Factura Electronica

Manual de la factura electrnica
Adaptarse a los cambios es

una capacidad de primer
orden. La facturacin est
cambiando, al igual que
muchos procesos en el
mbito de la empresa, y
con esta manual te damos
las claves para ayudarte a
mejorar.
Manual de la
factura
electrnica
Todas las claves dirigidas a las pymes para
dominar el proceso de facturacin electrnica
Manual de la
factura electrnica
LA FACTURA ELECTRNICA
EDITORIAL
BIENVENIDO A LA FACTURACIN ELECTRNICA
La introduccin de la sociedad del conocimiento y de las Tecnologas
de la Informacin (TICs) constituye un vector de incremento de la
productividad con resultados destacados en la pequea y mediana
empresa. Por ello, desde la patronal catalana de la pequea y mediana empresa, FEPIME-Catalunya, tenemos el propsito de potenciar la
penetracin de la TICs a travs de la bsqueda de instrumentos que
favorezcan la competitividad de nuestras empresas. Reejamos esta
intencin a travs del presente Manual de la factura electrnica, en
el que de forma detallada y didctica se explican las ventajas de su
incorporacin en el quehacer diario de la empresa.
No sera adecuado detallar dichas ventajas de la facturacin electrnica en estas primeras palabras introductorias, cuando en el presente texto se realiza tan exquisitamente, pero s resulta necesario
manifestar la necesidad de aproximacin de las nuevas tecnologas
de la informacin en la gestin empresarial de las pymes. Esta idea
va vinculada no tanto en su versin ms tcnica, sino en la vertiente
de analizar las oportunidades de ahorro de costes y de eciencia en
la gestin empresarial. Todo ello, desde la perspectiva de facilitar la
comprensin de este instrumento al empresariado, a n de que ayude
a la toma de decisin empresarial.
Este es unos de los principales objetivos donde la patronal de pymes
catalana pone nfasis, es decir, en facilitar la toma de decisiones de
los responsables de la empresa en sus diferentes reas de actuacin.
Adems, consideramos prioritario en este reto llevar a cabo una defensa de sus intereses ante el conjunto de agentes econmicos y sociales.
Este Manual de la factura electrnica, sin lugar a dudas, constituye un
ejemplo de accin informativa y formativa que permitir su comprensin y asimilacin, facilitando la toma de decisiones en este mbito
por parte de la pequea y mediana empresa.
EUSEBI CIMA I MOLLET

Presidente de FEPIME Catalunya
LA FACTURA
ELECTRNICA
9 > Qu es una factura

electrnica
11 > Cundo no es factura
electrnica
11 > Conservacin de la
factura electrnica
12 > Cmo se debe
vericar una factura
electrnica?
13 > El test de la factura
electrnica
TRABAJAR CON
LA FACTURA
ELECTRNICA
BENEFICIOS DE
LA FACTURA
ELECTRNICA
15 > Cmo funciona
25 > Ventajas para el emisor
17 > Qu se necesita
26 > Ventajas para el receptor
19 > Recibir la ayuda

de un tercero
27 > Reduccin de costes
20 > Quines participan
28 > Ventajas para el

medio ambiente
29 > Ventajas para la sociedad
30 > Mltiples benecios
para todos
LA FACTURA
ELECTRNICA
HOY
ASPECTOS
LEGALES
33 > Perspectivas inmediatas

de implantacin
43 >Validez jurdica de la
facturacin electrnica
34 >Alternativas de
implantacin
44 >Art. 7 Digitalizacin
de facturas recibidas
y de otros documentos
o justicantes
36 > Cunto cuesta implantar

la factura electrnica?
37 > Experiencias
44 >Requisitos para la
digitalizacin de
documentos
45 >Normativa comunitaria
sobre Internet
45 >Normativa espaola
sobre Internet
47 > Normativa espaola sobre
facturacin electrnica
47 > Proyectos de ley y leyes
en desarrollo
EN BREVE
49 >Las respuestas
ms sencillas
La facturacin electrnica, tambin

denominada factura-e, es un
proceso administrativo generador
de ahorro en costes y aumento de
productividad para las organizaciones,
que est siendo implantado con gran
xito en las empresas espaolas.
Por este motivo, tanto la normativa
espaola como la europea ofrecen
todas las garantas legales para
su puesta en funcionamiento. Sin
embargo, slo la correcta gestin
de este novedoso proceso permitir
reducir las tareas administrativas y
ahorrar tiempo en la gestin diaria de
clientes y proveedores.
1.
LA FACTURA
ELECTRNICA
1.1.
QU ES UNA FACTURA ELECTRNICA

Una factura electrnica es un documento digital que sustituye
a la factura tradicional y que tiene un valor legal idntico al de
sta. Cualquier chero en soporte electromagntico u ptico legible con medios informticos, que contenga la misma informacin
legalmente exigida a la factura de papel y que est rmada digitalmente con certicados reconocidos, es una factura electrnica
legal. En el proceso de facturacin electrnica se transmiten las
ANTECEDENTES DE LA FACTURA ELECTRNICA
1980
1970
1990
Mediados
de los aos 70
Finales
de los 80
Finales
de los 90
CUADERNOS
CSB
Normalizacin
de rdenes de
cobros y pagos
Soporte
de cintas/
disquetes
EDI
Sistema caro y
elitista, poco accesible
a las pymes
Gran implantacin
en algunos sectores
como gran distribucin
y automocin
INTERNET
Se populariza
el comercio
electrnico
(B2B, B2C)
Poca
normalizacin
2003
2004
2006
2003
2004
2006
FIRMA
ELECTRNICA
Primer impulsor:
Administracin
Facturacin
electrnica
IMPLANTACIN
DE LA FACTURA
ELECTRNICA
EN EMPRESAS
GRANDES
EMPIEZA LA
IMPLANTACIN
DE LA FACTURA
ELECTRNICA EN
LAS PYMES
CLAVES
DE LA FACTURA
ELECTRNICA
Formato: se admite cualquier
formato de archivo para la factura
(PDF, XLS, DOC, XML, etc.). Se
debe asegurar legibilidad en el
formato original.
Archivo: no es necesario
conservar las facturas emitidas en
papel, sino la matriz o base de
datos que permite generarlas. El
receptor debe conservar la factura
electrnica y el medio para
vericar la rma.
Transmisin: se acepta cualquier
medio de transmisin electrnica,
desde Internet, correo electrnico
a redes de valor aadido.
Contenido: los datos que debe
contener un factura electrnica
son los mismos que los de una
factura tradicional.
Certicados: la rma
electrnica, reconocida por una
entidad de certicacin, es el
elemento que otorga validez legal
a la factura electrnica.
Homologacin: si est basada
en un certicado reconocido
no requiere ningn tipo de
homologacin o autorizacin.
Acceso datos: se debe garantizar
el acceso completo a las facturas
(visualizacin, bsqueda
selectiva, copia o descarga en
lnea o impresin).
10
facturas a travs de medios electrnicos y evitando costes de consumo de papel, manipulacin y envo y ahorrando tiempo, pues
la recepcin de la factura electrnica es inmediata. No obstante,
los plazos legales para la emisin y envo de las facturas son los
mismos que para las facturas en papel.
MUESTRA DE LA FACTURA ELECTRNICA
Denominacin social
CIF
Nmero de factura
Fecha de emisin
Concepto
Operacin referida
Firma electrnica avanzada
1.2.
CUNDO NO ES FACTURA ELECTRNICA

Es importante diferenciar entre una factura electrnica con validez
legal y scal y una factura enviada en formato electrnico ya que, si
esta ltima no contiene rma electrnica, no deja de ser un chero
que contiene una factura, pero que para que sea legal el envo y
almacenamiento del original deber ser en papel. As, si una empresa recibe una factura por correo electrnico en formato electrnico
(PDF, DOC, Excel, etc.) que no contiene rma electrnica avanzada,
no es una factura electrnica vlida. Tampoco tiene ninguna validez
legal la impresin de la factura por el receptor.
Una factura
enviada en formato
electrnico que
no contiene
rma electrnica
avanzada, no tiene
valor legal
1.3.
CONSERVACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA

