Informtica II

Gesto Comercial e da Produo

Sebenta
de

Informtica II
para
Curso de Gesto Comercial e da Produo
Ano Lectivo 2002/2003

Verso 1.0.1
Outubro 2002
Cristina Wanzeller / Jorge Loureiro

Os docentes da disciplina podero ser contactados no Gab. 30 e Gab.

27 ou ainda atravs do e-mail jloureiro@di.estv.ipv.pt ou ajas@di.estv.ipv.pt.
Esta sebenta e muitas outras informaes de interesse estaro
disponveis na pgina da disciplina que poder ser acedida atravs da pgina
pessoal de qualquer dos docentes desta disciplina.

Departamento de Informtica

Informtica II
Gesto Comercial e da Produo

ndice do Captulo 1
O QUE UMA BASE DE DADOS .......................................................................................................................3
EVOLUO DOS SGBDS ......................................................................................................................................3
ARQUITECTURAS DE EXPLORAO ...........................................................................................................4
BASE DE DADOS NO EXCEL ..............................................................................................................................4
ESTRUTURA DA BD EM EXCEL .......................................................................................................................5
OPERAES SOBRE A BD EM EXCEL ..........................................................................................................5
CRIAR BASE DE DADOS .......................................................................................................................................5
ALGUMAS CONSIDERAES ...........................................................................................................................7
FORMAS DE TRABALHO COM A BD........................................................................................................................7
GESTO DE BD COM FORMULRIO .......................................................................................................................7
FILTRAGEM DE REGISTOS ...............................................................................................................................9
FILTRO A UTOMTICO ..............................................................................................................................................9
Filtro Automtico - Personalizar.................................................................................................................. 11
FILTRO A VANADO ................................................................................................................................................12
Extraco.......................................................................................................................................................... 14
Critrios Calculados....................................................................................................................................... 14
SUBTOTAIS .............................................................................................................................................................. 16

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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CAPTULO 1
Listas como Bases de Dados em Excel
O que uma base de dados
Uma base de dados consiste num conjunto de dados relacionados,
organizados de uma forma lgica e consistente, que pode ser simples ou
complexa.
EX. sistema de gesto de alunos.
Um Sistema de Gesto de Base de Dados (SGBD) consiste numa base
de dados mais o conjunto de programas para aceder e manipular esses dados.
O SGBD proporciona uma interface entre dados e programas de
aplicao e pedidos feitos ao sistema.
Algumas tarefas do SGBD:
?? controlo de concorrncia;
?? verificao e manuteno de integridade dos dados;
?? verificao e manuteno de segurana (controlo de acessos);
?? recuperao de dados em caso de falhas;
?? etc.

Evoluo dos SGBDs

Nos anos 60 surgem os sistemas de ficheiros de acesso sequencial,
com processamento em batch.
Nos anos 70 e 80, com os dispositivos de acesso directo, surgem os
sistemas de ficheiros indexados e processamento transaccional. Comeam a
surgir os primeiros sistemas de gesto de bases de dados, sob a forma do
modelo hierrquico e de rede.
Nos anos 80, Codd lana as bases do modelo relacional e desenvolve o
Sistema R, que com o Sequel, o percursor do SQL, obrigatrio em todos os
SGBDRs actuais.
O modelo relacional e os SGBDs permitem uma independncia entre os
dados e os tratamentos dos dados. O prprio SGBD mantm a estrutura dos
dados (guardando-a no chamado dicionrio de dados), permitindo a sua
manipulao em regra, atravs de uma interface amigvel ou por SQL.
Podemos alterar a estrutura ou a aplicao de forma independente,
traduzindo-se este facto numa enorme versatilidade.

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Arquitecturas de Explorao
Com os SGBDs e em resultado de evoluo no domnio das redes,
surge o chamado modelo cliente/servidor. Neste temos um ou mais servidores
(que suportam o SGBD centralizado ou distribudo) e vrios clientes.
Mais recentemente, com o advento da Internet, surgem as intranets e a
evoluo para uma nova arquitectura centrada na rede, com vantagens de
aligeiramento dos clientes, baixo custo de manuteno dos clientes e quase
inexistncia de formao de utilizao (manejar um browser tudo quanto
necessrio).

Base de Dados no Excel

O Excel, como j devem ter percebido, fundamentalmente uma folha
de clculo com grficos. Mas dado que permite o armazenamento organizado
de dados, pode implementar-se uma base de dados com ele. Revela
obviamente enormes limitaes (especialmente do ponto de vista de
capacidade de armazenamento), j que todos os dados so carregados em
memria (no permitindo assim bases de dados de grandes dimenses). Por
outro lado, questes como controlo de concorrncia, segurana, recuperao,
controlo de integridade e outras, no se colocam, no lhe sendo dados
quaisquer suporte.
Poder dizer-se que possui algumas facilidades de SGBD que permitem
a criao de pequenas bases de dados.

