SESIN
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS
RIESGOS
permanece
Desde el inicio, el Plan para la Direccin del Proyecto debe incluir las acciones
requeridas para monitorear y controlar el riesgo del proyecto. Esto se debe
establecer tempranamente en el ciclo de planeamiento del proyecto, y luego ser
ajustado en vista de las decisiones del planeamiento de respuesta a riesgos,
adicionando por ejemplo, las acciones asociadas con el monitoreo de condiciones o
mtricas especficas. Una vez que el planeamiento de respuestas a riesgos se h0a0
llevado a cabo, el cronograma del proyecto debe incluir todas las acciones
acordadas que estn relacionadas con respuestas, de manera que puedan ser
efectuadas como una parte normal de la ejecucin del proyecto y rastreadas
adecuadamente.
399
evaluar y rastrear estas condiciones contra la lnea base del proyecto o umbrales
especificados, basndose en el estado real del proyecto. Estas herramientas pueden
escogerse para proveer informacin de riesgos relacionada con entregables, tales
como rendimiento, as como tambin con caractersticas del proyecto, tales como
tiempo y costo.
8.3.3 Rastrear el Riesgo Total
Se requieren herramientas para determinar, a medida que progresa el proyecto, si
las respuestas estn teniendo el efecto esperado en el nivel de riesgo total del
proyecto.
8.3.4 Rastrear el Cumplimiento
Para monitorear la calidad de la ejecucin de los planes y procesos relacionados a
riesgos, se deben rastrear y registrar un conjunto de mtricas de calidad tales
como el grado de variacin con relacin a lnea base. Estas mtricas se definirn
normalmente en el Plan de Gestin de Riesgos.
8.4 DOCUMENTAR LOS
CONTROLAR RIESGOS
RESULTADOS
DEL
PROCESO
MONITOREAR
401
Cadena
Critica de la
Gestin del
Proyecto
(CCPM)
Observar
Sesin 7
Reserva de
Anlisis
Fortaleza
Debilidades
El
uso
de
insercin
de
colchones (buffer)
para
desencadenar
acciones
tales
como
el ajuste de la
prioridad relativa
de tareas.
Proporciona
un
medio
de
seguimiento
sucedido y libera
cantidades
de
contingencias
como
riesgos
expirados; puede
ser aplicado para
programar
las
reservas
del
mismo modo.
Podra conducir a un
enfoque no deseado
en dimensin de
costo.
Prioridad
a
planificacin
detallada
reservas.
Precisa el tamao
de la reserva de
contingencia
de
tiempo o costo en
relacin con el
riesgo total a la
fecha
de
terminacin
del
proyecto
y
el
presupuesto.
Puede
ser
perjudicial para el
proyecto y puede
ser
demasiado
crtico
para
el
El Plan de Gestin
de Riesgos bien
especificado.
Brinda
alertas
tempranas de la
necesidad
de
comunicarse
con
el
Patrocinador.
Auditoras
de Riesgos
CSFs (Factores
Crticos de xito)
para efectiva
aplicacin
Proporcionar una
evaluacin formal
de la conformidad
con
el
criterio
especificado en el
Sensibilidad
la
de
la
402
Tcnica
Fortaleza
Debilidades
CSFs (Factores
Crticos de xito)
para efectiva
aplicacin
Plan de Gestin de
Riesgos.
carga
que
coloca
el
equipo
proyecto.
Revaluacin
de riesgos
Obliga
a
una
revisin
de
los
riesgos del
proyecto cuando
llegan
a
ser
necesarios a fin
de que el registro
de
riesgos
de
mantenga al da.
Toma
tiempo
esfuerzo.
Proyecto
bien
mantenido y el
sistema
de
documentacin de
los riesgos.
Reuniones
de estado
Proporcionar
un
medio
para
verificar
la
informacin sobre
el estado de los
riesgos
(activo,
ocurrido, retirado)
y
el
mantenimiento de
comprensin
del
equipo.
Puede
parecer
innecesaria
para
algunos
participantes.
Buena preparacin
de reuniones y
disciplina.
Anlisis de
tendencias
Proporciona
un
indicativo de la
eficacia
de
las
respuestas
anteriores.
Requiere
comprensin
de
la
variacin
significativa frente a
la
variacin
no
significativa.
