BAB I

PENDAHULUAN
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan
dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi
adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang terdapat pada suatu
perusahaan atau organisasi, dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang
satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktifitas dan fungsi tersebut di batasi. Dalam
struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan horizontal maupun vertikal yang
jelas antar bagian.
Organisasi rumah sakit menurut Undang-Undang No.44 tahun 2009 tentang Rumah
Sakit Pasal 33 Ayat 2 disebutkan bahwa paling sedikit terdiri atas kepala rumah sakit, unsur
pelayanan medik, unsur keperawatan dan unsur penunjang medik, komite medik dan satuan
pemeriksaan internal serta administrasi umum dan keuangan.
Unsur administrasi umum diantaranya, IPSRS, Loundry, Cleaning Service, dan
Kamar Jenazah.
IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah
kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah
Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan
peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan
efisiensi RS
Dengan adanya susunan organisasi dalam lingkup rumah sakit maka diharapkan
segala kegiatan pelayanan kesehatan dapat berfungsi dengan baik dan terarah sebagaimana
mestinya. Sehingga akan meningkatkan kualitas akan sumberdaya dari masing-masing
pelaksana kesehatan rumah sakit itu sendiri.

BAB II
GAMBARAN UMUM IPSRS
Instalasi pemeliharaan sarana Rumah Sakit Mutiara hati bertugas memelihara dan
menjaga semua peralatan yang ada di rumah sakit. Baik peralatan listrik maupun bangunan.
IPSRS Mutiara Hati Mojokerto terdiri dari 7 orang. Dipimpin oleh seorang kepala instalasi
yang bertanggungjawab kepada penunjang umum.
Rumah sakit Mutiara Hati Mojokerto sebagai penyedia layanan memiliki Istilah
untuk pusat pemeliharaan sarana yaitu IPSRS. Fungsi utama yaitu menyiapkan alat-alat atau
mesin untuk keperluan perawatan pasien. Secara terperinci, fungsi dari IPSRS adalah
memperbaiki, memelihara, menambahkan kekurangan peralatan dan bangunan yang perlu
diperbaiki atau mengalami kerusakan. Peralatan dan bangunan ini nantinya digunakan untuk
kepentingan perawatan pasien. IPSRS merupakan satu instalasi dari rumah sakit Mutiara Hati
Mojokerto yang menyelenggarakan proses perbaikan dan pemeliharaan terhadap semua
peralatan dan bangunan yang diperlukan untuk kebutuhan perawatan pasien.

BAB III
VISI, MISI DAN TUJUAN IPSRS
A. VISI
Mewujudkan sarana dan prasarana yang nyaman dan aman bagi pasien dan karyawan
RS Mutiara hati Mojokerto.
B. MISI
1. Menyelenggarakan pelayanan yang preventif dan rehabilitatif untuk kenyamanan
pasien dan karyawan
2. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia
C. TUJUAN
1. Agar pemeliharaan sarana dan prasarana Rumah Sakit Mutiara Hati dapat
dilaksanakan secara berkala dan berkesinambungan.
2. Agar anggota IPSRS mampu mengelola RS dengan baik sesuai pedoman dan
standart.

BAB V
STRUKTUR ORGANISASI
BAGIAN PENUNJANG
INSTALASI IPSRS
UMUM

KEPALA IPSRS

ENGINERING

BUILDING

BAB VI
URAIAN JABATAN
I.

KEPALA INSTALASI IPSRS

1. Nama jabatan
: Kepala IPSRS
2. Jabatan
Manajerial :
a. Memiliki kemampuan untuk melakukan tugas dan fungsi manajemen sebagai
Kepala Instalasi IPSRS
b. Memiliki jiwa kepemimpinan

c.
d.
e.
f.

Mampu mengambil keputusan yang cepat dan tepat

Mampu berkomunikasi dan menjalin kerjasama yang baik dengan berbagai pihak
Mampu memberikan motivasi dan membangun etos kerja karyawan
Mampu mengelola konflik (conflict management) dan keluhan (complaint
management)

Fisik :
a.
b.
c.
d.
e.

