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ADMINISTRACIN

DE PROYECTOS DE
DESARROLLO DE
SOFTWARE

M. en C. Nancy Aguas

Unidad 2. reas operativas


1.

2.

3.

4.

Recursos humanos
El manejo de recursos humanos
Personal y roles de proyectos
Modelos de equipo
Distribucin de informacin
Aprovisionamiento
Plan de procuracin de bienes o servicios
Administracin y cierre de contratos
Riesgos
Planificacin de la gestin del riesgo
Identificacin y anlisis del riesgo
Planificacin de la respuesta al riesgo
Control y monitorizacin del riesgo
Calidad
Planificacin de la calidad
Aseguramiento de la calidad
Control de la calidad

Recursos humanos
El xito del proyecto depende de su gente

Estructura organizativa y
competencias
Planeacin de la
organizacin
Descripcin de puestos
y perfiles
Gestin de
Recursos
Humanos

Seleccin de
colaboradores

Desarrollo de equipos
de trabajo

Recursos humanos
El

manejo de RH tiene particularidades:

Naturaleza

temporaria
Diferentes estilos de trabajo
En

proyectos, es importante definir roles y


responsabilidades y determinar lneas de
autoridad y comunicacin.

Los

organigramas ayudan a comprender la


estructura y jerarquas de control.

Recursos humanos
Disear

una organizacin:

Tipo de estructura
Sistema de comunicacin
Divisin de tareas, coordinacin, control, autoridad
y responsabilidad necesarios para alcanzar los
objetivos organizacionales.

Un

buen diseo organizacional facilita el flujo de


informacin y de toma de decisiones, clarifica
autoridades y responsabilidades, y crea los niveles
deseados de coordinacin entre departamentos.

Recursos humanos
Organigrama

- Estructura funcional
Gerente
general

Ingeniera

Marketing

Produccin

Recursos humanos
Organigrama

- Estructura funcional

Recursos humanos
Organigrama

- Estructura funcional

Recursos humanos
Organigrama

- Estructura matricial
Gerente
general

Ingeniera

Marketing

Produccin

Proyectos

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Por comisiones

Recursos humanos
Organigrama

- Estructura matricial

Recursos humanos
Organigrama

Por proyectos

Recursos humanos
Estructuras organizativas en una organizacin
FUNCIONAL

MATRICIAL

POR PROYECTOS

Superior identificado

Reporta al Lder del


proyecto y al Mando
funcional

El personal reporta
directamente al Mando
Superior

Actan por
especialidad

Lder de proyecto de
tiempo completo

Enfoque fragmentado

Control total sobre el


presupuesto, recursos
materiales

Autoridad y toma de
decisiones compartida El mando superior tiene
responsabilidad
administrativa sobre el
personal

Varios responsables

Puede disponerse de un
pool de recursos

Recursos humanos
El

mayor
problema
comunicaciones.

lo

constituyen

las

Las

organizaciones que se dirigen puramente por


proyectos, tambin tienen problemas de
productividad, suelen disponer de recursos en
diferentes proyectos, que aun cuando estn
ubicados en zonas geogrficas alejadas, no
dejan de ser redundantes.

Las

organizaciones de tipo matricial, muestran


una mejor eficiencia en la disposicin de
personal.

Competencias
Capital

humano con competencias

Competencias
Las

competencias de los colaboradores se eligen


en
funcin
del
tipo
de
proyecto,
responsabilidades, funciones y tareas a realizar.

Tarea
Responder a los
requerimientos de
los clientes

Comportamiento

Competencias

Escuchar e indagar
para clasificar las
necesidades

Actitud de
escuchar

Identificar las
soluciones

Resolucin de
problemas

Brindar respuestas
claras y concisas

Comunicacin

Competencias
Competencias requeridas en el capital humano
Competencias tcnicas
Alto

Competencias humanas

Bajo
Niveles operativos

Mandos medios

Niveles superiores

Competencias
Qu

competencias se requieren en los


proyectos?

Personal y roles de
proyecto

Roles en la empresa:

PS (project sponsor): patrocinador del proyecto

UCP (user community participant): usuario participante

UC SME (user community subjetc matter expert): usuario


experto en la materia

ITM (IT manager): gerente de sistemas

IT SME (IT subjetc matter expert): personal informtico experto


en la materia.

