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Ordenacin Documental

Definiciones extractadas de la cartilla de Ordenacin Documental del


Archivo General de La Nacin de Colombia.
La ordenacin es la operacin archivstica realizada dentro del proceso de
organizacin que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o
alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin.
Hasta dnde llega la clasificacin?
La clasificacin es el establecimiento de agrupaciones documentales
diferenciadas. Este proceso comienza con la determinacin de la agrupacin
documental ms grande (fondo) y finaliza con la conformacin de las ms
pequeas (series o subseries documentales con las unidades y tipos
documentales que las conforman).
La clasificacin no determina cmo deben arreglarse los documentos al interior de
cada una de las agrupaciones documentales, solo se limita a establecer las
unidades y tipos documentales que pertenecen a cada divisin administrativa a
cada funcin y a cada serie.
Dnde se inicia la ordenacin?
Es posible afirmar que la ordenacin comienza donde termina la clasificacin, es
decir, se aplica a las series documentales.
La clasificacin es el proceso mediante el cual se establecen las agrupaciones
documentales, a partir de la aplicacin del principio de procedencia y la
ordenacin es el proceso que establece con claridad las relaciones entre los
documentos de una serie.
De lo anterior se puede concluir que la clasificacin y la ordenacin son dos
procesos especficos y distintos y, aunque complementarios y consecutivos
presentan diferencias significativas:
La clasificacin relaciona grupos documentales entre s, en tanto que la
ordenacin relaciona las unidades documentales simples y complejas entre s y
pertenecientes a una misma serie.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

La clasificacin hace referencia a la estructura documental, mientras que la


ordenacin hace referencia a la secuencia, a las relaciones causa-efecto,
continuidad e interdependencia entre los documentos de una serie.
La Ordenacin como Proceso Archivstico
La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica coherente a
los documentos, puesto que determina qu documento va primero y cules
despus, es decir, este proceso une y relaciona las unidades documentales de
una serie, as como los tipos documentales que la conforman.
Fundamentos de la Ordenacin
La ordenacin es el testimonio de la gestin, puesto que refleja los trmites que
dieron origen a los documentos, sin olvidar que stos no se producen todos de
una sola vez sino paulatinamente, segn exigencias del asunto en cuestin o
segn las etapas por las que va pasando el trmite.
La ordenacin documental se fundamenta en:
El Principio de Orden Original
Los Manuales de Procedimientos
Principio de Orden Original
Se refiere a la reflexin de la serie de pasos que se deben cumplir para el
cumplimiento de un trmite, que a su vez es una reflexin de la secuencia en la
produccin documental. El resultado de esta reflexin es la ordenacin fsica de
los documentos que componen una Serie o Subserie Documental.
El respeto al Principio de Orden Original consiste en tomar en cuenta los pasos
indispensables para el desarrollo de una gestin. Es la relacin causa-efecto que
se produce entre los documentos, puesto que, hay un documento inicial, otros que
le suceden y uno ms que concluye.
Es posible afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la
produccin documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la

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correcta ordenacin de las series, subseries, unidades y tipos documentales que


las conforman.
Manuales de Procedimientos
Los Manuales de Procedimientos son documentos que contienen la descripcin de
las tareas y actividades que deben seguirse para la realizacin de las funciones de
una divisin administrativa, o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y
participacin. Suele contener informacin y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipos a utilizar y cualquier
otro dato que pueda auxiliar para el correcto desempeo.
Dichos Manuales son herramientas donde se describe de principio a fin (paso a
paso) la manera correcta de cumplir una tarea y/o una funcin, lo que permite
establecer reglas y mecanismos para normalizar los trmites.
En el proceso de ordenacin los manuales de Procedimientos guan el orden de
los documentos, lo cual constituye la reafirmacin del Principio de Orden Original.
Las Series y Subseries Documentales bien ordenadas reflejan el cumplimiento de
los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos.
En los Manuales de Procedimientos se elaboran Diagramas de Flujo o
Flujogramas, los cuales constituyen una herramienta que permite visualizar de
una manera grfica las distintas actividades que se llevan a cabo al interior de un
proceso, en forma secuencial. Dichos diagramas ilustran cada paso o actividad, la
generacin de un documento, el archivo de los datos, la toma de decisiones y la
necesidad de concebir determinada actividad como un subproceso independiente.
Para evitar la prdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha
perdido lo ms recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos y los
flujogramas, contenidos en ellos.
El siguiente ejemplo muestra el procedimiento para elaborar y tramitar contratos
de personal administrativo, dentro del proceso de elaboracin de contratos en una
entidad educativa, lo que evidencia el Principio de Orden original y por ende,
seala el orden en que deben ordenarse los documentos.

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DEPENDENCIA

VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA

SECRETARIA DE
PLANEACIN

SECCIN
TALENTO HUMANO

OFICINA CONTRATACIN

06

Hoja de vida

Inicio

Solicitud
Contrato

No
Cargo
nuevo?

No

Si

Viable?

Si

Disponibilidad?

