Anda di halaman 1dari 27

PERANGKAT RPP

SMK
Standar Kompetensi : Mengelola
Sistem Kearsipan

MENENTUKAN SISTEM
KEARSIPAN

Penyusun:
PROGRAM STUDI
Shela Meilinda Hanum
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
0 EKONOMI
120412423447
FAKULTAS
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
2014

PERANGKAT RPP SMK

MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN


KELAS X / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penyusun:
Shela Meilinda Hanum
120412423447

PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
2014
1

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga
kami dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan
maksud memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Media Pengajaran Administrasi
Perkantoran Berbasis TIK , untuk Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran
yang dibina oleh Bp. Mohammad Arief.
Perangkat RPP ini dibuat dengan mengintegrasikan TIK dalam kegiatan belajar
mengajar (KBM) siswa di kelas, sehingga KBM dapat berlangsung aktif, konstruktif,
kolaboratif, antusiastik, dialogis, kontekstual, reflektif, multisensory, dan High order
thinking skill Training (berfikir tingkat tinggi). Sehingga diperoleh hasil belajar
kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran
meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam
melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter
dan keterampilan sosial.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan
kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses,
psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS,
LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial,
Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.
Mudah-mudahan perangkat ini memberikan memberikan ruang yang amat luas
bagi peserta didik untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses,
keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang,

April 2014

Daftar Isi

Halaman
Halaman Judul

Kata Pengantar

Daftar Isi

Silabus

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

LKS-1: Sistem Penyimpanan Arsip

11

LKS-2: Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Sistem Abjad

14

LP-1: Penilaian Produk

16

LP-2: Asesmen Kinerja Proses

18

LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor

20

LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter

21

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial

22

Materi pembelajaran

23

SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN


Standar Kompetensi : Mengelola sistem kearsipan
Kompetensi Dasar:
1. Menentukan sistem kearsipan
2. Menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan
3. Mengimplementasikan sistem kearsipan
4. Memelihara sistem kearsipan.
Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP: Menentukan sistem kearsipan
Indikator yang dikembangkan : Pemilihan sistem-sistem yang sesuai dengan kebutuhan

SILABUS
Nama Sekolah
: SMK PGRI 2 Malang
Mata Pelajaran
: Kejuruan Administrasi Perkantoran
Bidang keahlian
: Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian
: Administrasi Perkantoran
Kelas/ Semester
: X/I
Alokasi Waktu: 1 x 45 menit
Standar kompetensi : Mengelola sistem kearsipan
Kompetensi dasar
: Menentukan sistem kearsipan
Materi
Pembelajaran
Menentukan sistem
kearsipan

Kegiatan pembelajaran

Indikator Pencapaian
Kompetensi

Penilaian
Teknik

Kognitif:
Produk
1. Mengenali dan memahami
pengertian setiap sistem dari
sistem abjad, tanggal,
nomor, subyek, dan wilayah.
2. Mengetahui kelebihan
2. Mengetahui kelebihan dan
dan kekurangan setiap
kekurangan menggunakan
sistem
sistem abjad.
1. Memahami
pengertian sistem
abjad, tanggal, nomor,
subyek, dan wilayah

Tes

Bentuk
Instrumen
Tes Tulis

Contoh
Instrumen

Alokasi
Waktu

LP-1: Produk

1 x 45

Sumber
Belajar

LKS 1: Sistem penyimpanan arsip


LKS 2: Kelebihan dan kekurangan
menggunakan sistem abjad.
Kunci LKS 1 dan 2
LP 1: Produk

3. Melakukan langkahlangkah penyimpanan


dan penemuan
kembali arsip

Proses
Mendemonstrasikan prosedur
penyimpanan arsip dalam sistem
abjad yang meliputi:
1. Memeriksa surat
2. Mengindeks surat
3. Mengode surat
4. Meyortir surat
5. Menempatkan surat

Tes

Asesmen
Kinerja
Proses

LP-2: Proses

LP 2: Proses
LP 3: Psikomotor
LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
Silabus

