Penerapan ISO 9001:2008 membutuhkan beberapa dokumen yang harus dibuat.

Sistem dokumentasi ini diperlukan

untuk menjamin bahwa penerapan sistem manajemen mutu berlangsung secara terarah, terkendali dan terukur.
Berikut ini adalah dokumen ISO 9001:2008
1. Manual Mutu atau Pedoman Mutu (Quality Manual)
Manual Mutu atau Pedoman Mutu adalah sebuah dokumen yang berisi pernyataan dan komitmen perusahaan
tentang penerapan ISO 9001:2008. Biasanya manual mutu dibuat dengan menginterpretasikan klausul-klausul ISO
9001:2008 yang disesuaikan dengan penerapan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. .Manual mutu dibuat
sebagai pedoman penerapan ISO 9001: 2008 di suatu perusahaan.
2. Struktur Organisasi dan Business Process Mapping
Struktur organisasi menunjukkan hierarki yang ada di suatu perusahaan secara global. Adapun business process
mapping mampu menjelaskan interaksi antar bagian yang ada di perusahaan mulai dari pesanaan pelanggan sampai
produk atau jasa diterima pelanggan. Kedua dokumen ini nantinya akan dijadikan pedoman yang penting dalam
penyusunan job description dan juga prosedur kerja ISO 9001
3. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
Kebijakan mutu adalah sebuah dokumen yang berisi pernyataan komitmen perusahaan terkait penerapan sistem
manajemen mutu di perusahaan nya. Adapun sasaran mutu adalah target-target yang hendak dicapai oleh
perusahaan. Sasaran mutu harus terarah dan terukur. Dalam pengertian, memiliki target yang jelas (dalam bentuk
angka). Misalkan: Perolehan benefit Rp. 1 Milyar sampai akhir tahun 2010, Zero accident, maksimal 3 keluhan
pelanggan per tahun, dan sebagainya.
4. Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah dokumen yang berisi panduan pelaksanaan suatu pekerjaan. Prosedur kerja yang baik
seharusnya memenuhi ketentuan berikut:
-

Mampu menjelaskan tujuan pembuatan prosedur serta ruang lingkup penerapan prosedur kerja tersebut

Tidak mengandung istilah-istilah yang multitafsir. Sehingga perlu dijelaskan makna istilah yang dimaksud.

Mampu menjelaskan langkah-langkah pekerjaan dengan jelas beserta pihak-pihak yang bertanggung jawab
menjalankan pekerjaan tersebut.

Memastikan bahwa semua rekaman mutu (form atau bukti lainnya) yang dibutuhkan senantiasa diisi
Jika kita baca standar ISO 9001, maka jelas bahwa prosedur kerja yang wajib dimiliki oleh setiap organisasi
yang ingin menerapkan ISO 9001 hanya ada enam prosedur saja, yaitu:
1.

Prosedur Pengendalian Dokumen

2.

Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

3.

Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Non-Conforming Product)

4.

Prosedur Prosedur Internal Audit

5.

Prosedur Tindakan Perbaikan

6.

Prosedur Tindakan pencegahan

Adapun prosedur lain seperti misalnya prosedur pembelian, prosedur penerimaan order pelanggan, prosedur
produksi, dan prosedur lainnya tidak wajib dibuat selama sautu organisasi dapat menjamin bahwa tanpa adanya
prosedur, kegiatan yang ada dapat tetap dijalankan dengan terarah dan terkontrol. Perlu dicatat, untuk kegiatan
selain enam kegiatan di atas yang wajib dimiliki prosedurnya, ada beberapa kegiatan yang memang tidak diwajibkan
adanya prosedur kerja, namun diwajibkan adanya rekaman mutu (baca standar ISO 9001).

5. Instruksi Kerja

Instruksi kerja ISO 9001 dibuat untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang lebih detail daripada prosedur
kerja atau bisa jadi menjelaskan detail kegiatan untuk tiap tahapan kegiatan yang disebutkan di prosedur kerja.
Instruksi kerja hanyalah dokumen untuk membantu memahami prosedur kerja ISO 9001 dengan baik. Tidak ada
ketentuan dari ISO 9001 untuk membuat instruksi kerja.
6. Rekaman Mutu
Rekaman mutu adalah dokumen yang dapat menunjukkan bukti dilaksanakannya suatu pekerjaan. Rekaman mutu
dapat berupa formulir (form), foto, video, atau rekaman data computer (softcopy). Namun lazimnya adalah berupa
form. Contohnya formsuratpermohonan pembelian, form checkseet pemeriksaan mesin, dan sebagainya.
Telah disebutkan sebelumnya bahwa ada beberapa kegiatan yang diwajibkan memiliki rekaman mutu seperti
kegiatan seleksi dan evaluasi supplier, evaluasi kepuasan pelanggan, dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya silahkan
baca standar ISO 9001.
Demikianlah beberapa dokumen yang wajib dimiliki oleh suatu organisasi. Berapa banyak prosedur kerja yang
dibutuhkan dikembalikan ke kebutuhan perusahaan anda.
Salam Semangat,