Principales pasos para la formacin de empresas en Mxico

A fin de estar en posibilidades de efectuar negocios a travs de una entidad o sociedad

mercantil, deben seguirse diversos pasos en cumplimiento con las leyes y regulaciones
aplicables en nuestro pas
A continuacin presentamos un resumen de los principales pasos a seguir para formar una
empresa:
1.- Cualquier sociedad mercantil debe ser constituida ante un Notario Pblico o Fedatario
Pblico, para esto se crea un instrumento notarial denominado Acta Constitutiva en donde
se le da nombre y razn social a la entidad, se definen los estatutos sociales, se establecen
quienes sern los socios y participaciones de los mismos, se define el rgano de
administracin as como los apoderados y los poderes especficos que se les conferirn,
duracin de la sociedad, as como otros elementos importantes que se acuerdan.
El notario solicitar diversos requisitos para la protocolizacin de la citada acta constitutiva,
entre los que se encuentran: Los accionistas deben presentar identificacin oficial y tener
Registro Federal de Contribuyentes. En el caso de accionistas extranjeros se deben cumplir
requisitos especiales. En funcin del tipo de sociedad mercantil que se desee constituir
debern observarse los lmites mnimos tanto en el nmero de socios o accionistas as como
del capital social inicial a ser aportado.
Es recomendable seleccionar un notario que cuente con autorizacin de expedir "Cdula de
Identificacin Fiscal Provisional", ya que esto implicar una menor inversin de tiempo en
trmites subsecuentes y a los que nos referiremos ms adelante. En este caso se debe
proporcionar al notario la direccin fiscal (lugar donde se encuentre la administracin
principal del negocio) as como el formato de Hacienda R1 debidamente requisitado y
firmado.
Cualquier sociedad mercantil que se constituya debe inscribirse en el Registro Pblico de
Comercio del lugar donde tenga su domicilio social, normalmente esta actividad es realizada
por el notario.
En caso de que la sociedad tenga accionistas extranjeros, la sociedad deber ser inscrita en
el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y cumplir con la presentacin del
Cuestionario Econmico Anual as como los reportes trimestrales (en caso de estar
obligada).
Entre las obligaciones mencionadas en la Ley de Sociedades Mercantiles se encuentra que la
empresa debe contar con libros donde se asienten las resoluciones de la asamblea de
accionistas y se cubran otros aspectos, existen particularidades en cuanto a la obligacin
especfica en funcin al tipo de sociedad mercantil constituida.
2.- Inmediatamente despus de la constitucin se debe tramitar la inscripcin en el Registro
Federal de Contribuyentes (RFC) a fin de obtener la cdula de identificacin fiscal con el RFC
correspondiente.
Si el notario seleccionado contaba con autorizacin de emitir cdula provisional,
prcticamente desde el da de la firma del acta constitutiva la empresa podr contar con un
RFC y con esto estar en posibilidad de abrir cuentas bancarias, imprimir facturas e iniciar
operaciones. En prrafos anteriores mencionamos que la cdula de identificacin fiscal
emitida por el notario es provisional, con una vigencia de 3 meses, por lo que la empresa
debe estar atenta a obtener la cdula definitiva.

En caso de que el notario no contase con el sistema de emisin de cdula de identificacin