Personal y roles de
proyecto

Roles del proyecto:

PM (project manager): gerente del proyecto


PL (project leader): lder del proyecto
LM: gerente / administrador de logstica
SME (subject matter expert): experto en la material
AR: arquitecto de la solucin
TR (training): personal de capacitacin
QAM (quality assurance manager): gerente de
aseguramiento de calidad
QA (quality assurance): personal de manejo de calidad

Personal y roles de
proyecto

Personal de proyectos informticos:

AN: analista
UID (User interface designer): personal de diseo de
interfaces de usuario
DOC: personal de documentacin
DBA (Data Base Administrator): Gerente / administrador
de base de datos
SA: Administrador del sistema y administrador de redes
CM: personal de manejo de versiones / configuraciones
DM (Data modeler): modelador de datos
DEV: personal de desarrollo y programacin
TEST: personal que realiza pruebas

Personal y roles de
proyecto

Los gerentes de proyecto deben tener una alta


propensin al logro, se requiere de ellos que
completen sus proyectos en tiempo, costo y
calidad, a satisfaccin del Cliente.

Metas - desarrollo y crecimiento personal y el de su

organizacin:
Obtener el compromiso de las personas de su equipo
del proyecto, asignadas a diversas tareas.
Lograr la coordinacin y colaboracin entre diferentes
grupos de trabajo, centros de responsabilidad y
organizaciones.
Mantener un flujo rpido y constante de la
informacin.
Llevar el proyecto a trmino, de una forma eficiente,
ordenada y progresiva.

Personal y roles de
proyecto
Qu

funciones se realizan en cada puesto?


Cules son sus responsabilidades?

Ejemplo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Administrador de proyectos

Establecer (con el cliente) los objetivos, requisitos y


criterios de xito del proyecto.
Identificar actores del proyecto o stakeholders.
Planificar la integracin de fases, tareas, organizacin y
equipo.
Identificar reas de riesgo y disear una estrategia para
su manejo.
Determinar una divisin del trabajo, un programa de
trabajo y un presupuesto detallado.
Formar el equipo en un todo integrado.
Delegar tareas, asegurar un control de proyecto, el
seguimiento del plan del proyecto y comunicacin.

Personal y roles de
proyecto
Ejemplo:
8.
9.
10.
11.

12.
13.
14.
15.
16.

Administrador de proyectos

Ejecutar el plan del proyecto, resolver problemas y


remover obstculos.
Dirigir el proyecto de manera que se reconozcan las
fases y que las tareas se completen e integren.
Monitorear, revisar y actualizar continuamente la
planificacin del proyecto.
Motivar y organizar las tareas de forma que construyan
esa motivacin.
Resolver conflictos rpida y razonablemente.
Decidir prioridades y negociar compromisos.
Pronosticar los resultados finales y realizar prontas
correcciones.
Asegurar una adecuada y oportuna realizacin de los
registros y documentacin del proyecto.
Identificar los programas de entrenamiento, pruebas y
puesta en servicio necesarios para el proyecto.

Seleccin de
colaboradores

Fuentes de reclutamiento:

INTERNO

EXTERNO

Promociones

Fuentes de la empresa

Planes de sucesin

Referencias del personal

Transferencias

Contactos informales

Ofertas de empleo

Presentaciones espontneas

EXTERNO
Internet
Diarios
Bancos

Universidades

EXTERNO
Agencias
Consultoras
Head hunters

Seleccin de
colaboradores

Seleccionando el personal:

El currculum vitae.
Elaboracin
Presentacin, informacin personal, informacin laboral,
Lectura

Carta de presentacin o cover letter


Introduccin al CV.
Los 2 tipos son:
La que se enva junto al CV en respuesta a ofertas concretas
de empleo.
La dirigida en fro, sin ser respuesta concreta para cubrir
ningn puesto.

Seleccin de
colaboradores

Curriculum Vitae en ingls (Resume):

Personal information (name, address, telephone number, and


e-mail address.)

Qualifications

Professional experience

Education

Additional sections (professional affiliations, activities & interests,


special skills [computer], languages, awards & achievements)

Seleccin de
colaboradores

Un Curriculum Vitae inteligentemente presentado no slo


abre las puertas a una entrevista, adems consigue que
dicha entrevista sea tambin esperada y deseada por el
potencial empleador.

Entrevistas de seleccin

Tres dimensiones: puede, quiere, es compatible?


Pasos:
1. Preparacin de la entrevista
2. Recepcin del postulante
3. Inicio de la entrevista
4. Ejecucin de la entrevista
5. Finalizacin de la entrevista
6. Informe de la entrevista

Ejercicio
Utilizando

la plantilla de descripcin de puestos,


en equipo describir el puesto y perfil de:

PM (project manager): gerente del proyecto


QAM (quality assurance manager): gerente de
aseguramiento de calidad
TEST: personal que realiza pruebas

De

ser necesario complementar con


informacin con informacin de internet.

esta

Tarea
En

Definir la estructura organizativa de su empresa/proyecto,


especificando los roles y lneas de autoridad.

