APLICATIVO DE APOYO A LA GESTION DE

INVERNTARIO DE LA BIBLIOTECA DEL

COLEGIO NUESTRA SEORA DEL ROSARIO
DE LAGOS DEL CACIQUE.
MANUAL DE USUARIO
HECHO POR:
JULIAN CALIXTO MARTINEZ PORRAS
ESTUDIANTE DE INGENIERA DE SISTEMAS DE LA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

PARA EL COLEGIO
NUESTRA
SEORA DEL ROSARIO DE LAGOS DEL CACIQUE

INDICE:
1

1.
2.
3.
4.
5.
6.

INTRODUCCION PAG 3
REQUISITOS DE CONOCIMIENTO PARA MANEJAR EL SISTEMA .PAG 4
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE PAG 4
ENTRADA SEGN PERFILES DE USUARIO .PAG 4
USO DE LA INFORMACION PAG 5
MAPA DE NAVEGACION, ESTRUCTURA DEL SOFTWARE Y REGLAS BASICAS

PARA MOVERSE EN LA APLICACIN ...PAG 5

7. GLOSARIO PAG 12

1. INTRODUCCION
Con el desarrollo de este proyecto, las estudiantes podrn acceder al sistema de
Biblioteca para consultar libros acerca de su materia, tambin se implementar la fecha de
entrega y devolucin, tambin permitir consultar cual o cuales libros uso la estudiante,
2

para consultar los libros con temas para repasar y profundizar con su nivel de estudio,
para las estudiantes y tambin el da y el tiempo estimado de plazo para devolucin del
material.
El propsito principal en desarrollar un aplicativo para que todo el inventario del
Bibliogrfico se encuentre sistematizado y pueda utilizar como un sistema para el servicio
de biblioteca entre prstamos y devoluciones. Es una aplicacin de muy fcil de acceso
para poder consultar que libros estn disponibles para el uso de ese medio que es la
Biblioteca.

2. REQUISITOS DE CONOCIMIENTO PARA MANEJAR EL SISTEMA

Sistema desarrollado en software libre y fcil de manejar.

3

Uso de login y password, similar a una plataforma virtual o a un correo electrnico.

Espacio de armona, sabidura, belleza y tranquilidad en este caso es en la biblioteca

del colegio.
Computadores de mesa implementados el de la biblioteca.

3. REQUERIMIENTOS HARDWARE Y SOFTWARE

Los computadores de la biblioteca del colegio cuentan con sistema operativo Windows 7 de 64
bits, Memoria RAM de 400 GB, Disco duro de 68.2 GB y Velocidad del procesador Intel
Core(TM) en CPU de i3-3220 a 3.30 GHz.

4. ENTRADA SEGN PERFILES DE USUARIO

El formulario de Acceso al Sistema es donde los usuarios (usuarios cliente y administrador)
permitieron el acceso al sistema, y se ingresa introduciendo su login de la siguiente manera: el
primer nombre un punto, el primer apellido e inicial del segundo apellido. EJEMPLO:
julian.martinezp y as se ingresa un usuario cliente (estudiantes Rosaristas) ms el password
personal asignado. Para este caso hay dos tipos de usuario los usuarios cliente (estudiante
rosarista) y el usuario administrador (bibliotecaria del colegio).

- Usuario Cliente (estudiantes del colegio): Cerrar Sesin, Salir, Inventario (dentro de inventario
el formulario de reserva) y Acerca De.
- Usuario Administrador (bibliotecaria del Colegio): Cerrar sesin, Salir, Ocupar libro, Desocupar
libro, Consultar libro, Consultar estudiante, Consultar prstamo, Consultar libros en mora,
Consultar libros no devueltos, Ingresar libro, Ingresar usuarios (estudiantes) y Acerca De.
5. USO DE LA INFORMACION
Indica los datos de la persona responsable que desarrollo la aplicacin. Solo para aplicaciones
de escritorio.
4

6. MAPA DE NAVEGACION, ESTRUCTURA DEL SOFTWARE Y REGLAS

BASICAS PARA MOVERSE EN LA APLICACIN
REGLA 1: El usuario Estudiante se encarga de efectuar la reserva del material bibliogrfico en
el sistema, al momento de hacer una reserva aparecer los datos de la estudiante y tiene plazo
de 1 mes a partir de la fecha de reserva.
USUARIO ESTUDIANTE: Para acceder al sistema debe ingresar su nombre de usuario
asignado por el administrador del sistema y su password tambien asignado por el
administrador.

