Reconocimiento
De Nuestra Diversidad
Curso
PRCTICA PRE-PROFESIONAL II
Docente
Alumna
Ciclo
X
1
Trujillo Per
2012
I. PRESENTACIN
En la actualidad las organizaciones se encuentran inmersas en una
ambiente que se caracteriza por el rpido desarrollo tecnolgico, la
creciente competencia, los cambios econmicos; los cuales influyen
directamente en el desarrollo de las mismas debido al dinamismo y
complejidad en que se presentan estos cambios; es por ello que es
importante realizar constantes mejoras tanto en los procesos tcnicos,
asistenciales y administrativos con la finalidad de mantenerse en el
mercado de manera sostenible.
El hospital regional docente de Trujillo con la finalidad de otorgar
servicios de salud, de atencin ambulatoria, emergencia, hospitalizacin y
cuidados intensivos, de calidad y eficientes; de brindar docencia en la
formacin de especialistas mdicos, de acuerdo a los adelantos de la
tecnologa y a la complejidad de resolucin de las patologas que requiere
la poblacin como hospital del mximo nivel en la atencin sanitaria; lleva
a cabo procesos de mejora continua de su oferta de servicios, que
permitan cumplir ptimamente con dicha finalidad, con la mayor
satisfaccin de sus usuarios.
Como aspecto fundamental de estos procesos, es la adecuacin y
adaptacin del plan estratgico, para aprovechar las oportunidades del
entorno en constante cambio, a travs de la construccin de nuevas
fortalezas, que le permite cumplir los crecimientos retos que le impone la
sociedad y las polticas, lineamiento, objetivos y estrategias, establecidas
por el estado.
Este plan de mediano plazo, es el sustento en trminos de valores,
principios y objetivos, de una cultura y clima organizacional necesarios
1
III. ABSTRACT
The principal aim of the present work is to know the characteristics of the
logistic process of storage of the Regional Educational Hospital of Trujillo
in order to determine the existing deficiencies and to identify possible
improvements to realizing possible action plans that can be executed in
the organization in search of his constant improvement.
For the achievement of the aims a situational analysis of the organization
was realized and in specific form of the area of general store, then to
identify strategies that allow to eliminate the deficiencies that one
presents in the area; for it there was elaborated a plan of improvement
with which one tries to achieve the efficiency and efficiency in the
operative, welfare and administrative procedures of the area of General
Store, which allows in turn the achievement and fulfillment of the
Functional and Strategic aims of the Regional Educational Hospital of
Trujillo. Coming to the conclusion of that the plan of improvement that
one has proposed is viable, since, it does not need of many investment it is
not very costly to implement it and of fact the proposed strategies will
help to improve the processes that the area involves as well as also he will
contribute with the achievement of the aims organizacionales.
IV. NDICE
Pg.
I. PRESENTACIN.......................................................................................1
II. RESUMEN EJECUTIVO............................................................................2
III. ABSTRACT.............................................................................................3
IV. NDICE....................................................................................................4
V. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA....................................................6
VI. RESEA HISTRICA..............................................................................7
VII. PLATAFORMA ESTRATGICA...............................................................8
7.1. MISIN 8
7.2. VISIN 8
7.3. MARCO AXIOLGICO 8
7.4. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
10
22
23
5
25
26
16.5. JUSTIFICACIN
27
29
30
16.7.1. POLTICAS......................................................................................................30
16.7.2. PROGRAMA DE CAPACITACIN......................................................................32
16.7.3. PROPUESTA....................................................................................................34
XVII. CONCLUSIONES...............................................................................37
XVIII. SUGERENCIAS................................................................................38
XVIII. ANEXOS...........................................................................................39
Universidad
tambin en lo tcnico
como:
Odontoestomatologa,
Enfermera,
Obstetricia,
un
hospital
especializados y
que
brinda
servicios
de
calidad
altamente
INDUSTRIAL
S.R.L
SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD ALFA S.A.C
MEDIFARMA S.A
GRAFIC PLAZA S.A.C
CLINICA DEL RION SANTA LUCIA S.A.C
RUFASTOI CHAVARRY LUZ ELENA
UNILAP S.A.C
QUIMICA SUIZA S.A
ORGANIZACIN MEDICA Y DE SERVICIOS TRUJILLO S.A
UTILITARIOS MEDICOS S.A.C
DISTRIBUIDORA SAN VICENTE E.I.R.L
LABORATORIOS AC FARMA S.A
OQ PHARMA S.A.C
TEVA PERU S.A
EMPRESA REGIONAL DE SERVICIO PUBLICO DE ELECTRICIDAD
VIDAL RODRIGUEZ EDUARDO ALEXANDER
ALBIS S.A
COMPAA DISTRIBUIDORA AMERICANA
o
o
o
o
o
o
11
12
DIRECCIN GENERAL
OFICINA DE PERSONAL
OFICINA DE ECONOMIA
OFICINA DE LOGISTICA
OFICINA DE SS.GG Y MANTENIM.