De

equipo

forma individual

Elaborar su curriculum vitae en ingls

Fecha

lmite:

Modelos de equipo

Un equipo es un grupo de personas organizadas,


que trabajan juntas para lograr una meta.
[Donellon, A. 2010]

Tipos de equipos:
Funcional
Interfuncional
Especial
Ad-hoc
Comit
Alto rendimiento

Vdeo (3) sobre equipo de trabajo:


http://www.youtube.com/watch?v=1qzzYrCTKuk

Equipos de trabajo

Roles en los equipos de trabajo


Dinamiza, estructura,
acta, arrastra

Empresario

Aporta ideas
originales, remueve
los prejuicios

Tiene perspectiva,
razona, evala

Creativo

Analista

Colaborador

Equipo

Investigador
de recursos

Relaciona, descubre y
moviliza los recursos

Pone en prctica,
realiza, privilegia el
inters general

Coordinador

Compaero
de equipo

Finalizador

Termina el trabajo,
vigila los detalles,
integra las
restricciones

Establece prioridades,
orienta y hace
converger las
contribuciones de
cada uno, delega.

Coopera, busca la
cohesin y la unidad
de grupo

Desarrollo de equipos de
trabajo

Roles negativos en los equipos de trabajo


Obstructor

Evasivo

Equipo

Soberbio

Dominante

Vdeo (4) sobre roles en el equipo de trabajo:


http://www.youtube.com/watch?v=7amvsNLymbM&feature=related

Tipos de equipo segn su


organizacin

Bussiness team

Lo dirige un lder tcnico.


Son pares, cada uno se especializa en un tema.

Funciona bien con equipos pequeos y estables.

Superestrellas

Deslumbrantes, efectivos, ambiciosos, intocables.


Puede ser un equipo difcil de controlar.
Aceptan retos.

Tipos de equipo segn su


organizacin

Skunk works

Desarrolladores con talento y creatividad.


Trabajan como una caja negra.
Muy dedicado, alto sentido de pertenencia.
Excntrico y poco sensible hacia aspectos institucionales.

SWAT (special weapons and tactics)


Especializados, en intervenciones criticas.
Alto rendimiento, disciplinados.
Aceleran tareas de una ruta critica.
Requieren mucha atencin, capacitacin
e inversin de la empresa.

Tipos de equipo segn su


organizacin

Chief-programmer

Se comporta como un equipo de mdicos de un


quirfano:

Uno, el ms productivo, es el cirujano jefe, el que


desarrolla la mayora del proyecto; el resto estn para dar
soporte y descongestionar al jefe de las tareas ms
sencillas.

El jefe debe ser excepcionalmente bueno en lo que


hace.

Fases de desarrollo de
equipos de trabajo

Eficacia
Autocontrol
Conflicto

Formacin

Desarrollo de equipos de
trabajo

Etapas en el desarrollo y roles asociados


Etapa

Qu
sucede?

Formacin
Encuentro

Entusiasmo,
altas
expectativas,
establecimient
o de reglas y
normas

Conflictiva
Conmocin

Competencia
entre los
miembros del
equipo,
confusin en
torno a roles y
tareas,
desmoralizaci
n, conflicto

Rol

Comportamiento

Empresario

Inicia y activa el trabajo. Da


direccin y visin al grupo

Colaborador

Permite fijar prioridades e


investigar los medios para
planificar y alcanzar objetivos

Compaero de
equipo

Permite regular los conflictos,


disminuir las tensiones y la
competencia en virtud de su
capacidad para buscar el
consenso, escuchar y tomar en
cuenta a cada uno.

Creativo

Permite hallar ideas que ayuden


al grupo a salir del conflicto.

Impacto
Estos dos papeles
permiten movilizar el
grupo hacia sus metas,
distribuir roles y dar un
mtodo de trabajo al
grupo que necesita
estructurarse

Estos papeles permiten


al grupo superar el
conflicto, aportar
flexibilidad y llegar a
acuerdos.

Desarrollo de equipos de
trabajo

Etapas en el desarrollo y roles asociados


Etapa

Regulacin
Autocontrol

Desempeo
Eficacia
Produccin

Qu
sucede?
Se establecen
rutinas de
trabajo, se
forma el
trabajo en
equipo, se
desarrolla la
confianza
entre los
miembros

Esperanza,
productividad,
liderazgo
compartido

Rol

Analista

Comportamiento
Su perspicacia permitir al
grupo avanzar con rigor y
mtodo de trabajo.

Coordinador

Sus aptitudes para hacer


trabajar a los dems,
movilizarlos hacia metas
comunes y decidir, ayudan al
avance del grupo

Finalizador

Sus aptitudes para respetar los


plazos y la calidad del trabajo
permiten mantener movilizado
al grupo hacia su eficiencia, y
garantizar la calidad del
producto final.

