Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia
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DEPENDENCIA
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SECRETARIA DE
PLANEACIN
SECCIN
TALENTO HUMANO
OFICINA CONTRATACIN
06
Hoja de vida
Inicio
Solicitud
Contrato
No
Cargo
nuevo?
No
Si
Viable?
Si
Disponibilidad?
04
05
07
08
Contrato
09
Copia
Contrato
Contrato
A
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Fin
BASE LEGAL:
Acuerdo de Consejo Directivo No. 008 de Junio
12 de 2003
CDIGO: 3101
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Dependencia
Jefe de Dependencia
01
Secretara de Planeacin
Secretario de Planeacin
02
03
Vicerrectora Administrativa y
Financiera
Vicerrector Administrativo y
Financiero
04
Aprueba la solicitud
05
06
07
Oficina Contratacin
Coordinador Oficina
Contratacin
08
09
10
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Sistemas
de
Ordenacin
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Primera regla
Los nombres de individuos constan de dos unidades:
Primera Unidad: apellidos,
Primer elemento
(Primer Apellido)
ACOSTA
AGUDELO
BOTERO,
BOTERO
CABALLERO
CEVALLOS
MORENO
MORENO
QUIROZ
ZAPATA
Segunda Unidad
Segundo elemento
(Segundo Apellido)
(Primer Nombre)
(Segundo Nombre)
RUZ,
HENAO,
Jaime
Alejandrina
Luis
Luis
Amado
Esterlina
Rafael
Aldemar
Andrea
Teodolindo
Len
CAAS,
GIL,
URREGO,
TOBN,
ZAPATA,
RODAS,
TREJOS,
Leopoldo
Santiago
Elas
Arturo
Antonio
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O
O
O
O
O
O
O
O
O
A
N
N
P
P
P
R
Z
Z
I
D
G
E
E
E
A
A
A
Z
O
A
R
R
Z
A
O
S
A
E N A
D A
N O
Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.
Veamos cmo queda:
Primera Unidad
Primer elemento
(Primer Apellido)
LOAIZA
LONDOO
LONGAS
LOPERA
LOPERENA
LPEZ
LORA
LOZADA
LOZANO
Segunda Unidad
Segundo elemento
(Segundo Apellido)
(Primer Nombre)
(Segundo Nombre)
CONGOTE,
CUEVAS,
FUENTES,
Sigifredo
Mara
Faustino
Paulina
Marco
Rosa
Roberto
Hermenegildo
Ricardo
Arturo
Dolores
OATE
OSORIO
LORA
CRUZ
BUENO
Mara
Fidel
Mara
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Las guas telefnicas utilizan el siguiente criterio para ordenar los nombres
de individuos:
Palabra de orden
Primer elemento
(Primer Apellido)
LOAIZA
LONDOO
LONGAS
LOPERA
LOPERA
LOPERA
LOPERA
LOPERA
Segundo elemento
Tercer elemento
(Nombres)
(Segundo apellido)
Sigifredo
Mara
Faustino
Paula
Paula
Paulina
Paulina
Paulo
Arturo
Dolores
CONGOTE
CUEVAS
FUENTES
Andrea
Mara
Mara
NGEL
MONTES
ALZATE
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Segunda regla
Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda.
Ejemplo:
RUA GIL, Ana Mara
La Ra Gil
Andrs Ra Gil
Sara Ra Gil
Roberto Ra Gil
Ana Mara Ra Gil
Mara Ra Gil
Luz Mary Ra Gil
Len Mario Ra Gil
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Tercera regla
Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerar el documento
de identidad respectivo para diferenciarlos.. Este nuevo dato no representa una
unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.
Ejemplo:
Cdula 43.287.390
Cdula 42.895.066
Cdula 43.695.071
Cdula 42.657.876
Cuarta regla
Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones,
contracciones, artculos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se
consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte
integral de cada elemento.
Ejemplo:
Carlos Daz -Granados Prez
Carlota Cuesta-Duque
Rafael Garca-Herreros Gil
Abelino Del Corral Rojo
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Quinta regla
Ttulos acadmicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas
son solicitadas por su ttulo, ste se escribe al final entre parntesis. Se considera
elemento de ordenacin si hay homnimos.
