Mis 3 reglas de oro para disparar tu Organizacin

A menudo me encuentro con personas descontentas con su Organizacin. Casi todas

dicen y se amparan en la frase soy un desastre total para no intentar, ni lo ms
mnimo, un pequeo cambio que suponga una gran mejora. Y sa es la clave: no hay
que volver a nacer para mejorar las cosas. Basta con realizar algunos pequeos
cambios.
Ser organizado no tiene nada que ver con ser un manitico, un robot automatizado o
verse sometido por rutinas aburridas. Consiste en aprovecharte de una serie de
sencillsimos y prcticos hbitos que te hacen la vida y el trabajo mejor. Por ser
organizado no hay medallas pero s grandes premios: cada da eres ms eficiente, te
anticipas a los problemas, te vuelcas en las cosas importantes, no te rompes la cabeza
con tonteras y haces ms en menos tiempo.
Tres son mis hbitos-reglas favoritos para empezar a construir una slida
Organizacin Personal. Y empezar con ellos no puede ser ms fcil. Siempre que
quieras, claro est.

Planificar

Que esta palabra no te eche para atrs. Para planificar no hay que ser un fenmeno
jugando alStratego ni un friki de los detalles. Alguna vez has hecho una fotografa?
Pues en eso consiste planificar. Es tan sencillo como componer la escena, encuadrar y
disparar la foto de todo lo que tienes por delante, para distribuir mejor tu tiempo, tus
tareas, tus recursos.
Planificar es buensimo. A m personalmente no me gusta nada hacerlo pero me
encantan los resultados que me da: esquivas dificultades y obstculos, detectas (y
separas) las tareas ms importantes de las pequeas, y empiezas a trabajar con ms
ritmo e intensidad. Esa foto que t mismo compones es como el mapa del camino
que tienes que recorrer: todo est ms claro y avanzas con ms agilidad y seguridad.
Tres pistas elementales para conseguir una buena planificacin:
1.

Diaria y Semanal. Cada da haz la foto del da siguiente. Destina los ltimos 1015 minutos de tu jornada para componer el mapa del da siguiente. Y los viernes,
a ltima hora, organiza y distribuye las tareas, actividades, compromisos, eventos
y citas de la semana prxima. No lo tomes como una molestia sino como parte
del xito el da o de la semana siguiente.

2.

Constancia. Los resultados de una buena planificacin se ven con la

regularidad y un ritmo constante. Para conseguirlo fija en tu agenda momentos
para esa planificacin. Como si de una reunin inamovible se tratara, ponlo as:
cada da de 18:45-19:00 hago la planificacin de maana. Y cada viernes, de
18:45-19:00 la de la semana que viene.

3.

Herramienta. No te compliques la vida con software demasiado avanzado. Hay

trillones de aplicaciones chulsimas que no valen para nada. Empieza por algo
que no te cueste: un trozo de papel. Luego ya irs viendo tus necesidades.

Capturar

Piensa unos momentos en un da normal tuyo. En tu trabajo y en tu vida personal se

generan montones de tareas, datos, noticias informacin en general. Dnde pones
todo eso? Tener un lugar-herramienta que centralice toda esa informacin te facilita las
cosas y dispara tu capacidad de organizacin. A la hora de encontrarlo o a la hora de
planificarlo, apenas necesitas unos segundos para volver sobre ello.
Algunas personas utilizan una sencilla libreta (o la clsica Moleskine) y otros una
aplicacin (tipo Evernote) que tienen sincronizada entre sus ordenadores y su mvil.
Elijas lo que elijas, yo te recomiendo seguir estas tres pistas elementales para una
buena captura:
1.

Agilidad. Anotar o recoger cualquier cosa en tu sistema de organizacin tiene

que ser muy rpido y muy cmodo. Que casi no te cueste esfuerzo y por
supuesto que no te de pereza hacerlo.

2.

Movilidad. Tiene que ir contigo porque la necesidad de anotar o consultar algo

puede surgir en un taxi, en una reunin o frente a tu monitor.

3.

Estructura. Tareas, datos, detalles, enlaces Mantener una mnima estructura

coherente y sencilla, y saber buscar bien, es imprescindible para volver con
rapidez sobre toda esa informacin. Asegrate que tu sistema de captura
garantiza todo ello.

