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Gestin y Simulacin de un Centro Logstico Aeronutico.

CAPITULO 2. Gestin del almacn.


2.1.- INTRODUCCIN A LA GESTIN DEL ALMACN.
El concepto de almacn ha ido variando a lo largo de los aos,
ampliando su mbito de responsabilidad dentro de la funcin logstica.

Actualmente, la gestin de un almacn se define como:

Proceso

de

la

funcin

logstica

que

trata

la

recepcin,

almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto


de consumo de cualquier material- materias primas , semielaborados,
terminados, as como el tratamiento en informacin de datos generados.

As, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la


recepcin del elemento fsico en las propias instalaciones y se extiende al
mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior
tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello.
La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos
Logsticos entre la Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de
Pedidos y Distribucin. La propia evolucin de la Logstica ha provocado
el solapamiento de funciones y responsabilidades, llegando a la confusin,
principalmente entre la Gestin de Inventarios y la Gestin de Almacenes.

El

mismo

origen

de

la

existencia

de

un

almacn

fundamentalmente, la necesidad de mantener inventarios marca el


lmite entre la Gestin de Existencias y la Gestin de Almacenes.

Fernando Asencio Baixauli

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Del mismo modo, la Gestin de Almacenes ve finalizada su funcin
cuando los objetos almacenados pasan a ser pedido. A partir de ah, el
mbito de responsabilidad se traslada al Proceso de Gestin de Pedidos y
Distribucin, como se ver mas alante.

2.2.- FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE


ALMACENES
La primera razn de ser de un almacn nace de la natural
imposibilidad prctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la
preparacin para consumo de un elemento material y el acto en s del
consumo, bien por pura imposibilidad de ajustar oferta con demando, bien
por las caractersticas del producto (perecederos, inflamables...)
Este fundamenta no acota el origen y destino del elemento
almacenado. Por ello, es aplicable tanto a necesidades externas de
consumo (clientes) como necesidades internas (clientes internos) entre
procesos o reas.
En segundo lugar, existen razones puramente financieras que dan
sentido al uso de almacenes por parte de una empresa. As, por ejemplo,
puede

salir

ms

rentable

realizar

aprovisionamientos

en

grandes

cantidades para reducir los precios, a pesar de necesitar mayor espacio


para su almacenamiento, o realizar movimientos de materiales en grandes
cantidades.
Independientemente de estas consideraciones, los tcnicos de
Gestin de Almacenes son aplicables a todo elemento fsico material que
forme parte de la compaa. Es decir, no slo aquellos que forman parte
directa del negocio, sino tambin cualquier documentacin generada.

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2.3.-IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE


ALMACENES.
Una de las caractersticas principales de un almacn es la ausencia
de actividades que aadan valor de manera directa - a los materiales
que maneja. Los fundamentos de su existencia evidencian una posicin
vital como proceso soporte de la funcin logstica y justifican la
necesidad de desarrollar una Gestin de Almacenes en toda su extensin,
con impacto tangible en factores de primer nivel para la empresa,
obteniendo los siguientes beneficios:

-Reduccin de tareas administrativas


-Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos
-Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante
-Mejora de la calidad del producto
-Optimizacin de costes
-Reduccin de tiempos de proceso
-Nivel de satisfaccin del cliente

Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de


almacenaje son:

Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible

Fernando Asencio Baixauli

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Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte

La Gestin de Almacenes es ampliamente contemplada en la ISO


9000. Desde la recepcin de mercancas hasta su salida de almacn,
pasando por la adecuada conservacin de los productos almacenados, la
ISO 9000 normalizo las actividades desarrolladas en el almacn, as como
las zonas que una empresa debe habilitar para el aseguramiento de su
sistema de calidad.
Pero adems, la norma implica al almacn el cumplimiento de otros
aspectos como la identificacin de los productos, factor este, fundamental
para la gestin de un almacn y para la trazabilidad de los mismos incluso
mas all del almacn, tambin contemplado por la norma.

2.4.-PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES


El mapa de procesos mostrado en el apartado 2.1, representa el
conjunto de actividades bajo la responsabilidad de la gestin de
almacenes. En l, un primer proceso de Planificacin y organizacin de la
funcin de los almacenes como subproceso inicial y que se extiende a lo
largo de todo el proceso.
En un segundo nivel, los subprocesos que componen la gestin de
las actividades y objetivos de los almacenes y que abarco lo recepcin de
los materiales, su mantenimiento en el almacn y el movimiento entre
zonas de un mismo almacn.