Ejemplo
ABADA, Alba (Sor)
CASAS, Alfonso (Arquitecto)
Mayor Carlos Gonzlez
Monseor ngel Trujillo
Arquitecto Alfonso Casas
Coronel Alberto Restrepo
Ingeniero Alfonso Casas
General Jos Landazbal
Mayor Alfonso Casas
Sor Alba Abada
Sexta regla
Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios
Hispano: En los pases de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para
efectos legales o comerciales. A partir de esta norma, se toma como primer
apellido el paterno.
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La ordenacin es as:
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Primera Unidad
Segunda Unidad
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Ejemplo:
EL PALACIO de los Helados
Primera Unidad
Segunda Unidad
Tercera Unidad
Segunda regla
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir
a error, salvo que est registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el
abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, sta se puede
colocar al final, entre parntesis como un dato aclaratorio.
Ejemplos:
ASOCIACIN
ASOCIACINProtectora
Protectorade
deAnimales
Animales(APA)
(APA)
CONFECCIONES
CONFECCIONESH.
H.J.J.P.
P.
INSTITUTO
INSTITUTOde
deDesarrollo
DesarrolloEconmico
EconmicoAgropecuario
Agropecuario(IDEA)
(IDEA)
J.J.V.
V.Durarco
Durarco&&Ca.
Ca.
Segunda Unidad
Tercera Unidad
Cuarta Unidad
ASOCIACIN
CONFECCIONES
INSTITUTO de
J
Protectora de
H
Desarrollo
V
Animales
J
Econmico
Durarco &
P
Agropecuario
Ca.
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Tercera regla
Cuando en el nombre de una empresa existen nmeros, deben tratarse como si
estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razn
social existe un nmero que es consecutivo, como es el caso de notaras,
juzgados, almacenes en cadena, entre otros, ste conserva el orden y la escritura
numricos.
Ejemplos:
Droguera 39
Emisora 1020
Notara 14
NOTARA 14
Juzgado 25 Civil Municipal
JUZGADO 25 Civil Municipal
Cuarta regla
Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razn
social , se toma como unidad de orden el primer apellido.
Ejemplo:
Ramn H. Londoo & Ca.
Juan Merino e Hijos Ltda.
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Carpeta
Segunda
Posicin
Primera
Posicin
Portandice
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Veamos ahora un ejemplo de la ordenacin del archivo de clientes de la Papelera La Pluma de Oro
BANQUETES Lisa
BANDERAS S.A.
BANCO Mundial
BA
B
ALZATE e Hijos, Rmulo
ALMACN El Cairo
ALDAO & Ca. Ltada.
AL
AGUILERA e Hijos, Hugo
AGUDELO & Ca., Carla
AGENCIAUTOS Ltda
AG
A
A-B
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Sistema Temtico
Es la ordenacin alfabtica de las series y subseries documentales, por el
asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos
los documentos que se generan alrededor de una misma gestin administrativa.
Este sistema supone una definicin exacta concisa, especfica y clara de los
asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusin de los mismos, para
que todas las dependencias conserven hasta donde les sea posible, los mismos
asuntos generales.
Disposicin Fsica de los Documentos
Las unidades documentales se alojan en unidades de conservacin (carpetas,
bolsas, sobres, entre otros) debidamente marcadas o rotuladas.
Las carpetas constituyen la unidad de conservacin ms comn. stas se marcan
o rotulan mediante marbetes (tiras de cartulina o cintas de papel engomado). La
titulacin de cada marbete debe hacerse segn las normas del sistema de
ordenamiento, y la escritura debe iniciarse a tres espacios de la margen izquierda.
Ejemplo:
Actas Comit Paritario de Salud Ocupacional
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Tercera
Posicin
Carpeta
Segunda
Posicin
Primera
Posicin
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Guas Principales:
Subguas:
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Veamos un ejemplo de la ordenacin de una serie del archivo de tesorera, por el sistema temtico
CITIBANK Cuentas R. P.
Subguas
Subseries. ( 3 Posicin)
BANCO TequendamaCuentas R. P.
CUENTAS
RECURSOS
PROPIOS
BANSUPERIOR Cuentas A.
BANCOLOMBIA Cuentas A.
BANCAF Cuentas A.