Psikomotor:
5

Mempraktekkan prosedur
penemuan kembali arsip dalam
sistem abjad, yang meliputi:
1. Menentukan judul surat
2. Menentukan indeks
3. Menentukan kode surat
4. Mencari arsip ditempat
penyimpanan
5. Mengambil arsip
6. Memberikan arsip kepada
peminjam
7. Menyimpan lembar pinjam
arsip (lembar 3) di tickler file
Afektif:
Karakter
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Tes

Asesmen
Kinerja
Psikomotor

LP-3:
Psikomotor

Pengamatan

Pengamatan
perilaku
berkarakter

LP-4:
Pengamatan
perilaku
berkarakter

Pengamatan

Pengamatan LP-5:
Keterampilan Pengamatan
Sosial
Keterampilan
Sosial

Teliti
Tekun
Cekatan
Jujur
Kreatif
Disiplin
Mandiri

Keterampilan sosial
a. Berkomunikasi
b. Berkerjasama
c. Melayani

Modul

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)


Satuan Pendidikan

: SMK PGRI 2 Malang

Mata Pelajaran

: Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester

: Kelas X / Semester I

Materi Pembelajaran

: Mengelola Sistem Kearsipan

Alokasi Waktu

: 1 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Mengelola sistem kearsipan


II. Kompetensi Dasar
: Menentukan sistem kearsipan
III. Indikator
: Pemilihan sistem-sistem yang sesuai dengan kebutuhan
A. Kognitif
1. Produk:
a. Mengenali dan memahami pengertian setiap sistem dari sistem abjad, tanggal,
nomor, subyek, dan wilayah.
b. Mengetahui kelebihan dan kekurangan menggunakan sistem abjad.
2. Proses:
Mendemonstrasikan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad,yang meliputi:
1. Memeriksa surat
4. Meyortir surat
2. Mengindeks surat
5. Menempatkan surat
3. Mengode surat
B. Psikomotor
Mempraktekkan prosedur penemuan kembali arsip dalam sistem abjad, yang meliputi:
1. Menentukan judul surat
2. Menentukan indeks
3. Menentukan kode surat
4. Mencari arsip ditempat penyimpanan
5. Mengambil arsip
6. Memberikan arsip kepada peminjam
7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) di tickler file
C. Afektif
1. Mengembangkan sikap berkarakter, meliputi :
a. Teliti
d. Jujur
b. Tekun
e. Kreatif
c. Cekatan
f. Disiplin
2. Mengembangkan keterampilan social, meliputi:
a. Berkomunikasi
b. Bekerjasama

g. Mandiri

c. Melayani

IV. Tujuan Pembelajaran:


A. Kognitif
1. Produk:
a. Siswa dapat mendeskripsikan pengertian setiap sistem dari sistem abjad,
tanggal, nomor, subyek, dan wilayah dengan mengerjakan soal sebagaimana
soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

b. Siswa dapat menyebutkan kelebihan dan kekurangan penggunaan sistem abjad


dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan
kunci jawaban.
2. Proses
Disediakan seperangkat warkat dan map penyimpanan sementara, sehingga siswa
dapat melakukan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad dengan langkahlangkah yang benar sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2,
proses meliputi: Memeriksa surat, mengindeks surat, mengode surat, meyortir surat,
menempatkan surat.
B. Psikomotor
Disediakan warkat dan peralatan pengarsipan meliputi: alat tulis, paper klip, map.
Siswa dapat melakukan proses penemuan kembali arsip dalam sistem abjad sesuai
dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor.
C. Afektif
1. Karakter:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai
membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter yang teliti, tekun, cekatan, jujur,
kreatif, disiplin dan mandiri sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Keterampilan sosial:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat
kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang
ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi,
bekerjasama, melayani sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.
V.
VI. Model dan Metode Pembelajaran:
Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)
Metode Pembelajaran : Metode Pembelajaran Ceramah Plus Tanya Jawab dan Tugas
VI. Bahan
Lembar Kerja 1 dan 2
VII. Alat dan Media:
Alat terdiri dari:
LCD Proyektor
Komputer atau Laptop
Papan tulis
4 (Empat) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 10 surat
Alat Tulis Kantor (ATK),
peralatan penyimpanan dan penemuan kembali arsip;
Media terdiri dari Slide Power Point tentang:
Pengertian setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah.
Kelebihan dan kekurangan penggunaan sistem abjad
8

VIII. Proses Belajar Mengajar


A. Pendahuluan
Penilaian oleh
Pengamat
1 2 3 4

Kegiatan
1.