Assim, uma base de dados no Excel, consiste somente numa zona de

trabalho que:
?? possui uma determinada estrutura (semelhante a uma parte de uma
BD);
?? pode ser tratada de uma forma especial (atravs de algumas
operaes tpicas da BD);
Exemplos:
?? lista de alunos: nmero, nome, morada, telefone
?? pauta de disciplina: nmero, nome, classificao
?? inventrio de equipamento: cdigo, descrio, custo, seco

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Estrutura da BD em Excel
Uma lista de dados ou tabela tem o seguinte formato:
?? colunas, tambm denominados campos (terminologia tradicional),
que consistem em clulas que contm sempre o mesmo tipo de
dados;
?? linhas, tambm denominados registos em terminologia tradicional,
que mais no do que uma ocorrncia de todos os campos de um
elemento da lista; cada elemento da lista, mostra os atributos
(propriedades) da entidade que pretende representar. Ex. a lista de
clientes, permitira conhecer as propriedades relativas a um
determinado cliente representado (nome, morada, telefone, saldo,
etc.).
Exemplo:
Cdigo
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7

Designao
Aab
Abc
Acd
Bab
Bbc
Abc
Xbc

Preo
100
150
130
200
140
170
110

Armazm Existncias
1000
A1
A2
300
4240
A3
2341
A1
900
A3
1856
A2
1749
A3

Q_alerta
1500
2000
3000
1000
1500
2000
1500

Operaes sobre a BD em Excel

??
??
??
??

insero de registos
alteraes em registos
remoo de registos
consulta/pesquisa de dados, permitindo a especificao ou no de
critrios de pesquisa, atravs de filtragem ou extraco.
?? outras: ordenaes e anlises estatsticas.
Exemplos: localizar itens de inventrio com um custo superior a 100 .

Criar Base de Dados

?? Numa folha, assegurar formato de tabela ou lista com:
? ?nomes de campos
? ?registos

?? Deixar pelo menos uma linha e uma coluna em branco entre a lista
que constituir a base de dados e outra informao
?? A lista seleccionada automaticamente desde que o cursor esteja
posicionado em qualquer clula da BD

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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?? Para efectuar uma operao de BD, o Excel assume como BD a

folha activa, ou seja todas as clulas que no sejam separadas (com
colunas ou linhas em branco) volta da clula activa.

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Algumas Consideraes
?? O contedo dos campos da BD, pode ser:
??
??
??

valores
frmulas
nulo (<> de espao)

??

ao inserir novas linhas, poderemos receber mensagem a dizer que a bd no

pode crescer;
se ficarem sem separao, sero posteriormente incorporados na bd, com as
consequncias possivelmente nefastas da decorrentes.

?? Utilizar um campo (coluna) separado para cada item de dados, que

se pretenda manipular individualmente;
?? Utilizar sempre o mesmo formato de dados para toda a coluna;
?? No introduzir espaos no incio das clulas;
?? Se houver outra informao abaixo da lista:
??

Formas de Trabalho com a BD

?? Edio normal
?? Formulrio: Modo Edio ou Pesquisa.
(Este ltimo modo proporciona uma interface mais amigvel (tipo ficha), mostrando um
registo de cada vez)

?? Opes menu Dados

?? Funes de base de dados (j abordadas em Informtica I), a que
acrescentaremos a funo Bdobter, que extrai um nico registo que
corresponde aos critrios especificados da maneira normal.
Gesto de BD com Formulrio
?? colocar cursor numa qualquer clula da BD
?? menu dados, formulrio
Mostra caixa de dilogo com:
?? um registo de cada vez para todos os campos
?? mostra indicao do registo corrente e nmero total de registos

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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?? mostra botes de operao

? ?novo - para adicionar registo
? ?eliminar - para remover registo
? ?restaurar - para desfazer alterao corrente
? ?localizar anterior
? ?localizar seguinte
? ?critrio - permite especificar critrio num ou mais campos
? ?com a barra de elevador, so visualizados sempre todos os
registos, independentemente da especificao ou no de critrios.

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Filtragem de Registos
Operao / modo mais rpido e fcil de trabalhar com um conjunto de
dados.
Ao filtrar a lista so visualizadas apenas as linhas que obedecem (s)
condio(es) definidas - critrios - e escondendo-se as outras.
Obs. No se esquea que informao esquerda e direita da lista
pode ficar escondida quando se filtram os dados.
Opes do menu dados relacionadas:
?? filtro automtico
?? mostrar tudo
?? filtro avanado
Filtro Automtico

?? aparecem setas direita dos nomes dos campos

?? dando um toque numa das setas aberta uma lista com todos os
itens dessa coluna, mais os itens todos e personalizar
?? seleccionado um dos valores da lista, s aparecero os registos que
obedeam a esse valor nesse campo e as setas mudam de cor
?? podem utilizar-se mltiplos campos e especificar assim mltiplas
condies (s uma por cada campo)

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Para remover critrio:

? ?se for um critrio, bastar escolher todos na lista do campo
desejado;
? ?se forem vrios critrios (um em cada campo), ser mais rpido ir
ao menu dados, filtro e seleccionar mostrar todos.
Desactivar filtro:
? ?novamente, menu dados, filtro e filtro automtico.
Contudo:
? ?Este tipo de filtragem est limitada a determinadas ocorrncias de
valores dos campos (os que j existem) e s por igual;
? ?No permite encontrar por exemplo os registos dos alunos cujos
nomes sejam iniciados por M.