El receptor de la factura electrnica deber conservarla tal como
le ha sido transmitida, en un soporte electromagntico u ptico y
deber disponer de medios informticos que permitan vericar su
autenticidad e integridad. Por otro lado, la obligacin de conservar
el chero en formato digital, siempre que el receptor est interesado,
podr ser sustituida por la impresin de la factura que en este caso
deber incluir: los datos de la propia factura y dos cdigos PDF-417
como marcas grcas de autenticacin (datos scales y de emisin
y la rma electrnica).
Esta opcin se recomienda, sobe todo, para empresas que gestionan
un volumen reducido de facturas.
QU ES LA FIRMA DIGITAL?
Es un proceso informtico en el que se genera un nuevo chero
que contiene toda la informacin del documento original y
garantiza la autenticidad del rmante, emisor de la factura y la
integridad de lo rmado, asegurando que no ha sido modicado
desde el momento en que se rm. Para poder utilizarla, el
rmante debe disponer de un certicado digital que le permita
asegurar tanto su identidad como la integridad del documento.
CASOS QUE NO SON

FACTURA ELECTRNICA
Si revisamos los requisitos legales
que debe cumplir la factura
electrnica, podemos deducir
que no es:
1 Un archivo en formato digital
(PDF, DOC, Excel, etc.) con la
imagen de la factura enviada por
correo electrnico a los clientes.
2 Una factura rmada
electrnicamente con una rma
digital no avanzada como la
que se genera con el certicado
personal que utilizamos
para la presentacin de la
renta a la Agencia Estatal de
Administracin Tributaria (AEAT).
3 Una factura que contiene
una rma electrnica con un
certicado homologado por la
AEAT caducado o anulado.
11
12
SE LA CONOCE COMO:
Factura telemtica
Factura electrnica
E-factura
Factura digital
Factura desmaterializada
Factura-e
1.4.
CMO SE DEBE VERIFICAR

UNA FACTURA ELECTRNICA?
Para garantizar la autenticidad del origen de las facturas electrnicas y la integridad de su contenido:
El receptor de facturas electrnicas debe disponer de un

procedimiento de vericacin de la rma que le ser facilitado de forma obligada por el emisor.
Se deben conservar las facturas emitidas y recibidas, asegurando la legibilidad en el formato original en que se hayan transmitido, conservar los datos asociados, as como los mecanismos
de vericacin de rmas.
Si la factura es conservada de forma impresa, debe constar
en ella una marca grca de autenticacin que deber ser
generada por dispositivos de vericacin de rma electrnica.
Los dispositivos de vericacin de rma deben controlar que la
rma electrnica que acompaa a la factura electrnica se corresponde con los datos de vericacin existentes en el certicado
del rmante. Adicionalmente, debern arbitrar un procedimiento
que les permita conocer la validez del certicado.
Las entidades certicadoras son las responsables de facilitar
los servicios de consulta a sus bases o directorios de certicados
revocados (CRL).
Existen certicados con sello de tiempo que eximen al receptor
de la obligacin de vericar la validez del certicado porque
realizan la vericacin en origen en el momento de la rma.
1.5.
EL TEST DE LA FACTURA ELECTRNICA

La factura electrnica trae mltiples benecios a las grandes, medianas y pequeas empresas que la implantan en sus procesos administrativos. Si quiere saber si su empresa puede estar interesada en utilizar este nuevo sistema responda este sencillo test. Si la gran mayora
de preguntas las responde con un S, usted necesita implantar en su
empresa la facturacin electrnica.
Su empresa sigue teniendo un proceso de facturacin en papel?
Tiene un gasto por cada factura en papel enviada
o recibida cercano a 1 euro?
Tiene al menos 1 persona ocupada de la facturacin
en papel?
En ocasiones se le retrasa el cobro debido a errores,
perdidas, duplicados de su factura en papel?
No
No
No
No
A DESTACAR
Una factura electrnica debe estar rmada electrnicamente con
una rma legalmente apta para ello (avanzada).
No es necesario estar autorizado por la Agencia Tributaria ni rmar
ningn contrato. Tampoco es necesaria la homologacin de las
soluciones informticas y las noticaciones.
Podemos enviar las facturas a travs de una Red de Valor Aadido
(RVA), a travs de Internet o de un correo electrnico, cuya rma digital
avanzada garantiza la inalterabilidad de los datos.
Es necesaria la conformidad del receptor para enviarle la factura
electrnica.
La factura electrnica est sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel.
OK
RECUERDA...
Archivo informtico: cualquier tipo
de archivo como, por ejemplo, PDF,
Word, Excel, XML o EDI, entre otros.
Firma electrnica: es el
conjunto de datos generados
electrnicamente, consignados
junto con otros datos asociados a
ellos, que pueden ser utilizados
como medio de identicacin
del rmante. La rma electrnica
permite identicar al remitente de
un mensaje en forma dedigna,
asegurando su imputabilidad.
Firma electrnica avanzada: es
la rma electrnica que permite
identicar al rmante y detectar
cualquier cambio de los datos
rmados, que est vinculada al
rmante de manera nica y a los
datos a que se reere y que ha
sido creada por medios que el
rmante puede mantener bajo su
exclusivo control.
Firma electrnica reconocida:
es la rma electrnica avanzada
basada en un certicado reconocido
y generada mediante un dispositivo
seguro de creacin de rma.
Sello de tiempo: es un
documento que indica la fecha
y hora en que se ha producido
un acto, mediante una fuente
de tiempo able. De este modo,
se pueden obtener evidencias
(tcnicas y jurdicas) de que
tal acto se ha producido en un
determinado momento.
Pdf 417: mtodo de transporte
de datos capturados por scanner.
Puede almacenar hasta 1.800
caracteres alfanumricos o 1.100
cdigos binarios por cada smbolo.
13
El principal objetivo de la factura electrnica es

la simplicacin de los procesos administrativos
de las empresas. La implantacin de la factura
electrnica generar grandes benecios a las
compaas que la utilizan, tanto por el lado del
emisor como del receptor, que se traducen,
entre otros, en el ahorro de tiempo, dinero
y papel. En denitiva, una mayor calidad de
servicio que repercute a su vez en una mayor
competitividad, a travs de un proceso de
facturacin electrnica ms sencilla que la
facturacin en papel y que est al alcance de
cualquier empresa.
2.
TRABAJAR CON
LA FACTURA
ELECTRNICA
2.1.
CMO FUNCIONA
El proceso de factura electrnica consta de dos momentos diferenciados que corresponden a los dos interlocutores del proceso: el proveedor (emisor de la factura electrnica) y el cliente (receptor). Durante
la emisin, el proveedor, que debe contar con la conformidad de su
cliente, transmite a ste a travs de medios telemticos la factura
electrnica y conserva una copia o matriz. Por su parte, el cliente recibe electrnicamente la factura en formato digital y la conserva en
soporte informtico (o eventualmente impresa en papel segn el formato PDF417) para, en caso de que fuese necesario, su futura consulta
e impresin. Adems, la factura electrnica es un documento rmado
electrnicamente, por lo que el receptor debe guardar la informacin
relativa a la comprobacin de la validez de la rma electrnica.
LOS PASOS QUE HAY QUE SEGUIR

Los usuarios (emisor-receptor) llevan a cabo toda la operacin
de la factura electrnica a travs de medios informticos.
EMISOR
El proveedor (emisor), tras elaborar y validar
la factura electrnica en su ordenador la
enva telemticamente al ordenador del
cliente (receptor). En ese mismo momento
el emisor archiva la factura electrnica que
ha enviado al cliente en su sistema.
RECEPTOR
El cliente (receptor), tras recibir la factura
electrnica, verica su vigencia y la archiva en
formato original en su ordenador (o eventualmente
impresa en formato PDF417).
El proceso de factura
electrnica consta de
dos momentos que
corresponden a los
dos interlocutores del
proceso: el proveedor
(emisor de la factura
electrnica) y el
cliente (receptor)
15
16
MAYOR AGILIDAD CON LA FACTURA ELECTRNICA