CUENTAS
AUTORIZADAS
Gua Principal
Serie (2. Posicin)
Gua Auxiliar
(1. Posicin)
Carpetas
Unidades documentales
(4 Posicin)
CUENTAS
CORRIENTES
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Sistema Toponmico
El sistema toponmico o alfabtico geogrfico, como su nombre lo indica, es la
ordenacin de las series y subseries documentales alfabticamente por
nombres lugares. Este tipo de ordenacin puede basarse en pases, estados,
territorios, zonas, direcciones, entre otros. Siempre teniendo en cuenta el criterio
que ms se ajuste a la documentacin y a las necesidades administrativas.
El sistema toponmico tiene un campo de accin sujeto a restricciones de carcter
territorial. Para la identificacin de las guas y subguas siempre se hace necesario
un mapa.
Disposicin Fsica de los Documentos
Las unidades documentales se alojan en unidades de conservacin (carpetas,
bolsas, sobres, entre otros) debidamente marcadas o rotuladas.
Las carpetas constituyen la unidad de conservacin ms comn. stas se marcan
o rotulan mediante marbetes (tiras de cartulina o cintas de papel engomado). La
titulacin de cada marbete debe hacerse segn las normas del sistema de
ordenamiento, y la escritura debe iniciarse a tres espacios de la margen izquierda.
Ejemplo:
LEGUMBRERA Repollo (Caldas Antioquia)
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Cuarta
Posicin
Tercera
Posicin
Carpeta
Segunda
Posicin
Primera
Posicin
Portandice
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Guas Principales:
Subguas:
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Ejemplos:
A. La Comercializadora J. & J. Ltda., tiene clientes en varios
pases de Amrica del Sur.
HONDURAS
NICARAGUA
COSTA RICA
Caracas
PANAM
Bogot
VENEZUELA
COLOMBIA
ECUADOR
Iquitos
PER
Prto
Velho
BRASIL
Lima
Brasilia
Belo
Horizonte
BOLIVIA
La Paz
So
Paulo
CHILE
Rosario
Buenos
URUGUAY
Aires
ARGENTINA
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Veamos un ejemplo de la ordenacin de la serie clientes, segn el sistema toponmico por: PAS-CIUDAD Y NOMBRES
Guas Auxiliares: Letras del alfabeto.
(Primera posicin)
SO PAULO
Subguas:
Representan la ciudad.
(Tercera posicin)
Carpetas:
B
...CAF Azul (Rosario Argentina)
...AGENCIA Liz (Rosario Argentina)
ROSARIO
LIBRERA BAM (Buenos Aires Argentina)
...ALMACN GOL (Buenos Aires Argentina)
BUENOS AIRES
ARGENTINA
Portandice
CLIENTES
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B. La Comercializadora H & H
Ltda., tiene clientes en varias
ciudades de Colombia.
GUAJIRA
ATLANTICO
MAGDALENA
CESAR
Montera
BOLIVAR
CORDOBA
NORTE DE
SANTANDER
Ccuta
SANTANDER
ANTIOQUIA
ARAUCA
Medellin Bucaramanga
Quibd
BOYACA
CHOCO
Yopal
CUNDINAMARCA
HUILA
Puerto Inirida
META
CAUCA
NARIO
Mocoa
Florencia
PUTUMAYO
VICHADA
Villavicencio
VALLE TOLIMA
Popayan
Puerto
Carreo
CASANARE
GUAINIA
San Jos del
Guaviare
Mit
GUAVIARE
CAQUETA
VAUPES
AMAZONAS
Leticia
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Veamos un ejemplo de la ordenacin de la serie clientes, segn el sistema toponmico por: DEPARTAMENTO - CIUDAD Y NOMBRES.
Guas Auxiliares: Letras del alfabeto.
(Primera posicin)
QUIBD
Subguas:
Representan el municipio.
