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PROCEDIMIENTOS DE LICITACIONES PBLICAS

La Solicitud de
Mercanca o documento presupuestario correspondiente ingresa
fsicamente a la Seccin de Ingreso de Solicitudes de Mercancas (Solicitud de Pedido).

1) Funcionario de la Seccin de Ingreso y Solicitudes de Mercancas (Solicitud de

Pedido) de la Proveedura Institucional, recibe y revisa si los documentos aportados
(solicitud de mercanca -Solicitud de Pedido- o documento presupuestario correspondiente
y documentacin de prerrequisitos) cumplen con los requisitos:
Si no cumple, redacta oficio a la Unidad Ejecutora respectiva solicitando su correccin
dando un plazo mnimo de tres das para ser subsanados, solicitud que es revisada y
firmada por el Jefe del Departamento.

Unidad Solicitante aporta requisitos solicitados.

2)

Funcionario de la Seccin de Ingreso y Solicitudes de Mercancas, ingresa la

informacin en el SIGAF y traslada los documentos al Proveedor Institucional.
Proveedor analiza documentacin clasifica segn objeto del gasto y el monto
presupuestado, as determina cual es el procedimiento que corresponde.
Una vez establecido el procedimiento de contratacin que se debe realizar,
asigna Analista responsable del proceso y remite la documentacin.

3) Analista prepara Cartel, con el borrador que ha enviado la Unidad Solicitante.

4) Si existe alguna discrepancia de los funcionarios de la Unidad de contrataciones con
el borrador del cartel enviado, se hace saber a la Unidad Solicitante a efectos de que se
pronuncie al respecto.

5) El analista arma el expediente lo cual debe cumplir con los siguientes requisitos:
Los documentos deben ir ordenados por fecha de ingreso o
confeccin
Todos los documentos deben ir foliados con numeracin
consecutiva y ascendente.
Se debe adjuntar en el expediente todas la documentacin que se
ha recabado (invitaciones a participar, cartel, justificaciones,
planos y otros oficios, etc.).
Si el expediente consta de ms de un tomo se debe identificar en
cada uno de ellos el nmero de tomos que tiene el expediente y el
nmero de tomo en particular.
6) Analista incluye el trmite en el SIGAF, registrando los siguientes datos: tipo de
trmite, descripcin, fecha de publicacin, fecha y hora de la apertura, (tomando en
cuenta plazos establecidos para la recepcin de ofertas Art. 48 R.G. C.A.) requisitos de
las garantas (porcentaje y vigencia) tanto de participacin como de cumplimiento,
vigencia mnima de la oferta y el tipo de invitacin, adems incluye las lneas del
trmite para lo cual debe indicar la o las solicitudes asociadas a ese trmite y
marcar las correspondientes. El nmero del trmite es generado electrnicamente.

7) Analista prepara y digita el Cartel y Aviso.

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Analista debe estimar los tiempos administrativos de preparacin y publicacin del
cartel tomando en cuenta los cuatro das mnimo de recepcin y publicacin del aviso que
establece La Gaceta y los tiempos establecidos en el Reglamento General de
Contratacin Administrativa. Art. 48 R.G.C.A.

8) Analista transfiere al Proveedor Institucional borrador del cartel e invitacin para su

revisin.

9) Si est correcto imprime el cartel y el extracto o aviso. Lo remite al Proveedor

Institucional para la correspondiente revisin y firma.

10) Secretaria de la Proveedura Institucional traslada cartel al mximo jerarca de la

institucin o a quien el haya delegado su funcin de firmar las adjudicaciones para su
aprobacin y firma.

11) Mximo jerarca aprueba y firma cartel y aviso y lo remite a la Proveedura

Institucional.

12) Unidad de Contrataciones remite una copia a la Seccin de Recepcin e Informacin

para que sea incluido en el archivador de cartn (ampo) de informacin de invitaciones
para la consulta de los Proveedores interesados.

13) Unidad de Contrataciones contina el trmite en SIGAF, corrobora que se haya

cumplido con el Manual de procedimientos para la actualizacin del Sistema Electrnico
de Contrataciones para el Gobierno Central (COMPRARED), distribuye el cartel a la
unidad solicitante enva la Notificacin para que se publique en el Diario Oficial la Gaceta.
PUBLICACIN DEL CARTEL
ART. 46 PUBLICACIN DE LA INVITACIN: La invitacin a participar se publicar en el
Diario Oficial La Gaceta y en los diarios nacionales o extranjeros que decida la
Administracin. El cartel y sus anexos deber estar a disposicin de cualquier interesado
al menos desde el da en que aparezca la invitacin en el Diario Oficial. Queda facultada
la Administracin para cobrar el costo de impresin o produccin de dicho material.