Con la factura electrnica las empresas consiguen una mayor agilidad en la
tramitacin de sus facturas y un ahorro de tiempo muy valioso que se puede
emplear en otras actividades ms productivas.
TRATAMIENTO ACTUAL
DE FACTURAS
TRATAMIENTO
FACTURA ELECTRNICA
Generacin de la
factura manual
(imprimir, doblar,
ensobrar)
Generacin de la
factura electrnica
35 segundos
1 minuto
Envo y entrega
(por correo)
de 1 a 5
das
Inmediato
Recepcin
(abrir la carta)
1 minuto
entre 1 y 5 das
y 10 minutos
Registro y archivo
electrnico (mediante el
software necesario en
el ordenador)
30 segundos
1 minuto
Total tiempo
requerido para
envo-recepcin
de factura
tradicional:
Revisin de la factura
2 minutos
(el registro en
el sistema es
automtico)
7 minutos
Archivo (guardar la
factura con el resto
de facturas)
Recepcin (en el
ordenador mediante
correo electrnico,
FTP, etc.)
Inmediato
Revisin y registro de la
factura en el sistema
Envo y entrega
(telemticamente)
Total tiempo
requerido
para envorecepcin
de factura
electrnica:
3 minutos y
5 segundos
2.2.
QU SE NECESITA?
En primer lugar, tanto el emisor como el receptor de las facturas
electrnicas deben contar con un equipo informtico con conexin
a Internet para poder enviarlas y recibirlas telemticamente. El emisor debe realizar la factura generando un formato digital (PDF, XML,
DOC, XLS, etc.), contar con el consentimiento del receptor y garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas mediante el uso de la rma electrnica avanzada. Adems, aunque no es
necesario que almacene copia de las facturas, ste deber ser capaz
de reconstruir una factura a travs de la informacin guardada en su
base de datos. El requisito bsico del receptor es ser capaz, mediante
el software adecuado, de vericar la rma electrnica, almacenar la
factura digitalmente y conservarla en su formato original.
REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR
PARA LA UTILIZACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA
El receptor de la factura debe aceptar explcitamente que se le
enven las facturas en formato electrnico.
La factura debe enviarse al destinatario por medios electrnicos:
correo electrnico, emisin por radio, medios pticos, CD, EDI,
PDF417, etc.
La factura electrnica debe rmarse mediante un certicado
electrnico de identicacin, en vigor y admitido por la Agencia
Tributaria.
El destinatario debe disponer de medios capaces de vericar la
validez de la rma y la identidad del emisor.
La factura electrnica debe conservarse, por medios electrnicos,
durante todo el periodo de prescripcin del IVA y los plazos
establecidos por el cdigo de comercio, es decir, 6 aos.
El requisito bsico
del emisor es rmar
electrnicamente
la factura y el del
receptor es vericar
la rma de la factura
y conservarla en su
formato original
17
18
REQUISITOS PARA
El emisor y el receptor son las dos partes implicadas e interesadas en
el proceso de la factura electrnica. Para poder llevarlo a cabo deben
cumplir una serie de requisitos:
EMISOR:
Disponer de ordenador con conexin
a Internet.
Utilizar un formato de archivo digital
para realizar la factura (PDF, XLS,
DOC, XML, etc.).
La factura electrnica debe contar
con los mismos datos que una factura
tradicional.
Contar con el consentimiento previo
del receptor.
Garantizar la autenticidad de las
facturas con el uso de la rma
electrnica.
Almacenar copias de las facturas si no
es capaz de reconstruir una factura a
partir de la informacin guardada en la
base de datos de la empresa.
RECEPTOR:
Disponer de un ordenador con conexin
a Internet.
Disponer del software necesario para
la validacin de la rma electrnica.
Almacenar las facturas recibidas
digitalmente (factura y rma) en su
formato original.
Las facturas almacenadas deben contener
elementos que faciliten su bsqueda,
visualizacin e impresin en caso de
inspeccin (acceso completo a los datos).
2.3.
RECIBIR LA AYUDA DE UN TERCERO

En la normativa actual se reconoce expresamente la posibilidad de delegar la ejecucin material de la facturacin bien en los destinatarios
la denominada autofactura o en un tercero mediante la subcontratacin de sus servicios facturacin por terceros o subfacturacin. No
obstante, independientemente del modelo adoptado, el empresario o
profesional sigue siendo el nico responsable del cumplimiento de las
obligaciones establecidas por la ley en relacin a la facturacin. Por este
motivo, debern ser cuidadosos a la hora de elegir a su proveedor.
PUEDO CONTAR CON LA AYUDA DE UN TERCERO?
La respuesta es s, pero siempre y cuando se cumpla con los
siguientes requisitos:
1. Un acuerdo previo documentado por escrito entre el obligado
tributario emisor y la entidad que gestionar la expedicin de
la factura, ya sea un tercero o el obligado tributario receptor
(autofactura).
2. En caso de delegar la ejecucin material de la factura al receptor de la misma (autofactura), el emisor tendr 15 das desde
la recepcin de la copia o del acceso telemtico a ella, para
aceptar o rechazar la emisin de cada factura concreta.
3. Las facturas sern expedidas en nombre y por cuenta del
empresario o profesional que haya suministrado los conceptos
que en ellas se documentan.
4. Cuando se usan servicios externos o autofactura, se debe
asignar una serie especca por cada entidad que gestiona
facturas por cuenta del obligado emisor.
Pilar Franquet (Rble. del Servicio de

Facturacin Electrnica de la Caixa)
CUANDO SE UTILIZA
EL SERVICIO NADIE
EST DISPUESTO A
RETROCEDER AL PAPEL
La factura electrnica posibilita
la eliminacin de la factura en
papel entre proveedores y clientes
y permite enviar y recibir facturas
de forma inmediata y ms segura
por llevar incorporada la rma
electrnica, autorizada por la
Agencia Tributaria. Asimismo,
ofrece servicios de archivo y
custodia que aportan grandes
ventajas respecto al archivo
tradicional en papel. la Caixa, a
travs de CaixaFactura ofrece a sus
clientes la gestin del cobro, pago
y nanciacin de las facturas va
factoring y conrming, un servicio
que se adapta a las necesidades
reales de sus clientes, ya que
permite integrar sus facturas con
los sistemas informticos de cada
empresa.
Actualmente, el principal
inconveniente en la implantacin
de la factura electrnica es la
reticencia al cambio por parte de los
usuarios pero, una vez que se utiliza
el servicio, nadie est dispuesto a
retroceder a la factura en papel,
al comprobar las ventajas que
supone la utilizacin de la factura
electrnica. Lo ms importante
es que la empresa tenga como
objetivo reducir costes y mejorar
la eciencia de sus procesos de
facturacin.
El servicio CaixaFactura que ofrece
la Caixa se dirige a cualquier
sector: administracin pblica,
empresarial, autnomos. Puede
implantarse en cualquier tipo de
organizacin, ya sea una gran
empresa, pymes o microempresas.
19
20
SOLUCIONES SOFTWARE
Numerosos fabricantes de software estn ofreciendo a los
interesados en implantar el sistema de facturacin electrnica
en su empresa, plataformas de software que permiten el manejo
y control integral de todo el ciclo de la factura electrnica. De
esta manera, el proveedor puede emitir, distribuir, almacenar y
consultar de manera electrnica y segura todas sus facturas.
2.4
QUINES PARTICIPAN
La Unin Europea ha impulsado la facturacin electrnica estableciendo, as, un marco nico para todos los pases miembros. Con esta
nueva medida se pretende aumentar el nivel de competitividad de
los pases europeos que ha decrecido, en los ltimos aos, como consecuencia del reducido nivel de adopcin de las nuevas tecnologas
en las pymes, entre otros motivos. Por su parte, las organizaciones
y empresas tienen en su mano la oportunidad de reducir costes y
tiempo a travs de la factura electrnica y, adems, pueden contar
con la ayuda y el asesoramiento de las entidades nancieras que
estn trabajando en su implantacin, as como de los fabricantes
de plataformas de software que permiten gestionar fcilmente el
proceso de facturacin electrnica. En Espaa el sector nanciero de
acuerdo con la Agencia Tributaria (AEAT) ha promovido un formato
estndar de chero de factura electrnica para intercambios con la
Administracin denominado factura-e (antiguo AEAT-CCI).
BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRNICA PARA