Simplificar

Yo desde pequeo fui un desastre organizativo. Todo manga por hombro y todo a
ltima hora. Empec a cambiar hace no mucho, y aunque me queda mucho camino

por recorrer, mi Organizacin de hoy en da me permite hacer ms cosas con menos

esfuerzo. Me ha hecho mejor.
El verdadero cambio lo not cuando me tom en serio eso de simplificar. Esto es,
prescindir de lo que sobra para volcarme en las cosas que ms y mejores resultados
me dan.
Tres pistas elementales para lograr una buena simplificacin que refuerce tu
Organizacin:
1.

Puesto de trabajo. Tu mesa, tu ordenador, tu entorno de trabajo son clave a la

hora de encontrar esa eficiencia organizativa. Ten a mano lo que ms utilices y
quita del medio el resto; utiliza un rincn (bandeja o caja) para todos los
documentos que entran; y almacena o tira (recicla) todo lo que no valga. No
tengas compasin.

2.

Herramientas. Probamos, instalamos y utilizamos montones de utilidades y

aplicaciones. Todas te valen? Todas te sirven para algo? En lugar de
aligerarnos el trabajo ellas mismas son un trabajo. S consecuente y acta as:
a) prescinde de aqullas que no te sirvan de verdad; b) unifica todas las que
puedas en una misma; c) piensa que menos es mejor y si no suma, entonces
resta.

3.

Tareas y Compromisos. El que cada da tengas que jugar al Tetris muchas

veces tiene que ver con un exceso de grasa en forma de tareas y compromisos
que te vuelven ms lento y torpe y te complican la existencia. Simplificarlos
(reduciendo, comprimiendo o eliminando) supone mejorar tu Organizacin y
centrarte en las actividades ms relevantes.

No sabes por dnde empezar? Tres reglas te parecen demasiadas? Entonces

empieza por una Planificacin diaria y sigue con el resto. Sin prisas. Hoy mismo
empieza a desarrollar el hbito de planificar cada da y poco a poco irs viendo los
resultados. No tengas prisa por mejorar porque tienes mucho tiempo por delante.

Berto Pena

Atando cabos sueltos

Uno de nuestros mayores problemas hoy? Que cada vez intentamos hacer ms
cosas, y que adems cargamos con ellas a medias. Los frentes sin cerrar, los cabos
sueltos, son una carga cada vez ms pesada. Atarlos y atajarlos siempre es mejorar.
Decimos en los barcos que un cabo suelto en cubierta es un accidente a punto de
ocurrir. Siempre hay que recogerlos y aclarar la maniobra para navegar sin sustos

En la vida real esos cabos sueltos son temas pendientes, frentes abiertos,
problemas sin cerrar, detalles sin aclarar y tambin tareas a medias que no se
rematan. Son esas cosas que ms temprano que tarde, van a perseguirte para
exigirte tiempo, atencin y energa, porque un da no quedaron bien atados.
Caminar en tus proyectos con muchos cabos sueltos tiene un efecto (negativo)
multiplicador: en lugar de concentrarte en iniciar cosas nuevas, o volcar tus energas
en avanzar en ese proyecto importante para ti, tienes que desgastarte en atender
cosas que seguramente podras haber cerrado con un poco de atencin,
profesionalidad o iniciativa.

Los cabos sueltos son cosas pequeas

que, por no atarse hoy con un pequeo
gesto, te van a complicar maana. Tal
vez mucho.

La trampa? Casi no se ven

Esos cabos sueltos suelen ser cosas pequeas, a veces inapreciables o
insignificantes, caso de reparar en ellas. Cosas que consciente o inconscientemente
dejamos pasar porque no se ven. Pero estn y se suman. Y estn debajo de cosas
cotidianas

Emails no aclarados o incluso aqullos que no llegan a enviarse.

Un comentario que se sugiere pero que no se termina de concretar.

Llamadas de telfono poco especficas, donde se habla de todo y de nada a la

vez.

Conversaciones de pasillo donde se comentan varias cosas pero en las que no

se profundiza lo suficiente.

Y ms cosas: no decir lo que pensamos en una conversacin, no dar nuestra

opinin e un debate, no aclarar un malentendido, no intervenir para solucionar
algo que est en nuestra mano, etc.

Son cosas ante las que uno dira: hombre, tampoco es para tanto. El proyecto no se
va a bloquear por eso. Y es verdad, el proyecto sigue su curso. Pero t no. Porque
muchas veces esos pequeos cabos terminan por atraparte, y aunque te puedas zafar
de ellos, cuesta. Y te desgastas de ms en algo que poda haberse solucionado
mucho antes con menos.