14) Proveedura Institucional enva a publicar en el Diario Oficial La Gaceta un aviso con
los datos ms relevantes, como lo son el nmero de trmite, bien o servicio a adquirir,
dependencia solicitante, lugar en donde se puede obtener un ejemplar del cartel y otros.

15) La Seccin de Notificacin se encarga de remitir el aviso a Imprenta Nacional para

que sea publicado en la Gaceta.

16) Analista prepara los correspondientes carteles y los remite a la Seccin de Recepcin
e Informacin.

17) Seccin de Recepcin e informacin los revisa y prepara recibos para su respectiva
entrega a todos los interesados.

18) Si los carteles son vendidos los interesados deben presentarse a la Seccin de
recepcin e informacin con el correspondiente entero de gobierno donde hace constar el
pago correspondiente y retiran el cartel.
ART. 88 RECURSO DE OBJECIN EN PROCEDIMIENTO DE LICITACIN
PUBLICA: 88.1) Contra el cartel de las licitaciones pblicas proceder la
interposicin del recurso de objecin al cartel, ante la Contralora General, dentro del
primer tercio del plazo para la recepcin de ofertas. 88.2) Luego de recibido el
recurso, la Contralora General solicitar el criterio de la Administracin licitante,
quien dispondr de tres das hbiles para responder. 88.3) El recurso ser resuelto
en el plazo de diez das hbiles contados a partir de su recepcin. Cuando el recurso
resulte totalmente improcedente por el fondo o la forma ser rechazada de plano en
el momento que se verifique tal circunstancia. En caso que la Contralora General

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disponga la modificacin del cartel, sta se ajustar a lo dispuesto por el artculo 47
del R.C.A. (Sobre modificaciones y aclaraciones del cartel). 88.4) La no-resolucin
del recurso dentro del plazo sealado, se tendr como una declaratoria con lugar de
las objeciones formuladas.

19) Si hay Objecin al Cartel, Contralora General de la Repblica solicita el expediente

al Departamento legal de la Institucin o la Proveedura Institucional.

20) Contralora confiere audiencia al Departamento legal de la Institucin.

21) Departamento Legal institucional solicita informes tcnicos a la proveedura
institucional y a la dependencia solicitante del bien o servicio, y con esto se procede al
estudio y se contesta la audiencia a la Contralora.

22) Contralora notifica resolucin o pronunciamiento al Departamento legal de la

Institucin, quien traslada la resolucin a la Proveedura Institucional.
Art. 47 R. G.C.A. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DEL CARTEL: 47.1) Las
modificaciones a las condiciones o especificaciones del cartel debern anunciarse por
los mismos medios que se curs la invitacin, con al menos ocho das hbiles de
anticipacin al vencimiento del plazo para recibir ofertas.
Art. 47.2)
Por
modificaciones se entienden para estos efectos aquellas que no cambien el objeto del
negocio ni constituyan una variacin fundamental en la concepcin original de este.
Cuando mediante publicacin posterior se introduzca una alteracin importante en la
concepcin original del objeto, los plazos para recibir ofertas sern ampliadas como
mnimo en el nmero de das que disponen los numerales art. 48.1.1 (Licitaciones para
construccin de obra o concesin de obra y licitaciones para suministros importados o
para importar, 30 das hbiles) art. 48.1.2. (Licitaciones para toda otra clase de
negocios, 15 das hbiles) segn corresponda de acuerdo con la naturaleza del
negocio. Art. 48.3) Las prrrogas al plazo para recibir ofertas deben estar publicadas
en La gaceta a ms tardar el da anterior al que previamente se hubiere sealado
como lmite para la presentacin de aquellas.
Antes de la apertura, previo a la recepcin de ofertas la Administracin si lo
considera conveniente puede hacer aclaraciones, prorrogar o hacer visita preofertas. Cualquiera de las opciones anteriores que se hagan deben incorporarse en
el cartel, el expediente y en el antecedente del trmite en el SIGAF. En el caso de que
se presente un recurso de objecin al cartel o se hagan aclaraciones al mismo debe
procederse conforme al punto 1.7 del Manual de
procedimientos para la
actualizacin del Sistema Electrnico de Contrataciones para el Gobierno Central
(COMPRARED)

RECEPCIN DE OFERTAS:

23) Los oferentes entregan en sobre cerrado las ofertas en la Seccin de Recepcin e
Informacin hasta la hora de la apertura. El sobre debe de contener la identificacin de la
Administracin promovente, la indicacin del tipo y nmero de la licitacin, una breve
descripcin del objeto contractual y nombre del oferente.