Sehat jasmani dan rohani

Cepat dan tanggap dalam melakukan segala hal
Memiliki daya tahan tubuh yang kuat
Tidak buta warna
Berpenampilan sopan, rapih dan menjunjung tinggi norma dan etika yang berlaku

umum
3. Pengetahuan dan pengalaman
a. Pendidikan SMA
b. memiliki pengalaman minimal 2 tahun dibidang yang sama
c memiliki pengetahuan dan kemampuan tentang manajemen IPSRS Rumah Sakit
secara menyeluruh
4. Bertanggung jawab kepada : bagian penunjang umum.
5. Mengkoordinasi kegiatan
:
a. Pelaksanaan dan pengembangan pelayanan Instalasi ipsrs.
b. Pelaksanaan dan pelayanan pendidikan di Instalasi ipsrs.
6. Tugas Pokok :
a. Memimpin IPSRS untuk pencapaian Visi dan Misi RS Mutiara Hati Mojokerto
b. Memimpin dan mengembangkan SDM IPSRS
c. Mengatur, mengawasi dan mengevaluasi kegiatan rutin dan berkala manajemen
dan administrasi Instalasi IPSRS
d. Membina hubungan baik intern dan ekstern RS
7. Uraian Tugas :
a. Menyebarluaskan dan membangun pengetahuan dan kesadaran mengenai visi,
misi, tujuan RS kepada seluruh staf Instalasi IPSRS
b. Melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan
c.
d.
e.
f.

evaluasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi IPSRS

Memberikan usulan program kerja dan anggaran IPSRS
Mengembangkan kemampuan SDM IPSRS
Mengatur, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan dinas kerja staf bawahannya
Memberikan laporan tertulis secara berkala (bulanan, triwulan, tahunan) disertai

analisa dan rekomendasi kepada Manager Umum.

g. Merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi semua alat alat yang
bersifat non medis.
h. Menjalin komunikasi dan kerjasama secara aktif dengan Instalasi-Instalasi kerja
yang terkait sehingga mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien
i. Melaksanakan koordinasi kerja dan evaluasi kinerja team engineering dan team
bulding melalui pertemuan internal setiap bulan, dan membuat dokumentasinya
untuk diserahkan kepada manajer umum

j. Melaksanakan tugas-tugas lain dari atasan

8. Wewenang
:
a. Menyetujui/menolak ijin/cuti staf bawahannya
b. Menyetujui/menolak kerja lembur staf bawahannya
c. Membina/membimbing staf bawahannya khususnya staf baru
d. Menetapkan nilai prestasi kerja staf bawahannya
e. Memberikan teguran secara lisan terhadap staf bawahannya
f. Mengajukan permintaan barang-barang keperluan IPSRS kepada pihak terkait
sesuai prosedur yang berlaku
g. Menetapkan/menyetujui suatu tindakan yang dianggap perlu dilakukan dalam
suatu keadaan tertentu
9. Tanggung jawab :
a. Terhadap upaya pencapaian Visi dan Misi RS
b. Terhadap upaya menjunjung tinggi value perusahaan
c. Terhadap patient safety
d. Terhadap pengembangan SDM IPSRS
e. Terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi manajemen IPSRS
f. Terhadap kebenaran, ketepatan dan keakuratan laporan kinerja IPSRS
g. Terhadap kinerja staf IPSRS
h. Terhadap kebenaran penilaian kinerja (PPK) staf IPSRS
i. Terhadap kelengkapan, ketersediaan dan kualitas sarana, prasarana dan peralatan
IPSRS
j. Terhadap komunikasi dan kerjasama dengan Instalasi-Instalasi kerja yang terkait
langsung dan tidak langsung dengan pelayanan Instalasi ipsrs
II.

Engineering
1. Bertanggung jawab kepada : Kepala Instalasi
2. Uraian Tugas
a. Menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan alat-alat non medis.
b. Melakukan pencatatan setiap setelah menangani pemeliharaan dan perbaikan alatalat non medis
3. Tanggung jawab
:
a. Perawatan rutin alat-alat non medis

III. Building
1. Bertanggung jawab kepada : Kepala Instalasi
2. Uraian tugas
:
a. Menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan segala bentuk tentang bangunan
b. Pengawasan ketersediaan air bersih
c. Melakukan pencatatan setiap setelah Menangani
jenis pemeliharaan dan
perbaikan segala bentuk tentang bangunan
3. Tanggung jawab
:
a. Perawatan rutin segala bentuk tentang bangunan

BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA INSTALASI IPSRS
I.