Cmo corregir esa tendencia?

Yo no conozco otra manera que armarse de iniciativa y proactividad.
Y cmo se lleva eso a la vida real? Estando por encima de las cosas. Yendo por
delante de las tareas en lugar de perseguirlas. No perdiendo de vista el objetivo de las
cosas. Teniendo claro lo que hay que hacer (y lo que no hay que hacer). Sabiendo que
a ms cabos sueltos ms trampas, ms lentitud, menos eficacia.
Si dectectas un cabo suelto, un frente abierto, un problema a medio resolver justo en
ese momento es cuando tienes que parar y anotar. Anota una tarea, una prxima
accin para amarrar ese cabo.
As y todo, aunque uno est sper alerta y enchufado, los cabos tienden a soltarse
(las cosas se nos escapan!). Por eso, muchas veces, hay que ir a la caza de cabos
sueltos preguntndote: Est todo atado y bien atado?

Revisa con regularidad el estado de tus proyectos.

Comprueba el estado los rincones clave de tu actividad.

Haz un seguimiento concienzudo de tus clientes estrella o los puntos ms

calientes de tu trabajo.

Hay que asumir que siempre se quedar algn cabo suelto. Porque entre trabajo, vida
personal y familiar cargamos con un montn de tareas y actividades. Esto no va de
hacerlo todo bien. Va de mejorar.
Lo importante en el fondo es atar cuantos ms cabos mejor, e intentar que ninguno
de ellos te atrape los pies y te impida ir adelante, o incluso te tire por la borda. Al fin y
al cabo, para navegar, hay que avanzar.
Berto Pena

http://thinkwasabi.com/2015/01/atando-cabos-sueltos

7 pistas para sacar ms de tus llamadas de telfono

Cuntas llamadas de telfono profesionales haces al cabo del da? Y del
mes? Y del ao? El telfono sigue siendo una pieza clave en tus proyectos,

objetivos, resultados incluso en tu tiempo. Lo utilizas de la mejor manera

posible?
Supongo que, como en otro orden de cosas, cada maestrillo tiene su librillo
a la hora de hacer llamadas de telfono ms productivas. Estas son mis
siete ideas SENCILLAS favoritas. Confo en que te den alguna pista!
1Es el telfono la mejor opcin para eso?

Muchas personas buscan el nombre del contacto y llaman de manera

impulsiva, irreflexiva, sin valorar si eso que van a preguntar, consultar o
tratar debe hacerse por telfono o no. Tal vez eso se merezca un email, una
videoconferencia, incluso una reunin. El telfono, como el Email, no es la
solucin para todo.

Piensa antes siquiera de llamar. Elegir mal el canal de comunicacin a veces

es ms daino que no comunicar.

2Prepara mnimamente la llamada

Ante llamadas medianamente importantes es fundamental hacer un
pequeo guin; para tener muy claro qu es lo que hay que decir y qu es
lo que hay que callarse. Tambin para no olvidar algn punto, aunque en
apariencia resulte menor. No hay nada tan molesto como llamar cinco
minutos despus porque oye, se me olvid comentarte una cosa.
Ah, y yo recomiendo siempre ir al grano grano. Ir casi directamente al punto
ms importante de la reunin llamada. Muchas veces dejamos el punto
gordo para el final, y luego nos vemos obligados a terminar
precipitadamente la llamada. Con el consiguiente perjuicio para las dos
partes.

3Antes de marcar, enfoca la conversacin

Antes de soltar el buenos das, t ya tienes que tener bien claro y muy
presente el propsito esa llamada. Pregntate qu buscas, qu persigues,
para qu es, qu necesitas exactamente de la otra persona. Si incluso
recomiendo ponerle un titular a la llamada. Eso te ayudar a: 1) acortar el
tiempo de la llamada evitando rodeos innecesarios (el parloteo es
nefasto!); 2) abordar los puntos ms importantes como se merecen:
centrado y concentrado. La llamada ser ms efectiva y eficiente.