Presentacin
peridica
de
informes y anlisis
de
los
valores
crticos.
No
muestra
relacin
con
datos anteriores.
Definiciones
realistas
previas
realistas
de
umbrales
para
Variacin
significativa.
Puede
proporcionar
condiciones
disparadores
(triggers)
para
las respuestas
Anlisis de
Variacin
se
en
del
de
de
Permite
la
comparacin
entre
las
proyecciones
e
impactos
reales
de riesgo.
Los
valores
se
pueden tomar fuera
de contexto.
Puede
proporcionar
403
Tcnica
Fortaleza
Debilidades
CSFs (Factores
Crticos de xito)
para efectiva
aplicacin
condiciones
de
disparadores para
respuestas.
Proporciona datos
para realizar el
Anlisis de Valor
Ganado que se
pueden comparar
con los resultados
del
anlisis
cuantitativos
de
riesgos
404
aadirn a
los
Activos
de
los
Procesos
de
la
405
406
8.6.2 Entradas
Hay cuatro entradas utilizadas en este proceso, dos de los cuales son nuevos en
esta rea del conocimiento.
Registro de Riesgos
Registro de riesgos proporciona toda la informacin de los riesgos identificados,
incluyendo sus planes de respuesta y la lista de seguimiento.
Plan para la Direccin del Proyecto
El Plan para la Direccin del Proyecto contiene el plan de gestin de riesgos, que
documenta cmo el proceso se llevar a cabo. Adems de su plan, el equipo
tambin tenga acceso a otros planes, as como lneas base.
Informacin de Rendimiento del Trabajo
Otra entrada es la informacin de rendimiento del trabajo, que proporciona
informacin sobre el progreso del trabajo. La Informacin del desempeo del
trabajo incluye los datos brutos del proyecto que proporciona informacin sobre
el progreso del proyecto. Esto incluye el estado de resultados, el progreso
previsto y los gastos de costos totales.
Informes de Rendimiento
Los informes de rendimiento incluyen todos los informes del proyecto,
incluyendo los resultados del anlisis de varianza, datos de valor ganado, y las
proyecciones del proyecto.
8.6.3 Herramientas y Tcnicas
Muchas herramientas y tcnicas se utilizan dentro de este proceso. Mientras que
algunos pueden aparecer como repeticiones de otros procesos de monitoreo y
control que figuran en la Gua PMBOK, tenga en cuenta que los procesos se llevan
a cabo desde un punto de vista de la gestin de riesgos. La Figura 4 organiza las
herramientas y tcnicas de una manera que hace que la memorizacin sea ms
fcil.
407
408
Fueron las respuestas eficaces para hacer frente a los riesgos globales?
Cuntas reservas de contingencia se utilizaron?
Basndose en las respuestas, Cunto se salv?
Hubieron muchas soluciones temporales necesarias?
Y en el otro extremo, en la medicin de los procesos, las preguntas sern ms
amplias y centradas alrededor de la eficacia de los procesos reales en la realizacin
de actividades de gestin de riesgos.
Anlisis de Tendencias y Varianza
El anlisis de Tendencias y varianza compara los resultados previstos con los
resultados reales, a continuacin, se analizan las tendencias actuales. En otras
palabras, La varianza y Anlisis de Tendencias incluye analizar el progreso del
proyecto existente para detectar cualquier seal de riesgo nuevo, y el impacto de
los riesgos existentes. Gestin del valor ganado se puede usar cuando sea
apropiado para medir el progreso del proyecto existente y previsto, y para evaluar
si existe algn riesgo. Una vez ms, todos estos datos pueden revelar informacin
sobre el riesgo existente o posible riesgo nuevo.
Conozca los siguientes trminos sobre EVM:
Valor Planificado es el valor estimado del trabajo a ser completado.
El Valor Ganado es el valor estimado del trabajo que ya ha sido completado.
El Costo Real es la cantidad de fondos gastados en el trabajo ya realizado.
409
Anlisis de Reserva
En el proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos, se guard una reserva de
contingencia para afrontar la incertidumbre. Como las respuestas son
implementadas, el trabajo del proyecto se pone en marcha, y los planes de
contingencia tambin se ejecutan cuando se necesita, es necesario controlar las
reservas utilizadas para los riesgos existentes.