fiscal provisional, la empresa debe gestionar su inscripcin al RFC directamente en la Oficina
de Hacienda que corresponda a su domicilio (fiscal). El trmite se realiza presentando el
Formato R1 debidamente llenado y firmado adjuntando documentacin especfica que
solicita la autoridad.
(para mayor referencia ver www.sat.gob.mx).
En todos los casos y a travs del formato R1 se informar a las autoridades de las
obligaciones fiscales a las que la empresa estar sujeta, por lo que es importante desde un
inicio efectuar un diagnstico adecuado de todas y cada una de las obligaciones fiscales a
las que la empresa este obligada y deba cumplir.
3.- Otro requisito administrativo que deben cumplir las empresas establecidas en Mxico (el
cual varia en funcin al Estado de la Repblica en el cual tengan su domicilio fiscal), es el de
gestionar y obtener diversas licencias ante autoridades de distintos niveles y tambin de
acuerdo a la actividad de la empresa (licencias municipales, salubridad, de uso de suelo,
funcionamiento, ecolgicas, etc.). Por otra parte la empresa debe registrarse ante alguna
Cmara de Comercio, o por ejemplo en el Sistema de Informacin Empresarial mexicano
(para mayor referencia ver www.siem.gob.mx).
4.- De acuerdo con la Ley de Propiedad Industrial, el Instituto Mexicano de Propiedad
Industrial (IMPI) es la dependencia gubernamental que tiene como principal atribucin el
proteger y fomentar la propiedad industrial; Es decir, aquellos derechos exclusivos de
explotacin que otorga el Estado durante un tiempo determinado a aquellas creaciones de
aplicacin industrial, tales como un producto tcnicamente nuevo, una mejora a una
maquina o aparato, un diseo original para hacer ms til o atractivo un producto, un
proceso de fabricacin novedoso, una marca o aviso comercial, una denominacin
identificadora de un establecimiento, o una aclaracin sobre el origen que distingue o hace
especial un producto. Por lo tanto es importante estudiar y determinar dentro de la empresa
que activos tangibles o intangibles son susceptibles de ser protegidos ante el IMPI y realizar
los trmites y procedimientos que correspondan.
5.-Si entre los planes de negocio de la empresa se encuentra el de importar y / o exportar
bienes, la empresa debe ser inscrita ante el Padrn de Importadores y obtener el registro
general, en funcin al tipo de producto ser o no necesario obtener padrones sectoriales as
como Normas Oficiales Mexicanas. Es importante estar adecuadamente asesorado por un
experto en comercio exterior, ya que el trmite es impersonal y puede durar un tiempo
importante, afectando la operacin de la entidad.
En el caso de importaciones / exportaciones de servicios deber cumplirse con regulaciones
especficas aplicables.
6.- Es importante definir el esquema de empleo a travs de un contrato de trabajo, as como
los puestos y funciones a travs de un organigrama. De igual forma debe definirse si dicho
contrato debe ser individual o colectivo, en funcin al nmero de empleados as como a las
actividades que la empresa desarrollar.
Conforme al marco regulatorio actual la empresa debe cumplir con leyes tanto Laborales
como de Seguridad Social (tanto en el mbito local como federal). PRIMERA PARTE
Para esto ltimo la empresa debe gestionar su incorporacin ante el Instituto Mexicano del
Seguro Social (IMSS) y obtener su nmero de identificacin patronal. Simultneamente la
empresa debe registrar por lo menos a un trabajador. Existen requisitos especficos para la
incorporacin, para mayor referencia ver www.imss.gob.mx.
A partir de la incorporacin la empresa deber pagar las contribuciones sociales en forma

mensual y en forma bimestral las contribuciones de INFONAVIT y Sistema de Ahorro para el

Retiro.
La empresa debe registrarse ante el padrn del 2% sobre Nminas en la Tesorera que
corresponda a su entidad local. Algunos estados de nuestro pas no contemplan dentro de su
legislacin local el pago de este impuesto as como en algunos otros estados el porcentaje
vara y no en todos los casos es el 2%. As mismo en algunos estados existen impuestos
locales especficos aplicables al pago de remuneraciones a empleados asi como a otros
conceptos. Es recomendable acudir a la oficina de tesorera que corresponda al domicilio de
la empresa y determinar en forma apropiada todas las cargas impositivas de la empresa.
7.- En paralelo a los pasos anteriores la empresa deber imprimir facturas (y notas de
crdito) con un impresor autorizado y aperturar cuentas bancarias. Si efecta operaciones
de comercio internacional o por planeacin estratgica es recomendable contar con una
cuenta de cheques denominada en dlares americanos.
Es necesario que la cuenta bancaria cuente con servicio de acceso a Internet, ya que los
impuestos se pagan a travs del portal bancario.
Para el adecuado uso y destino de los fondos de la empresa deben elaborarse presupuestos
que indiquen el origen de los recursos as como la aplicacin de los mismos. Como siguiente
paso es imprescindible comparar
los presupuestos contra las cifras reales de los estados financieros, analizando las
diferencias que se obtengan en su caso implementando medidas preventivas o correctivas
que procedan.
Finalmente es importante desde la fundacin de la empresa establecer un manual de
polticas y procedimientos asi como controles internos claros y suficientes, estos deben ser
correctamente implementados, dndole el seguimiento adecuado y que permitan una
eficiente ejecucin de las actividades del personal de la empresa, como por ejemplo, el
contar con informacin financiera que se objetiva, veraz, consistente y comparable para la
toma de decisione
Trmites y procedimientos legales para el establecimiento de una empresa
En este documento se encuentra una secuencia de pasos que sirve como gua para poder
realizar los trmites necesarios para dar de alta una empresa nueva, as como los trmites
que se tienen que efectuar en relacin a las diferentes prestaciones u obligaciones que el
patrn tiene con sus trabajadores. Es importante aclarar que este esquema es una gua y no
un procedimiento nico, ste procedimiento puede variar dependiendo del giro de la
empresa.