Por ltimo, la gestin de las identificaciones, registros e informes


generados a lo largo de los procesos anteriores.

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2.4.1.-PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN.
Este subproceso alcanza las actividades de carcter estratgico y
tctico, al tener que dar solucin a las necesidades de recursos y
ubicaciones en lnea con las polticas y objetivos generales de la
compaa; como por ejemplo, la modalidad de gestin de los almacenes,
su ubicacin, los recursos tcnicos y humanos necesarios, o la
planificacin de cada uno de los tres procesos operativos (recepcin,
almacn y movimiento).

2.4.2.-DISEO

DE

LA

RED

DE

DISTRIBUCIN

ALMACENAMIENTO
En primer lugar, una compaa necesita una Red de Distribucin
que permita responder a cambios en la demanda utilizando una ptima
combinacin de instalaciones, modalidades de transporte y estrategias.

Una Red de Distribucin es el conjunto de todos los centros de


distribucin, almacenes y rutas de transporte entre ellos.

El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y


ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de
manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms
orgenes hasta el cliente.

Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los


clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos:
Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o
el tamao de los mismos.

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Tras

tener

identificadas

las

necesidades

de

distribucin

almacenamiento, la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y


centros de distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms
eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

2.4.3.-RESPONSABILIDAD DE LA GESTIN DE LOS


ALMACENES
Tras definir la Red de Distribucin que necesita la compaa, la
primera gran decisin que una compaa debe realizar respecto al
almacenamiento de sus existencias es si debe autogestionar los almacenes
o subcontratarlos.

La decisin depende de numerosos factores. A continuacin se


presentan las ventajas y desventajas que presenta cada una de las
modalidades, de manera que una empresa pueda sopesar aquella que mejor
se ajuste a su situacin.

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Dentro de la denominacin de Gestin Propia se incluyen aquellos


almacenes cuyas instalaciones son propiedad de la misma compaa o son
alquilados a agentes externos, pero que es la propia compaa la que se
encarga de gestionarlo. Se refiere, por tanto, a la responsabilidad propia
de las actividades que se lleven a cabo en el almacn, independientemente
de la propiedad de las instalaciones.
La decisin respecto a la propiedad de las instalaciones responde
nicamente a criterios financieros, y es la propia empresa la que debe
sopesar la alternativa ms ventajosa para s misma.

En

casos

en

los

que

la

demanda

presenta

fluctuaciones

significativas o incluso que la demanda es difcilmente previsible, puede


ser til disponer de un almacn de gestin propia para un volumen de
existencias y recurrir a la subcontratacin de espacio durante periodos
determinados.

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La subcontratacin del almacn y por extensin el resto de las
funciones logsticas debe estar basada en las necesidades concretas de
la compaa, lo cual puede parecer simple, pero que requiere un
exhaustivo conocimiento interno de la organizacin y externo del sector.

Los criterios de subcontratacin se deben centrar en primer lugar en


asegurar una buena calidad del servicio, no permitiendo reducir el nivel de
calidad de la compaa (tanto la calidad tangible de las mercancas como
tiempos de entrega al cliente, paradas de produccin, etc). Junto con la
calidad del servicio, el precio. De hecho, el mayor porcentaje de las
subcontrataciones vienen promovidas por la bsqueda de reduccin de
costes.

Sin embargo, no hay que dejar de considerar otros factores que


pueden afectar a medio y largo plazo al xito de la decisin, como son la
cobertura del operador, el control de la red, instalaciones adecuadas a las
mercancas propias y tecnologas avanzadas de manipulacin y de
informacin, entre otros servicios aadidos que proliferan por la
expansin del sector.

2.4.4.-UBICACIN DE ALMACENES
La localizacin de los almacenes debe ser enfocada desde dos
puntos de vista:

Una visin general del mercado para acotarse geogrficamente a


un rea amplia.

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Una visin local del mercado que contemple aspectos particulares
de las zonas acotadas en la visin general.

Mientras que la visin general debe responder a criterios de


optimizacin del aprovisionamiento de materiales y de la oferta de
productos y servicios de la compaa, la visin local debe segmentar la
visin general e informar de las singularidades de cada subzona.

A lo largo de la historia se han desarrollado una serie de modelos


matemticos que permiten identificar la mejor ubicacin de un almacn
desde el punto de vista general. Los costes de transporte se erigen como el
factor de mayor consideracin y base de la mayora de los modelos. Entre
los ms utilizados se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover,
Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad.