Cuando se ingresa la estudiante aparecera el siguente panel para efectuar las acciones de
buscar y reservar material bibliogrfico.

Luego

al

ingresar en

el menu de

Acciones,

esta un submenu de RESERVAR LIBRO donde muestra todo el registro del Material
Bibliogrfico de la biblioteca, es decir que la estudiante, realiza la bsqueda del material
bibliogrfico por ttulo, autor y materia y da el botn reservar para enlazar hacia el formulario de
reservas.

Este botn de Buscar,

la
estudiante
efectuara
la
bsqueda del libro por ttulo o
por autor.

Este botn de Buscar,

la
estudiante
efectuara
la
bsqueda del libro por autor.

Este botn de Reservar,

efecta la reserva del
libro que la estudiante
selecciono.

Este botn de Salir si no

desea hacer una reserva
Despus de que la estudiante selecciono el libro a reservar, muestra este formulario de reserva
con la fecha de solicitud de la misma, automticamente aparece y los de la estudiante.
Botn reservar se pulsa luego
de reservar el libro para
efectuar el prstamo y nos
dar plazo de 1 mes de
devolucin.

Botn cancelar para anular la

reserva y buscar otro libro
diferente.

REGLA

2:

El

usuario

Administrador se encarga de Ocupar y Desocupar material bibliogrfico luego de que la

estudiante efectu la reserva, tambin se encarga de gestionar estudiantes, libros y efectuar
reportes de los libros actuales en el sistema, estudiantes actuales en el sistema, libros en mora,
libros no devueltos y movimientos de prstamo hasta la fecha.
USUARIO ADMINISTRADOR: Para acceder al sistema debe ingresar su nombre de usuario
asignado por el administrador del sistema y su password.

El panel del usuario administrador, se efecta las acciones de ocupar y desocupar material
bibliogrfico; ver los registros de libros, prstamos y estudiantes y el ingreso de libros y
estudiantes.

En este formulario el administrador visualiza el registro de los libros reservados, donde

selecciona la reserva, pulso el botn editar y despus ocupar para que el libro este prestado y
por orden de fecha de solicitud, indicando la fecha del prstamo.
El botn ocupar cambia el estado de
reservado a prestado, luego de que la
estudiante hizo la reserva.

El botn buscar, permite la bsqueda

del ttulo del libro recin reservado, para
efectuar aquella accin.
Luego de buscar el ttulo de libro recin
reservado, se dar clic en la fila y
automticamente se efectuara la accin
para ocupar libro.

El formulario desocupar libro, es decir luego de que la estudiante devolvi el libro a la

biblioteca, el administrador visualizo el registro de los libros prestados, buscando y
seleccionando el material bibliogrfico por el ttulo. Si la estudiante regreso el libro con la fecha
establecida el estado del prstamo fue normal, en caso de la devolucin se pas de la fecha el
estado es en mora.
El botn desocupar cambia el estado de
prestado a disponible, luego de que la
estudiante hizo la devolucin.

El botn buscar, permite la bsqueda

del ttulo del libro a desocupar, para
efectuar aquella accin.
Luego de buscar el ttulo de libro recin
reservado, se dar clic en la fila y
automticamente se efectuara la accin
para desocupar libro.

Esta casilla indica el estado del

prstamo del libro que es as: Normal
si la estudiante devolvi el libro en la
fecha establecida y En Mora si se pas
de la fecha determinada (1 mes).