24) La encargada o encargados de recepcin reciben los sobres e ingresa los datos
generales en el mdulo de recepcin de ofertas (SIGAF) imprime el recibo con la siguiente
informacin (nombre del proveedor, fecha y hora de presentacin de la oferta, nmero de
sobres presentados y observaciones generales) entrega copia del recibo al oferente y el
original es incorporado al expediente. Aqu se consignar la hora y fecha de recepcin con
el reloj marcador de la oficina ( el cual establece la hora oficial).

25) En caso de haberse solicitado muestras. El oferente entrega lista en original y copia
con la descripcin, cantidad de artculos y lnea correspondiente.

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26) Se confronta la lista con los artculos y se genera un recibo en el cual consigna la
fecha y hora de recibido y hace referencia al listado.

27) Encargada o encargados de recepcin, deposita l o los sobres de la o las ofertas en

el buzn o archivo respectivo.
Las ofertas y muestras en caso de que hubieran son custodiadas en la Seccin de
Recepcin e informacin, para su seguridad, hasta el acto de apertura.
Una vez realizado el acto de apertura las muestras las remite al Departamento
Administrativo donde se registra cada artculo en el mdulo de recepcin de muestras del
SIGAF indicando ubicacin, estado, cantidad, descripcin, etc.
Antes de la hora y fecha de la apertura de las ofertas los potenciales oferentes
presentan la garanta de participacin en la seccin que se encarga de la custodia
de las garantas.

28) La o el funcionario de la Seccin encargada de las Garanta recibe la garanta, revisa

la documentacin y registra los datos en el mdulo de garantas del SIGAF, genera e
imprime el recibo, o alternativamente se hace la recepcin manual, entrega una copia del
recibo al oferente, una copia para control y otra para el expediente.
Esta Seccin
custodia la garanta.
Acto de Apertura este se realiza a la hora y fecha indicada.

29) Antes del acto apertura y vencido el tiempo para la recepcin de ofertas y
documentos, el encargado de la custodia de las ofertas, entrega al analista todos los
sobres de las ofertas presentadas. Confrontndolas contra las boletas emitidas. As como
tambin entrega lista de los oferentes que retiraron el cartel y copia del entero a favor del
Gobierno de Costa Rica ( en caso de que el cartel hubiese tenido algn costo) Este
proceso se realiza inmediatamente antes del acto de apertura.

30) El Analista que preside el acto de la apertura debe ser diferente al encargado del
trmite si es posible y debe estar asistido por otro funcionario que sirve de testigo y
ayudante; se aconseja en casos complejos la presencia de un abogado y/o auditor.
SI NO HAY OFERTAS PRESENTADAS:

31) Analista levanta el acta correspondiente consignado tal situacin en la misma, y

declara el trmite infructuoso, registra en SIGAF la informacin y procede a liberar la o las
lneas de la o las solicitudes ligadas a ese trmite y se indica en el antecedente del trmite
las razones por las cuales se declar infructuoso en el mdulo de trmites del SIGAF.

32) Analista confecciona el aviso.

33) Se remite Proveedor Institucional para su firma respectiva.
34) Mximo jerarca o persona autorizada lo firma y lo remite a la seccin de Avisos.
35) Seccin de Aviso de Adjudicacin lo remite a la Seccin de Notificacin para el
correspondiente trmite de publicacin en el Diario Oficial La Gaceta y en los dems
medios en que se publico el cartel o aviso.

36) Si se presentara una oferta posterior a la hora y fecha de la apertura, la encargada o

encargado de recepcin recibe la oferta, genera recibo e indica la hora y fecha de recibido
y en las observaciones hace la referencia de presentacin extempornea.
SI HAY OFERTAS PRESENTADAS:

37) El encargado de la custodia de las ofertas presentadas. Le hace entrega al encargado

del acto de apertura las ofertas con su respectiva boleta emitida en el SIGAF, ste

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confronta la oferta contra las boletas emitidas. Este proceso se realiza inmediatamente
despus de cerrado el acto de recepcin de ofertas, para proceder as al acto de apertura.

