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Excel 2007

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Plaza Iturrilun n5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa

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Excel 2007

ndice
NDICE..................................................................................................................................................... 1
NOVEDADES DE EXCEL 2007 .............................................................................................................. 5
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

MS FILAS Y COLUMNAS .................................................................................................................. 5


NUEVA INTERFAZ DE USUARIO.......................................................................................................... 5
ESCRITURA DE FRMULAS ............................................................................................................... 5
NUEVAS PLANTILLAS ....................................................................................................................... 7
MEJORA EN LA ORDENACIN Y FILTRADO DE DATOS .......................................................................... 7
VISTA DISEO DE PGINA ................................................................................................................ 8
CARACTERSTICAS MEJORADAS EN EL FORMATO CONDICIONAL .......................................................... 8

INTRODUCCIN A EXCEL 2007 ........................................................................................................... 9


1.
2.
3.
4.
5.

CONCEPTOS INICIALES .................................................................................................................... 9


ENTRAR EN EXCEL ........................................................................................................................ 10
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO ............................................................................... 11
BOTN MICROSOFT OFFICE .......................................................................................................... 11
CINTA DE OPCIONES ...................................................................................................................... 11
5.1. Ficha Inicio ....................................................................................................................................... 12
5.2. Ficha Insertar ................................................................................................................................... 16
5.3. Ficha Diseo de pgina .................................................................................................................... 18
5.4. Ficha Frmulas ................................................................................................................................. 21
5.5. Ficha Datos ....................................................................................................................................... 23
5.6. Ficha Revisar .................................................................................................................................... 26
5.7. Ficha Vista ........................................................................................................................................ 27
6. BARRA DE FRMULAS .................................................................................................................... 29
7. REA DE TRABAJO......................................................................................................................... 30
8. BARRA DE ESTADO ........................................................................................................................ 30
9. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ....................................................................................................... 31
10.
ETIQUETAS DE HOJA .................................................................................................................. 31
11.
BOTONES DE DESPLAZAMIENTO .................................................................................................. 31
12.
DESPLAZAMIENTOS DEL CURSOR ................................................................................................ 31
13.
SELECCIN ............................................................................................................................... 32
TRABAJO CON ARCHIVOS ................................................................................................................. 33
1.
2.
3.
4.
5.

NUEVO LIBRO................................................................................................................................ 33
GUARDAR UN LIBRO ...................................................................................................................... 33
ABRIR UN LIBRO GUARDADO........................................................................................................... 34
CERRAR UN LIBRO ......................................................................................................................... 35
VENTANAS .................................................................................................................................... 35
5.1. Cambiar de ventana .......................................................................................................................... 35
5.2. Dividir la ventana de la hoja activa .................................................................................................. 35
5.3. Inmovilizar paneles ........................................................................................................................... 35
5.4. Organizar ventanas ........................................................................................................................... 35
5.5. Hacer un duplicado de ventana ........................................................................................................ 36
5.6. Ocultar / Mostrar ventana................................................................................................................. 36
5.7. Comparar hojas de clculo en paralelo ............................................................................................ 36

INTRODUCIR DATOS........................................................................................................................... 37
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

TIPOS DE DATOS ........................................................................................................................... 37


INTRODUCIR TEXTO, NMEROS (NMEROS, FECHAS Y HORAS) ......................................................... 37
REFERENCIAS ............................................................................................................................... 38
MODIFICAR CONTENIDO DE UNA CELDA ........................................................................................... 40
FRMULAS. OPERADORES............................................................................................................. 40
CLCULOS RPIDOS ...................................................................................................................... 41
FUNCIONES .................................................................................................................................. 41

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8. FUNCIONES DE USO FRECUENTE .................................................................................................... 42


9. DESHACER / REHACER .................................................................................................................. 45
10.
ELIMINAR DATOS DE UN RANGO DE CELDAS ................................................................................. 45
11.
CONTROLADOR DE RELLENO ...................................................................................................... 45
12.
RELLENAR UNA SERIE DE NMEROS, FECHAS .............................................................................. 46
13.
JUSTIFICAR TEXTO EN VARIAS CELDAS ........................................................................................ 46
14.
RELLENO AUTOMTICO. LISTAS .................................................................................................. 47
15.
FORMATO AUTOMTICO A UNA HOJA ........................................................................................... 48
16.
FORMATO DE CELDAS ................................................................................................................ 49
16.1.
Nmero .......................................................................................................................................... 49
16.2.
Bordes y tramas............................................................................................................................. 50
16.3.
Alineacin ..................................................................................................................................... 50
16.4.
Fuente............................................................................................................................................ 50
16.5.
Proteger ........................................................................................................................................ 50
17.
CAMBIAR / AGREGAR O QUITAR FORMATOS CONDICIONALES........................................................ 51
17.1.
Frmula ......................................................................................................................................... 51
ADMINISTRAR HOJAS ......................................................................................................................... 52
1.
2.

SELECCIONAR HOJAS .................................................................................................................... 52


MOVER / COPIAR CELDAS .............................................................................................................. 52
2.1. Pegado especial ................................................................................................................................ 53
3. COPIAR PARTE DE UNA HOJA EN OTRAS .......................................................................................... 53
4. ORGANIZAR CELDAS ...................................................................................................................... 53
4.1. Insertar / Eliminar celdas / filas / columnas / hojas ......................................................................... 53
4.2. Insertar celdas movidas .................................................................................................................... 54
4.3. Insertar celdas copiadas ................................................................................................................... 54
4.4. Ancho de columna ............................................................................................................................. 55
4.5. Alto de fila ......................................................................................................................................... 55
4.6. Mostrar / Ocultar filas/columnas ...................................................................................................... 55
4.7. Ocultar/ Mostrar hoja ....................................................................................................................... 56
4.8. Cambiar nombre a una hoja ............................................................................................................. 56
4.9. Color de etiqueta ............................................................................................................................... 56
5. ADMINISTRAR HOJAS DESDE EL MEN CONTEXTUAL ........................................................................ 56
5.1. Mover / Copiar hoja .......................................................................................................................... 57
CONFIGURAR. CORREGIR. IMPRIMIR .............................................................................................. 58
1.

VISTA DISEO DE PGINA............................................................................................................... 58


1.1. Encabezado y pie de pgina .............................................................................................................. 59
1.2. Elementos de encabezado y pie de pgina ........................................................................................ 59
1.3. Grupo Exploracin............................................................................................................................ 59
1.4. Grupo Opciones ................................................................................................................................ 60
2. VISTA PRELIMINAR ........................................................................................................................ 60
2.1. Grupo Imprimir ................................................................................................................................. 60
2.2. Grupo Zoom ...................................................................................................................................... 61
3. CONFIGURAR PGINA .................................................................................................................... 62
3.1. Pgina ............................................................................................................................................... 62
3.2. Mrgenes ........................................................................................................................................... 63
3.3. Encabezado y pie de pgina .............................................................................................................. 63
3.4. Hoja................................................................................................................................................... 65
4. SALTOS DE PGINA ....................................................................................................................... 65
4.1. Insertar un salto de pgina ............................................................................................................... 65
4.2. Eliminar un salto de pgina forzado:................................................................................................ 66
5. REA DE IMPRESIN ...................................................................................................................... 66
5.1. Establecer un rea de impresin ....................................................................................................... 66
5.2. Eliminar el rea de impresin: ......................................................................................................... 66
6. VISTA PREVIA DE SALTO DE PGINA ................................................................................................ 66
7. IMPRIMIR ...................................................................................................................................... 67

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8.

VISTAS PERSONALIZADAS .............................................................................................................. 67


8.1. Crear una vista personalizada .......................................................................................................... 68
8.2. Mostrar / Imprimir una vista personalizada ..................................................................................... 68
8.3. Eliminar una vista ............................................................................................................................. 68

GRFICOS ............................................................................................................................................ 69
1.
2.

CREAR GRFICO ........................................................................................................................... 69


MODIFICAR GRFICO EN LA FICHA DISEO ...................................................................................... 70
2.1. Tipo de grfico .................................................................................................................................. 70
2.2. Cambiar la orientacin del grfico ................................................................................................... 70
2.3. Cambiar el origen de datos del grfico ............................................................................................. 70
2.4. Cambiar la ubicacin del grfico ..................................................................................................... 71
3. MODIFICAR EL GRFICO DESDE LA FICHA PRESENTACIN ................................................................ 72
3.1. Cambiar el aspecto de elementos del grfico.................................................................................... 72
3.2. Insertar objetos en el grfico ............................................................................................................ 72
3.3. Cambiar rtulos del grfico .............................................................................................................. 72
3.4. Cambiar ejes y cuadrcula del grfico .............................................................................................. 73
3.5. Fondo del grfico .............................................................................................................................. 75
3.6. Incorporar elementos de anlisis ...................................................................................................... 76
3.7. Cambiar nombre del grfico ............................................................................................................. 79
4. CAMBIAR EL TAMAO Y UBICACIN DEL GRFICO INCRUSTADO......................................................... 79
5. INSERTAR UN EJE SECUNDARIO ...................................................................................................... 79
GRFICOS SMARTART ....................................................................................................................... 80
1.
2.

CREAR GRFICO SMARTART.......................................................................................................... 80


MODIFICAR GRFICO SMARTART ................................................................................................... 81
2.1. Cambiar el tamao del grfico ......................................................................................................... 83
2.2. Cambiar la posicin del grfico ........................................................................................................ 83
2.3. Mostrar / Ocultar el panel de texto ................................................................................................... 83

BASES DE DATOS ............................................................................................................................... 84


1.
2.

ORDENAR FILAS ............................................................................................................................ 84


FILTROS ....................................................................................................................................... 85
2.1. Filtro automtico .............................................................................................................................. 85
2.2. Filtros avanzados .............................................................................................................................. 86
3. VALIDACIN DE DATOS .................................................................................................................. 87
3.1. Rodear con un crculo los datos no vlidos ...................................................................................... 88
4. ESQUEMAS ................................................................................................................................... 88
4.1. Esquema automtico ......................................................................................................................... 88
4.2. Agrupar ............................................................................................................................................. 89
4.3. Desagrupar ....................................................................................................................................... 89
4.4. Eliminar un esquema......................................................................................................................... 89
5. SUBTOTALES. ............................................................................................................................... 89
6. TEXTO EN COLUMNAS .................................................................................................................... 90
7. CONSOLIDAR DATOS ..................................................................................................................... 91
TABLAS DINMICAS ............................................................................................................................ 94
1.
2.
3.
4.
5.
6.

ELEMENTOS DE UNA TABLA DINMICA ............................................................................................. 94


CREAR TABLA DINMICA DE LISTA DE EXCEL ................................................................................... 95
CAMBIAR LAS OPCIONES DE LA TABLA DINMICA .............................................................................. 97
ACTUALIZAR UNA TABLA DINMICA.................................................................................................. 98
CREAR TABLA DINMICA DE FUENTE DE DATOS EXTERNA ................................................................. 98
FRMULAS ................................................................................................................................... 99

PLANTILLAS ....................................................................................................................................... 102


1.
2.

CREAR PLANTILLA DE LIBRO ......................................................................................................... 102


CREAR PLANTILLA DE HOJA ......................................................................................................... 103

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3.
4.

UTILIZAR PLANTILLA DE LIBRO ...................................................................................................... 103


UTILIZAR PLANTILLA DE HOJA....................................................................................................... 104

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Novedades de Excel 2007


1. Ms filas y columnas
El nmero de filas que admite Excel 2007 es 1.048.576 y el nmero de columnas 16.384. .
Los lmites y especificaciones tambin se han ampliado. Pueden manejarse archivos de hasta 2
Gb, Puede trabajar con 16 millones de colores,

2. Nueva interfaz de usuario


Fichas con grupos lgicos de comandos y caractersticas. Sustituyen a la antigua barra de men
con los distintos comandos y barras de herramientas.
Galeras desplegables, en lugar de muchos de los cuadros de dilogo anteriores.

cinta de opciones

3. Escritura de frmulas
La escritura de frmulas resulta ms sencilla gracias a:
Funcin autocompletar, detecta las funciones a utilizar y le ayuda a completar los argumentos..
Referencias estructuradas. Adems de las referencias de celda utilizadas en versiones
anteriores, le proporciona referencia a rangos con nombres y tablas en las frmulas.
Barra de frmulas redimensionable, La barra de frmulas permite cambiar el tamao
manualmente para facilitar la visualizacin de frmulas largas y complejas, lo que evita que las
frmulas cubran otros datos del libro. Tambin puede escribir frmulas ms largas con ms
niveles de anidamiento con respecto a versiones anteriores de Excel..

Nuevo cuadro de dilogo Administrador de nombres. En la ficha frmulas, en el grupo Nombres


definidos, encontrar el botn Administrador de nombres

Desde el cuadro de dilogo que muestra puede crear nuevos nombres, eliminar nombres que no
utiliza y editar los nombres existentes

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Excel 2007

El botn Nuevo, le permite definir un nuevo nombre

El botn Eliminar, le permite eliminar un nombre existente, (pide confirmacin)

El botn Editar, le permite editar el nombre o el rango de un nombre existente, (no puede
cambiar el mbito del mismo)

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4. Nuevas plantillas
Excel 2007 incluye nuevas plantillas para usos comunes para balances, informes de gastos
adems de posibilidad de acceder a una biblioteca online con miles de plantillas.

5. Mejora en la ordenacin y filtrado de datos


Puede ordenar los datos por un mximo de 64 niveles, y no 3 como ocurra anteriormente.
Puede ordenar por color.
Puede filtrar por color y por fecha.

En la lista desplegable de autofiltro le permite mostrar hasta 10.000 elementos.

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6. Vista Diseo de pgina


En Excel 2007 dispone de una nueva vista Diseo de pgina para trabajar con encabezados y
pies de pgina de modo ms real. Incluye botones de controles de vistas en la barra de estado.

7. Caractersticas mejoradas en el formato condicional


Permite aadir barras de datos y gradientes para reflejar tendencias y lmites. Tambin puede
utilizar grupos de iconos que consiguen un mayor impacto visual.

BARRAS

GRUPOS
DE ICONOS

GRADIENTE

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Excel 2007

Introduccin a Excel 2007


En este captulo se describe cmo iniciar Excel, la pantalla que presenta, cmo acceder a los
comandos y herramientas.
Excel es un programa de hoja de clculo. Los archivos que se generan en Excel, tienen
extensin XLSX y se denominan Libros. La informacin que contiene un libro est organizada en
diferentes hojas. En las hojas se introduce y almacena informacin, se realizan clculos con
esos datos y se elaboran grficos.
Cada hoja es una gran tabla de doble entrada formada por 16.384 columnas A, B, C, ..., XFD
y 1.048.576 filas 1, 2, 3, ..., 1048576 -. La interseccin de una columna y una fila se define
como celda. Es en la celda donde se introducen datos, se incluyen frmulas, .... En general se
identifican con la letra de la columna y el nmero de la fila A1, A2, ..., XFD1048576 -.
Algunos de los usos de Excel pueden ser:
Presupuestos
Previsiones de ventas
Estadsticas ...
Si el libro va a almacenar macros deber guardarlo con ese formato y la extensin es XLSM:

1. Conceptos iniciales
Libro. Archivo que genera en Excel, donde registra, calcula y analiza datos.
Hoja de datos. Elemento del libro que se emplea para organizar y agrupar datos homogneos.
Tiene estructura de tabla de doble entrada formada por 16.384 columnas A, B, ..., XFD y por
1.048.576 filas 1, 2, ..., 1048576.
Celda. Unidad fundamental de trabajo en la hoja de datos. Es la interseccin de una columna y
una fila.
Rango. Conjunto de celdas agrupadas que forman un rectngulo.
Seleccin. Accin de marcar un rango para actuar sobre l.
Grfico. Representacin grfica de datos contenidos en el libro.
Base de datos. Parte de una hoja estructurada en columnas (campos) y en filas (registros),
donde se almacena informacin para su posterior explotacin, en Excel o en aplicaciones
especficas de bases de datos.
Herramientas. Botones que ayudan a ejecutar determinadas acciones de forma ms rpida y
fcil. Son equivalentes a opciones del men, pero ofrecen menos posibilidades que ste.
Objetos grficos. Formas e imgenes grficas que mejoran la apariencia de la hoja de clculo.
Macros. Instrucciones que se crean en Visual Basic para automatizar tareas repetitivas, generar
funciones y/o elaborar aplicaciones personalizadas.
Importacin y exportacin. Intercambio de datos entre libros de Excel y archivos creados con
otras aplicaciones.

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10

Vinculacin e incrustacin. Intercambio dinmico de datos entre datos de Excel y archivos


creados en otras aplicaciones (vinculacin). Insercin de datos de otra aplicacin como un objeto
(incrustacin).
Plantillas. Archivos que se crean para usar como modelos bsicos en otros archivos similares.
Llenado automtico. Le permite crear en una hoja de clculo una serie de valores que se
incrementan o repiten arrastrando el cuadro de relleno.
Arrastrar y colocar. Le permite copiar, mover o eliminar en una hoja de clculo el contenido de
celdas, notas y formatos, arrastrando el ratn.