El formulario de ingresar libro; para ingresar un libro debe estar acompaado con su cdigo, titulo, referencia, ao, pginas y el
estado para las acciones de reservas, prstamos y devoluciones (RESERVADO, PRESTADO y DISPONIBLE). Adems muestran
otros tres formularios dentro del mismo, uno para el ingreso de autor, otro para ingresar la materia y otro para el ingreso de la
editorial; en cada formulario el cdigo es auto-numrico, es decir que va aumentando el ingreso de modo consecutivo.
El botn modificar permite cambiar el
El botn nuevo es para ingresar un libro
El botnCuando
nuevo se
espresiona
para ingresar
de ingresar
unttulo,
libro en
sistema.
de un
un elautor
y/o un
al sistema.
el botnun autor, una materia y un editorial nuevo luegonombre,
materia. Y despus se pulsa el botn
se desactiva modificar y actualizar.
actualizar.

El botn guardar permite

almacenar los datos del
autor, materia y editorial del
mismo libro ingresado en el
sistema

El botn modificar permite cambiar la

informacin de un libro y despus se
pulsa el botn actualizar. Cuando se
presiona el botn se desactivan los de
nuevo y guardar.
El botn actualizar permite cambiar la
informacin de un libro luego de
presionar el botn modificar. Cuando se
presiona el botn se desactivan guardar
y actualizar.

El botn guardar permite almacenar los

datos de los libros nuevos ya
ingresados en el sistema.

El botn eliminar permite borrar del

sistema un libro que ya no est
disponible en la biblioteca.
Botn cancelar para salir
del formulario.

Botn
buscar,
para
buscar un libro por ttulo.

El botn actualizar permite cambiar la informacin

de un autor, materia y/o editorial luego de
presionar el botn modificar

El formulario de Ingresar estudiante; el usuario administrador ingresa una nueva estudiante

para el acceso al sistema. Debe ingresar con un cdigo, los nombres, los apellidos, el grado, un
Nick de usuario con su password y el tipo de usuario en este caso Invitado. EL Nick de usuario
se crea de la siguiente manera: el primer nombre un punto, el primer apellido e inicial del
segundo apellido. EJEMPLO: julian.martinezp.

El botn eliminar
permite borrar del
sistema
una
estudiante.

El botn nuevo es
para ingresar una
nueva estudiante al
sistema. Cuando se
presiona el botn se
desactiva el mismo
nuevo y actualizar. Y
se activa Guardar.

El botn modificar
permite cambiar la
informacin de una
estudiante y despus
se pulsa el botn
actualizar.
Cuando
se presiona el botn
se desactivan los de
nuevo y guardar.

El botn guardar
permite almacenar
los datos de la
estudiante
ya
ingresadas en el
sistema.
El botn actualizar permite cambiar la
informacin de una estudiante luego de
presionar el botn modificar. Cuando se
presiona el botn se desactivan guardar
y nuevo.

Botn
buscar,
para
buscar una estudiante.
Botn cancelar para salir del
formulario.

Este formulario est el total de libros que estan registrados actualmente en el sistema,
indicando con su cdigo, referencia, titulo, ao, pginas, estado (dependiendo del prstamo y
reserva). Incluye el botn imprimir para efectuar reportes de los libros que han sido ingresados
al sistema.
El botn buscar, permite
la bsqueda de un libro
por su ttulo.

10

Botn imprimir, para

crear un reporte impreso
de todos los libros en el
sistema.

Estos son los

registros
de
estudiantes que estn registrados en el sistema, vienen acompaados con su cdigo, sus datos
personales, su grado y su email. Incluye el botn imprimir para efectuar reportes de las
estudiantes que han sido ingresadas al sistema.
El botn buscar, permite
la bsqueda de una
estudiante por su grado.

Botn imprimir, para

crear un reporte impreso
de todos los libros en el
sistema.

Estos son los registros de los prstamos que han sido registrados hasta la fecha con su cdigo,
la fecha de solicitud, los nombres de las estudiantes, el ttulo del libro, el estado de prstamo
normal (rosado) y en mora (amarillo) y la fecha de devolucin. Incluye el botn imprimir para
efectuar reportes de los prstamos que han sido ingresados al sistema hasta la fecha.
El
botn
buscar,
permite la bsqueda
de una estudiante por
su nombre.

Botn imprimir, para

crear un reporte impreso
de todos los prestamos
realizados.