Investigador de
recursos

Su red de relaciones, su
curiosidad y su apertura exterior
permiten hallar otras
perspectivas y nuevas ideas.

Impacto

En esta etapa se han


solucionado las
tensiones y el grupo se
moviliza hacia sus
objetivos.

Mantienen al grupo
con inters por el
trabajo y
cumplimiento de
objetivos hasta que el
proyecto haya
finalizado.

Tamao de los equipos de


trabajo

De que tamao debe ser el equipo?

Cuidar la magnitud de la comunicacin: la cantidad de


canales crece exponencialmente conforme al numero
de nodos.

Kcanales = n (n-1) / 2

Lo optimo es 6 o menos.

Se recomienda un nmero impar.

Tamao de los equipos de


trabajo

nicamente tener equipos grandes cuando las


tareas son bastante simples y claras.

Dividir equipos grandes en pequeos si se esta de


acuerdo en delegar tareas conforme sea necesario.

Equipos de trabajo
Entender lo que hacen los equipos nos ayuda a
preparar al equipo para el xito
Identificar la misin del equipo
Reconocer el alcance de la actividad del equipo
(actividades y resultados esperados, recursos
disponibles, limitaciones, autoridad tiempo)

1.
2.

Identificar los roles necesarios en el equipo


Seleccionar los miembros adecuados para el equipo
Estar atento a las seales de fracaso.

3.
4.
5.

Ser sensible a las motivaciones de las personas


Ser claro respecto a las contribuciones y recompensas

Equipos de trabajo

Como liderar un equipo


1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Reconocer el proceso del equipo


Organizar una reunin de lanzamiento
Asegurar que todos los miembros del equipo tengan
metas claras
Establecer las reglas bsicas
Asumir el rol como lder
Mantener la comunicacin en el equipo
Enfocarse en el desempeo general
Construir la colaboracin a partir del conflicto
Empoderar a su equipo
Realizar sesiones peridicas fuera de tiempo
Vdeo (5) sobre liderazgo sobre recursos humanos:
http://www.youtube.com/watch?v=NSjbpWhGWQA&feature=plcp

Equipos de trabajo

Como manejar los problemas en un


equipo?
Descubrir cual es el problema
Poner manos a la obra

1.
2.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Hablar de persona a persona


Analizar faltan conocimientos? falta de compromiso?
Hablar con otros miembros del equipo
Hablar nuevamente con la persona, explicar la meta del
equipo y la importancia de su rol.
Dar feedback positivo
Si la actitud no mejora considerar sacar del equipo.

Aplicar su liderazgo

3.
1.
2.
3.

Intervenir rpidamente cuando sea necesario


Disolver facciones
Confrontar el conflicto entre 2 individuos

Equipos de trabajo

Como evaluar el desempeo de un


equipo?
1.

Determinar los factores de resultados (logro de metas,


satisfaccin
del
cliente,
trabajo
completado,
conocimientos y habilidades adquiridas).

2.

Elegir
mtodo(s)
de
evaluacin de externos..).

3.

Definir la forma de evaluacin por miembro (evaluacin


de pares, satisfaccin del cliente, autoevaluacin,
evaluacin del lder, de la alta direccin).

evaluacin

(benchmarking,

Procesos de mejora en
equipos de trabajo

PSP

Qu es?
Es

un ciclo de vida del proceso de software


que se caracteriza por: ser definido, conciso,
altamente prescriptivo y rpido.

Se

enfoca a nivel personal: orientado a


manejar la mejora continua de habilidades.

Se

utiliza para guiar la planeacin y desarrollo


de mdulos de software o pequeos
programas

Principios del PSP


Planificar

sus trabajos antes de comprometerse a


comenzar una tarea.
Medir el tiempo que pasan en:

Cada paso de la tarea.


Los defectos que agregan y remueven.
Los tamaos de los productos que producen.

Planificar,

medir, y realizar un seguimiento de la


calidad del producto.
Enfocarse en la calidad desde el comienzo de
la tarea.
Analizar los resultados obtenidos de cada tarea y
utilizar esos datos para mejorar sus procesos
personales.

Fases del PSP


Las

fases que se necesitan para llevar a cabo un


trabajo utilizando PSP son:

Medicin Personal (PSP0)


Planificacin Personal (PSP1)
Calidad Personal (PSP2)
Proceso Personal Cclico (PSP3)

Leer informacin sobre PSP:


http://ingsw.ccbas.uaa.mx/sitio/images/material/psp.htm

Fases del PSP

TSP

Qu es?

Es metodologa para dirigir el trabajo de mejora y


desarrollo de software adems de establecer un entorno
donde el trabajo efectivo de equipo sea normal y
natural.

