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CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS

La organizacin de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una
estructura lgica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la
asesora y, por otro lado, facilitar la localizacin de los documentos. Los documentos son el
resultado de los procesos administrativos que la asesora lleva a cabo en el desempeo de
sus funciones y por eso la organizacin del archivo es producto de los procesos mediante los
cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero adems, debe hacer posible la rpida
localizacin de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una
ubicacin y no otra, de forma que su bsqueda sea gil y siempre encuentre la respuesta
justa.
El arreglo u organizacin de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

La elaboracin de un cuadro de clasificacin que d cabida a todos los tipos

documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en

definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, divisin que se establece a partir de las principales actividades
desarrolladas por la asesora (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditora, etc.) y, dentro
de stas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de
un mismo procedimiento administrativo o jurdico.
As, en una asesora, la documentacin de los clientes se agrupar en primer lugar por
reas de negocio y despus por tipos de servicio.
La ordenacin de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio

ms adecuado para cada tipo de documento. Esta operacin, en tanto complemento de

la clasificacin, consiste en poner en orden (cronolgico, alfabtico, numrico) las
unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
La instalacin fsica de los documentos en el depsito de archivo, mediante cajas

archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localizacin de los documentos a

travs del correspondiente cdigo de archivo o signatura topogrfica.
El cuadro de clasificacin
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesora, se elabora un
esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la
organizacin del archivo. El cuadro de clasificacin es el primer instrumento de descripcin de
un archivo y ofrece una visin de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de
los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerrquicas. Es la herramienta que va a
permitir la planificacin sistemtica del resto de las operaciones de tratamiento de los
documentos, desde la eliminacin de los mismos (calendario de conservacin) hasta la
elaboracin de los instrumentos de descripcin (inventario).

Las series son los elementos bsicos para confeccionar un cuadro de clasificacin
mnimamente slido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de
concretar la denominacin de los distintos tipos de documentos o series documentales y
determinar la jerarqua que se pueda establecer entre ellos, para ms tarde articular una
estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.
Para la elaboracin de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgnico
y el criterio funcional. Se admite comnmente que el criterio orgnico de clasificacin de un
archivo, aqul que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los
documentos, es muy til para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolucin
organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones
administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el
caso de las asesoras, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un
funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este criterio.
En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades bsicas de una empresa,
es decir, por las reas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un
cuadro ms slido y de mayor duracin. Los servicios que ofrece la asesora a sus clientes
son los elementos que se han de tomar en consideracin para clasificar los documentos. Las
clases principales o ms amplias pueden establecerse a partir de las reas de negocio y las
ms elementales o series documentales deben corresponder a expedientes y otras
agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o trmite especfico.
Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerrquicamente con las dems, sin dar lugar
a la ambigedad; es decir, la adscripcin de los documentos por su origen a un grupo, excluye
toda posibilidad de pertenencia a otro.
Para establecer un sistema de archivo homogneo, es preciso utilizar un sistema de
clasificacin que refleje las funciones de la asesora, es decir, los servicios que ofrece a sus
clientes y que son la causa de la creacin y la recepcin de documentos. El criterio funcional
encaja perfectamente en el marco actual, en el que se produce una cierta atomizacin en la
toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.
Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos grandes
apartados:

Los documentos administrativos de gestin o internos, que hacen referencia a la

propia asesora.

Los documentos administrativos de explotacin u operativos, procedentes de los

trmites que efecta cada asesora en el desempeo de sus funciones y que se pueden
organizar lgicamente por clientes.

La confeccin de un cuadro de clasificacin uniforme presenta ventajas indudables, si bien es

cierto que exige una decisin previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo de direccin
de implantar un sistema de gestin documental que va ms all de la estricta accin
archivstica, en tanto que precisa la integracin de los sistemas informticos, la introduccin
de nuevos procedimientos de organizacin y mtodos de trabajo y la capacidad del personal
para adoptar una nueva cultura administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesora un sistema de clasificacin uniforme son
las siguientes:

Constituye la clave para la implantacin de un sistema de gestin integral de la

documentacin y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema
(calendario de conservacin, inventario).

Se utiliza el mismo cuadro de clasificacin para toda la documentacin del archivo de

oficina.

Facilita un manejo gil y efectivo de la documentacin administrativa de los clientes y

de la propia asesora.

Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por ms de una persona y simplifica

su consulta.

Facilita el intercambio de informacin en el seno de la asesora, ya que se trata de un

sistema nico y uniforme.

No es preciso modificar el cuadro de clasificacin cuando se produce un cambio

organizativo o la incorporacin de nuevo personal.

Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.

No obstante las ventajas que presenta, la aplicacin de un cuadro de clasificacin uniforme ha

de superar una serie de limitaciones:

Su implantacin es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva

como por el hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de
la asesora.

Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerrquicos (gerencia,
profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir
conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.

Obliga a todo el personal a un conocimiento ms profundo de las tareas y las

actividades que se desarrollan en la asesora y tambin del funcionamiento de las
diversas reas de negocio.

Precisa una supervisin y actualizacin constantes, con el objeto de adecuar el

sistema de clasificacin a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.

Presupone la necesidad de dotar al personal de la formacin adecuada

(procedimientos administrativos, tcnicas de archivo, uso de aplicaciones
informticas).

Tipos de ordenacin
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificacin con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenacin ms adecuado para cada serie, a
partir de las caractersticas que la definen. La ordenacin va a indicar qu lugar exacto ocupa
un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.

Los diferentes tipos de ordenacin permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes
o documentos sern situados de manera correlativa: segn la fecha (ordenacin cronolgica),
segn el nombre (ordenacin alfabtica), segn el cdigo (ordenacin numrica), segn la
divisin territorial o geogrfica (ordenacin topogrfica) o segn la temtica (ordenacin por
materias):

La ordenacin cronolgica se basa en un elemento presente en prcticamente

cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia ao, mes, da.

Comenzando por el ao ms remoto, los documentos se suceden hasta la fecha ms
reciente, dentro de cada ao por meses y dentro de stos por das. Los libros de
contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se
deben ordenar cronolgicamente por perodos anuales.
La ordenacin alfabtica suele tener como referente principal los apellidos de una

persona o la razn social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio
de ordenacin. Es el idneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como
es el caso del personal contratado de una empresa.
La ordenacin numrica responde habitualmente a un sistema de cdigos que

permiten identificar inequvocamente un documento concreto. Por ejemplo, el nmero

asignado a una factura o un recibo, el nmero de un expediente, el nmero de registro de
entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema ms utilizado en las tareas
ms vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
La ordenacin geogrfica o topogrfica permite la ordenacin de elementos en

funcin de su situacin en una zona o territorio; sera el sistema empleado por un agente
de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que empleara la
secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
La ordenacin por materias parte del contenido de los documentos y refleja los

asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentacin es preciso

elaborar listas alfabticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios,
informes, dossieres y memorias tcnicas, agrupndolos por reas temticas.
Entre estos mtodos no es posible establecer a priori cul de ellos es el mejor. Para cada tipo
de documento hay que decidir el tipo de ordenacin ms conveniente, eligiendo el que mejor
se adapte al objeto de la ordenacin.