ANTAR INSTALASI
1. Jika ada kerusakan atau alat alat non medis yang tidak berfungsi maksimal, maka
petugas yang bertanggung jawab pada Instalasi tersebut dapat langsung menghubungi
petugas IPSRS
2. Jika ada kerusakan atau fasilitas bangunan yang dapat mengurangi kenyamanan
pasien dan karyawan, maka langsung menghubungi petugas IPSRS dapat langsung
menghubungi petugas IPSRS

II.

WARGA SEKITAR RS
1. Setiap ada kegiatan IPSRS di lingkungan rumah sakit yang bersinggungan dengan
warga sekitar, maka petugas IPSRS wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada
warga tersebut

BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
I.

DEFINISI
Ketentuan yang mengatur penentuan jumlah kebutuhan petugas engineering dan
petugas buiding di IPSRS dengan mempertimbangkan jumlah tenaga dan kualifikasi
yang diharapkan.

II.

Tujuan
1. Menentukan jumlah dan komposisi tenaga di Instalasi iprs berdasarkan kualifikasi.
2. Melakukan perhitungan agar memenuhi kebutuhan.
3. Mengatur agar penyediaan ketenagaan tetap efektif dan efisien.

III.

Jumlah, komposisi dan kualifikasi tenaga di ruang laboratorium

Berdasarkan data kepegawaian per Juni 2011 maka jumlah petugas di IPSRS ada 7
orang. Komposisi dan kualifikasi tenaga yang bekerja di IPSRS adalah sebagai
berikut :
Daftar kualifikasi tenaga di Instalasi IPSRS
No
1
2
3

IV.

Komposisi tenaga
Kepala Instalasi
Petugas engginneering
Petugas building

Jumlah
1
4
2

Kualifikasi
SMK
SMK
SMK

Perhitungan ketenagaan
Kualifikasi sumber daya manusia di IPSRS terdiri dari Kepala Instalasi, petugas
enggineering, dan petugas building. Dari hasil perhitungan kebutuhan tenaga yang

dihitung dapat dilihat kebutuhan tenaga sebagai berikut :

1. Kepala Instalasi IPSRS
Dinas harian kepala Instalasi IPSRS yaitu Senin sampai Sabtu pukul 06.30-15.00.

2. Petugas Enggineering
Dinas harian petugas enggineering terdiri dari 3 shift yaitu shift pagi, siang dan
malam. Perhitungan ketenagaan petugas enggineering adalah sebagai berikut :
Pagi
: 2 orang
Siang
: 1 orang
3. Petugas Buiding
Dinas harian petugas building yaitu office hour, dengan sistem 5 hari kerja 2 hari
libur. Perhitungan ketenagaan petugas building adalah sebagai berikut :

08.00 - 17.00

: 1orang

BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Pengembangan staf tentang IPSRS, termasuk kegiatan orientasi bagi karyawan baru,
merupakan salah satu upaya penting dalam meningkatkan pemahaman terhadap pelayanan di
ruang IPSRS.
Table 1.1 kegiatan Orientasi
Waktu