04

05

07

08

Contrato

09
Copia
Contrato

Contrato
A
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Fin

UNIVERSIDAD SAN ALEJO


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEPENDENCIA:
Oficina de Contratacin

BASE LEGAL:
Acuerdo de Consejo Directivo No. 008 de Junio
12 de 2003

CDIGO: 3101

PROCESO: Elaboracin de Contratos


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No 1: Elaborar y tramitar contratos de personal administrativo

DEPENDENCIA

RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

Dependencia

Jefe de Dependencia

01

Diligencia el formato de "Solicitud de contrato", justificando la necesidad y


el tipo de contrato: Laboral o Prestacin de Servicios

Secretara de Planeacin

Secretario de Planeacin

02

Si se trata de un cargo nuevo en la Planta de Personal, estudia la


viabilidad de la solicitud.

03

Revisa la existencia de disponibilidad presupuestal

Vicerrectora Administrativa y
Financiera

Vicerrector Administrativo y
Financiero

04

Aprueba la solicitud

05

Incorpora el cargo a la Planta de Personal

06

Realiza proceso de seleccin

07

Enva la hoja de vida de la persona seleccionada a la Oficina de


Contratacin

Jefe Seccin Talento Humano

Seccin Talento Humano

Oficina Contratacin

Coordinador Oficina
Contratacin

08

Seccin Talento Humano

Jefe Seccin Talento Humano

09

Elabora el Contrato con dos copias y lo transfiere a la Seccin Talento


Humano con la hoja de vida
Hace firmar el contrato de los interesados y lo distribuye en: Interesado,
Historia laboral, Oficina de Contratacin

10

Archiva Hoja de vida y contrato en la Historia laboral y transfiere


una copia a la oficina de contratacin para que sea archivada

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Al cumplir el orden establecido en los Manuales de Procedimientos se garantiza la


ordenacin permanente de los documentos y se garantiza la rpida localizacin
para su consulta.
Sistemas de Ordenacin
La ordenacin es la operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto
relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de
antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern las series dentro de
las secciones o las unidades documentales dentro de las series.
Es importante resaltar que la ordenacin debe hacerse a las series documentales,
segn las caractersticas propias de cada una de ellas. Resulta, entonces,
incorrecto ordenar TODOS los documentos de un Fondo Documental o TODOS
los documentos de una misma Seccin o Subseccin mediante el mismo sistema
de ordenamiento, puesto que se corre el riesgo de perder no solo toda la
clasificacin, sino, adems la secuencia del trmite original.
La ordenacin es la ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado. Dicho orden se determina mediante la
aplicacin de los sistemas de ordenacin, los cuales materializan la idea de
secuencia y se clasifican en: alfabticos, numricos y mixtos.

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Sistemas
de
Ordenacin

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Sistemas de Ordenacin Alfabticos


Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como
fundamento el orden alfabtico de todas las letras del nombre o del asunto.
Los Sistemas alfabticos se denominan directos, porque los documentos se
pueden consultar con solo leer el nombre en la unidad de conservacin (carpeta,
bolsa, legajador, entre otros).
Los sistemas de ordenamiento alfabtico son tres:
Onomstico
Toponmico o Alfabtico-Geogrfico
Temtico
Sistema Onomstico
Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:
Nombres de Personas Naturales: segn el Cdigo Civil, son personas
naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su
edad, sexo, estirpe o condicin
Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se
conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cmara de Comercio.
Para la ordenacin de nombres deben aplicarse las reglas que se describen a
continuacin:
Reglas para Ordenar Nombres de Personas Naturales
El Cdigo Civil establece que toda persona tienen derecho a su individualidad y
por consiguiente, al nombre que por Ley le corresponde. Este comprende, el
nombre, los apellidos y en su caso el seudnimo.
Si interpretamos esta definicin para fines de archivo, los nombres de las
personas naturales constan de dos unidades: los nombres de pila y los apellidos
(paterno y materno).

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Primera regla
Los nombres de individuos constan de dos unidades:
Primera Unidad: apellidos,

Segunda Unidad: nombres

Cada unidad est compuesta por elementos, ejemplo:


Primera Unidad

Primer elemento
(Primer Apellido)
ACOSTA
AGUDELO
BOTERO,
BOTERO
CABALLERO
CEVALLOS
MORENO
MORENO
QUIROZ
ZAPATA

Segunda Unidad

Segundo elemento

Primer elemento Segundo elemento

(Segundo Apellido)

(Primer Nombre)

(Segundo Nombre)

RUZ,
HENAO,

Jaime
Alejandrina
Luis
Luis
Amado
Esterlina
Rafael
Aldemar
Andrea
Teodolindo

Len

CAAS,
GIL,
URREGO,
TOBN,
ZAPATA,
RODAS,
TREJOS,

Leopoldo
Santiago
Elas
Arturo
Antonio

El primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de


orden.
Algunas personas nicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera
unidad solo tendr un elemento. Igual sucede con los nombres.

