Guia completo para

planejar seu
oramento de TI

SUMRIO

>> Introduo ............................................................................................................................................................... 3

>> Planejamento a chave do sucesso ............................................................................................................. 6
>> Como fazer uma gesto de TI eficiente ..................................................................................................... 12
>> Aprenda a calcular o investimento necessrio ........................................................................................ 16
>> Concluso ............................................................................................................................................................. 20
>> Dicas ....................................................................................................................................................................... 22
>> Sobre a SuporTI .................................................................................................................................................. 24
>> Sobre a Smartbill ................................................................................................................................................ 25
>> Sobre a Project Builder ..................................................................................................................................... 26

Introduo

INTRODUo

Nos ltimos anos, a funo da Tecnologia da Informao (TI) nas empresas se modificou completamente.
A rea adquiriu enorme importncia, deixando de ser apenas um fornecedor para se tornar pea-chave
para as organizaes. A TI evoluiu para Tecnologia dos Negcios, assumindo a funo de sustentar e
facilitar o crescimento das empresas, de integrar produtos, servios e solues e conduzir processos de
inovao e mudana.
Por sua vez, o gestor de tecnologia tornou-se protagonista nas organizaes. o CIO (Chief Information
Officer) o responsvel por planejar e executar o suporte tecnolgico ao crescimento da empresa, manter
diversos processos integrados, promover inovao e aumento de competividade. Em outras palavras, o
gerente de tecnologia precisa estabelecer uma ponte entre a tecnologia e o negcio.
Essa uma responsabilidade que, alm de complexa, precisa ser executada a partir de um oramento
limitado. Um bom oramento em TI, acompanhado de uma gesto eficiente e um investimento correto,
so capazes de otimizar os recursos e evitar diversos contratempos.
Infelizmente, no so todas as organizaes que conseguem desenvolver bons oramentos em TI, investir
na rea e geri-la adequadamente. Segundo pesquisa da consultoria Gartner, em empresas brasileiras, 34%
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INTRODUo

dos gastos com TI j esto fora do oramento da rea. Entretanto, a maioria dos executivos confiante de
que preciso aproveitar as oportunidades da economia digital.
Neste ebook, explicamos a importncia de se planejar o oramento de TI, compartilhamos algumas dicas
para a gesto e tambm uma planilha para ajudar a construir seu oramento.

Para baixar a Planilha para planejamento de

.xls

oramento para TI, clique aqui e comece a

inserir seus dados!

Planejamento
a chave do
sucesso

Planejamento a chave do sucesso

O oramento no uma pea de improviso. Para desenvolver um bom oramento em TI fundamental

que o CIO tenha familiaridade com planejamento financeiro empresarial e conhecimento das finanas da
organizao.
A premissa bsica para o oramento de qualquer setor estar alinhado ao planejamento estratgico global
em sinergia com o investimento nas demais reas - e adequado previso de crescimento da empresa.
O crescimento pode ser calculado, por exemplo, a partir de projees do ano corrente e da correo do
ndice Geral de Preos para Mercado (IGP-M), ou ento com base no crescimento do setor em que a
empresa estiver inserida (varejo, e-commerce, indstria etc.)
O oramento em TI deve descriminar as despesas entre compras de bens de capital e servios (chamado
de Capital Expenditure ou Capex) e o custo operacional para manter esses processos (que leva o nome de
Operational Expenditure ou Opex). Comprar novos computadores, por exemplo, entra na classificao de
Capex. A manuteno dessas mquinas, na Opex.
Lembre-se que os custos de um projeto no terminam aps a sua implementao. um erro comum
gestores negligenciarem os custos Opex, de manuteno de processos. A longo prazo, eles podem
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Planejamento a chave do sucesso

representar valores muito maiores que a aquisio e, caso no considerados, distorcem completamente o
oramento em TI.
A partir dessas definies, preciso detalhar os benefcios que cada investimento ir trazer para a
organizao. Um projeto deve ser conduzido caso haja um benefcio claro para a empresa e no apenas
porque existe o recurso.
O oramento em TI tambm deve alinhar o que foi provisionado anteriormente e o que foi efetivamente
realizado. O ideal que esse balano seja feito periodicamente para evitar um desequilbrio entre o aprovado
nos oramentos anteriores e o posto em prtica pela empresa. Essa diferena o temido backlog. Quanto
menor ele for, melhor.
Alm disso, todo oramento deve prever uma margem de segurana, que uma reserva financeira para
gastos que no possam ser previstos e demais emergncias.
importante ressaltar, contudo, que tais demandas no previstas devem ser realmente situaes
necessrias. Um dos erros mais frequentes de gestores de TI sempre dizerem sim, ou seja, aceitar