Guru membuka pelajaran dengan salam dan doa, kemudian


memberikan motivasi kepada siswa.
2.
Guru mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses,
psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan
pengertian setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan
wilayah yang nantinya dapat digunakan untuk perbandingan penggunaan
sistem yang sesuai dengan kebutuhan.
Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa
ketika melihat atau mengemukan warkat dalam suatu instansi/organisasi
yang tidak tertata dengan baik. (Fase 1 MPK)
3.
Guru memberi penjelasan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan
sekedar ditumpuk dengan rapi, melainkan harus dikelompokkan, disusun,
dan ditempatkan dengan menggunakan dengan suatu sistem tertentu.
Sehingga bila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan cepat.
(Fase 1 MPK)
B. Inti
Kegiatan
Penggalan 1
a. Guru menampilkan slide power point yang berisi tentang pengertian
setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah.
(Fase 2)
b. Siswa mendiskusikan dengan teman sebangkunya tentang pengertian
setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah.
Guru membagikan LKS 1 pada masing-masing siswa. (Fase 3)
c. Guru menampilkan slide power point yang berisi tentang kelebihan dan
kekurangan penggunaan sistem abjad yang digunakan
d. Siswa mendiskusikan dengan teman sebangkunya tentang kelebihan
dan kekurangan penggunaan sistem abjad yang digunakan. Guru
membagikan LKS 2 pada masing-masing siswa.
Penggalan 2
a. Guru mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif .
Setiap kelompok terdiri dari 4 siswa (5 kelompok), untuk mencari
informasi dari modul tentang prosedur penyimpanan arsip dalam
sistem abjad yang meliputi kegiatan mengindeks, memberi kode,
menyortir, mengurutkan arsip, dan menyimpan arsip.
b. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan untuk
melakukan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad dengan
9

Penilaian oleh
Pengamat
1 2 3 4

Kegiatan

Penilaian oleh
Pengamat
1 2 3 4

yang efektif, berupa sekumpulan warkat acak.


c. Meminta siswa untuk melakukan prosedur penyimpanan arsip dalam
sistem abjad mulai dari mengindeks, memberi kode, menyortir,
mengurutkan, dan menyimpan arsip dengan benar.
d. Meminta siswa untuk melanjutkan ke proses penemuan kembali yang
tata caranya dimulai dari menentukan judul surat, menentukan indeks,
menentukan kode surat, mencari arsip ditempat penyimpanan,
mengambil arsip, memberikan arsip kepada peminjam, menyimpan
lembar pinjam arsip (lembar 3) di tickler file
e. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor
dengan cara meminta siswa menunjukkan hasil penyimpanan arsip dan
penemuan kembali arsip dalam sistem abjad.
Penggalan 3
Memberikan penghargaan kepada siswa yang berkinerja baik dan amat baik
dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.
C. Penutup
Kegiatan
Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat resume/rangkuman
dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ringan pada siswa terkait materi yang
telah disampaikan.
X. Sumber Pembelajaran
1. LKS 1: Sistem penyimpanan arsip.
2. LKS 2: Kelebihan dan kekurangan
menggunakan sistem abjad.
3. Kunci LKS 1 dan 2
4. LP 1: Produk
5. LP 2: Proses
6. LP 3: Psikomotor
7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
9. Silabus
10. Modul

10

Penilaian oleh
Pengamat
1
2 3 4

Daftar Pustaka
1. Amsyah, Zulkifli; 1995, Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia.
2. Anwar, Syamsul; 1999, Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu.
3. Barthos , Basir; 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara.
4. Madiana, Gina ; 1994, Kearsipan SMK, Bandung : Armico.
5. Endang.R, Sri; 2009, Modul: Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga.