Gua los miembros de los equipos en el trabajo de


mantenimiento y desarrollo.

Tambin muestra cmo construir un equipo auto dirigido


y cmo ser un efectivo miembro del equipo

Objetivos de TSP
Generar

un marco basado en PSP.

Desarrollar

productos en varios ciclos.

Establecer

estndares para medir la calidad y


el comportamiento.

Proporcionar
Evaluar
Guas

mtricas para equipos.

roles y equipos.

para solucin de problemas en equipos.

Fases de TSP

Lanzamiento:

Estrategia
Planeacin
Requerimientos
Diseo
Implementacin
Prueba
Postmortem

Leer informacin de TSP: http://www.sg.com.mx/content/view/1070

En conclusin..

Comunicacin

La comunicacin es una herramienta que nos


puede ayudar como administradores de proyectos
a motivar al equipo de trabajo.

til para atender a los involucrados clave:

Administrador de proyecto
Equipo de trabajo
Cliente o destinatario
Patrocinador

Comunicacin

5 pasos para la comunicacin efectiva (Michael S.


Terrel):
1.

2.
3.
4.
5.

Escuche
Piense con claridad
Discuta abiertamente
Desarrolle sensibilidad
Responsa rpidamente a las necesidades

Comunicacin

Gestionar la comunicacin del proyecto implica:

Planear y determinar la distribucin hacia todos los


interesados

Planear y determinar el tipo y frecuencia


informacin para cada uno de los grupos

Realizar reuniones para revisar avances (establecer


periodicidad)

Informes de avances

Gestionar a los interesados

Plan de comunicacin

de

Planificar las
comunicaciones

Para planificar las comunicaciones es importante


plantearse:

Quin necesita la informacin?


Qu informacin necesita?
Cundo la necesitar?
Cmo le ser suministrada?
Por quin le ser suministrada la informacin?

Distribucin de
informacin

Para decir como distribuir es importante plantearse:

La urgencia de la necesidad de informacin


La disponibilidad de la tecnologa
El personal previsto para el proyecto
La duracin del proyecto
El entorno o ambiente de trabajo

Plan de administracin de
las comunicaciones

Este debe contemplar:


1.
2.
3.

4.
5.
6.

7.

Polticas de comunicacin
Objetivos de la comunicacin
Mensajes a enviar o recibir
Grupos de involucrados, previamente definidos
Tecnologas o medios a emplear para establecer la
comunicacin
Esquema de comunicacin
Programa de comunicacin

Distribucin de
informacin

Herramientas de comunicacin:

De cdigo abierto

De escritorio: kplato, open workbench, gantt project, etc.


Web: dotProject, teamwork, projectPier, etc.

Comerciales

De escritorio: Primavera, Microsoft Project, etc.


Web: @task, 24SevenOffice, basecamp, etc.

Ejercicio

Revisar los listados de herramientas para trabajo


colaborativo de proyectos de software:
http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_projectmanagement_software
https://spreadsheets.google.com/spreadsheet/pub?hl=en&k
ey=0Ahw066SJeeSadFJGWXRTUVVfaE1WWmpkU09WUkt6Z0E&
hl=en&gid=0
Si es necesario, complementar con otras bsquedas.

Por equipo:
1.

Hacer un cuadro comparativo de las 12 mejores


herramientas: cdigo abierto (3 de escritorio y 3 web)
y comercial (3 de escritorio y 3 web). Se deben incluir
sus caractersticas, ventajas y desventajas.

2.

Definir la herramienta con la cual trabajar el equipo.

Reforzando

Videos:
Liderazgo sobre los recursos humanos al ejecutar un
proyecto
El

trabajo con equipos transculturales

Lecturas:
25 secretos para mantener motivado a tu equipo
Los equipos multigeneracionales y su impacto en la
Gestin de Proyectos
Cmo hacer disfuncional a tu equipo

Tarea
Individual

Escucha el podcast sobre TSP y PSP de:


http://www.ibm.com/developerworks/ssa/podcast/13/de
velopercast-13-tsp-psp.mp3

y posteriormente responde el cuestionario de


TSP/PSP

Por

equipo :

Elaborar un plan de administracin de la


comunicacin para su proyecto conforme a los puntos
mencionados.

Unidad 2. reas operativas


1.

2.

3.

4.

Recursos humanos
El manejo de recursos humanos
Personal y roles de proyectos
Modelos de equipo
Distribucin de informacin
Aprovisionamiento
Plan de procuracin de bienes o servicios
Administracin y cierre de contratos
Riesgos
Planificacin de la gestin del riesgo
Identificacin y anlisis del riesgo
Planificacin de la respuesta al riesgo
Control y monitorizacin del riesgo
Calidad
Planificacin de la calidad
Aseguramiento de la calidad
Control de la calidad

Aprovisionamiento
El

personal debe contar con lo necesario para


realizar su trabajo por lo que debe existir un plan
de procuracin de bienes que contemple:
Quin

controlar los presupuestos en la empresa?


