasar pao
e
seco One Wipe
octubre
**La persona que cambie el noviembre
cartrige del printer deber diciembre
limpiarlo con el algodn o
aparato que tiene adjunto al
cartrige.
2- telfonos
enero
febrero
pasar un pao con lysol o
marzo
desinfectante
abril
mayo
junio
julio
agosto
septiembr
e
octubre
noviembre
diciembre

Personal a cargo *

*Si por alguna razn no puede hacer la


limpieza favor de notificarlo para hacer
los cambios pertinentes.

123456789101112-

123456789101112-

74

3- anaqueles o mobiliario
pasar un pao One Wipe o
pasar aspiradora

4- filtros de purificadores de
aire
cambiar el filtro
lavar con agua el pre-filtro

enero
febrero
marzo
abril
mayo
junio
julio
agosto
septiembr
e
octubre
noviembre
diciembre
enero
febrero
marzo
abril
mayo
junio
julio
agosto
septiembr
e
octubre
noviembre
diciembre
enero

5- limpieza de los recursos


pasar aspiradora o pasar un
pao One Wipe a las cajas o agosto
envolturas, etc.

12345678910111212345678910111212-

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


75

Qu tengo que hacer?


Programa de limpieza del equipo*
Ao:
Nombre:
Equipo:
Fecha:
1- computadoras
2- telfonos
3-anaqueles o mobiliario
4-filtros de los purificadores de aire
y pre-filtro
5-envolturas de los recursos

Qu pas?

* Esta hoja se devolver anualmente a la secretaria del para rcord.

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

76

Donaciones de colecciones, documentos o recursos


Nombre de la coleccin o recurso:
Nombre del donante:
Fecha de llegada:
Recibido por:
Catalogado u organizado por:
Procedencia de la coleccin (archivo, biblioteca, museo, etc.):
Categora:
( ) Corporativa ( ) Gubernamental
Personal ( ) Otra:

) Privada, Individual o

Cantidad de cajas, cartapacios, sobres, documentos y otros:


Perodo de la documentacin:
Contenido:
( ) Documentos: cartas, mapas, recortes de peridicos, etc.
( ) Material Audiovisual: fotos, negativos, cassettes, cds, diapositivas,
etc.
( ) Objetos
( ) Piezas Artsticas: pinturas, afiches, etc.
Anotaciones o comentarios:

_______________________________
Firma del donante

___________________________________
Recibido por
Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto
77

Informe de colecciones
Informe escrito por:
Fecha:
Coleccin:
Fecha en que trabaj:
Persona que trabaj en la coleccin:
1Tiempo invertido en la coleccin:
Tareas realizadas:
12345678Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

78

Informe de colecciones recibidas

Escrito por:
Fecha:
Nombre de la coleccin:
Encargado de la coleccin:
Fecha en que se recibi:
Donado por:
Circule la prioridad o urgencia para conservar o restaurar la coleccin:
1- inmediatamente

2- pronto

3- puede

esperar
Tipo de material o recursos que contiene la coleccin:
Marque (X) lo que aplique:
____ libros
____ libros grandes
____ folletos
____ planos
____ revistas
____ recortes de revistas
____ peridicos
____ recortes de peridicos
____ documentos manuscritos
____ documentos fotocopiados
____ documentos mecanografiados
____ microfichas

____ mapas
____ negativos o filmillas
____ lbumes de fotografas
____ fotografas
____ objetos
____ diapositivas
____ afiches
____ cassettes
____ videocasetes
____ cds
____ cintas magnetofnicas
____ otros:
79

Condicin de la coleccin:
I. Describa brevemente una impresin preliminar que ofrece el estado fsico
de la coleccin por ejemplo, superficie sucia, limpia, deteriorada,
decolorada, etc.
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
____________________________________________________
II. Luego del examen exhaustivo del estado fsico de la coleccin, evale lo
siguiente haciendo una marca (X) en lo que aplique:
___ daos de acidez
___ decoloracin
___ manchas
___ crecimiento obvio de hongos
___ hongos muertos
___ picaduras de insectos o roedores
___ heces fecales de insectos o roedores

___ manchas de agua


___ moho
___ roto
___ abrasin
___ distorcin
___ pliegues
___ otros:

III. Otras observaciones:


12345-

80

IV. Sugerencias o recomendaciones:


Marque (X) lo que aplique:
____ mover la coleccin o modificar el ambiente
____ remover cinta adhesiva, presillas, cordones, etc.
____ colocar en cajas
____ colocar en cartapacios
____ identificar los documentos
____ identificar las cajas
____ identificar los cartapacios
____ organizar los documentos
____ separar los documentos
____ aadir nuevos documentos
____ limpieza
____ encapsulacin
____ encuadernacin
____ colocar en un lugar plano
____ tratamiento especial de restauracin o limpieza
____ necesita la evaluacin de un conservador o especialista
____ otro:
V- Condiciones del lugar de almacenamiento:
Lugar de almacenamiento:
Encargado del lugar:
Condiciones del lugar de almacenamiento:
Marque (X) lo que aplique:
____ madera
____ metal
____ anaquel
____ otro:

____ planera
____ archivo
____ gavetero o gabinete
81

Ambiente:
Marque (X) lo que aplique:
____ temperatura apropiada
____ temperatura inapropiada
____ exceso de luz
____ control de luz o depsito cerrado
____ exceso de polvo o contaminacin
____ control de polvo o contaminacin
____ humedad apropiada
____ humedad inapropiada
tipo de luz:
____ artificial
____ natural
limpieza:
____ buena
____ regular
____ pobre

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto


82

Lista de recursos
Coleccin:
Escrito por:
Fecha:
Recursos
lbumes de fotografas
Cassettes
Discos compactos
Certificados
Cintas Magnetofnicas
Correspondencia
Diapositivas
Discos
Filmillas
Fotografas
Libros
Mapas
Microfichas
Micropelculas
Negativos
Pelculas
Peridicos
Planos
Recortes de peridicos
Revistas
Tarjetas
Telegramas

Cantidades

Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

83

Lista de materiales utilizados en una coleccin


Nombre de la coleccin:
Contenido de la coleccin:
___ documentos (correspondencia, telegramas, etc.)
___ fotografas
___ material audiovisual ( cassette, VHS; etc.)
___ diapositivas
___ CD
___ mapas
___ planos
Material desacidificado y / o uso
archivstico

cantidad

___ revistas
___ libros
___ ponencias
___ filmillas
___ micropelculas
___ microfichas
___ otro material:
precio

total

Preparado por:
Fecha:
Preparado por: Yadira I. Tirado Agosto

84

Evaluacin anual
Fecha:
I- Plan de preservacin

Este plan ha sido revisado para verificar la informacin general.


Comit de preservacin ___________________________________
___________________________________
___________________________________
Oficial de Preservacin

_____________________________

Personal que recibi reproduccin del plan para leerlo.


enero ___________________
febrero __________________
marzo ___________________
abril _____________________
mayo ____________________
junio _____________________

julio ____________________
agosto ___________________
septiembre _______________
octubre.__________________
noviembre ________________
diciembre ________________

II- Inspeccin de los documentos con relacin a plagas:


enero ___________________
febrero __________________
marzo ___________________
abril _____________________
mayo ____________________
junio _____________________

julio ____________________
agosto ___________________
septiembre _______________
octubre.__________________
noviembre ________________
diciembre ________________

Preparado por: Yadira I. Tirado

85