Dar clic sobre los recuadros rojos del esquema

En Mxico, al dar inicio a cualquiera de los tipos de sociedades mercantiles (en nombre
colectivo, en comandita simple, en comandita por acciones, de responsabilidad limitada,
annima o cooperativa), se debe dar cumplimiento a una serie de requisitos establecidos en
a Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) y otros ordenamientos jurdicos, en el
entendido de que la omisin de algn requerimiento puede desembocar en la irregularidad I
inclusive en la nulidad de la empresa.
En principio, fundamentndolos en el artculo 15 de la Ley de Inversin Extranjera, se
requiere del permiso de la Secretara de Relaciones Exteriores (SRE) para la constitucin de
sociedades, La solicitud pra el otorgamiento del referido permiso deber contener, en orden
de preferencia, cinco posibles denominaciones o razones sociales, con el objeto de que la
SRE designe el que se encuentra libre para su ocupacin. Posterior a la concesin del
premiso, en el plazo que no deber exceder de noventa das hbiles, se deber tramitar
ante fedatario pblico, llmese Notario o Corredor, la formalizacin del acta constitutiva de
la sociedad la que deber contener:
Nombres, nacionalidad y domicilio de las personas fsicas o morales que constituyan la
sociedad;
Objeto de la sociedad.
Razn social o denominacin
Duracin SEGUNDA PARTE

Importe de capital social

Expresin de las aportaciones en dinero o en otros bienes; el valor de stos y el criterio
seguido para su valoracin. Cuando el capital sea variable, as se expresar indicndose el
mnimo que e fije;
Domicilio de l a sociedad
Forma de administrarse la sociedad y las facultades de los administradores
El nombramiento de los administradores y la designacin de los que han de llevar la firma
social
Forma de distribucin de utilidades y prdidas entre los socios )Importe del fondo de reserva
Casos de disolucin anticipada
Base para liquidacin, y
Las dems reglas que se establezcan en los estatutos sociales y que no contravengan las
leyes
Adems de los anteriores requisitos de forma, el fedatario pblico que conozca del acto de
constitucin, atender los requerimientos que la LGSM exige para cada tipo de las ya
mencionadas sociedades, cabiendo sealar que la sociedad annima o S.A. es la de mayor
uso, motivo por el cual a continuacin haremos referencia a los requisitos adicionales de
formacin, del mismo modo sealaremos las formas de otorgamiento.

Porque usar una oficina virtual?

ste es el prototipo clsico de un negocio: el empresario que inicia un proyecto en un cuarto
auxiliar de su casa y termina con una empresa de nivel mundial. Larry Page y Sergey Brin,
por ejemplo, alcanzaron la fama empezando el desarrollo de Google en un garaje, con
jacuzzi y puerta controlada a distancia.
Esas ancdotas lucen bien en restrospectiva, pero no todos los negocios de garaje resultan
tan exitosos. La primera impresin es la que cuenta. Esto incluye la direccin comercial de tu
negocio, si el telfono es contestado y la forma en que se contesta, y el lugar en el que te
renes con clientes e inversionistas potenciales.
Los propietarios de pequeas empresas lo saben, pero su dilema es qu hacer al respecto.
Una oficina que impresione y un grupo de personas que contesten las llamadas telefnicas y
sepan atender a los visitantes pueden consumir una porcin considerable de su
presupuesto. Cmo garantizar que las primeras impresiones sean positivas sin verse
agobiado por estos costos operativos?
Para muchas empresas, la respuesta est en los entornos virtuales, con los que se puede
proyectar la presencia de una empresa ms estructurada a una fraccin de lo que le costara
un espacio de oficina que le proporcione prestigio.