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Filtro Automtico - Personalizar

Permite pesquisas:
? ?com metacaracteres (* e ?) de funcionalidade idntica ao
windows;
? ?com valores numricos e utilizando operadores de comparao
(>, <, ...);
? ?definir at dois critrios para cada campo com e ou ou.
Passos:
? ?menu: dados, filtro, filtro automtico
? ?nos campos escolher a opo personalizar da lista
? ?surge uma caixa de dilogo mostrada acima, onde poderemos
especificar um ou dois critrios e se se trata de conjuno ou
disjuno de critrios.
Exemplos:
? ?encontrar registos de designao iniciada em A

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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? ?encontrar registos com existncias igual ou maior a 500 e inferior

ou igual a 800.

Este tipo de filtro tem limitaes se pretendermos especificar critrios

complexos:
? ?condies com mais de dois critrios para um s campo
? ?critrios mais sofisticados do tipo
(horas >x e salrios < y) ou (...............),
ou seja, critrios de comparao mltiplos
? ?critrios calculados
Filtro Avanado
Para filtrar lista utilizando critrios complexos:
? ?critrios com mais de duas condies para um s campo;
? ?critrios calculados, ou seja, dependentes de resultado de frmula
Ex. Produtos a reabastecer
=Existncias Q_Alerta < 0
? ?para utilizar este tipo de filtro, cria-se um intervalo onde iremos
definir os critrios (condies a especificar para a filtragem), de
forma anloga ao j conhecido esquema utilizado nas funes
BD.

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Exemplo 1:
Mostrar registos de produtos de preo diferente de 100 existente no
armazm A1 ou A2.

Exemplo 2:
Vamos supor que temos uma folha com lista de empregados de uma
empresa em que, alm de outro campos, est registado o Nome, Salrio e
Horas Extraordinrias.
Problema: Mostrar registos de funcionrios que trabalharam 30 ou mais
horas extraordinrias e com salrio >= 1000.

1
2

A
Nome

B
Salrio
>=1000

C
Horas
>=30

Neste caso ao definirmos na caixa de dilogo o critrio, especificaramos

para intervalo de critrios $A$1:$C$2

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Extraco
Seleccionar clula da BD
Dados - Filtro - Filtro Avanado
Surge a caixa de dilogo relativa aos filtros avanados, onde deveremos
ligar o boto relativo a copiar para outro local e indicar o intervalo para onde ir
ser efectuada a cpia dos registos que obedeam ao critrio especificado no
intervalo indicado.

Critrios Calculados
Regras:
?? a frmula a criar ter de produzir um valor lgico
?? a frmula ter que referir pelo menos uma clula da lista:
? ?referncia relativa s primeiras clulas com valores
ou
? ?nome da coluna
?? introduzir nome para cada critrio calculado
Exemplo 1:
Mostrar todos os funcionrios cujo vencimento calculado em termos de
horas seja superior a 500.
=salrioH*Horas > 500 ou =B7*C7 > 500, em que B7 e C7 so as
primeiras clulas com valores relativos s colunas salrioH e
Horas.
Depois: dados-filtro-filtro avanado e especificar o intervalo onde
est o critrio (frmula + nome dado ao campo calculado).
Exemplo 2:
Mostrar produtos cujo valor das existncias seja superior a 20000.
Em I3 colocar por exemplo: val_exist_sup_20000
Em I4 colocaremos frmula = Existncias * Preo > 20000

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Ordenar Lista
? ?cursor na lista
? ?dados ordenar
? ?surge a caixa de dilogo, onde poderemos especificar um mximo
de trs critrios de ordenao
? ?ou cone AZ? ou ZA? , neste caso ordena alfabeticamente pelo
campo onde estiver posicionado o cursor
? ?opo, dados ordenar, faz surgir a caixa de dilogo apresentada
abaixo, onde poderemos especificar um mximo de trs critrios
de ordenao

1 maisculas,
se opo activa

Ordenar por
linhas
(normal)
Ordenar por
colunas

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Subtotais
Passos:
Ordenar em primeiro lugar os registos de modo a que os valores de itens
a calcular estejam agrupados, neste caso armazm.

Menu Dados Subtotais e surge caixa de dilogo:

Neste caso seriam gerados subtotais de existncias por armazm, como

mostrado abaixo.
No lado esquerdo aparecem smbolos outline que permitem visualizar a
organizao da base de dados e esconder ou mostrar diversos nveis de
detalhe.

Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados

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Por exemplo, com um toque no boto 2, s so visualizados os

subtotais;
Com um toque em 1, s os totais; com o 3, so visualizados todos os
nveis de detalhe.
Com o mais e menos, visualiza-se ou esconde-se os detalhes do grupo
respectivo.

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