ADMINISTRACIN
Impulso del uso de las TIC en las pymes
Optimizacin de sus procesos administrativos
Mejora de la accesibilidad a la informacin
Contribucin a polticas de conservacin medioambiental
y desarrollo sostenible
EMPRESAS
Reduccin de costes en emisin y recepcin
Optimizacin de la gestin administrativa
Ahorro de espacio y gestin ms rpida de archivo
Mejora de la relacin con los clientes (recepcin inmediata
de las facturas)
Seguridad (disminucin del riesgo de fraude)
PYMES
Contar con la ayuda de un tercero es de vital importancia para
la gran mayora de pymes. Los proveedores de software ofrecen
soluciones adaptadas a ellas y a las diferentes alternativas de
utilizacin de la factura electrnica, tanto si la empresa enva
directamente la factura electrnica a su cliente nal o bien lo hace
a travs de un tercero como una entidad nanciera, un proveedor
EDI, etc. que, mediante plataformas externas de facturacin,
liberan a la empresa de las partes ms complejas de la misma.
21
22
A DESTACAR
RECUERDA...
Certicado electrnico de
identicacin: documento digital
mediante el cual una autoridad
de certicacin garantiza la
vinculacin entre la identidad
de un sujeto o entidad y su clave
pblica.
EDI: intercambio electrnico de
datos (en ingls, Electronic Data
Interchange). Se trata de un
software que permite la conexin
a distintos sistemas empresariales
(ERP, CRM, etc.) y que puede
realizarSe en distintos formatos
(EDIFACT, XML, ANSI, ASC, etc.).
Autofactura: procedimiento
mediante el cual se delega
la ejecucin material de la
facturacin en el receptor de la
factura (cliente).
El proceso de la factura electrnica se da entre dos interlocutores:

el proveedor (emisor) que enva electrnicamente la factura
al cliente (receptor).
El emisor debe contar previamente con la conformidad del receptor
en cuanto al formato electrnico de la factura para poderla enviar.
El receptor debe vericar la autenticidad de la factura mediante
la rma electrnica y la vigencia del certicado digital y archivarla.
Tanto el emisor como el receptor de las facturas electrnicas
pueden contar con la ayuda y el asesoramiento de un tercero
(entidades nancieras, fabricantes de software, etc.).
23
La factura electrnica es una

representacin informtica
de un documento tributario,
generado electrnicamente,
que reemplaza al documento
emitido en papel y que trae
consigo un sinfn de benecios,
como la disminucin de
los costes del proceso de
facturacin, la minimizacin del
tiempo empleado en la emisin
y recepcin de las facturas y la
contribucin hacia un desarrollo
ms sostenible de la sociedad.
3.
BENEFICIOS DE
LA FACTURA
ELECTRNICA
25
PRINCIPALES
VENTAJAS PARA
EL EMISOR
1 Disminucin de
costes por factura
emitida (papel/
impresora/tinta/
manipulacin/envo)
3.1.
VENTAJAS PARA EL EMISOR

La factura electrnica aporta grandes ventajas respecto a la factura
tradicional de papel. En primer lugar, desaparecen todos los costes
directos e indirectos vinculados a la emisin de facturas impresas
(papel, sobres, impresin, sellos, manipulado, etc.). Pero, ms all de
los costes econmicos, la factura electrnica brinda ecacia e inmediatez, ya que al ser enviada por medios electrnicos no se pierde
tiempo y se evitan los retrasos y posibles extravos de la correspondencia postal, y una mayor simplicacin de la gestin y seguridad
en el sistema contable de la empresa.
AHORRO DE TIEMPO
Con la factura electrnica las empresas consiguen una mayor agilidad en la
tramitacin de sus facturas y un tiempo muy valioso que se puede emplear
en otras actividades ms productivas.
EMISOR
FACTURA EN PAPEL
3
30
Manipulacin
y ensobrado
Creacin Impresin
de factura de factura
5 das
Envo
Tiempo manual por factura: 1 minuto y 33 segundos
FACTURA ELECTRNICA
30
Creacin de factura, envo y archivo

Tiempo manual por factura electrnica: 30 segundos
1 minuto
Archivo
2 Mayor seguridad del

envo electrnico
3 Optimizacin
de la gestin
administrativa
en la empresa
4 Eliminacin de
tareas de poco valor
aadido
5 Mayor eciencia en
la gestin, auditora
e inspeccin
6 Inmediatez del envo
de la factura por
medios electrnicos
7 Agilidad en la toma
de decisiones
8 Mejora y
consolidacin
de la relacin
con los clientes
9 Recepcin
inmediata
de la factura
10 Seguridad
11 Disminucin
de fraude
26
3.2.
PRINCIPALES
VENTAJAS PARA
EL RECEPTOR
VENTAJAS PARA EL RECEPTOR
Disminucin de
costes por factura
recibida
Mejora de
la eciencia
administrativa
Mejor gestin
de tesorera
Para la empresa o profesional que recibe las facturas en soporte

electrnico las ventajas tambin son reales: desaparece el tiempo
de manipulado de las facturas impresas, se puede automatizar el
proceso de introduccin en el programa de gestin nanciera y contable y se elimina la necesidad de conservar las facturas impresas
durante el periodo scal, dado que stas pueden ser conservadas
en el formato electrnico en que se reciben. En resumen: benecios
econmicos y de tiempo para la empresa.
Visibilidad sobre
el ujo de factura
RECEPTOR
Minimizacin de
incidencias en la
recepcin
Ahorro de espacio
y gestin ms
rpida y efectiva
de archivo
Seguridad
FACTURA EN PAPEL
Recepcin
1 minuto
2 minutos
Manipulacin
del correo
Vericacin y revisin
de la factura
5 minutos
Entrada de datos y registro de la factura en el sistema

1 minuto
Archivo manual
Tiempo manual por factura: 9 minutos
FACTURA ELECTRNICA
2 minutos
Recepcin on line
Vericacin y revisin de
la factura
Tiempo manual por factura electrnica:

2 minutos y 30 segundos
30
Registro en el
sistema y archivo
3.3.
REDUCCIN DE COSTES
La implantacin de la facturacin electrnica comporta un signicativo ahorro de costes para las dos partes implicadas en el proceso,
tanto el emisor como el receptor. As, mientras el ahorro de costes en
la emisin pasa por la eliminacin y gestin de la factura en papel, en
la recepcin se produce por la integracin de la factura electrnica en
el circuito de validacin y gestin de facturas por parte del receptor. A
continuacin mostramos un clculo aproximado del ahorro generado
por la utilizacin de la factura electrnica.
CUNTO CUESTA?
APORTA BENEFICIOS A LA EMPRESA LA FACTURA ELECTRNICA?
EMISOR
FACTURACIN CONVENCIONAL
VS.
FACTURACIN TELEMTICA
Coste convencional
Coste factura electrnica
1,50
0,15
por factura (*)
por factura
Ahorro por factura 1,35

Los costes convencionales
de emisin incluyen:
Impresin, manipulado,
sobre y sello postal.
RECEPTOR
(*)Fuente: Unin Europea
Fuente: Consorcio Digital (Enero 2007)
Coste convencional
Coste factura electrnica
1,18
0,02
por factura
por factura
Ahorro por factura 1,16

Los costes convencionales
de recepcin incluyen:
Manipulado recepcin,
introduccin datos
27
28
UN RETO DE MODERNIDAD
El Gobierno balear ha puesto en
marcha la Factura Solidaria, una
iniciativa pionera en Espaa que
presenta importantes ventajas
para el sector privado. As, a la vez
que el tejido empresarial balear
incorpora las nuevas tecnologas en
el trabajo diario, los empresarios y
profesionales de Baleares pueden
facturar de un modo ms fcil,
barato y gil.
La factura electrnica solidaria
abre un nuevo escenario legal,
scal y tecnolgico y deriva,
adems, un porcentaje de los
ingresos generados por el nuevo
sistema de facturacin a la
Fundacin para el Desarrollo
Sostenible de las Islas Baleares.
3.4.
VENTAJAS PARA EL MEDIO AMBIENTE

El uso de los soportes electrnicos, para la generacin de facturas y
los medios electrnicos para su envo, generan una serie de benecios a nivel medioambiental como consecuencia de la supresin del
papel y las necesidades del servicio de mensajera. La supresin de
un milln de facturas equivale a ms de 10.000 kilos de madera que
se suman al ahorro del consumo de agua necesaria para la transformacin de la madera en pasta de papel y la consiguiente disminucin de contaminacin del proceso productivo.
BENEFICIO MEDIOAMBIENTAL
El hecho de que la factura ya no tenga que ser de papel para ser
vlida tiene un impacto medioambiental muy positivo.
=
1 RBOL
(PINO)
179 KG
DE MADERA
=
10.000 KG DE MADERA
QUE NO SE TENDRN
QUE TALAR
1 MILLN DE
FACTURAS
La utilizacin de la
factura electrnica
aportar a las
empresas, sobre
todo a las pymes,
un gran ahorro
de costes y una
importante mejora
de su productividad
y eciencia
10.000/179 = 55,8 PINOS NO SERN TALADOS POR CADA MILLN

