Kementerian Pelajaran Malaysia 69000 Genting Highlands
Kandungan Definisi dan Mutiara kata Proses Perundingan berkesan Pemimpin yang mahir berunding Implikasi perundingan Kesilapan-kesilapan semasa perundingan Isu-isu dalam perundingan Strategi/Taktik perundingan Rujukan
Definisi Satu
proses di mana dua atau lebih
pihak bertukar perkhidmatan atau lain dan cuba untuk bersetuju secara tawar-menawar atas bentuk perkhidmatan tersebut.
Mutiara kata
Let us never negotiate out of fear. But,
let us never fear to negotiate. John F. Kennedy
Dont negotiate with yourself. Have the
patience to wait for the other fellow to make a counter-offer after youve made one. Richard Smith
Food for thoughts
Conflict between two people who really care about one another does not have to be destructive. It means that you care about each other so much you will negotiate and deal with a problem until you find a mutually satisfying solution - Nancy Van Pelt (1997) Heart to Heart: The Art of Communication
Proses Perundingan Berkesan
Perundingan terdiri daripada lima langkah:
1) Persediaan dan perancangan 2) Definisi peraturan-peraturan asas 3) Penerangan dan justifikasi 4) Tawar-menawar dan penyelesaian masalah 5) penutupan dan pelaksanaan
1. Persediaan dan perancangan
a) Membuat kerja rumah b) Apakah sifat konflik itu? c) Apakah sejarah yang membawa kepada perundingan ini? d) Siapakah yang terbabit dan apakah persepsi mereka terhadap konflik itu?
Persedian dan perancangan
e) Apakah yang anda kehendaki daripada perundingan ini? f) Apakah matlamat anda? g) Apakah yang mungkin mereka inginkan? h) Apakah yang mungkin mereka persetujui?
2: Definisi peraturan asas
Mula mendefinisikan peraturan asas dan prosedur-prosedur dengan pihak lain Siapa yang akan membuat perundingan? Di manakah perundingan akan dijalankan? Apakah jangkamasa jika ada, yang perlu dipatuhi? Apakah isu-isu yang akan dibincangkan? Apakah prosedur sekiranya jalan buntu?
3: Penerangan dan justifikasi
Satu peluang untuk saling mendidik dan memberi maklumat dengan menganggap mengapa isu-isu itu penting dan bagaimana setiap pihak menyatakan permintaan-permintaan asal secara dokumen Kedua-dua pihak menerangkan dan menjustifikasikan permintaan-permintaan asal.
4: Tawar-menawar dan penyelesaian masalah Pendirian beri dan ambil (give & take) Kedua-dua pihak membuat konsesi Persetujuan yang baik dengan memulakan usul yang positif Lihat pada masalah atau isu dan bukan pada personaliti
4: Tawar-menawar dan penyelesaian masalah Tawaran awal kurang diberi perhatian Tekankan penyelesaian menang Wujudkan suasana terbuka dan saling percaya-mempercayai
5: Penutupan dan pelaksanaan
Merasmikan perjanjian yang telah dicapai dan mengembangkan prosedur-prosedur yang perlu untuk pelaksanaan dan pengawalan. Memerlukan satu kontrak formal yang spesifik atau Suatu yang tidak formal seperti berjabat tangan
Pemimpin yang mahir berunding
Melihat konflik sebagai peluang untuk persefahaman dan pertumbuhan Percayai bahawa kompromi lebih penting daripada kejayaan Bersabar dan peka terhadap keperluan individu lain Tidak mudah tersinggung jika diserang secara perbadi.
Pemimpin yang mahir berunding
Mengetahui bagaimana dan bila menyoal soalan yang bijak dan menggunakan maklumat untuk mengawal arah tuju perundingan yang dibuat. Komited sepenuhnya terhadap penyelesaian secara menang-menang. Kedua-dua pihak beranggapan mereka pemenang.
Implikasi perundingan 1. Kalah-kalah: kedua-dua pihak mengalami kekalahan dan kebuntuan yang lebih teruk daripada sebelum perundingan mula dibuat. 2. Menang-kalah: ada pihak yang menang dan satu pihak lagi kalah 3. Menang-menang: kedua-dua atau semua pihak memanfaat, walaupun bukan puas hati sepenuhnya, dan sanggup bekerjasama untuk mencapai penyelesaian.
Kesilapan-kesilapan semasa perundingan 1. 2.
3.
4.
Gagal melihat dari sudut pandangan
pihak lain Tidak dapat membezakan keperluan dan kehendak Tidak mahu mempertimbangkan apa yang anda sanggup mengorbankan untuk mencapai persetujuan Tidak mengenali orang yang anda sedang berunding
Kesilapan-kesilapan semasa perundingan 5.
6. 7.
Menganggap pihak lain sebagai musuh
Gagal mengawal kesabaran dan ketenangan sebelum kes ditutup Gagal menjelaskan alasan dan sebab yang dapat dijustifikasikan atau gagal menjangka reaksi pihak lain
Kesilapan-kesilapan semasa perundingan 8. Tidak memberi perhatian kepada bahasa badan, gaya pertuturan dan apa yang tidak disampaikan pihak lain. 9. Gagal menyedari tanpa mengamalkan beri-dan-ambil adalah sukar berjaya perundingan
Isu-isu dalam perundingan
Peranan ciri-ciri personaliti dalam perundingan Perbezaan jantina dalam perundingan Perbezaan budaya dalam perundingan Rundingan pihak ketiga
Strategi dan taktik perundingan
1. Mengetahui asas: kaedah, berapa dalam dan bagaimana bertindakbalas 2. Elakkan kebuntuan: tahu bila buat resolusi jika proses tergendala 3. Sesuaikan masa: gunakan dengan bijak 4. Berlakun: main peranan yang berlainan untuk mengelirukan, menonjolkan.
Strategi dan taktik perundingan
5.
6. 7.
Beralih tiang gol: kawal apa yang
dirunding, tukar kepada sesuatu yang anda rasa selesa Serangan: gunakan kaedah lantang untuk mengawal Kawal stres dan kegelisahan: pilih untuk guna atau tidak tekanan untuk memperolehi sesuatu
Strategi dan taktik perundingan
8.
9.
10.
Ubah kelemahan kepada kekuatan:
melalui kejujuran atau penipuan, guna kelemahan sebenar supaya menonjol Guna kuasa: gunakan autoriti sebenar atau rekaan untuk menguasai atau memberi semangat Dapatkan kerjasama: Bekerjasama untuk hasil yang saling memanfaatkan
Rujukan Eunson, Baden 1994 Negotiation skills. New York: John Wiley & Sons Krief, Allan 1996 Managers Survival Guide. Englewood Cliffs: Prentice Hall Robbins, Stephen P. 1998 Gelagat Organisasi (edisi kelapan) Petaling Jaya: Prentice Hall (Pearson Education Asia)