2. Entrar en Excel
En la barra de tareas de Windows seleccione Inicio Todos los programas Microsoft
Office Microsoft Excel 2007.
Cuando inicia una sesin en Excel, muestra la pantalla con un libro nuevo.

En esta pantalla se encuentran diferentes elementos que se describen a continuacin.

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11

3. Barra de herramientas de acceso rpido


En la parte superior, muestra los iconos de acciones como guardar, deshacer, rehacer. Se puede
personalizar.

4. Botn Microsoft Office


Contiene comandos de uso muy frecuente, que tiene que ver con el archivo o las opciones de
Excel.

5. Cinta de opciones
Contiene fichas, donde se organizan los comandos por grupos lgicos. No es posible sustituir la
cinta de opciones por las barras de herramientas y mens de las versiones anteriores, aunque s
es posible minimizar la cinta de opciones. En el desplegable de la barra de herramientas de
acceso rpido seleccione Minimizar la cinta de opciones.

A continuacin se describen las diferentes fichas de esta cinta:

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5.1.

Ficha Inicio
Contiene los siguientes grupos:

Portapapeles

Cortar: Mueve la seleccin de la hoja activa, colocndola en el Portapapeles.


Copiar: Copia la seleccin de la hoja activa en el Portapapeles.
Pegar: Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de insercin y reemplaza cualquier
seleccin. Este comando slo est disponible si se ha cortado o copiado un objeto, texto o
contenido de una celda. Para opciones de pegado especiales, haga clic en la flecha abajo que hay
junto al botn.
Copiar formato: Copia el formato de un objeto seleccionado y lo aplica al objeto en el que haga clic.
Para copiar el formato a ms de un elemento haga doble clic en esta herramienta y haga clic en
cada uno de los elementos a los que desee dar formato. Pulse ESC o vuelva a hacer clic en esta
herramienta para desactivar Copiar formato.

La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al panel del
portapapeles.
Fuente

Fuente: Cambia el tipo de letra (fuente) al texto seleccionado


Tamao de fuente: Cambia el tamao al texto seleccionado. Depende de la fuente
seleccionada y de la impresora activa.
Negrita: Pone el texto seleccionado en negrita. Se quita con la misma herramienta.
Cursiva: Pone el texto seleccionado en cursiva. Se quita con la misma herramienta.
Subrayado: Subraya el texto seleccionado. Se quita con la misma herramienta.
Aumentar / Disminuir tamao de fuente.
Bordes: Agrega un borde a la celda o al rango seleccionados. Para dar formato a una celda
o a un rango con el ltimo borde seleccionado, haga clic en el botn Borde exterior. Para
especificar otro tipo de borde, haga clic en la flecha situada junto al botn y seleccione un
estilo de borde en la paleta.
Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto
seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imgenes.
Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color elegido.

La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo de
Formato Celda, en la pgina Fuente.

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Alineacin

Alinear en la parte superior


Alinear en el medio
Alinear en la parte inferior
Orientacin: Gira el texto de la celda seleccionada un ngulo
Alinear a la izquierda: Alinea el texto a la izquierda en la celda seleccionada.
Centrar: Centra el texto en la celda seleccionada.
Alinear a la derecha: Alinea el texto a la derecha en la celda seleccionada.
Disminuir sangra:Disminuye la sangra izquierda del prrafo seleccionado lo equivalente a
una marca de tabulacin.
Aumentar sangra:Aumenta la sangra izquierda del prrafo seleccionado lo equivalente a
una marca de tabulacin.
Ajustar texto: Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda, mostrndolo en
varias lineas.
Combinar y centrar: Combina dos o ms celdas contiguas seleccionadas para crear una
nica celda. La celda resultante contiene slo los datos situados en la parte superior
izquierda de la seleccin, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda
combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original
seleccionado..

La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo de
Formato Celdas, en la pgina Alineacin

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Plaza Iturrilun n5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa

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14

Nmero

Nmero de contabilidad: Seleccionaun formato de moneda alternativo.


Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho
estilo, utilice el comando Estilo del men Formato.
Estilo millares: Aplica el Separador de miles a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho
estilo, utilice el comando Estilo del men Formato.
Aumentar decimales: Aumenta el nmero de dgitos que se muestran tras la coma decimal
en las celdas seleccionadas.
Disminuir decimales: Disminuye el nmero de dgitos que se muestran tras la coma decimal
en las celdas seleccionadas.

La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo de
Formato Celdas, en la pgina Nmero.

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Estilos

Formato condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza
datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos basados en criterios.
Dar formato como tabla: Da formato rpidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en
una tabla seleccionando un estilo de tabla predefinido.
Estilos de celda: Aplica rpidamente un formato a una celda con los estilos predefinidos.
Tambin puede definir estilos propios para las celdas.

Celdas

Insertar celdas: Inserta celdas, filas o columnas en la hoja o tabla.


Eliminar celdas:Elimina celdas, filas o columnas de la hoja o tabla.
Formato: Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza las hojas, o
protege y oculta las celdas.

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Modificar

Suma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente despus de las

celdas seleccionadas.
Rellenar:Continua un modelo en una o ms celdas adyacentes.
Borrar:Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido, los
comentarios.
Ordenar y filtrar:Organiza los datos para facilitar el anlisis.
Puede ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar
temporalmente valores especficos.
Buscar y seleccionar: Busca y selecciona un texto,un formato o un tipo de informacin
especfico dentro del libro.
Tambin puede reemplazar la informacin con nuevo texto o formato.

5.2.

Ficha Insertar
Contiene los siguientes grupos:

Tablas

Insertar tabla dinmica: Resume los datos con una tabla dinmica, organizando y
resumiendo datos complicados, profundizando en los detalles.
Tabla:Crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las tablas permiten
ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja o ms, fcilmente.

Ilustraciones

Insertar imagen desde archivo

Imgenes prediseadas: Inserta imgenes prediseadas, incluyendo dibujos, pelculas,


sonidos almacenados para ilustrar un concepto especfico.
Formas: Inserta formas, previamente diseadas como rectngulos, crculos, flechas, lneas,
smbolos de diagrama de flujo y llamadas.

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Insertar grfico SmartArt: Inserta un grfico SmartArt para comunicar informacin


visualmente. Estos grficos incluyen listas grficas y diagramas de procesos, as como
grficos ms complejos, como por ejemplo diagramas de Venn y organigramas.

Grficos

Columna: Inserta un grfico de columna. Estos grficos se utilizan para comparar valores de
categoras.
Linea: Inserta un grfico de linea. Estos grficos se utilizan para mostrar tendencias en el
tiempo.
Circular: Inserta un grfico circular. Estos grficos muestran la contribucin de cada valor al
total.
Barra: Inserta un grfico de barras. Estos grficos son los mejores para comparar varios
valores.

rea: Inserta un grfico de rea. Estos grficos enfatizan las diferencias entre diferentes
conjuntos de datos en un periodo de tiempo.
Dispersin: Inserta un grfico de dispersin, conocido como XY. Estos grficos comparan
pares de valores
Otros grficos: Inserta un grfico de cotizacin, de superficie, de anillos, de burbuja o radial.

La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo
Insertar Grfico

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Vnculos

Inserta hipervnculo, creando un vnculo a una pgina web, una imagen, una direccin de correo
electrnico o un programa.
Texto

Cuadro de texto: Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier lugar de la pgina.

Encabezado y pie de pgina:Edita el encabezado o pie de pgina del documento.

WordArt: Inserta un texto decorativo en el documento.

Lnea de firma: Inserta una linea de firma que especifica la persona que debe firmar.

Insertar objeto: Inserta un objeto incrustado.

Smbolo: Inserta caracteres que no existen en el teclado, marcas de prrafo, etc..

5.3.

Ficha Diseo de pgina


Contiene los siguientes grupos

Temas

Temas: Cambia el diseo general de todo el documento, incluidos los colores, los efectos y
las fuentes.
Colores del tema: Cambia los colores del tema actual.
Fuentes del tema: Cambia las fuentes del tema actual.
Efectos del tema: Cambia los efectos del tema actual.

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Configurar pgina

Mrgenes: Selecciona los tamaos de los mrgenes para todo el documento o para la
seccin actual.
Orientacin de pgina: Cambia la orientacin de la pgina entre horizontal y vertical.

Tamao de pgina: Elige un tamao de papel para la seccin actual.

rea de impresin: Marca un rea especfica de la hoja para imprimirla.

Saltos: Especifica el inicio de una nueva pgina en la copia impresa. Los saltos de pgina se
insertan arriba y a la izquierda de la seleccin.
Fondo: Elige una imagen para el fondo de la hoja.
Imprimir ttulos: Especifique las filas y columnas que se repetirn en cada pgina impresa.

La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo
Configurar pgina

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Ajustar rea de impresin

Ancho: reduce el ancho del resultado de impresin, para ajustarlo a un nmero mximo de
pginas.
Alto: reduce el alto del resultado de impresin, para ajustarlo a un nmero mximo de
pginas.
Escala: aumenta o disminuye el resultado de impresin en un porcentaje de su tamao real.
El ancho y el alto deben estar en automtico para que funcione esta caracterstica.

La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo
Configurar pgina.
Opciones de hoja

Ver lneas de cuadrcula: Muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la
edicin y la lectura.
Imprimir cuadrculas: Imprime las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la
lectura.
Ver encabezados: Muestra los encabezados de fila (los nmeros) y de columna (las letras).
Imprimir encabezados: Imprime los encabezados de fila y de columna.

La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo
Configurar pgina, en la pgina Hoja

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Organizar

Traer al frente: Trae el objeto seleccionado delante del resto de los objetos, para que
ninguna parte quede oculta debajo de otros objetos. Puede elegir adelantar un nivel el objeto
seleccionado.
Enviar al fondo: Enva el objeto seleccionado detrs del resto de los objetos. Puede elegir
llevar un nivel hacia atrs el objeto seleccionado.

Panel de seleccin: Muestra el pnale de seleccin para ayudarle a seleccionar objetos


individuales y para cambiar el orden y la visibilidad.
Alinear: Alinea los bordes de varios objetos seleccionados. Puede centrarlos o distribuirlos de
manera uniforme en la pgina.
Agrupar: Agrupa los objetos seleccionados para que puedan ser considerados un nico
objeto.
Girar: Gira o voltea el objeto seleccionado.

5.4.

Ficha Frmulas
Contiene los siguientes grupos:

Biblioteca de funciones

Insertar funcion: Edita la frmula de la celda actual, seleccionando las funciones y editando
los argumentos.
Suma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente despus de las celdas
seleccionadas.
Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista de funciones usadas recientemente.
Financieras: Examina y selecciona de una lista de funciones financieras.
Lgicas: Examina y selecciona de una lista de funciones lgicas.
Texto: Examina y selecciona de una lista de funciones de texto.
Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista de funciones de fecha y hora.

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Bsqueda y referencia: Examina y selecciona de una lista de funciones de bsqueda y


referencia.
Matemticas y trigonomtricas: Examina y selecciona de una lista de funciones matemticas
y trigonomtricas.
Ms funciones: Examina y selecciona de una lista de funciones estadsticas, del cubo, de
informacin y de ingeniera.

Nombres definidos

Administrador de nombres:Crea, edita, elimina y buscatodos los nombres utilizados


en el libro. Los nombres se pueden utilizar en frmulas, como sustitutos para
referencias a celdas.
Definir nombre: Asiga nombres a celdas para referirsea ellas por sus nombres en las
frmulas.
Utilizar en la frmula:Elige un nombre utilizado en este libro y lo inserta en la frmula
actual.
Crear desde la seleccin:Genera automticamente nombres desde las celdas
seleccionadas.

Auditora de frmulas

Rastrear precedentes: Muestra flechas que indican las celdas que afectan al valor de
la celda seleccionada actualmente.
Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican las celdas afectadas por el valor
de la celda seleccionada actualmente.
Quitar flechas: Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o por rastrear
dependientes.
Mostrar frmulas: Muestra la frmula en cada celda, en lugar del valor resultante.
Comprobacin de errores: Busca errores comunes en frmulas.
Evaluar frmula: Inicia el cuadro de dilogo Evaluar frmula, para depurar una
frmula, evaluando cada parte de la frmula individualmente.
Ventana inspeccin: Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo
que se realizan cambios en la hoja.
Los valores se muestran en una ventana separada, que se mantiene visible
independientemente del rea que se muestre del libro.

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Clculo

Opciones para el clculo: Especifica cundo se calcularn las frmulas.

Calcular ahora: Calcula todo el libro ahora.


Calcular Hoja: Calcula la hoja actual ahora.

Soluciones

Euroconversin: Inicia el asistente de conversin a euros.


Formato a euro: Aplica el formato de euro a las celdas seleccionadas.
Herramientas para el euro: Realiza conversiones rpidas a y desde el euro.

5.5.

Ficha Datos
Contiene los siguientes grupos:

Obtener datos externos

Desde Access: Importa datos desde una base de datos de Microsoft Access.

Desde web: Importa datos desde una pgina web.

Desde texto: Importa datos desde un archivo de texto.

De otras fuentes: Importa datos de otros orgenes de datos.

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Conexiones existentes: Conecta a un origen de datos extterno seleccionado de una lista de


orgenes de datos usados frecuentemente.

Conexiones

Actualizar todo: Actualiza la informacin del libro que provenga de una fuente de datos.

Conexiones: Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las conexiones de datos
son vnculos a datos externos al libro que se pueden actualizar si los datos de origen
cambian.
Propiedades del rango de datos: Especifica la manera en que se actualizarn las celdas
conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarn y la manera en
la que se controlarn los cambios en el nmero de filas o de columnas del origen de datos.
Editar vnculos: Muestra todos los archivos a los que est vinculado esta hoja de clculo,
para que actualice o quite los vnculos.

Ordenar y filtrar

Orden ascendente: Ordena la seleccin, para que los valores ms bajos se encuentren en la
parte superior de la columna.
Orden descendente: Ordena la seleccin, para que los valores ms altos se encuentren en
la parte superior de la columna.
Ordenar: Inicia el cuadro de dilogo Ordenar, para ordenar los datos basados en varios
criterios a la vez.
Filtro: Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el filtro haga clic en la
flecha del encabezado de columna para elegir un filtro.
Borrar: Borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos.
Volver a aplicar: Vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual. No se filtrarn ni
ordenarn los datos nuevos o modificados en la columna hasta que haga clic en Volver a
aplicar,
Avanzadas: especifica criterios complejos para limitar los registros que se incluirn en el
conjunto de resultados de una columna.

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Herramientas de datos

Texto en columnas: Divide el contenido de una celda de excel en varias columnas.

Quitar duplicados: Elimina filas duplicadas de una hoja.

Validacin de datos: Evita la entrada de datos no vlidos en una celda. Tambin puede
forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una lista desplegable.
Consolidar: Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.

Anlisis Y si: Prueba varios valores para las frmulas de la hoja. El Administrador de
escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y cambiar entre ellos.
Buscar objetivo buscar la entrada correcta cuando sepa el resultado que desea. Tablas de
datos le permite ver los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo.

Esquema

Agrupar: Agrupa un rango de celdas para comprimirlas o expandirlas.

Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.

Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados, insertamdo automticamente


subtotales y totales para las celdas seleccionadas.
Mostrar detalle: Expande un grupo de celdas contraido.
Ocultar detalle: Contrae un grupo de celdas.

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5.6.

Ficha Revisar
Contiene los siguientes grupos:

Revisin

Ortografa: Comprueba la ortografa del texto.


Referencia: Abre el panel de tareas de Referencia y busca en los materiales de referencia
como enciclopedias, diccionarios y servicios de traduccin.
Sinnimos: Sugiere otras palabras con un significado parecido a las palabras que ha
seleccionado.
Traducir: Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.

Comentarios

Nuevo comentario: Agrega un nuevo comentario sobre la seccin.

Eliminar comentario: elimina el comentario seleccionado.

Anterior: Selecciona el comentario anterior en la hoja.

Siguiente: Selecciona el comentario siguiente en la hoja.


Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario adjunto a la celda
seleccionada.
Mostrar todos los comentarios: Muestra todos los comentarios de la hoja.
Mostrar entradas manuscritas: Muestra u oculta cualquier anotacin manuscrita de la hoja.

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Cambios

Proteger hoja: Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una
hoja, especificando la informacin que se puede cambiar. Puede especificar una
contrasea para desproteger la hoja y permitir esos cambios.
Proteger libro: Restringe el acceso al libro, impidiendo que se creen nuevas hojas
u otorgando acceso slo a determinadas personas.

Compartir libro: Permite que varias personas trabajen sobre un mismo libro al
mismo tiempo. El libro se debe guardar en una ubicacin de red, donde varias
personas pueden abrirlo. Los lisbros que contienen tablas no se pueden compartir.
Proteger y compartir libro: Comparte un libro y lo protege al mismo tiempo con una
contrasea.
Permitir que los usuarios modifiquen rangos: Permite que personas concretas
editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de utilizar este
comando, establezca la seguridad en la hoja con Proteger hoja.
Control de cambios: Selecciona el comentario siguiente en la hoja.