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________


LKS 1: Sistem Penyimpanan Arsip
Tujuan : Mendeskripsikan pengertian sistem penyimpanan arsip
Alat
: 10 macam warkat/surat, ATK, Perangkat penyimpanan arsip
Langkah Kerja
1. Mendeskripsikan 5 macam metode atau sistem penyimpanan arsip yang ada, yaitu: sistem
abjad, sistem nomer, sistem subyek, sistem wilayah, sistem tanggal.
2. Dengan menggunakan sistem abjad simpanlah arsip yang ada dihadapan anda dengan
mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Membaca surat untuk mengetahui hal surat, nomer surat, pengirim surat, sebagai dasar
penyimpanan surat
2. Mengindeks surat
3. Memberi kode surat untuk penyimpanan
4. Menyortir surat
5. Mengurutkan surat
6. Menyimpan arsip berdasarkan sistem penyimpanan abjad.
Analisis
1. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem abjad?
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
2. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem nomer?
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
3. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem subyek/pokok soal?
11

....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
4. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem wilayah?
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
..........................................................................................................................
5. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem tanggal?
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
Kunci LKS 1 : Sistem Penyimpanan Arsip
1. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem abjad?
Sistem abjad adalah suatu system penataan berkas yang umumnya untuk menata berkas
berurutan dari A Z yang berpedoman pada peraturan mengindeks.
2. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem nomer?
Sistem nomer adalah sistem penataan berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian
masing-masing masalah diberi nomer tertentu
3. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem subyek/pokok soal?
Suatu sistem penataan berkas berdasarkan masalah-masalah yang berhubungan dengan
masalah-masalah dalam perusahaan. Pada intinya sistem penyimpanan ini arsip disimpan
menurut urusan atau perihal yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.
4. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem wilayah?
Suatu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah asal warkat atau
pengirim surat. Dengan demikian sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan wilayah di mana arsip itu berasal atau dibuat.
5. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem tanggal?
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan pada urutan waktu
surat diterima atau dikirim. Dengan demikian penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan dan tahun pembuatan atau penerimaan arsip.

12

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________


Lembar Kerja Siswa 2 : Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Sistem Abjad
Tujuan :
1.
2.

Dapat memahami dan mengetahui kelebihan dalam penggunaan sistem abjad


Dapat memahami dan mengetahui kekurangan dalam penggunaan sistem abjad

Rumusan Masalah :
1.
Apa saja kelebihan atau keuntungan saat menyimpan arsip menggunakan sistem
abjad?
2.
Apa saja kekurangan atau kerugian yang timbul saat menyimpan arsip
menggunakan sistem abjad?
Langkah langkah :
1. Mengidentifikasi apa saja kelebihan atau keuntungan saat menyimpan arsip menggunakan
sistem abjad
2. Mengidentifikasi apa saja kekurangan atau kerugian yang timbul saat menyimpan arsip
menggunakan sistem abjad
3. Mendiskusikan dengan teman sebangku, tentang kelebihan dan kekurangan penggunaan
sistem abjad dalam penyimpanan arsip agar menemukan jawaban yang terbaik.
Analisis :
1. Identifikasi apa saja kelebihan atau keuntungan saat menyimpan arsip menggunakan
sistem abjad!
2. Identifikasi apa saja kekurangan atau kerugian yang dapat timbul saat menyimpan arsip
menggunakan sistem abjad!
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................

13

.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................

Kunci LKS 2 : Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Sistem Abjad


1. Identifikasi apa saja kelebihan atau keuntungan saat menyimpan arsip menggunakan
sistem abjad!
a. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/
lembaga/perusahaan
b. Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
c. Mudah untuk diterapkan
d. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam macam dokumen dan cocok
untuk tuap-tiap dokumen
e. Dokumen yang berasal dari satu nama akan berkelompok menjadi satu.
2. Identifikasi apa saja kekurangan atau kerugian yang dapat timbul saat menyimpan arsip
menggunakan sistem abjad!
a. Dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan
surat / warkat yang diperlukan
b. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti karena jika
tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan arsip.
c. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang
berlainan
d. Harus menggunakan peraturan mengindeks
e. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sma lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.
f. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.