Estos son los registros de los libros que han sido devueltos en mora, debido a que la
estudiante se pas de la fecha establecida para la devolucin el libro a la biblioteca. Incluye el
botn imprimir para gestionar reportes de los libros que se han devuelto en estado de mora.

11

El
botn
buscar,
permite la bsqueda
de una estudiante por
su nombre.

Botn imprimir, para

crear un reporte impreso
de todos los libros
devueltos en Mora

Estos son los registros de los libros que no han sido devueltos a la fecha establecida. Fue
debido a que la estudiante se qued con el libro y no lo devolvi a la biblioteca. Incluye el botn
imprimir para gestionar reportes de los libros que se han devuelto en estado de mora.

El botn buscar, permite

la bsqueda de una
estudiante
por
su
nombre.

Botn imprimir, para

crear un reporte impreso
de todos los libros que
no han sido devueltos

7. GLOSARIO DE TERMINOS
APLICACIN: PROGRAMA AUTNOMO JAVA TAL COMO CUALQUIER PROGRAMA
ESCRITO UTILIZANDO UN LENGUAJE DE ALTO NIVEL. LAS APLICACIONES SE PUEDEN
EJECUTAR DESDE CUALQUIER COMPUTADORA CON UN AMBIENTE JAVA.
BASES DE DATOS: UNA BASE DE DATOS ES UNA COLECCIN DE INFORMACIN
QUE SE ALMACENA POR MEDIO DE TABLAS, SERVIDORES, ATRIBUTOS Y CAMPOS
ALMACENADOS EN CADA TABLA DE DIFERENTES TIPOS.

12

BIBLIOTECA: ESPACIO DE AMBIENTE PARA CONSULTAR LIBROS Y/O OTRO

MATERIAL BLBIOGRAFICO PARA REPASO EN EL TEMA DE INTERES DE CUALQUIER
MATERIA.
CONSULTA: ACCION DE BUSCAR INFORMACION O CARACTERISTICAS DE UN LIBRO
PARA EFECTUAR LA RESERVA.
DEVOLUCION: MOMENTO EN QUE UNA ESTUDIANTE REGRESA EL LIBRO A LA
BIBLIOTECA Y LA BIBLIOTECARIA REGISTRA LA FECHA DE LA DEVOLUCION AL
SISTEMA.
EFICACIA: LA CAPACIDAD POR ALCANZAR EL EFECTO QUE ESPERA O SE DESEA
TRAS LA REALIZACION DE UNA ACCION, USO RACIONAL DE LOS MEDIOS PARA
ALCANZAR UN OBJETIVO PREDERTEMINADO.
FORMULARIO: PLANTILLA DE UNA APLICACIN QUE SE PUEDA MANIPULAR, DE
ACUERDO A LAS INSTRUCCIONES ESTABLECIDAS.
INVENTARIO:

CONTROL

DE

REGISTROS

DE

TODO

MATERIAL

QUE

ESTE

DISPONIBLE EN UN LUGAR.
LIBRO: TEXTO LITERARIO DE MANERA ESCRITA PARA ENFOCAR CON LA LECTURA,
ESTUDIO Y AMBITO.
PROTOTIPO: UN PROTOTIPO ES UN MODELO DEL COMPORTAMIENTO DEL SISTEMA
QUE PUEDE SER USADO PARA ENTENDERLO COMPLETAMENTE O CIERTOS
ASPECTOS DE L Y AS CLARIFICAR LOS REQUERIMIENTOS.
RESERVAR: ACCION DONDE UNA PERSONA TOMA UN OBJETO PARA SU COMPRA O
ALQUILER Y LUEGO ADQUIRIRLO.
SISTEMATIZACION: LA FORMA DE OBTENER LA INFORMACION Y LA CANTIDAD DE
LIBROS BAJO SOFTWARE.
SOFTWARE: PARTE LOGICA DE LA COMPUTACION DONDE SE INVOLUCRAN LOS
PROGRAMAS, LAS APLICACIONES Y LOS SISTEMAS OPERATIVOS.
USUARIO: PERSONA QUE TIENE ACCESO AL USO DE UN SISTEMA DE UN PRODUCTO
SOFTWARE.

13

14