5.7.

Ficha Vista

Vistas de libro

Vista normal. Muestra el documento en vista normal.

Diseo de pgina. Muestra el documento tal y como aparecer en la pgina


impresa. Desde esta vista puede ver donde comienzan y donde terminan las
pginas, as como los encabezados y pies de pgina.
Vista previa de salto de pgina. Muestra una vista preliminar donde se
interrumpen las pginas para imprimir el documento.
Vistas personalizadas. Guarda un conjunto de valores de configuracin de
presentacin y de impresin, como una vista personalizada.
Pantalla completa. Muestra el documento en modo de pantalla completa. Puede
volver a la vista normal pulsando la tecla ESC.

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Mostrar u ocultar

Regla. Muestra las reglas para medir y alinear objetos en el documento.


Lineas de cuadrcula. Muestra las lineas entre filas y columnas de la hoja, para
facilitar la edicin y la lectura.
Barra de mensajes. Abre la barra de mensajes para completar cualquier accin
necesaria del documento.
Barra de frmulas. Muestra la barra de frmulas, en la que puede escribir texto y
frmulas en las celdas.
Ver encabezados. Muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados
de fila son los nmeros que aparecen al comienzo de la fila y los encabezados de
columna son las letras que aparecen en la parte superior de la columna.

Zoom

Zoom. Abre el cuadro de dilogo de zoom, para especificar el nivel de zoom del
documento. Generalmente se utilizan los botones de control de zoom que
aparecen e n la parte inferior derecha de la pantalla.
100%. Pulse este botn para ver el documento al 100%.

Ampliar seleccin. Se aplica un zoom automtico, para que el rango de celdas


seleccionado rellene toda la ventana.

Ventana

Nueva ventana. Abre una ventana que contengauna vista del documento actual.
Organizar todo. Coloca en mosaico todas las ventanas de los programas abiertos
en paralelo en la pantalla.
Inmovilizar paneles. Mantiene una parte de la hoja visible durante el
desplazamiento por la hoja.

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Dividir. Divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas
del libro. Se utiliza para ver distintas partes de un libro a la vez.
Ocultar. Oculta la ventana actual para que no se vea.
Mostrar ventana. Muestra las ventanas que se han ocultado con el botn Ocultar
ventana.
Ver en paralelo. Ver dos hojas de clculo en paralelo para poder comparar su
contenido.
Desplazamiento sincrnico. Sincroniza el desplazamiento de los dos documentos
para que para que se desplacen juntos.
Restablecer posicin de la ventana. Restablece la posicin de la ventana que se
est comparando.
Guardar rea de trabajo. Guarda el diseo actual de todas las ventanas como
rea de trabajo, para que se pueda restaurar ms adelante.
Cambiar ventanas. Cambia a una ventana abierta diferente.

Macros

Macros. Despliega el men que le permite grabar nuevas macros, ver las macros
ya creadas o cambiar el tipo de referencia que se emplear en la grabacin de
macro.

6. Barra de frmulas
La parte izquierda muestra la posicin del cursor en el rea de trabajo, columna y fila. (En la
figura es la celda A1).
En la parte derecha muestra el valor constante o frmula utilizada en la celda activa.

Para escribir o modificar valores o frmulas, seleccione una celda, escriba los datos y, a
continuacin, presione ENTRAR. Tambin puede hacer doble clic en una celda para modificar
directamente los datos en ella. En el desplegable de la derecha

puede expandir

el rea de la barra de frmulas.


Para introducir una frmula, site el cursor en la celda donde quiera ver el resultado. Teclee el
smbolo = (igual), y escriba la frmula.

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Si quiere introducir una funcin pulse el botn

que se encuentra en la barra de frmulas.

Tambin se utiliza la barra de frmulas para modificar el contenido de una celda:


Seleccione la celda y haga clic sobre la barra de frmulas y escriba una d entre la a y la o.

Si pulsa este botn


Si pulsa este botn

, habr cancelado la edicin. Seguir apareciendo Vallaolid en la celda.


habr validado la edicin. Mostrar Valladolid.

Si no visualiza la barra de frmulas, utilice la ficha Vista, y active la casilla Barra de frmulas.

7. rea de trabajo
Zona de la pantalla donde se desarrolla el trabajo con
la aplicacin. Contiene a su vez:
Indicadores de columna las letras que representan
cada una de las 16.384 columnas de cada hoja Indicadores de fila los nmeros que representan
cada una de las 1.048.576 filas en una hoja -.
Marco de celda activa, indica en qu celda est el
cursor. En esta versin, es ms fcil conocer esa posicin, porque los indicadores de columna y
fila de la celda cambian a color azul.
Control de relleno - vrtice inferior derecho de la celda activa - permite copiar el contenido de la
celda activa en otras celdas consecutivas: hacia abajo / arriba / derecha / izquierda, arrastrando
desde ese punto en cualquier direccin.

8. Barra de estado

Es el rea horizontal situada en la parte inferior de la ventana del libro. Proporciona informacin
sobre el estado de lo que ve en la ventana, adems e informacin relativa a las acciones que
lleva acabo:
Si selecciona varias celdas con valores numricos muestra la media aritmtica (PROMEDIO), el
n de celdas seleccionadas (RECUENTO) y la suma de esos valores.
Los tres botones que se encuentran a la derecha de la informacin anterior, son los botones de
vistas:
Vista normal: Muestra el modo de trabajo normal.
Vista diseo de pgina: Muestra el modo ms adecuado para preparar la pgina, crear
encabezados y pies de pgina, etc.
Vista previa de salto de pgina: Muestra el modo de configuracin de impresin, indicando
dnde se producen los saltos de pgina, con opciones a realizar modificaciones en los mismos.
A continuacin, est la barra de zoom, para visualizar a un tamao diferente el rea de trabajo.

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31

Si pulsa botn derecho del ratn sobre la barra de estado le mostrar las opciones para
personalizarla.

9. Barras de desplazamiento

La barra de desplazamiento horizontal permite visualizar la parte de la hoja que queda ms


a la derecha o ms a la izquierda de lo que se ve en pantalla. Tanto la barra de
desplazamiento horizontal como la vertical, tienen un divisor, que se utiliza para dividir la
ventana.

10.

Etiquetas de hoja
Muestran el nombre de cada una de las hojas que integran el libro. Para activar una hoja haga
clic con el botn izquierdo del ratn con el puntero sobre su etiqueta. La hoja activa se reconoce
porque el nombre de la etiqueta aparece en negrita.

Si la etiqueta activa tiene un color asignado, slo se visualiza del mismo una lnea por debajo del
nombre de la etiqueta. Para visualizar ms etiquetas arrastre el ratn con el puntero sobre la
barra de divisin. Si hace clic sobre la etiqueta

11.

, insertar una nueva hoja en el libro.

Botones de desplazamiento
Permiten visualizar las etiquetas de hoja: Primera, anterior, siguiente, ltima.
Si pulsa el botn derecho sobre cualquiera de ellos, mostrar la relacin de hojas del libro, para
que pueda desplazarse a cualquiera de ellas.

12.

Desplazamientos del cursor


En la siguiente tabla se indican las teclas que permiten mover el cursor por el libro y la hoja.

Combinacin de teclas Desplazamiento

Mueve el cursor una celda a la derecha

Mueve el cursor una celda hacia abajo

Mueve el cursor una celda a la izquierda

Mueve el cursor una celda hacia arriba

AvPg

Mueve el cursor una celda una pantalla hacia abajo

RePg

Mueve el cursor una celda una pantalla hacia arriba

ALT + AvPg

Mueve el cursor una pantalla hacia la derecha

ALT + RePg

Mueve el cursor una pantalla hacia la izquierda

F5

Mueve el cursor a la celda que le indique

CONTROL + INICIO

Lleva el cursor a la celda A1

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CONTROL + FIN

Lleva el cursor a la celda interseccin de la ltima fila utilizada con la ltima columna
utilizada.

INICIO

Lleva el cursor a la celda de primera columna, en la misma fila en la que est el


cursor.

CONTROL + AvPg

Lleva el cursor a la hoja siguiente

CONTROL + RePg

Lleva el cursor a la hoja anterior

13.

Seleccin

Zona de seleccin

Cmo seleccionar

Una celda

Haga clic en la celda cuando el puntero del ratn tenga este aspecto

Un rango

Arrastre con el ratn desde una celda vrtice del rango hasta la celda opuesta
en diagonal de ese rango.
Otro mtodo consiste en hacer clic sobre una celda y con la tecla MAYUS
pulsada, hacer clic en otra celda. Seleccionar el rango comprendido entre esas
celdas.

Mltiples rangos

Seleccione un rango y pulse la tecla CONTROL para seleccionar el siguiente.

Una fila

Haga clic sobre el indicador de fila nmero -

Filas contiguas

Haga clic sobre el indicador de una fila y arrastre hacia abajo.

Una columna

Haga clic sobre el indicador de columnas letra -

Columnas contiguas

Haga clic sobre el indicador de una columna y arrastre hacia la derecha

Extender una seleccin

Pulse la tecla MAYUS junto a teclas de movimiento

Toda la hoja

Haga clic sobre el cuadro que est a la izquierda del indicador de columna A y
por encima del indicador de fila 1.

Mltiples hojas

Haga clic sobre una etiqueta y con la tecla CONTROL pulsada haga clic sobre
otras etiquetas.

Rango tridimensional

Haga clic en una celda de una hoja (1) , pulse la tecla MAYUS y sin soltar pulse
en la etiqueta de otra hoja (n) del libro en una de sus celdas. Quedan
seleccionadas las celdas de ese rango de las hojas comprendidas entre la hoja
(1) hasta la hoja (n).

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Trabajo con archivos


En este captulo se describe como crear un nuevo libro, guardar el libro activo, crear una copia
del libro en uso o abrir un libro almacenado.

1. Nuevo libro
Cuando inicia Excel, muestra un libro vaco con un nmero de hojas preestablecido.
Si estaba trabajando con un libro y desea crear uno nuevo, pulse el botn de Office y
Seleccione Nuevo en el men desplegable.

En el panel izquierdo puede optar entre en blanco y reciente o plantillas. En el panel de la


derecha le mostrar los iconos correspondientes a diferentes plantillas o al modelo de libro en
blanco.

2. Guardar un libro
Los archivos creados en Excel 2007 tienen un nuevo formato XLSX, que resultan de tamao
menor que los formatos anteriores. Si abre archivos de Excel de versiones anteriores trabajar
en modo compatibilidad, lo que significa que si hace uso de nuevas funciones de Excel y trata de
guardar le mostrar un cuadro de dilogo que le indica que en ese modo no se puede guardar,
deber guardar en formato XLSX.
Para guardar un libro puede utilizar la Barra de herramientas de acceso rpido, el botn guardar.
Si es la primera vez que guarda el libro, le mostrar el cuadro de dilogo Guardar como.

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Escriba el Nombre de archivo. Si hace clic con el botn izquierdo del ratn, sobre el botn
Herramientas de la parte inferior izquierda, le mostrar un men donde encontrar Opciones
generales, para incluir Contrasea de proteccin - necesaria para abrir el archivo y Contrasea
de escritura - necesaria para que permita guardar cambios realizados en el archivo -.
Es

recomendable

guardar el libro al poco


de

su

comienzo,

proceder

de

frecuente

forma
a

su

almacenamiento hasta
completarlo.

Para

guardar los progresos


que realiza en el libro
utilice el mismo botn
Guardar.
Utilice el botn de
Office,

seleccione

Guardar como, para


guardar

el

activo

en

trabajo
otro

documento diferente al que tiene abierto.

3. Abrir un libro guardado


Puede abrir archivos de diferente formato, para visualizarlos o modificarlos.
Utilice el botn de Office, y seleccione Abrir.

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El cuadro de dilogo muestra la lista de archivos de Excel que hay en la carpeta seleccionada en
la barra de direccin.
Si desea ver archivos en otras carpetas puede hacer doble clic en el nombre de una carpeta de
la lista de archivos para descender un nivel.
Cuando cambia de carpeta, la lista de archivos cambia, mostrando el contenido de esa carpeta.
Si desea mostrar archivos con otro formato, seleccione ese formato en el cuadro:
.

4. Cerrar un libro
Utilice el botn de Office y seleccione Cerrar para cerrar la ventana del libro activo.

5. Ventanas
5.1.

Cambiar de ventana
Si tiene varios libros abiertos, puede cambiar de libro utilizando la ficha Vista, grupo Ventana,
herramienta: Cambiar ventanas. Le mostrar la lista de libros abiertos.

5.2.

Dividir la ventana de la hoja activa


Para dividir la ventana activa en paneles
que le permitan visualizar zonas muy
alejadas de la hoja en una misma
pantalla, seleccione la fila, columna o
celda por la que quiera dividir la hoja y
utilice la ficha Vista, el grupo Ventana y
herramienta Dividir.
Para quitar la divisin, utilice el mismo
comando o haga doble clic sobre la lnea
de divisin de las dos ventanas.
Otro mtodo consiste en arrastrar el botn de divisor de ventana correspondiente, como muestra
la figura.

5.3.

Inmovilizar paneles
Utilice la ficha Vista, el grupo Ventana herramienta: Inmovilizar paneles. Podr elegir entre
Inmovilizar la fila superior, Inmovilizar primera columna, o Inmovilizar paneles. En este ltimo
caso debe tener en cuenta la celda. Para anularlo utilice el mismo
grupo y la herramienta: Movilizar paneles.

5.4.

Organizar ventanas
Utilice la ficha Vista, el grupo Ventana y la herramienta Organizar
todo, para colocar las ventanas de los diferentes libros y/o del libro
activo de diferente forma sobre la pantalla: Mosaico, Horizontal,
Vertical, Cascada.

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5.5.

Hacer un duplicado de ventana


Para copiar la ventana activa utilice la ficha Vista, el grupo Ventana y la herramienta Nueva
ventana. Esta ventana tendr el mismo nombre que la original acompaado de :2; si contina
creando nuevas ventanas ese nmero se va incrementando para cada nueva ventana.
Esta opcin le permite visualizar hojas diferentes del mismo libro en una misma pantalla.
Para eliminar alguna de esas ventanas utilice Cerrar del men de control de la ventana (el botn
cerrar de la ventana). Si utiliza el botn de Office Cerrar cierra todas las ventanas del libro
abierto.

5.6.

Ocultar / Mostrar ventana


Para ocultar la ventana activa utilice la ficha Vista, el grupo Ventana y la herramienta Ocultar.
Cuando se organizan las ventanas no se muestran las ventanas ocultas.
Para mostrar una ventana utilice el la ficha Vista, el grupo Ventana y la herramienta Mostrar.
Aparecer la relacin de ventanas ocultas.

5.7.

Comparar hojas de clculo en paralelo

Puede comparar datos que se encuentren en dos libros diferentes de Excel. Para ello abra ambos
libros y utilice el botn Ver en paralelo que encontrar en la ficha Vista del grupo Ventana.
Asegrese de que el botn Desplazamiento sincrnico est activo.

De este modo al desplazarse en una de las hojas se desplaza en la otra ventana por igual.

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Introducir datos
En este captulo se describe cmo introducir datos en las celdas, los diferentes tipos de datos
que se pueden introducir, cmo hacer referencia a celdas, rangos, hojas, ... Cmo introducir
frmulas y funciones y cmo modificar o eliminar contenidos y/o formatos de las celdas.

1. Tipos de datos
En una celda puede introducir datos de diferente tipo:
Texto, caracteres alfanumricos. No se pueden realizar operaciones aritmticas

con ellos.

Puede introducir un mximo de 32.767 caracteres, aunque slo se mostrarn los 1.024 primeros
caracteres..
Nmero, se entiende por dato numrico, un dato con cuyo valor se pueden realizar operaciones
matemticas y aritmticas. Su formato puede ser muy variable: nmero, moneda, fecha, hora, ...
Frmulas, se clasifican en operaciones y en funciones de Excel. Las frmulas se inician con el
smbolo =. Se opera con las referencias de las celdas y muy pocas veces con nmeros o valores
fijos. Puede introducir un mximo de 8192 caracteres para la escritura de la frmula.