Planejamento a chave do sucesso

com facilidade qualquer novo projeto, no previsto pelo oramento. Esse comportamento sobrecarrega
o oramento, desvia recursos dos projetos j previstos e tambm pode prejudicar a manuteno de
produtos e servios j em operao. Os projetos no previstos e eventualidades no devem ultrapassar 5%
do oramento.
Por ltimo, o oramento em TI pode ser centralizado, com um nico foco conforme a demanda e a
necessidade, ou descentralizado, com cada rea aprovando sua parte respectiva no oramento de TI. No
primeiro modelo, o CIO possui maior autonomia para definir valores e destinar os recursos, mas tambm
dele a responsabilidade de toda a diviso. J no modelo descentralizado, so as reas as responsveis
pela elaborao dos oramentos, o que libera o CIO dessa responsabilidade, embora tire a flexibilidade do
gestor para realocar os recursos.
O planejamento de oramento em TI, com benefcios bem descritos e detalhados corretamente, no apenas
torna possvel aprovar um projeto caso haja recursos alocveis, como tambm serve como base para a
empresa adquirir mais recursos para cobrir a empreitada caso no os tenha.

Planejamento a chave do sucesso

Atravs de um bom oramento em TI, aliado gesto de projetos, a empresa ganha em previsibilidade
financeira. Isso leva otimizao dos recursos, antecipao de problemas como vencimento de garantias,
renovao de licenas de software e captao de informaes relevantes sobre a infraestrutura da
organizao.
Para fazer um bom oramento muito importante que o gestor esteja atento a alguns fatores pontuais,
que variam de empresa para empresa, mas que representam uma parte considervel dos oramentos de
TI na maioria dos casos. So fatores Opex e Capex que devem ser levados em considerao.
Separamos alguns abaixo para que fique bem claro alguns pontos que devem, necessariamente, ser
levados em considerao. Confira:

 staes de trabalho: importante considerar a substituio dos dispositivos que cada coloborador
E
utiliza.

 ervidores: Alm de substituio de equipamentos que esto vencendo a garantia lembre-se de considerar
S
no seu oramento a ampliao da capacidades desses equipamentos

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Planejamento a chave do sucesso

 icenciamento: Cada fabricante tem seu modelo de licenciamento, uma coisa em comum so contratos
L
de relacionamento que permitem reduzir muito o custo em renovao das licenas e tambm flexibiliza a
adio de novas licenas. Licenciamento de software precisam ser considerados tanto para estaes de
trabalho como para servidores.

I nvestimento: so itens que sua empresa no tem e sero comprados, alm de contrao de empresas
para servios pontuais ou contratos

Gesto de pessoas: Considerar os times, desenvolvimento, suporte, etc

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Como fazer
uma gesto de
TI eficiente

Como fazer uma gesto de TI eficiente

O CIO no estar presente na execuo de todas as atividades do setor de TI. Sua responsabilidade antes
ter domnio sobre a gesto do setor e conduzi-la de forma eficiente. Isso implica em lidar, resumidamente,
com quatro reas: Pessoal, Projetos, Processos e Mtricas.
Cada uma dessas reas traz, por sua vez, desafios prprios. Qual a fora de trabalho necessria e como
gerir pessoal? Quais ferramentas utilizar para avaliar projetos? Como conduzir processos? Quais mtricas
adotar na gesto? Para auxiliar nessa gesto, foram criados padres internacionais de governana, como
ITIL, COBIT, PMBOK, TOGAF e CMMI, desenvolvidos partir do modelo de governana corporativa COSO.
O ITIL (IT Infrastructure Library) um padro frequentemente adotado por empresas. Desenvolvido
pela Agncia Central de Computao e Telecomunicaes (CCTA) do Reino Unido, trata-se de um
modelo pblico que possui bibliotecas de prticas para tornar mais eficientes e seguros os servios e a
infraestrutura em TI.
O CobiT (Control Objectives for Information and related Technology) um padro focado em mtricas
para avaliao da TI. Ele emprega sumrio, controle de objetivos, mapas para auditoria, ferramentas