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Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el


ejemplo siguiente; esto es, siguiendo un total y correcto orden alfabtico:
L
L
L
L
L
L
L
L
L

O
O
O
O
O
O
O
O
O

A
N
N
P
P
P
R
Z
Z

I
D
G
E
E
E
A
A
A

Z
O
A
R
R
Z

A
O
S
A
E N A

D A
N O

Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.
Veamos cmo queda:
Primera Unidad

Primer elemento
(Primer Apellido)
LOAIZA
LONDOO
LONGAS
LOPERA
LOPERENA
LPEZ
LORA
LOZADA
LOZANO

Segunda Unidad

Segundo elemento

Primer elemento Segundo elemento

(Segundo Apellido)

(Primer Nombre)

(Segundo Nombre)

CONGOTE,
CUEVAS,
FUENTES,

Sigifredo
Mara
Faustino
Paulina
Marco
Rosa
Roberto
Hermenegildo
Ricardo

Arturo
Dolores

OATE
OSORIO
LORA
CRUZ
BUENO

Mara
Fidel
Mara

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Las guas telefnicas utilizan el siguiente criterio para ordenar los nombres
de individuos:

Palabra de orden

Primer elemento
(Primer Apellido)
LOAIZA
LONDOO
LONGAS
LOPERA
LOPERA
LOPERA
LOPERA
LOPERA

Segundo elemento

Tercer elemento

(Nombres)

(Segundo apellido)

Sigifredo
Mara
Faustino
Paula
Paula
Paulina
Paulina
Paulo

Arturo
Dolores

CONGOTE
CUEVAS
FUENTES

Andrea
Mara
Mara

NGEL
MONTES
ALZATE

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Veamos como queda:


LOAIZA CONGOTE, Sigifredo Arturo
LONDOO CUEVAS, Mara Dolores
LONGAS FUENTES, Faustino
LOPERA, Paula
LOPERA NGEL, Paula Andrea
LOPERA, Paulina Mara
LOPERA MONTES, Paulina Mara
LOPERA ALZATE, Paulo

Segunda regla
Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda.
Ejemplo:
RUA GIL, Ana Mara
La Ra Gil
Andrs Ra Gil
Sara Ra Gil
Roberto Ra Gil
Ana Mara Ra Gil
Mara Ra Gil
Luz Mary Ra Gil
Len Mario Ra Gil

RUA GIL, Andrs


RUA GIL, Len Mario
RUA GIL, La
RUA GIL, Luz Mary
RUA GIL, Mara
RUA GIL, Sara
RUA GIL, Roberto

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Tercera regla
Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerar el documento
de identidad respectivo para diferenciarlos.. Este nuevo dato no representa una
unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.
Ejemplo:

Ana Mara Gil Henao


Ana Mara Gil Henao
Ana Mara Gil Henao
Ana Mara Gil Henao

Cdula 43.287.390
Cdula 42.895.066
Cdula 43.695.071
Cdula 42.657.876

El correcto ordenamiento ser as:

GIL HENAO, Ana Mara, Cdula 42.657.876


GIL HENAO, Ana Mara, Cdula 42.895.066
GIL HENAO, Ana Mara, Cdula 43.287.390
GILHENAO, Ana Mara, Cdula 43.695.071

Cuarta regla
Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones,
contracciones, artculos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se
consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte
integral de cada elemento.
Ejemplo:
Carlos Daz -Granados Prez
Carlota Cuesta-Duque
Rafael Garca-Herreros Gil
Abelino Del Corral Rojo

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Leopoldo De la Ossa Pardo


Alonso De la Barrera Cano
Leonel De Len Len
Belinda De Bedout Bedoya
Reina De los Reyes Rey
Dalia De la Rosa
Leonela DLen Bravo
Anglica DAngelo ngel
Abel De la Pava Colorado
La ordenacin ser:

CUESTA DUQUE, Carlota


DANGELO NGEL, Anglica
DLEN BRAVO, Leonela
DE BEDOUT BEDOYA, Belinda
DE LEN LEN, Leonel
DE LA BARRERA CANO, Alonso
DE LA OSSA PARDO, Leopoldo
DE LA PAVA COLORADO, Abel
DE LA ROSA, Dalia
DE LOS REYES REY, Reina
DEL CORRAL ROJO, Abelino

DAZ GRANADOS PREZ, Carlos


GARCA-HERREROS GIL, Rafael

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Quinta regla
Ttulos acadmicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas
son solicitadas por su ttulo, ste se escribe al final entre parntesis. Se considera
elemento de ordenacin si hay homnimos.
Ejemplo
ABADA, Alba (Sor)
CASAS, Alfonso (Arquitecto)
Mayor Carlos Gonzlez
Monseor ngel Trujillo
Arquitecto Alfonso Casas
Coronel Alberto Restrepo
Ingeniero Alfonso Casas
General Jos Landazbal
Mayor Alfonso Casas
Sor Alba Abada

CASAS, Alfonso (Ingeniero)


CASAS, Alfonso (Mayor)
GONZLES, Carlos (Mayor)
LANDAZBAL, Jos (General)
RESTREPO, Alberto (Coronel)
TRUJILLO; ngel (Monseor)

Sexta regla
Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios
Hispano: En los pases de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para
efectos legales o comerciales. A partir de esta norma, se toma como primer
apellido el paterno.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

La ordenacin es as:

DE CASTRO de LPEZ, Martha


Alba Rojas de Calvo
Sara Luz Luna de Mora
Nora suga de Ramrez
Gretta Prez de Prez
Teresa Melo de Melo
Martha De castro de Lpez
Lola Lujn de Lugo
Rosa Rojo de Rojas

LUJN de LUGO, Lola


LUNA de MORA, Sara Luz
MELO de MELO, Teresa
PREZ de PREZ, Gretta
ROJAS de CALVO, Alba
ROJO de ROJAS, Rosa
SUGA de RAMREZ, Nora

Americano: toma como primer apellido el del esposo. La ordenacin es as:

CALVO, Alba Rojas de


Alba Rojas de Calvo
Sara Luz Luna de Mora
Nora suga de Ramrez
Gretta Prez de Prez
Teresa Melo de Melo
Martha De castro de Lpez
Lola Lujn de Lugo
Rosa Rojo de Rojas

LPEZ, Martha De Castro de


LUGO, Lola Lujn de
MELO, Teresa Melo de
MORA, Sara Luz Luna de
PREZ, Gretta Prez de
RAMREZ, Nora suga de
ROJAS, Rosa Rojo de

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales


Segn el Cdigo Civil, se llama persona jurdica una persona ficticia, capaz de
ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y
extrajudicialmente.
Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas
jurdicas, sino a toda actividad econmica organizada con fines de lucro o sin
ellos.
Primera regla
Los nombres de razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen
registrados.
Ejemplo:
CARNICERA Reina

Primera Unidad

Segunda Unidad

Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles,


restaurantes, tabernas, libreras; instituciones religiosas, civiles, polticas, militares,
educativas, oficiales o privadas.
Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artculos,
preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de
clasificacin. Los artculos sern considerados nicamente cuando vayan al
comienzo de la razn social.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Ejemplo:
EL PALACIO de los Helados

Primera Unidad

Segunda Unidad

Tercera Unidad

Segunda regla
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir
a error, salvo que est registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el
abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, sta se puede
colocar al final, entre parntesis como un dato aclaratorio.
Ejemplos:

ASOCIACIN
ASOCIACINProtectora
Protectorade
deAnimales
Animales(APA)
(APA)
CONFECCIONES
CONFECCIONESH.
H.J.J.P.
P.
INSTITUTO
INSTITUTOde
deDesarrollo
DesarrolloEconmico
EconmicoAgropecuario
Agropecuario(IDEA)
(IDEA)
J.J.V.
V.Durarco
Durarco&&Ca.
Ca.

Observemos la divisin en unidades de estos nombres de empresas


Primera Unidad

Segunda Unidad

Tercera Unidad

Cuarta Unidad

ASOCIACIN
CONFECCIONES
INSTITUTO de
J

Protectora de
H
Desarrollo
V

Animales
J
Econmico
Durarco &

P
Agropecuario
Ca.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Tercera regla
Cuando en el nombre de una empresa existen nmeros, deben tratarse como si
estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razn
social existe un nmero que es consecutivo, como es el caso de notaras,
juzgados, almacenes en cadena, entre otros, ste conserva el orden y la escritura
numricos.
Ejemplos:

Droguera 39
Emisora 1020

DROGUERA Treinta y Nueve


EMISORA Mil Veinte

Notara 14
NOTARA 14
Juzgado 25 Civil Municipal
JUZGADO 25 Civil Municipal

Cuarta regla
Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razn
social , se toma como unidad de orden el primer apellido.
Ejemplo:
Ramn H. Londoo & Ca.
Juan Merino e Hijos Ltda.

LONDOO & Ca., Ramn H.


MERINO e Hijos Ltda., Juan

Luis Cano & Ca. Ltda.


Ana Ra y Hermanas Ltda.

CANO & Ca. Ltda., Luis


RA y Hermanas Ltda.,Ana

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Disposicin Fsica de los Documentos


Las unidades documentales se alojan en unidades de conservacin (carpetas,
bolsas, sobres, entre otros) debidamente marcadas o rotuladas.
Las carpetas constituyen la unidad de conservacin ms comn. stas se marcan
o rotulan mediante marbetes (tiras de cartulina o cintas de papel engomado). La
titulacin de cada marbete debe hacerse segn las normas del sistema de
ordenamiento, y la escritura debe iniciarse a tres espacios de la margen izquierda.
Ejemplo:
DISCOTECA Metrpolis

Para facilitar la localizacin de los documentos se emplean guas y subguas, que


actan como instrumentos de localizacin.
Las guas son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalacin. Se dividen en:
Auxiliares: llevan escrita una expresin numrica o alfabtica.
Principales: hacen referencia a la unidad de orden.
Las subguas preceden a las divisiones de las guas principales.
El empleo de guas y subguas depende del sistema de ordenamiento, no siempre
se requiere hacer uso de todas ellas.
Las unidades de instalacin son los muebles destinados para el almacenamiento
de los documentos (Folderamas, gaveteros, estantes, entre otros), los cuales se
marcan o rotulan en los respectivos portandices.
La disposicin de las guas, subguas y unidades de conservacin en el interior de
las unidades de instalacin se hace en distintos lugares, llamados posiciones (1,
2, 3... ) que dependen de la visibilidad de los documentos (Horizontal o vertical).
En las unidades de instalacin de visibilidad vertical las posiciones se determinan
y se leen de arriba hacia abajo.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

En las unidades de instalacin de visibilidad horizontal las posiciones se


determinan y se leen de izquierda a derecha.
Ejemplo:
Cuarta
Posicin
Tercera
Posicin

Carpeta

Segunda
Posicin
Primera
Posicin
Portandice

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Veamos ahora un ejemplo de la ordenacin del archivo de clientes de la Papelera La Pluma de Oro
BANQUETES Lisa
BANDERAS S.A.