14

Nama :

NIS :

Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1


Ada berapa macam sistem penyimpanan dalam kearsipan itu? Sebutkan dan jelaskan definisi
masing-masing sistem tersebut!
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 2
Sebutkan apa saja kelebihan dan kekurangan pada penggunaan penyimpanan arsip dalam
sistem abjad!

Kunci LP 1 : Produk 1
Ada berapa macam sistem penyimpanan dalam kearsipan itu? Sebutkan dan jelaskan definisi
masing-masing sistem tersebut!
Ada 5 (lima) macam, yaitu sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah.
Definisinya:
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah suatu sistem penataan berkas yang umumnya untuk menata berkas
berurutan dari A-Z yang berpedoman pada peraturan mengindeks. Mengindeks adalah
menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun
menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah
subyek atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan.
15

2. Sistem Tanggal
Sistem tanggal atau kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan
kepada urutan waktu surat diterima atau dikirim keluar. Filing sistem tanggal adalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan, atau tahun
pembuatan warkat atau tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri dengan penataan
arsip yang diterima terakhir. Dalam sistem tanggal, pengelompokan tetap dilakukan atas
subyek, sub subyek dan sub-sub subyek. Subyek adalah tahun, sub subyek adalah bulan,
sub-sub subyek adalah tanggal. Dengan demikian tahun sebagai judul laci, bulan sebagai
judul guide, tanggal sebagai judul folder.
3. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor dibagi
menjadi tiga jenis yaitu: 1) Sistem nomor secara berurutan, 2) Sistem pengisisan nomor
langsung, 3) Sistem penomeran berbasis pada penomeran tidak berurutan
4. Sistem Subyek
Sistem subyek adalah suatu sistem penataan berkas berdasarkan dengan kegiatan yang
berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang
menggunakan sistem ini. Pada intinya sistem penyimpanan menurut subyek/masalah
berarti arsip disimpan menurut urusan atau perihal yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.
5. Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau
wilayah tertentu. Filling sitem wilayah adalah sitem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat. Dalam merancang
klasifikasi wilayah, perincian wilayah harus sesuai dengan ketatanegaraan pemerintahan
suatu Negara. Dalam pelaksanaanya (main subject). Wilayah diperinci atas sub wilayah,
sub wilayah diperinci lagi atas sub-sub wilayah dan seterusnya.
Kunci LP 1 : Produk 2
Kelebihan penyimpanan dengan sistem abjad :
Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/
lembaga/perusahaan
Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
Mudah untuk diterapkan
Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam macam dokumen dan cocok
untuk tuap-tiap dokumen
Dokumen yang berasal dari satu nama akan berkelompok menjadi satu.
Kekurangan penyimpanan menggunakan sistem abjad :
Memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat / warkat yang diperlukan
Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti karena jika tidak
teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan arsip.
Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang
berlainan
16

Harus menggunakan peraturan mengindeks


Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sma lain tetapi berbeda nama pengirimnya,
akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.
Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES


Proses:
Mendemonstrasikan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad yang meliputi, kegiatan:
1. Memeriksa surat
2. Mengindeks surat
3. Mengode surat
4. Meyortir surat
5. Menempatkan surat
Prosedur :
1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.
2. Tugasi siswa untuk mengelola penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad.
3. Siswa melakukan menajemen kearsipan berdasarkan prosedur penyimpanan arsip
menggunakan sistem abjad secara efektif.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan
6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
No
1.

Format Asesmen Kinerja Proses


Rincian Tugas Kinerja
Skor
Skor Asesmen
Maksimum Oleh siswa sendiri
Oleh guru
Persiapan:
- Kemampuan melakukan klasifikasi
10
- Kemampuan mengurutkan proses
10
Prosedur pengindekan
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan

5
5
5
5

17

3.

