La Orfandad de Juanito,
un Documento que Naci Sin Padres
2009
Los Tecnlogos en Archivstica sensibilizan a las Administraciones Pblicas y Privadas del importante
papel que juegan los archivos en la toma de decisiones y en la salvaguarda del patrimonio documental
de las regiones.
Mara Teresa Mnera Torres
Directora Escuela Interamericana de Bibliotecologa
Universidad de Antioquia
Ilustraciones:
Julio Csar Manrique
Textos:
Gabriela Grisales Restrepo
gabigrisales@gmail.com
Celular: 3104067898
Wilson Ivn Valencia Agudelo
wagudelo@yahoo.es
Celular : 3147826177
Corrector de textos
Jos Fernando Botero Grisales
Diseo y Diagramacin
Jeison Alejandro Tabares Lpez
Suimagen Publicidad
Impreso por:
Suimagen - Julio de 2009
Presentacin
Agradecimientos:
A nuestra Alma Mater, Universidad de Antioquia Sede Sonsn, por la
formacin brindada profesional y por permitirnos materializar la idea
inicial, a travs de la Convocatoria de Proyectos de Extensin de la
Direccin de Regionalizacin.
A las orientaciones de la Escuela Interamericana de Bibliotecologa.
A las lecturas juiciosas y crticas realizadas por los profesores Mara
Cristina Betancur Roldn, Marta Luca Giraldo Lopera, Nohelia Toro
Giraldo, Luz Marina Jurado lvarez, Jaime Alberto Gmez Espinosa.
A la Institucin Educativa Escuela Normal Superior Presbtero Jos
Gmez Isaza, por permitirnos realizar con sus estudiantes, la prueba
piloto.
Igualmente, a nuestros compaeros archivistas: Carlos Samuel Ospina
Ospina y Jos Fernando Botero Grisales por sus valiosos aportes
intelectuales y logsticos.
Acto Administrativo: Accin de un funcionario dentro de una entidad pblica o privada que queda escrita en un documento que le da legalidad al trmite realizado.
Acta: Documento que relata lo tratado y acordado en una reunin, redactado por la persona que acta como secretario y aprobado por el comit, junta, asamblea.
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Actividad administrativa: conjunto de tareas, operaciones, acciones y trmites establecidas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por la Unidad
Administrativa.
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Seccin: Unidad tcnico-operativa de una institucin.
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Produccin Documental: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones y el programa de gestin documental.
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Gestin Documental: Tcnicas dirigidas por archivistas, para planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso y seleccin de los documentos
de cualquier institucin y que facilita el modo de obtener economa y eficiencia en la creacin, mantenimiento y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo vital
institucional.
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Unidad de Conservacin: Pueden ser unidades de conservacin entre otras: carpetas, una caja de cartn desacificado, un libro, un tomo, un CD.
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Tipos Documentales: Documentos cuya forma, contenido informativo y soporte, entendindose este ltimo como el material fsico en que se registra la informacin
(papel, pergamino, papiro, cintas, discos magnticos, pelculas fotogrficas, etc.), son iguales, por ejemplo: Historia Clnica, Historia Laboral.
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Pieza documental: Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplo de piezas documentales entre
otros, un acta, un oficio, un informe.
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Expedientes: Unidad documental formada por un conjunto de documentos elaborados por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. Ejemplo, los
expedientes judiciales.
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Unidad archivstica: Conjunto de piezas o tipos documentales, puede ser unidad archivstica entre otras, un expediente.
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Archivo General de la Nacin: Institucin pblica del orden NACIONAL, adscrita al Ministerio de Cultura encargada de la conservacin permanente de los documentos
histricos de las entidades nacionales y regulador de las polticas archivsticas del pas.
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Registro de entrada: Anotacin de los datos del documento en las planillas de control.
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Asiento: Conjunto de datos informativos con que se describe un documento en un libro o planilla.
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Documento activo, Documento de gestin: Es el que acaba de ser producido y es vigente. Es el documento utilizado todava para atender las actividades por las
cuales fue creado.
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Usuarios: Personas que se benefician de los servicios que prestan las empresas y oficinas. En este caso, el usuario hace uso de la informacin que se encuentra en
los documentos de archivo.
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Ciclo vital: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en las oficinas, pasando por el archivo central y/o intermedio, hasta
que se eliminan o se conservan en un archivo histrico.
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Documento de archivo: Son los documentos producidos o recibidos por una persona o entidad en razn a sus actividades diarias, que tiene valor administrativo, fiscal
o legal, o valor cientfico o cultural y debe ser objeto de conservacin.