2. Introducir texto, nmeros (nmeros, fechas y horas)


Site el cursor en la celda donde quiera introducir informacin. Teclee el dato y pulse la tecla
INTRO, TABULADOR o las teclas de direccin para validar el dato y pasar a la celda siguiente.
Los separadores decimal y de miles se establecen en la configuracin de Windows: Inicio
Panel de control Configuracin regional y de idioma Opciones regionales. En la ficha
Nmeros.
Las fechas y las horas son nmeros con un formato diferente. As al 01/01/1900 le corresponde
el nmero 1 (se almacena como 1), al 02/01/1900 el 2, ... Para introducir fechas utilice la barra /
o el guin como separador, siguiendo el orden da-mes-ao:
24/02/1998
Si escribe 24-03, tomar como ao, el ao en curso. En cuanto al ao puede utilizar 2 o 4
dgitos. Si emplea 2 dgitos, Excel interpretar para el ao que de 00 a 29 es el rango 2000 a
2029, pero del 30 al 99 considerar 1930 a 1999. Por eso se recomienda utilizar siempre los 4
dgitos.
Para introducir la fecha actual en una celda pulse las teclas CONTROL + ,(coma)
Para introducir la hora actual en una celda pulse las teclas CONTROL + MAYSCULAS +
.(punto)
Las horas se introducen teniendo en cuenta que Excel utiliza el reloj de 24 horas, empleando
como separador : Las 24:00 equivalen al nmero 1. Cualquier otra hora se almacena como la
fraccin de 24:00. (6:00 equivale a 0,25. 12:00 equivale a 0,5)
Tambin puede escribir fechas y horas, separadas ambas por espacio: 17/02/1999 14:00
Para introducir un mismo dato en varias celdas a la vez, seleccione el rango de celdas, teclee el
dato y pulse las teclas CONTROL+ INTRO para validar.

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Al validar la entrada de un dato con la tecla INTRO, el cursor se desplaza a la celda inmediata
hacia abajo. Si desea cambiar la direccin de avance del cursor al validar, utilice el botn de
Microsoft Office, en el botn Opciones de Excel, en Avanzadas, la primera casilla de Opciones
de edicin: Despus de presionar entrar, mover seleccin, elija la Direccin.

3. Referencias
A una hoja del libro. La forma de hacer referencia a una hoja del libro vara dependiendo de si
hay espacios en blanco o caracteres especiales en el nombre o no les hay.
Nombre

de la

Referencia

hoja
Clientes

Clientes!

Ao 1999

Ao
1999!

En las frmulas se emplean referencias a celdas, en lugar de valores fijos. De ese modo resulta
ms fcil hacer extensible la frmula a otras celdas contiguas, donde debe realizar clculos
similares.
La referencia de una celda es el conjunto de coordenadas que ocupa la celda en la hoja de
clculo. As B3 representa la celda situada en la columna B y en la fila 3.
Si hace referencia a una celda de otra hoja deber incluir referencia a la hoja y a la celda:
Clientes!B3

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Los tipos de referencias son estos:


Relativa

Absoluta

Cambia la celda

Fija la celda

Fija la fila

Fija la columna

ColFila

$Col$Fila

Col$Fila

$ColFila

=A1

=B1

=$A$1

=$A$1

=A$1

=B$1

=$A1

=$A1

=A2

=$A$1

=A$1

=$A2

Mixtas

MATERIAS / C. POR UNID.

N MAQ/FAC.

PROD./MAQ

PROD. TOTAL

MADERA

OTROS

1.000

500

%
PROD/FAC

VLD

50

=B4*C4

=$D4*E$3

=$D4*F$3

=D5/$D$7

MAD

35

=B5*C5

=$D5*E$3

=$D5*F$3

=D6/$D$7

BAR

=D7/$D$7

TOTAL =SUMA(B4:B6)

47

=B6*C6

=$D6*E$3

=$D6*F$3

=SUMA(C4:C6)

=SUMA(D4:D6)

=SUMA(E4:E6)

=SUMA(F4:F6)

Nombres. Para asignar nombre a una celda o rango: seleccione la celda / rango y en la barra de
frmulas escriba el nombre en la lista de nombres.
Cuando hace referencia a una celda por el nombre, es equivalente a utilizar la referencia
absoluta de esa celda.
Referencia de un rango viene dada por la celda vrtice del rango seguido de : seguido de celda
vrtice del rango (opuesta en diagonal a la primera).
A

El rango marcado en la figura se representa por A1:B3

1
2
3

Para hacer referencia a mltiples rangos, escriba la referencia de cada rango y como
separador el ;
A

La regin marcada se representa por A1:A3;C1:C3

2
3

Para hacer referencia a la interseccin de varios


rangos, escriba la referencia de cada rango y como

separador el espaciador.

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En el caso de un rango tridimensional sta es la forma general:


Nombre_hoja_1:Nombre_hoja_n!celda_1:celda_n

En la figura, est marcado el rango Ene-99: Mar-99!A2:A10

4. Modificar contenido de una celda


Seleccione la celda a cambiar y haga clic en la barra de frmulas donde quiera introducir la
modificacin. Pulse INTRO para terminar. Si se trata de una frmula, escriba el smbolo = en la
barra de frmulas y escriba la frmula.
Para reemplazar el contenido de una celda por otro valor diferente, seleccione la celda y teclee el
nuevo dato.

5. Frmulas. Operadores
Una frmula es una ecuacin que realiza operaciones con los datos de una hoja de clculo. La
frmulas pueden realizar operaciones matemticas, como suma y multiplicacin, o pueden
comparar los valores de una hoja de clculo o combinar texto. Las frmulas pueden hacer
referencia a otras celdas en la misma hoja de clculo, a celdas en otras hojas de clculo del
mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. (Ver Referencias en la pg. 38)
Para introducir una frmula, debe comenzar su escritura con el smbolo = / + , a continuacin
estn los operandos separados por diferentes operadores.
Operadores de clculo:

OTROS

COMPARACIN

ARITMTICOS

Operador

Significado

Suma

Resta

Multiplicacin

Divisin

Exponente

Porcentaje

Igual a

>

Mayor que

<

Menor que

>=

Mayor o igual que

<=

Menor o igual que

<>

Distinto de

&

Concatena dos valores (de texto)

Genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas
incluidas

Operador de unin que combina varias referencias en una sola.

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Los parntesis se utilizan para indicar la prioridad en el clculo de unos elementos sobre otros en
la misma frmula.
Ejemplos de operaciones:
Operacin Significado
=B2+C2

Suma los valores contenidos en las celdas B2 y C2

=B4*H10

Multiplica los valores contenidos en las celdas B4 y H10

=B2/$B$10

Divide el valor contenido en la celda B2 por lo que hay en la celda B10


Eleva al cuadrado el valor contenido en la celda C4

=C4^2

=(B2+C2)/2 Divide entre 2, el resultado de sumar B2 y C2


=C4^(1/3)

Calcula la raiz cbica del valor contenido en C4

6. Clculos rpidos
Para mostrar el valor total de un rango de celdas,
utilice la caracterstica Autocalcular de Microsoft
Excel: Cuando se seleccionan celdas, muestra la
suma, el promedio y el recuento del rango en la
barra

de

estado.

Si

quiere

cambiar

esta

informacin pulse el botn derecho del ratn sobre la barra de estado.


Para crear un total, puede insertar automticamente la suma de un rango de celdas utilizando la
herramienta

Autosuma,que se encuentra en la ficha Inicio, en el grupo Modificar. Seleccione

la celda en la que desea insertar la suma y haga clic en Autosuma, Microsoft Excel sugerir una
frmula. Para aceptar la frmula, presione la tecla ENTRAR.
Para cambiar la frmula sugerida, seleccione el rango del que desee calcular el total y presione
la tecla ENTRAR.

7. Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura.
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o
referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor
vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes,
frmulas u otras funciones.
La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de
apertura, los argumentos de la funcin separados por ; y un parntesis de cierre. Si la funcin
inicia una frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la funcin.
=Nombre_de_la_funcin(argumento1;argumento2; ...)
Para introducir una funcin seleccione la celda donde quiera el resultado y haga clic sobre el
botn Insertar funcin de la barra de frmulas.

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Muestra las funciones usadas recientemente, si desea otra funcin despliegue la lista de
categoras y seleccione una de ellas, en el panel inferior le mostrar las funciones de la categora
seleccionada. Tambin le permite escribir una breve descripcin de lo que desea hacer para que
Excel le sugiera la funcin a utilizar. Una vez elegida la funcin mostrar otro cuadro de dilogo
variable, pues depende de la funcin elegida-, para introducir los argumentos correspondientes a
esa funcin.

8. Funciones de uso frecuente


A continuacin se muestran funciones de uso frecuente en Excel, agrupadas por categora.
Matemticas y trigonomtricas
Funcin

Resultado

=ABS(nmero)

Valor absoluto del nmero.

=ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior)

Devuelve un nmero aleatorio que se encuentra entre los


dos nmeros dados.

=COMBINAT(nmero;tamao)

Nmero de combinaciones para un nmero determinado de


elementos.

=ENTERO(nmero)

Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.

=EXP(nmero)

Nmero e elevado a la potencia del nmero dado.

=FACT(nmero)

Factorial del nmero dado.

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Matemticas y trigonomtricas
Funcin

Resultado

=GRADOS(ngulo)

Convierte radianes en grados.

=LN(nmero)

Logaritmo natural (neperiano) de un nmero.

=LOG(nmero;base)

Logaritmo de un nmero en la base especificada.

=M.C.D(nmero1;nmero2;...)

Mximo comn divisor.

=M.C.M(nmero1;nmero2;...)

Mnimo comn mltiplo.

=PI()

Valor pi: 3,1416... con 15 dgitos de precisin.

=POTENCIA(nmero;potencia)

Eleva el nmero a la potencia.

=PRODUCTO(nmero1;nmero2)

Multiplica los nmeros.

=RADIANES(ngulo)

Convierte grados en radianes.

=RAIZ(nmero)

Raiz cuadrada del nmero.

=REDONDEAR(nmero;n decimales)

Redondea un nmero al nmero de decimales dado.

=RESIDUO(nmero;divisor)

Resto de la divisin del nmero por el divisor.

=SUBTOTALES(

Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de


datos.

=SUMA(nmero1;nmero2)

Suma los nmeros dados.

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Suma las celdas del rango que coinciden con el criterio.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rang Suma las celdas que cumplen un conjunto de criterios.


o_criterio1;criterio1;rango_criterio2;criterio2
;)
=TRUNCAR(nmero;n decimales)

Recorta el nmero con el n de decimales dado.

Estadsticas
Funcin

Resultado

=CONTAR(ref1;ref2;...)

Nmero de celdas que contienen valores numricos.

=CONTAR.BLANCO(rango)

N de celdas en blanco del rango

=CONTAR.SI(rango;criterio)
N de celdas del rango que coinciden con el criterio.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1;criterio1; N de celdas que cumplen un conjunto de criterios.
rango2;criterio2;)
=CONTARA(valor1;valor2;...)

N de celdas no vacas de la lista.

=DESVEST(nmero1;nmero2, ...)

Desviacin estndar de una muestra.

=DESVIA2(nmero1;nmero2;...)

Suma de los cuadrados de las desviaciones de los puntos


dados respecto al promedio de la muestra.

=MAX(nmero;nmero2;...)

Valor mximo de la lista de valores

=MEDIA.ARMO(nmero;nmero2;...)

Media armnica de un conjunto de nmeros positivos.

=MEDIA.GEOM(nmero;nmero2;...)

Devuelve la media geomtrica de un conjunto de nmeros


positivos.

=MEDIANA(nmero;nmero2;...)

Mediana o nmero central de un conjunto de nmeros.

=MIN(nmero;nmero2;...)

Valor mnimo de una lista de valores.

=MODA(nmero;nmero2;...)

Valor ms frecuente de un rango de datos

=PERMUTACIONES(nmero1;tamao)

Nmero de permutaciones para un nmero de objetos que


pueden ser seleccionados del nmero de objetos total.

=PROMEDIO(nmero;nmero2;...)

Media aritmtica de los argumentos


contienen valores numricos.

=VAR(nmero;nmero2;...)

Varianza de la muestra

dados,

cuando

Bsqueda y referencia
Funcin

Resultado

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=BUSCAR(valor_buscado;vector_comparaci
n;vector _resultado)

Busca el valor buscado en el rango del vector_comparacin,


devolviendo el valor que se encuentra en la interseccin con
el rango vector_resultado.

=BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_
en;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera fila de la matriz_buscar y devuelve el


valor en la misma columna desde una fila especificada.

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_
en;indicador_columnas;ordenado)

Busca en la primera columna de la matriz_buscar y devuelve


el valor en la misma fila desde una columna especificada.

=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_busca
da;tipo_coincidencia)

Posicin relativa de un elemento en una matriz que coincide


con un valor dado en un orden especificado.

Texto
Funcin

Resultado

=CONCATENAR(texto1;texto2;)

Une varios elementos de texto en uno slo.

=DERECHA(texto;num_caracteres)

Extrae los ltimos caracteres de una cadena de texto.

=ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_t
exto;num_inicial)

Busca una cadena de texto dentro de otra cadena y


devuelve el n de posicin inicial de la cadena hallada.

=EXTRAE(texto;44osicin_inicial;num_cara
cteres)

Nmero de caracteres de una cadena de texto, comenzando


en la posicin especificada.

=LARGO(texto)

Nmero de caracteres de una cadena de texto

=MAYUSC(texto)

Convierte una cadena de texto en maysculas.

=MINUSC(texto)

Convierte una cadena de texto en minsculas.

=TEXTO(valor;formato)

Convierte a texto un valor, con el formato especificado.

Lgicas
Funcin

Resultado

=O(valor_logico1;valor_logico2;)

Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es


VERDADERO. Devuelve FALSO si todos los argumentos son
FALSO.

=SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor Devuelve el valor_si_verdadero si la prueba_lgica es


_si_falso)
VERDADERO. Devuelve el valor_si_falso si la prueba_logica
es FALSO.
=Y(valor_logico1;valor_logico2;)

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son


VERDADERO. Devuelve FALSO si algun argumento es
FALSO.

Informacin
Funcin

Resultado

=ESBLANCO(valor)

Devuelve VERDADERO si la celda est vaca.

=ESNOD(valor)

Devuelve VERDADERO si la celda contiene el valor #N/A.

=NOD(valor)

Devuelve el valor de error #N/A.

Fecha y hora
=AHORA()

N de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.

=AO(num_serie)

Los 4 dgitos del ao correspondiente a la fecha dada por el


nmero de serie.

=DIA(num_serie)

Nmero entre 1 y 31, correspondiente a la fecha dada por el


nmero de serie.

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=DIA.LAB(fecha inicial; das; vacaciones)

=DIAS.LAB(fecha
vacaciones)

inicial;

fecha

Nmero que representa una fecha que es el nmero de das


laborables antes o despus de una fecha (la fecha inicial).
Los das laborables excluyen los das de fin de semana y
cualquier fecha identificada en el argumento vacaciones.

final; Nmero que representa los das laborables transcurridos


entre fecha_inicial y fecha_final. Los das laborables no
incluyen los fines de semana ni otras fechas que se
identifiquen en el argumento vacaciones.

=DIASEM(num_serie)

Nmero entre 1 y 7 que corresponde al da de la semana de


la fecha dada por el nmero de serie.

=FECHA.MES(fecha inicial; meses)

Fecha correspondiente al nmero de meses transcurridos


antes o despus de la fecha inicial.

=FIN.MES(fecha inicial; meses)

Fecha correspondiente al ltimo da de mes, anterior o


posterior a la fecha inicial del nmero de meses indicado.

=FRAC.AO(fecha inicial;fecha final; base)

Calcula la fraccin de ao que representa el nmero de das


enteros entre la fecha_inicial y fecha_final.

=HOY()

Fecha actual en cdigo de fecha

Cargando el complemento Herramientas de anlisis


Funcin

Resultado

=NUM.DE.SEMANA(num_serie;tipo)

Nmero de la semana en que se encuentra la fecha dada por


el nmero de serie.

=ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior)

Nmero aleatorio entre dos nmeros dados. (Esta funcin


slo est disponible si se ha cargado el complemento
herramientas de anlisis).

9. Deshacer / Rehacer
Utilice el botn Deshacer, que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rpido, para
anular la ltima accin realizada en Excel. Si desea recuperar la ltima accin anulada utilice el
botn Rehacer.

10.

Eliminar datos de un rango de celdas


Seleccione el rango de celdas y utilice la ficha Inicio, grupo Modificar, herramienta Borrar.
Todo, elimina todo: contenido y formatos de celda, incluyendo comentarios e hipervnculos, de
las celdas seleccionadas.
Formatos, elimina slo los formatos de las celdas seleccionadas; el contenido de las celdas y
los comentarios permanecen invariables.
Contenido, elimina el contenido - datos y frmulas - de las celdas seleccionadas sin afectar al
formato ni a los comentarios. Equivale a pulsar la tecla SUPR.
Comentarios, elimina slo los comentarios adjuntos a las celdas seleccionadas; el contenido de
las celdas y los formatos permanecen invariables.

11.

Controlador de relleno
Seleccione las celdas con los datos que desea copiar y arrastre el controlador de relleno sobre
las celdas que desee rellenar. De este modo reemplazar los valores o las frmulas existentes
en las celdas que rellene y se copiar el formato.

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Si arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda de una seleccin y se para
en las celdas seleccionadas sin pasarse de la primera columna o de la fila superior, elimina los
datos de la seleccin pero preserva el formato
Para que no se incrementen las fechas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra el
controlador de relleno.
Para rellenar rpidamente la celda activa con el contenido de la celda situada encima, presione
CTRL+J. Para rellenarla con el contenido de la celda situada a la izquierda, presione CTRL+D.