OFICINA DEOFICINA
COMUNICACIONES
OFICINA
DE
EPIDEMIOLOGIA
Y SALUD
AMBIENTAL
OFICINA
DECALIDAD
ASESORIA JURIDICA
OFICINA
DE APOYO A LA DOCENCIA
EDE
INVEST.
OFICINA
DE GESTION
DE LA
DE ESTADISTICA
E INFORMATICA
OFICINA
SEGUROS
PTO DE ENFERMERIA
DPTO DEDPTO
FARMACIA
DE NUTRICION
DPTO
Y DIETETICA
DPTO
DE SERVICIO
DE MEDICINA
SOCIAL
DPTOFISICA
DE PATOLOGIA
Y REHABILITACION
DPTO
CLINICA
DE DIAGNOSTICO
Y ANATOMIA
DPTOPAT.
POR
DE ANESTIOLOGIA
IMAGENES
Y CENTRO
DPTO DEQUIRURGICO
SALUD MENTAL
DPTO DE MEDICINA
DPTO DEDPTO
CIRUGIA
DE GINICO-OBSTETRICIA
DPTO DE
DPTO
PEDIATRIA
DE ODONTOESTOMAT
13
muestra
la
estructura
de
las
diversas
reas
que
comprende la organizacin.
Segn su contenido es un organigrama de tipo Integral ya que
representa grficamente todas las unidades administrativas de la
organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia.
Segn su presentacin es un organigrama de tipo Vertical ya que
Presenta las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del
titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerrquicos en forma escalonada.
rea
rea
rea
rea
de
de
de
de
15
OFICINA DE ADMINISTRACIN
UNIDAD DE LOGSTICA
SECRETARA
REA
DE ADQUISICIN Y NEGOCIACIN
REA DE ALMACN
REA DE CONTROL PATRIMONIAL
REA DE INFORMACIN DEL
ABASTECIMIENTO
16
coordinar
evaluar
las
acciones
referidas
la
y No
Depreciables y su depreciacin.
Elaborar el informe anual de Activos Fijos y No Depreciables y
remitir su contabilizacin en los estados Financieros de la Institucin
y a la Superintendencia de Bienes Nacionales.
17
los
expedientes
sustentatorios
correspondientes,
sustentatoria
para
su
alta
en
el
patrimonio
los
procedimientos,
reglamentos
Coordinar
inventarios
ejecutar
fsicos,
con
as
responsabilidad
como
la
la
actualizacin
realizacin
del
registro
de
y
apoyar
en
la
sistematizacin
archivo
de
los
institucin,
bajo
cualquier
modalidad;
ya
sea
por
compra,
se
ina de Administracin para su aprobacin: Informe Tcnico y Proyecto de Resolucin para el alta; segn el caso
No
Si
e los bienes patrimoniales en el software de la SBN, en el Sistema Logstico Institucional y los concilia: Patrimon
20
21
la
causal
de
baja,
relacin
de
bienes
propuestos
Recepcin de
documentacin que
sustente la baja de los
bienes patrimoniales
Eleva a la Oficina de
Administracin para su
aprobacin: Informe
Tcnico, determina la
causal de la baja; Relacion
de bienes propuestos
(especificando Si es utilo o
No
Si
22
23
este
aspecto,
el
Hospital
Regional
muestra
una
ventaja
25
16.1. INTRODUCCIN
Actualmente la logstica se ha constituido en un factor importante
para la creacin de valor y el aumento de los niveles de servicio de
las empresas, pues esta les permite competir bajo condiciones de
tiempo y espacio consistentes, ya que, el poseer una buena gestin
logstica no solo de los procesos internos sino de los procesos de
distribucin admite una ventaja con el justo a tiempo, de modo que
los productos y/o materiales llegan al consumidor final en el lugar
correcto y en el tiempo preciso.