(Tercera posicin)
Carpetas:
CONDOTO
CHOC
C
AREPA Rica (Medelln - Antioquia)
ACUARIO Flix (Medelln- Antioquia)
MEDELLN
FLORISTERA Rosa (Caldas Antioquia)
CHARCUTERA Longa (Caldas Antioquia)
CALDAS
Portandice
CLIENTES
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Veamos un ejemplo de la ordenacin de la serie clientes, segn el sistema toponmico por: MUNICIPIO Y NOMBRES
ESTADERO, El Rio Segovia-Antioquia)
MINERA, Orito (Segovia-Antioquia)
SEGOVA
S
TIENDA El Sol (Copacabana - Antioquia)
HACIENDA Luz (Copacabana - Antioquia)
COPACABANA
ANTIQUIA
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Recordemos:
Las diagonales son variantes de las calles
Las transversales son variantes de las carreras
Las avenidas pueden ser calles o carreras
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Carpetas:
DIAGONAL 50 49 28
D
CARRERA 47 52 86
CARRERA
CALLE
AVENIDA
AVENIDA 33 63A 62
A- D
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Cuarta
Posicin
Tercera
Posicin
Carpeta
Segunda
Posicin
Primera
Posicin
Portandice
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Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia
Subgua
(segunda posicin)
Proveedores A- Z
111
110
110
Gua
(primera posicin)
109
108
107
106
105
104
103
Carpetas
(tercera posicin
101
100
100
100 -
Portandice
En este caso, las guas se emplean cada 100 carpetas y las subguas cada 10
carpetas, cumpliendo cada una la funcin de auxiliar de localizacin.
Como puede observarse, no es necesario elaborar un archivo alfabtico
miscelneo, basta con emplear una carpeta para archivar la informacin de los
proveedores cuyo nmero de documentos es inferior a cinco (5).
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Cdigo
Nombre
100
101
Distribuidora Gacela
102
Comercializadora Coral
103
Almacn Carnaval
104
105
Microchips Ltda.
106
107
La Tienda del CD
108
109
Papelera Molina
110
Almacn Golden
111
Suministros Madrigal
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Sistema Cronolgico
Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronolgico
tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto
abarca todos los sistemas de ordenamiento.
Mtodos:
Pueden distinguirse diferentes mtodos de ordenacin cronolgica, entre ellos se
destacan los siguientes:
Cronologa Rgida: se basa en una ciega ordenacin por fechas. La ordenacin
por este mtodo consiste en ubicar un documento detrs del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido tramitada,
teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido del mes y al final el da.
Las unidades documentales simples con ordenacin cronolgica se presentan en
la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenacin puede
ejemplificarse as:
2004, 02, 28
2004, 03, 01
2004, 03, 03
2004, 03, 04
Cronologa Circunstancial: satisface las necesidades de la documentacin que
por ciertas circunstancias debe estacionarse a travs del tiempo, par que cumpla
su objetivo. Una de sus aplicaciones ms usuales de este mtodo es el
recordatorio de vencimientos.
En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la unidad
de instalacin el mes que cursa y a continuacin los meses siguientes, de acuerdo
con el orden del calendario.
Cada mes vencido va al final de la unidad de instalacin y los das vencidos pasan
al mes siguiente.
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26
21
16
11
06
01
27
22
17
12
07
02
23
18
13
08
03
JUNIO
MAYO
28
24
19
14
09
04
29
230
25
20
15
10
05
ABRIL
2004
Primer Semestre
Portandice
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Junio
Mayo
Abril
2 Trimestre
Marzo
Febrero
Enero
1 Trimestre
2004
Diciembre
Noviembre
Octubre
4 Trimestre
2003
Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia
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Actas
Actas de Junta Directiva
Informes
Informes de Actividades
Informes de Gestin
En la Divisin Administrativa:
DA-O2
DA-O2-O1
DA-O2-O2
Informes
Informes de Actividades
Informes de Gestin
En la Divisin Financiera:
DF-O2
DF-O2-O1
DF-O2-O2
DF-O2-O3
Informes
Informes de Actividades
Informes de Gestin
Informes a Organismos de Control.
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Ordinal Cronolgico
Este sistema se basa en la combinacin de dos sistemas numricos: el ordinal y el
cronolgico.
Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son
numricas simples y a la vez cronolgicas (Decretos, Acuerdos, Resoluciones), los
cuales se orden en primer lugar por el nmero de la unidad documental y despus
por la fecha de expedicin. Ejemplo:
001
002
003
004
005
006
2003-04-31
2003-07-21
2004-05-19
2004-06-16
2004-08-11
2004-08-18
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