BANCO Mundial
BA
B
ALZATE e Hijos, Rmulo
ALMACN El Cairo
ALDAO & Ca. Ltada.

AL
AGUILERA e Hijos, Hugo
AGUDELO & Ca., Carla

AGENCIAUTOS Ltda
AG
A

A-B

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Sistema Temtico
Es la ordenacin alfabtica de las series y subseries documentales, por el
asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos
los documentos que se generan alrededor de una misma gestin administrativa.
Este sistema supone una definicin exacta concisa, especfica y clara de los
asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusin de los mismos, para
que todas las dependencias conserven hasta donde les sea posible, los mismos
asuntos generales.
Disposicin Fsica de los Documentos
Las unidades documentales se alojan en unidades de conservacin (carpetas,
bolsas, sobres, entre otros) debidamente marcadas o rotuladas.
Las carpetas constituyen la unidad de conservacin ms comn. stas se marcan
o rotulan mediante marbetes (tiras de cartulina o cintas de papel engomado). La
titulacin de cada marbete debe hacerse segn las normas del sistema de
ordenamiento, y la escritura debe iniciarse a tres espacios de la margen izquierda.
Ejemplo:
Actas Comit Paritario de Salud Ocupacional

Para facilitar la localizacin de los documentos se emplean guas y subguas, que


actan como instrumentos de localizacin.
Las guas son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalacin. Se dividen en:
Auxiliares: llevan escrita una expresin numrica o alfabtica.
Principales: hacen referencia a la unidad de orden.
Las subguas preceden a las divisiones de las guas principales.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

El empleo de guas y subguas depende del sistema de ordenamiento, no siempre


se requiere hacer uso de todas ellas.
Las unidades de instalacin son los muebles destinados para el almacenamiento
de los documentos (Folderamas, gaveteros, estantes, entre otros), los cuales se
marcan o rotulan en los respectivos portandices.
La disposicin de las guas, subguas y unidades de conservacin en el interior de
las unidades de instalacin se hace en distintos lugares, llamados posiciones (1,
2, 3... ) que dependen de la visibilidad de los documentos (Horizontal o vertical).
En las unidades de instalacin de visibilidad vertical las posiciones se determinan
y se leen de arriba hacia abajo.
En las unidades de instalacin de visibilidad horizontal las posiciones se
determinan y se leen de izquierda a derecha.
Ejemplo:
En los sistemas alfabticos cada posicin se
ordena en estricto orden alfabtico

Tercera
Posicin

Carpeta

Segunda
Posicin
Primera
Posicin

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

En el sistema temtico se emplean:


Guas Auxiliares:

Letras del alfabeto en primera posicin

Guas Principales:

Identifican las series. Segunda posicin

Subguas:

Identifican las subseries. Tercera posicin y


Cuarta posicin (si se requiere)

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Veamos un ejemplo de la ordenacin de una serie del archivo de tesorera, por el sistema temtico
CITIBANK Cuentas R. P.
Subguas
Subseries. ( 3 Posicin)

BANCO TequendamaCuentas R. P.
CUENTAS
RECURSOS
PROPIOS

BANCO Sudameris Cuentas R. P.

BANSUPERIOR Cuentas A.
BANCOLOMBIA Cuentas A.
BANCAF Cuentas A.
CUENTAS
AUTORIZADAS
Gua Principal
Serie (2. Posicin)

Gua Auxiliar
(1. Posicin)

Carpetas
Unidades documentales
(4 Posicin)

CUENTAS
CORRIENTES

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

En los sistemas alfabticos


cada posicin se ordena en
estricto orden alfabtico

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Sistema Toponmico
El sistema toponmico o alfabtico geogrfico, como su nombre lo indica, es la
ordenacin de las series y subseries documentales alfabticamente por
nombres lugares. Este tipo de ordenacin puede basarse en pases, estados,
territorios, zonas, direcciones, entre otros. Siempre teniendo en cuenta el criterio
que ms se ajuste a la documentacin y a las necesidades administrativas.
El sistema toponmico tiene un campo de accin sujeto a restricciones de carcter
territorial. Para la identificacin de las guas y subguas siempre se hace necesario
un mapa.
Disposicin Fsica de los Documentos
Las unidades documentales se alojan en unidades de conservacin (carpetas,
bolsas, sobres, entre otros) debidamente marcadas o rotuladas.
Las carpetas constituyen la unidad de conservacin ms comn. stas se marcan
o rotulan mediante marbetes (tiras de cartulina o cintas de papel engomado). La
titulacin de cada marbete debe hacerse segn las normas del sistema de
ordenamiento, y la escritura debe iniciarse a tres espacios de la margen izquierda.
Ejemplo:
LEGUMBRERA Repollo (Caldas Antioquia)