5.

Prosedur memberi kode


Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
Prosedur mengurutkan
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
Prosedur menyimpan
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
Jumlah

5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
100
Malang, ....April 2014

Siswa

Guru

(........................................)

(...............................................)
Dosen Pembimbing,

(........................................)

18

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR


Mempraktekkan prosedur penemuan kembali arsip dalam sistem abjad, yang meliputi kegiatan:
1. Menentukan judul surat
2. Menentukan indeks
3. Menentukan kode surat
4. Mencari arsip ditempat penyimpanan
5. Mengambil arsip
6. Memberikan arsip kepada peminjam
7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) di tickler file
Prosedur :
1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanyak 5 set untuk lima kelompok
2. Tugasi siswa melakukan prosedur penemuan kembali arsip pada sistem abjad.
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
No
1
2.
3

4
5

Format Asesmen Kinerja Psikomotor


Rincian Tugas Kinerja
Skor
Skor Asesmen
Maksimum Oleh siswa sendiri
Oleh guru
Menyiapkan rangkaian prosedur
20
penemuan kembali arsip
Mengidentifikasikan kemampuan
20
kerjasama dalam kelompok
Mengidentifikasi hal-hal yang penting
untuk diperhatikan dan dilaksanakan
20
dalam prosedur penemuan kembali
arsip
Mengidentifikasikan ketrampilan yang
ada dalam prosedur penemuan
20
kembali arsip.
Mengindentifikasikan kerapian dalam
menentukan judul surat sampai
20
menyimpan lembar pinjam arsip
(lembar 3) di tickler file
100
Jumlah
Malang, ....April 2014
Siswa

Guru

(........................................)

(...............................................)
Dosen Pembimbing,

(........................................)
19

LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER


Siswa:

Kelas:

Tanggal:

Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan
C = Menunjukkan
B = Memuaskan
A = Sangat
perbaikan
kemajuan
baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter


No

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Rincian Tugas
Kinerja (RTK)

Memerlukan Menunjukkan Memuaskan


perbaikan
kemajuan (C)
(B)
(D)

Sangat
baik (A)

Tekun
Cekatan
Jujur
Kreatif
Disiplin
Mandiri

Malang, ..... April 2014


Pengamat

20

LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL


Siswa:

Kelas:

Tanggal:

Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan
C = Menunjukkan
B = Memuaskan
A = Sangat
perbaikan
kemajuan
baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
No

Rincian Tugas
Kinerja (RTK)

Berkomunikasi

Bekerjasama

Melayani

Memerlukan Menunjukkan Memuaskan


perbaikan
kemajuan (C)
(B)
(D)

Sangat baik
(A)

Malang, ..... April 2014


Pengamat

21

Materi
A. Sistem Penyimpanan Arsip
Dalam penyimpanan arsip terdapat lima sistem yang dapat di gunakan antara lain:
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah suatu sistem penataan berkas yang umumnya untuk menata
berkas berurutan dari A-Z yang berpedoman pada peraturan mengindeks.
Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata
tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang,
nama badan, nama tempat, istilah subyek atau angka tergantung pada sistem
penyimpanan yang digunakan.
2. Sistem Tanggal
Sistem tanggal atau kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan
kepada urutan waktu surat diterima atau dikirim keluar. Filing sistem tanggal adalah
sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan,
atau tahun pembuatan warkat atau tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri
dengan penataan arsip yang diterima terakhir. Dalam sistem tanggal, pengelompokan
tetap dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-sub subyek. Subyek adalah tahun,
sub subyek adalah bulan, sub-sub subyek adalah tanggal. Dengan demikian tahun
sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, tanggal sebagai judul folder.
3. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan
yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem
nomor dibagi menjadi tiga jenis yaitu: 1) Sistem nomor secara berurutan, 2) Sistem
pengisisan nomor langsung, 3) Sistem penomeran berbasis pada penomeran tidak
berurutan
4. Sistem Subyek
Sistem subyek adalah suatu sistem penataan berkas berdasarkan dengan kegiatan
yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan
yang menggunakan sistem ini. Pada intinya sistem penyimpanan menurut
subyek/masalah berarti arsip disimpan menurut urusan atau perihal yang terdapat
dalam tiap-tiap arsip.
5. Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah
atau wilayah tertentu. Filling sitem wilayah adalah sitem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat.
Dalam merancang klasifikasi wilayah, perincian wilayah harus sesuai dengan
ketatanegaraan pemerintahan suatu Negara. Dalam pelaksanaanya (main subject).
Wilayah diperinci atas sub wilayah, sub wilayah diperinci lagi atas sub-sub wilayah
dan seterusnya.
B.