38) Los analistas o personas encargadas (dos como mnimo) proceden al acto de
apertura abriendo cada uno de los sobres de las ofertas, en presencia de los interesados
en el concurso. El Analista responsable directo de la apertura, por disposicin
administrativa, es preferible que no sea la persona encargada del anlisis de las ofertas.

39) El Analista que preside y asistente procede al acto de apertura de la siguiente forma:

Realiza una introduccin formal del Acto de Apertura ( indica el nmero de trmite,
objeto del contrato y el nmero de ofertas presentadas).
Procede a la apertura de cada uno de los sobres de las ofertas presentadas, leyendo en
voz alta los aspectos ms sobresalientes contenidos en cada una de ellas, para que los
presentes en el acto de apertura estn informados sobre los mismos, tambin, se debe tener
cuidado de que todos los presentes vean cuando el sobre se abre y se sacan los documentos
que contiene.
Lectura de aspectos administrativos tales como: nombre del oferente, monto de
cotizacin, alternativas, descuentos, garanta de participacin y cualquier otro dato de
relevancia en el proceso.
Si el oferente presenta un adendum a la documentacin de la oferta, que la
modifique o complemente, ste se leer textualmente en el acto de la apertura
Si hubiere observaciones a las ofertas presentadas por parte de los participantes se
anotarn en el libro de actas o documento que se utilice y se leern textualmente en el acto.
Firman el acta: el Analista que preside, el acompaante, el Oferente que ha hecho
observaciones y todos los presentes que quieran consignar su firma.

40) Si hubiere observaciones a las ofertas presentadas por parte de los participantes se
anotarn en el libro de actas y se leern textualmente en el acto.

41) Concluido el acto de apertura, el analista o persona encargada traslada las ofertas
originales y las boletas de recibo de las ofertas a la Seccin encargada, para que se
incorporen al expediente, (el cual debe armarse y numerarse); las copias restantes sern
enviadas a las respectivas unidades para su anlisis y recomendaciones.

42) S hay ofertas extemporneas se incluyen en el expediente en sobre cerrado y no son

consideradas para ningn efecto.

43) El Analista revisa el expediente para asegurarse de que esta correctamente

configurado y foliado e ingresa los datos de las ofertas presentadas en el mdulo de
ofertas del SIGAF (vigencia de la oferta, lugar de entrega, forma de pago, tipo de compra
(importacin, libre de derechos o en plaza), vigencia de garanta, banco, cuenta, direccin,
telfono, inclusin del proveedor por oferta: principal, asociado, extranjero, representante,
etc. y se le asocia las lneas que ofrece con su respectivo precio y calidades)
posteriormente procede al anlisis de los aspectos formales de las ofertas presentadas
solicita recomendacin tcnica a la unidad solicitante que promueve el concurso (dentro
de los primeros 5 das despus del acto de apertura).

44) S la o las ofertas requieren que se subsane cualquier defecto formal o se supla
cualquier informacin o documento de trascendencia que haya sido omitido, (siempre y
cuando con ello no se modifique su contenido en cuanto a las caractersticas de los
bienes, obras o servicios, el precio, los plazos de entrega, ni las garantas de los
productos Art. 56.1 R.G.C.A.)

45) Analista elabora un oficio dirigido al o a los oferentes correspondientes, indicando los
aspectos que deben subsanar y concede un plazo de 5 das hbiles para su presentacin,
incorporando copia de ste, junto con el recibido conforme, al expediente administrativo.

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46) Analista traslada a la Secretaria de la Proveedura Institucional, una copia de las
ofertas para solicitar a la dependencia solicitante la recomendacin tcnica.

47) Secretara recibe la documentacin de subsanacin y/o recomendacin tcnica y lo

remite al Analista responsable.

48) Analista recibe documentacin y analiza:

Si la presentacin para subsanar no es atendida en tiempo y el defecto es sustancial la
Administracin proceder a descalificar al oferente y ser considerada en el acto que
emite la Comisin de Recomendacin de la Adjudicacin (Anlisis Integral).
Si la presentacin cumple con lo solicitado, la Administracin proceder al
valoracin de la (s) oferta (s).

estudio y

49) Analista recibe, estudia recomendacin tcnica de la dependencia.