12.

Rellenar una serie de nmeros, fechas


Seleccione la primera celda del rango que desee rellenar y, a
continuacin, introduzca el valor inicial de la serie.
Arrastre el controlador de relleno con el botn derecho del ratn para
obtener el men contextual con opciones de series. Seleccione Series
Series en. Para rellenar celdas hacia abajo marque Columnas. Para
rellenar celdas hacia la derecha marque Filas.
Tipo. Puede marcar:
Lineal, cada elemento de la serie se obtiene de sumar al
elemento anterior el Incremento dado.
Geomtrica, cada elemento de la serie se obtiene de
multiplicar al elemento anterior por el Incremento dado.
Cronolgica, se marca automticamente cuando la
primera celda seleccionada contiene un valor con formato
de fecha / hora.
Autorrellenar, es equivalente a arrastrar el cuadro de relleno de las celdas con valores. Si slo
hay un dato, le copia.
Debe indicar Lmite para que la serie termine en la celda donde llegue a ese valor o se aproxime
ms sin sobrepasarlo.
Las opciones de Unidades de tiempo, slo estn disponibles si el Tipo de serie es Cronolgica.
Si marca la casilla Tendencia calcula la lnea de mejor ajuste (en las series lineales) o una curva
geomtrica (en series geomtricas). Los incrementos de la tendencia se calculan a partir de los
valores existentes en la parte superior o a la izquierda de la seleccin. Si se activa la casilla de
verificacin Tendencia, no se tendrn en cuenta los valores del cuadro Incremento.
Para acceder al cuadro de dilogo, tambin puede seleccionar desde la celda inicio hasta donde
desee rellenar y utilizar ficha Inicio, grupoModificar,herramienta Rellenary seleccione Series..

13.

Justificar texto en varias celdas


Consiste en redistribuir el texto que se encontraba en una celda, en un rango de celdas
consecutivas que se encuentran en
diferentes filas:

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Seleccione la celda que contiene el texto y utilice ficha Inicio, grupoModificar,herramienta


Rellenar, y seleccioneJustificar.

14.

Relleno automtico. Listas


Excel incluye listas personalizadas, que permiten rellenar de forma automtica celdas,
basndose en los elementos que integran esas listas o bien establecer un orden especial.
Entre las listas que incorpora Excel estn: los das de la semana y los meses del ao. Su
existencia hace posible que si en una celda teclea un da de la semana martes -, si arrastra el
cuadro de relleno avanzando, sea hacia la derecha o hacia abajo, obtendr en las celdas
contiguas: mircoles, jueves, ...
Es posible crear nuevas listas personalizadas a partir de datos escritos en una hoja:
Seleccione las celdas que contienen los elementos de la nueva lista.
Utilice el botn Office, Opciones de Excel. En el panel de la izquierda seleccione Ms
frecuentes.

En el botn Modificar listas personalizadas, le mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

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Pulse el botn Importar para que se cree la nueva lista con los elementos de las celdas que tena
seleccionadas.
Esa lista estar disponible en cualquier libro que cree en Excel. Para eliminarla acceda al mismo
cuadro de dilogo, seleccione la lista y pulse el botn Eliminar.

15.

Formato automtico a una hoja


Excel

permite

aplicar

formato

rpidamente a una hoja, basndose


en unos modelos incorporados.
Seleccione las celdas que forman
su tabla de datos y utilice ficha
Inicio,

comando

Estilos,

herramienta Dar formato como


tabla.
En el desplegable incluye varias
muestras correspondientes a los
diferentes modelos incluidos.
Le mostrar la ficha diseo, donde
podr realizar cambios.
Si no desea aplicar el modelo al
completo, puesto que slo quiere
aplicar

el

alineacin

formato
o

quitar

de

bordes,

la

fila

de

encabezados, etc.

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16.

Formato de celdas
Para cambiar el aspecto del rango de celdas seleccionado puede utilizar las diferentes
herramientas de la ficha Inicio (Ver pgina30). Para no encontrar tantas limitaciones puede
utilizar el cuadro de dilogo de Formato de Celdas, al que puede acceder desde esa ficha o
utilizando el men contextual de celda.

16.1.

Nmero

Muestra diferentes categoras, que muestran formatos de nmero integrados en Excel. La


categora Personalizada, permite crear sus propios formatos haciendo uso de los diferentes
cdigos de nmero, fecha, ...
Cdigo

Significado

Ejemplo
N

Muestra nicamente los dgitos significativos y no muestra los 0


ceros sin valor
1230

Muestra dgitos no significativos

12
124
Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del 5,3
separador, para alinear los decimales con formato de fuente de
8,25
ancho fijo,

Formato

#.###
0000
# ?/??

Se ve

1.230
0012
0124
5 3/10
8 1/4

Porcentaje

0,12

0%

12%

Texto

012

012

Separador de miles

12000

#.

12

Separador de decimales

56,12

0,0

56,1

Das del 1 al 31

d/mm/aa

2/08/00

Dddd

Das de lunes a domingo

Dddd/mm

Mircoles/08

Meses de 1 a 12

D/m/aa

2/8/00

Mmmm

Meses de Enero a Diciembre

Mmmm/aa

Agosto/00

Aaaa

Ao con 4 dgitos de 1900 a 9999

Horas de 0 a 23

Minutos de 0 a 59

Segundos de 0 a 59

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Cdigo

Significado

Ejemplo
N

[h]:mm

Tiempo transcurrido en horas

[mm]:ss

Tiempo transcurrido en minutos

[ss]

Tiempo transcurrido en segundos

16.2.

Formato

Se ve

Bordes y tramas

En estas fichas podr elegir el tipo de lnea, el color y contornos de celdas a aplicar y el color de
relleno de las celdas seleccionadas.
16.3.

Alineacin

Puede cambiar la alineacin horizontal y vertical y la orientacin del contenido de las celdas
respecto a las mismas. En el cuadro de dilogo que muestra tiene varias casillas que puede
marcar:
Ajustar texto, ajusta el texto de la celda en varias lneas. El nmero de lneas depender del
ancho de columna y de la longitud del texto.
Reducir hasta ajustar, reduce el tamao de los caracteres para que entre en la celda. El
tamao de fuente depender del ancho final de columna, aunque nunca aumenta por encima del
tamao dado por el usuario.
Combinar celdas, combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola. La referencia de celda
de una celda combinada es la celda de la parte superior derecha del rango originalmente
seleccionado.
16.4.

Fuente

Con opciones para cambiar el aspecto de los caracteres incluidos en las celdas seleccionadas:
tipo de fuente, tamao, estilo, color, subrayados, y efectos tachado, subndice, superndice -.
16.5.

Proteger

Si marca la casilla Bloqueada evita que las celdas sean modificadas, desplazadas, cambiadas de
tamao o eliminadas. Aunque el bloqueo de las celdas no ser efectivo a menos que se proteja
la hoja. con la ficha Revisar Cambios Proteger hoja.

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La casilla Oculta, oculta una frmula en una celda de manera que no aparezca en la barra de
frmulas al seleccionar la celda. Como en el caso anterior, slo es efectivo si se protege la hoja.

17.

Cambiar / Agregar o Quitar formatos condicionales


Seleccione las celdas que quiera modificar y utilice la ficha Inicio Estilos Formato
condicional.

En esta versin la novedad es la facilidad con la que se pueden establecer formatos


condicionales y cmo han eliminado la limitacin a un mximo de tres criterios.
17.1.

Frmula

Se desea que las celdas del rango seccin, presenten un color diferente dependiendo del tipo
tipo a ROJO- Para ello seleccione la celda B2 y rellene el cuadro de dilogo Formato condicional,
segn muestra la figura, que habr obtenido Inicio Estilos Formato condicional Nueva
regla de formato.

seccion

tipo

perfumeria
zapateria

pescaderia

lacteos

Bolsos

Ropa Seora

Para eliminar el formato condicional, seleccione las celdas donde se aplic y utilice el comando
Inicio Estilos Formato condicional Borrar reglas.

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Administrar hojas
En este captulo se describe cambiar la estructura de una hoja:
Insertar / Eliminar filas, columnas, celdas.
Cambiar ancho columna / alto de fila
Ocultar / Mostrar filas, columnas.
Como gestionar las distintas hojas de un libro:
Cambiar nombre a una hoja, Mover / Copiar / Eliminar / Insertar hoja
Seleccionar / Desagrupar / Rellenar hojas

1. Seleccionar hojas
Para seleccionar una hoja pulse el botn izquierdo del ratn sobre la etiqueta correspondiente.
Para seleccionar varias hojas, seleccione una - como se indic anteriormente y para
seleccionar otras haga lo mismo, pero con la tecla CONTROL pulsada. Ver que todas las
etiquetas seleccionadas cambian a color blanco. En la barra de ttulos aparecer entre corchetes
la palabra Grupo, indicando una seleccin mltiple de hojas.
Debe tener cuidado al actuar ahora, pues lo que haga sobre la hoja que tiene a la vista se hace
por igual en todas las hojas seleccionadas.
Para seleccionar un bloque de hojas (unas a continuacin de otras), seleccione la primera de
ellas y con la tecla MAYSCULAS pulsada seleccione la ltima del bloque.
Para desagrupar hojas, - restablecer la seleccin a una nica hoja - pulse el botn derecho del
ratn con el puntero sobre una de las etiquetas seleccionadas, y en el men contextual
seleccione Desagrupar hojas.

2. Mover / Copiar celdas


Seleccione las celdas que desea mover o copiar.
Para mover las celdas, arrastre la seleccin a la celda superior
izquierda del rea de pegado o zona de destino. Excel sustituir los datos que haya en
el rea de pegado.
Para copiar las celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.
Para insertar las celdas entre las celdas existentes, mantenga presionada la tecla MAYS o
MAYS + CTRL (si se copia) mientras arrastra.
Si el lugar de destino est alejado del origen, es preferible utilizar este mtodo:
Seleccione las celdas a mover o copiar y desde la ficha Inicio, grupo Portapapeles
para mover o Copiar

Utilice la herramienta Cortar

para copiar -.

Site el cursor en la celda superior izquierda del rea de pegado

Pulse la herramienta Pegar

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2.1.

Pegado especial
Para copiar parte del rango seleccionado debe
utilizar este mtodo:
Seleccione el rango de celdas a copiar.
Men contextual Copiar.
Site el cursor en la celda superior izquierda del
rea de pegado.
Men contextual Pegado especial
Tambin puede elegir algunas opciones de
pegado especial directamente en el desplegable
del botn Pegar

3. Copiar parte de una hoja en otras


En la hoja que tiene los datos, seleccione el rango de celdas a
copiar.
Seleccione las hojas donde desea copiar.
Utilice Modificar Rellenar Otras hojas
Marque la opcin y pulse el botn Aceptar.

4. Organizar celdas
En la ficha Inicio, grupo Celdas encontrar herramientas para organizar
las celdas de las hojas, y las hojas del libro.

4.1.

Insertar / Eliminar celdas / filas / columnas / hojas


Cuando elige Insertar Insertar filas de hoja, se inserta una nueva fila en la posicin en la
que estaba el cursor, de modo que los datos que ah se encontraban se desplazan a la fila
siguiente.
Seleccione Eliminar Eliminar filas de hoja, para eliminar la fila donde se encuentra el cursor
o las seleccionadas.

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Cuando elige Insertar Insertar columnas de hoja, se inserta una nueva columna en la
posicin en la que estaba el cursor, de modo que los datos que ah se encontraban se desplazan
una columna a la derecha.
Seleccione Eliminar Eliminar columnas de hoja, para eliminar la columna donde se
encuentra el cursor o las seleccionadas.
Cuando elige Insertar Insertar celdas, le muestra un cuadro de dilogo para elegir el modo
en el que las nuevas celdas se insertan.

Del mismo modo, cuando elige Eliminar Eliminar celdas le pregunta de qu modo se
desplazan las celdas.
Cuando elige Insertar Insertar hoja, inserta una nueva hoja de clculo en el libro, en la
posicin anterior a la hoja en la que se encuentra en cursor. Generalmente se utiliza el botn que
se encuentra al lado de las etiquetas de hoja
Seleccione Eliminar Eliminar hoja, para eliminar la hoja donde se encuentra el cursor.

4.2.

Insertar celdas movidas


Seleccione las celdas que desea mover, utilice la ficha Incio, grupo Portapapeles y la
herramienta Cortar

. Seleccione la celda superior izquierda en que desea colocar las celdas

cortadas y utilice Insertar Insertar celdas cortadas. Por ltimo indique la direccin en que
desea desplazar las celdas vecinas.
4.3.

Insertar celdas copiadas


Seleccione las celdas que desea copiar, utilice la herramienta Copiar

. Seleccione la celda

superior izquierda en que desea colocar las celdas copiadas y utilice Insertar Insertar celdas
copiadas. Por ltimo indique la direccin en que desea desplazar las celdas vecinas.

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4.4.

Ancho de columna
Arrastre el borde situado a la derecha del ttulo de la columna hasta que sta tenga el ancho que
desea.

BOTN SELECCIONAR TODO

El ancho de columna que aparece corresponde al nmero medio de dgitos de 0 a 9 de la fuente


estndar - fuente de texto predeterminada para las hojas de clculo, cuando la celda tiene estilo
Normal -, que caben en una celda.
Tambin puede utilizar la herramienta de Formato Ancho de columna.
Para que el ancho de la columna se ajuste a su contenido, haga doble clic en el borde derecho
del indicador de columna. Para que se aplique a todas las columnas de la hoja de clculo, haga
clic en el botn Seleccionar todo y, a continuacin, haga doble clic en un borde a la derecha de
uno de los ttulos de columna.
Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas
que desee cambiar y, a continuacin, arrastre el borde hacia la
derecha del ttulo de columna seleccionado. Para cambiar el ancho de
columna de todas las columnas de la hoja de clculo, haga clic en el
botn Seleccionar todo y, a continuacin, arrastre el borde de cualquier ttulo de columna.
4.5.

Alto de fila
Arrastre el borde inferior del indicador de fila hasta que tenga el alto que
desee.
Para que el alto de fila se ajuste al contenido de las celdas, haga doble clic
en la lnea de separacin situada bajo el ttulo de fila.
Para cambiar el alto de varias filas, seleccione las filas que desee cambiar y, a continuacin,
arrastre el borde inferior del ttulo de columna seleccionado. Para cambiar el alto de fila de todas
las filas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y arrastre el borde inferior
de cualquier ttulo de fila.

4.6.

Mostrar / Ocultar filas/columnas


Seleccione las filas a ocultar y siga Formato Ocultar y Mostrar Ocultar filas .
Seleccione las columnas a ocultar y Formato Ocultar y mostrar Ocultar columnas.
Para mostrar filas ocultas, seleccione las celdas ubicadas por encima y por debajo de las celdas
ocultas y utilice el comando Formato Ocultar y mostrar Mostrar filas.
Para mostrar columnas ocultas, seleccione las celdas ubicadas a la izquierda y a la derecha de
las celdas ocultas y utilice el comando Formato Ocultar y mostrar Mostrar columnas.

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4.7.

Ocultar/ Mostrar hoja


Para ocultar una hoja del libro, seleccione la hoja y
utilice Formato Ocultar y mostrar Ocultar hoja..
(No es posible ocultar todas las hojas del libro, debe
permanecer al menos una visible).
Para mostrar una hoja oculta, utilice Formato
Ocultar y mostrar Mostrar hoja..Aparecer una
lista con las hojas ocultas, seleccione la que desee
mostrar y pulse el botn Aceptar.

4.8.

Cambiar nombre a una hoja


Haga doble clic pulsando el botn izquierdo del ratn sobre la etiqueta de la hoja, teclee el nuevo
nombre (31 caracteres mximo) y pulse la tecla INTRO, o utilice el botn Formato Cambiar
el nombre de la hoja.
Desde el men contextual de hoja puede realizar

4.9.

Color de etiqueta
Seleccione la hoja y utilice Formato Color de etiqueta.

5. Administrar hojas desde el men contextual


Pulse el botn derecho del ratn con el puntero sobre la etiqueta de la hoja.
En el men contextual encontrar opciones equivalentes a las vistas
anteriormente de hojas, aunque cabe destacar que al Insertar desde esta
opcin, podr elegir una plantilla diferente a la predeterminada, para la
nueva hoja.

C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid

Plaza Iturrilun n5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547

Tel. 943830230_Fax 943830233

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5.1.

Mover / Copiar hoja


Seleccione en el men contextual seleccione Mover o copiar.

Seleccione el libro donde quiera mover o copiar la hoja, (debe estar abierto para que aparezca
en la lista Al libro).
Indique la posicin en la que se colocar la hoja en ese libro seleccionado en Antes de la hoja.
Para copiar y no mover, debe marcar la casilla de verificacin Crear una copia.
Otro modo de mover es arrastrar la etiqueta de la hoja que desea mover a otra posicin.
Otro modo de copiar e arrastrar la etiqueta de hoja que desea copiar a otra posicin, pero
manteniendo la tecla CONTROL pulsada durante ese proceso.