As pues, cada una de las actividades logsticas juegan un papel
importante desde la entrada de los insumos, la fabricacin de los
productos y el destino final de los mismos; pues el adecuado
aprovisionamiento permite que la empresa se provea en el momento
oportuno de los insumos evitando retrasos en la produccin, adems
el correcto almacenamiento tanto de materiales como de productos
se hace necesario para la disponibilidad y justa entrega a los
usuarios.
Los factores antes mencionados demuestran que el almacenamiento
debe poner los productos a disposicin del rea de distribucin
adems de poseer relaciones con actividades como compras, pues un
buen almacenamiento provee gran informacin a dichas reas con el
fin de reconocer los inventarios, las inexistencias de materiales y
contener los productos bajo estrictas especificaciones que en ultimas
permite la adecuada manipulacin, custodia y correcta entrega al
usuario.
Por
lo
tanto
el
presente
trabajo
se
enfoca
en
el
rea
de
analizando
los
sistemas
de
almacenaje,
es
uno de los
Regional
Docente
de
Trujillo.
Estos
bienes
son
27
un
documento
llamado
vale,
en
el
cual
detalla
Logstica);
este
sistema
se
encuentra
con
las
capacidades
necesarias
para
realizar
muchas
29
16.4. OBJETIVOS
16.4.1. General
Lograr la eficiencia y eficacia en los procedimientos operativos,
asistenciales y administrativos del rea de Almacn General, que
permita el logro y cumplimiento de los objetivos Funcionales y
Estratgicos del Hospital Regional Docente de Trujillo.
16.4.2. Especficos
Lograr mantener orden en los procedimientos que se lleva a cabo en
el rea de almacn general.
Lograr el uso adecuado
del
Sistema
Integrado
de
Gestin
30
16.5. JUSTIFICACIN
En todas las empresas se hace necesario un sistema de logstica
integral que permita realizar todos sus procesos de una manera
ordenada y eficiente logrando disminuir costos, organizar los
procesos, ejercer control y mejorar cada una de las reas de la
empresa.
Ya que la finalidad de cualquier sistema logstico es satisfacer a los
clientes mediante el mejoramiento del nivel de servicio, a travs de
aspectos tan importantes como el entregar justo a tiempo y en el
lugar correcto, cuando esto se logra no solo se demuestra las buenas
estrategias logsticas en almacenamiento y distribucin, sino que
tambin brinda la oportunidad de aumentar y consolidar
a los
usuarios.
El nivel de servicio como un ndice de rendimiento de la cadena
logstica, refleja aspectos importantes como la disponibilidad de los
materiales en el momento en que son solicitados, la velocidad y la
seguridad de respuesta a un pedido logrando as una diferenciacin
frente a los dems y un servicio al cliente adecuado donde se logra
cumplir con las expectativas de los diferentes clientes.
Actualmente la logstica se ha convertido en un factor clave de
competitividad para las empresas y los pases, ya que permite tener
adecuados canales de distribucin que proporcionan un mejor y
mayor
31
de
compra,
optimizar
costos
planificar
el manejo de
generando un margen de
para
los miembros de la
organizacin
debido a la cotidianidad
la
32
33
16.7.1. POLTICAS
POLTICAS PARA EL REA DE ALMACN GENERAL DEL
HOSPITAL REGIONAL DOCENTE DE TRUJILLO
1. El jefe del rea de almacn general debe coordinar las actividades con el
personal a cargo y distribuirlas acorde a las capacidades de los mismos.
2. El jefe de almacn debe aportar informacin de existencia de materiales va
telefnica ante la solicitud de los usuarios.
3. El jefe del rea debe presentar reportes de cierre de mes de entradas y salidas
de material de almacn y se enviarn copias de los mismos al rea de
adquisiciones.
4. El jefe del rea debe presentar listados y resmenes de todo el movimiento
mensual en el rea de almacn.
5. Se debe realizar cuadros de consumo promedio mensuales de los servicios que
solicitan materiales y/o equipamiento al rea de almacn general.
6. El jefe de almacn deber recepcionar slo los materiales, insumos y/o equipos
que son administrados en su rea.
7. Cuando el material que se entregue a almacn sea por compra directa, ste
solo se entregar al rea a la que va dirigido en la factura.
8. Se debern establecer puntos de reorden para mantener un stock constante
de materiales y suministros.
9. El almacenista ser el encargado principal de verificar las existencias de
material y reportar cuando sea necesario a, adems de llevar un control diario
de entradas y salidas de material.
10.
El almacenista ser el responsable de mantener el orden en la ubicacin
de los materiales y/o equipos en el ambiente de almacenamiento.
11.