Qu rol tendrn los miembros del proyecto en
relacin con el abastecimiento?
Cmo se coordinar el abastecimiento con otros
procesos: agendas, avance de proyecto, etc?
Qu tipo de contrato es el mas conveniente?
Dnde se podrn encontrar los documentos
relacionados con las polticas de abastecimiento?

Video: http://www.youtube.com/watch?v=8dLwNVBeNQs

Plan de procuracin de
bienes o servicios
Planificar las
adquisiciones

Qu se adquiere?

Planificar la
contratacin

Reglas para comprar:


Preparar documentos.
Identificar fuentes de abastecimiento

Solicitar respuestas del


proveedor

Propuestas y ofertas (licitacin)

Gestin de las
adquisiciones
Seleccin del
proveedor

Administracin del
contrato

Cierre del contrato

Criterios de seleccin

Asegurar el cumplimiento de los


requerimientos contractuales

Acuerdo formal

Planes

Dependiendo del tamao del proyecto se puede


requerir un administrador o gerente especfico para
planear y supervisar los aspectos logsticos.

El plan de procuracin o abastecimiento va


enfocado hacia necesidades de apoyo en bienes o
servicios
In-house
Outsource
Application

service provider (ASP)


Compra, renta, etc.

Hacer vs. comprar


Factores

que influyen en la produccin interna.

Falta

de calidad
Know-how o experiencia
Mantener un nivel mnimo de utilizacin de la planta

Factores

que influyen en la provisin externa

Especializacin

y economa escala
El proveedor es prioritario de las licencias o insumos
Si

no lo debe hacer cmprelo hecho

Planificacin de compras
y adquisiciones

Hay

que identificar:

Qu

insumos requieren de abastecimiento externo?

Cuntos

insumos sern necesarios?

Cundo

ser necesario el abastecimiento?

Cmo

ser la logstica de abastecimiento?

Caractersticas

externos.

de

los

potenciales

proveedores

Tipos de contratacin
Contratos:

convenios entre un contratista y un


cliente. Busca evitar conflictos de interpretacin
y tener una comprensin clara.

Ejemplos:
Precio

fijo/precio variable
Pago anticipado / pago a la entrega
Por tiempo y materiales / llave en mano

Proveedores
Criterios

de seleccin del proveedor:

Representante

legal
Experiencia en proyectos similares
Cultura del trabajo
Infraestructura
Sistema de calidad
Conocimientos, habilidades y actitudes del personal
clave
Recomendaciones de clientes y proveedores
Solvencia econmica

Video:http://www.youtube.com/watch?v=7Fv_j9-lpiw

Seleccin con recursos de


fondos gubernamentales
Es

necesario informar sobre convocatorias de


licitaciones a proveedores potenciales.

Los

medios pueden ser:

Conferencias

publicas,
Anuncios publicitarios
Contacto directo a proveedores

Matriz de seleccin de proveedores


Criterio

Ponderacin

Proveedor 1

Proveedor 2

Proveedor 3

Calif.

Puntaje

Calif.

Puntaje

Calif.

Puntaje

1. Costo

20%

.8

1.4

2. Tiempo de
entrega

15%

1.2

1.05

.6

3. Funcionalidad

25%

1.25

2.25

4. Mantenimiento

10%

.6

.6

.4

5. Compatibilidad

10%

.8

.6

.4

6. Garanta

20%

1.2

1.2

1.2

TOTAL

100%

5.6

5.7

6.25

Administracin del contrato


Checklist del contrato
Anticipo
Pagos
Retenciones
Multas y premios
Programa de trabajo
Correspondencia con lo solicitado en el contrato
Apego a la calidad
Cambios al contrato
Garanta
Seguros (vicios ocultos, accidentes de trabajo)
Acta de recepcin de trabajo
Otros

Reforzando

Videos:
Logstica

en la empresa
Negociacin con Proveedores:
http://www.youtube.com/watch?v=NAGjaCt0Enw&feat
ure=related
Patrocinio de los Proyectos

Lecturas:

Plan de Adquisiciones: Quin, cmo, cundo, cunto con


quin?

Ejemplo
Plan de adquisiciones. Caso de Desayuno de Boda.
1.
2.

3.
4.
5.
6.
7.