Para facilitar la localizacin de los documentos se emplean guas y subguas, que


actan como instrumentos de localizacin.
Las guas son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalacin. Se dividen en:
Auxiliares: llevan escrita una expresin numrica o alfabtica.
Principales: hacen referencia a la unidad de orden.
Las subguas preceden a las divisiones de las guas principales.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

El empleo de guas y subguas depende del sistema de ordenamiento, no siempre


se requiere hacer uso de todas ellas.
Las unidades de instalacin son los muebles destinados para el almacenamiento
de los documentos (Folderamas, gaveteros, estantes, entre otros), los cuales se
marcan o rotulan en los respectivos portandices.
La disposicin de las guas, subguas y unidades de conservacin en el interior de
las unidades de instalacin se hace en distintos lugares, llamados posiciones (1,
2, 3... ) que dependen de la visibilidad de los documentos (Horizontal o vertical).
En las unidades de instalacin de visibilidad vertical las posiciones se determinan
y se leen de arriba hacia abajo.
En las unidades de instalacin de visibilidad horizontal las posiciones se
determinan y se leen de izquierda a derecha.
Ejemplo:

En los sistemas alfabticos cada posicin se


ordena en estricto orden alfabtico

Cuarta
Posicin
Tercera
Posicin

Carpeta

Segunda
Posicin
Primera
Posicin
Portandice

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

En el sistema toponmico se emplean:


Guas Auxiliares:

Letras del alfabeto en primera posicin

Guas Principales:

Identifican la mayor divisin geogrfica o poltica.


Segunda posicin

Subguas:

Identifican las subdivisiones de las guas principales.


Tercera posicin y cuarta posicin (si se requiere)

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Ejemplos:
A. La Comercializadora J. & J. Ltda., tiene clientes en varios
pases de Amrica del Sur.

HONDURAS
NICARAGUA
COSTA RICA

Para la ordenacin de su archivo de clientes aplica el sistema


toponmico por: PAS-CIUDAD Y NOMBRES

Caracas

PANAM

Bogot

VENEZUELA

COLOMBIA
ECUADOR
Iquitos
PER

Prto
Velho

BRASIL

Lima

Brasilia
Belo
Horizonte

BOLIVIA
La Paz
So
Paulo
CHILE

Rosario
Buenos
URUGUAY
Aires
ARGENTINA

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Veamos un ejemplo de la ordenacin de la serie clientes, segn el sistema toponmico por: PAS-CIUDAD Y NOMBRES
Guas Auxiliares: Letras del alfabeto.
(Primera posicin)

...CASINO Riqui (So Paulo Brasil)


...ALMACN Lili (So Paulo Brasil)

Guas Principales: Representan el pas.


(Segunda posicin)

SO PAULO

Subguas:

Representan la ciudad.
(Tercera posicin)

Carpetas:

Contienen las unidades documentales


(Cuarta posicin)

...LIBRERA Maracan (Brasilia Brasil)


...AGENCIA Lucho (Brasilia Brasil)
BRASILIA
BRASIL

B
...CAF Azul (Rosario Argentina)
...AGENCIA Liz (Rosario Argentina)
ROSARIO
LIBRERA BAM (Buenos Aires Argentina)
...ALMACN GOL (Buenos Aires Argentina)
BUENOS AIRES
ARGENTINA

Portandice

CLIENTES

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

En los sistemas alfabticos


cada posicin se ordena en
estricto orden alfabtico

B. La Comercializadora H & H
Ltda., tiene clientes en varias
ciudades de Colombia.

GUAJIRA
ATLANTICO
MAGDALENA

Para la ordenacin de su archivo de


clientes aplica el sistema toponmico
por: DEPARTAMENTO - CIUDAD Y
NOMBRES

CESAR
Montera

BOLIVAR

CORDOBA

NORTE DE
SANTANDER
Ccuta

SANTANDER

ANTIOQUIA

ARAUCA

Medellin Bucaramanga

Quibd

BOYACA

CHOCO

Yopal

CUNDINAMARCA

HUILA

Puerto Inirida

META

CAUCA
NARIO

Mocoa

Florencia

PUTUMAYO

VICHADA

Villavicencio

VALLE TOLIMA
Popayan

Puerto
Carreo

CASANARE

GUAINIA
San Jos del
Guaviare
Mit

GUAVIARE

CAQUETA

VAUPES

AMAZONAS

Leticia

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Veamos un ejemplo de la ordenacin de la serie clientes, segn el sistema toponmico por: DEPARTAMENTO - CIUDAD Y NOMBRES.
Guas Auxiliares: Letras del alfabeto.
(Primera posicin)

TABERNA La Negra (Quibd- Choc)


SALN Coco de Agua (Quibd- Choc)

Guas Principales: Representan el departamento.