C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid

Plaza Iturrilun n5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547

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Configurar. Corregir. Imprimir


En este captulo se describe cmo:
Configurar la hoja, - tamao de papel, orientacin, mrgenes, encabezados y pies de pgina,
diseo, escala, ... -.
Establecer rea de impresin, aadir / quitar saltos de pgina.
Vista previa de saltos de pgina. Vista preliminar.
Correccin ortogrfica.
Imprimir.

1. Vista diseo de pgina


Muestra el documento por pantalla tal como ser impreso y presenta herramientas que facilitan
el trabajo de configurar la impresin. Para ello utilice Vista Vistas de libro Diseo de
pgina. (O el botn correspondiente en la barra de estado).

En esta vista tiene acceso a las tres secciones del encabezado y del pie de pgina. Si hace clic
en la zona en que le muestra Haga clic para agregar encabezado estar activando la seccin
central.
As le mostrar el panel Herramientas para encabezado y pie de pgina, con la ficha Diseo que
se describe a continuacin: Puede consultar las herramientas de la cinta en esta vista en la
pgina Error! No se encuentra el origen de la referencia.Error! Marcador no definido..
Al situar el cursor en una de las secciones del encabezado o del pie de pgina dispone de la
Ficha Diseo

Contiene los siguientes grupos:

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Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547

Tel. 943830230_Fax 943830233

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1.1.

Encabezado y pie de pgina

Encabezado: Agrega texto al encabezado, como nmero de pgina, fecha.

Pie de pgina: Agrega texto al pie de pgina, como nmero de pgina, fecha..

1.2.

Elementos de encabezado y pie de pgina

Nmero de pgina: Se muestra en pantalla como &[Pgina], agrega el nmero de pgina al


encabezado o pie de pgina.
Nmero de pginas: Se muestra en pantalla como &[Pginas], agrega el nmero total de
pginas al encabezado o pie de pgina. Se actualiza automticamente.
Fecha actual: Se muestra en pantalla como &[Fecha], agrega la fecha actual al encabezado
o pie de pgina.
Hora actual: Se muestra en pantalla como &[Hora], agrega la hora actual al encabezado o
pie de pgina.
Ruta de acceso: Se muestra en pantalla como &[Ruta de acceso]&[Archivo], agrega el
nombre de archivo actual al encabezado o pie de pgina, incluyendo la ruta de acceso.
Nombre de archivo: Se muestra en pantalla como &[Archivo], agrega el nombre de archivo
actual al encabezado o pie de pgina.
Nombre de hoja: Se muestra en pantalla como &[Etiqueta], agrega el nombre de la hoja al
encabezado o pie de pgina.
Imagen: Se muestra en pantalla como &[Imagen], agrega una imagen, que previamente se
encuentre almacenadaen algun soporte accesible, al encabezado o pie de pgina.
Dar formato a la imagen: Permite asignar formato a a la imagen insertada.

1.3.

Grupo Exploracin

Le lleva al encabezado. /

Le lleva al pie de pgina..

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1.4.

Grupo Opciones

Primera pgina diferente, permite realizar un encabezado y pie de pgina diferentes para la
primera pgina de la hoja.
Pginas pares e impares diferentes, permite realizar un encabezado y pie de pgina diferentes
en las pginas pares e impares de la hoja.
Ajustar la escala con el documento, especifica si el encabezado y el pie de pgina se deben
ajustar para utilizar la funcin Reducir hasta ajustar en el documento.
Alinear con mrgenes de pgina, ajusta la seccin izquierda del encabezado y del pie al margen
izquierdo de la hoja, y la seccin derecha al margen derecho.

2. Vista preliminar
Muestra el aspecto que tendr el documento al imprimir. Para acceder esta vista utilice el botn
de Office y en Imprimir Vista preliminar

Le muestra la ficha Vista preliminar con los siguientes grupos:


2.1.

Grupo Imprimir

Imprimir: Pasa al cuadro de dilogo de imprimir.

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Tel. 943830230_Fax 943830233

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Configurar: Pasa al cuadro de dilogo Configurar pgina. Desde aqu no podr acceder a todas
las opciones.

2.2.

Grupo Zoom

Zoom: Aumenta / Disminuye el tamao de visualizacin.


Grupo Vista previa

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Plaza Iturrilun n5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547

Tel. 943830230_Fax 943830233

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Pgina siguiente, muestra la pgina siguiente (si el documento tiene ms pginas).


Pgina anterior, muestra la pgina anterior.
Mostrar mrgenes: Muestra sobre la pantalla unas guas que representan la posicin de los
mrgenes y unas marcas como indicadores de columna. Al mover las guas cambian los
mrgenes, al mover las marcas cambia el ancho de las columnas.
Cerrar vista preliminar: Cierra esta vista y pasa a la vista normal de la hoja de trabajo.

3. Configurar pgina
Para configurar pgina puede acceder desde la vista preliminar (ver pg. 61). Tambin puede
utilizar la ficha Diseo de pgina (ver pg.Error! Marcador no definido.). Cuando pulsa el bot
iniciador del grupo Configurar pgina le muestra el cuadro de dilogo siguiente que presenta
cuatro pginas:
3.1.

Pgina

Para elegir el tamao de papel, la orientacin y la escala.


Si desea imprimir toda la hoja en una nica pgina, marque la opcin Ajustar a, y establezca 1
pgina de ancho por 1 pgina de alto.
Primer nmero de pgina indica el nmero que debe utilizar para la primera pgina.

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3.2.

Mrgenes

Indique las distancias que debe mantener a los bordes del papel la hoja impresa (superior,
inferior, izquierdo, derecho). Tambin debe indicar la distancia del encabezado al borde superior
del papel y la distancia del pie de pgina al borde inferior. Estas distancias deben ser inferiores a
los mrgenes superior e inferior, respectivamente.
Por ltimo, puede centrar el trabajo horizontalmente, verticalmente y en la pgina activando
ambas 3.3.

Encabezado y pie de pgina

Para crear un encabezado personalizado para la hoja de clculo, haga clic en un encabezado
integrado de los que aparecen en el cuadro Encabezado y, a continuacin, en Personalizar
encabezado. Este encabezado integrado se copiar en el cuadro de dilogo Encabezado, donde
podr darle formato o modificarlo.

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1. Fuentes: Para cambiar el texto seleccionado en alguna de las secciones.


Site el punto de insercin en la posicin que desee para incorporar:
2. Nmero de pgina: &[Pgina]
3. Nmero de pginas: &[Pginas]
4. Fecha: &[Fecha]
5. Hora: &[Hora].
6. Ruta de archivo: &[Ruta de acceso]&[Archivo]
7. Nombre de archivo: &[Archivo]
8. Nombre de etiqueta: &[Etiqueta].
9. Imagen: Inserta una imagen de archivo. &[Imagen]
El ltimo botn permite cambiar el formato de la imagen
Para crear un pie de pgina personalizado para la hoja de clculo, haga clic en un pie de pgina
integrado de los que aparecen en el cuadro Pie de pgina y, a continuacin, en Personalizar pie
de pgina. Este pie de pgina integrado se copiar en el cuadro de dilogo Pie de pgina, donde
podr darle formato o modificarlo.

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Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547

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3.4.

Hoja

rea de impresin: indique el rango de celdas de la hoja, que debe imprimir. Si utiliza una
seleccin mltiple, utilizar un salto de pgina entre rangos.
Imprimir ttulos:
Repetir filas en extremo superior: Indique las filas que contienen los datos que desea repetir en
la parte superior de cada pgina. pegado al margen superior -.
Repetir columnas a la izquierda: Indique las columnas que contienen los datos que desea repetir
en la parte izquierda de cada pgina. pegado al margen izquierdo-.
Imprimir
Lneas de divisin: al activar esta casilla imprime toda la cuadrcula de la hoja.
Encabezados de filas y columnas: Activado, muestra los nombres de las columnas (A, B, C, ...) y
los nombres de las filas (1, 2, 3, ...).
Orden de las pginas: indique el orden en el que deber numerar las pginas, en el caso de que
la hoja a imprimir tenga varias pginas en horizontal y varias en vertical.

4. Saltos de pgina
4.1.

Insertar un salto de pgina


Seleccione la fila / columna en la que dar el salto de pgina.
Siga estos pasos Diseo de PginaConfigurar pgina Saltos Insertar salto de
pgina.
Mostrar una lnea de trazos por encima de la fila seleccionada / a la izquierda de la columna
seleccionada.

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4.2.

Eliminar un salto de pgina forzado:


Seleccione la fila / columna en la que insert el salto de pgina.
Siga estos pasos Diseo de Pgina Configurar pgina Saltos Quitar salto de
pgina.

5. rea de impresin
rea de impresin es el rango de celdas de la hoja que se va a imprimir. Cuando establece un
rea de impresin y guarda el libro, queda registrado.
En la pgina 65, se mostraba la ficha Hoja, donde era posible indicar un rea de impresin.
5.1.

Establecer un rea de impresin


Seleccione el rango de celdas a imprimir
Siga estos pasos Diseo de Pgina Configurar pgina rea de impresin
Establecer rea de impresin.

5.2.

Eliminar el rea de impresin:


Siga estos pasos Diseo de Pgina Configurar pgina rea de impresin Borrar
rea de impresin.

6. Vista previa de salto de pgina


Para mostrar esta vista siga estos pasos Vista Vistas de
libro Vista previa de salto de pgina..Es una vista de
modificacin que muestra la hoja de clculo tal y como se va a
imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de pgina
arrastrndolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia
automticamente la escala de la hoja de clculo para ajustar las columnas y las filas a la pgina.

Las lneas de trazo representan saltos de pgina automticos. Las lneas continuas representan
saltos de pgina forzados.
Para quitar todos los saltos de pgina forzados, pulse el botn derecho del ratn cuando el
puntero seale cualquier celda. En el men contextual seleccione Restablecer todos los saltos
de pgina.

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7. Imprimir
Para imprimir el trabajo realizado en un libro de Excel, utilice el botn de Office y seleccione
Imprimir. Le mostrar un cuadro de dilogo para que d las especificaciones de impresin:

Seleccione en el cuadro Nombre la impresora. Si pulsa el botn Propiedades, podr determinar


caractersticas de impresin; el cuadro de dilogo que muestra vara en funcin de la impresora
seleccionada.
En Intervalo de pginas marque Todas para imprimir todas las pginas o Pginas para
introducir el intervalo de pginas a imprimir.
En Imprimir marque:
Seleccin, para imprimir el rango de celdas que tenga seleccionado.
Hojas activas, para imprimir el contenido de las hojas seleccionadas.
Todo el libro: Imprime el contenido de todas las hojas del libro en las que haya introducido datos
o haya aplicado formatos.
Por ltimo indique el nmero de copias a obtener.

8. Vistas personalizadas
En la vista personalizada se almacenan anchos de columna, opciones de presentacin, tamao
de ventanas y posicin en la pantalla, divisiones de ventana o paneles inmovilizados, la hoja
activa y las celdas seleccionadas en el momento de crearse la vista. Tambin se pueden guardar
opcionalmente las filas y las columnas ocultas, la configuracin de filtros y la configuracin de
impresin
La vista personalizada incluye el libro entero. Si oculta una hoja antes de agregar una vista,
Microsoft Excel ocultar la hoja cada vez que muestre la vista en pantalla.
Antes de crear la vista configure el libro para que aparezca de la manera en que desee verlo e
imprimirlo. Si en una vista incluye la configuracin de impresin, la vista incluir el rea de
impresin definida o toda la hoja de clculo si no se ha definido un rea de impresin.

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8.1.

Crear una vista personalizada


Cambie la configuracin que desee guardar en la vista y siga estos pasos Vista Vistas de
libro Vistas personalizadas.

Pulse el botn Agregar: Introduzca el Nombre de la vista y pulse el botn Aceptar.


Es conveniente que incluya en el nombre de la vista, el nombre de la hoja, para identificarla
mejor posteriormente.
8.2.

Mostrar / Imprimir una vista personalizada


Siga estos pasos Vista Vistas de libro Vistas personalizadas
Seleccione la vista y pulse el botn Mostrar.
Una vez mostrada la vista pulse el botn Imprimir de la barra de herramientas estndar para
imprimir la vista.

8.3.

Eliminar una vista


Siga estos pasos Vista Vistas de libro Vistas personalizadas
Seleccione la vista y pulse el botn Eliminar.

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Grficos
En este captulo se describe cmo:
Insertar grficos incrustados en una hoja
Crear hojas de grficos.
Modificar las opciones del grfico.
En la figura siguiente se muestra un grfico con todos los elementos que lo integran
Ttulo del grfico
Lneas de divisin
14

12,5
12

12,4

valor de ordenada de la
serie 2 punto 1
11,4
10,4
9,4
8,4

Punto de la serie 1

Ttulo del eje de ordenadas (Y)

10

ESPAA

ITALIA

FRANCIA

GRECIA

PORTUGAL

ALEMANIA

Ttulo del eje de categoras (X)

Grfico

INTEGRANTES

PARTIC. ()

Leyenda

Area de trazado

1. Crear grfico
Puede crear un grfico incrustado o una hoja de grfico. En cualquier caso:
Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el grfico, incluya en la
seleccin las celdas que contienen los rtulos que desea mostrar en el grfico.
Si las celdas que contienen los datos para el grfico, no son adyacentes, si es posible crear el
grfico a partir de una seleccin mltiple, siempre que el conjunto tenga forma de rectngulo.
En la ficha Insertar encontrar el grupo Grficos con diferentes opciones.
Si desea crear una hoja de grfico de forma muy rpida, seleccione las celdas y pulse la tecla de
funcin F11.

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2. Modificar grfico en la ficha Diseo


Cuando selecciona el grfico dispone de la ficha Diseo en la cinta

Puede elegir entre diferentes diseos y estilos de diseo. Adems puede realizar los siguientes
cambios:
2.1.

Tipo de grfico
En el grupo Tipo, seleccione Cambiar tipo de grfico

2.2.

Cambiar la orientacin del grfico


En el grupo Datos, seleccione Cambiar entre filas y columnas.
Cambian las series por categoras.

2.3.

Cambiar el origen de datos del grfico


En el grupo Datos, seleccione Seleccionar datos.
En Rango de datos del grfico, las celdas de las que toma los valores y rtulos para el
grfico

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Cambiar fila/columna, considerar cada fila de celdas seleccionada como una serie; considerar
cada columna de celdas seleccionada como una serie.
Puede seleccionar una Serie de la lista, y al pulsar el botn Editar:

Nombre de la serie: celda de la hoja donde aparece el rtulo con el nombre de la serie.
Valores de la serie: rango de celdas con los valores de ordenada para la serie.
Puede pulsar el botn Editar correspondiente a etiquetas del eje horizontal:

Rango de rtulos del eje, el rango de celdas donde aparecen rtulos que identifican cada punto
de la serie. La longitud del rango debe ser igual a la del rango de valores.
2.4.

Cambiar la ubicacin del grfico


En el grupo Ubicacin, seleccione Mover grfico

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3. Modificar el grfico desde la ficha Presentacin


Cuando tiene seleccionado un grfico y pasa a la ficha Presentacin tiene acceso a esta ficha

3.1.

Cambiar el aspecto de elementos del grfico


Desde el Grupo Seleccin actual
Puede seleccionar cualquier elemento del grfico en el
desplegable superior Elemento del grfico.
Mostrar el cuadro de dilogo de formato del elemento
seleccionado en Aplicar formato a la seleccin.
Si no est conforme con los cambios puede Restablecer para hacer coincidir el estilo..

3.2.

Insertar objetos en el grfico


El grupo Insertar le permite insertar imagen, formas automticas y cuadros de
texto en el grfico.

3.3.

Cambiar rtulos del grfico


Desde el grupo Etiquetas puede insertar, eliminar y
modificar los rtulos del grfico:

Ttulo del grfico


Le permite agregar un ttulo superpuesto al grfico en la parte superior, un ttulo por encima del
grfico y elegir otras opciones para el ttulo

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Rtulos del eje


Le permite agregar un ttulo al eje horizontal y ttulo al eje vertical, adems de cambiar
caractersticas del eje.
Leyenda
Le permite agregar leyenda al grfico y elegir la posicin de la misma, respecto al grfico.
Etiquetas de datos
Le permite agregar el valor a cada punto del grfico y elegir su posicin.
Tabla de datos
Le permite agregar la tabla de datos al grfico.
3.4.

Cambiar ejes y cuadrcula del grfico


Desde el grupo Ejes podr mostrar/ocultar ejes, modificar el aspecto de esos ejes y
mostrar/ocultar lneas de cuadrcula del grfico y variar su aspecto.

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Ejes
Cambia el formato y el diseo de cada eje.

Lneas de cuadrcula
Para mostrar u ocultar las lneas de divisin horizontales y/o verticales.

Si elige Ms opciones podr cambiar el color de la lnea, el estilo de lnea y la sombra.

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75

3.5.