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Como fazer uma gesto de TI eficiente

para implementao e tcnicas para gerenciamento, dentre outros, e pode ser utilizado independente
das plataformas de TI da empresa.
O PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge) um padro do PMI, organizao sem
fins lucrativos focada em gerenciamento de projetos. Dessa forma, o PMBOK um modelo voltado para
toda a gesto de projetos, desde o incio ao planejamento, execuo, controle e fechamento, englobando
conceitos como integrao, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicao, anlise
de risco e aquisio. Trata-se de um padro cada vez mais adotado por empresas.
O TOGAF (The Open Group Architecture Framework) utiliza um framework para arquitetura corporativa,
desde o design ao planejamento, implementao e governana. O TOGAF costuma ser elaborado em
quatro reas: Negcios (Business), Aplicao (Application), Dados (Data) e Tecnologia (Technology).
J o CMMI (Capability Maturity Model Integrated for software) um padro desenvolvido pelo Instituto
SEI (Software Engineering Institute), dos Estados Unidos. Ele focado na melhoria dos processos de
desenvolvimento, em definio de prioridades para melhoria de processos e para medir a maturidade das
organizaes. O CMMI utiliza uma diviso em nveis: Inicial, Repetvel, Definido, Gerencivel e Otimizado.
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Como fazer uma gesto de TI eficiente

Os padres internacionais so uma forma de maximizao e racionalizao de investimentos. Eles

podem ser adotados pela empresa em maior ou menor grau de acordo com as necessidades e a
estratgia do gestor, inclusive em conjunto, e devem ser acompanhados e avaliados atravs de metas
de implementao e execuo.
Independentemente do modelo adotado, fundamental acompanhar o oramento de TI, para tornar
viveis revises e metas definidas.

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Aprenda a
calcular o
investimento
necessrio

Aprenda a calcular o investimento necessrio

No h uma porcentagem fixa do quando se deve investir em TI. Para calcular o investimento, o gestor
precisa considerar os custos e o retorno do investimento.
Para compreender os custos, costuma-se empregar o TCO (Total Cost of Ownership), que uma estimativa
de todo o investimento para um projeto de TI. Ele leva em considerao tanto o custo Capex, por exemplo,
de compra de hardware e licenas de software, quanto do Opex, dos gastos para manter a estrutura em
operao e sob propriedade da empresa.
O TCO inclui custos que vo do desenvolvimento ao treinamento da equipe, manuteno, gastos relacionados
a falhas e interrupes no sistema, queda de desempenho, consumo de eletricidade, garantia de qualidade,
custo para desativao, dentre vrios outros.
Nem sempre os gastos mais bvios so a totalidade - ou a maioria - do oramento. Existem diversos
investimentos necessrios que primeira vista no so considerados pelos gestores. Gastos operacionais
com a equipe de TI ou com o suporte, por exemplo, devem no apenas ser considerados, mas levados
muito a srio. A soma dos detalhes pode comprometer todo o planejamento!

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Aprenda a calcular o investimento necessrio

Uma boa analogia para abordar essa questo um iceberg. Pense nos gastos com Software e Hardware
como a ponta que est para fora dgua. Mas, existe uma parte submersa muito importante: segurana,
backup, recuperao de desastres, manuteno, ferramentas de gerenciamento so alguns dos gastos
submersos.
J o ROI (Return On Investment), desenvolvido na dcada de 1970 pela consultoria Gartner, calcula os
custos e a recuperao do investimento pela empresa, ou seja, os benefcios. Ele pode ser complementado
pelo BSC (Balanced Scorecard), metodologia que vem ganhando muito espao atualmente.
Tanto o ROI quanto o BSC so conjuntos de mtricas para medir o retorno de investimentos em TI.
Para chegar a esse clculo preciso contabilizar uma srie de fatores, como o nmero de profissionais
envolvidos e as horas gastas no projeto; se mais econmico ou no terceirizar servios para outras
empresas, por exemplo, para que fiquem encarregadas de atividades operacionais; qual o impacto da
curva de aprendizado em horas de trabalho; como o projeto afeta outras reas da empresa; a vida til da
tecnologia, alm de benefcios como a melhoria de qualidade, aumento de velocidade e confiabilidade de
servios, e preveno de crises e prejuzos.