Kelebihan dan Kekurangan Penyimpanan Arsip dengan Sistem Abjad


Berikut ini beberapa keebihan atau keuntungan penyimpanan arsip menggunakan sistem
abjad :
1. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/
lembaga/perusahaan
22

2. Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat


3. Mudah untuk diterapkan
4. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam macam dokumen dan cocok
untuk tuap-tiap dokumen
5. Dokumen yang berasal dari satu nama akan berkelompok menjadi satu.
Sedangkan kekurangan atau kerugian penyimpanan arsip dengan sistem abjad
1. Dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan
surat / warkat yang diperlukan
2. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti karena jika
tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan arsip.
3. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang
berlainan
4. Harus menggunakan peraturan mengindeks
5. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sma lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.
6. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.
C. Prosedur Penyimpanan Arsip dalam Sistem Abjad
Langkah-langkah/ prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai
berikut :
1) Memeriksa surat atau berkas
Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang
akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat
tersebut masih belum selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah suatu surat sudah
boleh disimpan atau belum, dapat dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tandatanda perintah penyimpanan atau tidak (release mark), seperti tanda file, simpan ,
Dep (Deponeren = Simpan). Tetapi jika tidak terdapat tanda-tanda tersebut dan
petugas ragu, maka sebaiknya menanyakan langsung kepada pimpinan atau orang yang
berkepentingan terhadap surat tersebut. Setelah yakin surat sudah boleh disimpan, maka
lakukan langkah berikutnya.
2) Mengindeks surat atau berkas
Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang
diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka yang diindeks adalah nama
tujuan. Jika kesulitan menetapkan indeks dapat dilihat pada buku panduan mengindeks
yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan. Oleh
karena itu, petudgas kearsipan haruslah menguasai benar tentang peraturan mengindeks
demi kemudahan dan kecepatan dalam bekerja.
Contoh:
Herlina adalah arsiparis yang bekerja di PT. Aryo Bahtera. Dia akan menyimpan suratsurat berikut ini dengan menggunakan sistem abjad di filling cabinet.
1. Surat dari Drs. Januar Abidin
2. Surat untuk Irdan Batubara
3. Surat dari Irdan Romula Batubara
4. Surat untuk Irfan Batubara
5. Surat dari PT Bumi Sentosa
6. Surat dari Apotek Cermpaka
7. Surat untuk Rumah Makan Angkasa
23