4Ten una libreta bien cerca

En una conversacin de slo cinco minutos pueden surgir multitud de
nombres, referencias, propuestas, ideas, datos piensas retener todo eso
de memoria? Todo se puede hacer ms sencillo de lo que lo hacemos: pon
una libreta pegada a tu teclado.
Yo sugiero libreta en vez de teclear en el ordenador por una razn: el tecleo
genera una actividad y un ruido que distraer a la otra persona y a ti. Y
adems, con una libreta no te obligas a escribir de forma lineal: puedes
trazar mapas mentales, diagramas, dibujos

Es con estas cosas sencillas y prcticas con lo que yo he logrado afinar y

afilar mi productividad diaria.
5Se te va el tiempo? Utiliza un cronmetro!
Hay personas que pierden la nocin del tiempo al telfono. Entonces, por
qu no controlarlo con un sencillo cronmetro? Es una medida
estpidamente sencilla que te mostrar de forma permanente cunto
tiempo se escapa con esa llamada. Lo puedes hacer, por ejemplo, con la
aplicacin de tu smartphone o un cronmetro en tu ordenador.
6Programa y acuerda la hora de la llamada
Si alguno de mis clientes est leyendo esto, sabe bien que yo nunca llamo a
cualquier hora, de repente, sin avisar. SIEMPRE acuerdo un da/hora que nos
venga bien a las dos partes e inmediatamente lo aado a mi calendario. A
fin de cuentas, una llamada de trabajo de este tipo no deja de ser una
reunin a distancia.

Ni te imaginas la cantidad de energa que consume el ah, no est?

Bueno ya le llamo luego. Y luego llamas otra vez, y otra vez, y otra vez.
Esa persecucin podra evitarse con un dime un da y una hora exacta en
el que puedas hablar conmigo. No te robar ms de 10 minutos.
7Elimina distracciones antes de llamar!
No es nada raro ver a una persona que, mientras est hablando por
telfono, revisa en la pantalla su Email, echa un rpido vistazo a su
Whatsapp, o abre en una pestaa la pgina web de un peridico. Y eso
para qu? Qu ganas exactamente? Te desenchufas de la conversacin, te
alejas, la llamada se alarga y hasta es posible que no consigas lo que
pretendas.

Todo es ms sencillo de lo que lo hacemos: elimina todas las posibles

distracciones (especialmente las digitales) ANTES de hacer la llamada.

Como muchas cosas que te encuentras en este blog todo esto es puro
sentido comn! Que justamente es lo primero que perdemos al empezar a
trabajar a la carrera. Algunos lo desprecian dando por supuesto todas estas
cosas. Yo lo amo! Porque es con estas cosas sencillas y prcticas con lo que
yo he logrado afinar y afilar mi productividad diaria. La cotidiana, la de
dentro de doce minutos o esta tarde. Es la que al final del ao cuenta.

Feliz Ao amigo!
Berto Pena

Utiliza colores para organizarte mejor

Los colores nos acompaan desde nios. Son algo accesible, intuitivo y fcil
de reconocer. Aplicados a tu organizacin, pueden ayudarte a la hora de
clasificar y encontrar de un modo muy eficiente. Lo mejor? Que puedes
colorear productivamente en montones de sitios.

Colorear productivamente consiste en utilizar un conjunto de colores

elegidos por ti, y que en el da a da te ayudan a

Clasificar mejor para encontrar antes.

Distinguir sin tener que abrir o comprobar.
Identificar acciones para actuar antes.

Tu propio cdigo de colores

Todo empieza por elegir una serie de colores. Tres, cuatro tal vez cinco. No
ms, no se trata de utilizar toda la paleta Pantone. Cada color tiene un
significado muy concreto para ti. Lo eliges t. Y cuando lo asignas a algo,
ese color te permite identificar, procesar, decidir o encontrar con mucha
ms rapidez.

Un ejemplo bsico de mi cdigo de colores:

Rojo: cosas que requieren mi atencin, mi accin. Son cosas que tengo que
revisar, utilizar, terminar. Son cosas sobre las que tengo que actuar.
Verde: cosas para guardar, para archivar, para utilizar a largo plazo.
Azul: cosas que tengo que encargar, delegar o enviar a otros.
Dnde utilizarlos?
Los colores vienen genial en sitios donde hay muchas cosas y adems estn
todas juntas. Y lo bueno es que puedes utilizarlos tanto en digital como
anlogico (papel). Bien asignando a golpe de clic, o bien con un rotulador,
notas adhesivas, o incluso clips (de colores).

Algunos ejemplos donde sacar partido de tu sistema de colores:

Mensajes de Email (utilizando reglas y filtros)

Carpetas en tu ordenador.
Aplicaciones de notas (Evernote, OneNote), cambiando el color de los
textos.
Calendarios.
Carpetas, archivadores (utilizando post-its).
Informes, dossieres, facturas (idem).
Pizarras, corchos u organizadores de pared.
Tus propios apuntes y notas manuscritas.
Por qu recomiendo el uso de colores en tu sistema de organizacin?
Porque es un sistema muy intuitivo, rpido, eficiente. Y porque no hay curva
de aprendizaje ni coste de adaptacin. Lo eliges, empiezas a aplicarlo, y
empiezas a sacarle particdo.