Polticas de adquisiciones. Adquirir los mejores ingredientes sin


reparar en el precio.
Objetivos del plan.
Comprar los mejores productos para el
desayuno con el fin de garantizar que los alimentos queden
sabrosos y sean sanos.
Qu adquirir externamente? Arreglo de flores y frutas para las
mesas y los insumos para preparar los platillos.
Listado de posibles proveedores. Tiendas de alimentos de prestigio
de carcter local.
Tipos de contratos a emplear. Contrato de precio fijo.
Programa de adquisiciones. Tres das antes del evento, los esposos
acudirn a adquirir los ingredientes junto con el coordinador.
Responsables. La pareja y el coordinador de boda.

Tarea

En equipo, considerar a su empresa como de nueva


creacin y que desarrollarn el proyecto diseo en la
asignatura ISOO:
1.

Realizar un plan de adquisiciones para poder desarrollar


el proyecto (revisar en la plataforma, en la carpeta
formatos, el documento de referencia)

2.

Realizar los formatos de contrato: uno para empleados


de su empresa y otro de compra-venta con
proveedores.

Fecha lmite

Unidad 2. reas operativas


1.

2.

3.

4.

Recursos humanos
El manejo de recursos humanos
Personal y roles de proyectos
Modelos de equipo
Distribucin de informacin
Aprovisionamiento
Plan de procuracin de bienes o servicios
Administracin y cierre de contratos
Riesgos
Planificacin de la gestin del riesgo
Identificacin y anlisis del riesgo
Planificacin de la respuesta al riesgo
Control y monitorizacin del riesgo
Calidad
Planificacin de la calidad
Aseguramiento de la calidad
Control de la calidad

Riesgo
Probabilidad

de ocurrencia de un evento.

Riesgo

es la vulnerabilidad de "bienes
jurdicos protegidos" ante un posible o
potencial perjuicio o dao para las personas
y cosas, particularmente, para el medio
ambiente.

Afecta

tiempo, costo y alcance en los


proyectos.

Video: Administracin del riesgo

Factores de fallos

Falta de reportes peridicos


Falta de autoridad
Mala comunicacin
Problemas de comunicacin entre los miembros del
equipo de trabajo
Falta de financiamiento inicial
Objetivos o agendas irreales
Mala planificacin
Manejo inadecuado de las herramientas de
administracin de proyectos.

Administracin del riesgo

Todo proyecto tiene riesgos


Se pueden eliminar todos los riesgos?

La

Administracin del riesgo es un proceso


sistemtico que identifica, analiza y responde a
los riesgos del proyecto.

El

anlisis del riesgo descubre


oportunidades para minimizarlos

nuevas

Administracin del riesgo


1. Planificacin

6.
2. Identificacin

Control y
monitoreo

5.

3. Anlisis
cualitativo

Planificacin de
la respuesta
4.

Anlisis
cuantitativo

1. Planificacin del riesgo


Cules

son los roles principales en el proceso?


cul es su responsabilidad?

Identificar

riesgo
Calificar y cuantificar
Definir acciones preventivas
Definir acciones correctivas

2. Identificar el riesgo

Registro
Categora

de riesgos identificados
Riesgo

Causa

Respuesta

3. Cualificacin el riesgo

Matriz
Categora

de cualificacin de riesgos
Riesgo

Probabilidad
de ocurrencia
(A, M, B)

Impacto
potencial
(A, M, B)

4. Cuantificacin el riesgo

Matriz
Categora

de cuantificacin de riesgos
Riesgo

Probabilidad
de ocurrencia
(valor
numrico)

Impacto
potencial
(valor
numrico)

5. Respuesta al riesgo

Matriz
Categora

de respuesta al riesgo

Riesgo

Evento
disparador

Acciones
preventivas

Acciones
correctivas

Responsable

6. Control y monitoreo
1.
2.
3.

4.
5.
6.

7.

Riesgos
Probabilidad de ocurrencia
Monto potencial del impacto
Eventos disparadores de los riesgos
Acciones preventivas
Acciones correctivas
Responsables

Ejercicio
Usando

el PMBOK Guide (en biblioteca):

1.

Citar los elementos que integran los procesos en la


administracin de riesgos del proyecto.

2.

Responder Por qu es importante realizar la


administracin del riesgo en un proyecto? Cules
seran las ventajas y desventajas de no hacerlo?

Tarea
Por
1.

2.
3.
4.

equipos:

Leer el proceso asignado de gestin del riesgo del


libro Gestin de Proyectos de Pablo Lled (HD 69
.P75 L44 2007).
De ser necesario, complementar con informacin
de PMBOK.
Elaborar una presentacin del tema e incluir una
aplicacin prctica del tema para proyectos.
La presentacin deber realizarse en clase, con
duracin mxima de 20 min.

Unidad 2. reas operativas


1.

2.

3.

4.