(Segunda posicin)

QUIBD

Subguas:

Representan el municipio.
(Tercera posicin)

Carpetas:

Contienen las unidades documentales


(Cuarta posicin)

BAR La Hormiga (Condoto Choc)

CONDOTO
CHOC

C
AREPA Rica (Medelln - Antioquia)
ACUARIO Flix (Medelln- Antioquia)

MEDELLN
FLORISTERA Rosa (Caldas Antioquia)
CHARCUTERA Longa (Caldas Antioquia)

CALDAS

Portandice

CLIENTES

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

En los sistemas alfabticos


cada posicin se ordena en
estricto orden alfabtico

C. La Distribuidora T & T Ltda.,


tiene
clientes
en
algunos
municipios antioqueos.
Para la ordenacin de su archivo de
clientes aplica el sistema toponmico
por: MUNICIPIO Y NOMBRES

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Veamos un ejemplo de la ordenacin de la serie clientes, segn el sistema toponmico por: MUNICIPIO Y NOMBRES
ESTADERO, El Rio Segovia-Antioquia)
MINERA, Orito (Segovia-Antioquia)

Guas Auxiliares: Letras del alfabeto.


(Primera posicin)

SEGOVA

Guas Principales: Representan el municipio.


(Segunda posicin)
Carpetas:

PANADERA,Pan (San Pedro - Antioquia)

Contienen las unidades


documentales
(tercera posicin)

GRANJA, Frijolito (San Pedro - Antioquia)


SAN PEDRO

S
TIENDA El Sol (Copacabana - Antioquia)
HACIENDA Luz (Copacabana - Antioquia)
COPACABANA

PISCINA, La Rana (Cisneros - Antioquia)


DROGAS, La Psima (Cisnero - Antioquia)
CISNEROS

ANTIQUIA

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

En los sistemas alfabticos


cada posicin se ordena en
estricto orden alfabtico

La empresa transportadora Transportando Ltda., tiene clientes en algunos centros


comerciales de la ciudad
Para la ordenacin de su archivo de clientes aplica el sistema toponmico por:
DIRECCIONES

Recordemos:
Las diagonales son variantes de las calles
Las transversales son variantes de las carreras
Las avenidas pueden ser calles o carreras

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

un ejemplo de la ordenacin de la serie clientes, segn el sistema toponmico por DIRECCIONES


Guas Auxiliares: Letras del alfabeto.
(Primera posicin)
Guas Principales: Representan la
nomenclatura.
(Segunda posicin)
Contienen las unidades
documentales
(tercera posicin)

Carpetas:

DIAGONAL 75B 2A 120 Oficina 322


DIAGONAL

DIAGONAL 50 49 28

D
CARRERA 47 52 86
CARRERA

CARRERA 25A 1A Sur 45 Local 106

CALLE 39B 109 18 Local 113


CALLE 6 Sur 43A 227 Interior 2

CALLE

AVENIDA 36A 44A 20


AVENIDA 36A 44 65

AVENIDA

AVENIDA 33 63A 62

A- D

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Las carpetas se rotulan con la


direccin, siguiendo un orden
alfabtico y numrico

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Sistemas de Ordenacin Numricos


Los sistemas numricos representan el ordenamiento basado en nmeros; stos
se usan para rotular las guas, subguas, carpetas e ndice.
El principio numrico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o
localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un ndice o un
registro numrico, para determinar el nmero que le corresponde.
Sistema Ordinal
Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (segn la serie documental)
un nmero en forma progresiva. Con esta numeracin se identifican las unidades
de conservacin que conforman una serie documental.
Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas,
ordenes de compra, pedidos, remisiones, plizas, resoluciones, Acuerdos,
Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de
conservacin en forma progresiva, obedeciendo a la numeracin que los identifica.
Componentes:
Archivo numrico principal

Cuarta
Posicin
Tercera
Posicin

Carpeta

Segunda
Posicin
Primera
Posicin
Portandice

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

El archivo numrico principal contiene:


Guas y subguas numricas: pueden aparecer en distintas posiciones, segn la
aplicacin que se utilice.
Las guas pueden estar divididas en milsimas (0000 a 9000) o centenas (100 a
900) y las subguas en decenas (10 a 90) o veintenas (20 a 80).
Carpetas: contienen las unidades documentales. se rotulan con nmeros
consecutivos que reemplazan al nombre.
Archivo alfabtico miscelneo
Cuando la actividad con determinada persona o institucin es poca (menos de
cinco documentos), no resulta econmico mantener carpetas individuales, por lo
tanto, no se les asignan nmeros. Este material se archiva dentro de carpetas
miscelneas al final del archivo principal
El archivo alfabtico miscelneo se organiza con guas alfabticas. Detrs de cada
gua pueden ir una o varias carpetas. Si el nmero de documentos no justifica la
organizacin de un archivo alfabtico, se utiliza una sola carpeta.
Registro numrico
Es una relacin de los asuntos o nombres con sus respectivos nmeros, en orden
consecutivo.
El registro numrico cumple la funcin de instrumento de control y localizacin,
puesto que permite controlar la asignacin de nmeros consecutivos (evita que se
le asigne el mismo nmero a dos expedientes diferentes) y, adems, ayuda a
ubicar los documentos en el archivo principal.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Veamos un ejemplo de la ordenacin de la serie proveedores de la empresa


Expresin Creativa S.A., segn el sistema numrico ordinal

Subgua
(segunda posicin)
Proveedores A- Z

111
110
110

Gua
(primera posicin)

109
108
107
106
105
104
103
Carpetas
(tercera posicin
101
100

100

100 -

Portandice

En este caso, las guas se emplean cada 100 carpetas y las subguas cada 10
carpetas, cumpliendo cada una la funcin de auxiliar de localizacin.
Como puede observarse, no es necesario elaborar un archivo alfabtico
miscelneo, basta con emplear una carpeta para archivar la informacin de los
proveedores cuyo nmero de documentos es inferior a cinco (5).