Penanggung
Jawab

Materi

Pengenalan keanggotaan

Visi,

Orientasi
anggota
baru tim IPSRS

Misi,

falsafah

dan

tujuan IPSRS

Kebijakan

IPSRS
Pengenalan keanggotaan

Visi,

Orientasi karyawan
baru

dan

Misi,

Kebijakan

falsafah
dan

Kepala IPSRS

Anggota baru IPSRS

kepala IPSRS

Karyawan baru RS Mutiara

Hati Mojokerto

Pedoman

dan

tujuan IPSRS

Peserta

Pedoman

IPSRS

BAB X
PERTEMUAN/ RAPAT

Dalam lingkup RS Mutiara hati Mojokerto selalu dilakukan rapat. Pertemuan rapat ini
sangat bermanfaat untuk masing-masing Instalasi guna memberikan informasi dan
pengetahuan yang berhubungan dengan peningkatan pelayanan rumah sakit. Kegiatan rapat
ini bisa dilakukan hanya dalam IPSRS sendiri atau bisa juga dilakukan rapat antar Instalasi
lainnya. Kegiatan rapat ini biasanya dihadiri oleh seluruh staf IPSRS maupun oleh Manager
Umum.
Kegiatan yang dibahas meliputi banyak kegiatan baik dari pelaporan kerja, kebutuhan
sarana dan prasarana dilapangan, maupun berbagai hal yang menyangkut kelangsungan
Instalasi masing- masing. Sehingga dengan dilakukan rapat rutin ini dapat dilakukan
tindaklanjut untuk kendala yang dihadapi dilapangan maupun yang dihadapi di Instalasi
internal itu sendiri. Dalam kegiatan rapat ini dibuat undangan berupa internal memo, daftar
hadir dan notulen hasil rapat yang nantinya dilaporkan kepada Manager Umum RS Mutiara
Hati Mojokerto.
Kegiatan pertemuan/ rapat intern biasanya dilakukan setiap 1 bulan sekali di hadiri
oleh seluruh karyawan IPSRS, waktu dan hari ditentukan. Pertemuan rutin lainnya seperti
morning report dilakukan setiap bulan di hadiri oleh seluruh kepala Instalasi beserta Direktur
rumah sakit untuk membahas masalah-masalah yang terjadi di Instalasi kerja dan lapangan.
Kegiatan rapat lain yang biasa dilakukan di RS Mutiara Hati Mojokerto misalnya rapat
tentang Pasien Safety, K3RS, Koordinasi dengan Instalasi lain,dll.

BAB XI
PELAPORAN

Pencatatan dan pelaporan kegiatan

IPSRS diperlukan dalam perencanaan,

pemantauan, dan evaluasi serta pengambilan keputusan untuk peningkatan pelayanan ipsrs.
Untuk itu kegiatan ini harus dilakukan secara cermat dan teliti, karena kesalahan dalam
pencatatan dan pelaporan akan mengakibatkan kesalahan dalam menetapkan suatu tindakan.
A. PENCATATAN
Pencatatan kegiatan IPSRS dilakukan sesuai dengan jenis kegiatannya.
Ada 3 jenis pencatatan, yaitu :
1) Pencatatan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan
2) Pencatatan pernintaan barang
3) Pencatatan inventaris Instalasi
B. PELAPORAN
Pelaporan kegiatan pelayanan IPSRS terdiri dari :
1) Laporan kegiatan rutin harian
Laporan harian ini dilakukan setiap hari. Kegiatan pelaporan harian ini
dilakukan oleh kepala Instalasi ipsrs ataupun petugas IPSRS baik secara lisan
maupun tulisan. Pelaporan harian ini seperti laporan mengenai jumlah petugas
ipsrs yang dinas dengan jumlah kegiatan yang ditangani dan kendala yang
dihadapi setiap harinya, pelaporan keluhan pasien atau pegawai yang berhubungan
dengan sarana dan prasarana di rumah sakit. Pelaporan harian ini biasanya
disampaikan kepada Instalasi atau kepala bidang terkait.
2) Laporan kegiatan rutin bulanan
Laporan bulanan dilakukan setiap bulan sebagai tindak lanjut dari laporan
kejadian setiap hari dalam kegiatan rutin IPSRS. Pelaporan ini biasanya
menyangkut kegiatan program kerja yang dilakukan Instalasi IPSRS dalam kurun
waktu setahun. Pelaporan ini dapat berupa: laporan rapat bulanan intern, laporan
inventaris pemeliharaan barang alat, laporan penilaian karyawan, laporan
indikator mutu, laporan evaluasi program kerja, laporan kebutuhan karyawan,
laporan kejadian K3RS, dll
3) Laporan Tahunan
Laporan tahunan biasanya dilakukan setiap akhir tahun. Tujuan laporan
tahunan ini untuk mengevalusi seluruh laporan harian dan bulanan sehingga dapat
dilihat total kegiatan yang berlangsung dalam kegiatan IPSRS sehingga dapat
dilakukan tindak lanjut dari evaluasi laporan tahunan ini. Laporan tahunan
kegiatan IPSRS dapat berupa rekapitulasi total sarana dan prasarana yang di
pemeliharaan dan perbaiki
4) Laporan khusus ( misalnya : audit internal)

5) Laporan pemeriksaan (kartu control)