Los bienes y/o servicios recibidos deben ser registrados contablemente. Asimismo,
los crditos de proveedores corresponden a bienes o servicios recibidos.
b) Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la
empresa y registradas en forma apropiada, clasificadas a las cuentas
correspondientes y reflejadas en el periodo a que corresponde.
c) Las compras deben ser resumidas en forma correcta y trasladada al libro mayor de
acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptadas.
d) El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin de Control Interno de
compras y cuentas por pagar est directamente relacionado con el rea de cajaegresos, por lo que debe confrontar selectivamente los egresos de caja con los
documentos que sustentan las cuentas por pagar, con la finalidad de comprobar la
existencia, la evidencia suficiente y competente que sustente los egresos.
Por otra parte, el auditor debe tener presente que en la evaluacin del rea de compras y
cuentas por pagar tambin proporcionan seguridad en otras reas de auditora,
incluyendo determinados aspectos del rea de existencias y costo de ventas, cajaegresos y otras cuentas del activo.
Los bienes o servicios recibidos deben ser registrados contablemente. Asimismo, los
crditos a proveedores corresponden a bienes o servicios recibidos.
Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la
empresa al respecto.
Las compras
deben ser
registradas en
forma apropiada, clasificadas a
las cuentas correspondientes y reflejadas en el perodo a que corresponden.
Las compras deben ser resumidas en forma correcta y pasadas al libro mayor y
mayores auxiliares.
Dependiendo de la actividad econmica que desarrolla la empresa, las compras
generalmente siguen el sistema proceso:
Requisicin.- Es un procedimiento de control administrativo que consiste en solicitar
mercaderas o materias primas con el fin de reponer las existencias en el almacn o
logstica.
3. Cerciorarse que en las compras deben obtenerse a precios ms bajos del mercado, en
las mismas condiciones, calidad y ventajas para la empresa, se deben obtener
cotizaciones de varios proveedores, mantener la lista de precios actualizados, cuyos
procedimientos se establecen por escrito y revisadas preferentemente por los
auditores internos.
4. Las rdenes de compras marca el inicio del proceso de las transacciones de compras
y cuentas por pagar y se utiliza como base para pactar una operacin de compra y
como documento para sustentar el registro y pago de las facturas de los proveedores.
Asimismo deben estar prenumerados en forma correlativa y su emisin debe ser
autorizada por un funcionario responsable.
5. Algunas operaciones, como las adquisiciones de activos fijos o intangibles, no se
encuentran bajo el control del departamento de compras, por lo que el auditor debe
verificar el cumplimiento de los procedimientos implementados por la empresa
auditada. Ejemplo: presupuesto de inversin.
6. Las notas de cargo a proveedores deben ser emitidas correcta y oportunamente en los
casos de mercaderas averiadas o siniestradas, entregas incompletas, devoluciones,
etc.; en estos casos, el departamento de compras debe enviar al departamento de
contabilidad una copia para fines de control, con el fin de cancelar las facturas por
pagar previa deduccin de las notas de cargo.
7. El auditor debe confrontar selectivamente los egresos de caja con los documentos
relacionados en la evaluacin de compras y cuentas por pagar con la finalidad de
comprobar la evidencia suficiente y competente que sustente la salida de dinero.
8. Debe existir procedimientos para proporcionar seguridad razonable de que las cuentas
por pagar estn debidamente contabilizados (es decir las facturas codificadas y
clasificadas a las cuentas apropiadas, que el saldo o total de las facturas pendiente de
pago estn confirmados por los proveedores), mediante la circularizacin de cuentas
por pagar.
9. Es importante que exista una adecuada segregacin de funciones de las personas que
realizan funciones vinculadas con las cuentas por pagar con la finalidad de evitar
malversacin de fondos por medio de pagos a proveedores inexistentes.
10. Examinar el registro de compras y las cuentas por pagar para determinar la existencia
de partidas infrecuentes, las cuales, de ser el caso deben ser investigadas. Ejemplo:
facturas por pagar por compra de activo fijo, inversiones, intangibles, deudas como