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Aprenda a calcular o investimento necessrio

Ao final, um ROI bem elaborado pode ser o argumento decisivo para a aprovao de um projeto de TI, pois
permite o entendimento correto dos seus benefcios para a empresa.

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Concluso

Concluso

A importncia do investimento em tecnologia consenso entre executivos. Os oramentos na rea tm

crescido constantemente em organizaes dos mais diversos segmentos e preciso que os CIOs e
gestores estejam preparados para otimizar os recursos e conquistar os melhores resultados.
Como vimos nesse ebook, no somente o aumento no investimento que leva ao sucesso de projetos de TI.
Um bom oramento, gesto eficiente e um dimensionamento correto para cada projeto so fundamentais.
Inicie seu planejamento mapeando todas as necessidades da sua empresa. Entenda a real necessidade de
cada setor. Utilize as tcnicas que citamos anteriormente para conseguir consolidar e compreender melhor
os dados. Toda essa preparao vai valer pena no momento em que os resultados comearem a surgir.
Uma rea de TI alinhada rea de negcios deixa de ser vista como custo e passa a ser uma viabilizadora de
crescimento para toda a empresa. Para isso, preciso buscar sadas nem sempre bvias! Um mapeamento
bem executado, aliado ao planejamento, capaz de gerar excelentes resultados!

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DICAS

Fique atento a esses itens para adotar uma gesto de TI eficiente

1. M
 antenha um inventrio de hardware e software sempre atualizado, incluindo os servidores:
Essa informao vai te dar visibilidade no somente da quantidade exata, mas tambm o que voc
instalado em cada equipamento.
2. C
 ontrole o tempo de garantia dos dispositivos: Contar com a garantia e suporte do fabricante um
excelente meio para reduzir custos com manuteno e pensando nos seus servidores, para mante-los
funcionando.
3. M
 onte uma estratgia de renovao dos dispositivos: O desgaste consequencia do uso e
inevitvel. Renova-los vai sem dvida diminuir a quantidade de chamados e manter os colaboradores
com as ferramentas para trabalhar.
4. A
 tualizao de verso de sistemas operacionais e aplicaes: Entenda do RoadMap de suporte dos
sistemas operacionais dos servidores e aplicaes. A perda do suporte pode representar um problema
grave de segurana e novas verses pode te ajudar a resolver problemas de forma simples.
5. R
 enovao de dispositivos e licenciamento de software: Vincule sua estratgia de renovao e
atualizao com seu contrato de licenciamento.

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DICAS

6. O
 timize suas licenas de software: Use seu inventrio de software no apenas para saber o que tem
instalado, mas tambm se o aplicativo esta sendo usado, isso lhe dar a oportunidade de remanejar
licenas no utilizadas.
7. P
 otencialize seus contrato de licenciamento: Lembra do ROI? Ento, saiba todos os benefcios que
seu contrato oferece, veja qual seu aplica e use.
8. M onitoramento de servidores e servios: Monitore seu ambiente para medir a disponibilidade dos
servios e priorizar atividades de preveno.
9. O timize seu time: Nem sempre contratar mais pessoas resolve seu problema, saber priorizar as

atividades e gerir projetos de forma eficiente vai te dar visibilidade do que realmente precisa.
10. Reduza custo e complexidade: Iceberg? Desenvolver aplicaes e manter todos os servios dentro de
casa, pode ser um preciosismo caro. Ofertas em nuvem (IaaS, PaaS e SaaS) e empresas com solues
prontas podem ajudar muito.

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A SuporTI uma empresa especialista em solues

de infra estrutura Microsoft. Trabalhamos em parceria
com nossos clientes, alinhando a estratgia da
empresa com solues de tecnologia em nuvem ou
local, como; Microsoft Azure, Office 365, Virtualizao
de servidores e licenciamento.

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O Smartbill a primeira plataforma 100% na nuvem de gesto financeira para mensalidades, contratos de
servios recorrentes que trabalha integrada ao ecossistemas das empresas como CRM, ERP e sistemas
de backoffice e core como portais web, aplicativos celular, entre outros e que abrange 4 reas:
COMMERCE - Automao de vendas via web, telefone ou CRM
CLM - Gesto de Contratos de Servio e assinaturas
BILLING - Varivel e com base em consumo de servios
AUTOMAO - Emisso de NFe e cobrana recorrente em todos os meios de pagamento

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H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a
entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance
em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:
Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso,
se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a alta performance em projetos.
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