Razones para usar entornos virtuales

Las oficinas virtuales permiten que los negocios que se llevan desde el hogar, las empresas
que se estn iniciando y los pequeos negocios ya establecidos puedan proyectar una
excelente imagen sin incurrir en los gastos inherentes a un espacio de oficina fsico. Por un
costo mensual establecido, es posible obtener una direccin comercial profesional, un
nmero de telfono exclusivo contestado por una recepcionista local y la administracin de
tu correo y llamadas.
El objetivo por el cual se usan determina la forma en que se usan, por lo que es una
excelente idea considerar cules son las caractersticas que mejor se adaptan a tu tipo de
negocio.
1. Direccin comercial que proporcione prestigio.
Por ejemplo, algunas de las direcciones comerciales de oficina virtual ms populares se
encuentran en el Chrysler Building de Nueva York, en el Berkeley Square de Londres y en el
Citigroup Center de Sydney. Una de estas direcciones comerciales puede hacer maravillas
con tu imagen; proyectar mayor profesionalismo que la direccin y es un sitio en el que se
puedes causar una buena impresin cuando te renas con clientes e inversionistas.
2. Imagen ms profesional.
Para negocios con sede en el hogar, resulta una pesadilla la posibilidad de que la llamada de
uno de sus ms importantes inversionistas potenciales sea contestada por su hijo de 3 aos
de edad. Y cuando recibas la llamada de un cliente importante, realmente deseas que tu
conversacin tenga como trasfondo una discusin de tus hijos a todo pulmn?
3. Obtener flexibilidad.
Muchos empresarios desean escapar de la sensacin de estar encadenados al escritorio.
Desafortunadamente, esta sensacin se replica cuando te instalas en tu nuevo escritorio
pero te sientes incapaz de ausentarte por temor a perder alguna llamada importante. Con
una oficina virtual, puedes desplazarse e incluso tomar algn tiempo libre, con la seguridad
de que nadie lo notar.
4. Eliminar las distracciones.
Adems de ser costoso, operar una oficina consume tiempo. Es necesario administrar el
personal de soporte, equipar y mantener la oficina, y esto es apenas una pequea porcin

de una larga lista de actividades. Usar una oficina virtual hace posible que otros se
encarguen de estas tareas, lo que permite concentrarse en las actividades que realmente le
son importantes.
5. Expandirse a nuevos mercados.
Muchas empresas usan una oficina virtual para establecerse en otras regiones. Es una
excelente forma de proyectar presencia mientras se prepara para establecer sus
instalaciones fsicas en la regin.
6. Como configuracin permanente o como estacin temporal.
Si estableces tu oficina virtual en una ubicacin que ofrece oficinas de campus u oficinas
con servicios incluidos, puedes crecer sin necesidad de cambiar su direccin comercial ni de
buscar nuevas instalaciones.
Un cambio que toma slo unos minutos
Configurar una oficina virtual puede tomar slo unos clics. Las ventajas son evidentes, pero
vale la pena pensar acerca de las caractersticas que son de tu inters. Deseas que el
correo postal se redireccione de tu direccin comercial hacia tu oficina real? Deseas
tambin el servicio de contestacin de llamadas? Es importante tener una direccin
comercial de prestigio en un centro internacional de negocios o prefieres algo ms cercano a
tu hogar para que puedas usar de forma fcil las reas de trabajo, las salas de reuniones y
los servicios de videoconferencia?
Las oficinas virtuales pueden satisfacer todas estas necesidades especficas; slo necesitas
establecer cules son las suyas. La imagen y las perspectivas de tu negocio y la calidad de
tu entorno de trabajo pueden ser transformadas en slo unos das.