Si tiene alguna duda coordina con la dependencia para su respectiva aclaracin (en un
plazo no mayor de 3 das).
Adjunta al expediente la recomendacin.

50) Comisin de Recomendacin de Adjudicacin emite su criterio o propuesta

adjudicando o declarando desierto y/o infructuoso. Firma proyecto de Resolucin de
Adjudicacin y la traslada a la persona autorizada para emitir la adjudicacin.

51) La comisin se encuentra integrada por el Proveedor Institucional, el Jefe de la

Unidad Administrativa solicitante del bien o servicio requerido, el Asesor Legal del
Ministerio y el Oficial Mayor, el analista y asesores tcnicos que se requieran segn la
materia. La ausencia temporal de cualquiera de dichos funcionarios ser suplida en su
orden, por el Subproveedor, o en su defecto, por el Jefe de la Unidad de Contrataciones;
por el Subjefe de la Unidad solicitante, por un abogado de la respectiva Asesora Legal y
por el Director Administrativo. Dicha comisin podr ser ampliada a instancia del
Proveedor o de la misma jefatura de la institucin que integra la comisin cuando la
naturaleza de la contratacin lo requiera, con participacin de otros funcionarios o
profesionales del Ministerio, en cuyo caso actuarn como asesores, con voz pero sin voto.

52) En la Comisin de Recomendacin se analiza la documentacin que presenta el

analista: (expediente; el anlisis integral y proyecto de la resolucin y aviso de
adjudicacin).

53) La Comisin de Recomendacin de Adjudicacin emite su criterio o propuesta de

adjudicacin o declaracin de desierto y/o infructuosa. Firma anlisis integral de
Adjudicacin una vez que est confeccionado y se traslada a la Secretaria del Depto. de
Compras para que lo remita al Proveedor Institucional para su revisin.

54) Analista prepara informe Anlisis Integral, el cual contiene:

Tipo y nmero de trmite

Objeto a contratar

Nombres de los participantes en la comisin de recomendacin.

Nmero y monto de la(s) Solicitud(es) de Mercancas (Solicitud de Pedido) que amparan

la Licitacin.

Nombre de los oferentes participantes al concurso.

Aspectos Econmicos, Legales y Tcnicos.

Recomendacin de la unidad solicitante en el concurso.

Propuesta de la comisin para la adjudicacin, la cual incluye:

Nombre de la(s) empresa(s) recomendadas para su adjudicacin.

Nmero de la cdula jurdica correspondiente.

Nmero de lnea(s) y la descripcin del bien o servicio.

Tabla de evaluadores.

Fecha y lugar de entrega y algn otro dato importante que se tiene que considerar al
momento en que el Proveedor Institucional adjudique.

El lugar en donde las personas participantes en la comisin deben firmar.

55) Analista remite borrador de anlisis integral y proyecto de adjudicacin al Proveedor

Institucional, as como el Aviso de Adjudicacin, este lo firma y aprueba en el SIGAF .

56) La Secretaria de la Proveedura Institucional traslada el expediente, el anlisis

integral, el proyecto de resolucin y aviso de adjudicacin a la secretaria de la persona
encargada o autorizada para adjudicar.

57) Se analiza documentacin:

SI NO PROCEDE: devuelve a la Proveedura Institucional con las observaciones.

58) Jefatura analiza observaciones, si es competencia del Departamento resuelve y

remite nuevamente la documentacin; si no traslada al analista para convocar
nuevamente a la Comisin de Recomendacin de la Adjudicacin.
SI PROCEDE: Se acoge la recomendacin y firma la resolucin de adjudicacin o
declaratoria desierta o infructuoso indicando la hora, fecha de adjudicacin, lo aprueba en el
SIGAF y lo remite a la Proveedura Institucional.

59) El procedimiento se DECLARA DESIERTO, si la Administracin cambia su inters en

el objetivo inicial, lo cual debe ser debidamente justificado y acreditarlo en el expediente o
DECLARA INFRUCTUOSO por haberse formulado ofertas en trminos que contravinieren
el cartel o resultaren inaceptables para la administracin.

60) Una vez firmado, la secretaria del la Proveedura Institucional lo remite al analista
encargado.

61) Analista encargado registra datos en el mdulo de Adjudicacin del SIGAF. En el caso
de declaratoria de desierta o infructuoso, registra la justificacin en el antecedente del trmite.