Fondo del grfico


Desde este grupo cambiar el aspecto del rea de trazado, en el caso
de grficos en dos dimensiones y elementos como: el cuadro grfico,
el plano inferior y el punto de vista del grfico en los de tres
dimensiones.

rea de trazado
El rea de trazado es el rea que encierran los ejes del grfico.
Si elige Ms opciones de rea de trazado podr cambiar
caractersticas como el relleno, color del borde, estilo de borde,
sombra y formato 3D.

Cuadro Grfico
Para mostrar o no los planos laterales y elegir opciones de visualizacin, como color, relleno,
color del borde, estilo de borde, sombra, formato 3D y giro 3D

Plano inferior del grfico


En grficos de tres dimensiones. Para mostrar o no el plano de la
base del grfico y elegir opciones de visualizacin como color,
relleno, color del borde, estilo de borde, sombra, formato 3D y
giro 3D.

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Giro 3D
En grficos de tres dimensiones. Muestra el cuadro de dilogo con opciones de giro 3D que
permiten cambiar la perspectiva del grfico.
3.6.

Incorporar elementos de anlisis


Los elementos de anlisis slo se pueden incorporar en
grficos en dos dimensiones, y dependiendo del tipo de
grfico se tiene disponibilidad de ms o menos elementos
de anlisis.

Lnea de tendencia del grfico


Agregar lnea de tendencia a una serie. Las lneas de tendencia se usan para mostrar
grficamente las tendencias de los datos y analizar los problemas de prediccin. Este
anlisis tambin se denomina anlisis de regresin. Mediante el uso del anlisis de
regresin,

puede

representarse

una

lnea

de

tendencia en un grfico ms all de los datos actuales


para predecir los valores futuros.
Media mvil, consiste en una serie de medias que se
calculan a partir de los componentes de una serie de
datos. En un grfico, una media mvil suaviza las
fluctuaciones de datos, lo que permite mostrar la
distribucin o la tendencia con mayor claridad.
No pueden agregarse lneas de tendencia a las series
de datos en los grficos 3D, de cotizaciones, radiales, circulares, de superficie o de anillos. Para
determinar el tipo seleccione Ms opciones de lnea de tendencia.
Si

se

selecciona

Polinmica,

introduzca en el cuadro Ordenacin


el valor potencial ms alto de la
variable independiente.
Si

se

selecciona

Media

mvil,

introduzca en el cuadro Perodo el


nmero de perodos que va a
utilizarse para calcular la media
mvil. Una lnea de tendencia es
ms fiable cuando su valor Rcuadrado est establecido en 1 o
cerca de 1. Puede activar que le
muestre este valor.
Lnea de tendencia lineal, muestra
que algo aumenta o disminuye a un
ritmo constante.
Lnea de tendencia logartmica es

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muy til cuando el ndice de cambios de los datos aumenta o disminuye rpidamente y despus
se estabiliza.
Lnea de tendencia polinmica es una lnea curva que se utiliza cuando los datos fluctan. El
orden del polinomio se puede determinar mediante el nmero de fluctuaciones en los datos o en
funcin del nmero de mximos y mnimos que aparecen en la curva. Una lnea de tendencia
polinmica de Orden 2 suele tener slo un mximo o un mnimo. Una de Orden 3 normalmente
tiene uno o dos mximos o mnimos. El Orden 4 tiene ms de tres.
Lnea de tendencia potencial es una lnea curva que se utiliza con conjuntos de datos que
comparan medidas que aumentan a un ritmo concreto.
Lnea de tendencia exponencial es una lnea curva que es muy til cuando los valores de los
datos aumentan o disminuyen a intervalos cada vez mayores. No es posible crear una lnea de
tendencia exponencial si los datos contienen valores cero o negativos.
Lnea de tendencia de media mvil utiliza un nmero concreto de puntos de datos (establecido
por la opcin Perodo), hace un promedio de los mismos y utiliza el valor del promedio como
punto de la lnea. Por ejemplo, si el valor de Perodo est establecido en 2, el promedio de los
dos primeros puntos de datos se utiliza como el primer punto en la lnea de tendencia de media
mvil. El promedio de los puntos de datos segundo y tercero se utiliza como el segundo punto de
la lnea de tendencia, etc.
Lneas
(Slo es posible en un grfico de lneas o de reas). Puede agregar:
Lneas de unin a una serie, que son las lneas perpendiculares al eje de categoras que le unen
con cada punto de la serie.
Lneas de mximos y mnimos, son lneas perpendiculares al eje de categoras que unen los
puntos de dos series entre s.

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Barras ascendentes o descendentes


Agregar barras de unin entre los puntos de diferentes series,
en un grfico de lneas o de reas.

Barras de error
Muestra para cada punto de una serie diferentes tipos de barras de error
(desviacin estndar, error con porcentaje).
Barras de error con error tpico, muestra para cada punto
de la serie seleccionada una lnea vertical, que sobrepasa
el punto hacia arriba y hacia abajo en la cantidad
establecida como error tpico. Si se desea cambiar esta
cantidad seleccione Ms opciones de las barras de
error

Barras de error con porcentaje, muestra para cada punto de la serie seleccionada una lnea
vertical, que sobrepasa el punto hacia arriba y hacia abajo en la cantidad establecida como
porcentaje de error. Si se desea cambiar esta cantidad seleccione Ms opciones de las barras de
error

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Barras de error con desviacin estndar, muestra para cada punto de la serie seleccionada una
lnea vertical, la desviacin estndar.
3.7.

Cambiar nombre del grfico


Utilice el botn Propiedades de este grupo.

4. Cambiar el tamao y ubicacin del grfico incrustado


Si desea cambiar la dimensin de un grfico incrustado, arrastre el ratn con el botn izquierdo
pulsado, cuando el puntero muestra una doble flecha sobre uno de los cuadros de dimensin.

Si desea cambiar la posicin de un grfico incrustado, arrastre el ratn con el botn izquierdo
pulsado, cuando el puntero muestra una cruz de malta.

5. Insertar un eje secundario


Seleccione la serie cuyos valores desea
reflejar sobre un eje secundario y utilice el
botn que permite cambiar el formato
(Presentacin Seleccin actual
Aplicar

formato

Opciones

de

la

serie,

seleccin),
seleccione

en
Eje

secundario, en el grupo de opciones


Trazar serie en..

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Grficos SmartArt
En este captulo se describe cmo crear, modificar y eliminar este tipo novedoso de grficos que
se emplean para mostrar informacin de forma atractiva .

1. Crear grfico SmartArt


Desde la Ficha Insertar, grupo Ilustraciones, pulse el botn SmartArt y le mostrar un cuadro de
dilogo para que seleccione el modelo.

Los modelos que ofrece aparecen agrupados en categoras (a la izquierda) que representan
diferentes enfoques para los conceptos a mostrar:
Lista: Para listas de informacin que no requieren un orden concreto.
Proceso: Para mostrar una secuencia de pasos hasta llegar a un fin.
Ciclo: Para mostrar procesos cclicos sin un fin determinado.
Jerarqua: Para realizar estructuras de decisin y organigramas.
Relacin: Para mostrar datos conectados.
Matriz: Presenta datos de forma independiente.
Pirmide: Presenta los datos de manera que existe una proporcin directa entre el tamao y la
importancia.
Una vez seleccionada la categora, elija un modelo de la lista.
El grfico SmartArt presenta los siguientes componentes:
El panel de texto: que utilizar para introducir el texto de los diferentes elementos. (Slo visible si
el grfico est seleccionado). En la parte inferior del mismo muestra el nombre del modelo de
grfico elegido.
El grfico SmartArt, propiamente dicho.
El borde que rodea al grfico, slo visible si est seleccionado.

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PANEL DE TEXTO

2. Modificar grfico SmartArt


En la cinta de opciones dispone de dos fichas, cuando el grfico est seleccionado, las cuales le
permiten realizar cambios en su grfico
Ficha Diseo

Agregar forma: Inserta otra forma similar a las que se encuentran en el grfico
seleccionado.

En el desplegable podr elegir dnde se incorporar la nueva forma. Si se ha incorporado al


final y quera comenzar otra lista debajo, puede controlarlo desde el panel de texto: con las
teclas Mays + Tabulador sube al nivel anterior o desde esta ficha utilizando las
herramientas Aumentar nivel / Disminuir nivel

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Agregar vieta: Agrega una vieta de texto al grfico

De derecha a izquierda, cambia el diseo del grfico, intercambiando los elementos de la


posicin derecha a izquierda
Diseo, cambia el diseo de rama de la forma seleccionada. (Slo est disponible si el
grfico elegido es del diseo organigrama, en la categora jerquica.

Aumentar nivel / Disminuir nivel, cambia la posicin jerrquica de una vieta seleccionada.

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Panel de texto, muestra/oculta el panel de texto.

Ficha Formato

Editar en 2D: Cambia a la vista 2D para ajustar el tamao y arrastrar formas en un grfico
SmartArt.

Cambiar forma: Cambia la forma del dibujo, manteniendo el formato.


Mayor / Menor: Aumenta / dismniuye el tamao de la forma seleccionada.

Relleno de forma: Rellena la forma seleccionada con un color slido, degradado, imagen o
textura.
Contorno de forma: Especifica el color, ancho y estilo de lnea del contorno de fla forma
seleccionada.
Efectos de formas: Aplica un efecto visual a la forma seleccionada, como una sombra,
resplandor, reflejo o rotacin 3D-

2.1.

Cambiar el tamao del grfico


Seleccione el grfico y arrastre cualquiera de los ocho controladores con puntos del borde.

2.2.

Cambiar la posicin del grfico


Seleccione el grfico y arrastre el borde. El panel de texto le sigue.

2.3.

Mostrar / Ocultar el panel de texto


Para ocultar el panel de texto pulse el botn Cerrar que se encuentra en la parte superior
derecha del mismo.
Para mostrar el panel de texto pulse la ficha que aparece en el lado izquierdo del grfico.

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Bases de datos
En este captulo se describe cmo:
Validar datos
Ordenar filas / columnas de una lista.
Buscar valores en una lista utilizando filtros.
Lista es una serie de filas de hoja de clculo con un rtulo que contiene datos relacionados.
Una lista puede utilizarse como una base de datos, en que las filas corresponden a los
registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos de columna.

1. Ordenar filas
Seleccione una celda de la lista que quiere ordenar y siga estos pasos Datos Ordenar y filtrar
Ordenar.
Seleccione la columna por las que quiere ordenar en primer lugar en el cuadro Ordenar por. Para
utilizar otro criterio ms de ordenacin pulse el botn Agregar nivel.

En Ordenar segn, encontrar nuevas posibilidades adems de valores: Color de celda, color de
fuente, icono de celda
Haga clic en el botn Opciones, para ordenar columnas en funcin del contenido de las filas o
cuando el primer criterio de ordenacin que utiliza, tiene valores que forman parte de una lista
personalizada y quiera emplear ese orden personalizado.

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2. Filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Esos criterios pueden tener que ver con los valores de los datos o con el color.
2.1.

Filtro automtico
Haga clic con el botn izquierdo del ratn cuando el puntero
seale una celda de la lista sobre la que quiere aplicar filtros.
Siga estos pasos Datos Ordenar y filtrar Filtro.
Aparecern las flechas de Autofiltro a la derecha de los rtulos
de columna de la lista filtrada.
Haciendo clic en una de las flechas se muestra una lista de todos
los elementos visibles y nicos de la columna. Si selecciona un
elemento de una lista de una columna especfica, puede ocultar
instantneamente todas las filas que no contengan el valor
seleccionado.
Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales: la
flecha de Autofiltro se transforma en un embudo. Los nmeros de
las filas filtradas son azules.

En Filtros de texto, puede elegir entre:

Si el campo es numrico encontrar tambin la opcin 10 mejores:

Que muestra las n entradas de valor ms alto o de valor ms bajo de es columna.

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Si los datos a filtrar son de fecha encontrar nuevas opciones de filtro automtico en el desplegable:

2.2.

Filtros avanzados
Permiten aplicar varios criterios a varias columnas y aplicar criterios con frmulas.
Seleccione los rtulos de columna de la lista correspondientes a las columnas que contienen los
valores que desea filtrar y cpielos en otro lugar de la hoja, separados de la lista. stos se
emplearn como rtulos en la lista de criterios.
En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, introduzca los criterios que desea buscar.
Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de criterios y la lista.
Seleccione una celda de la lista y siga estos pasosDatos Ordenar y filtrar Avanzadas..

Ejemplos de criterios:
A

PAIS

PAIS

ITALIA

ITALIA

FRANCIA

PARTIC.

C
PAIS
ITALIA

>12

FRANCIA

D
PARTIC.

=B3>PROMEDIO($B$2:$B$15)

>10
<8

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A: Varias condiciones en una columna. Mostrar las filas donde el PAIS se Francia o Italia.
B: Una condicin en una columna u otra. Mostrar las filas donde el PAIS sea Italia o
PARTIC.>12
C: Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas. Mostrar las filas de Italia con
PARTIC.>10 adems de las de FRANCIA con PARTIC.<8.
D: Frmulas. En este caso debe omitir la celda de rtulo de campo. Condiciona los datos de la
columna B, para que sean mayores al promedio del rango especificado.

3. Validacin de datos
Define qu datos son vlidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de
datos a un tipo particular como nmeros enteros, nmeros decimales o texto y establece lmites
para las entradas vlidas.
Seleccione las celdas que tendrn los mismos
criterios de validacin y siga estos pasos
Datos

Herramientas

de

datos

Validacin de datos.
En la ficha Configuracin seleccione en el
cuadro Permitir el tipo de datos que admitir
(Fecha, Hora, Nmero entero, decimal) o bien
otro tipo de restriccin:
Lista para que admita exclusivamente un valor
de

la

lista

dada,

mostrando

la

celda

seleccionado un cuadro combinado.


Longitud del texto, para limitar el nmero de caracteres que se introducen en la celda.
Personalizada, para determinar entradas de celda vlidas utilizando una frmula.
Para que aparezcan mensajes que describan cmo debe introducir los datos utilice las opciones
de la ficha Mensaje de entrada.

Para que aparezcan mensajes que describan el error cometido cuando no haya cumplido las
reglas de validacin, utilice las opciones de la ficha Mensaje de error.

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3.1.

Rodear con un crculo los datos no vlidos


Cuando las reglas de validacin se establecen despus de introducir los datos, puede resultar
necesario marcar aquellas celdas donde alguno de los valores no cumple las reglas impuestas.
Seleccione las celdas que tendrn los mismos criterios de validacin y siga estos pasos Datos
Herramientas de datos Validacin de datos.

4. Esquemas
Un esquema puede resumir toda una hoja de clculo o parte de ella, agrupando las filas o
columnas de datos detallados.
Cuando los datos estn en forma de lista, Microsoft Excel puede crear un esquema que le
permita ocultar o mostrar niveles de detalle con un solo clic. Un esquema permite ver
rpidamente slo las filas o las columnas que proporcionan resmenes o ttulos de la hoja, o bien
mostrar las reas de datos detallados adyacentes a una fila o columna de resumen.
Un esquema puede tener varios niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos
sobre el nivel inmediatamente superior.
4.1.

Esquema automtico

seccion

tipo

Le realizar correctamente si ha resumido

pescaderia

150

140

10

datos mediante frmulas que contienen

lacteos

140

160

-20

290

300

-10

funciones como SUMA.


Seleccione la lista de datos que desee
esquematizar y obtenga el cuadro de
dilogo de Datos Esquema:

total a

ventas

previsiones

diferencia

perfumeria

100

150

-50

zapateria

200

210

-10

Bolsos

400

300

100

Ropa Seora

1200

1000

200

total c

1900

1660

240

total global

2190

1960

230

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4.2.

Agrupar
Agrupando las filas o columnas de detalle, que su momento ocultar / mostrar.
Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle. Por ejemplo, las filas del mismo
tipo (a )
Con Datos Esquema Agrupar Agrupar.

Haga lo mismo con cada tipo: filas.2 y 3. Despus con las filas 5 a 8.
Despus repita esta operacin con todo: filas 2 a 9. Columnas C y D.
4.3.

Desagrupar
Para desagrupar filas o columnas, seleccione esas filas o columnas y utilice Datos Esquema
Desagrupar Desagrupar.

4.4.

Eliminar un esquema
Site el cursor sobre cualquier celda de la hoja de datos y utilice el comando Datos Esquema
Desagrupar Borrar esquema.

5. Subtotales.
Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular.
Seleccione una celda de la lista y utilice el comando Datos Esquema Subtotal

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Para cada cambio en, seleccione la columna que contenga los grupos cuyos subtotales desee
calcular. Deber ser la misma columna por la que se haya ordenado la lista.
Usar funcin, seleccione la funcin que desee emplear para calcular los subtotales.
Agregar subtotal a, active las casillas de verificacin correspondientes a las columnas que
contengan los valores cuyos subtotales desee extraer.
Reemplazar subtotales actuales, debe desmarcar esta casilla si desea anidar varios subtotales.
Salto de pgina entre grupos, inserta un salto de pgina para cada cambio de grupo.
Resumen debajo de los datos, Sita las filas de ttulos y la fila del total debajo de los datos
asociados.
Quitar todos, elimina todos los subtotales de la lista, sin que ello afecte a los datos originales de
la lista.