DE FACTURAS NO IMPRESAS
1.000.000
= 56
Cada milln de facturas electrnicas salvar a 56 rboles
3.5.
VENTAJAS PARA LA SOCIEDAD

Desde el ao 1996, y como consecuencia del reducido nivel de adopcin de las nuevas tecnologas por parte de la pequea y mediana
empresa, el nivel de competitividad en Europa frente a Estados Unidos ha descendido. Ante esta situacin, la Unin Europea ha visto en
la factura electrnica una medida idnea para impulsar el uso de las
nuevas tecnologas en el contexto empresarial y para hacer crecer la
competitividad de las empresas y organizaciones europeas, con un
sistema de gestin contable que les ayuda a ahorrar tiempo, dinero
y mucho papel.
LOS 3 PILARES DE LA FACTURA ELECTRNICA
La gestin electrnica de las facturas permite eliminar costes
econmicos y hacer ms ecaz la gestin de la facturacin
en un entorno ms fcil y seguro.
AHORRO
De costes: papel, sobres, envos, espacio de archivo.
De tiempo: eliminacin de la entrada de datos, de
validacin manual y gestin de las facturas en papel,
reduccin de las tareas administrativas.
Ecolgico: el ahorro de papel contribuye a la conservacin
de los bosques.
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Control de acceso: slo puede acceder a las facturas
el destinatario asignado.
Disminucin de errores: resolucin de situaciones como
prdida de la factura o no reemisin del original.
FIABILIDAD
Justicantes de la recepcin: el emisor puede saber
cundo recibe el cliente la factura.
Vericacin de la identidad del emisor.
Autenticidad legal gracias al certicado digital
y a la rma electrnica.
29
BENEFICIOS DE
LA FACTURA
ELECTRNICA
1 Incremento de la
eciencia: 80%
2 Reduccin de costes:
70%
3 Rapidez de cobro: 40%
4 Menos conicto con el
cliente: 25%
5 Adaptado al proveedor:
21%
6 Adaptado a las
preferencias del cliente:
18%
7 Incremento de la
seguridad: 6%
8 Reduccin de personal:
2%
9 Mejora en seguridad: 2%
10 Mejor control y
comunicacin: 1%
11 Ventajas
medioambientales: 1%
12 Sincronizacin
automtica: 1%
13 Incremento de
transparencia: 1%
14 Ecacia para impuestos:
1%
15 Otros: 2%
Fuente: Informe e-Invoicing and e-Archiving
taking the next step PriceWaterhouseCoopers
30
3.6.
MLTIPLES BENEFICIOS PARA TODOS

Jess Blanco (director de marketing
de Sage Logic Control)
ES NECESARIO QUE LAS

PEQUEAS Y MEDIANAS
EMPRESAS EMPIECEN A
UTILIZAR LAS TIC
La factura electrnica es un claro
ejemplo de cmo la utilizacin de
las tecnologas de la informacin
y la comunicacin mejora la
eciencia y permite incrementar
la productividad de la empresa.
Pero, por qu no ir ms all?
Las pequeas y medianas
empresas que tienen, en muchos
casos, las mismas necesidades
que las grandes compaas pero
cuentan con menos recursos,
pueden y deben aprovechar todas
las posibilidades que ofrecen las
TIC en general y el software de
gestin (ERP) en particular. Todo
ello para optimizar sus recursos,
mejorar sus resultados, ser ms
competitivas, delizar a sus
clientes y empleados y acertar
en la toma de decisiones.
Ms de 35 aos trabajando con las
pymes y ms de 24.000 clientes nos
permiten conocer a la perfeccin
las necesidades de nuestros
clientes y, por lo tanto, ofrecer la
solucin ERP que mejor se adapta
a sus necesidades, Logic Class.
SAGE Logic Control y Logic Class
ofrecen unos valores diferenciales
que responden a las necesidades
reales de las pymes: es de rpida
y fcil instalacin, escalabilidad y
amigabilidad, y tiene posibilidades
de personalizacin y facilidad
de uso, integracin y trazabilidad
de la informacin. Adems,
garantizamos una atencin
personalizada y un servicio de
primer nivel, que proporcionamos a
travs de nuestras 22 delegaciones
y 140 distribuidores.
Como hemos ido explicando a lo largo de este captulo, la implantacin de la factura electrnica comporta importantes ventajas
para todos los actores implicados en el proceso. A continuacin,
enumeramos las 10 principales ventajas que trae consigo este sistema de facturacin.
1- Ahorro de costes: debido a la supresin del papel, hay un abaratamiento de los medios de comunicacin electrnicos respecto al
envo postal, adems de la eliminacin de los gastos de franqueo,
de los gastos derivados de la introduccin manual de datos, etc.
2- Mejora de la eciencia: la liberacin de las tareas administrativas permite destinar los recursos humanos a aspectos ms productivos en las compaas.
3- Integracin con ERP propios: con un simple clic el emisor enva
la factura y el receptor puede introducir los datos automticamente en sus aplicaciones.
4- Optimizacin de la tesorera: la automatizacin permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos, minimizando
as el margen de error humano.
5- Obtencin de informacin en tiempo real: permite vericar el
estado en que se encuentra una factura de forma exacta y en
tiempo real.
6- Reduccin de tiempos de gestin: al ser enviada y recibida al

momento, el tiempo de tramitacin prcticamente desaparece.
7- Menor impacto medioambiental: menor tala de rboles, menor
consumo de agua, menor contaminacin y supresin del consumo energtico de los servicios de mensajera.
8- Administracin y contabilidad automatizadas: la integracin en
los sistemas de la empresa permite que toda la insercin de los datos
y las operaciones contables requieran menos participacin humana.
9- Control de errores a travs de sistemas de alertas que detectan
discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturacin o
en la aplicacin de tipos errneos.
10- Uso ecaz de recursos nancieros: la adopcin de la factura electrnica favorece el acceso a medios de nanciacin como el factoring o el conrming y agiliza la gestin del cobro y pago de facturas.
A DESTACAR
La implantacin de la factura electrnica en el sistema de contabilidad de las empresas mejora signicativamente su productividad
y eciencia.
La factura electrnica benecia signicativamente
a 4 actores principales:
1. Emisor de la factura
2. Receptor de la factura
3. Medio ambiente
4. Sociedad en general
La factura electrnica ayuda a ahorrar dinero y tiempo a las empresas, mejora su seguridad y contribuye al desarrollo de una
sociedad ms sostenible y ms competitiva.
RECUERDA...
ERP: conjunto o paquete de
aplicaciones software, diseadas
para cubrir las exigencias de
cada rea funcional de la
empresa, de tal manera que
crea un ujo de trabajo entre los
distintos usuarios.
Trco: circulacin de datos a
travs de la Red.
31
En el ao 2005 unas 3.900

empresas utilizaron la factura
electrnica en Espaa. Se
emitieron unos
dos millones de facturas
al mes, segn estimaciones
de la Asociacin Multisectorial
de Empresas Espaolas de Electrnica
y Comunicaciones (Asimelec), cifra
que duplicaba el milln de facturas
electrnicas mensuales emitidas en 2004.
Actualmente, ms de 5.000 compaas de
todos los mbitos sectoriales utilizan este
mtodo electrnico para la gestin de sus
facturas. Un balance espectacular para los
primeros cuatro aos de implantacin de
la factura electrnica en Espaa.
4.
LA FACTURA
ELECTRNICA HOY
4.1.
PERSPECTIVAS INMEDIATAS DE IMPLANTACIN