8. Surat dari Radio Delta Mas FM


9. Surat dari Deliawati
10. Surat dari Adi Nugroho Afiudin
Selanjutnya Herlina mengindeks surat tersebut dan hasilnya adlah sebagai
berikut:
1. Surat 1 indeksnya : Abidin, Januar, Drs
2. Surat 2 indeksnya : Batubara, Irdan
3. Surat 3 indeksnya : Batubara, Irdan Romula
4. Surat 4 indeksnya : Batubara, Irfan
5. Surat 5 indeksnya : Bumi Sentosa, PT
6. Surat 6 indeksnya : Cempaka, Apotek
7. Surat 7 indeksnya : Angkasa, Rumah Makan
8. Surat 8 indeksnya : Delta Mas FM, Radio
9. Surat 9 indeksnya : Deliawati
10. Surat 10 indeksnya : Afiudin, Adi Nugroho
3) Mengode surat/ berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf
pertama pada unit pertama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/ arsipnya.
Untuk penyimpanan secara vertical/ tegak, kode ditulis dipojok kanan atas. Sedangkan
jika penyimpanan secara horizontal / lurus, kode ditulis dipojok kanan bawah.
Penulisan kode sebaiknya menggunakan pensil, hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu
arsip tersebut dipinjam dan akan difotocopi, maka kode tersebut dapat dihapus
sementara, untuk kemudian ditulis lagi jika akan disimpan kembali. Dengan adnya kode
memudahkan petugas untuk menyimpan surat dan mengembalikan surat pada tempat
semula.
Contoh :
Surat pada contoh diatas yang sudah diindeks, ditetapkan kodenya, yaitu sebagai
berikut :
Surat 1 kodenya : Ab
Surat 2 kodenya : Ba
Surat 3 kodenya : Ba
Surat 4 kodenya : Ba
Surat 5 kodenya : Bu
Surat 6 kodenya : Ce
Surat 7 kodenya : An
Surat 8 kodenya : De
Surat 9 kodenya : De
Surat 10 kodenya : Af
4) Menyortir Surat
Menyortir surat adalah mengelompokan surat yang mempunyai kode yang sama
menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu
mondar-mandir. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan disimpan atau
ditempatkan pada saat yang bersamaan dalam jumlah yang banyak.
Contoh:
Surat yang mempunyai kode yang sama atau sejenis dikelompokan menjadi satu. Hasil
pengelompokan surat-surat pada contoh di langkah ke 3adalah:
Kelompok A : Surat no. 1, 10, 7
24

Kelompok B : Surat no. 2,4,3,5


Kelompok C : Surat no. 6
Kelompok D : Surat no. 9, 8
5) Menempatkan surat/ berkas
Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya.
Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.
Contoh :
Surat-surat pada contoh diatas ditempatkan dalam laci filing cabinet, dengan
memperhatikan antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.
Surat kelompok A ditempatkan pada llaci yang berkode A-D, dibelakang guideberkode
A, di dalam hanging folder berkode Ab (surat 1), Af (surat 10), dan An (surat 7)
Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode
B, di dalam hanging folder berkode Ba (surat 2,3,4), Bu (surat 5)
Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide C,
didalam hanging folder berkode Ce ( surat 6)
Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode
D, didalam hanging folder berkode De (surat 8, 9).
D. Prosedur Penemuan Kembali Arsip dalam Sistem Abjad
Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari
kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat.
Hal penting yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini
sangat penting dilakukan karena seringkali kehilangan arsip yang disebabkan karena
peminjaman yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak dicatat. Kehilangan arsip berarti
kehilangan informasi.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut :
a) Menentukan judul surat
Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim ( jika surat
masuk) atau nama yang dituju (surat keluar)
Contoh:
Gunawan ingin meminjam arsip atau surat yang berasal dari PT Cahya Gemilang, maka yang
dilakukan Herlina sebagai arsiparis adlah menemukan judul surat yaitu PT Cahya Gemilang.
b) Menentukan indeks
Judul
surat
kemudian
diindeks
berdasarkan
peraturan
mengindeks
orang/badan/organisasi
Contoh :
Herlina kemudian mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.

nama

c) Menentukan kode/surat
Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, ebagai pedoman atau alat
bantu untuk mencari arsip.
Contohnya:
Cahya Gemilang, PT kodenya adalah Ca
d) Mencari arsip ditempat penyimpanan
Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat
Contoh :
25

Arsip tersebut kemudian dicari di filing cabinet pada laci A-D, dibelakang guide C, didalam
hanging folder Ca.
e) Mengambil arsip
Jika arsip tesebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan
lembar pinjam arsip ( lembar 1).
f) Memberikan arsip kepada peminjam
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2) untuk
mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.
g) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file
Lembar pinjam arsip (disimpan pada tickler file sebagai alat control petugas arsip terhadap
arsip-arsip yang dipinjam.

26