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R
cuya calidad de vida ser Semi-Activa, le
COMIT S
DE DOCUMEN
ARCHIVOS
ARCH
TOS
O
IVISTA
ARCHIV
trasladarn del lugar donde naci a
S
INVIT
ADOS
otro mucho ms grande.
- Es este el lugar? Inquiri el beb
documento.
- No, An te falta mucho para llegar
aqu.
- Cmo podra hacerlo? Inquiri Juanito,
el documento
- Mediante la atencin que puede prestarte
un archivista.
- Un archi, qu?
- Un archivista. Una persona especialista
en el manejo de los documentos: los
Series: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido uniforme, producidos por un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones especficas, por ejemplo: actas, informes, comunicados.
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Subseries: Divisin de las series documentales, dependiendo de sus caractersticas administrativas y funcionales. Ejemplos, actas del comit de archivos, informes de
gestin, comunicados de gerencia.
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Comit de archivos: Grupo de consejeros de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.
Sistema Nacional de Archivos: Programa del Archivo General de la Nacin, que integra las instituciones archivsticas, pblicas y privadas, del pas para estandarizar
los procesos archivsticos y la normalizacin de los mismos.
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Documentos de apoyo y documentos esenciales: Aquellos documentos necesarios para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y
testimonial garantizan el conocimiento de las funciones y actividades del mismo an despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia
institucional.
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Tablas de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos
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haban hecho por l y les prometi contarles cmo haba terminado toda
esta aventura.
Apesadumbrados los Documentos Histricos se despidieron del pequeo,
no sin antes recomendarle se cuidara mucho para su bien y el de su propia
familia.
Las horas pasaron eternas. El fro se haca cada vez ms insoportable. A
la madrugada, el guardia de turno, al realizar su cotidiana ronda abri la
puerta principal que da a la calle y Juanito, el documento,
en un descuido de ste, se col hasta el interior del
edificio.
Al llegar al tercer piso donde se ubicaba su casa,
cul sera la sorpresa al encontrar la puerta
abierta de par en par. Mir hacia arriba
y ya no vio el rtulo que identificaba su
residencia y donde claramente se lea:
Oficina de Ventas. Entr rpidamente
llamando a sus productores y su extraeza
fue en aumento al encontrar las oficinas
desocupadas, sin muebles, sin estantes, sin
escritorios, sin sus productores sin sus hermanos
sin sus parientes
Se acurruc en un oscuro rincn y llor
desesperadamente. Estaba solo, perdido, abandonado
a su propia suerte. Su familia le haba olvidado tal vez
para siempre y el sueo de convertirse en un Documento
Histrico desapareca por completo de su futuro, de su
realidad.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso general de la formacin del archivo en su ciclo vital y que comprende: Produccin
o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin final.
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- Para qu sirven?
- Sirven como testimonio e
informacin a la persona o
institucin que los produce
o a los ciudadanos, o como
fuentes para construir la
historia. Constituyen una
herramienta indispensable
para la gestin administrativa,
econmica, poltica y cultural
del Estado y las Instituciones
privadas.
- Entonces Qu
tecnologas
se
utilizan hoy en
da para el mejoramiento de los
archivos?
- Hoy, es posible
capturar
y
transformar los
documentos en
papel a imagen o
a texto, por medio de los escneres, existe el almacenamiento
electrnico, adems, herramientas que recuperan la informacin,
clasifican, describen y valoran los documentos.
- Don Historico. Existen archivos muy grandes?
- Muchos, muchos, muchos. No podra
nombrrtelos todos. Tenemos, por
ejemplo, el Archivo General de la
Administracin de Espaa, Con
175 kilmetros de estantera, una
superficie de 40.000 m2, repartida
en 8 plantas, tiene en espera 300
kilmetros de documentos. El
Archivo Secreto Vaticano con
85 kilmetros de estantera. El
Archivo General de Indias conserva
ms de 43.000 legajos, instalados
en 8 kilmetros de estantera, con
unos 80 millones de pginas de documentos
originales.
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Fondos acumulados: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de
conservacin, producto de la carencia de poltica archivstica del Estado, del desgreo administrativo y de los cambios constantes de la administracin.
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Tablas de Valoracin Documental: Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin final.
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La
Constitucin
Poltica
de
Colombia:
En
sus
artculos:8,15,20,23,27,63,70,
71,72,74,94,95,112,113, se refiere
al derecho que tienen los
ciudadanos al acceso a la
informacin y al deber de todos
en la conservacin del patrimonio
histrico y cultural del pas.
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Bibliografa
Colombia. Constitucin Poltica. 1991
Colombia. Archivo General de la Nacin. Hacia
un Diccionario de Terminologa Archivstica.
Grficas Europa, Bogot, 1.997.
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Glosario