6. Texto en columnas
Este comando permite convertir datos con estructura de texto a una estructura de tabla.

margarita;26;valladolid
ana;12;leon
juan;32;mucientes
pedro;24;meneses
La estructura de texto es una lista donde los campos pueden ser de ancho fijo o llevar un
smbolo de separacin, y en la hoja se muestran en diferentes filas en una nica columna.
Seleccione las celdas que desee transformar y utilice el comando Datos Herramientas de
datos Texto en columnas.

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En el asistente indique cmo son los datos originales y pulse el botn Siguiente. Si en el primer
paso marc Delimitados, en la segunda ventana deber indicar el separador. A continuacin el
tipo de datos que se obtendr en cada columna.

El resultado es que el texto se distribuye en el mismo nmero de filas y en tantas columnas como
el nmero de datos separado con delimitadores de una de las celdas originales.
Paz

Fernndez Mistral

40 S

Roberto

Alonso Esteban

35 No

Maria

Calendas Luna

27 S

Jose

Carranza Bueno

28 S

Noelia

Mistral Leon

32 No

7. Consolidar datos
Consolidar consiste en resumir la informacin de una o ms reas de origen y mostrarla en una
tabla.
En el proceso de consolidacin intervienen:

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reas de origen, son los rangos de celda consolidados en el rea de destino que se especifique.
Las reas de origen pueden estar en cualquier hoja de clculo de un libro, en otros libros
abiertos o cerrados o en hojas de clculo de Lotus 1-2-3.
rea de destino, es el rango de celdas que se seleccionan para contener los datos resumidos en
una consolidacin. El rea de destino puede estar en la misma hoja de clculo que los datos de
origen o en otra hoja de clculo. Una hoja de clculo solamente puede contener una
consolidacin.
La funcin de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Podr
elegir entre: Suma, Contar, Promedio, Mx, Mn, Producto, Contar nmeros, Desvest, Desvestp,
Var y Varp.

Los datos de estas dos hojas (ene, feb) se quieren consolidar en la hoja consolidar.
Se ha considerado el caso de que en el rea destino ya hay frmulas que se desean conservar
tras la consolidacin.

El procedimiento a seguir es el siguiente:


En la hoja donde desee consolidar (consolidar),
seleccione el rea de destino B2:E11
Utilice el comando Datos Herramientas de datos Consolidar.
En el cuadro Funcin, seleccione la funcin con la que desea resumir los datos de las hojas que
consolida.
Por cada rea de origen, indique el rango de celdas en Referencia y pulse el botn Agregar.
Si consolida por posicin es porque los datos ocupan las mismas posiciones en todas las reas
de origen.
En ese caso pulse el botn Aceptar.

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Como se ve en la figura, las frmulas que haba en el rea de destino permanecen inalteradas.
Si cambia los valores de alguna de las hojas de origen, repita el proceso, aunque encontrar que
aparecen definidos los rangos de las reas de origen.
Si consolida por categora es porque los datos ocupan diferentes posiciones en las reas de
origen.
En ese caso, el rea de destino debe incluir los rtulos, adems en el cuadro de dilogo debe
Agente Hogar Coches RC Multiriesgo

Agente Coches Hogar RC Multiriesgo

Soler

80

10

100

70

Zafra

24

70

20

30

Zafra

20

25

70

40

Soler

11

51

42

85

Polo

35

12

50

70

Martin

124

94

15

100

120

85

36

Polo

25

93

45

90

marcar Martin

las casillas Usar rtulos


Fila superior y en Columna izquierda.Hoja Febrero
Hoja en
Enero
Agente Hogar

Coches RC

Multiriesgo

Agente Hogar Coches RC

Polo

Polo

128

Martin

Martin

37

Multiriesgo

95

160

101

244 100

136

114,5

140,5 97,5

148

128

244 100

160

#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

#DIV/0!

13,5

Soler

Soler

131

Zafra

Zafra

90

103,5

2,5

12

21 142

155

49

90

70

110,5

35 116

112,5

131

49 142

155

20,5

14

42,5

#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

#DIV/0!

Hoja Consolidar antes

26

Hoja Consolidar despus

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Tablas dinmicas
En este captulo se describe cmo crear, modificar, eliminar, actualizar, ... grficos dinmicos e
informes de tabla dinmica.
Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobacin
cruzada, de grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes
resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o ver en
pantalla los detalles de determinadas reas de inters.

1. Elementos de una tabla dinmica


PGINA

COLUMNA

FILA

DATOS

Campo de Pgina, es una campo de una lista que se utiliza para filtrar los datos resumidos por el
elemento seleccionado en ese campo. Al seleccionar otro elemento de un campo de pgina, la
tabla dinmica cambiar para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
Campos de fila se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el
resultado de esa agrupacin como encabezados de fila.
Campos de columna se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el
resultado de esa agrupacin como encabezados de columna.
Campo de datos, generalmente resumen datos numricos, pero tambin puede contener texto.
De forma predeterminada se resumen con la funcin Contar, aunque se puede cambiar a otra
funcin. Las funciones de resumen a utilizar en una tabla dinmica:
Suma

Suma de valores.

Contar

El nmero de elementos. Funciona como la fucnin CONTARA de la hoja de clculo.

Promedio

Media aritmtica de los valores

Mx

Valor mximo

Mn

Valor mnimo

Producto

Producto de los valores

Contar nm

El nmero de filas que tienen datos numricos. Funciona como la funcin CONTAR de la hoja de clculo.

Desvest

Estimacin de la desviacin estndar de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que van a
resumirse.

Desvestp

Estimacin de la desviacin estndar de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que van a
resumirse y stos son el total de la poblacin.

Var

Estimacin de la varianza de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.

Varp

Varianza de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse y estos son el total de
la poblacin.

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2. Crear tabla dinmica de lista de Excel


Utilice el comando InsertarTablas Tabla dinmica Tablas dinmica.

Mostrar en pantalla la primera ventana del Asistente, donde deber indicar la procedencia de
los datos a resumir y analizar. Ese origen puede ser:
Especifique La Tabla oRango de la lista, donde estn los datos que pretende resumir.
Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera fila de la lista para los nombres del campo,
esa lista deber contener rtulos de columna.
Indique dnde desea colocar la tabla dinmica. (Se recomienda en hoja nueva).

Le llevar a una hoja nueva donde le mostrar el esquema de los elementos de la tabla dinmica
y la lista de campos a la derecha, con diferentes paneles que le ayudarn a disearla.
Si arrastra un campo de la lista al rea de filtro de informe, ser para obtener un campo de
pgina, que le permitir filtrar la tabla por dicho campo.
Si arrastra un campo de la lista al rea de Rtulos de columna, ser para obtener en la tabla
tantas etiquetas de columna como grupos diferentes se puedan hacer por ese campo.
Si arrastra un campo de la lista al rea de Rtulos de fila, ser para obtener en la tabla tantas
etiquetas o campos de fila, como grupos se puedan hacer en ese campo.

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Si arrastra un campo de la lista al rea de valores, ser para que en la tabla, para cada grupo
originado por el cruce de columna y fila realice un clculo con los valores que encuentre para ese
campo.
Por omisin, en DATOS, suma los valores existentes en ese campo para cada cruce, excepto si
el campo es texto que cuenta. Para cambiar el clculo y el rtulo haga clic en el desplegable que
presenta ese campo en el rea de valores y en el men seleccione Configuracin de campo de
valor.

En Mostrar valores como, podr elegir el modo de realizar el clculo:


Diferencia de

Muestra todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor del Campo base y el
Elemento base especificados.
Muestra todos los datos del rea de datos como un porcentaje del valor del Campo base y del

% de

elemento base especificados.

% de la diferencia de

Presenta todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor del Campo base y
del Elemento base, como un porcentaje de los datos base.

Total en

Presenta los datos de elementos sucesivos como un total actual.

% de la fila

Presenta los datos en cada fila como un porcentaje del total de cada fila.

% de la columna

Presenta los datos en cada columna como un porcentaje del total de cada columna.

% del total

Presenta los datos en el rea de datos como un porcentaje del total general de todos los datos de
la tabla dinmica.

Indice

Presenta los datos utilizando los siguientes clculos: ((valor en celda) x (Suma total de sumas
totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna)

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3. Cambiar las opciones de la tabla dinmica


Con el cursor situado en la tabla dinmica, siga estos pasos:
Herramientas de tabla dinmicaOpciones Tabla dinmica Opciones

Le mostrar un cuadro de dilogo con varias fichas, donde podr establecer caractersticas de
formato, clculo, etc.

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4. Actualizar una tabla dinmica


Si realiza cambios en la lista origen de datos, sin agregar ms campos ni ms registros, deber
actualizar la tabla dinmica para que los cambios se manifiesten en este informe.
Para ello, site el cursor sobre la tabla dinmica y siga estos pasos:
Herramientas de tabla dinmicaOpciones Datos ActualizarActualizar
Si agregar ms campos o ms registros, deber cambiar el origen de datos.
Para ello, site el cursor sobre la tabla dinmica y siga estos pasos:
Herramientas de tabla dinmica Opciones Datos Cambiar origen de datos
Cambiar origen de datos

En el cuadro de dilogo seleccione el nuevo rango o aumente el anterior, segn corresponda.

5. Crear tabla dinmica de fuente de datos externa


Los datos estn almacenados en un archivo o base de datos que no est en un libro de Excel.
Utilice el comando Insertar Tablas Tabla dinmica Tablas dinmica.

En el cuadro de dilogo marque la opcin Utilice una fuente de datos externa, y pulse el botn
Elegir conexin.

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Pulse el botn Examinar en busca de ms, si no tiene ninguna conexin establecida con el libro
actual, y en el cuadro de dilogo siguiente localice el archivo de base de datos al que desee
conectarse.

Le mostrar un cuadro de dilogo similar al anterior para que seleccione la tabla a la que desee
conectarse.
Despus le mostrar el esquema de tabla dinmica y la lista de campos a la derecha, para que
haga su diseo

6. Frmulas
Elemento calculado
Elemento1 de una tabla que utiliza una frmula
creada

por

el

usuario.

Los

elementos

calculados pueden realizar clculos utilizando


el contenido de otros elementos del informe de
tabla dinmica, y se pueden incorporar en filas
o columnas.

Elemento de una tabla dinmica que utiliza una frmula creada por el usuario. Los elementos calculados pueden realizar
clculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinmica.

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Para insertar un elemento calculado en una tabla dinmica, seleccione el campo o un elemento
del campo al que desee agregar el elemento calculado y siga estos pasos: Herramientas de
Tabla dinmica OpcionesHerramientasFrmulas Elemento calculado.
En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. En el cuadro Frmula,
escriba la frmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento en la frmula, haga
clic en el campo en el cuadro Campos, elija un elemento en la lista Elementos y, a continuacin,
haga clic en Insertar elemento. Pueden incluirse nicamente los elementos del mismo campo en
que se cree el elemento calculado.
Para eliminar un elemento calculado en una tabla dinmica, seleccione el elemento calculado o
cualquier otro elemento del campo del que desee eliminar el elemento calculado y Herramientas
de Tabla dinmica Opciones Herramientas Frmulas Elemento calculado.
Seleccione el elemento en el cuadro Nombre, y pulse el botn Eliminar
Para modificar un elemento calculado en una tabla dinmica, seleccione el elemento o un
elemento cualquiera del campo del desee modificar el elemento calculado y Herramientas de
Tabla dinmica Opciones Herramientas Frmulas Elemento calculado.
Seleccione el elemento en el cuadro Nombre, realice los cambios necesarios en la frmula y
pulse el botn Modificar.

Campo calculado
Para insertar un campo calculado2 en una
tabla dinmica, site el cursor sobre la tabla
dinmica y siga estos pasos: Herramientas
deTabla

dinmica

Opciones

Herramientas Frmulas Campo


calculado.
En el cuadro Nombre, escriba un nombre
para el campo calculado. En el cuadro
Frmula, escriba la frmula para el campo.
Para utilizar los datos de un campo en la
frmula, elija un campo en la lista Campos, e y, a continuacin, haga clic en Insertar campo.
Para modificar un campo calculado, utilice el mismo comando y en el cuadro Nombre, seleccione
el campo; realice las modificaciones en la frmula y pulse el botn Modificar.
Para eliminar un campo calculado, utilice el mismo comando y en el cuadro Nombre, seleccione
el campo y pulse el botn Eliminar.

Cambiar el formato del informe de tabla dinmica


Site el cursor sobre la tabla dinmica y siga estos pasos Herramientas de Tabla dinmica
DiseoDiseo Diseo de informe

Campo de una tabla que utiliza una frmula creada por el usuario. Pueden realizar clculos utilizando otros campos de la
tabla dinmica.

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Grfico dinmico
Cree una tabla dinmica, teniendo en cuenta que los campos de fila sern campos de categora
en el grfico y los campos de columna sern campos de serie en el grfico slo existen estos
campos si el informe de tabla dinmica tiene un formato sin sangra -.
Con el cursor sobre la tabla dinmica siga estos pasos: Herramientas de Tabla dinmica
Opciones Herramientas Grfico dinmico.

Seleccione el tipo y el subtipo de grfico. Puede cualquier tipo excepto el de XY (Dispersin), de


burbujas y de cotizaciones.

El resultado es similar a cualquier otro grfico, salvo que muestra un panel de filtros del grfico
dinmico, que le permite:
En los campos de leyenda (series), mostrar / ocultar series.
En los campos de eje (categoras), mostrar / ocultar puntos de las series.
En Filtro de informe, aplica el filtro sobre el grfico.

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Plantillas
En este captulo se describe cmo crear, modificar y utilizar plantillas de hoja de clculo y de
libro.
Plantilla es un libro creado por el usuario que se utiliza posteriormente como base para otros
libros similares. Pueden crearse plantillas para los libros y las hojas de clculo.
La plantilla predeterminada para los libros se denomina Libro.xltx y la plantilla predeterminada
para las hojas de clculo, Hoja.xltx.
La configuracin que guarde en una plantilla determinar las siguientes caractersticas de los
nuevos libros y hojas de clculo basados en la misma:
Nmero y tipo de hojas.
Formatos de celda y hoja definidos mediante los comandos del men Formato.
Modelos de celda
Formatos de pgina y configuracin del rea de impresin de cada hoja.
El texto que se desee repetir en cada nuevo libro u hoja de clculo, como los encabezados de
pgina y los rtulos de filas y columnas.
Datos, frmulas, grficos y otra informacin que se desee que contenga cada nuevo libro u hoja
de clculo.
Barras de herramientas personalizadas, macros, hipervnculos y controles ActiveX en
formularios. Para hacer que una barra de herramientas personalizada est disponible en los
nuevos libros que se basen en una plantilla, asigne la barra de herramientas a la plantilla.
Las reas del libro ocultas o protegidas; por ejemplo, pueden ocultarse hojas, filas y columnas e
impedirse que se realicen cambios en las celdas de la hoja de clculo.
Las opciones de clculo del libro y las opciones de presentacin de la ventana que se hayan
definido mediante el comando Opciones (men Herramientas).

1. Crear plantilla de libro


Cree un libro que contenga las hojas, texto predeterminado, frmulas, macros, estilos, ... que
desee y utilice el Botn Microsoft Office Guardar como.
En el cuadro Guardar como tipo seleccione Plantilla (*.xltx).
En el cuadro Guardar en seleccione la carpeta donde desee almacenar la plantilla.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee dar a la plantilla.
Las plantillas personalizadas se guardan en:
C:\Users\Usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas.
Para mostrar una imagen de la primera pgina de una plantilla en el cuadro Vista previa del
cuadro de dilogo Plantillas (Nuevo libro), haga clic en el Botn Microsoft Office Preparar
Propiedades.

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Le mostrar por debajo de la cinta de opciones los elementos para que asigne propiedades al
documento (autor, ttulo, ). En la parte superior, en el desplegable Propiedades del documento,
seleccione Propiedades avanzadas

Le mostrar el cuadro de dilogo con todas las propiedades organizadas por categoras. En
Resumen, marque la casilla de verificacin Guardar vista previa.

2. Crear plantilla de Hoja


Debe realizar los mismos pasos que en el caso de la plantilla de libro. La diferencia es que en
este caso slo trabajar con una nica hoja en el libro.

3. Utilizar plantilla de libro


Utilice el Botn de Microsoft Office Nuevo.

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Seleccione Mis plantillas en la lista izquierda y le mostrar el cuadro de dilogo con todas las
plantillas personalizadas que haya creado. Seleccione una de ellas y pulse el botn Aceptar.

4. Utilizar plantilla de Hoja


Pulse el botn derecho del ratn cuando el puntero seale una etiqueta de hoja, y en el men
contextual seleccione Insertar. En el cuadro de dilogo seleccione la plantilla y pulse el botn
Aceptar.

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