Da color a tu organizacin!

Berto Pena

Uno de nuestros mayores problemas hoy? Que cada vez intentamos hacer ms
cosas, y que adems cargamos con ellas a medias. Los frentes sin cerrar, los cabos
sueltos, son una carga cada vez ms pesada. Atarlos y atajarlos siempre es mejorar.
Decimos en los barcos que un cabo suelto en cubierta es un accidente a punto de
ocurrir. Siempre hay que recogerlos y aclarar la maniobra para navegar sin sustos
En la vida real esos cabos sueltos son temas pendientes, frentes abiertos,
problemas sin cerrar, detalles sin aclarar y tambin tareas a medias que no se
rematan. Son esas cosas que ms temprano que tarde, van a perseguirte para
exigirte tiempo, atencin y energa, porque un da no quedaron bien atados.
Caminar en tus proyectos con muchos cabos sueltos tiene un efecto (negativo)
multiplicador: en lugar de concentrarte en iniciar cosas nuevas, o volcar tus energas
en avanzar en ese proyecto importante para ti, tienes que desgastarte en atender
cosas que seguramente podras haber cerrado con un poco de atencin,
profesionalidad o iniciativa.

Los cabos sueltos son cosas pequeas

que, por no atarse hoy con un pequeo
gesto, te van a complicar maana. Tal
vez mucho.

La trampa? Casi no se ven

Esos cabos sueltos suelen ser cosas pequeas, a veces inapreciables o
insignificantes, caso de reparar en ellas. Cosas que consciente o inconscientemente
dejamos pasar porque no se ven. Pero estn y se suman. Y estn debajo de cosas
cotidianas

Emails no aclarados o incluso aqullos que no llegan a enviarse.

Un comentario que se sugiere pero que no se termina de concretar.

Llamadas de telfono poco especficas, donde se habla de todo y de nada a la

vez.

Conversaciones de pasillo donde se comentan varias cosas pero en las que no

se profundiza lo suficiente.

Y ms cosas: no decir lo que pensamos en una conversacin, no dar nuestra

opinin e un debate, no aclarar un malentendido, no intervenir para solucionar
algo que est en nuestra mano, etc.

Son cosas ante las que uno dira: hombre, tampoco es para tanto. El proyecto no se
va a bloquear por eso. Y es verdad, el proyecto sigue su curso. Pero t no. Porque
muchas veces esos pequeos cabos terminan por atraparte, y aunque te puedas zafar
de ellos, cuesta. Y te desgastas de ms en algo que poda haberse solucionado
mucho antes con menos.

Cmo corregir esa tendencia?

Yo no conozco otra manera que armarse de iniciativa y proactividad.
Y cmo se lleva eso a la vida real? Estando por encima de las cosas. Yendo por
delante de las tareas en lugar de perseguirlas. No perdiendo de vista el objetivo de las
cosas. Teniendo claro lo que hay que hacer (y lo que no hay que hacer). Sabiendo que
a ms cabos sueltos ms trampas, ms lentitud, menos eficacia.
Si dectectas un cabo suelto, un frente abierto, un problema a medio resolver justo en
ese momento es cuando tienes que parar y anotar. Anota una tarea, una prxima
accin para amarrar ese cabo.
As y todo, aunque uno est sper alerta y enchufado, los cabos tienden a soltarse
(las cosas se nos escapan!). Por eso, muchas veces, hay que ir a la caza de cabos
sueltos preguntndote: Est todo atado y bien atado?

Revisa con regularidad el estado de tus proyectos.

Comprueba el estado los rincones clave de tu actividad.

Haz un seguimiento concienzudo de tus clientes estrella o los puntos ms

calientes de tu trabajo.

Hay que asumir que siempre se quedar algn cabo suelto. Porque entre trabajo, vida
personal y familiar cargamos con un montn de tareas y actividades. Esto no va de
hacerlo todo bien. Va de mejorar.
Lo importante en el fondo es atar cuantos ms cabos mejor, e intentar que ninguno
de ellos te atrape los pies y te impida ir adelante, o incluso te tire por la borda. Al fin y
al cabo, para navegar, hay que avanzar.
Berto Pena