Se deber establecer horarios de atencin a los usuarios acorde a la
naturaleza de los servicios.
12.
Se debe establecer horarios especficos para la atencin a proveedores y
la elaboracin de la documentacin necesaria.
34
13.
35
36
37
Contenidos:
Sesin 1:
o Importancia del uso de sistemas en el procesamiento de informacin
o Funcionalidad del Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA M-L) en
los procesos involucrados
o Importancia del uso adecuado
del
Sistema
Integrado
de
Gestin
Medios y Materiales:
Pizarra y plumones
Can Multimedia
Laptops
Procedencia de medios y materiales:
38
39
generando
deficiencias
en
el
rea
adems
de
la
Almacenero:
Recepcionar los bienes y equipos de acuerdo a las especificaciones
cualitativas y cuantitativas descritas en los documentos fuentes del
sistema de abastecimiento de la institucin, previa autorizacin del
jefe de almacn
Ubicar, custodiar
conservacin
de
los
bienes
en
lugares
41
XVII. CONCLUSIONES
El rea de Almacn General del Hospital Regional Docente de
Trujillo, presenta deficiencias en los procesos debido a los retrasos
en la documentacin, esto a causa de del desconocimiento en el
manejo del Sistema Integrado de Gestin Administrativa.
En el rea de Almacn General, no cuentan con polticas bien
definidas para el logro eficiente de sus objetivos planteados; por lo
tanto, las polticas planteadas en este plan de mejora permitirn un
mayor conocimiento de las normas del rea tanto para el personal
que labora en ella como para los usuarios de los diferentes servicios
del Hospital Regional Docente de Trujillo.
El personal que se encuentra inmerso en el uso del Sistema
Integrado de Gestin Administrativa, muestran resistencia para el
uso del sistema SIGA, adems no logran realizar el uso adecuado del
mismo, por lo tanto es importante incentivar al personal a realizar
constantes mejoras en este tema.
El programa de capacitacin elaborado anteriormente permitir,
mediante su desarrollo, a los usuarios entender la importancia del
uso adecuado del sistema SIGA, asimismo permitir realizar el
manejo eficiente del mismo; logrando contribuir con la mejora en los
procesos administrativos as como tambin contribuir con el
42
XVIII. SUGERENCIAS
Realizar constantes evaluaciones de los procesos que involucran al
rea de Almacn General, para identificar ineficiencias que dificultan
el desarrollo de la misma, para la elaboracin e implementacin de
planes de mejora para el rea.
Ejecutar el programa de capacitacin propuesto, para lograr el uso
eficiente del Sistema SIGA, lo cual permitir mejorar los diferentes
procesos en el rea as como tambin contribuir con el logro de los
objetivos planteados.
Dar a conocer las polticas del rea, tanto para el personal de la
misma como para los usuarios de los diversos servicios, para lograr
eficiencia en los procesos.
Incrementar personal para el rea de Almacn general, distribuyendo
las actividades del rea acorde al perfil de cada uno de ellos.
43
XVIII. ANEXOS
ANEXO N 01
ANLISIS FODA
Fortaleza:
Oportunidad:
44
ANEXO N 02
PLATAFORMA ESTRATGICA DEL REA DE ALMACN
GENERAL DEL HOSPITAL REGIONAL DOCENTE DE TRUJILLO
Misin
Realizamos los requerimientos de bienes y/o materiales necesarios
para el adecuado funcionamiento de las diferentes reas que
conforman el Hospital Regional Docente de Trujillo, promoviendo el
uso racional de los productos por los diferentes usuarios para lograr
mantener un control adecuado de los mismos.
Visin
Ser un rea que se caracteriza por su eficiencia y eficacia en los
diferentes procesos que comprende el almacenamiento de bienes y/o
materiales, de manera que se logre efectividad en
los diferentes
Objetivos
Objetivo general:
Mantener el abastecimiento con el mnimo de inversin, evitar
duplicidades, mantener la calidad adecuada en los materiales de
acuerdo a su destino, buscar materiales al mejor precio y que
cumplan con los requisitos necesarios, logrando con lo anterior
mantener siempre la posicin competitiva de la institucin.
45
Objetivos especficos:
rea.
Analizar constantemente las relaciones y el proceso de seleccin de
los proveedores para lograr hacer una mejor seleccin de los mismos
Analizar el proceso de adquisicin de insumos en base a su
presupuesto
Realizar anlisis constante de los procesos que involucran al rea de
Almacn para realizar mejoras en la misma.
46