Recursos humanos
El manejo de recursos humanos
Personal y roles de proyectos
Modelos de equipo
Distribucin de informacin
Aprovisionamiento
Plan de procuracin de bienes o servicios
Administracin y cierre de contratos
Riesgos
Planificacin de la gestin del riesgo
Identificacin y anlisis del riesgo
Planificacin de la respuesta al riesgo
Control y monitorizacin del riesgo
Calidad
Planificacin de la calidad
Aseguramiento de la calidad
Control de la calidad

Discusin
Qu

es la calidad?

Cmo

podemos decir que un producto o


servicio tienen calidad?

Cul

es su importancia?

Cunto

cuesta la calidad?

Calidad
La

administracin de la calidad debe incluir


los procesos necesarios para que el proyecto
satisfaga los objetivos para los cuales fue
desarrollado.

Segn

el PMBOK se distinguen 3 procesos de


gestin de la calidad:
1.

2.
3.

Planificacin de la calidad
Aseguramiento de la calidad
Control de la calidad

1. Planificacin de la calidad
Busca

identificar los estndares de calidad del


proyecto y como alcanzarlos. El resultado de
esto es la obtencin de un plan, mtricas,
check list.

La

planificacin se realiza en funcin a la


poltica de calidad. Si no existe, desarrollarla:
propsitos y objetivos de calidad.

1. Planificacin de la calidad
Existen

normas o estndares de calidad:

IEEE 730, Standard for Software Quality Assurance


Plans

De

acuerdo con PMBOK, en este proceso se


pueden utilizar las siguientes herramientas:

Anlisis costo-beneficio
Costo de la calidad
Benchmarking
Diseo de experimentos
Etc.

2. Aseguramiento de la calidad
Un buen plan, si no se cumple no sirvi de nada
Es

el conjunto de acciones sistemticamente


planificadas para proveer las herramientas
adecuadas para que un producto, proceso o
servicio cumpla los requisitos de calidad
establecidos.

2. Aseguramiento de la calidad
Hay

que medir la calidad del producto durante


todo el ciclo de vida, en trminos de:
Diagramacin

y documentacin

Configuracin

del producto (mantenimiento)

Perspectiva

de los usuarios y operabilidad

2. Aseguramiento de la calidad
De

acuerdo con PMBOK, en este proceso se


pueden utilizar las siguientes herramientas:
Auditorias

de calidad
Anlisis del proceso
Herramientas y tcnicas para el control de
calidad y para la planificacin de calidad.

3. Control de calidad
Es

el conjunto de tcnicas y actividades


operativas que se utilizan para verificar que se
cumplan los requisitos de calidad establecidos.

En

este proceso, se estudian alternativas para


eliminar causas que producen los desvos de
calidad.

3. Control de calidad
Para

eliminar los problemas que suscitan la falta


de calidad es necesario:
1.
2.
3.
4.

Identificar insumos controlables y el producto o


proceso,
Definir las caractersticas deseables del producto o
proceso y el nivel mnimo de calidad aceptable
Identificar los insumos controlables que podran
afectar el nivel de calidad
Definir la respuesta deseada en caso que un factor
incontrolable vare.

3. Control de calidad
De

acuerdo con PMBOK, en este proceso se


pueden utilizar las siguientes herramientas y
tcnicas para el control de calidad:

Inspeccin
Muestras estadsticas
Anlisis de tendencias economtricas
Diagramas de control: flujo de procesos, control
de
bandas,
causa-efecto,
Pareto,
de
comportamiento, de dispersin, histogramas.

Algunas mtricas de defectos


Tipos

de solicitudes de cambio (Cos)

COo Defectos crticos


CO1 Defectos normales
CO2 Mejoras
CO3 Nuevas caractersticas
DT Tiempo de sistema cado o no utilizable.
UT Tiempo de sistema en operacin (utilizable)
RT Tiempo promedio para cerrar Cos
Tiempo

medio entre fallas (MTBF)

MTBF= UT / Cantidad de COo

Preparacin para las pruebas


No

dejarlo para el ltimo momento, hay que


planearlas y preparar los datos de prueba.

Las

pruebas se derivan directamente de los


casos de uso

Pruebas unitarias
Pruebas de integracin
Pruebas de aceptacin

Todo

producto tiene fallas es necesario


especificar los criterios con los que pasa o no
pasa una prueba.

Prevenir..

Costos en actividades de prevencin:

Actividades adicionales de planeacin


Educacin y capacitacin
Mejoras en el diseo
Personal dedicado a la calidad
Auditorias y pruebas de calidad

Costos de la mala calidad en la correccin

Desecho
Trabajo repetido
Reparaciones
Reemplazos y reposiciones
Perdida de oportunidades de negocio

Ejercicio
Contestar el cuestionario sobre calidad.

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