En nuestro pas, los sectores que lideran la introduccin de la factura
electrnica en los procesos administrativos son el de la distribucin, la
automocin, la banca y el turismo. A da de hoy, en Espaa se emiten
ms de cinco millones de estas facturas al mes, con un crecimiento
mensual del 5%, una cifra de penetracin que ofrece un panorama
optimista. Y es que cada da nuevas empresas incorporan la factura
electrnica, convencidas de las ventajas que supone; agilizacin de los
trmites administrativos y reduccin de costes. Basta con decir que el
ahorro estimado en 2005 por la utilizacin de la factura electrnica ascendi a 29 millones de euros, segn clculos facilitados por Asimelec.
EVOLUCIN DE LA IMPLANTACIN
DE LA FACTURA ELECTRNICA EN ESPAA
6.000.000
FACTURAS ELECTRNICAS EMITIDAS MENSUALES

4.800.000
5.000.000
5.100.000
4.000.000
3.000.000
2.000.000
2.000.000
1.000.000
1.000.000
2004
5.500
2005
1.000
0
2007
N EMPRESAS QUE UTILIZAN FACTURAS ELECTRNICAS

3.900
4.000
2.500
2006
1.950
2004
2005
5.000
5.212
2006
2007
Actualmente, los
sectores de la
distribucin, la
banca, el turismo
y la automocin
son los que
estn liderando
la implantacin
de la facturacin
electrnica
en nuestro pas
33
34
PRINCIPALES SECTORES QUE LA HAN IMPLANTADO:

1. Distribucin (el 25% de toda la
facturacin electrnica anual
corresponde a este sector)
2. Automocin
3. Banca
4. Turismo
Fuente: ASIMELEC
IMPLANTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA EN EUROPA

Las empresas espaolas estn a la cabeza de Europa
en la utilizacin de facturas electrnicas.
25,8%
18,2%
26,1%
17,4%
18,2%
FINLANDIA
8,2%
REINO
UNIDO
ALEMANIA
FRANCIA
REP. CHECA
6,6%
ITALIA
ESPAA
Fuente: Direccin General de Industria

y Empresas de la Comisin Europea
Existen dos
alternativas de
implantacin de la
factura electrnica
en la empresa
emisora: la solucin
propia y la
externa
4.2.
ALTERNATIVAS DE IMPLANTACIN
Existen dos alternativas de implantacin de la factura electrnica en
la empresa que las emite: la solucin propia y la externa. La solucin
propia consiste en adaptar la solucin informtica de la empresa con
una programacin a medida o con una versin estndar, que genere
el archivo electrnico con la informacin de la factura, rmarla con

un certicado homologado, enviarla rmada por correo electrnico al
cliente y archivarla en el sistema. Con la solucin externa se adapta
la aplicacin actual que tiene la empresa con una programacin a
medida o con una versin estndar para generar el archivo de las
facturas electrnicas. Despus se envan los archivos a la plataforma
web de un tercero que ayuda a la empresa y que se encargar de
rmar, enviar y archivarlas.
DIFERENCIAS ENTRE LAS ALTERNATIVAS DE IMPLANTACIN
SOLUCIN PROPIA
SOLUCIN EXTERNA
Adaptar la
aplicacin actual
con programacin
estndar o a medida
para generar el archivo
electrnico de la factura
Adaptar la aplicacin
actual con programacin estndar o a
medida para la generacin de archivo
XML de las facturas
Firmar el archivo
con un certicado
homologado
Enviar las facturas a

la plataforma web del
tercero que gestiona el
proceso de facturacin
de la empresa
3
Enviar la factura
electrnica por
correo electrnico
al cliente
4
Archivarla
en el sistema
Firma electrnica*
@
35
VENTAJAS QUE
PRESENTA LA
SOLUCIN EXTERNA
1 Menores costes de
adaptacin si es a
medida, aunque aade
costes recurrentes
por utilizacin de la
plataforma externa
2 No requiere tareas de
mantenimiento por
parte de la empresa
emisora de las facturas
3 Si se utilizan
plataformas de
entidades nancieras,
facilita la posterior
gestin del cobro de
las facturas (factoring,
conrming,...)
4 Si la plataforma
incluye el servicio
de custodia de las
facturas electrnicas,
el empresario se evita
los procesos necesarios
para mantener
actualizados y legibles
las rma y los formatos.
Envo al cliente*
5
Archivo de las
facturas*
*LOS PASOS MARCADOS LOS REALIZA

EL TERCERO A TRAVS DE LA PLATAFORMA
WEB (ENTIDADES FINANCIERAS,
PROVEEDORES DE SERVICIOS EDI)
VENTAJAS QUE
PRESENTA LA
SOLUCIN PROPIA
1 No existen costes
recurrentes
2 La informacin de las
facturas no sale del
entorno de la empresa
36
4.3.
CUNTO CUESTA IMPLANTAR

LA FACTURA ELECTRNICA?
Es difcil contabilizar el precio de la implantacin de la factura
electrnica en sentido amplio. No obstante, a mayor grado de automatizacin de la plataforma y del proceso, ms puede crecer el
coste de la puesta en marcha, a la vez que se lograrn mayores
ahorros por cada factura emitida y recibida. Por otro lado, el coste
de adopcin de la factura electrnica ser prcticamente nulo si
empleamos elementos ya existentes en la empresa herramientas
omticas, correo electrnico, aunque tambin los benecios de
su uso sern menores.
4.4.
EXPERIENCIAS
Estos son los testimonios de las experiencias de algunas de las empresas que ya han puesto en funcionamiento la facturacin electrnica en sus sistemas de contabilidad.
Joan Pedregosa, gerente de la empresa EDS
Qu les impuls a decidirse por la facturacin electrnica?
Diversas razones entre las que destacamos la reduccin de los costes, simplicando la gestin e incrementando la seguridad, el aumento de la agilidad en la tramitacin de las facturas, as como la
integracin de las facturas electrnicas con los sistemas de gestin
de la empresa. Por otro lado, gracias a la facturacin electrnica
se reducen considerablemente las tareas administrativas, externalizando tareas de poco valor aadido, pudiendo dedicar nuestro
personal a tareas ms orientadas al negocio.
Cmo ha sido el proceso de la implantacin de la factura
electrnica? Han contado con ayuda?
Para EDS ha sido muy sencillo puesto que a nivel corporativo se dispone de procedimientos automatizados de gestin de documentos
que nos han facilitado la traduccin de las facturas al formato de la
Agencia Tributaria. Ha signicado el desarrollo de un anlisis sobre
los requerimientos de AEAT (Agencia Tributaria) para su aplicacin en
nuestros procesos de facturacin, consiguiendo una integracin entre nuestra plataforma Corporativa EDS y CaixaFactura, la plataforma
que EDS ha escogido para llevar a cabo la facturacin electrnica.
La experiencia ha sido favorable?
S, pues ha mejorado sustancialmente el proceso de intercambio de
facturas con nuestros clientes, adems de los benecios expuestos
anteriormente.
Cules son los principales benecios obtenidos a travs
de la utilizacin de la factura electrnica?
Los esperados del planteamiento inicial. Adems de los ya mencionados, aadira el ahorro de espacio y la gestin ms efectiva
de archivo, mayor eciencia de la gestin, auditoria e inspeccin y
37
38
que dicha aplicacin soporta estndares nacionales y europeos de

la facturacin electrnica asegurando su evolucin.
Animarais a otras empresas a implantar
este sistema de facturacin?
S, sobre todo a aquellas empresas con un volumen de facturas que
lo justiquen o que quieran estar preparadas para cuando sus clientes les requieran el envo de las facturas electrnicamente. Tambin
lo recomendaramos a aquellas entidades que quieran ser competitivas en el mercado y para empresas interesadas en obtener nanciacin ms gil mediante el factoring y el conrming. La factura
electrnica facilita el acceso a otros servicios nancieros, mejora los
procedimientos administrativos de los departamentos que lo utilizan
(mejora de la gestin del cobro/pago de facturas) y signica un gran
ahorro de costes y tiempo.
Josep Bombard, Bombardo S.A.
Qu les impuls a decidirse por implantar la facturacin
electrnica?
En principio fue por un tema de ahorro de tiempo y dinero, as como
por comodidad y seguridad.
El proceso de implantacin ha sido bueno, pero an tiene que pasar
algn tiempo para que la gente se acostumbre, confe en el sistema
y pueda ver los grandes benecios que aporta tanto para el emisor
como para el receptor. Por otro lado, hay sectores que estn ms dispuestos a ir implantando las nuevas tecnologas que otros y, en este
caso, el textil es un sector al que siempre le ha costado un poco ms
ir adaptndose a las nuevas tecnologas.
Hemos contado con la ayuda de SAGE Logic Control, pero hemos
asesorado nosotros mismos a nuestros clientes para guiarles en
algunos aspectos, como instalar el e-visor.
En la mayora de los casos la experiencia ha sido positiva, pero an
hay varios clientes que lo ven complicado y a los que la factura electrnica les provoca desconanza. Por eso creemos que es mejor no
presionarles ya que, poco a poco, la irn aplicando.
Cules son los principales benecios obtenidos a travs