62) Analista custodia el expediente administrativo con toda la documentacin adjunta,"

Anlisis Integral", "Resolucin", aviso de adjudicacin, declaratoria de desierta o
infructuoso segn corresponda, hasta su firmeza.

63) Analista traslada informacin de adjudicacin al Depto. Administrativo para su

correspondiente trmite de publicacin en el Diario Oficial la Gaceta.

64) El Aviso de Adjudicacin, declaratoria desierta o infructuoso es publicada en el Diario

Oficial La Gaceta.

65) EL Recurso de Apelacin del acto de adjudicacin se interpondr dentro de los diez
das hbiles siguientes a su publicacin, ante la Contralora General de la Repblica (Art.
91.1. R.G C.A.)

66) Posterior a los primeros diez das hbiles de la publicacin del aviso de adjudicacin
el encargado de seccin de Carteles y Aviso de Adjudicacin consulta a la Asesora Legal
de la Institucin as como a la Divisin Jurdica de la Contralora General de la Repblica,
si se present recurso de apelacin o no.
SI ACTO DE ADJUDICACIN EST IMPUGNADO:

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67) Asesora Legal registra informacin en SIGAF y verifica si la impugnacin
corresponde a la totalidad de las lneas o algunas de ellas, si el procedimiento est
conformado por lneas independientes.

68) Si est impugnado por la totalidad de las lneas, la Asesora Legal sigue el
procedimiento correspondiente ante la Contralora General de la Repblica, el trmite
queda en espera hasta su resolucin.

69) Si la impugnacin es por lneas independientes la Asesora Legal le indica al

Proveedura Institucional que contine la tramitacin de las lneas no apeladas.
En caso de la interposicin de un recurso de apelacin deber procederse conforme
al punto 1.9 del Manual de procedimientos para la actualizacin del Sistema
Electrnico de Contrataciones para el Gobierno Central (COMPRARED)
SI NO SE PRESENTA IMPUGNACIN:

70) Acto de Adjudicacin queda en firme, se registra la fecha de firmeza en el SIGAF.

La Seccin de ordenes de compra (Pedido) verifica si el trmite requiere orden de
compra o solamente contrato.

71) Si requiere solamente contrato: La Seccin de ordenes de compra (Pedido) remite

el expediente a secretaria para que proceda a enviar el expediente al departamento
encargado de realizar dichos contratos.

72) Seccin de ordenes de compra (Pedido) enva una copia de la resolucin a la

Seccin de Garantas para el trmite correspondiente. En caso de que la contratacin sea
de importacin y/o libre de derechos se entrega una copia al Depto. Encargado de realizar
la exoneracin.
SI REQUIERE ORDEN DE COMPRA-PEDIDO

73) Analista la genera en el mdulo de Ordenes de Compra (Pedido) del SIGAF,

verificando que toda la siguiente informacin sea incluida en el SIGAF para que aparezca
en la Orden de Compra (Pedido):
Nmero de Orden de Compra (Pedido).
Fecha de emisin.
Nombre y nmero de Cdula Fsica o Jurdica del Proveedor si es nacional o nmero de
identificacin del pas de origen si es extranjero.

Nmero y Monto de la Solicitud de Mercancas (Solicitud de Pedido).

Tipo y nmero de Trmite.

Ttulo, programa y Objeto del Gasto.

Plazo y Lugar de Entrega.

Monto de Impuesto de Renta, excepto en las importaciones.

Cantidad del artculo.

Descripcin.

Precio Unitario.

Monto Total.

Diferencial Cambiario, si es pago al extranjero.

Nombre de las personas que firman.

Si es para importaciones, adems, deber incluirse:

Direccin del Adjudicatario.

Nmero de Telfono y fax del Adjudicatario en el exterior.

Nombre de la Firma representante en el pas (s existe).

Puerto de Embarque y Arribo.

Destino final de la mercanca.

Forma de pago: Carta de crdito, Cobranza no bancaria, Transferencia, etc.; o bien si el

pago ser Pago Directo, Compromiso especial de Pago, etc.

Incoterm (CIF, CFR, etc.) y lugar respectivo (CIF San Jos, por ejemplo).

Plazo de despacho.

En caso de que el pago sea a otra empresa distinta al adjudicatario se debe indicar
nombre y direccin de la empresa a quin se va a pagar.