A continuacin, el equipo de gestin del riesgo plantea la siguiente pregunta
importante: Es suficiente la reserva para riesgos restantes? Si el equipo de gestin
de riesgos no tena experiencia en el clculo de reservas de contingencia
necesarios, o estaban muy lejos de la marca de trabajo por cualquier razn, usted
puede imaginarse lo importante que sera realizar un anlisis de reserva para salvar
el proyecto. Las reservas estn destinadas a hacer frente a los resultados de los
410
riesgos emergentes, y los riesgos de alto impacto sin reservas disponibles pueden
ser perjudiciales para un proyecto.
Este tipo de anlisis debe ocurrir regularmente a lo largo del proyecto.
Reuniones de Estado
A los gerentes de riesgos se les anima a participar en las reuniones de estado, y
para aadir riesgo a la agenda. Esto hace que haya un uso eficiente de los tiempos
del equipo del proyecto, y asegura que los riesgos estn dirigidos sobre una base
regular. A menudo, las revaluaciones de riesgo se producen parcialmente a travs
de estas reuniones de estado.
A menudo ms riesgos son direccionados, y ser ms fcil identificar y hacer frente
a una mayor cantidad de riesgos. La gestin del riesgo est en curso, no slo
trimestralmente, o algo que ocurre una o dos veces dentro de un proyecto.
Desafortunadamente, eso es a menudo el caso en el mundo real. Si usted es un
gerente de riesgos, es muy probable que conozca por experiencia de primera mano
cmo la gestin de riesgo puede ser tratada como ignorada o como de baja
prioridad. Se trata de educar al equipo del proyecto y los interesados en la
importancia de la gestin de riesgos, y cmo se permite al equipo controlar el
resultado del proyecto, aprovechar las oportunidades y cumplir con los objetivos de
programacin y presupuesto. Reuniones de estado son una gran manera de no slo
gestionar el riesgo, sino tambin educar al equipo sobre la importancia del riesgo.
Todo esto, por supuesto, debe hacerse de manera eficientemente y teniendo en
cuenta su audiencia.
Solucin Temporal
Aunque una solucin temporal no es una herramienta tcnica oficial, es un trmino
importante para el examen. Una solucin temporal es una respuesta planificada a
un riesgo negativo que ha ocurrido. Esto puede ser el resultado de un riesgo
desconocido negativo que se ha materializado, sino que tambin puede ser un
riesgo negativo pasivamente aceptado que se ha producido.
stos son algunos puntos y caractersticas resaltadas de soluciones temporales:
Son respuestas no planificadas a riesgos negativos
Normalmente, un resultado de los riesgos desconocidos o riesgos aceptados
Son implementados para hacer frente a las consecuencias del riesgo
Son similares a los planes de contingencia, con la excepcin de que los
planes de contingencia son las respuestas que se han programado, mientras
que las soluciones temporales no son planificadas.
Se utilizan cuando no hay otro plan de respuesta al riesgo existente
Por lo general son ms costosos que las respuestas planificadas,
simplemente porque se ponen en movimiento cuando se necesita una
respuesta en el lugar. Por lo tanto, puede haber menos tiempo para
considerar las opciones ms baratas.
Ellos son parte del proceso monitorear y controlar los riesgos.
Ellos son parte de la fase monitoreo y control del proyecto
411
8.6.4 Salidas
Este proceso contiene mltiples salidas:
Actualizacin a los Registros de Riesgos
La actualizacin de registro de riesgos incluye documentacin de los resultados
actuales de los riesgos y de las respuestas al riesgo, as como los resultados de
las reevaluaciones, auditoras de riesgo y revisiones de riesgos. Cualquier nuevo
riesgo tambin est documentado.
Solicitudes de Cambio
Las solicitudes de cambio incluyen las acciones correctivas recomendadas, como
la ejecucin de planes de contingencia y soluciones temporales, acciones
preventivas recomendadas.
Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Organizacin
Actualizaciones de los activos de los procesos de la organizacin incluyen
archivo de los documentos que se pueden utilizar como plantillas (como por
ejemplo, el plan de gestin de riesgo, probabilidad y matriz e impacto, registro
de riesgos, y la estructura de desglose del riesgo), as como las lecciones
aprendidas documentadas.
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