de la utilizacin de la factura electrnica?
Ahorro de tiempo y papel, lo que lleva a un ahorro de dinero y tambin a una mejor organizacin administrativa.
Animarais a otras empresas a implantar
este sistema de facturacin?
S, las principales razones son el ahorro de costes en papel, tiempo y
burocracia administrativa, y mucha seguridad, ya que en todo momento puedes saber si el cliente ha recibido la factura.
Jordi Vila Cabr, director nanciero,
Grupo Manpower, Espaa.
Qu les impuls a decidirse por la facturacin electrnica?
Las principales razones fueron las demandas de nuestros clientes y
los benecios que nos aporta. El hecho de que est aceptada legalmente es otro factor a favor.
Actualmente estamos en la fase de implementacin. Hemos empezado poniendo la solucin con toda la facturacin que tenemos
entre las empresas del grupo. Lo estamos implantando con nuestro
equipo informtico y la colaboracin de la Caixa.
Los primeros resultados estn siendo satisfactorios. Esperamos estar funcionando con plena normalidad con nuestros clientes antes
de nal de ao.
39
40
Cules son los principales benecios obtenidos a travs de la

utilizacin de la factura electrnica?
Los benecios que nos aporta esta solucin los agrupara en tres
categoras: eciencia, ecacia e imagen. Todo ello se traduce en
un notable ahorro de tiempo, de espacio y en costes de impresin. Tambin en la mejor gestin del cobro y, por ltimo, en la
apuesta por la innovacin, de la que se benecian tanto nuestros
clientes como nuestros proveedores. Adems, la factura electrnica es la puerta hacia un segundo paso, la integracin con los
sistemas del cliente.
Animarais a otras empresas a implantar este
sistema de facturacin?
Sin duda, puesto que es un benecio tanto para el cliente como
para el proveedor. Cuantos ms seamos los que utilicemos este sistema, mayores sern estos benecios. La facturacin electrnica
es claramente una de aquellas soluciones tecnolgicas que slo
suman y no restan.
A DESTACAR
El balance de implantacin de la factura electrnica durante estos
primeros cuatro aos es importante, pero todava queda mucho
por hacer, sobre todo en las pymes.
Actualmente ms de 5.000 empresas en Espaa facturan electrnicamente un volumen de 5,1 millones de facturas electrnicas al mes.
RECUERDA...
Solucin propia: solucin
adoptada por la empresa para
que ella misma gestione todo el
proceso de la factura electrnica
(creacin, rma, envo y archivo
de la factura electrnica).
Solucin externa: solucin
adoptada por la empresa para que
una parte del proceso de la factura
electrnica se la realice un tercero.
Factoring: operacin nanciera
en que una empresa contrata con
una entidad nanciera la gestin
de sus cobros y el adelanto de los
mismos a cambio de un inters.
Los sectores que lideran la introduccin de la factura electrnica

en los procesos de negocio son el de la distribucin, la automocin, la banca y el turismo.
Existen dos alternativas de implantacin de la factura electrnica
en la empresa emisora de las facturas: la solucin propia y la
solucin externa.
Como no poda ser de otra

manera, el marco regulador
especial de la facturacin
electrnica se deriva y
entrecruza con la normativa
europea y con la legislacin
espaola que regula Internet en
sentido amplio.
5.
ASPECTOS
LEGALES
5.1.
VALIDEZ JURDICA
DE LA FACTURACIN ELECTRNICA
Cabe destacar que nuestra regulacin puede considerarse antigua ya que las lneas generales datan de hace ms de tres aos,
y hasta la fecha se estn cuidando aspectos tan importantes para
el buen funcionamiento del sistema como la neutralidad tecnolgica, es decir, un acceso completo y abierto a la informacin.
La importancia de la rma electrnica en la validez jurdica de la
factura electrnica se deriva del llamado principio de equivalencia
funcional de la rma electrnica, que se congura en el art.3, apartados 4) y 8) de la Ley 59/2003 de rma electrnica.
Art. 3. 4)
La rma electrnica reconocida tendr respecto

de los datos consignados en forma electrnica el
mismo valor que la rma manuscrita en relacin con los consignados en papel (no repudio).
Art. 3.8)
El soporte en que se hallen los datos rmados

electrnicamente ser admisible como prueba
documental en juicio (). Si se impugna la
autenticidad de la rma electrnica avanzada,
con la que se hayan rmado los datos incorporados al documento electrnico, se estar
incumpliendo lo establecido en el apartado 2)
Art. 326 de la LEC (inversin de la carga de la
prueba).
La Orden EHA/962/2007 resulta de especial relevancia a nuestros

efectos por cuanto desarrolla todos los protocolos para la correcta
gestin de la transitoriedad del papel al formato electrnico de la
factura. Especial inters tiene su art.7 porque abre el camino para
la digitalizacin de cualquier documento en papel, conservando
su ecacia jurdica.
43
44
5.2.
DIGITALIZACIN DE FACTURAS RECIBIDAS Y DE

OTROS DOCUMENTOS O JUSTIFICANTES
Concepto de digitalizacin certicada
1. Los obligados tributarios podrn proceder a la digitalizacin certicada
de las facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carcter de originales.
Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos as digitalizados permitirn que el obligado tributario pueda prescindir
de los originales en papel que les sirvieron de base.
2. Se entiende por digitalizacin certicada el proceso tecnolgico
que permite, mediante la aplicacin de tcnicas fotoelctricas o de
escner, convertir la imagen contenida en un documento en papel
en una imagen digital codicada conforme a alguno de los formatos estndares de uso comn y con un nivel de resolucin que sean
admitidos por la Agencia Estatal de Administracin Tributaria.
5.3.
REQUISITOS PARA LA DIGITALIZACIN

DE DOCUMENTOS
Que est realizada por el obligado tributario o un tercero en nombre y por cuenta de ste (contrato).
Que el resultado de la digitalizacin garantice una imagen el e
ntegra de cada documento digitalizado y que la imagen se rme
con rma electrnica en base a un certicado instalado en el sistema de digitalizacin.
Que el resultado de la digitalizacin certicada se organice en torno a una base de datos ordenada y que se conserve un registro de
datos con todos los campos que exige el RD 1624/92, adems de un
campo con la imagen binaria del documento.
Homologacin de entidades desarrolladoras de software de digitalizacin; requisitos y procedimiento.
5.4.
NORMATIVA COMUNITARIA SOBRE INTERNET

Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y Consejo, de 13 de
diciembre de 1999, por el que se establece un marco comunitario
para la rma electrnica.
Directiva 2000/31/CE sobre el comercio electrnico.
Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001 por
la que se modica la directiva 77/388/CEE con objeto de simplicar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturacin en relacin con el impuesto sobre el valor aadido.
Directiva 2002/58/CE sobre la privacidad y las comunicaciones electrnicas.
Directiva 1995/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24
de octubre de 1995, relativa a la proteccin de las personas fsicas
en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre
circulacin de estos datos.
Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12
de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y
a la proteccin de la intimidad en el sector de las comunicaciones
electrnicas.
5.5.
NORMATIVA ESPAOLA SOBRE INTERNET