Moneda en la que se deber pagar.

Nombre direccin y cdigo del banco en el que se desea efectuar el pago en el exterior,
si se indica.

Porcentajes en los que habr de cancelarse el pago (por ejemplo: 10% contra
confirmacin del crdito, 80% contra documentos de embarque y 10 % contra recepcin de
conformidad).
Nmero y nombre de cuenta y banco en Costa Rica, si la importacin se pagar en
cuenta.

Origen de mercanca.

Si es una compra en plaza libre de derechos, adems, se indicar lo siguiente:

Lneas que son libres de derechos arancelarios.

Plazo en el que la empresa presentar los documentos ante el

Departamento de Exoneraciones para tramitar la exoneracin, luego de recibir la Orden

de Compra (Pedido) o firmado el contrato.

Plazo en el que la empresa har entrega de los bienes, luego de recibir la exoneracin.

Detalle de la Mercanca.

74) Analista imprime Orden de Compra (Pedido) y traslada las mismas con el expediente
a la Jefatura.

75) Proveedor Institucional aprueba la orden de compra en SIGAF y firma el documento.

Traslada la Orden de Compra (Pedido)al mximo jerarca o funcionario a quien se le
deleg competencia. De Adjudicar.

76) Mximo jerarca o delegado firma y aprueba en el SIGAF la Orden de Compra

(Pedido) y remite a la Seccin de rdenes de Compra (Pedido).

77) Seccin de ordenes de compra (Pedido), enva Orden de Compra (Pedido) a

Presupuesto Nacional para su correspondiente refrendo.

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78) Una vez refrendada la Orden de Compra (Pedido) la Proveedura Institucional
distribuye segn corresponda y registra las fechas de entrega de Orden de Compra en el
Mdulo de Ordenes de Compra (Pedido) para su actualizacin:

79) Original y una copia de la Orden de Compra (Pedido) se entregan a la Seccin de

Garantas.

Una copia a la Dependencia.

Una copia se archiva en el expediente

Una copia en el consecutivo.

80) Seccin Garantas emite oficio al adjudicatario solicitndole rendir la presentacin de

la Garanta de Cumplimiento.

81) Si el Adjudicatario no present garanta se remite expediente al Departamento Legal

en el cual se lleva a cabo el proceso correspondiente 1[1][1].

82) Si el Adjudicatario presenta la garanta, no se entrega la Orden de Compra al

adjudicatario hasta que este firmado el contrato.

83) Si es una compra de importacin o libre de derechos la Seccin de Garantas entrega

la Orden de Compra original al Departamento encargado de realizar las exoneraciones para
su correspondiente trmite y a la Casa Comercial le entrega una copia.

En caso de compra y/o Contratos

84) La Dependencia solicitante evala si requiere formalizacin y/o escritura pblica.
85) Si se requiere formalizar la dependencia confecciona contrato mediante simple
documento.

86) Si requiere Escritura Pblica, pasa a la Notara del Estado y al Registro Pblico para
su inscripcin.

87) Dependencia revisa si requiere refrendo.

88) Dependencia revisa si requiere refrendo, por parte de la Contralora General de
Repblica o si la formalizacin se realiza Internamente. Segn cuadro emitido por la
Contralora General de la Repblica, y de acuerdo al presupuesto asignado a la
Institucin. ( Ver cuadro adjunto al final del documento).

89) Si la Contralora no refrenda, devuelve el expediente y Orden de compra o Contrato a

la Proveedura Institucional.

90) Proveedura Institucional y Asesora Legal corrigen y lo devuelve a la Contralora o

rgano interno responsable, segn corresponda.

91) rgano interno responsable del refrendo devuelve documento refrendado a la

Proveedura Institucional.

92) Si la Contralora refrenda, remite contrato a la Asesora Legal. Si es con Orden de

Compra (Pedido) remite expediente y Orden de Compra (Pedido)a la Proveedura
Institucional.

93) Proveedor procede con lo pactado en el Contrato, Orden de Compra (Pedido) o simple
documento.

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94) Si la dependencia solicitante emite un criterio de disconformidad, lo comunica a la
Proveedura Institucional, para que la misma inicie el microproceso de incumplimiento 2[2]
[2] a travs del Departamento Legal.

95) Si se recibe conforme, comunica a la Proveedura Institucional y a la seccin de

garantas , para se procede a la devolucin de la garanta de cumplimiento