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Expresin Creativa S.A.


Departamento de Compras
Registro Numrico

Cdigo

Nombre

100

Papelera Unicornio Azul

101

Distribuidora Gacela

102

Comercializadora Coral

103

Almacn Carnaval

104

El Palacio de las Tintas

105

Microchips Ltda.

106

Tensin Creativa S.A.

107

La Tienda del CD

108

Artes y Artes Ltda.

109

Papelera Molina

110

Almacn Golden

111

Suministros Madrigal

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Sistema Cronolgico
Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronolgico
tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto
abarca todos los sistemas de ordenamiento.
Mtodos:
Pueden distinguirse diferentes mtodos de ordenacin cronolgica, entre ellos se
destacan los siguientes:
Cronologa Rgida: se basa en una ciega ordenacin por fechas. La ordenacin
por este mtodo consiste en ubicar un documento detrs del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido tramitada,
teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido del mes y al final el da.
Las unidades documentales simples con ordenacin cronolgica se presentan en
la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenacin puede
ejemplificarse as:
2004, 02, 28
2004, 03, 01
2004, 03, 03
2004, 03, 04
Cronologa Circunstancial: satisface las necesidades de la documentacin que
por ciertas circunstancias debe estacionarse a travs del tiempo, par que cumpla
su objetivo. Una de sus aplicaciones ms usuales de este mtodo es el
recordatorio de vencimientos.
En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la unidad
de instalacin el mes que cursa y a continuacin los meses siguientes, de acuerdo
con el orden del calendario.
Cada mes vencido va al final de la unidad de instalacin y los das vencidos pasan
al mes siguiente.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

26
21
16
11
06
01

27
22

17
12

07
02

23
18

13
08

03

JUNIO
MAYO
28
24
19
14

09
04

29

230
25

20
15

10
05

ABRIL
2004
Primer Semestre

Portandice

En casos especiales se puede ordenar con base en bimestres, trimestres,


semestres, bienios, cuatrienios, quinquenios, entre otros. En estos casos la gua
ser la mayor unidad de tempo, las subguas los periodos en que se subdivide y
las carpetas la menor unidad de tiempo.
Veamos un ejemplo:

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Junio
Mayo
Abril
2 Trimestre
Marzo
Febrero
Enero
1 Trimestre
2004
Diciembre
Noviembre
Octubre
4 Trimestre
2003

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Sistemas de Ordenacin Mixtos


Alfanumricos
Este sistema combina el principio alfabtico con el numrico. Se puede utilizar en
la ordenacin de las series de una dependencia cuando estn representadas con
las letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dgitos
de series y subseries. Por ejemplo:
En la Secretara Ejecutiva:
SE-O1
SE-O1-O1
SE-O2
SE-O2-O1
SE-O2-O2

Actas
Actas de Junta Directiva
Informes
Informes de Actividades
Informes de Gestin

En la Divisin Administrativa:
DA-O2
DA-O2-O1
DA-O2-O2

Informes
Informes de Actividades
Informes de Gestin

En la Divisin Financiera:
DF-O2
DF-O2-O1
DF-O2-O2
DF-O2-O3

Informes
Informes de Actividades
Informes de Gestin
Informes a Organismos de Control.

El sistema alfanumrico tambin puede emplearse para ordenar la serie


documental utilizando a la vez orden alfabtico y numrico cronolgico. En este
sistema de ordenacin, los datos que se cruzan no sern separables, siempre
estarn asociados. Por ejemplo, los contratos de prestacin de servicios pueden
ordenarse con base en el ao de celebracin del contrato y el nombre del
contratista, as:
2003 ACOSTA PREZ, Carlos Jos
2003 CASTRO GIL, Ana Mara
2004 ALZATE LOPERA, Juan Manuel
2004 ZAPATA GODOY, Luz Amparo

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

Ordinal Cronolgico
Este sistema se basa en la combinacin de dos sistemas numricos: el ordinal y el
cronolgico.
Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son
numricas simples y a la vez cronolgicas (Decretos, Acuerdos, Resoluciones), los
cuales se orden en primer lugar por el nmero de la unidad documental y despus
por la fecha de expedicin. Ejemplo:
001
002
003
004
005
006

2003-04-31
2003-07-21
2004-05-19
2004-06-16
2004-08-11
2004-08-18

La adopcin de un sistema de ordenacin depende de las


caractersticas y el volumen de la serie documental, lo importante es
que permita recuperar la informacin en forma gil y oportuna.

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

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