Todos los mtodos mostrados son un buen camino hacia la


determinacin de un punto ptimo de ubicacin de un almacn, si bien no
ha de olvidarse la complejidad del problema por la cantidad de variables
que pueden intervenir.

Los factores que componen el punto de vista local toman gran


importancia tanto en compaas grandes como en compaas de tamao
reducido. Si bien las primeras pueden encontrar en ellos un aliado
perfecto ante la complejidad del clculo de la ubicacin desde la visin
global, es obvia la importancia de los factores locales para aquellas
empresas cuyo radio de actuacin es reducido.

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La tabla previa de ventajas y desventajas de una gestin propia o
subcontratada de un almacn engloba los factores ms importantes de la
visin local, a los que habra que aadir las infraestructuras de la zona, la
oferta de transportistas, mano de obra y otros muchos que cada empresa
debe sopesar en funcin de sus necesidades.

2.4.5.-TAMAO DE LOS ALMACENES


El tamao de un almacn es otro de los aspectos a tener en cuenta
en la planificacin y organizacin de la Gestin de Almacenes, puesto que
una errnea decisin puede acarrear consecuencias considerables en
cuanto a costes, mxime cuando su alcance es a largo plazo.

Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de


los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad
de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la
estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros
factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de
un almacn. Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de
un almacn son:

-Productos a almacenar (cantidad y tamaos)


-Demanda de los mercados
-Niveles de Servicio al diente
-Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
-Tiempos de produccin
-Economas de escalo

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-Lay out de existencias
-Requisitos de pasillos
-Oficinas necesarias

2.4.6.-OFICINAS NECESARIAS
La capacidad de un almacn es expresada habitualmente bien en
metros cuadrados, bien en metros cbicos de espacio. La medicin del
volumen (metros cbicos) es, sin duda, la mejor opcin de ambas, sobre
todo, conforme van apareciendo sistemas de manipulacin y almacenaje
que hacen practicables los espacios menos accesibles del almacn; entre
ellos la altura.

2.4.7.-DISEO Y LAY-OUT DE LOS ALMACENES


Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido
definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms
eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo
efectivo optimiza las actividades de un almacn.
Los riesgos achacables a las actividades del almacn son:
de seguridad (tanto de los empleados como ante robos).
de control de autorizacin.
de control de inventario.
Sanitarios.
de manipulacin de productos.

Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando actitud de trabajo


entre los empleados, forzando la seguridad e implantando un sistema de

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gestin de almacenes efectivo que gestione el almacenamiento y flujo de
materiales y productos dentro del almacn.

El papel de los almacenes en la cadena de suministro ha


evolucionado de ser instalaciones dedicadas a almacenar a convenirse en
centros enfocados al servicio. Los objetivos del diseo de los almacenes
son facilitar la rapidez de la preparacin de los pedidos, la precisin de
los mismos y la colocacin ms eficiente de las existencias, todos ellos en
pro de conseguir ciclos de pedido ms rpidos y con mejor servicio al
cliente.

A la hora de disear un almacn, se debe distinguir entre dos fases


bien diferenciadas:

Una primera fase de diseo de la instalacin. El continente.

Una segunda fase de diseo de a disposicin de los elementos que


deben decorar el almacn; el lay-out del almacn. El contenido.

Debe incluir:

Nmero de plantas: preferentemente almacenes de una planta

Planta del almacn: diseo en vista de planta de la instalacin

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Instalaciones

principales:

columnado,

instalacin

elctrica,

ventilacin, contra incendios, seguridad medioambiental, eliminacin de


barreras arquitectnicas

Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener


presente la resistencia al movimiento de las mquinas, la higiene y la
seguridad.

El lay-out de un almacn debe asegurar el modo ms eficiente para


manejar los productos que en l se dispongan. As un almacn alimentado
continuamente de existencias tendr unos objetivos de lay-out y
tecnolgicos diferentes que otro almacn que inicialmente almacen
materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Cuando se
realiza el lay-out de un almacn, se debe considerar la estrategia de
entradas y salidas del almacn y el tipo de almacenamiento que es ms
efectivo, dadas las caractersticas de los productos, el mtodo de
transporte interno dentro del almacn, la rotacin de los productos, el
nivel de inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la
preparacin de pedidos.

El correcto diseo de las instalaciones del almacn y su Lay-out


aporta un adecuado flujo de materiales, minimizacin de costes, elevados
niveles de servicio al cliente y ptimas condiciones de trabajo para los
empleados.

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En el caso de nuestro almacn, el lay-out queda definido segn el
grafico siguiente:

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