PROCEDIMIENTO MANEJO DE LA CAJA MENOR

ELABOR:
PROFESIONAL ESPECIALIZADO TESORERIA

REVIS:
SUBDIRECCCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

APROB:
SUBDIRECTOR DE PLANEACION

Fecha de Aprobacin: DD: 03 MM: 11 AAAA: 2010

PROCEDIMIENTO MANEJO DE LA
CAJA MENOR

VERSIN: 01
FECHA: 03/11/2010

PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA

PGINA: 2 de 5

1. OBJETIVO
Pagar imprevistos que puedan surgir en la Corporacin.
2. ALCANCE
Inicia desde la asignacin del monto de la caja menor anual y termina con el egreso del concepto que
se requiera.
3. DEFINICIONES
Caja Menor: Es un fondo en efectivo, fijo y renovable cuyo manejo se confa a un funcionario con el fin
de atender gastos e imprevistos de menor cuanta que requiera la Corporacin, en el cumplimiento de
sus objetivos.
Disponibilidad Presupuestal: Documento de gestin financiera y presupuestal que permite dar
certeza sobre la existencia de una apropiacin disponible y libre de afectacin para la asuncin de un
compromiso.
Resolucin de la Corporacin: Resolucin suscrita por el Director General de la Corporacin en la
cual se indica la cuenta, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se puedan realizar.
4. DOCUMENTO REFERENCIA
Documentos Externos:
Resolucin del Ministerio de Hacienda en la cual se constituyen las cajas menores de cada
vigencia.
Documentos Internos:
Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Registro Presupuestal.
5. CONTENIDO
1

ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Impresin de la Se descarga y se imprime la
resolucin.
resolucin del Ministerio De
Hacienda que hace relacin a la

REGISTRO
Resolucin del
Ministerio De
Hacienda.

RESPONSABLE
Profesional
Especializado de
Presupuesto.

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CAJA MENOR

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PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA

ACTIVIDAD
2

DESCRIPCION
constitucin y funcionamiento de la
caja menor.
Con base en la resolucin del
Ministerio De Hacienda se procede
a elaborar la resolucin para
constituir la caja menor de bienes y
servicios de la Corporacin; en la
cual se especifica la cuanta para la
vigencia actual y el monto lmite
para cada rubro estipulado dentro
de la misma.

PGINA: 3 de 5

REGISTRO

Resolucin de la
Elaboracin de
Corporacin.
la resolucin de
constitucin
y
reglamentacin
de la caja menor
de
la
Corporacin
para adquisicin
de bienes y
servicios.
Revisin
y La resolucin es revisada por el Resolucin revisada y
aprobacin de la Secretario
General
de
la
firmada.
caja menor.
Corporacin, y posteriormente se
enva a la Direccin General para
su respectiva firma.

RESPONSABLE
Profesional
Especializado de
Tesorera.

Secretario General.

Disponibilidad y Teniendo en cuenta la resolucin

se procede a solicitar disponibilidad
Registro
y registro al rea de Presupuesto
presupuestal.
para la caja menor de la vigencia
especifica.

Disponibilidad
presupuestal y
Registro
Presupuestal.

Profesional
Especializado de
Presupuesto.

Avance de caja El rea de Tesorera enva cuenta

menor.
de cobro al rea de presupuesto
con sus respectivos soportes para
hacer los asientos presupuestales.

Orden de pago.

Profesional
Especializado de
Presupuesto.
Profesional
Especializado de
Contabilidad.
Profesional
Especializado de
Tesorera.
Profesional
Especializado.
Responsable de la
Caja Menor.

Luego se enva al rea de

contabilidad para realizar su
causacin.
6

Pago de avance Recibida la cuenta el rea de

de caja menor.
Tesorera se procede a revisar y
hacer en PCT el respectivo egreso
y cheque; el cual es posteriormente
cambiado en el banco.
Pagos de caja Se realiza el pago de los servicios y

Comprobante de
egreso.

Comprobante de caja

Profesional

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ACTIVIDAD
menor.

DESCRIPCION
bienes solicitados por las diferentes
reas de la Corporacin y se
descarga dentro de los rubros
correspondientes.
de Una vez agotados los recursos, se
procede a hacer el reembolso de la
caja menor presentando los
soportes respectivos y la cuenta de
cobro.

PGINA: 4 de 5

REGISTRO
menor con su
respectiva factura o
firma de la persona
que recibe.
Orden de pago.

RESPONSABLE
Especializado de
Tesorera.

Orden de pago.

Profesional
Especializado de
Presupuesto.
Profesional
Universitario de
Contabilidad.

de El rea de Tesorera recibe la

orden de pago y procede a realizar
en PCT el egreso y el cheque para
su cambio en el banco.

Egreso PCT.

Profesional
Especializado de
Tesorera.

En el mes de diciembre se procede

a realizar la legalizacin de la caja
menor por cierre de vigencia que
consiste en consignar el dinero en
efectivo que haya quedado sin
gastar.

Volante de
consignacin.

Profesional
Especializado de
Tesorera y Auxiliar.

Reembolso
caja Menor.

El rea de Presupuesto procede a

Elaboracin
orden de pago realizar el asiento presupuestal del
reembolso y luego enviarlo al rea
del reembolso.
de Contabilidad para su causacin.
El rea de Contabilidad una vez
causada la enva al rea de
Tesorera para pago.

10 Pago
reembolso.

11 Legalizacin
caja menor.

6. ANEXO:

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Registro presupuestal.
Disponibilidad presupuestal y Registro presupuestal.
Orden de pago.
Comprobante de egreso.

Profesional
Especializado de
Tesorera.

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CAJA MENOR

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FECHA: 03/11/2010

PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA

PGINA: 5 de 5

Comprobante de caja menor.

Egreso PCT.
Volante de consignacin.
7. ACTUALIZACIONES.

FECHA DE
MODIFICACIN

PARTE MODIFICADA

NMERO DE
VERSIN

MODIFICACIONES