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad
de la informacin y de comercio electrnico
Ley 7/1998, de 13 de abril, sobre condiciones generales de la contratacin.
Ley 7/1996 de ordenacin del comercio minorista.
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de rma electrnica.
45
46
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de

los ciudadanos a los servicios pblicos
Real Decreto 424/2005 de condiciones de prestacin de servicios
de comunicaciones electrnicas.
Real Decreto 1163/2005 que regula el distintivo pblico de conanza en los servicios de la sociedad de la informacin y comercio
electrnico.
Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos
de carcter personal.
Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el reglamento de medidas de seguridad de los cheros automatizados
que contengan datos de carcter personal.
5.6.
NORMATIVA ESPAOLA
SOBRE FACTURACIN ELECTRNICA
Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, (BOE 29-11-2003) por
el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin, y se modica el reglamento del impuesto
sobre el valor aadido.
Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturacin y conservacin electrnica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28
de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se
regulan las obligaciones de facturacin.
Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo, (BOE 15-05-2003) por la que
se establecen normas especcas sobre el uso de la rma electrnica
en las relaciones tributarias por medios electrnicos, informticos y
telemticos con la Agencia Estatal de Administracin Tributaria.
Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la
utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por
la Administracin General del Estado (BOE nm. 52, de 29-2-1996).
5.7.
PROYECTOS DE LEY Y LEYES EN DESARROLLO

Proyecto de ley de contratos del sector pblico.
Proyecto de ley de impulso de la sociedad de la informacin.
Proyecto de reglamento que desarrolla la Ley Orgnica de Proteccin
de Datos de Carcter Personal (BOE 30 de abril 2007).
Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantacin en la
administracin de justicia del sistema informtico de telecomunicaciones Lexnet para la presentacin de escritos y documentos, el
traslado de copias y la realizacin de actos de comunicacin procesal por medios telemticos.
47
La facturacin electrnica es un proceso

simple y generador de importantes benecios
en el sistema administrativo de las empresas
tanto emisoras como receptoras de las
facturas. Con el n de resolver posibles
dudas que os hayan quedado tras leer este
manual, presentamos una serie de preguntas
y respuestas frecuentes que resumen
brevemente las principales claves a tener
en cuenta sobre este rentable
sistema de facturacin.
6.
EN BREVE
6.1.
LAS RESPUESTAS MS SENCILLAS

Si despus de leer este manual an tienes alguna duda, aqu
encontrars respuestas directas y sencillas para las preguntas
ms frecuentes que pueden surgir en torno a la facturacin
electrnica.
Qu es la factura electrnica?
Es un documento tributario generado por medios informticos en
formato electrnico, que reemplaza al documento fsico en papel,
pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de
seguridad no observadas en la factura en papel.
A quin interesa la factura electrnica?
El uso de la factura electrnica no depende directamente del
tamao de la empresa y es muy interesante tanto para grandes empresas como para pymes, ya que permite un ahorro
importante de costes como son la agilidad en los procesos de
mecanizacin y tratamiento de documentos, disminucin de
errores por manipulacin humana, ahorro de franqueos, papel
y mensajera.
Son equivalentes las denominaciones factura electrnica,
factura telemtica y factura digital o e-factura?
S son equivalentes, e incluso existen otros trminos anlogos. En
el lenguaje legal se suele emplear la expresin remisin por medios electrnicos de facturas.
Necesito la autorizacin de mi cliente para poder
facturarle electrnicamente?
Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por
cualquier medio, verbal o escrito. El destinatario debe estar de
acuerdo, adems, en el formato en el que se va a facturar electrnicamente.
49
50
Quin es el responsable ltimo de la validez de la rma

y de su correspondiente certicado?
El destinatario de la factura tiene la obligacin de vericar la validez
de la rma y, por tanto, el certicado rmante. Para ello dispondr
de los medios informticos necesarios, aunque el responsable ltimo es el emisor de la factura.
Hay que aplicar la facturacin electrnica a todos
los clientes o podra ser slo a unos determinados?
Se puede utilizar la facturacin electrnica a slo una parte de los
clientes. Tambin se pueden emitir facturas en papel y electrnicamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.
Se puede encargar a un tercero el proceso

de facturacin electrnica?
S. Todo o parte del proceso de facturacin se puede ceder a un tercero, como por ejemplo a las entidades nancieras. En cualquier
caso, los responsables ltimos ante las autoridades son los obligados
tributarios, es decir, el profesional o empresario que debe expedirla
y su cliente destinatario.
Qu papel juegan los fabricantes de software
en la implantacin de la factura electrnica?
Juegan un papel muy importante, sobre todo en el caso de las pymes,
que no estn tan preparadas para afrontar este cambio. Ellos analizan las necesidades de las pymes para afrontar este nuevo reto y
ofrecen soluciones adaptadas a las mismas, as como a las diferentes
posibilidades de utilizacin de la factura electrnica.
Cmo se garantiza la autenticidad del emisor
y la integridad del contenido?
Firmando la factura con una rma electrnica reconocida. En el proceso de rma, se usa un certicado digital avanzado que garantiza la
autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad.
Qu formatos son vlidos para la factura electrnica?
No existe un formato nico para la factura electrnica. Puede usarse XML,
PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre otros. La Agencia Tributaria,
por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como
formato Factura-e (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).
Por qu medios se puede enviar la factura electrnica al receptor?
Al igual que ocurre con los formatos, no existe un modo nico. Se
puede enviar por correo electrnico, por FTP, ponindolo en una pgina web desde la que se la pueda descargar, mediante un servicio
web (Web Service), etc., pero siempre rmada electrnicamente
para asegurar la inalterabilidad del contenido.
Qu ocurre si se rma con un certicado
rmante caducado o revocado?
Las facturas remitidas electrnicamente, rmadas con certicados
caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedicin no se considerarn vlidamente remitidas a sus destinatarios ni
recibidas por stos. Por ello, el software del expedidor debe comprobar la validez del certicado antes de su rma.
51
Han colaborado:
Foment del Treball Nacional
Sage Logic Cotrol, S.A.
la Caixa
Diseo y realizacin
BPMO Edigrup
C/ Caballero 79, 7
08014 Barcelona
Tel.: 93 363 78 40
Fax: 93 410 84 15
www.grupobpmo.com
Diseo grco
Rosa Baldrich, Marta Sol
Maquetacin
David Izquierdo
Infograas
Francesc Zaragoza
Coordinacin editorial
Alejandra Vidal
Asesoramiento lingstico
Ral Pelegrn

Factura Electronica

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Manual de la factura electrnica

Adaptarse a los cambios es

EUSEBI CIMA I MOLLET

9 > Qu es una factura

15 > Cmo funciona

25 > Ventajas para el emisor

26 > Ventajas para el receptor

19 > Recibir la ayuda

27 > Reduccin de costes

20 > Quines participan

28 > Ventajas para el

33 > Perspectivas inmediatas

36 > Cunto cuesta implantar

La facturacin electrnica, tambin

QU ES UNA FACTURA ELECTRNICA

CUNDO NO ES FACTURA ELECTRNICA

CONSERVACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA

CASOS QUE NO SON

CMO SE DEBE VERIFICAR

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EL TEST DE LA FACTURA ELECTRNICA

El principal objetivo de la factura electrnica es

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Tiempo manual por factura: 1 minuto y 33 segundos

Creacin de factura, envo y archivo

2 Mayor seguridad del

VENTAJAS PARA EL RECEPTOR

Para la empresa o profesional que recibe las facturas en soporte

Entrada de datos y registro de la factura en el sistema

Tiempo manual por factura electrnica:

Coste factura electrnica

por factura (*)

Ahorro por factura 1,35

(*)Fuente: Unin Europea

Fuente: Consorcio Digital (Enero 2007)

Coste factura electrnica

Ahorro por factura 1,16

VENTAJAS PARA EL MEDIO AMBIENTE

10.000/179 = 55,8 PINOS NO SERN TALADOS POR CADA MILLN

Cada milln de facturas electrnicas salvar a 56 rboles

VENTAJAS PARA LA SOCIEDAD

MLTIPLES BENEFICIOS PARA TODOS

ES NECESARIO QUE LAS

6- Reduccin de tiempos de gestin: al ser enviada y recibida al

En el ao 2005 unas 3.900

PERSPECTIVAS INMEDIATAS DE IMPLANTACIN

FACTURAS ELECTRNICAS EMITIDAS MENSUALES

N EMPRESAS QUE UTILIZAN FACTURAS ELECTRNICAS

PRINCIPALES SECTORES QUE LA HAN IMPLANTADO:

IMPLANTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA EN EUROPA

Fuente: Direccin General de Industria

el archivo electrnico con la informacin de la factura, rmarla con

Enviar las facturas a

*LOS PASOS MARCADOS LOS REALIZA

CUNTO CUESTA IMPLANTAR

que dicha aplicacin soporta estndares nacionales y europeos de

Cules son los principales benecios obtenidos a travs